Das Hinweisgeberschutzgesetz regelt im Wesentlichen zwei große Themenfelder:
Beide Themenfelder werden nachfolgend erläutert.
Erst im drittletzten Abschnitt 4 befasst sich das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) mit dem Kernthema „Schutzmaßnahmen“. Hier sieht es in § 36 ein Verbot zur Ausübung von Repressalien gegenüber Hinweisgebern vor. Schon die Androhung oder der Versuch Repressalien auszuüben ist verboten.
Erleidet ein Hinweisgeber nach einer Meldung oder Offenlegung dennoch eine Benachteiligung im Zusammenhang mit seiner beruflichen Tätigkeit, so sieht das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) eine Beweislastumkehr vor. Dadurch muss die Person, die die hinweisgebende Person benachteiligt hat, beweisen, dass die Benachteiligung nicht auf der Meldung oder Offenlegung beruht.
Im nachfolgenden § 37 wird der Schadensersatz nach Repressalien geregelt. Wenn gegen das Verbot der Ausübung, der Androhung oder des Versuchs von Repressalien verstoßen wird, sieht das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) einen Anspruch des Hinweisgebers auf Ersatz des erlittenen Schadens vor.
Über den Schadensersatz hinaus sieht das HinSchG im vorletzten Abschnitt in § 40 eine Geldbuße bis zu hunderttausend Euro vor für den Fall, dass eine Repressalie ergriffen oder angedroht wird.
Wenn man es plakativ formulieren will: hinweisgebende Personen werden geschützt durch die drohenden finanziellen Konsequenzen für Unternehmen und Dienststellen, falls diese Repressalien gegen den Whistleblower ergreifen.
Zusätzlich bewirkt das Vertraulichkeitsgebot in § 8 einen Schutz für hinweisgebende Personen. Die Vertraulichkeit ihrer Identität ist zu schützen. Wer dies nicht tut, handelt ordnungswidrig und kann mit einer Geldbuße bis zu zwanzigtausend Euro belegt werden.
Neben den erwähnten Schutzmaßnahmen befasst sich das Hinweisgeberschutzgesetz mit prozessualen Aspekten der Hinweisabgabe.
Das Hinweisgeberschutzgesetz regelt ausführlich,
Das Gesetz gilt nicht für alle Meldungen oder Offenlegungen von Informationen. Vielmehr müssen diese in den persönlichen (§1) und sachlichen Anwendungsbereich (§ 2) des Gesetzes fallen. So fallen z.B. Meldungen von Informationen über Verstöße, die straf- oder bußgeldbewehrt sind, in den sachlichen Anwendungsbereich. Dies ist hingegen nicht der Fall bei Informationen, die die nationale Sicherheit und hier militärische Belange betreffen.
Weiter wird die Frage, wie die Hinweise abgegeben werden müssen, damit die Schutzwirkung des Gesetzes greift, klar geregelt. So muss die Meldung bei einer von den Unternehmen oder Dienststellen einzurichtenden sogenannten internen Meldestelle oder einer staatlich betriebenen externen Meldestelle abgegeben worden sein. Sie darf auch offengelegt, also etwa an die Presse gegeben werden, allerdings erst, nachdem sie an eine externe Meldestelle abgegeben worden ist und diese ihren Aufgaben nicht nachgekommen ist.
Hier noch einige wichtige Regelungen zu internen Meldestellen:
In § 13 regelt das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) die Aufgaben einer internen Meldestelle. Zu den wesentlichen Aufgaben der internen Meldestelle gehört das Betreiben der Kanäle, über die die Meldungen abgegeben werden, die Stichhaltigkeitsprüfung der Meldungen, sowie die Veranlassung geeigneter Folgemaßnahmen. Zudem hält die interne Meldestelle Informationen über externe Meldestellen bereit.
In § 14 regelt das HinSchG die Organisationsform interner Meldestellen. Die Aufgaben der internen Meldestelle kann durch eine beim Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle beschäftigte Person oder durch eine interne Organisationseinheit übernommen werden. Ebenso kann ein Dritter mit den Aufgaben betraut werden.
Sofern die Voraussetzungen zur Einrichtung einer internen Meldestelle für ein Unternehmen oder eine Dienststelle besteht, muss gemäß § 15 gewährleistet werden, dass die mit den Aufgaben der Meldestelle betrauten Personen im Rahmen dieser Tätigkeit unabhängig arbeiten. Sie dürfen zwar gleichzeitig andere Aufgaben wahrnehmen, allerdings darf dabei kein Interessenkonflikt entstehen.
In § 16 sieht das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) Vorschriften über die Meldekanäle für interne Meldestellen vor. Beschäftigungsgeber und Dienststellen sind dazu verpflichtet, Hinweisgebersysteme einzurichten, über die sich Beschäftigte an die interne Meldestelle wenden können, um Informationen über Verstöße zu melden. Das Hinweisgebersystem kann so gestaltet werden, dass er auch natürlichen Personen offensteht, die im Rahmen ihrer Tätigkeit mit dem Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle in Kontakt stehen. Dies bedeutet, dass z.B. auch Lieferanten oder Kunden ermöglicht werden kann, Meldungen abzugeben. Ob diese Option eröffnet wird, liegt im Ermessen des Unternehmens oder der Dienststelle.
