Einrichtung der internen Meldestelle

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Hinweisgebersysteme, Hinweisgebersysteme im Compliance Management, Interne Meldestelle
20.09.22

Nach Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG), das seit dem 27.07.2022 in einem Regierungsentwurf vorliegt, müssen Beschäftigungsgeber mit mehr als 249 Beschäftigten eine interne Meldestelle einrichten. Aber was muss dabei konkret getan werden?

Hauptzielsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes ist die Verbesserung des Schutzniveaus hinweisgebender Personen. Hierzu sieht das Gesetz Schadensersatz und Bußgeldzahlungen vor für Repressalien gegen hinweisgebende Personen. Darüber hinaus wird in §12 geregelt, dass Beschäftigungsgeber und Dienststellen verpflichtet sind, bei sich eine Stelle für interne Meldungen einzurichten und zu betreiben, an die sich Beschäftigte wenden können, eine sogenannte interne Meldestelle.

Um dieser Pflicht nachzukommen, müssen in drei Feldern Entscheidungen getroffen und nachfolgend umgesetzt werden:

  • Interne Meldekanäle/ Technik,
  • Mensch und
  • Interne Kommunikation der Meldestelle

Interne Meldekanäle/ Technik

Um einen sicheren und strukturierten Weg der Hinweisabgabe zu ermöglichen, sieht das HinSchG in §16 die Einrichtung von internen Meldekanälen vor. Diese Meldekanäle sind so zu gestalten, dass nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständigen Personen Zugriff auf die eingegangenen Meldungen haben. Das ist eine wesentliche Voraussetzung, um Vertraulichkeit gewährleisten zu können.

Die Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher oder in Textform ermöglichen. Auf Ersuchen der hinweisgebenden Person ist für eine Meldung innerhalb einer angemessenen Zeit eine persönliche Zusammenkunft mit den für die Entgegennahme einer Meldung zuständigen Personen der internen Meldestelle zu ermöglichen.

Zusammengefasst lässt sich also sagen, dass sicherzustellen ist, dass Meldungen unter Wahrung der Vertraulichkeit persönlich, telefonisch, postalisch und in Textform, also z.B. per gesichertem Mailverkehr oder über ein webbasiertes Hinweisgebersystem abgegeben werden können. In einem ersten Schritt sind somit diese technischen Voraussetzungen zu implementieren.

Mensch 

Die über den internen Meldekanal eingehenden Meldungen müssen entgegengenommen und bearbeitet werden. Oft ist der Inhalt der Meldungen sensibel, da es um Fehlverhalten im Unternehmen oder der Dienststelle geht. Die mit den Aufgaben der internen Meldestelle betrauten Personen müssen daher besonders qualifiziert sein und Erfahrungen in den Gebieten Recht, Finanzen und Management aufweisen können. Persönliche Eigenschaften wie Zuverlässigkeit und Vertraulichkeit gehören ebenso zum notwendigen Kompetenzprofil. Dies haben wir in einem anderen Blog-Beitrag detailliert erläutert.

Nicht umsonst verlangt das Hinweisgeberschutzgesetz in §15, dass die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen über die notwendige Fachkunde verfügen. Sie sollten somit regelmäßig für diese Aufgaben geschult werden.

Nach der Schaffung der technischen Voraussetzungen sind somit in einem zweiten Schritt die personellen Voraussetzungen für den Betrieb der internen Meldestelle zu schaffen. Geeignete beschäftigte Personen müssen ausgewählt und geschult werden.

Interne Kommunikation der Meldestelle

Nach Implementierung der Technik und Auswahl und Schulung der mit den Aufgaben der internen Meldestelle betrauten Personen ist die Meldestelle eingerichtet. Aber es werden nur dann Meldungen eingehen, wenn die Existenz der internen Meldestelle im Unternehmen oder der Dienststelle bekannt ist.

Von nicht zu unterschätzender Bedeutung ist somit die Erstkommunikation zur Einrichtung der internen Meldestelle. Hierzu ist ein geeigneter Kommunikationsmix zu definieren, also z.B. eine Mail der Unternehmens- oder Dienststellenleitung an die Beschäftigten oder ein Intranet-Beitrag. Ebenso wichtig ist die Folgekommunikation: Nur, wenn das Thema interne Meldestelle in geeigneter Form und in regelmäßigen Abständen genügend „Airtime“ bekommt, wird es in den Köpfen verankert und nur dann werden auch Meldungen eingehen.

Zusammenfassung

Meldekanäle müssen technisch eingerichtet werden, Beschäftigte müssen geschult werden und die interne Meldestelle muss professionell im Unternehmen oder der Dienststelle kommuniziert werden. Das sind die drei wesentlichen Punkte, die bei der Einrichtung einer internen Meldestelle umzusetzen sind.

Alternativ hierzu kann das Unternehmen oder die Dienststelle einen externen Dienstleister mit den Aufgaben der internen Meldestelle betrauen. Diese Möglichkeit ist im §14 des Hinweisgeberschutzgesetzes explizit vorgesehen.

 

Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunesSpotifyYouTube oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.