Hinweisgebersystem: Best-Practice Tipps für Unternehmen und Dienststellen

In diesem Blogbeitrag geben wir Unternehmen und Dienststellen Best-Practice Tipps aus der Praxis zum Themenkreis Hinweisgebersystem. Oft haben Beschäftigungsgeber nur eingeschränkt Erfahrungen mit diesem Vorgang und leicht können schwerwiegende Fehler gemacht werden, die sich mit Hilfe dieser Tipps vermeiden lassen.

Schaffen Sie die richtigen Voraussetzungen für Ihr Hinweisgebersystem

• Schaffen Sie eine Unternehmenskultur, in der hinweisgebende Personen wertgeschätzt werden. Diese helfen, Fehlverhalten aufzuzeigen und so Schaden vom Unternehmen oder von der Dienststelle abzuwenden.
• Informationen zum Hinweisgebersystem sollten für Beschäftigte leicht zugänglich sein. Kommunizieren Sie die Einrichtung eines internen Meldeweges.
• So vermeiden Sie, dass mangels Kenntnis der internen Meldewege die Hinweise an eine externe Meldestelle oder an die Öffentlichkeit getragen werden.
• Sorgen Sie dafür, dass die Verantwortung für die interne Meldestelle bei geeigneten und im Einklang mit dem Hinweisgeberschutzgesetz geschulten Personen angesiedelt ist.
• Falls Sie keine Ressourcen für den Betrieb einer internen Meldestelle haben, beauftragen Sie einen externen Dienstleister.
• Setzen Sie sich frühzeitig mit dem Betriebsrat in Verbindung. (Zum Thema Betriebsrat wird es demnächst einen separaten Blogbeitrag geben.)

Was ist BEI der Bearbeitung einer eingegangenen Meldung zu beachten

• Bestätigen Sie der hinweisgebenden Person spätestens nach 7 Tagen den Eingang der Meldung.
• Dokumentieren Sie wie gesetzlich vorgeschrieben den Hinweis durch eine Tonaufzeichnungen, einen Vermerk oder ein Protokoll.
• Prüfen Sie die Stichhaltigkeit eingehender Meldungen.
• Nur wenn Sie sicher sind, dass die Meldung falsch oder nicht relevant ist, verzichten Sie auf weitere Maßnahmen.
• Halten Sie, soweit möglich, mit der hinweisgebenden Person Kontakt. So können evtl. weitere Informationen eingeholt werden.
• Falls erforderlich, stellen Sie oder ein von Ihnen beauftragter externer Dienstleister Ermittlungen zur Aufklärung des Sachverhalts an.

Was ist NACH Bearbeitung einer Meldung zu beachten

• Geben Sie spätestens 3 Monate nach Eingang der Meldung eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person über ergriffenen Folgemaßnahmen.
• Löschen Sie nach Abschluss des Verfahrens die Dokumentation des Falles.
• Schützen Sie Betroffene. Die weit überwiegende Anzahl der Meldungen wird in gutem Glauben abgegeben, aber eben nicht alle.
• Schützen Sie die hinweisgebende Person und verzichten Sie auf jedwede Repressalien. Sie schaden der Unternehmenskultur und sie sind gesetzlich zum Schadensersatz verpflichtet.

Podcast WHISTLEpedia – jetzt anhören

Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes, Spotify, Youtube oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar. 

Post by Stephan Rheinwald

Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.