In § 17 wird das Verfahren bei internen Meldungen spezifiziert, also was genau zu tun ist, wenn eine Meldung bei einer internen Meldestelle eingeht. Das Hinweisgebersystem hat den Eingang der Meldung spätestens nach 7 Tagen zu bestätigen und eine Stichhaltigkeitsprüfung der Meldung durchzuführen. Zu ihren Aufgaben gehört außerdem das vertrauliche Zusammenwirken mit dem Hinweisgeber, sowie das Ergreifen von Folgemaßnahmen. Das Hinweisgebersystem ist dafür zuständig, dem Hinweisgeber über die ergriffenen und geplanten Folgemaßnahmen eine Rückmeldung innerhalb einer Frist von 3 Monaten zu geben.
In § 18 wird erläutert, welche Folgemaßnahmen eine interne Meldestelle ergreifen kann, also z.B. interne Untersuchungen durchführen oder das Verfahren abschließen.
Das Hinweisgeberschutzgesetz regelt zwei große Themenfelder:
Es ist verboten, Repressalien gegen hinweisgebende Personen auszuüben. Wer dies doch tut, ist zum Schadensersatz verpflichtet und kann mit einer Geldbuße bis zu hunderttausend Euro belegt werden. Damit dieser Schutzmechanismus greift, muss die Meldung in den sachlichen Anwendungsbereich des Gesetzes fallen und bei einer internen oder externen Meldestelle abgegeben worden sein. Sie darf auch offengelegt worden sein, allerdings erst, nachdem sie an eine externe Meldestelle abgegeben worden ist und diese ihren Aufgaben nicht nachgekommen ist.
Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht die Einrichtung einer internen Meldestelle vor. Werden Sie allen gesetzlichen Anforderungen gerecht und fordern Sie ein auf Ihr Unternehmen angepasstes individuelles Angebot an.
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Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen und Dienststellen haben oft nur eingeschränkte Erfahrungen mit den Themen interne Meldestelle, Hinweisgebersystem und Hinweisabgabe. Leicht können daher schwerwiegende Fehler gemacht werden, die sich mit Hilfe der nachfolgenden Tipps vermeiden lassen.
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Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist in Kraft getreten. Aber für wen gilt es eigentlich? Und für wen gilt es nicht? Was müssen Beschäftigungsgeber wissen und was hinweisgebende Personen? Und was muss bei der Errichtung einer Meldestelle beachtet werden?
Das Hinweisgeberschutzgesetz regelt im Kern zwei unterschiedliche Themenfelder: erstens die Verpflichtung zur Einrichtung einer Meldestelle und zweitens den Schutz hinweisgebender Personen. Die Frage, für wen das Gesetz gilt, muss für beide Bereiche, also erstens für die zur Einrichtung einer internen Meldestelle verpflichtete Organisation und zweitens für die hinweisgebende Person separat beantwortet werden. Beginnen wir mit dem ersten Themenfeld.
Laut Gesetz müssen Unternehmen und Dienststellen mit mehr als 50 Beschäftigten eine interne Meldestelle betreiben. Allerdings gibt es eine Übergangsregelung, nach der Beschäftigungsgeber mit bis zu 249 Beschäftigten die Meldestelle erst bis zum 17. Dezember 2023 einrichten müssen.
Mit anderen Worten: Beschäftigungsgeber mit 250 oder mehr Beschäftigten müssen bereits jetzt eine Meldestelle haben, ab 50 Beschäftigten ab dem 17.12.2023.
Wichtig ist in diesem Zusammenhang zu wissen, wer als Beschäftigter im Sinne des Gesetzes gilt. Dies findet sich in § 3 :
Alle diese Personengruppen müssen also bei der Ermittlung der Beschäftigtenzahl mit einbezogen werden.
Wenden wir uns nun dem zweiten Themenfeld zu, dem Schutz hinweisgebender Personen. Für wen gilt hier das HinSchG, bzw.
Bereits in § 1 des HinSchG steht, dass nur „natürliche Personen“, also keine Organisationen geschützt werden. Das ist nachvollziehbar, da bisher kein Fall bekannt ist, in dem eine Organisation einen Hinweis abgegeben hat und Repressalien erlitten hat. Der Schutz gilt für die hinweisgebende Person selbst, aber auch für die Personen, die in der Meldung beschuldigt werden oder auf andere Art von der Meldung betroffen sind. Zusätzlich sind nach § 34 HinSchG Personen geschützt, die die hinweisgebende Person bei der Meldung vertraulich unterstützt haben.
