Bei der internen Meldestelle eingegangene Meldungen müssen auf Stichhaltigkeit geprüft werden. Was heißt das genau?
Das neue Hinweisgeberschutzgesetz regelt in § 17 was die interne Meldestelle zu tun hat, wenn eine Meldung eingegangen ist:
Im Hinweisgeberschutzgesetz ist die Stichhaltigkeitsprüfung eingegangener Meldungen also verbindlich vorgeschrieben. Was der Gesetzgeber aber genau hierunter versteht, wird im Gesetz nicht erläutert.
In der Praxis besteht die Stichhaltigkeitsprüfung aus mehreren Schritten. Am Anfang steht die „Substanzprüfung“. In dieser Phase wird ermittelt, ob der Hinweis genügend Substanz aufweist, um weiterführende Ermittlungen sinnvoll erscheinen zu lassen. Ein Beispiel: „Es könnte sein, dass in unserem Unternehmen jemand bestochen worden ist.“ Enthält der Hinweis keine weiteren Informationen, reicht die Substanz offensichtlich nicht aus, um das angesprochene potenzielle Fehlverhalten zu konkretisieren. Technisch gesprochen wird der Hinweis nicht zu einem Fall, der nachfolgend weiterzubearbeiten ist.
Danach muss der Hinweis auf Plausibilität geprüft werden. Mit anderen Worten: Können die übermittelten Informationen grundsätzlich überhaupt stimmen? Auch hier ein Beispiel: „Herr Müller hat vorgestern im Materiallager mehrere Druckerpatronen gestohlen“. Stellt sich heraus, dass Herr Müller seit einer Woche krankgeschrieben ist und das Werksgelände nicht betreten hat, so ist der Hinweis nicht stichhaltig. Weitere Maßnahmen müssen dann nicht ergriffen werden.
Wenn ein Hinweis auf Fehlverhalten im Unternehmen oder der Dienststelle zu wenig Substanz hat oder unplausibel ist, wird er die Stichhaltigkeitsprüfung nicht bestehen. Dann ist im Einklang mit §18.3 des Hinweisgeberschutzgesetzes das Verfahren abzuschließen. Falls die Stichhaltigkeitsprüfung jedoch bestanden wird, wird aus dem Hinweis ein Fall, der gegebenenfalls detaillierte forensische Untersuchungen erforderlich macht und abschließend die Umsetzung konkreter Maßnahmen, die verhindern sollen, dass ein gleiches oder ähnlich gelagertes Fehlverhalten künftig noch einmal vorkommen kann.
Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Sollen Hinweise in einem Hinweisgebersystem auch von Unternehmensexternen abgegeben werden können? Was spricht dafür und was spricht dagegen? Antwort hierauf gibt eine empirische Untersuchung.
Ist eine hinweisgebende Person nicht im Unternehmen bzw. der Dienststelle beschäftigt, so spricht man von externer Hinweisabgabe. Zu denken ist hier beispielsweise an einen Lieferanten, der Unregelmäßigkeiten im Einkauf eines Unternehmens bemerkt.
Externen Hinweisgebern wird mitunter unterstellt, dass häufig Falschmeldungen abgegeben werden. So könnten Lieferanten versuchen, sich durch falsche Anschuldigungen gegenüber einem Wettbewerber Vorteile zu verschaffen
Aber stimmt das eigentlich, dass externe Hinweise öfter falsch sind als interne?
Dr. Martin Walter, geschäftsführender Gesellschafter der Hinweisgebersystem24 GmbH, hat als Lehrbeauftragter der TU Dresden eine empirische Untersuchung durchgeführt zum Thema „Missbrauch von Hinweisgebersystemen“. Diese ist 2021 publiziert worden in „Ruhmannseder/ Behr/ Krakow (Hrsg.), Hinweisgebersysteme“. Das Ergebnis der Untersuchung basiert auf den Antworten von 43 Unternehmen.
Zunächst jedoch wird noch einmal der Begriff „Missbrauch eines Hinweisgebersystems“ definiert.
Der Missbrauch eines Hinweisgebersystems ist die bewusst falsche Meldung eines unterstellten Fehlverhaltens einer im Unternehmen oder der Dienststelle beschäftigten Person.
Nicht als Missbrauch zu werten sind hingegen
Die empirische Untersuchung kommt zu folgendem Ergebnis:
Die Öffnung des Hinweisgebersystem für Externe führt nicht zu einem prozentualen Anstieg missbräuchlicher Meldungen.
Die Öffnung wird aber dazu führen, dass bei der internen Meldestelle mehr Meldungen eingehen werden. Umgekehrt wird die Anzahl der Meldungen an die im Hinweisgeberschutzgesetz vorgesehenen staatlich betriebenen externen Meldestellen sinken, da externen hinweisgebenden Personen nun der Weg offensteht sich direkt an das Unternehmen oder die Dienststelle zu wenden.
Unternehmen und Dienststellen, die frühzeitig selbst auf Fehlverhalten aufmerksam werden wollen und durch sofortige Gegenmaßnahmen Schaden verhindern oder zumindest begrenzen wollen, sind also gut beraten, ihr Hinweisgebersystem auch für Externe zu öffnen.
Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Das Hinweisgeberschutzgesetz schützt – wie der Name schon sagt – hinweisgebende Personen. Aber müssen nicht auch die von Whistleblowern beschuldigten Personen geschützt werden?
Benötigen von Whistleblowern beschuldigte Personen Schutz? Diese Frage mag auf den ersten Blick befremdlich erscheinen. Sind es doch die hinweisgebenden Personen selbst, die mitunter aufgrund ihrer Meldung Nachteile zu erleiden haben und somit geschützt werden müssen. Letzteres steht auch völlig außer Frage und das ist ja auch die richtige und wichtige Zielsetzung der EU-Richtlinie- Whistleblowing und des deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes.
Aber Hinweisgebersysteme können missbraucht werden. Unter Missbrauch versteht man:
Der Missbrauch eines Hinweisgebersystems ist die bewusst falsche Meldung eines unterstellten Fehlverhaltens einer im Unternehmen oder der Dienststelle beschäftigten Person.
Nicht als Missbrauch zu werten sind hingegen
Dr. Martin Walter, geschäftsführender Gesellschafter der Hinweisgebersystem24 GmbH, hat als Lehrbeauftragter der TU Dresden eine empirische Untersuchung durchgeführt zum Thema „Missbrauch von Hinweisgebersystemen“. Diese ist 2021 publiziert worden in „Ruhmannseder/ Behr/ Krakow (Hrsg.), Hinweisgebersysteme“. Das Ergebnis der Untersuchung basiert auf den Antworten von 43 Unternehmen und kam zu dem Ergebnis, dass fast 90% aller Hinweise in guter Absicht abgegeben werden.
So erfreulich dieser hohe Prozentsatz ist, es zeigt sich aber auch, dass rund 10% der Hinweise bewusst falsch abgegeben werden.
Wenn auch nur zu einem geringen Prozentsatz: Missbrauch von Hinweisgebersystemen kommt vor! Und es kommt natürlich auch vor, dass Hinweise in guter Absicht abgegeben werden, aber trotzdem inhaltlich falsch sind. Das zeigt, dass es geeigneter Schutzmechanismen für beschuldigte Personen bedarf.
An erster Stelle ist in den Unternehmen und Dienststellen das rechtsstaatliche Prinzip zwingend zu beachten, dass in Hinweisen beschuldigte Personen bis zum Beweis des Gegenteils zwingend als unschuldig gelten müssen. Das gilt bei etwaigen internen Untersuchungen, aber auch für die interne Kommunikation und das interne Reporting zum Fall. Vertraulichkeit ist oberstes Gebot!
Der Schutz beschuldigter Personen kann durch das Unternehmen oder die Dienststelle weiter erhöht werden, wenn intern deutlich kommuniziert wird, dass der Missbrauch des Hinweisgebersystems durch eine bewusste Falschmeldung ein schwerwiegender Complianceverstoß ist, der entsprechend sanktioniert wird.
