In diesem Blogbeitrag stellen wir den Abschnitt 2.2 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) vor, in dem es um „Interne Meldungen“ geht.
Der neue Referentenentwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes sieht vor, dass Beschäftigungsgeber und Dienststellen mit mehr als 249 Beschäftigten eine interne Meldestelle einrichten müssen. Ab dem 17. Dezember 2023 sind auch Beschäftigungsgeber mit einer Beschäftigtenzahl zwischen 50 und 249 verpflichtet eine interne Meldestelle einzurichten. Jedoch gibt es auch Ausnahmen. Beispielsweise müssen Wertpapierdienstleistungsunternehmen, Datenbereitstellungsdienste und Börsenträger nach dem Hinweisgeberschutzgesetz eine interne Meldestelle einrichten, auch wenn sie weniger als 249 Beschäftigte haben. In diesen Spezialfällen gilt die Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle also unabhängig von der Beschäftigtenzahl.
Zu den Aufgaben einer Meldestelle gehört zum einen das Betreiben der Meldekanäle, über die die Meldungen abgegeben werden können. Zum anderen prüft die Meldestelle die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldungen. Sie kontrolliert demnach, ob eine Meldung begründet ist, ob also der eingegangene Hinweis hinreichend konkret und plausibel ist.
Nicht zu vergessen ist, dass zu den Aufgaben einer internen Meldestelle auch das Ergreifen von Folgemaßnahmen gehört. Als Folgemaßnahmen können interne Meldestellen insbesondere interne Untersuchungen bei dem Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle durchführen sowie betroffene Personen und Arbeitseinheiten kontaktieren. Eine mögliche Folgemaßnahme kann zudem das Abschließen des Verfahrens aus Mangel an Beweisen sein. Außerdem können die internen Meldestellen das Verfahren an eine zustände Behörde zwecks weiterer Untersuchungen abgeben.
Eine interne Meldestelle hat auch die Aufgabe, dass sie für Beschäftigte klar und leicht zugängliche Informationen über externe Meldeverfahren bereithält. Sie sorgt dafür, dass Beschäftigte auch über die externen Meldestellen, die beim Bund und bei den Ländern eingerichtet werden, informiert sind und über einschlägige Meldeverfahren von Organen, Einrichtungen oder sonstigen Stellen der Europäischen Union.
Die Organisation einer internen Meldestelle spielt eine bedeutende und zentrale Rolle. Wichtig ist, dass die internen Meldestelle sowohl vom Unternehmen selbst als auch von einem externen Dienstleister betrieben werden kann. Wenn das Unternehmen die interne Meldestelle selbst betreibt, dann werden ihre Aufgaben durch eine beim Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle beschäftigte Person oder durch eine interne Organisationseinheit übernommen.
Einem Unternehmen steht jedoch auch die Option offen einen externen Dienstleister mit den Aufgaben der internen Meldestelle zu betrauen. Dies hat mehrere Vorteile: Zum einen befasst sich eine Meldestelle mit sehr sensiblen Themen, für die viel Wissen und Erfahrung erforderlich ist. Hier hat der externe Partner, dessen Hauptaufgabe ja der Umgang mit dieser Thematik ist, deutliche Vorteile. Zum anderen gibt es auch Fälle, in denen sich die hinweisgebende Person eher an einen Dritten wenden möchte als an eine Stelle im Unternehmen. Diese Personen können dann die von einem Dritten betriebene interne Meldestelle ansprechen und müssen sich nicht an die staatlich betriebene externe Meldestelle wenden.
Nicht zuletzt muss das Unternehmen oder die Dienststelle, sobald es die Aufgaben der internen Meldestelle selbst übernimmt, eine qualifizierte Person einsetzten. Diese muss grundsätzlich unabhängig sein, was nicht zwingend bedeutet, dass diese Person sich ausschließlich mit der Thematik der internen Meldestelle befassen muss. Sie darf aber keineswegs einem Interessenkonflikt ausgesetzt sein. Zu beachten ist, dass das Hinweisgeberschutzgesetz eine regelmäßige Schulung hinsichtlich der Aufgaben und Betreuung für die beauftragte Person vorsieht. Bei der Beauftragung eines externen Dienstleisters fällt diese Schulung selbstverständlich weg. Die Kosten, die für die Schulung der beauftragten Person entstehen, stellen auch einen nicht zu vernachlässigten Aspekt dar.