Für den Schutz der hinweisgebenden Person sind allerdings einige Voraussetzungen zu erfüllen. So muss der Inhalt der Meldung in den sachlichen Anwendungsbereich des Gesetzes fallen. Hierunter fallen z.B. alle Verstöße, die straf- oder bußgeldbewehrt sind. Auch muss der richtige Meldeweg eingehalten worden sein. Der Hinweis muss an eine interne oder eine externe Meldestelle abgegeben worden sein oder offengelegt worden sein. Das Gesetz befürwortet zwar die interne vor der externen Meldung, letztlich stehen dem Whistleblower allerdings beide Wege gleichberechtigt offen. Im Gegensatz dazu darf eine Offenlegung erst dann erfolgen, wenn eine externe Meldung erstattet worden ist und innerhalb der vorgesehenen Fristen keine Rückmeldung über das Ergreifen geeigneter Folgemaßnahmen an die hinweisgebende Person erfolgt ist.
Selbstverständlich müssen die gemeldeten Informationen auch zutreffend sein. Zumindest muss der Whistleblower zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme gehabt haben, dass die gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprechen.
Aus den oben dargestellten Sachverhalten lässt sich im Umkehrschluss somit ableiten, wer durch das HinSchG nicht geschützt wird:
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Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Hinweisgebersystem und Compliance – beide Begriffe sind in aller Munde! Aber was unterscheidet sie und wie hängen sie zusammen?
Die Medien sind voll von Berichten, in denen die beiden Begriffe „Hinweisgebersystem“ und „Compliance“ eine zentrale Rolle spielen. Aber vielen ist nicht klar, was genau diese beiden Begriffe bedeuten und wie sie zusammenhängen. Dies soll daher nachfolgend näher erläutert werden.
Ein Hinweisgebersystem dient dazu, dass Beschäftigte in Unternehmen und Dienststellen Hinweise auf in der Organisation vorkommendes Fehlverhalten abgeben können. Dies kann anonym oder nicht-anonym geschehen.
Die Hinweisabgabe selbst kann – technisch gesehen – auf unterschiedliche Art und Weise erfolgen:
Ob alle oder nur einzelne der aufgeführten technischen Wege bereitgestellt werden, liegt im Ermessen des Unternehmens bzw. der Dienststelle.
Die mündliche Hinweisabgabe ist aus Sicht des Unternehmens bzw. der Dienststelle zweifelsfrei die zu präferierende Alternative, da unmittelbar, vertraulich und persönlich wichtige Sachverhalte und Details des adressierten Fehlverhaltens geklärt werden können. Allerdings ist auf diesem Wege eine anonyme Hinweisabgabe nicht möglich. Die mündliche Hinweisabgabe kommt somit nur in Betracht, wenn die hinweisgebende Person großes Vertrauen hat, dass ihr aus der Hinweisabgabe keine persönlichen Nachteile entstehen.
Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht für Unternehmen und Dienststellen mit mehr als 50 Beschäftigten die Einrichtung einer sogenannten internen Meldestelle vor. Es ist eine der wesentlichen Aufgaben dieser internen Meldestelle ein Hinweisgebersystem einzurichten und zu betreiben. Ausführliche Erläuterungen, wie ein Hinweisgebersystem funktioniert, finden Sie hier.
Im Kern kann man Compliance bzw. ein Compliance-Managementsystem bezeichnen als Summe aller Maßnahmen zur Vorbeugung, Aufdeckung und Bearbeitung von Fehlverhalten.
In den Bereich der Vorbeugung fallen etwa die Erstellung und Kommunikation von Richtlinien oder die Schulung von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. Vorbeugung bzw. Prävention ist eine der wichtigsten Aufgaben des Compliancebereichs, denn eine erfolgreiche Prävention hilft, Fehlverhalten erst gar nicht entstehen zu lassen.
Allerdings zeigt die Erfahrung: auch die beste Prävention kann Fehlverhalten nicht vollständig ausschließen, denn wo Menschen arbeiten, werden Fehler gemacht. Wenn es aber Fehlverhalten gibt, dann muss es so schnell wie möglich aufgedeckt werden. Nur dann kann kurzfristig reagiert und der Schaden so gering wie möglich gehalten werden. Genau an dieser Stelle kommt das Hinweisgebersystem ins Spiel. Dessen Ziel ist es für die Beschäftigten des Unternehmens bzw. der Dienststelle die Hinweisabgabe so sicher und einfach wie möglich zu machen und so die Hürden, die einer Hinweisabgabe entgegenstehen so niedrig wie möglich zu halten.
Von großer Wichtigkeit ist daran anschließend die professionelle Bearbeitung der eingegangenen Hinweise. Nach einer ersten Stichhaltigkeitsprüfung muss der Sachverhalt möglichst eindeutig aufgeklärt werden. Danach muss entschieden werden, welche Folgemaßnahmen ergriffen werden müssen, damit ein ähnlich gelagertes Fehlverhalten künftig verhindert oder doch zumindest deutlich erschwert wird. Derartige Maßnahmen können z. B. sein die Verabschiedung einer neuen Richtlinie, die Schulung einzelner Mitarbeiter oder aber auch als ultima ratio die Kündigung beschäftigter Personen.
Vergleicht man nun die Inhalte bzw. Aufgaben von Hinweisgebersystemen und von Compliance, wird deutlich, dass ein Hinweisgebersystem ein wichtiges Einzelelement ist innerhalb eines vollständigen und funktionsfähigen Compliance-Managementsystems.
