Compliance-relevantes Fehlverhalten von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen kann ohne ein Hinweisgebersystem zu großen finanziellen Schäden für Unternehmen und Dienststellen führen. Auch die negativen Auswirkungen auf die Reputation der Organisation können immens sein. Daher ist es wichtig, von potenziellem Fehlverhalten möglichst frühzeitig zu erfahren und dieses abzustellen. Ein Hinweisgebersystem bietet die Möglichkeit, potenzielle Regelverstöße zu melden.
Die nachfolgende Abbildung zeigt das Grundprinzip eines Hinweisgebersystems. (Best Practice Principles von Transparency International zur Ausgestaltung eines Hinweisgebersystems finden Sie hier.)
Hinweisgebende Person und Hinweisgebersystem
Hinweise werden in einem Hinweisgebersystem in erster Linie von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern abgeben. Sie sind es ja, die in die Abläufe und Prozesse der Organisation im Tagesgeschäft involviert sind und daher direkt auf potenzielles Fehlverhalten aufmerksam werden können. Darüber hinaus arbeiten aber auch Kunden und Lieferanten eng mit dem Unternehmen oder der Dienststelle zusammen. Auch sie können auf Fehlverhalten aufmerksam werden. Es empfiehlt sich daher auch ihnen die Hinweisabgabe durch ein Hinweisgebersystem zu ermöglichen. Das gilt ebenso für sonstige Personen.
Meldekanal
Beabsichtigt jemand einen Hinweis auf Fehlverhalten abzugeben, muss er bzw. sie sich überlegen, auf welche Art und Weise der Hinweis übermittelt werden soll. In der Praxis stehen hierfür unterschiedliche Meldekanäle bereit. Eine mündliche, also persönliche Meldung, der Postweg, das Telefon sowie in zunehmendem Maße die digitale Option. Letztere ist ein von der Organisation im Intranet oder Internet eingerichteter Meldekanal. Meldungen sollten auch anonym abgegeben werden können.
Meldestelle
Das Unternehmen oder die Dienststelle muss festlegen, wer der Empfänger der eingehenden Hinweise ist. Im neuen Hinweisgeberschutzgesetz ist hierfür eine sogenannte interne Meldestelle vorgesehen. Diese kann von der Organisation selbst betrieben werden oder an einen professionellen und erfahrenen Dienstleister als Ombudsperson ausgelagert werden. Alternativ kann die hinweisgebende Person die Meldung auch an eine staatliche externe Meldestelle geben. Die meisten Organisationen werden Wert darauf legen, dass die Hinweise bei der internen Meldestelle und nicht bei der externen Meldestelle eingehen. Die interne Meldestelle hat auch anonym eingehende Meldungen zu bearbeiten. Dafür sind spätestens ab 2025 Meldekanäle vorzuhalten, welche die anonyme Kontaktaufnahme und die für die hinweisgebende Person anonyme Kommunikation zwischen hinweisgebender Person und interner Meldestelle ermöglichen. Dies kann erfolgen durch eine Ombudsperson oder ein spezialisiertes digitales Hinweisgebersystem.
Hinweisbearbeitung in einem Hinweisgebersystem
Jede Meldung muss auf Plausibilität und Stichhaltigkeit geprüft werden. Dabei erfolgen die erforderlichen Untersuchungen unter Einhaltung höchster Vertraulichkeit. Alle Informationen müssen im Rahmen eines fairen und schnellen Prozesses bearbeitet werden. Für Betroffene muss die Unschuldsvermutung gelten, bis der Verstoß nachgewiesen ist. Es ist abschließend von größter Bedeutung, dass aus den Untersuchungsergebnissen Maßnahmen abgeleitet und implementiert werden, die verhindern, dass ein gleich oder ähnlich gelagertes Fehlverhalten im Unternehmen künftig wieder vorkommen kann.