Die Betrauung eines Dritten mit den Aufgaben einer internen Meldestelle entbindet den betrauenden Beschäftigungsgeber jedoch nicht von der Pflicht, selbst geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um einen etwaigen Verstoß abzustellen.
Das Hinweisgeberschutzgesetz verwendet neben dem Begriff „Meldestelle“ auch das Wort „Meldekanal“. Diese Wörter hören sich zunächst sehr ähnlich an. Dahinter vergibt sich jedoch ein großer Unterschied: Grundsätzlich betreibt die interne Meldestelle den Meldekanal. Der Meldekanal beschreibt den technischen Weg, wie eine Meldung einer hinweisgebenden Person abgegeben werden kann. Dabei müssen interne Meldekanäle die Meldung in mündlicher oder in Textform ermöglichen. Zudem muss auf Ersuchen der hinweisgebenden Person eine persönliche Zusammenkunft mit der beauftragten Person der internen Meldestelle ermöglicht werden.
Die beauftragten Personen können den Meldekanal so gestalten, dass dieser auch natürlichen Personen offensteht, die im Rahmen ihrer Tätigkeit mit dem Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle in Kontakt stehen. Das bedeutet konkret, dass auch Lieferanten oder Kunden in diesem Falle die Möglichkeit haben, Meldungen abzugeben. Ob die interne Meldestelle für diesen Personenkreis offensteht, liegt aber weiterhin im Ermessen des Unternehmens oder der Dienststelle.
Es besteht keine Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen.
Besonders hervorzuheben im Kontext der Meldekanäle ist das Thema Vertraulichkeit. Um diese gewährleisten zu können, dürfen nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständigen sowie die sie bei der Erfüllung dieser Aufgabe unterstützenden Personen Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben.
Viele Unternehmen stehen, sobald die erste Meldung eingeht, vor der Frage, wie sie mit dieser Meldung umzugehen haben. Laut Hinweisgeberschutzgesetz muss spätestens nach 7 Tagen eine Eingangsbestätigung gesendet werden. Dies ist natürlich nur möglich, soweit die Meldung nicht anonym abgegeben worden ist. Die interne Meldestelle verfährt weiter, indem sie mit der hinweisgebenden Person Kontakt hält und die eingegangene interne Meldung einer Stichhaltigkeitsprüfung unterzieht. Es wird auch geprüft, ob der Hinweis einen Gesetzes oder Regelverstoß beinhaltet. Soweit erforderlich und möglich versucht die interne Meldestelle bei der hinweisgebenden Person weitere Informationen einzuholen. Anschließend müssen sachgerecht Folgemaßnahmen ergriffen werden. Zuletzt ist die interne Meldestelle dazu verpflichtet der hinweisgebenden Person innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldung zu geben. Die Rückmeldung muss die Folgemaßnahmen und die Gründe für das Ergreifen dieser Folgemaßnahmen beinhalten. Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person darf jedoch nur erfolgen, soweit dadurch Ermittlungen nicht berührt oder Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, nicht beeinträchtigt werden.
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Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
In diesem Blogbeitrag stellen wir den Abschnitt 2.1 des neuen Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) vor, in dem es im Schwerpunkt darum geht, wie Meldung abgegeben werden können, wessen Identität bei der Abgabe einer Meldung geschützt wird und was mit Meldungen geschieht.
Grundsätzlich besteht ein Unterschied zwischen einer internen und einer externen Meldestelle. Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) selbst sieht für den Whistleblower eine Wahlfreiheit vor. Der Whistleblower kann sich demnach aussuchen, ob er sich an eine interne Meldestelle wendet, die in einem Unternehmen oder in einer Dienststelle verankert ist, oder ob er sich an eine externe Meldestelle auf Bundes- oder auf Länderebene richtet. Wenn einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, bleibt es der hinweisgebenden Person unbenommen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden.
Es liegt sicherlich im Interesse eines Unternehmens oder einer Dienststelle, dass sich ein Whistleblower zunächst einmal an die interne Meldestelle wendet, denn eine externe Meldestelle wird in der Regel von einer staatlichen Aufsichtsbehörde geführt. Daher ist es insbesondere für Unternehmen und Dienststellen wichtig, dass die internen Meldekanäle bekannt sind und die Meldungen, die eingehen auch ernst genommen werden.
Hinzu kommt, dass die vom Unternehmen oder von einer Dienststelle betriebene interne Meldestelle in der Regel näher am Thema der Meldung ist, da es oft um betriebliche oder dienstliche Belange geht. Die interne Meldestelle kann somit oftmals schneller Aufklärung betreiben und die erforderlichen Maßnahmen ergreifen.
In diesem Zusammenhang gibt es auch noch eine rechtliche Komponente, die man bedenken sollte. Eine interne Meldestelle wird niemals verpflichtet sein einen Hinweis zu Fehlverhalten an eine staatliche Aufsichtsbehörde weiterzugeben und damit eine Strafverfolgung gegen sich selbst einzuleiten. Dies ist vom Nemo-tenetur-Grundsatz erfasst, was bedeutet, dass ein Unternehmen sich niemals selbst belasten muss. Wenn ein Hinweis allerdings bei einer externen Meldestelle eingeht, wird die staatliche Aufsichtsbehörde möglicherweise ein Ermittlungsverfahren oder eine sonstige Verfolgungsmaßnahmen einleiten. Insofern liegt es besonders im Interesse des Unternehmens, dass Hinweise zunächst an die interne Meldestelle gehen.
Das Unternehmen muss die interne Meldestelle nicht selbst organisieren. Der Referentenentwurf sieht explizit die Möglichkeit vor, dass ein Unternehmen einen externen Dienstleister mit der Organisation einer internen Meldestelle beauftragt.
In § 8 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) finden sich einige Ausführungen zum Thema Vertraulichkeit. Vertraulichkeit stellt im Hinblick auf die Abgabe und den Umgang von Hinweisen ein ganz wichtiges Thema dar, ja sie ist oft die Voraussetzung dafür, dass Hinweise überhaupt abgegeben werden. Im Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) wird die Identität von drei Personenkreisen explizit geschützt: die der hinweisgebenden Personen, die der Personen, die Gegenstand der Meldung sind und die der sonstigen Personen, die in der Meldung genannt sind.
Es gibt jedoch auch Ausnahmen (§9) vom Grundsatz der Vertraulichkeit. Der Schutz des Whistleblowers entfällt selbstverständlich, wenn die Person vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße gemeldet hat. Dabei handelt es sich selbst um einen Compliance-Verstoß. Weiter dürfen Informationen über die Identität der hinweisgebenden Person auf Verlangen von Strafverfolgungsbehörden, aufgrund einer Anordnung in einem Verwaltungsverfahren oder einer gerichtlichen Entscheidung weitergegeben werden. Sobald die Weitergabe der Identität für Folgemaßnahme erforderlich ist, darf diese nur erfolgen, wenn die hinweisgebende Person zuvor in die Weitergabe eingewilligt hat. Im Übrigen muss die Meldestelle die hinweisgebende Person vorab über die Weitergabe informieren, es sei denn, dass hierdurch weitere Ermittlungen gefährdet würden.
Auch im Hinblick auf die Identität der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, macht das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) Ausnahmen des Vertraulichkeitsgebots. Die Identität darf weitergegeben werden, wenn dies im Rahmen interner Untersuchung zur Sachverhaltsaufklärung erforderlich ist. Ebenso darf die Identität auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden und auf Grund einer Anordnung in einem Verwaltungsverfahren oder einer gerichtlichen Entscheidung weitergegeben werden
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) geht an einigen Stellen auch auf das Thema Datenschutz und die Verarbeitung personenbezogener Daten ein. Meldungen beinhalten selbstverständlich oft personenbezogene Daten. Der neue Referentenentwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) regelt, dass Meldestellen zur Erfüllung ihrer Aufgaben personenbezogene Daten verarbeiten dürfen.
In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage, wie eingegangene Meldungen, dokumentiert werden. Die Formerfordernisse hierzu werden vom Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ausdrücklich geregelt. Meldungen müssen in dauerhaft abrufbarer Weise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots dokumentiert werden. Bei telefonischen Meldungen oder bei Meldungen im Rahmen einer Zusammenkunft kann dies durch eine Tonaufzeichnung (nur mit Einwilligung der hinweisgebenden Person) oder durch ein Protokoll erfolgen. Weiter ist der hinweisgebenden Person Gelegenheit zu geben das Protokoll zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und unterschriftlich zu bestätigen. Nach der Protokollerstellung ist die Tonaufzeichnung zu löschen, nach zwei Jahren die gesamte Dokumentation.