Compliance befasst sich mit der Vorbeugung, Aufdeckung und Bearbeitung von Fehlverhalten. Ein Hinweisgebersystem ist das wichtigste Element im Bereich der Aufdeckung des Fehlverhaltens.
Anders ausgedrückt: Ohne ein funktionsfähiges Hinweisgebersystem gibt es kein funktionsfähiges Compliance-Managementsystem. Umgekehrt gilt aber auch: ein Hinweisgebersystem kann nur seine volle Wirkung entfalten, wenn auch die beiden anderen Teilbereiche eines Compliance-Managementsystems „Vorbeugung“ und „Bearbeitung eingegangener Hinweise“ im Unternehmen oder der Dienststelle funktionsfähig etabliert sind.
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Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Eine hinweisgebende Person erleidet nachfolgend Sanktionen. Wie ist die rechtliche Situation zu beurteilen?
Schon heute gibt es gesetzliche Regelungen, die sicherstellen sollen, dass Beschäftigte ihre Rechte ohne Furcht vor Repressalien durch den Arbeitgeber ausüben können. Im Mittelpunkt steht hier das Maßregelungsverbot gemäß § 612a BGB. Im Hinblick auf das Whistleblowing wägt das Bundesarbeitsgericht (BAG) derzeit ab zwischen dem Geheimhaltungsinteresse des Arbeitgebers und dem Interesse der beschäftigten Person an der Meldung eines Fehlverhaltens. Allerdings hat das BAG in diesem Zusammenhang bisher keine klaren Leitlinien statuiert, sondern entscheidet vielmehr im Einzelfall.
Das hat zur Konsequenz, dass die hinweisgebende Person mit einer großen Rechtsunsicherheit konfrontiert ist. Es ist für sie nur schwer einzuschätzen, ob die Meldung des Missstands rechtlich zulässig ist oder nicht. Vor diesem Hintergrund wird sich mancher Whistleblower gegen eine Meldung entscheiden.
Im vorliegenden Referentenentwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes wird in § 36 das Verbot von Repressalien gegen Whistleblower geregelt. Wörtlich:
„Erleidet eine hinweisgebende Person nach einer Meldung oder Offenlegung eine Benachteiligung im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit, so wird vermutet, dass diese Benachteiligung eine Repressalie ist. In diesem Fall hat die Person, die die hinweisgebende Person benachteiligt hat, zu beweisen, dass die Benachteiligung auf hinreichend gerechtfertigten Gründen basiert oder dass sie nicht auf der Meldung oder Offenlegung beruht.“
Das Unternehmen oder die Dienststelle muss also beweisen, dass die Meldung nicht kausal für die Benachteiligung war. Die Beweislast wird somit umgekehrt.
Während hierdurch die Rechtssicherheit des Hinweisgebers deutlich erhöht wird, wird es für den Beschäftigungsgeber künftig erheblich schwieriger, Sanktionen gegen Whistleblower zu verhängen.
Diese neue rechtliche Situation ist eindeutig zu begrüßen. Allerdings muss auch eine hieraus resultierende Missbrauchsgefahr zur Kenntnis genommen werden: Beschäftigte können durch Abgabe eines Hinweises künftig erreichen, dass sie nur schwer gekündigt oder versetzt werden können. Dieser Gefahr wirkt zumindest teilweise § 38 HinSchG entgegen. Dort wird geregelt, dass die hinweisgebende Person zum Ersatz des Schadens verpflichtet ist, der aus einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Meldung oder Offenlegung unrichtiger Informationen entstanden ist.
In erster Linie sind Unternehmen und Dienststellen natürlich gut beraten, keinerlei Sanktionen gegen hinweisgebende Personen auszusprechen. Ansonsten greift nach § 36 HinSchG die Verpflichtung zum Schadenersatz.
Darüber hinaus erscheint es jetzt noch sinnvoller, eine Dokumentation der Leistungen von Personen zu führen, die künftig eventuell z.B. gekündigt oder nicht einvernehmlich versetzt werden sollen. Nur dann kann in einem nachfolgenden möglichen Arbeitsgerichtsprozess der Nachweis geführt werden, dass die ergriffene Maßnahme nicht auf der Meldung beruht, sondern berechtigte dienstliche Gründe hat.
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Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Um den Schutz von Hinweisgebern zu garantieren, müssen Beschäftigungsgeber mit mehr als 250 Mitarbeitern laut dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) eine interne Meldestelle einrichten. Für Unternehmen und Dienststellen mit mehr als 49 und weniger als 250 Beschäftigten gilt dies ab dem 17.12.2023. Um die Funktionsfähigkeiten dieser internen Meldestelle zu garantieren, muss sie im Unternehmen mit vielen unterschiedlichen Abteilungen zusammenarbeiten. Welche Abteilungen sind das und was sind die jeweiligen Inhalte der Zusammenarbeit?
