Hinweisgebersystem: Best-Practice Tipps für Whistleblower

In diesem Blogbeitrag geben wir potenziellen hinweisgebenden Personen wichtige Empfehlungen aus der Praxis. Normalerweise haben Whistleblower ja keine Erfahrungen mit diesem Vorgang und leicht können schwerwiegende Fehler gemacht werden, die sich mit Hilfe dieser Tipps vermeiden lassen.

Was ist VOR der Meldung zu beachten?

• Informieren Sie sich, ob Sie mit Ihrer Meldung in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fallen. Bei Unsicherheiten: Nehmen Sie Rücksprache mit Rechtsexperten
• Überlegen Sie sich, ob Sie die Meldung anonym abgeben wollen. Vorzugswürdig ist eine nicht-anonyme Meldung, da Rückfragemöglichkeiten die Aufklärungsquote erhöhen.

Was ist BEI der Meldung zu beachten?

• Möglichst präzise Beschreibung des Sachverhalts. Orientieren Sie sich an den W-Fragen (Wer?, Was?, Wann?, Wo?, Wie?, Warum?)
• Stellen Sie die Unterlagen, die Sie zum Sachverhalt haben, dem Unternehmen zur Verfügung
• Sofern Sie Kenntnis von Beweisen haben, geben Sie diese bekannt.
• Beachten Sie bei anonymer Meldung, dass Unterlagen oder Beweise, die Sie in elektronischer Form zur Verfügung stellen, Metadaten enthalten können, die Rückschlüsse auf Ihre Person ermöglichen.
• Setzten Sie keine Gerüchte in die Welt!
• Bleiben Sie immer bei der Wahrheit. Eine bewusst falsche Meldung ist strafbar. Selbstverständlich können Sie bei einer bewussten Falschmeldung auch keinen Hinweisgeberschutz in Anspruch nehmen.

WO kann die Meldung abgegeben werden?

• ab dem 17. 12.2021 müssen Unternehmen und Dienststellen mit mehr als 249 Beschäftigten eine interne Meldestelle einrichten, Organisationen mit über 50 Beschäftigten genau 2 Jahre später
• normalerweise sollte auf der Website der Organisation ersichtlich sein, wo genau und wie Hinweise auf Fehlverhalten abgegeben werden können
• Melden Sie bevorzugt an die Interne Meldestelle. Nur wenn Ihnen das – aus welchen Gründen auch immer – nicht opportun erscheint, melden sie an eine externe Meldestelle
• die Kontakte der externen Meldestellen finden Sie spätestens nach Inkrafttreten des HinSchG im Internet

Was ist NACH der Meldung zu beachten?

• Sie sollten vom Unternehmen bzw. der Dienststelle eine Eingangsbestätigung und nach 3 Monaten eine Rückmeldung über Folgemaßnahmen erhalten. Geben Sie nicht auf, wenn dem Hinweis nicht nachgegangen wird. Wenden Sie sich dann ggfs. an eine externe Meldestelle und geben Sie die Meldung erneut ab.
• Vermeiden Sie unbeabsichtigte „Leaks“ – insbesondere, wenn Sie anonym bleiben wollen! Berichten Sie nicht sofort an Dritte (auch nicht an den Familien- und Freundeskreis).

Podcast WHISTLEpedia – jetzt anhören

Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes, Spotify, Youtubeoder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar. 

Post by Stephan Rheinwald

Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH.