Das Hinweisgeberschutzgesetz regelt im Wesentlichen zwei große Themenfelder:
Beide Themenfelder werden nachfolgend erläutert.
Erst im drittletzten Abschnitt 4 befasst sich das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) mit dem Kernthema „Schutzmaßnahmen“. Hier sieht es in § 36 ein Verbot zur Ausübung von Repressalien gegenüber Hinweisgebern vor. Schon die Androhung oder der Versuch Repressalien auszuüben ist verboten.
Erleidet ein Hinweisgeber nach einer Meldung oder Offenlegung dennoch eine Benachteiligung im Zusammenhang mit seiner beruflichen Tätigkeit, so sieht das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) eine Beweislastumkehr vor. Dadurch muss die Person, die die hinweisgebende Person benachteiligt hat, beweisen, dass die Benachteiligung nicht auf der Meldung oder Offenlegung beruht.
Im nachfolgenden § 37 wird der Schadensersatz nach Repressalien geregelt. Wenn gegen das Verbot der Ausübung, der Androhung oder des Versuchs von Repressalien verstoßen wird, sieht das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) einen Anspruch des Hinweisgebers auf Ersatz des erlittenen Schadens vor.
Über den Schadensersatz hinaus sieht das HinSchG im vorletzten Abschnitt in § 40 eine Geldbuße bis zu hunderttausend Euro vor für den Fall, dass eine Repressalie ergriffen oder angedroht wird.
Wenn man es plakativ formulieren will: hinweisgebende Personen werden geschützt durch die drohenden finanziellen Konsequenzen für Unternehmen und Dienststellen, falls diese Repressalien gegen den Whistleblower ergreifen.
Zusätzlich bewirkt das Vertraulichkeitsgebot in § 8 einen Schutz für hinweisgebende Personen. Die Vertraulichkeit ihrer Identität ist zu schützen. Wer dies nicht tut, handelt ordnungswidrig und kann mit einer Geldbuße bis zu zwanzigtausend Euro belegt werden.
Neben den erwähnten Schutzmaßnahmen befasst sich das Hinweisgeberschutzgesetz mit prozessualen Aspekten der Hinweisabgabe.
Das Hinweisgeberschutzgesetz regelt ausführlich,
Das Gesetz gilt nicht für alle Meldungen oder Offenlegungen von Informationen. Vielmehr müssen diese in den persönlichen (§1) und sachlichen Anwendungsbereich (§ 2) des Gesetzes fallen. So fallen z.B. Meldungen von Informationen über Verstöße, die straf- oder bußgeldbewehrt sind, in den sachlichen Anwendungsbereich. Dies ist hingegen nicht der Fall bei Informationen, die die nationale Sicherheit und hier militärische Belange betreffen.
Weiter wird die Frage, wie die Hinweise abgegeben werden müssen, damit die Schutzwirkung des Gesetzes greift, klar geregelt. So muss die Meldung bei einer von den Unternehmen oder Dienststellen einzurichtenden sogenannten internen Meldestelle oder einer staatlich betriebenen externen Meldestelle abgegeben worden sein. Sie darf auch offengelegt, also etwa an die Presse gegeben werden, allerdings erst, nachdem sie an eine externe Meldestelle abgegeben worden ist und diese ihren Aufgaben nicht nachgekommen ist.
Hier noch einige wichtige Regelungen zu internen Meldestellen:
In § 13 regelt das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) die Aufgaben einer internen Meldestelle. Zu den wesentlichen Aufgaben der internen Meldestelle gehört das Betreiben der Kanäle, über die die Meldungen abgegeben werden, die Stichhaltigkeitsprüfung der Meldungen, sowie die Veranlassung geeigneter Folgemaßnahmen. Zudem hält die interne Meldestelle Informationen über externe Meldestellen bereit.
In § 14 regelt das HinSchG die Organisationsform interner Meldestellen. Die Aufgaben der internen Meldestelle kann durch eine beim Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle beschäftigte Person oder durch eine interne Organisationseinheit übernommen werden. Ebenso kann ein Dritter mit den Aufgaben betraut werden.
Sofern die Voraussetzungen zur Einrichtung einer internen Meldestelle für ein Unternehmen oder eine Dienststelle besteht, muss gemäß § 15 gewährleistet werden, dass die mit den Aufgaben der Meldestelle betrauten Personen im Rahmen dieser Tätigkeit unabhängig arbeiten. Sie dürfen zwar gleichzeitig andere Aufgaben wahrnehmen, allerdings darf dabei kein Interessenkonflikt entstehen.
In § 16 sieht das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) Vorschriften über die Meldekanäle für interne Meldestellen vor. Beschäftigungsgeber und Dienststellen sind dazu verpflichtet, Hinweisgebersysteme einzurichten, über die sich Beschäftigte an die interne Meldestelle wenden können, um Informationen über Verstöße zu melden. Das Hinweisgebersystem kann so gestaltet werden, dass er auch natürlichen Personen offensteht, die im Rahmen ihrer Tätigkeit mit dem Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle in Kontakt stehen. Dies bedeutet, dass z.B. auch Lieferanten oder Kunden ermöglicht werden kann, Meldungen abzugeben. Ob diese Option eröffnet wird, liegt im Ermessen des Unternehmens oder der Dienststelle.