Um ihre Aufgaben erfüllen zu können, muss eine interne Meldestelle mit anderen Abteilungen des Unternehmens zusammenarbeiten. Diese Abteilungen werden nachfolgend benannt und der Inhalte der jeweiligen Zusammenarbeit wird vorgestellt.
In der Praxis wird es oft vorkommen, dass die interne Meldestelle ein Teilbereich der Compliance – Abteilung ist, aber das muss nicht zwingend der Fall sein. Unabhängig davon ergibt sich die Notwendigkeit der Zusammenarbeit, wenn ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin einen ihnen persönlich bekannten Compliance Mitarbeiter vor Ort ansprechen und ihm einen Hinweis auf Fehlverhalten im Unternehmen gibt. Diesen Hinweis muss der Compliance-Mitarbeiter dann an die interne Meldestelle weiterleiten.
Auch kann die Compliance-Abteilung aufgrund ihrer vielfältigen Praxiserfahrungen ein guter Ratgeber sein bei der Stichhaltigkeitsprüfung der bei der internen Meldestelle direkt eingehenden Hinweise. Natürlich ist hierbei die Vertraulichkeit zu wahren.
Weiter kann ihr die Aufgabe zukommen, die Folgemaßnahmen eingegangener Hinweise zu initiieren und deren Umsetzung zu kontrollieren. Zu denken ist hier beispielsweise an das Aufsetzen eines Schulungsprogramms zum Thema Anti-Korruption.
Die interne Revision kann insbesondere bei der Stichhaltigkeitsprüfung eingegangener Meldungen wertvolle Hilfe leisten. Sie ist die am besten geeignete Abteilung, um zunächst eine Erstplausibilisierung vorzunehmen, um damit die Frage beantworten zu können, ob eine Meldung plausibel genug ist und die notwendige Substanz hat, um eine eingehendere Untersuchung starten zu können.
Auch in der dann folgenden eigentlichen Ermittlungsphase wird die Federführung der Ermittlungen in aller Regel bei der internen Revision liegen.
Auch in der Personalabteilung können Hinweise auf Fehlverhalten eingehen, die dann zuständigkeitshalber an die interne Meldestelle weitergeleitet werden müssen.
Darüber hinaus ist ja menschliches Fehlverhalten oft der Auslöser für eine Meldung. Hieraus ergibt sich mitunter die Notwendigkeit einer Sanktionierung. Das kann eine Abmahnung sein, in besonders schwerwiegenden Fällen aber auch eine Freistellung oder eine Kündigung. Dies alles umzusetzen, liegt im Zuständigkeitsbereich der Personalabteilung. Eine vertrauensvolle und professionelle Zusammenarbeit der internen Meldestelle mit dem Personalbereich bei diesen schwierigen Themen ist somit unabdingbar.
Wichtig ist auch eine gute Zusammenarbeit mit dem Rechtsbereich. Dieser kann die interne Meldestelle mit fachkundigem Rechtsrat unterstützen und bei der Bearbeitung eingegangener Meldungen klären, welche rechtlichen Schritte als nächstes einzuleiten sind, also z.B. ob in einem konkreten Fall Strafanzeige gegen eine beschuldigte Person erstattet werden soll.
Der Datenschutzbereich ist einzubinden beim erstmaligen Aufsetzen des Hinweisgebersystems und in der Regel bei der Beurteilung und Bearbeitung von Meldungen zu datenschutzrechtlichem Fehlverhalten.
Auch der Betriebsrat ist im Rahmen der Einführung eines Hinweisgebersystems frühzeitig zu beteiligen, damit er seine Mitbestimmungsrechte wahrnehmen kann. (Details hierzu finden sich in einem früheren Blog.) Im Wirkbetrieb des Hinweisgebersystems hat der Betriebsrat Informationsrechte, die ebenfalls zu beachten sind. Generell bietet eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat Vorteile für alle Beteiligten.
Falls ein webbasiertes Hinweisgebersystem angeboten werden soll, muss mit der IT-Abteilung abgestimmt werden, ob das System selbst entwickelt werden soll oder ob es zugekauft bzw. gemietet werden soll. Weiter muss das System in die IT-Landschaft integriert werden. Neben einer professionellen Datensicherung ist darüber hinaus das Thema Datensicherheit im sensiblen Umfeld der internen Meldestelle von größter Bedeutung. Abschließend ist auch das Löschkonzept mit dem IT-Bereich abzustimmen.
Schon mehrfach ist in diesem Blog die Bedeutung der internen Kommunikation thematisiert worden. Nur wenn die Existenz und die Aufgaben einer internen Meldestelle im Unternehmen bekannt sind, werden auch Hinweise eingehen. Daher kommt der professionellen Zusammenarbeit mit der Kommunikationsabteilung große Bedeutung zu.
Eine interne Meldestelle muss mit vielen Abteilungen im Unternehmen gut zusammenarbeiten: Compliance, interne Revision, Personal, Recht, Datenschutz, Betriebsrat, IT und Kommunikation. Dies effizient umzusetzen und gleichzeitig die gebotene Vertraulichkeit im sensiblen Umfeld von Meldungen über Fehlverhalten zu bewahren, ist eine der anspruchsvollsten Aufgaben der internen Meldestelle. Aber nur, wenn dies gelingt, kann sie ihren Aufgaben gerecht werden.
