Fragen & Antworten zu Meldestellen und Hinweisgebersystem

In diesem Bereich möchten wir Ihnen gerne Antworten auf häufig gestellte Fragen zu den Themen Einrichtung einer interne Meldestelle, Hinweisgebersystem und Whistleblowing geben.

Ein Whistleblower (im Deutschen häufig „Hinweisgeber“ genannt) ist im wörtlichen Sinne jemand, der in eine (Triller-)Pfeife bläst („to blow the whistle“), um möglichst frühzeitig über ungesetzliches oder unethisches Verhalten eines Unternehmens oder einer Organisation aufmerksam zu machen. Redliche Whistleblower verfolgen dabei in der Regel das Ziel, Schäden oder anderweitige negative Konsequenzen vom Unternehmen, seinen Beschäftigten oder der Allgemeinheit abzuwenden. Dabei sind sie häufig bereit, im gesellschaftlichen Interesse auch persönliche Nachteile in Kauf zu nehmen.
Als Whistleblower kommen neben Mitarbeitern und Beschäftigten auch Kunden und Geschäftspartner des betroffenen Unternehmens in Betracht. 

Die in der Öffentlichkeit bekanntesten Whistleblower dürften Chelsea Manning, Edward Snowden und Julian Assange sein. Aber auch der „Abgasskandal“ der Volkswagen AG und dessen Aufarbeitung wurde maßgeblich durch Whistleblower initiiert. 

In vielen Mitgliedsstaaten der Europäischen Union, u.a. in Deutschland, gab es bislang kein gesetzlich geregeltes Verfahren/ Verpflichtung zur Bereitstellung eines Hinweisgebersystems. Auch der Schutz von Whistleblowern/ Hinweisgebern vor Repressalien war bislang nicht gesetzlich gewährleistet.
Dies hatte zur Folge, dass die Hemmschwelle für Hinweisgeber häufig (zu) hoch lag und es nicht selten großen Mutes und Zivilcourage bedurfte, auch unter Inkaufnahme persönlicher Nachteile auf Missstände aufmerksam zu machen.
Ziel der neuen gesetzlichen Regelung ist es daher, Benachteiligungen für Hinweisgeber auszuschließen und Hinweisgebern die erforderliche Rechtssicherheit zu geben.
Gegen Hinweisgeber (die nach bestem Wissen und Gewissen eine Meldung abgeben) gerichtete Repressalien sind daher nun auch gesetzlich verboten.
Das gilt bereits für die Androhung und den Versuch, Repressalien auszuüben. Dabei gilt eine Beweislastumkehr. Das heißt zum Beispiel, dass Arbeitgeber nachweisen müssen, dass eine Kündigung nichts mit der Aufdeckung von Missständen zu tun hat. Die neuen Regeln gelten nicht nur für Angestellte, sondern auch für Beamte.

Jedes Unternehmen/ jede Organisation mit mehr als 50 Beschäftigten und/ oder mehr als 10 Mio. € Jahresumsatz muss neben einer staatlichen/ behördlich eingerichteten (externen) Meldestelle auch eine interne Meldestelle einrichten. Dabei kann auch eine externe Person (Ombudsmann) oder Unternehmung als interne Meldestelle beauftragt werden. 

Für Unternehmen mit mehr als 249 Mitarbeitern gilt diese Verpflichtung ab dem 17. Dezember 2021, für andere Unternehmen zwei Jahre später.

Nein, es besteht kein Rangverhältnis. Interne Meldestelle und externe Meldestelle stehen gleichrangig nebeneinander, wobei es der hinweisgebenden Person obliegt, welche der beiden Meldestellen sie adressiert.
Zur Einrichtung interner Meldestellen verpflichtete Unternehmen sollen aber Anreize dafür schaffen, dass sich hinweisgebende Personen vor einer Meldung an eine externe Meldestelle zunächst an die jeweilige interne Meldestelle wenden. Die Möglichkeit einer externen Meldung darf hierdurch nicht beschränkt oder erschwert werden.

Ja, auch eine externe Person (Ombudsmann) oder Unternehmung kann als interne Meldestelle beauftragt werden. 