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Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
In diesem Blogbeitrag stellen wir den Abschnitt 1 des Hinweisgeberschutzgesetzes vor:
In diesem Abschnitt wird zunächst geregelt, wer vom Gesetz geschützt wird. Es sind
Das Gesetz gilt sowohl für die Meldung als auch die Offenlegung von Informationen.
Dabei wird der Unterschied zwischen einer Meldung und einer Offenlegung wie folgt definiert:
Inhaltlich gilt das Gesetz für
Das Gesetz enthält weiter mehrere wichtige Begriffsbestimmungen.
So wird definiert, was Informationen über Verstöße sind: Das sind begründete Verdachtsmomente oder Wissen über tatsächliche oder mögliche Verstöße sowie über Versuche der Verschleierung solcher Verstöße, die bereits begangen wurden oder sehr wahrscheinlich erfolgen werden.
Weiter wird definiert, was Beschäftigte sind. Es sind
Zum Abschluss des ersten Abschnittes des Hinweisgeberschutzgesetzes erfolgt eine Abgrenzung zu anderen gesetzlichen Regelungen.
Zunächst wird klargestellt, dass es eine Reihe von spezifischen Regelungen über die Mitteilung von Verstößen gibt, die dem HinSchG vorgehen. So sind u.a. folgende spezifische Regelungen erwähnt:
Weiter wird geregelt, dass Sicherheitsinteressen sowie Verschwiegenheits- und Geheimhaltungspflichten Vorrang vor dem Hinweisgeberschutzgesetz haben.
Mit anderen Worten: nicht für alle Meldungen oder Offenlegungen kann Hinweisgeberschutz erwirkt werden. Sicherheitsinteressen, Verschwiegenheitspflichten und Geheimhaltungspflichten haben Vorrang, z.B.:
Daneben gibt es Fälle, bei denen trotz bestehender Verschwiegenheits- oder Geheimhaltungspflichten Hinweisgeberschutz besteht. Dies allerdings nur, sofern die hinweisgebende Person hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass diese Meldung oder diese Offenlegung notwendig ist, um einen Verstoß aufzudecken. Dies betrifft z.B.
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Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Die EU-Whistleblower-Richtlinie ist in Kraft und der neue Referentenentwurf für das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz liegt mittlerweile vor. Das Gesetz schützt – wie der Name schon sagt – Whistleblower. Aber müssen nicht auch die von Whistleblowern beschuldigten Personen geschützt werden?
Benötigen von Whistleblowern beschuldigte Personen Schutz? Diese Frage mag auf den ersten Blick befremdlich erscheinen. Sind es doch die hinweisgebenden Personen selbst, die mitunter aufgrund ihrer Meldung Nachteile zu erleiden haben und somit geschützt werden müssen. Letzteres steht auch völlig außer Frage und das ist ja auch die richtige und wichtige Zielsetzung der EU-Richtlinie- Whistleblowing und des kommenden deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes.
Aber Hinweisgebersysteme können missbraucht werden. In einem vorherigen Blog hatten wir bereits definiert, was man unter Missbrauch versteht.
Der Missbrauch eines Hinweisgebersystems ist die bewusst falsche Meldung eines unterstellten Fehlverhaltens einer im Unternehmen oder der Dienststelle beschäftigten Person.
Nicht als Missbrauch zu werten sind hingegen
Dr. Martin Walter, geschäftsführender Gesellschafter der Hinweisgebersystem24 GmbH, hat als Lehrbeauftragter der TU Dresden eine empirische Untersuchung durchgeführt zum Thema „Missbrauch von Hinweisgebersystemen“. Diese ist 2021 publiziert worden in „Ruhmannseder/ Behr/ Krakow (Hrsg.), Hinweisgebersysteme“. Das Ergebnis der Untersuchung basiert auf den Antworten von 43 Unternehmen und kam zu dem Ergebnis, dass fast 90% aller Hinweise in guter Absicht abgegeben werden.
So erfreulich dieser hohe Prozentsatz ist, es zeigt sich aber auch, dass rund 10% der Hinweise bewusst falsch abgegeben werden.