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Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) wird in diesem Jahr in Kraft treten. Aber was regelt es eigentlich? Blicken wir einmal in den vorliegenden neuen Referentenentwurf des Gesetzes!
Der vorliegende Referentenentwurf des HinSchG lässt sich unterteilen in zwei große Themenfelder:
Erst im drittletzten Abschnitt 4 befasst sich das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) mit dem Kernthema „Schutzmaßnahmen“. Hier sieht es in § 36 ein Verbot zur Ausübung von Repressalien gegenüber Hinweisgebern vor. Schon die Androhung oder der Versuch Repressalien auszuüben ist verboten.
Erleidet ein Hinweisgeber nach einer Meldung oder Offenlegung dennoch eine Benachteiligung im Zusammenhang mit seiner beruflichen Tätigkeit, so sieht das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) eine Beweislastumkehr vor. Dadurch muss die Person, die die hinweisgebende Person benachteiligt hat, beweisen, dass die Benachteiligung nicht auf der Meldung oder Offenlegung beruht.
Im nachfolgenden § 37 wird der Schadensersatz nach Repressalien geregelt. Wenn gegen das Verbot der Ausübung, der Androhung oder des Versuchs von Repressalien verstoßen wird, sieht das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) einen Anspruch des Hinweisgebers auf Ersatz des erlittenen Schadens vor.
Über den Schadensersatz hinaus sieht das HinSchG im vorletzten Abschnitt in §40 eine Geldbuße bis zu einer Mio. Euro vor für den Fall, dass eine Repressalie ergriffen wird.
Wenn man es plakativ formulieren will: hinweisgebende Personen werden geschützt durch die drohenden finanziellen Konsequenzen für Unternehmen und Dienststellen, falls diese Repressalien gegen den Whistleblower ergreifen.
Zusätzlich bewirkt das Vertraulichkeitsgebot in §8 einen Schutz für hinweisgebende Personen. Die Vertraulichkeit ihrer Identität ist zu schützen. Wer dies nicht tut, handelt ordnungswidrig und kann mit einer Geldbuße bis zu zwanzigtausend Euro belegt werden.
Neben den erwähnten Schutzmaßnahmen befasst sich das HinSchG mit prozessualen Aspekten der Hinweisabgabe. Ausführlich wird geregelt,
Das Gesetz gilt nicht für alle Meldungen oder Offenlegungen von Informationen. Vielmehr müssen diese in den persönlichen (§1) und sachlichen Anwendungsbereich (§2) des Gesetzes fallen. So fallen z.B. Meldungen von Informationen über Verstöße, die strafbewehrt sind, generell in den sachlichen Anwendungsbereich. Dies ist hingegen nicht der Fall bei Informationen, die die nationale Sicherheit und hier militärische Belange betreffen.
Weiter wird die Frage, wie die Hinweise abgegeben werden müssen, damit die Schutzwirkung des Gesetzes greift, klar geregelt. So muss die Meldung bei einer internen oder externen Meldestelle abgegeben worden sein. Sie darf auch offengelegt werden, allerdings erst, nachdem sie an eine externe Meldestelle abgegeben worden ist und diese ihren Aufgaben nicht nachgekommen ist.
In der Praxis wird der wichtigste Adressat für Meldungen die interne Meldestelle sein. Daher hier noch einige wichtige Regelungen zu internen Meldestellen:
In § 13 regelt das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) die Aufgaben einer internen Meldestelle. Zu den wesentlichen Aufgaben der internen Meldestelle gehört das Betreiben der Kanäle, über die die Meldungen abgegeben werden, die Stichhaltigkeitsprüfung der Meldungen, sowie die Veranlassung geeigneter Folgemaßnahmen. Zudem hält die interne Meldestelle Informationen über externe Meldestellen bereit.
In § 14 regelt das HinSchG die Organisationsform interner Meldestellen. Die Aufgaben der internen Meldestelle kann durch eine beim Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle beschäftigte Person oder durch eine interne Organisationseinheit übernommen werden. Ebenso kann ein Dritter mit den Aufgaben betraut werden.
Sofern die Voraussetzungen zur Einrichtung einer internen Meldestelle für ein Unternehmen oder eine Dienststelle besteht, muss gemäß § 15 gewährleistet werden, dass die mit den Aufgaben der Meldestelle betrauten Personen im Rahmen dieser Tätigkeit die notwendige Fachkunde aufweisen und unabhängig arbeiten. Sie dürfen zwar gleichzeitig andere Aufgaben wahrnehmen, allerdings darf dabei kein Interessenkonflikt entstehen.
