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Aufbau und Organisation der internen Meldestelle

Veröffentlicht in Interne Meldestelle, Meldekanäle, Meldestelle und Datenschutz, Rechtliche Aspekte
04.06.24

Nach dem Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes müssen Unternehmen und Dienststellen mit mehr als 49 Beschäftigten eine interne Meldestelle einrichten. Aber welche Aufgaben hat diese Stelle, wie ist sie zu organisieren und wie geht man mit den eingehenden Meldungen um?

1. Aufgaben einer Meldestelle

Zu den Aufgaben einer Meldestelle gehört zum einen das Betreiben der Meldekanäle, über die die Meldungen abgegeben werden können. Zum anderen prüft die Meldestelle die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldungen. Sie kontrolliert demnach, ob eine Meldung begründet ist, ob also der eingegangene Hinweis hinreichend konkret und plausibel ist.

Nicht zu vergessen ist, dass zu den Aufgaben einer internen Meldestelle auch das Ergreifen von Folgemaßnahmen gehört. Als Folgemaßnahmen können interne Meldestellen insbesondere interne Untersuchungen in der Organisation durchführen sowie betroffene Personen und Arbeitseinheiten kontaktieren. Eine mögliche Folgemaßnahme kann zudem das Abschließen des Verfahrens aus Mangel an Beweisen sein. Außerdem können die internen Meldestellen das Verfahren an eine zustände Behörde zwecks weiterer Untersuchungen abgeben.

Eine interne Meldestelle hat auch die Aufgabe, dass sie für Beschäftigte klar und leicht zugängliche Informationen über externe Meldeverfahren bereithält. Sie sorgt dafür, dass Beschäftigte auch über die externen Meldestellen, die beim Bund, bei den Ländern, bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht und beim Bundeskartellamt eingerichtet werden, informiert sind.

2. Organisation der internen Meldestelle

Die Organisation einer internen Meldestelle spielt eine bedeutende und zentrale Rolle. Wichtig ist, dass die internen Meldestelle sowohl vom Unternehmen selbst als auch von einem externen Dienstleister betrieben werden kann. Wenn das Unternehmen die interne Meldestelle selbst betreibt, dann werden ihre Aufgaben durch eine beim Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle beschäftigte Person oder durch eine interne Organisationseinheit übernommen.

Viele Unternehmen befassen sich mit der Frage, ob sie die interne Meldestelle auslagern oder selbst betreiben sollen. Das Outsourcing der internen Meldestelle hat jedenfalls mehrere Vorteile. Zum einen befasst sich eine Meldestelle mit sehr sensiblen Themen, für die viel Wissen und Erfahrung erforderlich ist. Hier hat der externe Partner, dessen Hauptaufgabe ja der Umgang mit dieser Thematik ist, deutliche Vorteile. Zum anderen gibt es auch Fälle, in denen sich die hinweisgebende Person eher an einen Dritten wenden möchte als an eine Stelle im Unternehmen. Diese Personen können dann die von einem Dritten betriebene interne Meldestelle ansprechen und müssen sich nicht an die staatlich betriebene externe Meldestelle oder gar die Öffentlichkeit wenden.

Nicht zuletzt muss das Unternehmen oder die Dienststelle, sobald es die Aufgaben der internen Meldestelle selbst übernimmt, eine qualifizierte Person einsetzten. Diese muss grundsätzlich unabhängig sein, was nicht zwingend bedeutet, dass diese Person sich ausschließlich mit der Thematik der internen Meldestelle befassen muss. Sie darf aber keinesfalls einem Interessenkonflikt ausgesetzt sein. Zu beachten ist, dass das Qualifikationserfordernis eine regelmäßige Schulung hinsichtlich der Aufgaben und Betreuung für die beauftragte Person erfordert. Bei der Beauftragung eines externen Dienstleisters fällt diese Schulung selbstverständlich weg. Die Kosten, die für die regelmäßige Schulung für die beauftragte Person entstehen, stellen auch einen nicht zu vernachlässigenden Aspekt dar.

