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Interne Meldestelle für KMU

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing
16.05.23

In diesem Blogbeitrag beleuchten wir, welche Vorteile es auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) hat eine interne Meldestelle mit einem Hinweisgebersystem einzurichten – ganz unabhängig von der künftigen gesetzlichen Verpflichtung durch das neue Hinweisgeberschutzgesetz.

Während Großunternehmen bereits fast ausnahmslos ein Hinweisgebersystem eingerichtet haben, sind kleinere und mittlere Unternehmen (KMU) diesbezüglich eher zögerlich. Letzteres wird sich jedoch demnächst ändern, denn das neue Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern, eine interne Meldestelle und somit ein Hinweisgebersystem einzurichten. Ab Ende 2023 gilt diese Verpflichtung auch für kleinere Unternehmen ab 50 Mitarbeitern.

Gründe für die zögerliche Einführung von Hinweisgebersystemen im Mittelstand

Aber was hält viele kleine und mittlere Unternehmen bisher davon ab ein Hinweisgebersystem einzuführen? Es gibt wohl drei wesentliche Gründe:

  1. Ein Hinweisgebersystem kostet Geld. Gerade kleine und mittlere Unternehmen sind meist sehr kostenbewusst. Und Aufwand fällt sowohl an für die technische Einrichtung und den Betrieb des Systems als auch für die Personen, die die eingehenden Meldungen zunächst auf Plausibilität prüfen und dann bearbeiten müssen.
  2. Der Nutzen eines Hinweisgebersystems wird nicht erkannt. Oft heißt es: „Bei uns kennt jeder jeden und wenn wir ein Problem haben, dann sprechen wir das offen und direkt an. Dafür brauchen wir doch kein System.“
  3. Man hat Angst vor falschen Hinweisen und vor einer Atmosphäre des Denunziantentums. Insbesondere anonymen Hinweisen wird mit großer Skepsis begegnet.

Warum Hinweisgebersysteme im Mittelstand sinnvoll sind

Betrachten wir die drei Gründe einmal näher:

  1. Die Kosten: Dass mit der Einführung eines Hinweisgebersystems zusätzliche Kosten auf ein Unternehmen zukommen, ist nicht von der Hand zu weisen. Allerdings haben viele Organisationen keinerlei Vorstellung, in welcher Höhe die Kosten für das technische System zur Hinweisabgabe anfallen werden. Hinzu kommt oft, dass es meist keine geeignete kompetente Person im Unternehmen gibt, die die eingehenden Hinweise bearbeiten kann und eine Neueinstellung allein für diese Aufgabe wäre aus ökonomischer Sicht in vielen Fällen nicht sinnvoll. Abhilfe kann dann die Fremdvergabe der internen Meldestelle mit dem Hinweisgebersystem sein einschließlich der Bearbeitung der eingehenden Meldungen. Ja, auch das kostet Geld, aber in der Regel deutlich weniger, als erwartet.
  2. Nach den Kosten nun zum Nutzen einer internen Meldestelle mit Hinweisgebersystem: Befragt man Unternehmen, die bereits Erfahrung haben mit dem Betrieb eines Systems, wovon sie am meisten profitieren, dann wird an erster Stelle genannt, dass man frühzeitig auf Fehlentwicklungen im Unternehmen aufmerksam wird. Nicht alle Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen sind bereit, Ihre Beobachtungen eines Fehlverhaltens dem Vorgesetzten zu berichten und schweigen stattdessen lieber. Man kennt sich und man möchte nicht als Störenfried erscheinen. Wenn aber Probleme nicht erkannt und thematisiert werden, werden sie auch nicht gelöst und der finanzielle Schaden und der Reputationsschaden wird immer größer. Falls es aber ein formales Hinweisgebersystem gibt, bei dem, wenn vom Whistleblower gewünscht, auch anonyme Meldungen abgegeben werden können, sinkt die Schwelle für die Hinweisabgabe deutlich und schadensbegrenzende Maßnahmen können frühzeitig eingeleitet werden. Ein weiterer Vorteil kommt hinzu: Fehlverhalten wird durch ein Hinweisgebersystem nicht nur früher aufgezeigt, es wird mitunter sogar verhindert. Das liegt daran, dass Meldungen über Fehlverhalten oft nicht nur den reinen Sachverhalt beinhalten, sondern auch den Namen der beschuldigten Personen. Sobald aber die Gefahr der Aufdeckung für potenzielle Täter steigt, erhöht sich die Hemmschwelle, Fehlverhalten überhaupt zu begehen.
  3. Ja, es kommt vor, dass Hinweise bewusst falsch abgegeben werden – aus welchen Gründen auch immer. Aber alle statistischen Auswertungen zu diesem Thema zeigen, dass dies nur ein sehr geringer Prozentsatz der abgegebenen Hinweise ist und dass die weit überwiegende Anzahl der Hinweise in gutem Glauben abgegeben werden. Das gilt ebenso für anonyme Hinweise!

Zusammenfassung

Zusammengefasst lässt sich sagen, dass interne Meldestellen mit einem Hinweisgebersystem ein wichtiges und produktives Instrument sind, um Fehlverhalten im Unternehmen frühzeitig aufzudecken und den finanziellen Schaden und den Reputationsschaden zu minimieren. Das gilt sowohl für Großunternehmen als auch für kleine und mittlere Unternehmen. Hinzu kommt, dass im B2B-Bereich viele Großunternehmen von ihren mittelständischen Zulieferern bereits heute ein Compliance-Konzept mit einem Hinweisgebersystem erwarten.

Somit wird deutlich, dass auch für kleine und mittlere Unternehmen der Nutzen eines Hinweisgebersystems die anfallenden Kosten übersteigt, dass es also schon allein aus rein betriebswirtschaftlichen Überlegungen und auch zur Reputationssicherung Sinn macht. Das neue Hinweisgeberschutzgesetz, das die Einführung des Systems verbindlich regelt, wird somit dazu beitragen, einem auch für KMU sinnvollen Instrument schneller zum Durchbruch in der betrieblichen Praxis zu verhelfen.

 

 

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Post by Stephan Rheinwald

Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen. [/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
 

 

 

 

Die Ombudsperson

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Hinweisgeberschutz, Hinweisgebersysteme
18.04.23

Nach dem Hinweisgeberschutzgesetz, das am 16.12.2022 im Bundestag verabschiedet worden ist, müssen Beschäftigungsgeber mit mehr als 249 Beschäftigten mit Inkrafttreten des Gesetzes eine interne Meldestelle einrichten. Im Rahmen einer Übergangsregelung müssen Unternehmen und Dienststellen mit 50 bis 249 Beschäftigten die interne Meldestelle erst zum 17.12.2023 einrichten. Organisationen mit weniger als 50 Beschäftigten haben keine Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle. Die interne Meldestelle kann ausgelagert werden und durch eine Ombudsperson betrieben werden. Welche Konsequenzen hat das? 

Outsourcing der internen Meldestelle

Schon bisher haben sich viele Unternehmen und Dienststellen dazu entschieden die interne Meldestelle auszulagern. Dies kann mehrere Gründe haben:

  • Insbesondere wenn zum Betrieb der internen Meldestelle ein neuer Mitarbeiter oder eine neue Mitarbeiterin eingestellt werden müsste, wird es unter Kostenaspekten sinnvoll sein, die interne Meldestelle an einen kompetenten Dienstleister outzusourcen. Dies umso mehr, da das eigene Personal geschult werden muss, um die nötigen Kenntnisse und Fähigkeiten zu erlangen. Auch Schulungen kosten Zeit und Geld.
  • Die Bearbeitung von Hinweisen auf Fehlverhalten erfordert ein umfangreiches Fachwissen, höchste Vertraulichkeit und viel Erfahrung. Nicht immer steht eine Person zur Verfügung, die alle diese Anforderungen erfüllt. Die Auslagerung der internen Meldestelle an einen Dritten, eine Ombudsperson, kann also nicht nur unter Kostenaspekten, sondern auch unter qualitativen Gesichtspunkten sinnvoll sein.

Die Behandlung anonymer Hinweise

Im §16(1) des Hinweisgeberschutzgesetzes findet sich folgende Regelung zum Umgang mit anonymen Hinweisen:

Die interne Meldestelle hat auch anonym eingehende Meldungen zu bearbeiten. Dafür sind Meldekanäle vorzuhalten, welche die anonyme Kontaktaufnahme und die für die hinweisgebende Person anonyme Kommunikation zwischen hinweisgebender Person und interner Meldestelle ermöglichen.

Anonyme Hinweise dürfen also nicht ignoriert oder gar gelöscht werden, vielmehr müssen sie mit der gleichen Sorgfalt wie nicht-anonyme Hinweise bearbeitet werden. Und genauso wichtig: Es muss sichergestellt werden, dass zwischen einer anonymen bleibenden hinweisgebenden Person und dem Unternehmen bzw. der Dienststelle eine anonyme Kommunikation erfolgen kann.

Hier stellt sich natürlich sofort die Frage, wie man mit einer anonymen Person überhaupt kommunizieren kann. In der Praxis gibt es hierfür zwei Lösungsmöglichkeiten. Erstens ist dies möglich mit einer technischen Lösung, einem sogenannten anonymen Hinweisgebersystem. Ein derartiges System kann bei spezialisierten Softwareanbietern zugekauft werden. Die zweite Lösungsmöglichkeit ist die Einschaltung einer Ombudsperson. Mit dieser Ombudsperson kann die hinweisgebende Person anonym oder nicht-anonym in Kontakt treten. Falls die hinweisgebende Person dies wünscht, wird die Ombudsperson deren Identität dem Unternehmen oder der Dienststelle nicht preisgeben.

Die Pflicht zur Ermöglichung einer anonymen Kontaktaufnahme und Kommunikation gilt ab dem Jahr 2025. Unternehmen und Dienststellen, die aktuell eine interne Meldestelle einrichten, ist anzuraten, bereits jetzt die Anonymitätsanforderungen umzusetzen, damit nicht in später eine Prozessänderung und eine erneute Mitarbeiterkommunikation erforderlich ist. Dies kann durch die Einschaltung einer Ombudsperson sichergestellt werden.

 

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Post by Martin Walter

Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.


 

 

 

 

Mit welchen Abteilungen muss die interne Meldestelle zusammenarbeiten?

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Hinweisgeberschutz, Hinweisgebersysteme, Interne Meldestelle, Meldekanäle
28.03.23

Um den Schutz von Hinweisgebern zu garantieren, müssen Beschäftigungsgeber mit mehr als 250 Mitarbeitern laut dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) eine interne Meldestelle einrichten. Für Unternehmen und Dienststellen mit mehr als 49 und weniger als 250 Beschäftigten gilt dies ab dem 17.12.2023. Um die Funktionsfähigkeiten dieser internen Meldestelle zu garantieren, muss sie im Unternehmen mit vielen unterschiedlichen Abteilungen zusammenarbeiten. Welche Abteilungen sind das und was sind die jeweiligen Inhalte der Zusammenarbeit?

Um ihre Aufgaben erfüllen zu können, muss eine interne Meldestelle mit anderen Abteilungen des Unternehmens zusammenarbeiten. Diese Abteilungen werden nachfolgend benannt und der Inhalte der jeweiligen Zusammenarbeit wird vorgestellt.

