„Soll ich den Hinweis auf Fehlverhalten anonym abgeben oder nicht?“ Das ist die vielleicht wichtigste Frage, vor der eine hinweisgebende Person steht.
Anonym oder nicht-anonym? Das ist die „Gretchen-Frage“ für Whistleblower. Beide Optionen haben für hinweisgebende Personen große Vor-, aber auch Nachteile.
Anonyme Hinweisabgabe hat aus Sicht der hinweisgebenden Person einen großen Vorteil: mein Name wird nicht bekannt, weder bei der beschuldigten Person noch allgemein im Unternehmen oder der Dienststelle.
Folglich erspare ich mir unangenehme Begegnungen mit den Personen, von denen ich glaube, dass sie Fehlverhalten begangen haben. Auch wird kein Kollege und keine Kollegin meine Hinweisabgabe als Denunziation einschätzen. Und das Wichtigste: Ich bin mit Sicherheit keinen Repressalien ausgesetzt, niemand wird mir beruflich oder privat schaden.
Das alles sind gewichtige Punkte, denn es ist ja leider kein Einzelfall, dass Whistleblower Repressalien ausgesetzt sind. Um genau dies zu verhindern, wird demnächst im Einklang mit einer bereits verabschiedeten EU-Directive in Deutschland ein Hinweisgeberschutzgesetz verabschiedet werden, das anonyme Hinweisabgabe erlaubt und Repressalien gegen Hinweisgeber sanktioniert.
Whistleblowing erfordert Mut und sollte belohnt werden. Das geht aber natürlich nur, wenn die Identität der hinweisgebenden Person bekannt ist. Dabei geht es nicht in erster Linie um finanzielle Belohnungen – ein Aspekt, über den man sehr kontrovers diskutieren kann. Unstreitig aber dürfte wohl sein, dass ein redlicher Whistleblower Dank und Anerkennung erwarten darf, schließlich hat er bzw. sie auf Missstände aufmerksam gemacht und so finanziellen Schaden oder Reputationsverlust vermieden oder zumindest verringert.
Wird Dank und Anerkennung in geeigneter Form öffentlich ausgesprochen, ist das das stärkste Signal, das ein Unternehmen oder eine Dienststelle senden kann, um zu zeigen: Wir schätzen die Hinweisabgabe, wir verstehen sie als positives Instrument zur Fehlervermeidung und Schadensminimierung. So kann es gelingen, Whistleblowing aus der vermeintlichen Schmuddelecke herauszubekommen und positiv zu konnotieren. Das ist die beste Voraussetzung dafür, dass dann nachfolgend weitere mitarbeitende Personen den Mut zur Hinweisabgabe finden werden, sobald ein Missstand entdeckt wird.
Ein weiterer Nachteil anonymer Hinweisabgabe ist es, dass es dann den Personen, die mit der Bearbeitung der eingegangenen Hinweise betraut sind, nicht möglich ist, mit dem Whistleblower Kontakt aufzunehmen und Nachfragen zu stellen. Diese sind in der Praxis zur Aufklärung des Sachverhalts manchmal unverzichtbar.
Abhilfe schaffen hierfür spezielle webbasierte Systeme oder das Auslagern der Hinweisannahme an einen externen Dienstleister. Im letzteren Fall kann die hinweisgebende Person ihre Identität dem Dienstleister offenbaren, der sie jedoch nicht an das Unternehmen bzw. die Dienststelle weitergibt.
Während es für das Unternehmen oder die Dienststelle eigentlich nur Vorteile hat, wenn Hinweise nicht-anonym abgegeben werden, ist die Situation aus Sicht des Whistleblowers deutlich schwieriger einzuschätzen. Vorteile sind eine etwaige Belobigung sowie das Wissen, auf Nachfragen antworten zu können und somit alles zur Fallaufklärung beigetragen zu haben. Nachteilig ist das Risiko von Repressalien.
