Die Ombudsperson

Nach dem Hinweisgeberschutzgesetz, das am 16.12.2022 im Bundestag verabschiedet worden ist, müssen Beschäftigungsgeber mit mehr als 249 Beschäftigten mit Inkrafttreten des Gesetzes eine interne Meldestelle einrichten. Im Rahmen einer Übergangsregelung müssen Unternehmen und Dienststellen mit 50 bis 249 Beschäftigten die interne Meldestelle erst zum 17.12.2023 einrichten. Organisationen mit weniger als 50 Beschäftigten haben keine Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle. Die interne Meldestelle kann ausgelagert werden und durch eine Ombudsperson betrieben werden. Welche Konsequenzen hat das? 

Outsourcing der internen Meldestelle

Schon bisher haben sich viele Unternehmen und Dienststellen dazu entschieden die interne Meldestelle auszulagern. Dies kann mehrere Gründe haben:

• Insbesondere wenn zum Betrieb der internen Meldestelle ein neuer Mitarbeiter oder eine neue Mitarbeiterin eingestellt werden müsste, wird es unter Kostenaspekten sinnvoll sein, die interne Meldestelle an einen kompetenten Dienstleister outzusourcen. Dies umso mehr, da das eigene Personal geschult werden muss, um die nötigen Kenntnisse und Fähigkeiten zu erlangen. Auch Schulungen kosten Zeit und Geld.
• Die Bearbeitung von Hinweisen auf Fehlverhalten erfordert ein umfangreiches Fachwissen, höchste Vertraulichkeit und viel Erfahrung. Nicht immer steht eine Person zur Verfügung, die alle diese Anforderungen erfüllt. Die Auslagerung der internen Meldestelle an einen Dritten, eine Ombudsperson, kann also nicht nur unter Kostenaspekten, sondern auch unter qualitativen Gesichtspunkten sinnvoll sein.

Die Behandlung anonymer Hinweise

Im §16(1) des Hinweisgeberschutzgesetzes findet sich folgende Regelung zum Umgang mit anonymen Hinweisen:

Die interne Meldestelle hat auch anonym eingehende Meldungen zu bearbeiten. Dafür sind Meldekanäle vorzuhalten, welche die anonyme Kontaktaufnahme und die für die hinweisgebende Person anonyme Kommunikation zwischen hinweisgebender Person und interner Meldestelle ermöglichen.

Anonyme Hinweise dürfen also nicht ignoriert oder gar gelöscht werden, vielmehr müssen sie mit der gleichen Sorgfalt wie nicht-anonyme Hinweise bearbeitet werden. Und genauso wichtig: Es muss sichergestellt werden, dass zwischen einer anonymen bleibenden hinweisgebenden Person und dem Unternehmen bzw. der Dienststelle eine anonyme Kommunikation erfolgen kann.

Hier stellt sich natürlich sofort die Frage, wie man mit einer anonymen Person überhaupt kommunizieren kann. In der Praxis gibt es hierfür zwei Lösungsmöglichkeiten. Erstens ist dies möglich mit einer technischen Lösung, einem sogenannten anonymen Hinweisgebersystem. Ein derartiges System kann bei spezialisierten Softwareanbietern zugekauft werden. Die zweite Lösungsmöglichkeit ist die Einschaltung einer Ombudsperson. Mit dieser Ombudsperson kann die hinweisgebende Person anonym oder nicht-anonym in Kontakt treten. Falls die hinweisgebende Person dies wünscht, wird die Ombudsperson deren Identität dem Unternehmen oder der Dienststelle nicht preisgeben.

Die Pflicht zur Ermöglichung einer anonymen Kontaktaufnahme und Kommunikation gilt ab dem Jahr 2025. Unternehmen und Dienststellen, die aktuell eine interne Meldestelle einrichten, ist anzuraten, bereits jetzt die Anonymitätsanforderungen umzusetzen, damit nicht in später eine Prozessänderung und eine erneute Mitarbeiterkommunikation erforderlich ist. Dies kann durch die Einschaltung einer Ombudsperson sichergestellt werden.

Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes, Spotify, YouTube oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar. 

Post by Martin Walter

Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.