1. Compliance Abteilung

In der Praxis wird es oft vorkommen, dass die interne Meldestelle ein Teilbereich der Compliance – Abteilung ist, aber das muss nicht zwingend der Fall sein. Unabhängig davon ergibt sich die Notwendigkeit der Zusammenarbeit, wenn ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin einen ihnen persönlich bekannten Compliance Mitarbeiter vor Ort ansprechen und ihm einen Hinweis auf Fehlverhalten im Unternehmen gibt. Diesen Hinweis muss der Compliance-Mitarbeiter dann an die interne Meldestelle weiterleiten.

Auch kann die Compliance-Abteilung aufgrund ihrer vielfältigen Praxiserfahrungen ein guter Ratgeber sein bei der Stichhaltigkeitsprüfung der bei der internen Meldestelle direkt eingehenden Hinweise. Natürlich ist hierbei die Vertraulichkeit zu wahren.

Weiter kann ihr die Aufgabe zukommen, die Folgemaßnahmen eingegangener Hinweise zu initiieren und deren Umsetzung zu kontrollieren. Zu denken ist hier beispielsweise an das Aufsetzen eines Schulungsprogramms zum Thema Anti-Korruption.

2. Interne Revision

Die interne Revision kann insbesondere bei der Stichhaltigkeitsprüfung eingegangener Meldungen wertvolle Hilfe leisten. Sie ist die am besten geeignete Abteilung, um zunächst eine Erstplausibilisierung vorzunehmen, um damit die Frage beantworten zu können, ob eine Meldung plausibel genug ist und die notwendige Substanz hat, um eine eingehendere Untersuchung starten zu können.

Auch in der dann folgenden eigentlichen Ermittlungsphase wird die Federführung der Ermittlungen in aller Regel bei der internen Revision liegen.

3. Personalabteilung

Auch in der Personalabteilung können Hinweise auf Fehlverhalten eingehen, die dann zuständigkeitshalber an die interne Meldestelle weitergeleitet werden müssen.

Darüber hinaus ist ja menschliches Fehlverhalten oft der Auslöser für eine Meldung. Hieraus ergibt sich mitunter die Notwendigkeit einer Sanktionierung. Das kann eine Abmahnung sein, in besonders schwerwiegenden Fällen aber auch eine Freistellung oder eine Kündigung. Dies alles umzusetzen, liegt im Zuständigkeitsbereich der Personalabteilung. Eine vertrauensvolle und professionelle Zusammenarbeit der internen Meldestelle mit dem Personalbereich bei diesen schwierigen Themen ist somit unabdingbar.

4. Rechtsabteilung

Wichtig ist auch eine gute Zusammenarbeit mit dem Rechtsbereich. Dieser kann die interne Meldestelle mit fachkundigem Rechtsrat unterstützen und bei der Bearbeitung eingegangener Meldungen klären, welche rechtlichen Schritte als nächstes einzuleiten sind, also z.B. ob in einem konkreten Fall Strafanzeige gegen eine beschuldigte Person erstattet werden soll.

5. Datenschutzbereich

Der Datenschutzbereich ist einzubinden beim erstmaligen Aufsetzen des Hinweisgebersystems und in der Regel bei der Beurteilung und Bearbeitung von Meldungen zu datenschutzrechtlichem Fehlverhalten.

6. Betriebsrat

Auch der Betriebsrat ist im Rahmen der Einführung eines Hinweisgebersystems frühzeitig zu beteiligen, damit er seine Mitbestimmungsrechte wahrnehmen kann. (Details hierzu finden sich in einem früheren Blog.) Im Wirkbetrieb des Hinweisgebersystems hat der Betriebsrat Informationsrechte, die ebenfalls zu beachten sind. Generell bietet eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat Vorteile für alle Beteiligten.

7. IT-Abteilung

Falls ein webbasiertes Hinweisgebersystem angeboten werden soll, muss mit der IT-Abteilung abgestimmt werden, ob das System selbst entwickelt werden soll oder ob es zugekauft bzw. gemietet werden soll. Weiter muss das System in die IT-Landschaft integriert werden. Neben einer professionellen Datensicherung ist darüber hinaus das Thema Datensicherheit im sensiblen Umfeld der internen Meldestelle von größter Bedeutung. Abschließend ist auch das Löschkonzept mit dem IT-Bereich abzustimmen.

8. Kommunikation

Schon mehrfach ist in diesem Blog die Bedeutung der internen Kommunikation thematisiert worden. Nur wenn die Existenz und die Aufgaben einer internen Meldestelle im Unternehmen bekannt sind, werden auch Hinweise eingehen. Daher kommt der professionellen Zusammenarbeit mit der Kommunikationsabteilung große Bedeutung zu.

9. Zusammenfassung

Eine interne Meldestelle muss mit vielen Abteilungen im Unternehmen gut zusammenarbeiten: Compliance, interne Revision, Personal, Recht, Datenschutz, Betriebsrat, IT und Kommunikation. Dies effizient umzusetzen und gleichzeitig die gebotene Vertraulichkeit im sensiblen Umfeld von Meldungen über Fehlverhalten zu bewahren, ist eine der anspruchsvollsten Aufgaben der internen Meldestelle. Aber nur, wenn dies gelingt, kann sie ihren Aufgaben gerecht werden. 