3. Unterschied zwischen Meldekanal und Meldestelle

Das Hinweisgeberschutzgesetz verwendet neben dem Begriff „Meldestelle“ auch das Wort Meldekanal. Diese Wörter hören sich zunächst sehr ähnlich an. Dahinter verbirgt sich jedoch ein großer Unterschied: Grundsätzlich betreibt die interne Meldestelle den Meldekanal. Der Meldekanal beschreibt den technischen Weg, wie eine Meldung einer hinweisgebenden Person abgegeben werden kann. Dabei müssen interne Meldekanäle die Meldung in mündlicher oder in Textform ermöglichen. Zudem muss der hinweisgebenden Person eine persönliche Zusammenkunft mit der beauftragten Person der internen Meldestelle ermöglicht werden.

Die beauftragten Personen können den Meldekanal so gestalten, dass dieser auch natürlichen Personen offensteht, die im Rahmen ihrer Tätigkeit mit dem Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle in Kontakt stehen. Das bedeutet konkret, dass auch Lieferanten oder Kunden in diesem Falle die Möglichkeit haben, Meldungen abzugeben. Ob die interne Meldestelle für diesen Personenkreis offensteht, liegt aber weiterhin im Ermessen des Unternehmens oder der Dienststelle.

4. Vertraulichkeit ist die Basis

Besonders hervorzuheben im Kontext der Meldekanäle ist das Thema Vertraulichkeit. Um diese gewährleisten zu können, darf nur die zuständige Person Zugang zu den eingegangenen Meldungen haben. Betreibt die Organisation die interne Meldestelle selbst, ist es zwingend erforderlich, dass eine Person mit der Aufgabe betraut wird, die sich durch besondere Vertrauenswürdigkeit auszeichnet. Wird die interne Meldestelle ausgelagert, muss der ausgewählte Dienstleister die Vertraulichkeit sicherstellen.

5. Umgang mit Meldungen

Viele Unternehmen stehen, sobald die erste Meldung eingeht, vor der schwierigen Frage, wie sie mit dieser Meldung umzugehen haben. Laut Hinweisgeberschutzgesetz muss spätestens nach 7 Tagen eine Eingangsbestätigung gesendet werden. Dies ist natürlich nur möglich, soweit die Meldung nicht anonym abgegeben worden ist. Die interne Meldestelle verfährt weiter, indem sie mit der hinweisgebenden Person Kontakt hält und die eingegangene interne Meldung einer Stichhaltigkeitsprüfung unterzieht. Es wird auch geprüft, ob der Hinweis einen Gesetzes- oder Regelverstoß beinhaltet. Soweit erforderlich und möglich versucht die interne Meldestelle bei der hinweisgebenden Person weitere Informationen einzuholen. Anschließend müssen sachgerechte Folgemaßnahmen ergriffen werden. Zuletzt ist die interne Meldestelle dazu verpflichtet der hinweisgebende Person innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldung zu geben. Die Rückmeldung muss die Folgemaßnahmen und die Gründe für das Ergreifen dieser Folgemaßnahmen beinhalten. Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person darf jedoch nur erfolgen, soweit dadurch Ermittlungen nicht berührt oder Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, nicht beeinträchtigt werden.

Best Practice Principles von Transparency International zur Ausgestaltung eines Hinweisgebersystems finden Sie hier. Detaillierte Informationen zur Funktionsweise eines Hinweisgebersystems finden Sie hier.

 

Individuelles Angebot

Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht die Einrichtung einer internen Meldestelle vor. Werden Sie allen gesetzlichen Anforderungen gerecht und fordern Sie ein auf Ihr Unternehmen angepasstes individuelles Angebot an.

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Post by Martin Walter

Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Mit welchen Abteilungen muss die interne Meldestelle zusammenarbeiten?

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Hinweisgeberschutz, Hinweisgebersysteme, Interne Meldestelle, Meldekanäle
21.05.24

Um den Schutz von Hinweisgebern zu garantieren, müssen Beschäftigungsgeber mit mehr als 49 Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen laut dem Hinweisgeberschutzgesetz eine interne Meldestelle einrichten. Um die Funktionsfähigkeiten dieser internen Meldestelle zu garantieren, muss sie im Unternehmen mit vielen unterschiedlichen Abteilungen zusammenarbeiten. Welche Abteilungen sind das und was sind die jeweiligen Inhalte der Zusammenarbeit?

Um ihre Aufgaben erfüllen zu können, muss eine interne Meldestelle mit anderen Abteilungen des Unternehmens zusammenarbeiten. Diese Abteilungen werden nachfolgend benannt und der Inhalte der jeweiligen Zusammenarbeit wird vorgestellt. 

