Ohne ein Hinweisgebersystem kann compliance-relevantes Fehlverhalten von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen zu großen finanziellen Schäden für Unternehmen und Dienststellen führen. Auch die negativen Auswirkungen auf die Reputation der Organisation können immens sein. Daher ist es wichtig, von potenziellem Fehlverhalten möglichst frühzeitig zu erfahren und dieses abzustellen. Ein Hinweisgebersystem bietet die Möglichkeit, potenzielle Regelverstöße zu melden.
Die nachfolgende Abbildung zeigt das Grundprinzip eines Hinweisgebersystems. (Best Practice Principles von Transparency International zur Ausgestaltung eines Hinweisgebersystems finden Sie hier.)
Hinweisgebende Person und Hinweisgebersystem
Hinweise werden in einem Hinweisgebersystem in erster Linie von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern abgeben. Sie sind es ja, die in die Abläufe und Prozesse der Organisation im Tagesgeschäft involviert sind und daher direkt auf potenzielles Fehlverhalten aufmerksam werden können. Darüber hinaus arbeiten aber auch Kunden und Lieferanten eng mit dem Unternehmen oder der Dienststelle zusammen. Auch sie können auf Fehlverhalten aufmerksam werden. Es empfiehlt sich daher auch ihnen die Hinweisabgabe durch ein Hinweisgebersystem zu ermöglichen. Das gilt ebenso für sonstige Personen. Wichtig ist eine gute interne Kommunikation der Möglichkeit zur Hinweisabgabe. Wenn die Existenz des Hinweisgebersystems im Unternehmen oder der Dienststelle nicht hinreichend bekannt ist, werden keine Meldungen eingehen.
Meldekanal
Beabsichtigt jemand einen Hinweis auf Fehlverhalten abzugeben, muss er bzw. sie sich überlegen, auf welche Art und Weise der Hinweis übermittelt werden soll. In der Praxis stehen hierfür unterschiedliche Meldekanäle bereit. Eine mündliche, also persönliche Meldung, der Postweg, das Telefon sowie in zunehmendem Maße die digitale Option. Letztere ist ein von der Organisation im Intranet oder Internet eingerichteter Meldekanal. Meldungen sollten auch anonym abgegeben werden können, da die Hemmschwelle hierfür deutlich niedriger ist. Es besteht allerdings laut Hinweisgeberschutzgesetz keine Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen.
Interne Meldestelle
Das Unternehmen oder die Dienststelle muss festlegen, wer der Empfänger der eingehenden Hinweise ist. Im neuen Hinweisgeberschutzgesetz ist hierfür eine sogenannte interne Meldestelle vorgesehen. Diese kann von der Organisation mit eigenem Personal selbst betrieben werden oder an einen professionellen und erfahrenen Dienstleister als Ombudsperson ausgelagert werden. Alternativ kann die hinweisgebende Person die Meldung auch an eine staatliche externe Meldestelle geben oder unter im Hinweisgeberschutzgesetz klar definierten Voraussetzungen offengelegt, das heißt z.B. an die Presse gegeben werden. Die meisten Organisationen werden Wert darauf legen, dass die Hinweise bei der internen Meldestelle und nicht bei der externen Meldestelle eingehen oder gar offengelegt werden.
Hinweisbearbeitung in einem Hinweisgebersystem
Jede Meldung muss auf Plausibilität und Stichhaltigkeit geprüft werden. Dabei erfolgen die erforderlichen Untersuchungen unter Einhaltung höchster Vertraulichkeit. Alle Informationen müssen im Rahmen eines fairen und schnellen Prozesses bearbeitet werden. Für Betroffene muss die Unschuldsvermutung gelten, bis der Verstoß nachgewiesen ist, denn es kommt in der Praxis – wenn auch selten – vor, dass wissentlich oder versehentlich ein falscher Hinweis abgegeben wird. Es ist abschließend von größter Bedeutung, dass aus den Untersuchungsergebnissen Folgemaßnahmen abgeleitet und implementiert werden, die verhindern, dass ein gleich oder ähnlich gelagertes Fehlverhalten in der Organisation künftig wieder vorkommen kann.
Individuelles Angebot
Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht die Einrichtung einer internen Meldestelle vor. Werden Sie allen gesetzlichen Anforderungen gerecht und fordern Sie ein auf Ihr Unternehmen angepasstes individuelles Angebot an.