In § 16 sieht das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) Vorschriften über die Meldekanäle für interne Meldestellen vor. Beschäftigungsgeber und Dienststellen sind dazu verpflichtet, Meldekanäle einzurichten, über die sich Beschäftigte mündlich oder in Textform an die interne Meldestelle wenden können, um Informationen über Verstöße zu melden. Die interne Meldestelle sollte auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten, soweit dadurch die vorrangige Bearbeitung nichtanonymer Meldungen nicht gefährdet wird. Es besteht allerdings keine Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen. Der Meldekanal kann so gestaltet werden, dass er auch natürlichen Personen offensteht, die im Rahmen ihrer Tätigkeit mit dem Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle in Kontakt stehen. Dies bedeutet, dass z.B. auch Lieferanten oder Kunden ermöglicht werden kann, Meldungen abzugeben. Ob diese Option eröffnet wird, liegt im Ermessen des Unternehmens oder der Dienststelle.
In § 17 wird das Verfahren bei internen Meldungen spezifiziert, also was genau zu tun ist, wenn eine Meldung bei einer internen Meldestelle eingeht. Die interne Meldestelle hat den Eingang der Meldung spätestens nach 7 Tagen zu bestätigen und eine Stichhaltigkeitsprüfung der Meldung durchzuführen. Zu ihren Aufgaben gehört außerdem das vertrauliche Zusammenwirken mit dem Hinweisgeber, eine Stichhaltigkeitsprüfung der Meldungen sowie das Ergreifen von Folgemaßnahmen. Die interne Meldestelle ist dafür zuständig, dem Hinweisgeber über die ergriffenen und geplanten Folgemaßnahmen eine Rückmeldung innerhalb einer Frist von 3 Monaten zu geben.
In § 18 wird erläutert, welche Folgemaßnahmen eine interne Meldestelle ergreifen kann, also z.B. interne Untersuchungen durchführen oder das Verfahren abschließen.
Der vorliegende neue Referentenentwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes regelt zwei große Themenfelder:
Es ist verboten, Repressalien gegen hinweisgebende Personen auszuüben. Wer dies doch tut, ist zum Schadensersatz verpflichtet und kann mit einer Geldbuße bis zu einer Mio. Euro belegt werden. Damit dieser Schutzmechanismus greift, muss die Meldung in den sachlichen Anwendungsbereich des Gesetzes fallen und bei einer internen oder externen Meldestelle abgegeben worden sein. Sie darf auch offengelegt worden sein, allerdings erst, nachdem sie an eine externe Meldestelle abgegeben worden ist und diese ihren Aufgaben nicht nachgekommen ist.
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Die Bundesregierung hat am 27.07.2022 einen Entwurf zum Hinweisgeberschutzgesetz beschlossen.
Gegenüber dem vorherigen Entwurf beinhaltet die Neufassung nunmehr die Empfehlung auch eingehende anonyme Meldungen zu bearbeiten. Weiterhin ist es nicht erforderlich, dass das zu implementierende Hinweisgebersystem technisch in der Lage ist, die Abgabe anonymer Meldungen zu ermöglichen.
Im Wortlaut:
„Die interne Meldestelle sollte auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten, soweit dadurch die vorrangige Bearbeitung nichtanonymer Meldungen nicht gefährdet wird. Es besteht allerdings keine Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen.“
Ganz praktisch gesprochen kann aber natürlich jederzeit eine anonyme Meldung eingehen, z.B. durch einen Brief ohne Absender. Da rund 90% der anonymen Meldungen in guter Absicht abgegeben werden, ist den Unternehmen und Dienststellen dringend anzuraten, dass anonyme Meldungen genauso sorgfältig bearbeitet werden, wie nicht-anonyme. Insofern ist die neu aufgenommene Empfehlung sinnvoll.
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Eine leitende Mitarbeiterin weist auf Probleme hin und wird entlassen. Wie stellt sich der Fall dar im Lichte des neuen Hinweisgeberschutzgesetzes?
Desiree Fixler war Nachhaltigkeitschefin der Fondsgesellschaft DWS und wies in dieser Funktion den CEO und das Topmanagement auf potenzielles Greenwashing hin. Daraufhin wurde sie im März 2022 entlassen.
Von Greenwashing in der Fondsbranche spricht man, wenn Finanzprodukte um sie für viele Kunden attraktiver zu machen als „grüner“ und nachhaltiger verkauft werden, als sie es tatsächlich sind. Das wäre dann Kapitalanlagebetrug. Die Fondsgesellschaft hat in ihrem Geschäftsbericht 2020 geschrieben, mehr als die Hälfte der 900 Milliarden Euro an verwalteten Kundenvermögen genügten den ESG-Kriterien (environmental, social, governance; deutsch: Umwelt, Soziales und Unternehmensführung). Intern war laut Fixler allerdings von einem viel geringeren Volumen die Rede.
Ihre Entlassung wurde durch das Unternehmen inhaltlich mit fehlenden Fortschritten bei der ESG-Thematik begründet. Daraufhin wandte sich Frau Fixler an das Wall Street Journal.
Als Konsequenz der Berichterstattung in den Medien gab es Ende Mai 2022 eine Razzia von rund 50 Polizisten, Staatsanwälten und Vertretern der Finanzaufsicht bei der Deutschen Bank und ihrer Fondsgesellschaft DWS. Einen Tag später trat der CEO der DWS, Asoka Wöhrmann, zurück.