Compliance Abteilung

In der Praxis wird es oft vorkommen, dass die interne Meldestelle ein Teilbereich der Compliance – Abteilung ist, aber das muss nicht zwingend der Fall sein. Unabhängig davon ergibt sich die Notwendigkeit der Zusammenarbeit, wenn ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin einen ihnen persönlich bekannten Compliance Mitarbeiter vor Ort ansprechen und ihm einen Hinweis auf Fehlverhalten im Unternehmen gibt. Diesen Hinweis muss der Compliance-Mitarbeiter dann an die interne Meldestelle weiterleiten.

Auch kann die Compliance-Abteilung aufgrund ihrer vielfältigen Praxiserfahrungen ein guter Ratgeber sein bei der Stichhaltigkeitsprüfung der bei der internen Meldestelle direkt eingehenden Hinweise. Natürlich ist hierbei die Vertraulichkeit zu wahren.

Weiter kann ihr die Aufgabe zukommen, die Folgemaßnahmen eingegangener Hinweise zu initiieren und deren Umsetzung zu kontrollieren. Zu denken ist hier beispielsweise an das Aufsetzen eines Schulungsprogramms zum Thema Anti-Korruption.

Interne Revision

Die interne Revision kann insbesondere bei der Stichhaltigkeitsprüfung eingegangener Meldungen wertvolle Hilfe leisten. Sie ist die am besten geeignete Abteilung, um zunächst eine Erstplausibilisierung vorzunehmen, um damit die Frage beantworten zu können, ob eine Meldung plausibel genug ist und die notwendige Substanz hat, um eine eingehendere Untersuchung starten zu können.

Auch in der dann folgenden eigentlichen Ermittlungsphase wird die Federführung der Ermittlungen in aller Regel bei der internen Revision liegen.

Personalabteilung

Auch in der Personalabteilung können Hinweise auf Fehlverhalten eingehen, die dann zuständigkeitshalber an die interne Meldestelle weitergeleitet werden müssen.

Darüber hinaus ist ja menschliches Fehlverhalten oft der Auslöser für eine Meldung. Hieraus ergibt sich mitunter die Notwendigkeit einer Sanktionierung. Das kann eine Abmahnung sein, in besonders schwerwiegenden Fällen aber auch eine Freistellung oder eine Kündigung. Dies alles umzusetzen, liegt im Zuständigkeitsbereich der Personalabteilung. Eine vertrauensvolle und professionelle Zusammenarbeit der internen Meldestelle mit dem Personalbereich bei diesen schwierigen Themen ist somit unabdingbar.

Rechtsabteilung

Wichtig ist auch eine gute Zusammenarbeit mit dem Rechtsbereich. Dieser kann die interne Meldestelle mit fachkundigem Rechtsrat unterstützen und bei der Bearbeitung eingegangener Meldungen klären, welche rechtlichen Schritte als nächstes einzuleiten sind, also z.B. ob in einem konkreten Fall Strafanzeige gegen eine beschuldigte Person erstattet werden soll.

Datenschutzbereich

Der Datenschutzbereich ist einzubinden beim erstmaligen Aufsetzen des Hinweisgebersystems und in der Regel bei der Beurteilung und Bearbeitung von Meldungen zu datenschutzrechtlichem Fehlverhalten.

Betriebsrat

Auch der Betriebsrat ist im Rahmen der Einführung eines Hinweisgebersystems frühzeitig zu beteiligen, damit er seine Mitbestimmungsrechte wahrnehmen kann. Im Wirkbetrieb des Hinweisgebersystems hat der Betriebsrat Informationsrechte, die ebenfalls zu beachten sind. Generell bietet eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat Vorteile für alle Beteiligten.

IT-Abteilung

Falls ein webbasiertes Hinweisgebersystem angeboten werden soll, muss mit der IT-Abteilung abgestimmt werden, ob das System selbst entwickelt werden soll oder ob es zugekauft bzw. gemietet werden soll. Weiter muss das System in die IT-Landschaft integriert werden. Neben einer professionellen Datensicherung ist darüber hinaus das Thema Datensicherheit im sensiblen Umfeld der internen Meldestelle von größter Bedeutung. Abschließend ist auch das Löschkonzept mit dem IT-Bereich abzustimmen.