In § 17 wird das Verfahren bei internen Meldungen spezifiziert, also was genau zu tun ist, wenn eine Meldung bei einer internen Meldestelle eingeht. Das Hinweisgebersystem hat den Eingang der Meldung spätestens nach 7 Tagen zu bestätigen und eine Stichhaltigkeitsprüfung der Meldung durchzuführen. Zu ihren Aufgaben gehört außerdem das vertrauliche Zusammenwirken mit dem Hinweisgeber, sowie das Ergreifen von Folgemaßnahmen. Das Hinweisgebersystem ist dafür zuständig, dem Hinweisgeber über die ergriffenen und geplanten Folgemaßnahmen eine Rückmeldung innerhalb einer Frist von 3 Monaten zu geben.
In § 18 wird erläutert, welche Folgemaßnahmen eine interne Meldestelle ergreifen kann, also z.B. interne Untersuchungen durchführen oder das Verfahren abschließen.
Das Hinweisgeberschutzgesetz regelt zwei große Themenfelder:
Es ist verboten, Repressalien gegen hinweisgebende Personen auszuüben. Wer dies doch tut, ist zum Schadensersatz verpflichtet und kann mit einer Geldbuße bis zu hunderttausend Euro belegt werden. Damit dieser Schutzmechanismus greift, muss die Meldung in den sachlichen Anwendungsbereich des Gesetzes fallen und bei einer internen oder externen Meldestelle abgegeben worden sein. Sie darf auch offengelegt worden sein, allerdings erst, nachdem sie an eine externe Meldestelle abgegeben worden ist und diese ihren Aufgaben nicht nachgekommen ist.
Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht die Einrichtung einer internen Meldestelle vor. Werden Sie allen gesetzlichen Anforderungen gerecht und fordern Sie ein auf Ihr Unternehmen angepasstes individuelles Angebot an.
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Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Heute beschäftigen wir uns mit dem Thema „Externe Meldestelle“ und „Externe Meldungen“. Denn neben den internen Meldestellen regelt das Hinweisgeberschutzgesetz auch den Aufbau und Betrieb externer Meldestellen.
Personen, die beabsichtigen, Informationen über einen Verstoß zu melden, können wählen, ob sie sich an eine interne Meldestelle oder eine externe Meldestelle wenden. Grundsätzlich sollen hinweisgebende Personen – falls im Unternehmen eine professionelle interne Meldestelle eingerichtet worden ist und keine Repressalien zu befürchten sind – die interne Meldestelle bevorzugen. Wenn jedoch einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, bleibt es der hinweisgebenden Person unbenommen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden.
Grundsätzlich wird es künftig mehrere externe Meldestellen geben. Dazu gehört zunächst eine externe Meldestelle auf Bundesebene, die beim Bundesamt für Justiz eingerichtet wird. Darüber hinaus kann auch jedes Bundesland eine externe Meldestelle einrichten. Dort können Meldungen eingehen, die die Dienststellen des jeweiligen Bundeslandes betreffen. Weiterhin ist es vorgesehen, dass bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht eine fachspezifische Meldestelle eingerichtet wird. Letztere ist z.B. zuständig für Meldungen von Verstößen gegen das Finanzdienstleistungsaufsichtsgesetz. Das Bundeskartellamt ist zuständige externe Meldestelle für Meldungen von Informationen über Verstöße gegen Vorschriften der Europäischen Union über den Wettbewerb. Zusätzlich richtet der Bund eine weitere externe Meldestelle für Meldungen ein, die die externe Meldestelle des Bundes selbst betreffen.
Die Aufgaben der externen Meldestellen sind mit denen der internen Meldestellen zu vergleichen. Die externe Meldestelle betreibt die Meldekanäle, über die die Meldungen von Whistleblowern abgegeben werden können. Außerdem überprüft die externe Meldestelle die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldungen. In ihren Aufgabenbereich fällt darüber hinaus das Ergreifen von Folgemaßnahmen. Externe Meldestellen sind zudem dazu verpflichtet auf der Website umfangreiche Informationen über Abhilfemöglichkeiten sowie über den Hinweisgeberschutz bereitzustellen. Dabei informieren die externen Meldestellen insbesondere auch über die Möglichkeit einer internen Meldung.
Die externen Meldestellen arbeiten unabhängig und getrennt von den internen Meldestellen. Das Personal einer internen Meldestelle ist gemäß des Hinweisgeberschutzgesetzes dazu verpflichtet, geschult zu werden. Im Hinblick auf die externen Meldestellen verhält sich das Hinweisgeberschutzgesetz nicht anders. So ist auch das Personal einer externen Meldestelle zu einer regelmäßigen Schulung verpflichtet. Nicht zuletzt darf das Personal einer externen Meldestelle weitere Aufgaben wahrnehmen, solange ein Interessenkonflikt sicher ausgeschlossen ist.
Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht eine Berichtspflicht der externen Meldestellen vor. Zu erstellen ist jährlich ein öffentlich zugänglicher Bericht, der zusammengefasst und in anonymisierter Form über die eingegangenen Meldungen Auskunft gibt. Im Detail berichtet die externe Meldestelle über die Anzahl der eingegangenen Meldungen, die Anzahl der internen Untersuchungen, die Anzahl der Fälle, die Ermittlungen einer Staatsanwaltschaft oder ein gerichtliches Verfahren zur Folge hatte und die Anzahl der Abgaben an eine andere zuständige Stelle.
Im Folgenden gehen wir genauer auf das Thema „externe Meldungen“ ein.
Die externen Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher und in Textform ermöglichen. Zudem muss eine persönliche Zusammenkunft mit der hinweisgebenden Person und den zuständigen Personen der externen Meldestelle möglich sein.