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Post by Martin Walter

Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Auslagerung der internen Meldestelle

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Hinweisgeberschutz, Hinweisgebersysteme, Interne Meldestelle
07.03.23

Nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), das am 16.12.2022 im Bundestag verabschiedet worden ist, müssen Beschäftigungsgeber mit mehr als 249 Beschäftigten mit Inkrafttreten des Gesetzes eine interne Meldestelle einrichten. Im Rahmen einer Übergangsregelung müssen Unternehmen und Dienststellen mit 50 bis 249 Beschäftigten die interne Meldestelle erst zum 17.12.2023 einrichten. Organisationen mit weniger als 50 Beschäftigten haben keine Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle. Die interne Meldestelle kann auch an einen externen Dienstleister ausgelagert werden. Welche Vor- und Nachteile hat eine Auslagerung?

1. Aufgaben einer Meldestelle

Befassen wir uns zunächst mit den Aufgaben einer internen Meldestelle. Hierzu gehört zum einen das Betreiben der Meldekanäle, über die die Meldungen abgegeben werden können.

Zum anderen prüft die Meldestelle die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldungen. Sie kontrolliert demnach, ob eine Meldung begründet ist, ob also der eingegangene Hinweis hinreichend konkret und plausibel ist.

Ebenso bestätigt sie der hinweisgebenden Person nach spätestens sieben Tagen den Eingang der Meldung und ersucht diese erforderlichenfalls um weitere Informationen.

Nicht zu vergessen ist, dass zu den Aufgaben einer internen Meldestelle auch das Ergreifen von Folgemaßnahmen gehört. Als Folgemaßnahmen können interne Meldestellen insbesondere interne Untersuchungen bei dem Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle durchführen sowie betroffene Personen und Arbeitseinheiten kontaktieren. Eine mögliche Folgemaßnahme kann zudem das Abschließen des Verfahrens aus Mangel an Beweisen sein. Außerdem können die internen Meldestellen das Verfahren an eine zustände Behörde zwecks weiterer Untersuchungen abgeben.

Eine interne Meldestelle hat auch die Aufgabe, dass sie für Beschäftigte klar und leicht zugängliche Informationen über externe Meldeverfahren bereithält. Sie sorgt dafür, dass Beschäftigte auch über die externen Meldestellen, die beim Bund und bei den Ländern eingerichtet werden, informiert sind.

Auch wurde durch den Bundestag beschlossen, dass sich die Meldestellen mit anonymen Meldungen beschäftigen müssen. Dafür sollen die Meldestellen entsprechende Vorkehrungen treffen, um auch eine anonyme Kommunikation zwischen Hinweisgebenden und Meldestellen zu ermöglichen.

Dafür sind ab dem Januar 2025 Meldekanäle vorzuhalten, welche die anonyme Kontaktaufnahme und die für die hinweisgebende Person anonyme Kommunikation zwischen hinweisgebender Person und interner Meldestelle ermöglichen. Dies kann etwa durch technische Vorrichtungen oder die Einschaltung einer Ombudsperson gewährleistet werden.

2. Auslagerung der internen Meldestelle

Laut §14 Hinweisgeberschutzgesetz kann die internen Meldestelle sowohl vom Unternehmen selbst als auch von einem externen Dienstleister betrieben werden kann. Wenn das Unternehmen die interne Meldestelle selbst betreibt, dann werden ihre Aufgaben durch eine beim Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle beschäftigte Person oder durch eine interne Organisationseinheit übernommen.

Einem Unternehmen steht jedoch auch die Option offen einen externen Dienstleister mit den Aufgaben der internen Meldestelle zu betrauen. Dies hat mehrere Vorteile:

Zum einen befasst sich eine Meldestelle mit sehr sensiblen Themen, für die z.B. bei der Stichhaltigkeitsprüfung und beim Ergreifen von Folgemaßnahmen viel Fachwissen und Erfahrung erforderlich ist. Hier hat der externe Partner, dessen Hauptaufgabe ja der Umgang mit dieser Thematik ist, deutliche Vorteile.

Zum anderen gibt es auch Fälle, in denen sich die hinweisgebende Person eher an einen Dritten wenden möchte als an eine Stelle im Unternehmen. Diese Personen können dann die von einem Dritten betriebene interne Meldestelle ansprechen und müssen sich nicht an eine staatlich betriebene externe Meldestelle oder gar die Öffentlichkeit wenden.

Nicht zuletzt muss das Unternehmen oder die Dienststelle, sobald es die Aufgaben der internen Meldestelle selbst übernimmt, laut §15 Hinweisgeberschutzgesetz eine qualifizierte Person einsetzten. Diese muss grundsätzlich unabhängig sein, was nicht zwingend bedeutet, dass diese Person sich ausschließlich mit der Thematik der internen Meldestelle befassen muss. Sie darf aber keineswegs einem Interessenkonflikt ausgesetzt sein. Zu beachten ist, dass das Qualifikationserfordernis eine regelmäßige Schulung hinsichtlich der Aufgaben und Betreuung für die beauftragte Person erfordert. Bei der Beauftragung eines externen Dienstleisters fällt diese Schulung selbstverständlich weg. Die Kosten, die für die Schulung der beauftragten Person entstehen, stellen auch einen nicht zu vernachlässigten Aspekt dar.

3. Der Kostenaspekt

Die allermeisten Unternehmen kaufen den technischen Meldekanal bei einem spezialisierten Dienstleister zu. Der größere Kostenblock ist in der Regel aber das Personal, das sich mit den über den Meldekanal eingehenden Meldungen befasst. Wäre das Unternehmen gezwungen zum Betrieb der internen Meldestelle eine neue Person einzustellen, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass eine Fremdvergabe auch für die Meldungsbearbeitung kostengünstiger ist.