Kommunikation

Schon mehrfach ist in diesem Blog die Bedeutung der internen Kommunikation thematisiert worden. Nur wenn die Existenz und die Aufgaben einer internen Meldestelle im Unternehmen bekannt sind, werden auch Hinweise eingehen. Daher kommt der professionellen Zusammenarbeit mit der Kommunikationsabteilung große Bedeutung zu.

Zusammenfassung

Eine interne Meldestelle muss mit vielen Abteilungen im Unternehmen gut zusammenarbeiten: Compliance, interne Revision, Personal, Recht, Datenschutz, Betriebsrat, IT und Kommunikation. Dies effizient umzusetzen und gleichzeitig die gebotene Vertraulichkeit im sensiblen Umfeld von Meldungen über Fehlverhalten zu bewahren, ist eine der anspruchsvollsten Aufgaben der internen Meldestelle. Aber nur, wenn dies gelingt, kann sie ihren Aufgaben gerecht werden. 

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Post by Martin Walter

Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Externe Meldestellen und externe Meldungen

Veröffentlicht in Externe Meldestelle, Hinweisgebersysteme, Hinweisgebersysteme im Compliance Management
07.05.24

Heute beschäftigen wir uns mit dem Thema „Externe Meldestelle“ und „Externe Meldungen“. Denn neben den internen Meldestellen regelt das Hinweisgeberschutzgesetz auch den Aufbau und Betrieb externer Meldestellen.

Personen, die beabsichtigen, Informationen über einen Verstoß zu melden, können wählen, ob sie sich an eine interne Meldestelle oder eine externe Meldestelle wenden. Wenn einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, bleibt es der hinweisgebenden Person unbenommen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden.

Grundsätzlich wird es künftig mehrere externe Meldestellen geben. Dazu gehört zunächst eine externe Meldestelle auf Bundesebene, die beim Bundesamt für Justiz eingerichtet wird. Darüber hinaus kann auch jedes Bundesland eine externe Meldestelle einrichten. Dort können Meldungen eingehen, die die Dienststellen des jeweiligen Bundeslandes betreffen. Weiterhin ist es vorgesehen, dass bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht eine fachspezifische Meldestelle eingerichtet wird. Letztere ist z.B. zuständig für Meldungen von Verstößen gegen das Finanzdienstleistungsaufsichtsgesetz. Das Bundeskartellamt ist zuständige externe Meldestelle für Meldungen von Informationen über Verstöße gegen Vorschriften der Europäischen Union über den Wettbewerb. Zusätzlich richtet der Bund eine weitere externe Meldestelle für Meldungen ein, die die externe Meldestelle des Bundes selbst betreffen.

Die Aufgaben der externen Meldestellen sind mit denen der internen Meldestellen zu vergleichen. Die externe Meldestelle betreibt die Meldekanäle, über die die Meldungen von Whistleblowern abgegeben werden können. Außerdem überprüft die externe Meldestelle die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldungen. In ihren Aufgabenbereich fällt darüber hinaus das Ergreifen von Folgemaßnahmen. Externe Meldestellen sind zudem dazu verpflichtet auf der Website umfangreiche Informationen über Abhilfemöglichkeiten sowie über den Hinweisgeberschutz bereitzustellen. Dabei informieren die externen Meldestellen insbesondere auch über die Möglichkeit einer internen Meldung.

Die externen Meldestellen arbeiten unabhängig und getrennt von den internen Meldestellen. Das Personal einer internen Meldestelle muss gemäß Hinweisgeberschutzgesetz die notwendige Fachkunde aufweisen. Bei der externen Meldestelle sieht das Gesetz sogar vor, dass die für die Bearbeitung von Meldungen zuständigen Personen regelmäßig geschult werden. Nicht zuletzt darf das Personal einer externen Meldestelle weitere Aufgaben wahrnehmen, solange ein Interessenkonflikt sicher ausgeschlossen ist.

Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht eine Berichtspflicht der externen Meldestellen vor. Es folgt jährlich ein öffentlich zugänglicher Bericht, der zusammengefasst und in anonymisierter Form über die eingegangenen Meldungen Auskunft gibt. Im Detail berichtet die externe Meldestelle über die Anzahl der eingegangenen Meldungen, die Anzahl der internen Untersuchungen, die Anzahl der Fälle, die Ermittlungen einer Staatsanwaltschaft oder ein gerichtliches Verfahren zur Folge hatte und die Anzahl der Abgaben an eine andere zuständige Stelle.