Wenn auch nur zu einem geringen Prozentsatz: Missbrauch von Hinweisgebersystemen kommt vor! Und es kommt natürlich auch vor, dass Hinweise in guter Absicht abgegeben werden, aber trotzdem inhaltlich falsch sind. Das zeigt, dass es geeigneter Schutzmechanismen für beschuldigte Personen bedarf.
An erster Stelle ist in den Unternehmen und Dienststellen das rechtsstaatliche Prinzip zwingend zu beachten, dass in Hinweisen beschuldigte Personen bis zum Beweis des Gegenteils zwingend als unschuldig gelten müssen. Das gilt bei etwaigen internen Untersuchungen, aber auch für die interne Kommunikation und das interne Reporting zum Fall. Vertraulichkeit ist oberstes Gebot!
Der Schutz beschuldigter Personen kann durch das Unternehmen oder die Dienststelle weiter erhöht werden, wenn intern deutlich kommuniziert wird, dass der Missbrauch des Hinweisgebersystems durch eine bewusste Falschmeldung ein schwerwiegender Complianceverstoß ist, der entsprechend sanktioniert wird.
Aber auch das neue Hinweisgeberschutzgesetz wird zum Schutz missbräuchlich beschuldigter Personen beitragen. Es enthält im neuen Referentenentwurf folgende Regelungen:
Nicht nur Hinweisgeber, auch in Hinweisen beschuldigte Personen müssen geschützt werden, bis zum Beweis des Gegenteils müssen sie als unschuldig gelten. Flankiert wird dies durch Strafandrohung für bewusste Falschmeldungen durch das Unternehmen oder die Dienststelle und den Staat. Personen, die bewusst falsche Hinweise abgeben fallen nicht unter den Schutz des Hinweisgeberschutzgesetzes.
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Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Während Großunternehmen bereits fast ausnahmslos ein Hinweisgebersystem eingerichtet haben, sind mittelständische und kleinere Unternehmen diesbezüglich eher zögerlich. Letzteres wird sich jedoch demnächst ändern (müssen), denn die gültige EU Directive Whistleblowing und das neue Hinweisgeberschutzgesetz, das 2022 in Deutschland in Kraft treten wird, verpflichtet Unternehmen mit mehr als 250 mitarbeitenden Personen, eine interne Meldestelle und somit ein Hinweisgebersystem einzurichten. Ab Ende 2023 gilt diese Verpflichtung dann auch für kleinere Unternehmen ab 50 Mitarbeitern.
Aber was hält viele mittelständische Unternehmen bisher davon ab ein Hinweisgebersystem einzuführen? Es gibt wohl drei wesentliche Gründe:
Betrachten wir die drei Gründe einmal näher:
Zusammengefasst lässt sich sagen, dass Hinweisgebersysteme ein wichtiges und produktives Instrument sind, um Fehlverhalten im Unternehmen frühzeitig aufzudecken und den finanziellen Schaden und den Reputationsschaden zu minimieren. Das gilt sowohl für Großunternehmen als auch für mittelständische Unternehmen. Hinzu kommt, dass im B2B-Bereich viele Großunternehmen von ihren mittelständischen Zulieferern bereits heute ein Compliance-Konzept mit einem funktionierenden Hinweisgebersystem erwarten.
Somit wird deutlich, dass auch für Unternehmen aus dem Mittelstand der Nutzen eines Hinweisgebersystems die Kosten übersteigt, dass ein Hinweisgebersystem also allein aus rein betriebswirtschaftlichen Überlegungen und zur Reputationssicherung Sinn macht. Das kommende Hinweisgeberschutzgesetz wird somit dazu beitragen, einem auch für den Mittelstand sinnvollen Instrument schneller zum Durchbruch in der betrieblichen Praxis zu verhelfen.
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Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Wenn Hinweise auf Fehlverhalten abgegeben werden können, ohne dass die hinweisgebende Person Angst vor Repressalien haben muss, dann zahlt sich das für das Unternehmen oder die Dienststelle aus. Diese Meinung vertritt Geert Vermeulen, Gründer von „The Integrity Coordinator“. Lesen Sie nachfolgend seine Begründung.