Somit wird klar, dass sich eine hinweisgebende Person nur dann für eine nicht-anonyme Hinweisabgabe entscheiden wird, wenn sie darauf vertraut, dass ihr nachfolgend keine Nachteile entstehen werden.
Ist es einer Organisation wichtig, dass Hinweise auf Fehlverhalten tendenziell nicht-anonym abgegeben werden, muss sie eine Kultur schaffen, in der Whistleblowing geschätzt wird. Dies kann erreicht werden z.B. durch entsprechende Aussagen der Leitungsebene der Organisation in den internen Medien oder auf internen Konferenzen und Tagungen. All das funktioniert aber nur, wenn die Mitarbeitenden der Leitungsebene wirklich vertrauen, wenn sie das sichere Gefühl haben, dass ihnen keine persönlichen Nachteile entstehen werden.
In diesem Sinne ist jede bewusst nicht-anonym abgegebene Meldung ein Vertrauensbeweis und ein großes Kompliment für das Top-Management.
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Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Hinweisgebersystem: Auch gegen ein Mitglied des Top-Management des Unternehmens oder der Dienststelle kann ein Vorwurf bei der internen Meldestelle eingehen. Was sollte dann getan werden?
Fehlverhalten kommt auf jeder Hierarchieebene vor. Daher gehen auch gegen Mitglieder des Top-Managements Hinweise bei einem Hinweisgebersystem ein. Somit muss sichergestellt werden, dass trotz der hierarchisch herausgehobenen Position des bzw. der Beschuldigten eine unabhängige und objektive Behandlung des Falles erfolgt. Erläutert werden soll dies anhand eines konkreten Beispiels.
In Ihrer Ausgabe vom 21. August 2021 thematisiert die Zeitung Die Welt den Fall des MAN-Chefs Andreas Tostmann.
Die Tageszeitung berichtet, dass vor zwei Jahren ein anonymer Hinweis bei der Compliance-Abteilung von VW, der Muttergesellschaft von MAN eingegangen sei, in dem der Manager beschuldigt worden ist, die Firmenflotte in unzulässigerweise für Flüge mit privatem Charakter genutzt zu haben. Auch seine jetzige Ehefrau sei mitgeflogen. Die interne Untersuchung des Falles erfolgte durch das zentrale Aufklärungsoffice von VW.
Tostmann, damals noch nicht MAN-Chef, habe sich danach vor dem Disziplinarausschuss von VW verantworten müssen, ein Gremium, dass sich mit Regelverstößen von Top-Managern befasst. Er habe Reue gezeigt, seinen Fehler eingesehen und eine Strafzahlung im mittleren sechsstelligen Bereich akzeptiert. Dies erfolgte im Einklang mit dem internen Bußgeldkatalog von VW, der bei Regelverstößen die Rückerstattung von Bonuszahlungen vorsieht.
Vor einem Jahr ist Tostmann dann zum MAN-Chef befördert worden.
Aus dem MAN-Fall lassen sich einige Lehren ziehen:
Hinweise gegen das Top-Management eines Unternehmens oder die Leitung einer Dienststelle sind besonders sensibel. Hier ist es von besonderer Bedeutung, dass Aufklärung und Sanktionierung unabhängig von der beschuldigten Person neutral und objektiv nach vorab festgelegten Regelungen erfolgen. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass nicht der Eindruck entsteht, dass mit zweierlei Maß gemessen wird im Sinne: „Die Kleinen fängt man und die Großen lässt man laufen“.
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Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Die formale Einrichtung einer internen Meldestelle ist nur der erste Schritt – danach ist einiges zu tun, damit sie auch Akzeptanz im Unternehmen oder der Dienststelle findet.
Damit eine interne Meldestelle ihren Aufgaben nachkommen kann, muss sie bei den Beschäftigten Akzeptanz finden. Wie kann das erreicht werden?
Eine der wichtigsten Voraussetzungen für die Akzeptanz der internen Meldestelle ist eine Unternehmenskultur, in der die Abgabe von Hinweisen auf Fehlverhalten positiv bewertet wird. Nur dann haben die Beschäftigten das Gefühl, dass ihre Hinweisabgabe geschätzt wird und dass sie keinerlei Nachteile zu befürchten haben.
Das hört sich einerseits selbstverständlich an, doch die Praxis zeigt mitunter ein anderes Bild. So mussten hinweisgebende Personen persönliche Nachteile erleiden, weil ihr Hinweis nicht als Aufruf zur Klärung und Verbesserung einer Situation verstanden wurde, sondern als Denunziation. Verfestigt sich dieser Eindruck im Unternehmen oder der Dienststelle, wird bei der internen Meldestelle mit Sicherheit kein Hinweis mehr eingehen.
Die wohl wichtigste Maßnahme zur Erreichung einer geeigneten Unternehmenskultur ist die klare Kommunikation der obersten Führungsebene, dass Hinweise auf Fehlverhalten geschätzt werden, da nur so die Fehler abgestellt und Verbesserungen erzielt werden können. Diesem „Tone from the Top“ kommt daher eine nicht zu unterschätzende Wirkung auf die Akzeptanzerhöhung der internen Meldestelle zu.
Von zentraler Bedeutung sind auch die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der internen Meldestelle. Zu Ihrem Kompetenzprofil gehören Verschwiegenheit, Durchsetzungsvermögen, Menschenkenntnis, Zuverlässigkeit, Finanz-Know-How, rechtliche Kenntnisse und Kenntnisse der Unternehmensprozesse.
Nur unter diesen Voraussetzungen werden die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der internen Meldestelle und damit die interne Meldestelle selbst Akzeptanz im Unternehmen oder der Dienststelle finden.
Auch müssen die Meldekanäle so nutzerfreundlich gestaltet sein, damit die Hinweisabgabe nicht an technischen Hürden scheitert.
Dies gilt insbesondere für die webbasierte Hinweisabgabe. Das Hinweisgebersystem muss übersichtlich gestaltet sein, es muss eine klare, gut vorstrukturierte und einfache Führung durch den Hinweisabgabeprozess hinterlegt sein und das System muss sicher sein. Unbefugte dürfen sich keinen Zugriff auf die gemeldeten Inhalte im System verschaffen können.
Letztlich hängt die Akzeptanz der internen Meldestelle auch von einer geeigneten internen Kommunikation ab. Es muss in regelmäßigen Abständen die Existenz und die Wichtigkeit der internen Meldestelle kommuniziert werden. Dies kann wie bereits erwähnt erfolgen durch Botschaften der obersten Führungsebene, aber auch durch die Kommunikation des Nutzens eingegangener Meldungen und der daraufhin eingeleiteten nachfolgenden Verbesserungsmaßnahmen.
Damit die interne Meldestelle im Unternehmen oder der Dienststelle Akzeptanz findet, müssen mehrere Voraussetzungen erfüllt sein: eine passende Unternehmenskultur, qualifizierte Beschäftigte in der internen Meldestelle, technisch optimierte Meldekanäle und eine begleitende interne Kommunikation.
Sind diese Voraussetzungen erfüllt, wird die interne Meldestelle Akzeptanz im Unternehmen oder der Dienststelle finden und nur dann kann sie ihren Aufgaben gerecht werden.
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Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Gehen im Hinweisgebersystem der internen Meldestelle Hinweise auf Fehlverhalten ein, zeigt das, dass etwas nicht in Ordnung ist im Unternehmen oder der Dienststelle. Analysiert man die Hinweise professionell, lassen sich in vielen Fällen Schwachstellen in den Prozessen identifizieren. Kann man aus Hinweisen also etwas lernen?