Im Folgenden gehen wir genauer auf das Thema „externe Meldungen“ ein.

Die externen Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher und in Textform ermöglichen. Zudem muss eine persönliche Zusammenkunft mit der hinweisgebenden Person und den zuständigen Personen der externen Meldestelle möglich sein.

Das Verfahren zur Bearbeitung einer externen Meldung ähnelt dem einer internen Meldung. Laut des Hinweisgeberschutzgesetzes hat die externe Meldestelle den Eingang einer Meldung umgehend, spätestens nach 7 Tagen zu bestätigen. Sie prüft die Stichhaltigkeit der Meldung und ergreift Folgemaßnahmen. Außerdem ist die externe Meldestelle dazu verpflichtet, der hinweisgebenden Person eine Rückmeldung nach spätestens 3 Monaten zu erteilen. In Fällen, in denen die Bearbeitung umfangreicher ist, sollte eine Rückmeldung der externen Meldestellen spätestens nach 6 Monaten erfolgt sein. Die externe Meldestelle hat auch anonym eingehende Meldungen zu bearbeiten. Dafür sind Meldekanäle vorzuhalten, welche die anonyme Kontaktaufnahme und die für die hinweisgebende Person anonyme Kommunikation zwischen hinweisgebender Person und externer Meldestelle ermöglichen.

Auch den Umgang mit Meldungen in externen Meldestellen regelt das Hinweisgeberschutzgesetz eindeutig. Sobald ein Hinweis in einer externen Meldestelle eingegangen ist, kann die externe Meldestelle im Rahmen von Stichhaltigkeitsprüfungen Auskünfte von den betroffenen natürlichen Personen, den Unternehmen, von Dritten und von der Behörde verlangen. Die externen Meldestellen können Folgemaßnahmen ergreifen. Sie können beispielsweise betroffene Unternehmen und Dienststellen kontaktieren, den Whistleblower an eine andere zuständige Stelle verweisen und das Verfahren abschließen oder gegebenenfalls an eine zuständige Behörde zwecks weiterer Untersuchungen abgeben. Weiter regelt das Gesetz in § 30 explizit, dass die externen Meldestellen mit sonstigen für die Aufklärung, Verhütung und Verfolgung von Verstößen im Anwendungsbereich dieses Gesetzes zuständigen öffentlichen Stellen zusammenarbeiten und sich gegenseitig unterstützen.

Abschließend beschreibt das Hinweisgeberschutzgesetz den Abschluss des Verfahrens. Das Verfahren kann wegen Geringfügigkeit abgeschlossen werden oder wenn die Meldung einen Sachverhalt betrifft, zu dem bereits ein Verfahren nach diesem Gesetz abgeschlossen wurde. Der hinweisgebenden Person sind in diesen beiden Fällen die Gründe für den Verfahrensabschluss mitzuteilen. Generell ist der hinweisgebenden Person das Ergebnis der durch die Meldung ausgelösten Untersuchung mitzuteilen, soweit dies mit gesetzlichen Verschwiegenheitspflichten vereinbar ist.

Insgesamt ist davon auszugehen, dass es im ureigensten Interesse eines Unternehmens ist, dass sich hinweisgebende Personen an die eigene interne Meldestelle wenden und nicht an eine externe Meldestelle. Nur dann bleibt man Herr des Verfahrens und kann soweit erforderlich zügig schadensbegrenzende Maßnahmen einleiten. Eine hinweisgebende Person wird sich aber nur dann an eine interne Meldestelle wenden, wenn sie Vertrauen hat, dass die Meldung auch ernstgenommen und unter Beachtung der Vertraulichkeit bearbeitet wird, dass Maßnahmen ergriffen werden und dass keine Repressalien zu erwarten sind. Ein integres Top-Management und eine professionelle interne Kommunikation zum Thema Whistleblowing sind zwei unverzichtbare Voraussetzungen für den Aufbau dieses Vertrauens.

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Individuelles Angebot

Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht die Einrichtung einer internen Meldestelle vor. Werden Sie allen gesetzlichen Anforderungen gerecht und fordern Sie ein auf Ihr Unternehmen angepasstes individuelles Angebot an.