Aber auch das neue Hinweisgeberschutzgesetz wird zum Schutz missbräuchlich beschuldigter Personen beitragen. Es enthält folgende Regelungen:
Nicht nur Hinweisgeber, auch in Hinweisen beschuldigte Personen müssen geschützt werden, bis zum Beweis des Gegenteils müssen sie als unschuldig gelten. Flankiert wird dies durch Strafandrohung für bewusste Falschmeldungen durch das Unternehmen oder die Dienststelle und den Staat. Personen, die bewusst falsche Hinweise abgeben fallen nicht unter den Schutz des Hinweisgeberschutzgesetzes.
Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
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Die formale Einrichtung einer internen Meldestelle ist nur der erste Schritt – vorher und danach ist einiges zu tun, damit sie auch Akzeptanz im Unternehmen oder der Dienststelle findet.
Damit eine interne Meldestelle ihren Aufgaben nachkommen kann, muss sie bei den Beschäftigten Akzeptanz finden. Wie kann das erreicht werden?
Eine der wichtigsten Voraussetzungen für die Akzeptanz der internen Meldestelle ist eine Unternehmenskultur, in der die Abgabe von Hinweisen auf Fehlverhalten als etwas Positives bewertet wird. Nur dann haben die Beschäftigten das Gefühl, dass ihre Hinweisabgabe geschätzt wird und dass sie keinerlei Nachteile zu befürchten haben.
Das hört sich selbstverständlich an, doch die Praxis zeigt mitunter ein anderes Bild. So mussten hinweisgebende Personen persönliche Nachteile erleiden, weil ihr Hinweis nicht als Aufruf zur Klärung und Verbesserung einer Situation verstanden wurde, sondern als Denunziation. Verfestigt sich dieser Eindruck im Unternehmen oder der Dienststelle, wird bei der internen Meldestelle mit Sicherheit kein Hinweis mehr eingehen.
Die wohl wichtigste Maßnahme zur Erreichung einer geeigneten Unternehmenskultur ist die klare Kommunikation der obersten Führungsebene, dass Hinweise auf Fehlverhalten geschätzt werden, da nur so Fehler abgestellt und Verbesserungen erzielt werden können. Diesem „Tone from the Top“ kommt daher eine nicht zu unterschätzende Wirkung auf die Akzeptanzerhöhung der internen Meldestelle zu.
Von zentraler Bedeutung sind auch die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der internen Meldestelle. Zu Ihrem Kompetenzprofil gehören Verschwiegenheit, Durchsetzungsvermögen, Menschenkenntnis, Zuverlässigkeit, Finanz-Know-How, rechtliche Kenntnisse und Kenntnisse der Unternehmensprozesse.
Nur unter diesen Voraussetzungen werden die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der internen Meldestelle und damit die interne Meldestelle selbst Akzeptanz im Unternehmen oder der Dienststelle finden.
Auch müssen die Meldekanäle so nutzerfreundlich gestaltet sein, damit die Hinweisabgabe nicht an technischen Hürden scheitert.
Dies gilt insbesondere für die webbasierte Hinweisabgabe. Das Hinweisgebersystem muss übersichtlich gestaltet sein, es muss eine klare, gut vorstrukturierte und einfache Führung durch den Hinweisabgabeprozess hinterlegt sein und das System muss sicher sein. Unbefugte dürfen sich keinen Zugriff auf die gemeldeten Inhalte im System verschaffen können.
Letztlich hängt die Akzeptanz der internen Meldestelle auch von einer geeigneten internen Kommunikation ab. Es muss in regelmäßigen Abständen die Existenz und die Wichtigkeit der internen Meldestelle kommuniziert werden. Dies kann wie bereits erwähnt erfolgen durch Botschaften der obersten Führungsebene, aber auch durch die Kommunikation des Nutzens eingegangener Meldungen und der daraufhin eingeleiteten nachfolgenden Verbesserungsmaßnahmen.
Damit die interne Meldestelle im Unternehmen oder der Dienststelle Akzeptanz findet, müssen mehrere Voraussetzungen erfüllt sein: eine passende Unternehmenskultur, qualifizierte Beschäftigte in der internen Meldestelle, technisch optimierte Meldekanäle und eine begleitende interne Kommunikation.
Sind diese Voraussetzungen erfüllt, wird die interne Meldestelle Akzeptanz im Unternehmen oder der Dienststelle finden und nur dann kann sie ihren Aufgaben gerecht werden.
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes, Spotify, YouTube oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.
Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