Das Verfahren zur Bearbeitung einer externen Meldung ähnelt dem einer internen Meldung. Laut des Hinweisgeberschutzgesetzes hat die externe Meldestelle den Eingang einer Meldung umgehend, spätestens nach 7 Tagen zu bestätigen. Sie prüft die Stichhaltigkeit der Meldung und ergreift Folgemaßnahmen. Außerdem ist die externe Meldestelle dazu verpflichtet, der hinweisgebenden Person eine Rückmeldung nach spätestens 3 Monaten zu erteilen. In Fällen, in denen die Bearbeitung umfangreicher ist, sollte eine Rückmeldung der externen Meldestellen spätestens nach 6 Monaten erfolgt sein. Die externe Meldestelle hat auch anonym eingehende Meldungen zu bearbeiten. Dafür sind Meldekanäle vorzuhalten, welche die anonyme Kontaktaufnahme und die für die hinweisgebende Person anonyme Kommunikation zwischen hinweisgebender Person und externer Meldestelle ermöglichen.
Auch den Umgang mit Meldungen in externen Meldestellen regelt das Hinweisgeberschutzgesetz eindeutig. Sobald ein Hinweis in einer externen Meldestelle eingegangen ist, kann die externe Meldestelle im Rahmen von Stichhaltigkeitsprüfungen Auskünfte von den betroffenen natürlichen Personen, den Unternehmen, von Dritten und von der Behörde verlangen. Die externen Meldestellen können Folgemaßnahmen ergreifen. Sie können beispielsweise betroffene Unternehmen und Dienststellen kontaktieren, den Whistleblower an eine andere zuständige Stelle verweisen und das Verfahren abschließen oder gegebenenfalls an eine zuständige Behörde zwecks weiterer Untersuchungen abgeben. Weiter regelt das Gesetz in § 30 explizit, dass die externen Meldestellen mit sonstigen für die Aufklärung, Verhütung und Verfolgung von Verstößen im Anwendungsbereich dieses Gesetzes zuständigen öffentlichen Stellen zusammenarbeiten und sich gegenseitig unterstützen.
Abschließend beschreibt das Hinweisgeberschutzgesetz den Abschluss des Verfahrens. Das Verfahren kann wegen Geringfügigkeit abgeschlossen werden oder wenn die Meldung einen Sachverhalt betrifft, zu dem bereits ein Verfahren nach diesem Gesetz abgeschlossen wurde. Der hinweisgebenden Person sind in diesen beiden Fällen die Gründe für den Verfahrensabschluss mitzuteilen. Generell ist der hinweisgebenden Person das Ergebnis der durch die Meldung ausgelösten Untersuchung mitzuteilen, soweit dies mit gesetzlichen Verschwiegenheitspflichten vereinbar ist.
Insgesamt ist davon auszugehen, dass es im ureigensten Interesse eines Unternehmens ist, dass sich hinweisgebende Personen an die eigene interne Meldestelle wenden und nicht an eine externe Meldestelle. Nur dann bleibt man Herr des Verfahrens und kann soweit erforderlich zügig schadensbegrenzende Maßnahmen einleiten. Eine hinweisgebende Person wird sich aber nur dann an eine interne Meldestelle wenden, wenn sie Vertrauen hat, dass die Meldung auch ernstgenommen und unter Beachtung der Vertraulichkeit bearbeitet wird, dass Maßnahmen ergriffen werden und dass keine Repressalien zu erwarten sind. Ein integres Top-Management und eine professionelle interne Kommunikation zum Thema Whistleblowing sind zwei unverzichtbare Voraussetzungen für den Aufbau dieses Vertrauens.
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Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht die Einrichtung einer internen Meldestelle vor. Werden Sie allen gesetzlichen Anforderungen gerecht und fordern Sie ein auf Ihr Unternehmen angepasstes individuelles Angebot an.
Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Eine hinweisgebende Person erleidet nachfolgend Sanktionen. Wie ist die rechtliche Situation zu beurteilen?
Kündigungen, Versetzungen oder Mobbing von Personen, die in guter Absicht einen Hinweis auf Fehlverhalten abgegeben haben, sind in der Vergangenheit leider kein Einzelfall gewesen. Genau dieser Missstand ist für den Gesetzgeber der Hauptgrund gewesen für die Einführung des Hinweisgeberschutzgesetzes. Dort wird in §36 das Verbot von Repressalien gegen Whistleblower explizit geregelt. Wörtlich heißt es dort:
„Erleidet eine hinweisgebende Person nach einer Meldung oder Offenlegung eine Benachteiligung im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit, so wird vermutet, dass diese Benachteiligung eine Repressalie für diese Meldung oder Offenlegung ist. In diesem Fall hat die Person, die die hinweisgebende Person benachteiligt hat, zu beweisen, dass die Benachteiligung auf hinreichend gerechtfertigten Gründen basiert oder dass sie nicht auf der Meldung oder Offenlegung beruhte.“
Das Unternehmen oder die Dienststelle muss also künftig beweisen, dass die Meldung nicht kausal für die Benachteiligung war. Die Beweislast – und das ist der entscheidende Punkt – wird somit umgekehrt.
Zusätzlich ist laut § 37 bei einem Verstoß gegen das Verbot von Repressalien der Verursacher verpflichtet, der hinweisgebenden Person den entstehenden Schaden zu ersetzen.