 

Post by Stephan Rheinwald

Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Hinweisgebersystem – Rückmeldung an Whistleblower durch die interne Meldestelle

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Hinweisgeberschutz, Hinweisgebersysteme, Hinweisgebersysteme im Compliance Management, Interne Meldestelle
20.02.24

Ob ein Whistleblower oder eine Whistleblowerin eine Rückmeldung nach einem Hinweis erhalten sollte, darf nicht spontan oder gar zufällig entschieden werden. Hierüber muss sich das Unternehmen oder die Dienststelle im Vorfeld Gedanken machen.

Die Frage, ob ein Whistleblower auf seinen Hinweis von der internen Meldestelle ein Feedback erhalten soll, ist nicht einfach zu beantworten. Es gibt gute Gründe, die dafürsprechen und ebenso gute Gründe, die dagegensprechen.

Ein Feedback kann natürlich nur erfolgen, wenn der Hinweis nicht anonym bei der internen Meldestelle abgegeben worden ist oder wenn die hinweisgebende Person den Hinweis anonym mittels eines webbasierten Systems mit Feedbackfunktion abgegeben hat. 

Gründe für eine Rückmeldung an den Whistleblower

  1. Einen Hinweis auf Fehlverhalt en abzugeben, ist in den allermeisten Fällen keine Sache, die beiläufig erfolgt, es bedarf vielmehr eines gewissen Mutes, dies zu tun. Der wohl häufigste Grund für die Hinweisabgabe ist es, einen Missstand aufzuzeigen und Verbesserungsmaßnahmen zu initiieren. Es liegt in der Natur der Sache, dass die hinweisgebende Person im weiteren Fortlauf wissen möchte, ob der Hinweis zutreffend war und ob der Hinweis helfen konnte, die Situation zu verbessern. Wer den Mut aufbringt einen Hinweis abzugeben, sollte durch Transparenz über die aus dem Hinweis gezogenen Konsequenzen belohnt werden.
  2. Wenn deutlich wird, dass Hinweise „etwas bewirken“, wird ein Anreiz geschaffen, auch künftig Hinweise abzugeben, sobald Fehlverhalten bemerkt wird.
  3. Das 2023 verabschiedete Hinweisgeberschutzgesetz sieht in §17 eine Rückmeldung durch die interne Meldestelle an die hinweisgebende Person explizit vor. Die Rückmeldung muss innerhalb von drei Monaten erfolgen und umfasst die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese.

Gründe gegen eine Rückmeldung an den Whistleblower

  1. Ebenfalls in §17 des Hinweisgeberschutzgesetzes sind die Fälle aufgeführt, in denen eine Rückmeldung durch die interne Meldestelle an die hinweisgebende Person nicht erfolgen darf. Dies ist erstens der Fall, wenn interne Nachforschungen oder Ermittlungen erschwert oder unmöglich gemacht würden. Zweitens ist dies der Fall, falls die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, beeinträchtigt würden. Zu denken ist hier etwa an datenschutzrechtliche Aspekte.
  2. Im gesamten Prozess der Hinweisabgabe und -bearbeitung ist Vertraulichkeit ein hohes Gut. Je weniger Personen in diesen Prozess eingebunden sind, desto eher kann Vertraulichkeit gewährleistet werden. Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person erhöht zwangsläufig die Zahl der eingebundenen Personen. Zumindest muss daher bei der Formulierung des Feedbacks in einer „worst case – Betrachtung“ davon ausgegangen werden, dass der Hinweisgeber nachfolgend die Vertraulichkeit nicht wahrt. Die Rückmeldung sollte daher keine Informationen enthalten über Sanktionen gegen konkrete Personen. Hinweise auf etwaige Prozessverbesserungen, die als Maßnahmen als Reaktion auf die Aufklärung des Sachverhalts ergriffen worden sind, können und sollten hingegen Inhalt der Rückmeldung sein.

Zusammenfassung

Eine hinweisgebende Person erwartet eine Rückmeldung über die Konsequenzen, die aus dem Hinweis gezogen worden sind. Eine Rückmeldung durch die interne Meldestelle sollte daher die Regel sein. So sieht es auch das Hinweisgeberschutzgesetz vor.