Im Geschäftsbericht für das Geschäftsjahr 2021 hat die DWS mittlerweile das Volumen der nach ESG-Kriterien verwalteten Kundenvermögen von sich aus um 75 Prozent reduziert – von 459 auf 115 Milliarden Euro.
Es ist offensichtlich, dass die Kritik der ehemaligen Nachhaltigkeitschefin mehr als berechtigt war. Anlagen in dreistelliger Milliardenhöhe waren zu Unrecht als ESG-kompatibel ausgewiesen worden. Wäre Desiree Fixler also unter die Schutzvoraussetzungen des neuen Hinweisgeberschutzgesetzes gefallen?
Das Gesetz sieht vor, dass eine Meldung über Fehlverhalten an eine interne oder eine externe Meldestelle gerichtet werden muss. Eine Offenlegung über die Presse darf lt. § 32 – von wenigen Ausnahmen abgesehen – nur dann erfolgen, wenn zuvor die Meldung bei einer externen Meldestelle (in diesem Fall wohl die externe Meldestelle der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht) gemacht worden ist und diese in einer bestimmten Frist nicht tätig geworden ist.
Frau Fixler hat sich aber vernünftigerweise zunächst direkt an den CEO gewandt, der für die Thematik fachlich zuständig war. Die Schutzvoraussetzungen des Hinweisgeberschutzgesetzes wären somit formal allerdings nicht erfüllt. Aber auch ohne diesen Schutz wäre eine Klage vor dem Arbeitsgericht gegen ihre Entlassung zweifelsfrei erfolgreich.
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Im heutigen Beitrag stellen wir den Abschnitt 5 des neuen Referentenentwurfs zum Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) vor, in dem es um „Sanktionen“ geht.
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) regelt neben der Organisation und den Aufgaben einer internen und externen Meldestelle auch die Folgen eines nicht gesetzeskonformen Verhaltens. In § 40 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) finden sich die entsprechenden Bußgeldvorschriften.
Wesentlich ist, dass es sich hierbei nicht um die Bußgelder handelt, die Unternehmen wegen Gesetzesverstößen im Zusammenhang mit Korruption, Kartellverstößen und dergleichen drohen. Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) regelt hingegen, wann und in welcher Höhe Bußgelder fällig werden
Der erste Punkt betrifft also die hinweisgebende Person. Sie handelt ordnungswidrig, wenn sie wissentlich eine unrichtige Information offenlegt. Dies kann mit einer Geldbuße bis zu zwanzigtausend Euro geahndet werden. Wer in gutem Glauben handelt und eine Information offenlegt, die sich erst im Nachhinein als unrichtig herausstellt, handelt hingegen nicht ordnungswidrig.
Interessant ist, was nicht im Gesetz erwähnt ist. So gibt es keine Bußgeldvorschrift für eine wissentlich unrichtige Meldung an eine interne oder externe Meldestelle. Die Sanktionierung hierfür ist also Angelegenheit des Unternehmens bzw. der Dienststelle.
Die anderen vier Punkte betreffen das Unternehmen bzw. die Dienststelle.
Ordnungswidrig handelt, wer keine interne Meldestelle einrichtet oder keine interne Meldestelle betreibt. Dies kann mit einer Geldbuße bis zu zwanzigtausend Euro geahndet werden.
Ordnungswidrig handelt weiter, wer die Abgabe einer Meldung behindert oder versucht, die Abgabe einer Meldung zu behindern. Dies kann mit einer Geldbuße bis zu einhunderttausend Euro geahndet werden. Bei Sanktionierung einer juristischen Person oder Personenvereinigung beträgt die maximale Geldbuße für die Behinderung der Abgabe einer Meldung eine Million Euro.
Zudem handelt ordnungswidrig, wer Repressalien aufgrund einer abgegebenen Meldung ausübt oder androht. Wichtig in diesem Kontext ist, dass bereits der Versuch eine Repressalie zu ergreifen beziehungsweise anzudrohen, strafbar ist. Repressalien können beispielsweise in Form einer Kündigung, einer Versetzung oder einer Gehaltskürzung erfolgen. Die Geldbuße für diese Ordnungswidrigkeit kann in diesen Fällen bis zu einhunderttausend Euro betragen. Bei Sanktionierung einer juristischen Person oder Personenvereinigung beträgt die maximale Geldbuße für die Ausübung einer Repressalie eine Million Euro.
Eine Geldbuße wird auch dann verhängt, wenn ein Unternehmen oder eine Dienststelle die Vertraulichkeit nicht wahrt. Die Meldestellen haben lt. § 8 des Hinweisgeberschutzgesetzes die Vertraulichkeit der Identität folgender Personen zu wahren:
Geschieht das nicht, kann das mit einer Geldbuße bis zu einhunderttausend Euro geahndet werden. Bei Sanktionierung einer juristischen Person oder Personenvereinigung beträgt die maximale Geldbuße für die Nicht-Wahrung der Vertraulichkeit eine Million Euro.
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