Vor Fehlverhalten ist kein Unternehmen und keine Dienststelle gefeit. Die Ursachen für dieses Fehlverhalten sind jedoch völlig unterschiedlich. Entsprechend unterschiedlich sind die Lehren, die aus den Hinweisen auf Fehlverhalten sowie der Ursachenanalyse gezogen werden können.
Auch wenn alle Regelungen im Unternehmen oder der Dienststelle perfekt gefasst und kommuniziert sind – was bekanntlich eher selten der Fall ist – kann es zu Fehlverhalten kommen. Das liegt dann daran, dass sich einzelne Mitarbeiter schlichtweg nicht an die vorgegebenen Regelungen halten und z.B. Geschenke oberhalb einer festgelegten Wertgrenze annehmen, Datenschutzvorschriften nicht beachten oder einem nahen Angehörigen einen Firmenauftrag geben. Letzteres ist ein klassischer Interessenkonflikt.
Beim Nicht-Einhalten gegebener Regelungen lassen sich wiederum zwei Fälle unterscheiden. Erstens kann es sein, dass der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin die entsprechende Regelung schlichtweg nicht kannte. Konsequenz wird dann eine kurzfristige Schulungsmaßnahme sein. Schwerwiegender ist jedoch der zweite Fall: Fehlverhalten trotz Kenntnis der Regelungen! Hier müssen angemessene personelle Konsequenzen gezogen werden. In leichteren Fällen wird dies eine Verwarnung oder ein Verweis sein, in schwerwiegenden Fällen kann es unabdingbar sein eine Kündigung auszusprechen.
Es kann hilfreich sein, die personellen Konsequenzen – in anonymisierter Form – im Unternehmen bzw. der Dienststelle intern zu kommunizieren. Für die Belegschaft ergibt sich hieraus ein wichtiger Lerneffekt: Fehlverhalten wird nicht toleriert und angemessen sanktioniert! Dies wirkt sich auch positiv aus auf die Bereitschaft bei der internen Meldestelle Hinweise auf Fehlverhalten abzugeben. Zeigt es doch, dass Hinweise Konsequenzen haben und nicht einfach „abgeheftet werden“.
„Gelegenheit macht Diebe“, heißt es. In diesem Sinne kann es sein, dass fehlerhafte Prozesse Fehlverhalten begünstigen. Zwei einfache Beispiele:
Rechnungsprüfung und Zahlung erfolgt nicht nach dem Vier-Augen-Prinzip. Hier wird Betrug durch bewusste Falschüberweisungen offensichtlich Tür und Tor geöffnet.
Ein zweites Beispiel: Aus dem Lager werden in einem kurzen Zeitraum in nennenswertem Umfang Druckerpatronen gestohlen. Dies kann nur erfolgen, wenn der Prozess der Lagerhaltung nicht optimiert ist.
Jeder Hinweis auf Fehlverhalten muss also daraufhin analysiert werden, ob prozessuale Schwachstellen das Fehlverhalten begünstigt haben. Sind die Schwachstellen identifiziert, müssen Maßnahmen aufgesetzt werden, die die Schwachstellen kurzfristig beseitigen. Zielsetzung muss es ja sein ähnlich gelagertes Fehlverhalten in der Zukunft zu verhindern oder zumindest deutlich zu erschweren. Wenn dies gelingt ist neben dem Schaden aus dem Fehlverhalten zumindest ein positiver Lerneffekt eingetreten.
Fehlverhalten schadet dem Unternehmen oder der Dienststelle, aber wenn es über ein Hinweisgebersystem gemeldet wird, eröffnet sich bei professioneller Ursachenanalyse und nachfolgender Maßnahmenumsetzung die Möglichkeit etwaige Prozessschwächen zu erkennen und zu beseitigen.
In diesem Sinne leistet die interne Meldestelle einen wichtigen Beitrag, weiteren Schaden aus Fehlverhalten zu vermeiden bzw. zumindest zu minimieren.
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Post by Stephan Rheinwald
Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