Forschungsergebnisse zeigen, dass Organisationen, die mehr Whistleblowing-Meldungen erhalten, finanziell besser abschneiden. Das mag überraschen, denn wenn es viele Meldungen gibt, dann gibt es wahrscheinlich auch viele Probleme, oder?
Aber es zeigt sich, dass die Beziehung zwischen Meldungen und Ergebnissen anders ist, als man auf den ersten Blick vermuten könnte. Wenn viele Meldungen eingehen, bedeutet das oft, dass das Verfahren zur Meldung von Missständen bekannt ist und Vertrauen genießt. Auf diese Weise können viele potenzielle Probleme bereits im Vorfeld gestoppt oder verhindert werden. Die Organisation kann nur dann als erste reagieren, wenn sich die Leute zuerst intern melden. Das ist etwas anderes, als wenn man sich die hinweisgebende Person zuerst an die Behörden wendet, denn dann hat man diese Möglichkeit nicht.
Infolgedessen haben Organisationen mit mehr Berichten oft weniger (hohe) Geldstrafen und Vergleiche, weniger Gerichtsverfahren und somit geringere Rechtskosten. Das Management hat weniger Probleme aus der Vergangenheit zu lösen und kann sich auf die Strategie und die Zukunft konzentrieren.
Dazu gehört nicht nur das Reden, sondern auch das Zuhören: Hören Sie auf die Signale, die aus dem Unternehmen kommen und reagieren Sie fair und konsequent. Dies stärkt das Vertrauen in Ihre Organisation.
Alles zusammen steigert den Ruf und die Reputation Ihres Unternehmens, was Sie in die Lage versetzt, hoch qualifizierte Mitarbeiter anzuziehen, die vielleicht wichtigste Voraussetzung für nachhaltigen Unternehmenserfolg. Und vergessen Sie nicht Ihre Kunden und Lieferanten, auch denen ist Ihr Ruf sehr wichtig.
Ganz allgemein reden wir hier über das Gegenteil einer Angstkultur, in der die Menschen versuchen, Probleme zu verbergen und sich nicht trauen, etwas zu sagen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine sichere, offene Gesprächskultur zu folgenden Ergebnissen führt:
Wer will das alles nicht?
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Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Sollen Hinweise in einem Hinweisgebersystem auch von Externen abgegeben werden können? Was spricht dafür und was spricht dagegen? Antwort hierauf gibt eine empirische Untersuchung.
Ist eine hinweisgebende Person nicht im Unternehmen bzw. der Dienststelle beschäftigt, so spricht man von externer Hinweisabgabe. Zu denken ist hier beispielsweise an einen Lieferanten, der Unregelmäßigkeiten im Einkauf eines Unternehmens bemerkt.
Externen Hinweisgebern wird mitunter unterstellt, dass häufig Falschmeldungen abgegeben werden. So könnten Lieferanten versuchen, sich durch falsche Anschuldigungen gegenüber einem Wettbewerber Vorteile zu verschaffen.
Aber stimmt das eigentlich, dass externe Hinweise öfter falsch sind als interne?
Dr. Martin Walter, geschäftsführender Gesellschafter der Hinweisgebersystem24 GmbH, hat als Lehrbeauftragter der TU Dresden eine empirische Untersuchung durchgeführt zum Thema „Missbrauch von Hinweisgebersystemen“. Diese ist 2021 publiziert worden in „Ruhmannseder/ Behr/ Krakow (Hrsg.), Hinweisgebersysteme“. Das Ergebnis der Untersuchung basiert auf den Antworten von 43 Unternehmen.
Zunächst jedoch wird noch einmal der Begriff „Missbrauch eines Hinweisgebersystems“ definiert.
In vorherigen Blogs hatten wir bereits definiert, was man unter Missbrauch versteht.
Der Missbrauch eines Hinweisgebersystems ist die bewusst falsche Meldung eines unterstellten Fehlverhaltens einer im Unternehmen oder der Dienststelle beschäftigten Person.
Nicht als Missbrauch zu werten sind hingegen
Die empirische Untersuchung kommt zu einem auf den ersten Blick überraschenden Ergebnis:
Wird das Hinweisgebersystem für Externe geöffnet, steigt der Prozentsatz eindeutig nicht missbräuchlich abgegebener Hinweise von 80% auf 85%.
Dieses Ergebnis ist überraschend. Es müssen allerdings zwei Einschränkungen berücksichtigt werden.