Falls jedoch ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin im Unternehmen beschäftigt ist, der bzw. die noch freie Kapazitäten hat, die Aufgaben der internen Meldestelle mitzuerledigen und auch die erforderlichen Kompetenzen hierzu hat, kann unter Kostenaspekten ein Eigenbetrieb sinnvoll sein. Berücksichtigt werden müssen aber, wie bereits erwähnt, die Schulungskosten.

Zu beachten ist auch, dass durch die Pflicht zur Ermöglichung einer anonymen Kommunikation mit der hinweisgebenden Person ab 2025 in jedem Fall eine geeignete technische Lösung vorzuhalten ist oder eine Auslagerung an eine Ombudsperson erforderlich ist.

4. Zusammenfassung

Auf der Leistungserbringungsseite spricht die notwendige Erfahrung und Spezialisierung eher für eine Auslagerung des Betriebs der internen Meldestelle.

Kostenaspekte können je nach Personalsituation für oder gegen eine Auslagerung sprechen.

Die finale Entscheidung ist also im konkreten Einzelfall zu treffen. Spätestens ab 2025 spricht jedoch durch die Pflicht zur Ermöglichung anonymer Kommunikation vieles für die Beauftragung einer Ombudsperson.

 

 

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Post by Martin Walter

Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Hinweisgeberschutzgesetz im Bundesrat abgelehnt

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing
10.02.23

Ein Bundestagsbeschluss vom 16.12.2022 zum Schutz von Whistleblowern hat am 10. Februar 2023 nicht die erforderliche Zustimmung im Bundesrat erhalten. Es kann daher nicht in Kraft treten.

In der Bundesratssitzung wurden im wesentlichen folgende Punkte kritisch diskutiert:

  • die Ausweitung des sachlichen Anwendungsbereiches (für welche Hinweise soll der Hinweisgeberschutz gewährt werden?),
  • die Pflicht zur Einrichtung eines anonymen Meldekanals,
  • die Beweislastumkehr bei Sanktionen und
  • die Geldbuße in Höhe von 20.000€ für die Unterlassung der Einrichtung einer internen Meldestelle

Bundesregierung und Bundestag haben nun die Möglichkeit, den Vermittlungsausschuss anzurufen, um mit den Ländern über einen Kompromiss zu beraten.

Zum weiteren Vorgehen äußerte sich Till Steffen, Mitglied im Rechtsausschuss für Bündnis 90/ Die Grünen:

„Die Ampel hält an dem Gesetz fest. In der Ampel haben wir besprochen, dass wir den Gesetzentwurf inhaltsgleich in einer nicht zustimmungspflichtigen Form erneut in den Bundestag einbringen werden und zwar so schnell wie möglich. Am Schutz der Hinweisgerberinnen und Hinweisgeber wird es keine Abstriche geben.“

Hinweisgeberschutzgesetz – Beweislastumkehr bei Sanktionen

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Falluntersuchung/ Investigation, Folgemaßnahmen und Meldestelle, Hinweisgeberschutz, Rechtliche Aspekte
07.02.23

Eine hinweisgebende Person erleidet nachfolgend Sanktionen. Wie ist mit Blick auf das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) die rechtliche Situation zu beurteilen?

 1. Die bisherige rechtliche Situation

Schon heute gibt es gesetzliche Regelungen, die sicherstellen sollen, dass Beschäftigte ihre Rechte ohne Furcht vor Repressalien durch den Arbeitgeber ausüben können. Im Mittelpunkt steht hier das Maßregelungsverbot gemäß § 612a BGB. Im Hinblick auf das Whistleblowing wägt das Bundesarbeitsgericht (BAG) derzeit ab zwischen dem Geheimhaltungsinteresse des Arbeitgebers und dem Interesse der beschäftigten Person an der Meldung eines Fehlverhaltens. Allerdings hat das BAG in diesem Zusammenhang bisher keine klaren Leitlinien statuiert, sondern entscheidet vielmehr im Einzelfall.

Das hat zur Konsequenz, dass die hinweisgebende Person mit einer großen Unsicherheit konfrontiert ist. Es ist für sie nur schwer einzuschätzen, ob die Meldung des Missstands rechtlich zulässig ist oder nicht. Vor diesem Hintergrund wird sich mancher Whistleblower gegen eine Meldung entscheiden.

 2. Die künftige rechtliche Situation laut Hinweisgeberschutzgesetz

Im vorliegenden Regierungsentwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes wird in §36 das Verbot von Repressalien gegen Whistleblower geregelt. Wörtlich:

„Erleidet eine hinweisgebende Person nach einer Meldung oder Offenlegung eine Benachteiligung im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit, so wird vermutet, dass diese Benachteiligung eine Repressalie ist. In diesem Fall hat die Person, die die hinweisgebende Person benachteiligt hat, zu beweisen, dass die Benachteiligung auf hinreichend gerechtfertigten Gründen basiert oder dass sie nicht auf der Meldung oder Offenlegung beruhte.“

Das Unternehmen oder die Dienststelle muss also künftig beweisen, dass die Meldung nicht kausal für die Benachteiligung war. Die Beweislast wird somit umgekehrt.

Zusätzlich ist laut §37 HinSchG bei einem Verstoß gegen das Verbot von Repressalien der Verursacher verpflichtet, der hinweisgebenden Person den entstehenden Schaden zu ersetzen.

Während durch diese Regelungen die Rechtssicherheit des Hinweisgebers deutlich erhöht wird, wird es für den Beschäftigungsgeber künftig erheblich schwieriger, Sanktionen gegen Whistleblower zu verhängen.