Während durch diese gesetzlichen Regelungen die Rechtssicherheit des Hinweisgebers deutlich erhöht worden ist, ist es für den Beschäftigungsgeber erheblich schwieriger und riskanter geworden, Sanktionen gegen Whistleblower zu verhängen.
Diese neue rechtliche Situation ist eindeutig zu begrüßen. Allerdings muss auch eine hieraus resultierende Missbrauchsgefahr zur Kenntnis genommen werden: Beschäftigte können durch Abgabe eines Hinweises erreichen, dass sie nur schwer gekündigt oder versetzt werden können. Dieser Gefahr wirkt zumindest teilweise § 38 des Hinweisgeberschutzgesetzes entgegen. Dort wird geregelt, dass die hinweisgebende Person zum Ersatz des Schadens verpflichtet ist, der aus einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Meldung oder Offenlegung unrichtiger Informationen entstanden ist. Zusätzlich wird in §37 klargestellt, dass ein Verstoß gegen das Verbot von Repressalien für die hinweisgebende Person keinen Anspruch auf Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder einen beruflichen Aufstieg begründet.
In erster Linie sind Unternehmen und Dienststellen in jeder Hinsicht gut beraten, keinerlei Sanktionen gegen hinweisgebende Personen auszusprechen. Ansonsten greift nach § 37 des Gesetzes die Verpflichtung zum Schadenersatz.
Darüber hinaus erscheint es jetzt noch sinnvoller, eine Dokumentation der Leistungen von Personen zu führen, die künftig eventuell z.B. gekündigt oder nicht einvernehmlich versetzt werden sollen. Nur dann kann in einem nachfolgenden möglichen Arbeitsgerichtsprozess der Nachweis geführt werden, dass die ergriffene Maßnahme berechtigte dienstliche Gründe hat und keine Repressalie ist nach einer durch die Person abgegebenen Meldung auf Fehlverhalten.
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Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
„Soll ich den Hinweis auf Fehlverhalten anonym abgeben oder nicht?“ Das ist die vielleicht wichtigste Frage, vor der eine hinweisgebende Person steht. Beide Optionen haben für hinweisgebende Personen große Vor-, aber auch Nachteile.
Die anonyme Hinweisabgabe hat aus Sicht der hinweisgebenden Person einen großen Vorteil: mein Name wird nicht bekannt, weder bei einer beschuldigten Person noch allgemein im Unternehmen oder der Dienststelle.
Folglich erspare ich mir unangenehme Begegnungen mit den Personen, von denen ich glaube, dass sie Fehlverhalten begangen haben. Auch wird kein Kollege und keine Kollegin meine Hinweisabgabe als Denunziation einschätzen. Und das Wichtigste: Ich bin mit Sicherheit keinen Repressalien ausgesetzt, niemand wird mir beruflich oder privat schaden.
Das alles sind gewichtige Punkte, denn es ist ja leider kein Einzelfall, dass Whistleblower Repressalien ausgesetzt sind. Um genau dies zu verhindern, ist ja in Deutschland das Hinweisgeberschutzgesetz verabschiedet werden, das Repressalien gegen Hinweisgeber streng sanktioniert.
Whistleblowing erfordert Mut und sollte belohnt werden. Das geht aber natürlich nur, wenn die Identität der hinweisgebenden Person bekannt ist. Dabei geht es nicht in erster Linie um finanzielle Belohnungen – ein Aspekt, über den man sehr kontrovers diskutieren kann. Unstreitig aber dürfte wohl sein, dass ein redlicher Whistleblower Dank und Anerkennung erwarten darf, schließlich hat er bzw. sie auf Missstände aufmerksam gemacht und so finanziellen Schaden oder Reputationsverlust vermieden oder zumindest verringert.
Wird Dank und Anerkennung in geeigneter Form öffentlich ausgesprochen, ist das das stärkste Signal, das ein Unternehmen oder eine Dienststelle senden kann, um zu zeigen: Wir schätzen die Hinweisabgabe, wir verstehen sie als positives Instrument zur Fehlervermeidung und Schadensminimierung. So kann es gelingen, Whistleblowing aus der vermeintlichen Schmuddelecke herauszubekommen und positiv zu konnotieren. Das ist die beste Voraussetzung dafür, dass dann nachfolgend weitere mitarbeitende Personen den Mut zur Hinweisabgabe finden werden, sobald ein Missstand entdeckt wird.
Ein weiterer Nachteil anonymer Hinweisabgabe ist es, dass es dann den Personen, die mit der Bearbeitung der eingegangenen Hinweise betraut sind, nicht möglich ist, mit dem Whistleblower oder der Whistleblowerin Kontakt aufzunehmen und Nachfragen zu stellen. Diese sind in der Praxis zur Aufklärung des Sachverhalts jedoch manchmal unverzichtbar.
Abhilfe schaffen hierfür spezielle webbasierte Systeme oder das Auslagern der Hinweisannahme an einen externen Dienstleister. Im letzteren Fall kann die hinweisgebende Person ihre Identität dem Dienstleister offenbaren, der sie jedoch nicht an das Unternehmen bzw. die Dienststelle weitergibt.
Während es für das Unternehmen oder die Dienststelle eigentlich nur Vorteile hat, wenn Hinweise nicht-anonym abgegeben werden, ist die Situation aus Sicht des Whistleblowers deutlich schwieriger einzuschätzen. Vorteile sind eine etwaige Belobigung sowie das Wissen, auf Nachfragen antworten zu können und somit alles zur Fallaufklärung beigetragen zu haben. Nachteilig ist das Risiko von Repressalien.