Der Ombudsmann ist eine unparteiische Schiedsperson, die bei Streitfällen und Problemen mit Bezug zum Unternehmen schlichten kann. Dabei handelt es sich um eine von Unternehmen oder Organisationen eingesetzte externe Person, welche die Streitschlichtung übernimmt.
Ein vom Unternehmen benannter Ombudsmann nimmt auch direkt an ihn oder über ein Hinweisgebersystem adressierte Compliance Hinweise zu Fehlverhalten/ Gesetzesverstößen im Unternehmen entgegen. Der Ombudsmann nimmt in diesem Fall die Aufgabe der internen Meldestelle wahr und ist auch für die Prüfung der Stichhaltigkeit eingehender Hinweise verantwortlich.

Mit der Prüfung der „Stichhaltigkeit“ eingehender Hinweise ist eine Plausibilitätsprüfung gemeint. Das heißt, die interne Meldestelle prüft, ob der Sachverhalt (so wie vom Hinweisgeber vorgetragen) einen Gesetzesverstoß beinhaltet. Wird dies bejaht und liegen keine objektiven Gründe vor, die an der Glaubhaftigkeit der vorgetragenen Fakten oder der Glaubwürdigkeit des Hinweisgebers Zweifel erlauben, ist dem Hinweis nachzugehen bzw. der gemeldete Sachverhalt aufzuklären.

Grundsätzlich ist die Benennung eines z.B. externen Rechtsanwaltes als Ombudsmann des Unternehmens ausreichend, um – neben erforderlicher Kommunikation und Dokumentation – den Nachweis der Einrichtung einer internen Meldestelle für Hinweise zu Compliance relevantem Fehlverhalten des Unternehmens zu erbringen.
Es empfiehlt sich allerdings, neben der Ombudsmann-Funktion auch ein elektronisches Hinweisgebersystem als Meldekanal einzurichten, über das Hinweisgeber den Ombudsmann erreichen können. 

Der „Meldekanal“ beschreibt nur die (technischen) Möglichkeiten der Abgabe von Hinweisen (persönlich, telefonisch, postalisch, per Mail oder über ein Hinweisgebersystem) an eine interne oder externe Meldestelle. Mit der Einrichtung der internen und externen „Meldestelle“ wird der darüberhinausgehende Prozess und die Verantwortung zur Bearbeitung eingehender Hinweise beschrieben.

Nein, ein anonymes Hinweisgebersystem ist nicht erforderlich. Erforderlich ist die Einrichtung einer internen Meldestelle, die die vertrauliche Behandlung/ Bearbeitung eingehender Hinweise gewährleistet. Mit der Wahrnehmung der Funktion der internen Meldestelle kann auch eine externe Person (Ombudsmann) oder Unternehmung beauftragt werden.

Das Hinweisgebersystem HGS24 mit rechtsanwaltlichem Ombudsmann erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben (und ermöglicht bei Bedarf darüber hinaus die anonyme Abgabe von Hinweisen). Aufgrund der berufsrechtlichen Pflichten für zugelassene Rechtsanwälte ist dabei auch die Unabhängigkeit und Einhaltung der Vertraulichkeit stets gewährleistet.

Durch die Beauftragung des HGS24 Hinweisgebersystems mit rechtsanwaltlichem Ombudsmann als interne Meldestelle (HGS24 full service und HGS24 plus) wird bereits aufgrund der berufsrechtlichen Pflichten für zugelassene Rechtsanwälte den gesetzlichen Vorgaben zur Unabhängigkeit und Vertraulichkeit/ Verschwiegenheit genüge getan. Im Übrigen wird die Verpflichtung des rechtsanwaltlichen Ombudsmanns zur vertraulichen Behandlung eingehender Hinweise auch vertraglich mit dem beauftragenden Unternehmen vereinbart.

Nein, es besteht weder das Recht noch die Verpflichtung der internen Meldestelle eine staatliche Behörde über wie auch immer geartetes Fehlverhalten im Unternehmen zu informieren. Eine solche Anzeige bleibt der Unternehmensleitung vorbehalten und erfolgt stets freiwillig. Dies folgt aus dem rechtsstaatlichen „nemo-tenetur-Grundsatz“, nach dem niemand in einem Rechtsstaat verpflichtet ist, sich selbst anzuzeigen.

Je nachdem, für welche Option sich ein Hinweisgeber entscheidet, können Hinweise der internen Meldestelle über das elektronische Hinweisgebersystem HGS24 und/ oder beim vom Unternehmen benannten Ombudsmann persönlich, postalisch, telefonisch oder per Mail adressiert werden.

Nach den gesetzlichen Vorgaben ist die interne Meldestelle dazu verpflichtet, alle Hinweise zu Fehlverhalten bzw. Verstößen gegen EU-Recht und nationale gesetzliche Vorgaben entgegenzunehmen. Welche Arten von Verstößen der internen Meldestelle darüber hinaus gemeldet werden können, kann individuell vertraglich vereinbart werden. Unter Compliance-Gesichtspunkten empfiehlt es sich, durch die interne Meldestelle auch Hinweise zu Verstößen gegen unternehmensinterne Richtlinien, Verfahrensanweisungen und allgemeine Verhaltensgrundsätze (z.B. Verhaltenskodex, Code of Conduct) entgegenzunehmen und zu bearbeiten.

Die Verpflichtung zur Einrichtung einer internen Meldestelle betrifft nur Meldungen über Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften. Es empfiehlt sich aber in der unternehmensinternen Kommunikation der internen Meldestelle gegenüber Beschäftigten darauf hinzuweisen, dass auch Verstöße gegen unternehmensinterne Richtlinien, Verfahrensanweisungen oder den Verhaltenskodex/ Code of Conduct des Unternehmens gemeldet werden können.

Die Verpflichtung zur Einrichtung einer internen Meldestelle betrifft nur Meldungen über Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften.
Es empfiehlt sich aber in der unternehmensinternen Kommunikation der internen Meldestelle gegenüber Beschäftigten darauf hinzuweisen, dass auch Verstöße gegen unternehmensinterne Richtlinien, Verfahrensanweisungen oder den Verhaltenskodex/ Code of Conduct des Unternehmens gemeldet werden können. 

Gegen Hinweisgeber – die nach bestem Wissen und Gewissen eine Meldung abgeben – gerichtete Repressalien sind gesetzlich verboten. Das gilt bereits für die Androhung und den Versuch, Repressalien auszuüben. Dabei gilt eine Beweislastumkehr. Das heißt zum Beispiel, dass Arbeitgeber nachweisen müssen, dass eine Kündigung nichts mit der Aufdeckung von Missständen zu tun hat. Die neuen Regeln gelten nicht nur für Angestellte, sondern auch für Beamte.

Nein, eine hinweisgebende Person kann nicht für die Beschaffung von oder den Zugriff auf Informationen, die sie gemeldet oder offengelegt hat, rechtlich verantwortlich gemacht werden, sofern die Beschaffung nicht als solche oder der Zugriff nicht als solcher eine Straftat darstellt.

Eine hinweisgebende Person verletzt auch keine Offenlegungsbeschränkungen und kann nicht für die bei einer Meldung oder Offenlegung erfolgte Weitergabe von Informationen rechtlich verantwortlich gemacht werden, sofern sie hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass die Weitergabe der Informationen erforderlich war, um einen Verstoß aufzudecken.

Die Erfahrung zeigt, dass viele Unternehmen, die ein Hinweisgebersystem bzw. interne Meldestelle einrichten und sich im Vorfeld keine Gedanken dazu machen, wie mit eingehenden Hinweisen zu verfahren ist, Probleme bekommen.

Bei Hinweiseingängen kommen dann nicht selten Unsicherheit und Hektik auf, was sich durch einen im Vorfeld vereinbarten, strukturierten Case-Management-Prozess vermeiden ließe. Dabei ist auch zu bedenken, dass durch einen strukturierten Case-Management-Prozess nicht nur eine objektive Sachverhaltsaufklärung sichergestellt werden soll, sondern auch Betroffene vor einer Vorverurteilung zu schützen sind.
Klare Vorgaben sowie die Einhaltung eines strikten „need-to-know“ Prinzips sind hier unabdingbar.

Ein Hinweisgebersystem bzw. die Einrichtung einer internen Meldestelle ist fester und nicht wegzudenkender Bestandteil eines jeden Compliance-Management-Systems (CMS). Dies gilt insbesondere dann, wenn es sich um ein CMS nach den Standards IDW-PS 980 bzw. ISO 19600, ISO 37001, ISO 37301 handelt.