Insgesamt erscheint jedoch die Aussage gerechtfertigt, dass eine Öffnung des Hinweisgebersystems für Externe nicht zu einem höheren Prozentsatz falscher Hinweise führt. Unternehmen und Dienststellen sind also gut beraten, ihr Hinweisgebersystem für Externe zu öffnen.
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Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Sollen Whistleblower finanzielle Anreize erhalten? Diese Frage haben wir auch schon in diesem Blog diskutiert. Ende 2021 erhielt ein Hinweisgeber eine Prämie in Höhe von 24 Mio. $. Ist das gerechtfertigt?
Das Manager-Magazin berichtete im November 2021 über einen spektakulären Whistleblowing-Fall:
Der südkoreanische Ingenieur Kim Gwang-ho, der 26 Jahre lang beim Automobilherstellers Hyundai beschäftigt war, hatte die Aufsichtsbehörden bereits im Jahr 2016 darauf hingewiesen, dass der Konzern offenbar zu wenig gegen einen Motorfehler tue, der zu Unfällen führen könnte. Nun zahlt ihm die US-amerikanische Verkehrssicherheitsbehörde NHTSA (National Highway Traffic Safety Administration) mehr als 24 Millionen Dollar. Das ist die höchste Whistleblower-Prämie, die jemals in der Autoindustrie gezahlt wurde. Für die Behörde war es gleichwohl kein Verlustgeschäft: Hyundai musste eine Strafzahlung über mehr als 200 Mio. € leisten, da das Unternehmen es versäumt hatte, insgesamt mehr als 1,6 Millionen Fahrzeuge rechtzeitig zurückzurufen.
Der Ingenieur selbst hält den Betrag nicht für zu hoch. Er habe seitdem viel erlitten, seine Stelle aufgegeben sowie den Kontakt zu langjährigen Kollegen abgebrochen.
Mit dem Geld will er nun eine Stiftung zur Förderung einer verantwortungsvollen Firmenkultur gründen und mit einem YouTube-Kanal künftig Menschen beibringen, wie sie Fehlverhalten aufdecken können.
Dass eine hinweisgebende Person aus einer Meldung von Fehlverhalten keine Nachteile erleiden darf, ist unumstritten. Diskussionswürdig bleibt jedoch, wie hoch die aus einer Meldung resultierenden finanziellen Vorteile sein dürfen. Die in diesem Fall gezahlte Prämie in Höhe von 24 Mio. $ ist höher, als es das gesamte kumulierte Einkommen des Ingenieurs in seinem Berufsleben gewesen wäre.
Für die Behörden ergeben sich aus diesem Vorgehen zwei Vorteile. Erstens resultiert aus dem Aufdecken des Fehlverhaltens ein hoher Gewinn, da die Strafzahlungen des Unternehmens die Whistleblower-Prämie deutlich übersteigen. Zweitens steigt die Wahrscheinlichkeit, dass in Anbetracht der hohen Prämie künftig vermehrt Fehlverhalten von Unternehmen gemeldet wird.
Aber es resultieren auch Nachteile aus diesem Vorgehen. So tut sich z.B. eine Kluft auf zwischen „Corporate Misconduct“ und Fraud. Für Hinweise auf Fälle, bei denen das Unternehmen oder die Dienststelle Täter sind, gibt es Prämien. Bei Fällen, bei denen das Unternehmen oder die Dienststelle Opfer sind, z.B. Fraud von mitarbeitenden Personen, wir es keine staatlichen Prämien geben. Prämien vom Unternehmen bzw. der Dienststelle könnten dieses Ungleichgewicht ausgleichen.
Insgesamt würde hierdurch jedoch der Eindruck entstehen, dass Whistleblowing ein Geschäft ist. Dies kann zu einer vorschnellen und weniger sorgfältigen Abgabe von Hinweisen führen. Das Risiko von Falschmeldungen dürfte somit steigen.
Extrem hohe Prämien für Whistleblower fördern einerseits die Bereitschaft zur Meldung von Fehlverhalten des Unternehmens oder der Dienststelle. Ein nachfolgender Arbeitsplatzverlust oder andere potenzielle schwerwiegende Nachteile werden sozusagen „eingepreist“. Andererseits übersteigen derart extreme Prämien das Lebenseinkommen vieler im Unternehmen oder der Dienststelle beschäftigter Personen. In deren Augen wird das Hinweisgebersystem zu einem Instrument, mit dessen Hilfe man schnell reich werden kann. Der Anteil falscher Meldungen wird steigen.
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Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Sollen Hinweise in einem Hinweisgebersystem auch anonym abgegeben werden können? Wohl kaum eine andere Frage wird im Zusammenhang mit Hinweisgebersystemen intensiver diskutiert. Aber was sind die Befürchtungen im Hinblick auf eine anonyme Hinweisabgabe und bestätigen sich diese Befürchtungen in der Praxis? Antwort hierauf gibt eine empirische Untersuchung.
Nennt eine hinweisgebende Person bei der Hinweisabgabe nicht ihren Namen, so spricht man von anonymer Hinweisabgabe. Hauptgrund für eine anonyme Hinweisabgabe ist der Wunsch der hinweisgebenden Person sich nachfolgend „keinen Ärger einzuhandeln“, denn in vielen Fällen beinhaltet ein Hinweis auf Fehlverhalten ja konkrete Anschuldigungen gegen eine andere Mitarbeiterin oder einen anderen Mitarbeiter des Unternehmens oder der Dienststelle. Und leider kommt es ja mitunter vor, dass Whistleblower nach der Hinweisabgabe Nachteile erleiden müssen.
Andererseits wird anonymen Hinweisgebern mitunter unterstellt, dass häufig Falschmeldungen abgegeben werden. Denn wenn Wahres ausgesprochen wird, so die Unterstellung, kann man das ja ohne Furcht vor Repressalien offen unter Nennung des eigenen Namens tun.
Aber stimmt das eigentlich, dass anonyme Hinweise öfter falsch sind als offene?
Dr. Martin Walter, geschäftsführender Gesellschafter der Hinweisgebersystem24 GmbH, hat als Lehrbeauftragter der TU Dresden eine empirische Untersuchung durchgeführt zum Thema „Missbrauch von Hinweisgebersystemen“. Diese ist 2021 publiziert worden in „Ruhmannseder/ Behr/ Krakow (Hrsg.), Hinweisgebersysteme“. Das Ergebnis der Untersuchung basiert auf den Antworten von 43 Unternehmen.
Zunächst jedoch wird noch einmal der Begriff „Missbrauch eines Hinweisgebersystems“ definiert.
In vorherigen Blogs hatten wir bereits definiert, was man unter Missbrauch versteht.
Der Missbrauch eines Hinweisgebersystems ist die bewusst falsche Meldung eines unterstellten Fehlverhaltens einer im Unternehmen oder der Dienststelle beschäftigten Person.
Nicht als Missbrauch zu werten sind hingegen
Die empirische Untersuchung kommt zu einem auf den ersten Blick überraschenden Ergebnis:
Sowohl bei anonymer als auch bei nicht-anonymer Hinweisabgabe liegt der Prozentsatz eindeutig nicht missbräuchlich abgegebener Hinweise identisch bei 84%.
Das oft vorhandene intuitive Gefühl, dass bei anonymen Hinweisen häufiger Missbrauch vorliegt, hat die empirische Untersuchung somit nicht bestätigt. Natürlich ist eine offene Hinweisabgabe aus unternehmenskultureller und ermittlungstechnischer Hinsicht wünschenswert, aber Unternehmen und Dienststellen sind in Anbetracht dieses Ergebnisses gut beraten, erstens auch anonyme Meldungen zuzulassen und diese zweitens genauso sorgfältig zu untersuchen und auszuwerten wie offene Hinweise.
Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Bis zum 17.12.2021 hätte Deutschland ein Hinweisgeberschutzgesetz schaffen müssen durch das Hinweisgeber besser geschützt werden. Diese Frist ist verstrichen und inzwischen hat die EU-Kommission ein förmliches Vertragsverletzungsverfahren eingeleitet.
Der neue Bundesjustizminister Marco Buschmann (FDP) hat bislang noch keinen Gesetzentwurf vorgelegt. Der Entwurf werde „so schnell wie möglich“ kommen, teilte das Ministerium dem Handelsblatt auf Anfrage mit.
Lesen Sie zum Thema auch die Stellungnahme von Transparency International Deutschland:
Detail | Transparency International Deutschland e.V.
Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
