Ob ein Whistleblower eine Rückmeldung nach einem Hinweis erhalten sollte, darf nicht spontan oder gar zufällig entschieden werden. Hierüber muss sich das Unternehmen oder die Dienststelle im Vorfeld Gedanken machen.
Die Frage, ob ein Whistleblower auf einen Hinweis von der internen Meldestelle ein Feedback auf die Frage erhalten soll, welche Konsequenzen aus seinem Hinweis gezogen worden sind, ist nicht einfach zu beantworten. Es gibt gute Gründe, die dafürsprechen und ebenso gute Gründe, die dagegensprechen.
Ein Feedback kann natürlich nur erfolgen, wenn der Hinweis nicht anonym bei der internen Meldestelle abgegeben worden ist oder wenn die hinweisgebende Person den Hinweis anonym mittels eines webbasierten Systems mit Feedbackfunktion abgegeben hat.
Gründe für eine Rückmeldung an den Whistleblower
1. Einen Hinweis auf Fehlverhalten abzugeben, ist in den allermeisten Fällen keine Sache, die beiläufig erfolgt, es bedarf vielmehr eines gewissen Mutes, dies zu tun. Der wohl häufigste Grund für die Hinweisabgabe ist es, einen Missstand aufzuzeigen und Verbesserungsmaßnahmen zu initiieren. Es liegt in der Natur der Sache, dass die hinweisgebende Person im weiteren Fortlauf wissen möchte, ob der Hinweis zutreffend war und ob der Hinweis helfen konnte, die Situation zu verbessern. Wer den Mut aufbringt einen Hinweis abzugeben, sollte durch Transparenz über die aus dem Hinweis gezogenen Konsequenzen belohnt werden.
2. Wenn deutlich wird, dass Hinweise „etwas bewirken“, wird ein Anreiz geschaffen, auch künftig Hinweise abzugeben, sobald Fehlverhalten bemerkt wird.
3. Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), das aktuell in einem Referentenentwurf vorliegt, sieht in § 17 eine Rückmeldung durch die interne Meldestelle an die hinweisgebende Person explizit vor. Die Rückmeldung muss innerhalb von drei Monaten erfolgen und umfasst die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese.
Gründe gegen eine Rückmeldung an den Whistleblower
1. Ebenfalls in §17 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) sind die Fälle aufgeführt, in denen eine Rückmeldung durch die interne Meldestelle an die hinweisgebende Person nicht erfolgen darf. Dies ist erstens der Fall, wenn interne Nachforschungen oder Ermittlungen erschwert oder unmöglich gemacht würden. Zweitens ist dies der Fall, falls die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, beeinträchtigt würden. Zu denken ist hier etwa an datenschutzrechtliche Aspekte.
2. Im gesamten Prozess der Hinweisabgabe und -bearbeitung ist Vertraulichkeit ein hohes Gut. Je weniger Personen in diesen Prozess eingebunden sind, desto eher kann Vertraulichkeit gewährleistet werden. Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person erhöht zwangsläufig die Zahl der eingebundenen Personen. Zumindest muss daher bei der Formulierung des Feedbacks in einer „worst case – Betrachtung“ davon ausgegangen werden, dass der Hinweisgeber nachfolgend die Vertraulichkeit nicht wahrt. Die Rückmeldung sollte daher keine Informationen enthalten über Sanktionen gegen konkrete Personen. Hinweise auf etwaige Prozessverbesserungen, die als Maßnahmen als Reaktion auf die Aufklärung des Sachverhalts ergriffen worden sind, können und sollten hingegen Inhalt der Rückmeldung sein.
Zusammenfassung
Eine hinweisgebende Person erwartet eine Rückmeldung über die Konsequenzen, die aus dem Hinweis gezogen worden sind. Eine Rückmeldung durch die interne Meldestelle sollte daher die Regel sein. So sieht es auch das neue Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) vor.
Allerdings haben auch diejenigen Personen Rechte, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden. Dies kann dazu führen, dass eine Rückmeldung nicht erfolgen kann oder dass die Rückmeldung in einer Form erfolgt, die die Rechte dieser beiden Personengruppen angemessen berücksichtigt.