Somit wird klar, dass sich eine hinweisgebende Person nur dann für eine nicht-anonyme Hinweisabgabe entscheiden wird, wenn sie darauf vertraut, dass ihr nachfolgend keine Nachteile entstehen werden.
Ist es einer Organisation wichtig, dass Hinweise auf Fehlverhalten tendenziell nicht-anonym abgegeben werden, muss sie eine Kultur schaffen, in der Whistleblowing geschätzt wird. Dies kann erreicht werden z.B. durch entsprechende Aussagen der Leitungsebene der Organisation in den internen Medien oder auf internen Konferenzen und Tagungen. All das funktioniert aber nur, wenn die Mitarbeitenden der Leitungsebene wirklich vertrauen, wenn sie das sichere Gefühl haben, dass ihnen keine persönlichen Nachteile entstehen werden.
In diesem Sinne ist jede bewusst nicht-anonym abgegebene Meldung ein Vertrauensbeweis und ein großes Kompliment für das Top-Management.
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Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Um den Schutz von Hinweisgebern zu garantieren, müssen Beschäftigungsgeber mit mehr als 49 Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen laut dem Hinweisgeberschutzgesetz eine interne Meldestelle einrichten. Um die Funktionsfähigkeiten dieser internen Meldestelle zu garantieren, muss sie im Unternehmen mit vielen unterschiedlichen Abteilungen zusammenarbeiten. Welche Abteilungen sind das und was sind die jeweiligen Inhalte der Zusammenarbeit?
Um ihre Aufgaben erfüllen zu können, muss eine interne Meldestelle mit anderen Abteilungen des Unternehmens zusammenarbeiten. Diese Abteilungen werden nachfolgend benannt und der Inhalte der jeweiligen Zusammenarbeit wird vorgestellt.
In der Praxis wird es oft vorkommen, dass die interne Meldestelle ein Teilbereich der Compliance – Abteilung ist, aber das muss nicht zwingend der Fall sein. Unabhängig davon ergibt sich die Notwendigkeit der Zusammenarbeit, wenn ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin einen ihnen persönlich bekannten Compliance Mitarbeiter vor Ort ansprechen und ihm einen Hinweis auf Fehlverhalten im Unternehmen gibt. Diesen Hinweis muss der Compliance-Mitarbeiter dann an die interne Meldestelle weiterleiten.
Auch kann die Compliance-Abteilung aufgrund ihrer vielfältigen Praxiserfahrungen ein guter Ratgeber sein bei der Stichhaltigkeitsprüfung der bei der internen Meldestelle direkt eingehenden Hinweise. Natürlich ist hierbei die Vertraulichkeit zu wahren.
Weiter kann ihr die Aufgabe zukommen, die Folgemaßnahmen eingegangener Hinweise zu initiieren und deren Umsetzung zu kontrollieren. Zu denken ist hier beispielsweise an das Aufsetzen eines Schulungsprogramms zum Thema Anti-Korruption.
Die interne Revision kann insbesondere bei der Stichhaltigkeitsprüfung eingegangener Meldungen wertvolle Hilfe leisten. Sie ist die am besten geeignete Abteilung, um zunächst eine Erstplausibilisierung vorzunehmen, um damit die Frage beantworten zu können, ob eine Meldung plausibel genug ist und die notwendige Substanz hat, um eine eingehendere Untersuchung starten zu können.
Auch in der dann folgenden eigentlichen Ermittlungsphase wird die Federführung der Ermittlungen in aller Regel bei der internen Revision liegen.
Auch in der Personalabteilung können Hinweise auf Fehlverhalten eingehen, die dann zuständigkeitshalber an die interne Meldestelle weitergeleitet werden müssen.
Darüber hinaus ist ja menschliches Fehlverhalten oft der Auslöser für eine Meldung. Hieraus ergibt sich mitunter die Notwendigkeit einer Sanktionierung. Das kann eine Abmahnung sein, in besonders schwerwiegenden Fällen aber auch eine Freistellung oder eine Kündigung. Dies alles umzusetzen, liegt im Zuständigkeitsbereich der Personalabteilung. Eine vertrauensvolle und professionelle Zusammenarbeit der internen Meldestelle mit dem Personalbereich bei diesen schwierigen Themen ist somit unabdingbar.
Wichtig ist auch eine gute Zusammenarbeit mit dem Rechtsbereich. Dieser kann die interne Meldestelle mit fachkundigem Rechtsrat unterstützen und bei der Bearbeitung eingegangener Meldungen klären, welche rechtlichen Schritte als nächstes einzuleiten sind, also z.B. ob in einem konkreten Fall Strafanzeige gegen eine beschuldigte Person erstattet werden soll.
Der Datenschutzbereich ist einzubinden beim erstmaligen Aufsetzen des Hinweisgebersystems und in der Regel bei der Beurteilung und Bearbeitung von Meldungen zu datenschutzrechtlichem Fehlverhalten.
Auch der Betriebsrat ist im Rahmen der Einführung eines Hinweisgebersystems frühzeitig zu beteiligen, damit er seine Mitbestimmungsrechte wahrnehmen kann. Im Wirkbetrieb des Hinweisgebersystems hat der Betriebsrat Informationsrechte, die ebenfalls zu beachten sind. Generell bietet eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat Vorteile für alle Beteiligten.
Falls ein webbasiertes Hinweisgebersystem angeboten werden soll, muss mit der IT-Abteilung abgestimmt werden, ob das System selbst entwickelt werden soll oder ob es zugekauft bzw. gemietet werden soll. Weiter muss das System in die IT-Landschaft integriert werden. Neben einer professionellen Datensicherung ist darüber hinaus das Thema Datensicherheit im sensiblen Umfeld der internen Meldestelle von größter Bedeutung. Abschließend ist auch das Löschkonzept mit dem IT-Bereich abzustimmen.
Schon mehrfach ist in diesem Blog die Bedeutung der internen Kommunikation thematisiert worden. Nur wenn die Existenz und die Aufgaben einer internen Meldestelle im Unternehmen bekannt sind, werden auch Hinweise eingehen. Daher kommt der professionellen Zusammenarbeit mit der Kommunikationsabteilung große Bedeutung zu.
Eine interne Meldestelle muss mit vielen Abteilungen im Unternehmen gut zusammenarbeiten: Compliance, interne Revision, Personal, Recht, Datenschutz, Betriebsrat, IT und Kommunikation. Dies effizient umzusetzen und gleichzeitig die gebotene Vertraulichkeit im sensiblen Umfeld von Meldungen über Fehlverhalten zu bewahren, ist eine der anspruchsvollsten Aufgaben der internen Meldestelle. Aber nur, wenn dies gelingt, kann sie ihren Aufgaben gerecht werden.
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Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Ob ein Whistleblower oder eine Whistleblowerin eine Rückmeldung nach einem Hinweis erhalten sollte, darf nicht spontan oder gar zufällig entschieden werden. Hierüber muss sich das Unternehmen oder die Dienststelle im Vorfeld Gedanken machen.
Die Frage, ob ein Whistleblower auf seinen Hinweis von der internen Meldestelle ein Feedback erhalten soll, ist nicht einfach zu beantworten. Es gibt gute Gründe, die dafürsprechen und ebenso gute Gründe, die dagegensprechen.
Ein Feedback kann natürlich nur erfolgen, wenn der Hinweis nicht anonym bei der internen Meldestelle abgegeben worden ist oder wenn die hinweisgebende Person den Hinweis anonym mittels eines webbasierten Systems mit Feedbackfunktion abgegeben hat.
Eine hinweisgebende Person erwartet eine Rückmeldung über die Konsequenzen, die aus dem Hinweis gezogen worden sind. Eine Rückmeldung durch die interne Meldestelle sollte daher die Regel sein. So sieht es auch das Hinweisgeberschutzgesetz vor.
Allerdings haben auch diejenigen Personen Rechte, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden. Dies kann dazu führen, dass eine Rückmeldung nicht erfolgen kann oder dass die Rückmeldung in einer Form erfolgt, die die Rechte dieser beiden Personengruppen angemessen berücksichtigt.
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Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
In den meisten Fällen haben Hinweisgeber keine Erfahrungen mit dem Prozess der Hinweisabgabe. Leicht können bei der Abgabe einer Meldung schwerwiegende Fehler gemacht werden, die sich mit Hilfe der nachfolgenden Tipps aus der Praxis vermeiden lassen.
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Bei einer internen Meldestelle geht über einen längeren Zeitraum kein Hinweis auf Fehlverhalten ein. Es ist also alles in bester Ordnung! Wirklich?
Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht für Organisationen mit mehr als 50 Beschäftigten die Einrichtung einer internen Meldestelle vor. Deren Hauptaufgabe ist es Hinweise auf Fehlverhalten im Unternehmen oder der Dienststelle entgegenzunehmen, nachfolgend zu verarbeiten und Gegenmaßnahmen zu initiieren. Dadurch soll Schaden für das Unternehmen verhindert oder zumindest minimiert werden. Aber woran kann es liegen, wenn nach Einrichtung der internen Meldestelle keine Hinweise eingehen? Das kann mehrere Gründe haben.
Wenn es kein Fehlverhalten gibt, wird auch nichts gemeldet, insofern ist das natürlich der Idealzustand. Aber je mehr Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen eine Organisation hat, desto wahrscheinlicher ist es schon rein statistisch, dass ein irgendwie geartetes Fehlverhalten auch tatsächlich vorkommt. In den meisten Fällen haben fehlende Meldungen daher andere Ursachen.
Nur wenn die Existenz und die Aufgabe der internen Meldestelle im Unternehmen oder der Dienststelle bekannt ist, können und werden auch Hinweise eingehen. Aus diesem Grund kommt der begleitenden internen Kommunikation bei der Einführung der internen Meldestelle eine nicht zu unterschätzende Bedeutung zu. Es ist einer der größten Fehler beim Aufbau von Meldestellen, umfangreich Ressourcen in die Diskussion und Festlegung technischer und personeller Aspekte zu investieren und anschließend die Begleitkommunikation zu vernachlässigen. Während in der Phase der Systemeinführung eine professionelle Kommunikationskampagne erforderlich ist, sind im weiteren Fortlauf nur noch einzelne, aber periodische Kommunikationsmaßnahmen notwendig. Zu denken ist hier zum Beispiel an einen Intranetbeitrag über die Anzahl eingegangener Meldungen.
Bei genauerer Betrachtung ist dies ebenfalls ein Kommunikationsthema. Hinweise über Fehlverhalten sind ein wichtiges Instrument, Probleme rechtzeitig erkennen und frühzeitig Gegenmaßnahmen einleiten zu können. Dass Meldungen im Unternehmen oder der Dienststelle positiv konnotiert sind und nicht negativ – etwa im Sinne von Anschwärzen – ist auch eine wichtige Aufgabe der Hinweisgeber-Kommunikation.
Eng damit verbunden ist die Tatsache, dass es Hinweis-fördernde Unternehmenskulturen gibt. Diese zeichnen sich insbesondere aus durch Transparenz, Lösungsorientierung und Fehlervermeidung. Die Vermittlung der Unternehmenskultur erfolgt sehr stark durch die oberste Führungseben der Organisation. Dem „Tone at the Top“, also den Aussagen der wichtigsten Führungskräfte über das Hinweisgebersystem kommt daher essenzielle Bedeutung zu. Nur wenn das System vom Top-Management öffentlich unterstützt wird, wird es auch genutzt werden.
Nur wenn die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen keine Repressalien wegen einer Hinweisabgabe zu fürchten haben, werden sie auch Meldungen abgeben. Daher muss das Unternehmen oder die Dienststelle unmissverständlich kommunizieren, dass ein gutgläubiger Hinweisgeber unter keinen Umständen Repressalien zu befürchten hat. Umgekehrt ist auch klar: sollte ein Hinweisgeber Repressalien erlitten haben und wird dies in der Organisation bekannt, wird es mit großer Wahrscheinlichkeit keine weiteren Hinweise mehr geben. Allein anonyme Hinweise sind dann noch denkbar.
Nur der Vollständigkeit halber sei dieser technische Aspekt für fehlende Hinweise genannt. Diese Probleme könne im Vergleich mit den anderen angesprochenen Aspekten in der Regel leicht behoben werden.
Um Meldungen über Fehlverhalten zu erhalten und danach geeignete Gegenmaßnahmen ergreifen zu können, bedarf es einiger Voraussetzungen: Das Hinweisgebersystem und sein Nutzen müssen durch geeignete Kommunikationsmaßnahmen bekannt sein, die Unternehmenskultur muss „richtig“ sein, es darf keine Angst vor Repressalien und keine technischen Probleme geben. Ist all dies gegeben, werden Meldungen bei der internen Meldestelle eingehen, wodurch mitunter gravierende Probleme frühzeitig erkannt und beseitigt werden können.
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Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Es gibt gute Gründe, dass Whistleblower finanzielle Anreize für die Hinweisabgabe erhalten. Aber es gibt auch gute Gründe dagegen. Schauen wir uns das Thema einmal genauer an.
Es kam und kommt vor, dass Whistleblower, die einen Hinweis nicht anonym, sondern offen abgegeben haben, einen persönlichen Nachteil erleiden mussten. Genau das ist ja der Grund, warum es das neue Hinweisgeberschutzgesetz gibt. Hinweisgeber sollen vor Repressalien geschützt und ihr persönliches Risiko soll deutlich reduziert werden. Auch ist mit einer Hinweisabgabe Arbeit verbunden. Zumindest ist ein Gespräch mit dem oder der Vorgesetzten bzw. mit einem Mitarbeiter der internen Meldestelle oder die Eingabe des Hinweises in ein Hinweisgebersystem erforderlich. Zu denken ist hier zusätzlich etwa an Dokumentation oder Beweissicherung. In diesem Sinne kann man finanzielle Anreize für die Hinweisabgabe als gerechtfertigte Belohnung sehen für den geleisteten Aufwand und das zumindest gefühlt eingegangene Risiko.
Auch ist zu erwarten, dass finanzielle Anreize zu mehr Meldungen führen werden. Zumindest wird das der Fall sein, wenn die Höhe des Anreizes einen symbolischen Betrag übersteigt. Mehr Meldungen heißt, dass mehr Fälle aufgeklärt werden können, frühzeitig Maßnahmen ergriffen und künftiger Schaden vermieden oder zumindest minimiert werden kann.
Ein weiterer Aspekt: Aufgrund von Meldungen an staatliche Stellen, z.B. zu den Themen Steuerhinterziehung oder Kartell, können die öffentlichen Kassen von hohen Schadensersatz- und Strafzahlungen profitieren. Aus Sicht der öffentlichen Hand ergibt sich somit ein positiver Business Case.
Wie bereits erwähnt sind mehr Hinweise zu erwarten – aber vielleicht ist es dann einer zu viel! Die Gefahr ist nicht von der Hand zu weisen, dass bei hohen finanziellen Anreizen Hinweise vorschnell abgegeben werden, die sich schon bei intensiverem Nachdenken durch den Hinweisgeber oder die Hinweisgeberin als zumindest zweifelhaft hätten herausstellen können. Und nur wenig schadet der Reputation des Instrument „Whistleblowing“ mehr, als wenn eine zu Unrecht beschuldigte Person Schaden nimmt.
Ein weiterer Nachteil ist eine zu erwartende Verschlechterung des Image des Whistleblowings. Dieses bekommt gerade durch viele öffentliche Diskussionen ein positives Image: Weg vom „Verpfeifen“, hin zu einem Instrument der Schadensbegrenzung und -vermeidung. Dieser positive Trend könnte bei Einführung finanzieller Anreize wieder leiden. Whistleblowing gälte dann nicht mehr als uneigennützig und auf Verbesserung der Situation des Unternehmens oder der Dienststelle abzielend. Whistleblowing würde dann primär gesehen als Instrument zur Verbesserung der finanziellen Situation des Hinweisgebers selbst. Der Akzeptanz von Hinweisgebersystemen wäre das nicht zuträglich.
Wie dargestellt hätte die Einführung finanzieller Belohnungen für die Hinweisabgabe erhebliche positive und negative Auswirkungen. Wichtig ist daher, dass der Gesetzgeber, wenn er sich mit der Thematik befassen sollte, keine übereilten Schritte ergreift, sondern sich intensiv mit der Problematik befasst. In jedem Fall sollten die Erfahrungen anderer Länder Berücksichtigung finden. So gibt es z.B. in den USA und in Kanada Programme, nach denen hinweisgebende Personen einen bestimmten Prozentsatz der Summe erhalten, die die öffentliche Hand zurückerlangen oder durch Sanktionen einnehmen konnte. Bei der Bewertung berücksichtigt werden müssen hierbei allerdings große kulturelle Unterschiede zwischen Europa und Nordamerika.
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Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Die Einrichtung der internen Meldestelle und die damit verbundene Einrichtung eines Hinweisgebersystems darf nicht verstanden werden als ein rein technisch – organisatorischer Vorgang. Unabdingbar ist vielmehr eine professionelle begleitende interne Kommunikation im Unternehmen oder in der Dienststelle.
Laut Hinweisgeberschutzgesetz müssen Unternehmen und Dienststellen eine sogenannte interne Meldestelle einrichten. Damit bei dieser auch Hinweise auf Fehlverhalten eingehen, müssen die Beschäftigten des Unternehmens oder der Dienststelle wissen, dass ein Hinweisgebersystem zur Verfügung steht. Genau dies ist ein wesentliches Ziel der Kommunikationskampagne, die die Einrichtung der internen Meldestelle bzw. die Einführung des Hinweisgebersystems begleitet. Was genau ist dabei zu beachten und welche Inhalte müssen kommuniziert werden?
Zunächst muss entschieden werden, auf welchem internen Kommunikationsweg die Einführung des Hinweisgebersystems veröffentlicht werden soll. In Frage kommt hier z.B. ein Bericht im Intranet, eine Mail an die Beschäftigten, eine Präsentation in einer internen Veranstaltung oder die Nutzung eines internen Social-Media-Kanals. Denkbar und sinnvoll ist auch die gleichzeitige Nutzung mehrerer dieser Kanäle.
Wichtig ist, dass die Kommunikation zeitnah erfolgt und dass so viel Kommunikationsdruck aufgebaut wird, dass die Botschaft in die Köpfe der Beschäftigten des Unternehmens und der Dienststelle gelangt.
Der wichtigste Kommunikationsinhalt ist: „Es gibt die interne Meldestelle und das Hinweisgebersystem!“
Den Beschäftigten muss also vermittelt werden, dass es ein neues System gibt, mit dessen Hilfe Fehlverhalten im Unternehmen oder der Dienststelle an die interne Meldestelle gemeldet werden kann. Es ist offensichtlich, dass nur dann Hinweise eingehen werden, wenn die Existenz des Hinweisgebersystems bei den Beschäftigten bekannt ist.
Darüber hinaus muss kommuniziert werden, dass die Hinweisabgabe erwünscht ist. Sie wird nicht als Denunziantentum verstanden, sondern als Mittel, Fehlverhalten im Unternehmen oder der Dienststelle möglichst frühzeitig aufzudecken, mit geeigneten nachfolgenden Maßnahmen zu beenden und den Schaden zu minimieren.
Ein eng damit verbundener weiterer unverzichtbarer Kommunikationsinhalt ist der Hinweisgeberschutz. Es muss unmissverständlich deutlich gemacht werden, dass einem Hinweisgeber aus der nach bestem Wissen und Gewissen vorgenommenen Hinweisabgabe kein Schaden entstehen wird.
Vermittelt werden muss auch, dass Hinweise mit größtmöglicher Vertraulichkeit behandelt werden. Deutlich werden muss darüber hinaus, ob Hinweise auch in anonymisierter Form abgegeben werden können.
Weiter muss kommuniziert werden, wie die Hinweisabgabe rein technisch funktioniert. Dazu gehört beispielsweise die Information, wo im Intranet der Link zur Hinweisabgabe positioniert ist.
Wird die interne Meldestelle von einem externen Dienstleister betrieben – und das Hinweisgeberschutzgesetz sieht diese Möglichkeit ja explizit vor – müssen Hintergrundinformationen zum Dienstleister kommuniziert werden, damit die Beschäftigten Vertrauen zu ihm aufbauen können.
Abschließend muss den Beschäftigten vermittelt werden, was nach der Hinweisabgabe passiert. Wichtig ist es deutlich zu machen, dass zutreffende Hinweise Konsequenzen nach sich ziehen. Dadurch wird vermittelt, dass es sich auch wirklich lohnt Hinweise abzugeben. Ebenso muss klar werden, wann und in welcher Form der Hinweisgeber ein Feedback erwarten kann.
Eine gut durchdachte und professionell umgesetzte Begleitkommunikation ist bei der Einrichtung der internen Meldestelle sowie eines Hinweisgebersystems unverzichtbar. Nur dann werden die Beschäftigten wissen, dass es ein derartiges System gibt, dass die Hinweisabgabe erwünscht ist, dass sie keinerlei Nachteile zu befürchten haben, wie die Hinweisabgabe konkret funktioniert und was sie schlussendlich als Feedback erwarten dürfen.
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Post by Stephan Rheinwald
Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
