Nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), das am 16.12.2022 im Bundestag verabschiedet worden ist, müssen Beschäftigungsgeber mit mehr als 249 Beschäftigten mit Inkrafttreten des Gesetzes eine interne Meldestelle einrichten. Im Rahmen einer Übergangsregelung müssen Unternehmen und Dienststellen mit 50 bis 249 Beschäftigten die interne Meldestelle erst zum 17.12.2023 einrichten. Organisationen mit weniger als 50 Beschäftigten haben keine Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle. Die interne Meldestelle kann auch an einen externen Dienstleister ausgelagert werden. Welche Vor- und Nachteile hat eine Auslagerung?
Inhaltsverzeichnis
Befassen wir uns zunächst mit den Aufgaben einer internen Meldestelle. Hierzu gehört zum einen das Betreiben der Meldekanäle, über die die Meldungen abgegeben werden können.
Zum anderen prüft die Meldestelle die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldungen. Sie kontrolliert demnach, ob eine Meldung begründet ist, ob also der eingegangene Hinweis hinreichend konkret und plausibel ist.
Ebenso bestätigt sie der hinweisgebenden Person nach spätestens sieben Tagen den Eingang der Meldung und ersucht diese erforderlichenfalls um weitere Informationen.
Nicht zu vergessen ist, dass zu den Aufgaben einer internen Meldestelle auch das Ergreifen von Folgemaßnahmen gehört. Als Folgemaßnahmen können interne Meldestellen insbesondere interne Untersuchungen bei dem Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle durchführen sowie betroffene Personen und Arbeitseinheiten kontaktieren. Eine mögliche Folgemaßnahme kann zudem das Abschließen des Verfahrens aus Mangel an Beweisen sein. Außerdem können die internen Meldestellen das Verfahren an eine zustände Behörde zwecks weiterer Untersuchungen abgeben.
Eine interne Meldestelle hat auch die Aufgabe, dass sie für Beschäftigte klar und leicht zugängliche Informationen über externe Meldeverfahren bereithält. Sie sorgt dafür, dass Beschäftigte auch über die externen Meldestellen, die beim Bund und bei den Ländern eingerichtet werden, informiert sind.
Auch wurde durch den Bundestag beschlossen, dass sich die Meldestellen mit anonymen Meldungen beschäftigen müssen. Dafür sollen die Meldestellen entsprechende Vorkehrungen treffen, um auch eine anonyme Kommunikation zwischen Hinweisgebenden und Meldestellen zu ermöglichen.
Dafür sind ab dem Januar 2025 Meldekanäle vorzuhalten, welche die anonyme Kontaktaufnahme und die für die hinweisgebende Person anonyme Kommunikation zwischen hinweisgebender Person und interner Meldestelle ermöglichen. Dies kann etwa durch technische Vorrichtungen oder die Einschaltung einer Ombudsperson gewährleistet werden.
Laut §14 Hinweisgeberschutzgesetz kann die internen Meldestelle sowohl vom Unternehmen selbst als auch von einem externen Dienstleister betrieben werden kann. Wenn das Unternehmen die interne Meldestelle selbst betreibt, dann werden ihre Aufgaben durch eine beim Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle beschäftigte Person oder durch eine interne Organisationseinheit übernommen.
Einem Unternehmen steht jedoch auch die Option offen einen externen Dienstleister mit den Aufgaben der internen Meldestelle zu betrauen. Dies hat mehrere Vorteile:
Zum einen befasst sich eine Meldestelle mit sehr sensiblen Themen, für die z.B. bei der Stichhaltigkeitsprüfung und beim Ergreifen von Folgemaßnahmen viel Fachwissen und Erfahrung erforderlich ist. Hier hat der externe Partner, dessen Hauptaufgabe ja der Umgang mit dieser Thematik ist, deutliche Vorteile.
Zum anderen gibt es auch Fälle, in denen sich die hinweisgebende Person eher an einen Dritten wenden möchte als an eine Stelle im Unternehmen. Diese Personen können dann die von einem Dritten betriebene interne Meldestelle ansprechen und müssen sich nicht an eine staatlich betriebene externe Meldestelle oder gar die Öffentlichkeit wenden.
Nicht zuletzt muss das Unternehmen oder die Dienststelle, sobald es die Aufgaben der internen Meldestelle selbst übernimmt, laut §15 Hinweisgeberschutzgesetz eine qualifizierte Person einsetzten. Diese muss grundsätzlich unabhängig sein, was nicht zwingend bedeutet, dass diese Person sich ausschließlich mit der Thematik der internen Meldestelle befassen muss. Sie darf aber keineswegs einem Interessenkonflikt ausgesetzt sein. Zu beachten ist, dass das Qualifikationserfordernis eine regelmäßige Schulung hinsichtlich der Aufgaben und Betreuung für die beauftragte Person erfordert. Bei der Beauftragung eines externen Dienstleisters fällt diese Schulung selbstverständlich weg. Die Kosten, die für die Schulung der beauftragten Person entstehen, stellen auch einen nicht zu vernachlässigten Aspekt dar.
Die allermeisten Unternehmen kaufen den technischen Meldekanal bei einem spezialisierten Dienstleister zu. Der größere Kostenblock ist in der Regel aber das Personal, das sich mit den über den Meldekanal eingehenden Meldungen befasst. Wäre das Unternehmen gezwungen zum Betrieb der internen Meldestelle eine neue Person einzustellen, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass eine Fremdvergabe auch für die Meldungsbearbeitung kostengünstiger ist.
Falls jedoch ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin im Unternehmen beschäftigt ist, der bzw. die noch freie Kapazitäten hat, die Aufgaben der internen Meldestelle mitzuerledigen und auch die erforderlichen Kompetenzen hierzu hat, kann unter Kostenaspekten ein Eigenbetrieb sinnvoll sein. Berücksichtigt werden müssen aber, wie bereits erwähnt, die Schulungskosten.
Zu beachten ist auch, dass durch die Pflicht zur Ermöglichung einer anonymen Kommunikation mit der hinweisgebenden Person ab 2025 in jedem Fall eine geeignete technische Lösung vorzuhalten ist oder eine Auslagerung an eine Ombudsperson erforderlich ist.
Auf der Leistungserbringungsseite spricht die notwendige Erfahrung und Spezialisierung eher für eine Auslagerung des Betriebs der internen Meldestelle.
Kostenaspekte können je nach Personalsituation für oder gegen eine Auslagerung sprechen.
Die finale Entscheidung ist also im konkreten Einzelfall zu treffen. Spätestens ab 2025 spricht jedoch durch die Pflicht zur Ermöglichung anonymer Kommunikation vieles für die Beauftragung einer Ombudsperson.
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes, Spotify oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.
Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