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Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
In diesem Blogbeitrag stellen wir den Abschnitt 1 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) vor, in dem es um Allgemeine Vorschriften geht.
Dort wird zu Beginn geregelt, wer unter den Schutz des HinSchG fällt. Im Grunde genommen werden drei Gruppen geschützt. Zum einen wird die hinweisgebende Person selbst geschützt. Zudem werden Personen, die Gegenstand einer Meldung sind von dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) geschützt. Nicht zuletzt fallen unter den Schutz des HinSchG auch sonstige Personen, die von einer Meldung betroffen sind.
Das Gesetz gilt für Meldungen, als auch für Offenlegung von Informationen. Dabei wir der Unterschied zwischen einer Meldung und einer Offenlegung wie folgt definiert: Meldungen sind Mitteilungen von Informationen an interne oder externe Meldestellen. Offenlegung bezeichnet das Zugänglichmachen von Informationen über Verstöße gegenüber der Öffentlichkeit.
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) konkretisiert weiterhin den sachlichen Anwendungsbereich, also über welche Verstöße eine Meldung abgegeben werden kann. Insbesondere kann eine Meldung über Verstöße, die straf- oder bußgeldbewehrt sind, abgegeben werde. Darüber hinaus gilt das Gesetz auch für die Meldung und die Offenlegung sonstiger Verstöße. Dazu zählen Verstöße gegen Rechtsvorschriften zur Vergabe öffentlicher Aufträge, zur Bekämpfung von Terrorismusfinanzierung, aus dem Bereich Umweltschutz, zur Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit und zum Datenschutz. Ein Whistleblower kann auch Meldungen abgeben über Verstöße zur Datensicherheit, gegen das Finanzdienstleistungsaufsichtsgesetzes und gegen das Steuerrechts.
Das Gesetz enthält weiter mehrere wichtige Begriffsbestimmungen. So wird definiert, was Informationen über Verstöße sind: Das sind begründete Verdachtsmomente oder Wissen über tatsächliche oder mögliche Verstöße sowie über Versuche der Verschleierung solcher Verstöße, die bereits begangen wurden oder sehr wahrscheinlich erfolgen werden. Weiter definiert das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), was Beschäftigte sind. Unter den Begriff der Beschäftigten fallen: Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, Auszubildende, Beamtinnen und Beamte, Tarifbeschäftigte, Richterinnen und Richter, Soldatinnen und Soldaten und in Heimarbeit Beschäftigte.
Zum Abschluss des ersten Abschnittes des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) erfolgt eine Abgrenzung zu anderen gesetzlichen Regelungen. Zunächst wird klargestellt, dass es eine Reihe von spezifischen Regelungen über die Mitteilung von Verstößen gibt, die dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) vorausgehen. So sind u.a. folgende spezifische Regelungen erwähnt: das Geldwäschegesetz, das Kreditwesengesetz, das Wertpapierhandelsgesetz und die Wirtschaftsprüferordnung.
Weiter wird geregelt, dass Sicherheitsinteressen sowie Verschwiegenheits- und Geheimhaltungspflichten Vorrang vor dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) haben. Mit anderen Worten: nicht für alle Meldungen oder Offenlegungen kann Hinweisgeberschutz erwirkt werden. Sicherheitsinteressen, Verschwiegenheitspflichten und Geheimhaltungspflichten haben Vorrang, z.B.: militärische Belange, das richterliche Beratungsgeheimnis, Verschwiegenheitspflichten von Rechtsanwälten, Verteidigern oder Notaren und Verschwiegenheitspflichten von Ärzten oder Apothekern. Das heißt also, dass nach wie vor hierüber selbstverständlich nicht berichtet werden darf. Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) gilt in diesen Fällen nicht.
Daneben gibt es Fälle, bei denen trotz bestehender Verschwiegenheits- oder Geheimhaltungspflichten Hinweisgeberschutz besteht. Dies allerdings nur, sofern die hinweisgebende Person hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass diese Meldung oder diese Offenlegung notwendig ist, um einen Verstoß aufzudecken. Dies betrifft z.B.
Es gibt also Bereiche, in denen das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) nicht gilt und es gibt Bereiche, in denen es trotz existierender Verschwiegenheits- oder Geheimhaltungspflichten greift.
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Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH.