Diese neue rechtliche Situation ist eindeutig zu begrüßen. Allerdings muss auch eine hieraus resultierende Missbrauchsgefahr zur Kenntnis genommen werden: Beschäftigte können durch Abgabe eines Hinweises künftig erreichen, dass sie nur schwer gekündigt oder versetzt werden können. Dieser Gefahr wirkt zumindest teilweise § 38 HinSchG entgegen. Dort wird geregelt, dass die hinweisgebende Person zum Ersatz des Schadens verpflichtet ist, der aus einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Meldung oder Offenlegung unrichtiger Informationen entstanden ist. Zusätzlich wird in §37 klargestellt, dass ein Verstoß gegen das Verbot von Repressalien keinen Anspruch auf Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder einen beruflichen Aufstieg begründet.

 

3. Konsequenzen für Unternehmen und Dienststellen nach Sanktionen

In erster Linie sind Unternehmen und Dienststellen natürlich gut beraten, keinerlei Sanktionen gegen hinweisgebende Personen auszusprechen. Ansonsten greift nach § 37 HinSchG die Verpflichtung zum Schadenersatz.

Darüber hinaus erscheint es jetzt noch sinnvoller, eine Dokumentation der Leistungen von Personen zu führen, die künftig eventuell z.B. gekündigt oder nicht einvernehmlich versetzt werden sollen. Nur dann kann in einem nachfolgenden möglichen Arbeitsgerichtsprozess der Nachweis geführt werden, dass die ergriffene Maßnahme nicht auf der Meldung beruht, sondern berechtigte dienstliche Gründe hat.

 

 

Post by Martin Walter

Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Hinweisgeberschutzgesetz – Offenlegung von Informationen

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Hinweisgeberschutz, Hinweisgebersysteme, Meldestelle und Datenschutz, Rechtliche Aspekte
24.01.23

Das Hinweisgeberschutzgesetz befasst sich mit der sogenannten Offenlegung von Informationen. Aber was ist das eigentlich und sind Personen, die Informationen offenlegen, auch durch das Gesetz geschützt?

Die Offenlegung von Informationen – was ist das?

Das Hinweisgeberschutzgesetz unterscheidet drei Adressaten einer Meldung:

– eine interne Meldestelle,
– eine externe Meldestelle oder
– die Öffentlichkeit.

In §3 des Hinweisgeberschutzgesetzes wird definiert, dass das Zugänglichmachen von Informationen über Verstöße gegenüber der Öffentlichkeit als „Offenlegung“ bezeichnet wird. Praktisch gesprochen handelt es sich um eine Offenlegung, wenn etwa Informationen an die Presse gegeben werden oder in Social-Media-Kanälen gepostet werden.

Schutzvoraussetzungen bei Offenlegung von Informationen

Auch wenn Informationen über Verstöße an die Öffentlichkeit gegeben werden, können die Schutzvoraussetzungen des Hinweisgeberschutzgesetzes erfüllt sein. Dies ist allerdings nur unter streng definierten Voraussetzungen der Fall.

Die wohl wichtigste Voraussetzung ist, dass die Meldung nicht sofort an die Öffentlichkeit gegeben wird, sondern vorab an eine externe Meldestelle. Und erst, wenn die hinweisgebende Person in der im Regierungsentwurf genannten Frist von drei Monaten keine Rückmeldung von der externen Meldestelle über das Ergreifen geeigneter Folgemaßnahmen erhalten hat oder wenn in diesem Zeitraum keine Folgemaßnahmen ergriffen worden sind, darf die Meldung offengelegt werden.

Offensichtlich beabsichtigt der Gesetzgeber mit dieser Regelung, dass Meldungen nicht spontan und unüberlegt an die Öffentlichkeit gegeben werden und der Betriebsfrieden möglicherweise unnötig empfindlich gestört wird. Vorgeschaltet ist also die externe Meldestelle des Bundes, eines Bundeslandes, der BaFin oder des Bundeskartellamtes, die die Stichhaltigkeit der eingegangene Meldung prüft und Folgemaßnahmen ergreift. Und wie gesagt: Erst wenn die externe Meldestelle ihren Aufgaben nicht nachkommt, darf die Meldung durch die hinweisgebende Person offengelegt werden; ansonsten ist sie durch das Hinweisgeberschutzgesetz nicht geschützt.

Bemerkenswert ist, dass es zur Erfüllung der Schutzvoraussetzungen nicht ausreicht, die Meldung vor der Offenlegung an die interne Meldestelle des Unternehmens oder der Dienststelle gegeben zu haben. Vor der Offenlegung soll erst eine neutrale dritte Partei eingeschaltet werden, die externe Meldestelle.

Von dieser Regel „Externe Meldestelle vor Offenlegung“ gibt es jedoch in §32 des Hinweisgeberschutzgesetzes folgende Ausnahmen:

1. der Verstoß, der gemeldet werden soll, stellt eine unmittelbare oder offenkundige Gefährdung des öffentlichen Interesses dar; man kann hier quasi von „Gefahr im Verzug“ sprechen,
2. im Fall einer externen Meldung sind Repressalien zu befürchten oder
3. Beweismittel könnten unterdrückt werden,
4. es könnten Absprachen zwischen der zuständigen externen Meldestelle und dem Urheber des Verstoßes bestehen oder
5. aufgrund der besonderen Umstände des Falles sind die Aussichten gering, dass die externe Meldestelle wirksame Folgemaßnahmen einleiten wird.

Wenn also die hinweisgebende Person hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass einer dieser fünf Punkte zutrifft, dann fällt die Person unter die Schutzvoraussetzungen des Gesetzes, auch wenn die Offenlegung ohne vorherige Meldung an eine externe Meldestelle erfolgt ist.

Zusammenfassung

Zusammengefasst lässt sich also formulieren: Eine Meldung muss – von wenigen Ausnahmen abgesehen – zuerst an eine externe Meldestelle erstattet worden sein und diese hat innerhalb von drei Monaten nicht reagiert; erst dann darf die Meldung an die Öffentlichkeit gegeben werden – ansonsten ist die hinweisgebende Person durch das Hinweisgeberschutzgesetz nicht geschützt.

Abschließend sei erwähnt, dass neben dieser speziellen Schutzvoraussetzung für die Offenlegung auch die allgemeinen Schutzvoraussetzungen nach §33 Hinweisgeberschutzgesetz erfüllt sein müssen:

1. Die Informationen der Meldung müssen zutreffend sein oder die hinweisgebende Person dachte zum Zeitpunkt der Hinweisabgabe, dass sie zutreffend sind.
2. Die Informationen betreffen Verstöße, die in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fallen.

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Post by Martin Walter

Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Interne Meldestelle – Rückmeldung an Whistleblower

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Hinweisgeberschutz, Hinweisgebersysteme, Meldestelle und Datenschutz
10.01.23

Interne Meldestelle – Rückmeldung an Whistleblower

Ob ein Whistleblower oder eine Whistleblowerin eine Rückmeldung nach einem Hinweis erhalten sollte, darf nicht spontan oder gar zufällig entschieden werden. Hierüber muss sich das Unternehmen oder die Dienststelle im Vorfeld Gedanken machen.

Die Frage, ob ein Whistleblower auf seinen Hinweis von der internen Meldestelle ein Feedback erhalten soll, ist nicht einfach zu beantworten. Es gibt gute Gründe, die dafürsprechen und ebenso gute Gründe, die dagegensprechen.

Ein Feedback kann natürlich nur erfolgen, wenn der Hinweis nicht anonym bei der internen Meldestelle abgegeben worden ist oder wenn die hinweisgebende Person den Hinweis anonym mittels eines webbasierten Systems mit Feedbackfunktion abgegeben hat.

Gründe für eine Rückmeldung an den Whistleblower

  1. Einen Hinweis auf Fehlverhalten abzugeben, ist in den allermeisten Fällen keine Sache, die beiläufig erfolgt, es bedarf vielmehr eines gewissen Mutes, dies zu tun. Der wohl häufigste Grund für die Hinweisabgabe ist es, einen Missstand aufzuzeigen und Verbesserungsmaßnahmen zu initiieren. Es liegt in der Natur der Sache, dass die hinweisgebende Person im weiteren Fortlauf wissen möchte, ob der Hinweis zutreffend war und ob der Hinweis helfen konnte, die Situation zu verbessern. Wer den Mut aufbringt einen Hinweis abzugeben, sollte durch Transparenz über die aus dem Hinweis gezogenen Konsequenzen belohnt werden.
  2. Wenn deutlich wird, dass Hinweise „etwas bewirken“, wird ein Anreiz geschaffen, auch künftig Hinweise abzugeben, sobald Fehlverhalten bemerkt wird.
  3. Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), das seit dem 27.07.2022 in einem Entwurf der Bundesregierung vorliegt, sieht in §17 eine Rückmeldung durch die interne Meldestelle an die hinweisgebende Person explizit vor. Die Rückmeldung muss innerhalb von drei Monaten erfolgen und umfasst die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese.

Gründe gegen eine Rückmeldung an den Whistleblower

  1. Ebenfalls in §17 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) sind die Fälle aufgeführt, in denen eine Rückmeldung durch die interne Meldestelle an die hinweisgebende Person nicht erfolgen darf. Dies ist erstens der Fall, wenn interne Nachforschungen oder Ermittlungen erschwert oder unmöglich gemacht würden. Zweitens ist dies der Fall, falls die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, beeinträchtigt würden. Zu denken ist hier etwa an datenschutzrechtliche Aspekte.
  2. Im gesamten Prozess der Hinweisabgabe und -bearbeitung ist Vertraulichkeit ein hohes Gut. Je weniger Personen in diesen Prozess eingebunden sind, desto eher kann Vertraulichkeit gewährleistet werden. Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person erhöht zwangsläufig die Zahl der eingebundenen Personen. Zumindest muss daher bei der Formulierung des Feedbacks in einer „worst case – Betrachtung“ davon ausgegangen werden, dass der Hinweisgeber nachfolgend die Vertraulichkeit nicht wahrt. Die Rückmeldung sollte daher keine Informationen enthalten über Sanktionen gegen konkrete Personen. Hinweise auf etwaige Prozessverbesserungen, die als Maßnahmen als Reaktion auf die Aufklärung des Sachverhalts ergriffen worden sind, können und sollten hingegen Inhalt der Rückmeldung sein.

Zusammenfassung

Eine hinweisgebende Person erwartet eine Rückmeldung über die Konsequenzen, die aus dem Hinweis gezogen worden sind. Eine Rückmeldung durch die interne Meldestelle sollte daher die Regel sein. So sieht es auch das neue Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) vor.

Allerdings haben auch diejenigen Personen Rechte, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden. Dies kann dazu führen, dass eine Rückmeldung nicht erfolgen kann oder dass die Rückmeldung in einer Form erfolgt, die die Rechte dieser beiden Personengruppen angemessen berücksichtigt.

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Post by Martin Walter

Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Hinweisgeberschutzgesetz im Bundestag verabschiedet

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Hinweisgeberschutz, Hinweisgebersysteme im Compliance Management, Meldekanäle, Rechtliche Aspekte
16.12.22

Aktueller Stand: Hinweisgeberschutzgesetz im Bundestag verabschiedet

Der Bundestag hat am 16.12.2022 in 2. und 3. Lesung das Hinweisgeberschutzgesetz verabschiedet.

Die wichtigste beschlossene Änderung gegenüber dem bisherigen Entwurf bezieht sich auf den Umgang mit anonymen Meldungen. Der Regierungsentwurf hatte vorgesehen, dass sich die in Unternehmen beziehungsweise öffentlichen Stellen einzurichtenden internen Meldestelle sowie die einzurichtenden externen Meldestellen mit anonymen Meldungen hätten beschäftigen sollen. Nun wurde durch den Bundestag beschlossen, dass sich die Meldestellen damit beschäftigen müssen. Dafür sollen die Meldestellen entsprechende Vorkehrungen treffen, um auch eine anonyme Kommunikation zwischen Hinweisgebenden und Meldestellen zu ermöglichen.

Dafür sind ab dem Januar 2025 Meldekanäle vorzuhalten, welche die anonyme Kontaktaufnahme und die für die hinweisgebende Person anonyme Kommunikation zwischen hinweisgebender Person und interner Meldestelle ermöglichen. Dies kann etwa durch technische Vorrichtungen oder die Einschaltung einer Ombudsperson gewährleistet werden.

Die Full-Service-Lösung der Hinweisgebersystem24 GmbH ist bereits jetzt mit allen heute und künftig geltenden gesetzlichen Anforderungen kompatibel.

Drei Monate nach der Verkündigung, die voraussichtlich im ersten Quartal 2023 erfolgen wird, wird das Gesetz im zweiten Quartal 2023 in Kraft treten.

Eine Zusammenfassung des Inhalts des Hinweisgeberschutzgesetzes findet sich hier.

 

Interne Meldestelle – wie viele Meldungen sind zu erwarten?

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Interne Meldestelle, Meldekanäle
13.12.22

Interne Meldestelle – wie viele Meldungen sind zu erwarten?

Viele Unternehmen und Dienststellen richten aktuell eine interne Meldestelle ein. Aber wieviel Hinweise sind eigentlich zu erwarten?

Meldungen in Unternehmen

Über Fehlverhalten im eigenen Unternehmen wird – zum Teil verständlicherweise – nur ungern öffentlich gesprochen. Und auch die Anzahl der Hinweise auf Fehlverhalten ist kein Thema, das bei der Kommunikationsabteilung ganz oben auf der Agenda steht. Daher ist es schwer verlässliche Daten über die Anzahl der eingegangenen Hinweise zu bekommen.

In Praktikerkreisen ist man sich dieser Problematik wohl bewusst. Hier hat sich im Laufe der Zeit zumindest eine grobe Kennzahl etabliert. Dies ist die Kennzahl „Hinweise je 1.000-Mitarbeiter“, da die Mitarbeiterzahl der wichtigste Treiber für die Anzahl der Meldungen ist. Grob lässt sich sagen, dass je 1.000 Mitarbeiter zwei bis drei Hinweise im Jahr zu erwarten sind. Das ist immerhin eine Indikation, aber man muss zur Kenntnis nehmen, dass es weitere Einflussfaktoren gibt, z.B. die Branchenzugehörigkeit. Empirisch gesicherte Kenntnisse über diese weiteren Einflussfaktoren liegen allerdings nicht vor.

Bei aller Unschärfe ermöglicht die Kennzahl eine grobe Einschätzung, ob erstens im Unternehmen oder der Dienststelle aus den o.a. Gründen zu wenig Meldungen eingehen oder zweitens zu viele. Gehen zu wenige Meldungen ein, kann es daran liegen, dass die interne Meldestelle nicht ausreichend kommuniziert worden ist oder der Nutzen von Meldungen nicht verstanden worden ist. Gehen zu viele Meldungen ein, bedarf dies natürlich ebenfalls einer genaueren Analyse. Ursache hierfür kann ja ein überdurchschnittliches hohes Maß an Fehlverhalten sein.

Dienststellen am Beispiel der BaFin

Im Fachmagazin „Comply“ (2/2022) ist ein Interview zu lesen mit Benjamin Fischer, dem Leiter der Hinweisgeberstelle in der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin). Diese Stelle nimmt Hinweise zu möglichen Verstößen gegen Aufsichtsrecht entgegen, z.B. Geldwäsche oder unerlaubte Geschäfte.

Die Besonderheit der BaFin liegt natürlich darin, dass die meisten Hinweise dort nicht von eigenen Mitarbeitenden abgegeben werden, sondern von Externen. Insofern ist die oben aufgeführte Kennzahl hier ohne Aussagekraft.

Für die bei der BaFin eingehenden Meldungen nennt Benjamin Fischer konkrete Zahlen. Im Jahr 2020 sind 1.300 Hinweise eingegangen, im Jahr 2021 bereits 2.300. Das ist eine Steigerung um beachtliche 77%. Diese Tendenz ist auch längerfristig zu beobachten. Die Hinweisgeberstelle der BaFin hat ihre Tätigkeit Mitte 2016 aufgenommen. Im Jahr 2017 gab es rund 600 Hinweise mit durchgehend steigender Tendenz in allen Folgejahren bis 2021.

Eine wichtige Erkenntnis lässt sich aus dieser Entwicklung ableiten: Es bedarf einer gewissen Zeit bis eine neu eingeführte Meldestelle umfassend genutzt wird. Dies mag einerseits daran liegen, dass die Existenz der Meldestelle immer besser bekannt wird. Und andererseits braucht es Zeit, bis sich der Nutzen der Hinweisabgabe herumspricht. Dies ist immer dann der Fall, wenn „Success Stories“ kommuniziert werden mit der Botschaft: Hinweise haben uns geholfen, Fehlverhalten frühzeitig zu erkennen und durch geeignete Folgemaßnahmen Schaden zu verhindern oder zumindest zu begrenzen.

 

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Post by Martin Walter

Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.