Allerdings haben auch diejenigen Personen Rechte, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden. Dies kann dazu führen, dass eine Rückmeldung nicht erfolgen kann oder dass die Rückmeldung in einer Form erfolgt, die die Rechte dieser beiden Personengruppen angemessen berücksichtigt.

 

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Post by Stephan Rheinwald

Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

 

Whistleblowing: Best Practice-Tipps für hinweisgebende Personen

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Folgemaßnahmen und Meldestelle, Hinweisgeberschutz
23.01.24

In den meisten Fällen haben Hinweisgeber keine Erfahrungen mit dem Prozess der Hinweisabgabe. Leicht können bei der Abgabe einer Meldung schwerwiegende Fehler gemacht werden, die sich mit Hilfe der nachfolgenden Tipps aus der Praxis vermeiden lassen.

 

Was ist VOR der Meldung zu beachten?

  • Informieren Sie sich im Gesetzestext, ob Sie mit Ihrer Meldung in den sachlichen Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fallen. Nur dann sind Sie durch das Gesetz geschützt. Meldungen über Verstöße, die strafbewehrt sind, fallen in jedem Fall in den sachlichen Anwendungsbereich. Bei Unsicherheiten: Nehmen Sie Rücksprache mit Rechtsexperten.
  • Überlegen Sie sich, ob Sie die Meldung anonym abgeben wollen. Vorzugswürdig ist eine nicht-anonyme Meldung, da Rückfragemöglichkeiten die Aufklärungsquote erhöhen. Wenn Ihnen aber – aus welchen Gründen auch immer – eine nicht-anonyme Meldung zu unsicher erscheint, dann melden Sie nach bestem Wissen und Gewissen anonym.

Was ist BEI der Meldung zu beachten?

  • Geben Sie eine möglichst präzise Beschreibung des Sachverhalts. Orientieren Sie sich an den W-Fragen (Wer, Was, Wann, Wo, Wie, Warum).
  • Stellen Sie die Unterlagen, die Sie zum Sachverhalt haben, der internen Meldestelle des Unternehmen oder der Dienststelle zur Verfügung.
  • Sofern Sie Kenntnis von Beweisen haben, geben Sie diese bekannt.
  • Beachten Sie bei anonymer Meldung, dass Unterlagen oder Beweise, die Sie in elektronischer Form zur Verfügung stellen, Metadaten enthalten können, die Rückschlüsse auf Ihre Person ermöglichen.
  • Setzten Sie keine Gerüchte in die Welt!
  • Bleiben Sie immer bei der Wahrheit! Eine bewusst falsche Meldung ist strafbar. Selbstverständlich können Sie bei einer bewussten Falschmeldung auch keinen Hinweisgeberschutz in Anspruch nehmen.

 WO kann die Meldung abgegeben werden? 

  • Unternehmen und Dienststellen mit mehr als 50 Beschäftigten müssen eine interne Meldestelle einrichten. Normalerweise sollte auf der Website der Organisation ersichtlich sein, wo genau und wie Hinweise auf Fehlverhalten abgegeben werden können
  • Melden Sie bevorzugt an die interne Meldestelle. Nur wenn Ihnen das – aus welchen Gründen auch immer – nicht opportun erscheint, melden sie an eine externe Meldestelle.
  • Die interne Meldestelle hält für Beschäftigte klare und leicht zugängliche Informationen über externe Meldeverfahren bereit.
  • Wichtig: wenn Sie eine Information offenlegen, diese also an die Presse geben oder über Social-Media-Kanäle veröffentlichen, haben Sie nur dann Hinweisgeberschutz, wenn Sie diese Information vorher an eine externe Meldestelle gegeben haben und diese ihren Aufgaben nicht nachgekommen ist.

Was ist NACH der Meldung zu beachten?

  • Sie sollten vom Unternehmen bzw. der Dienststelle eine Eingangsbestätigung und nach 3 Monaten eine Rückmeldung über Folgemaßnahmen erhalten. Geben Sie nicht auf, wenn dem Hinweis nicht nachgegangen wird. Wenden Sie sich dann ggfs. an eine externe Meldestelle und geben Sie die Meldung dort erneut ab.
  • Vermeiden Sie unbeabsichtigte „Leaks“ – insbesondere, wenn Sie anonym bleiben wollen! Berichten Sie nicht sofort an Dritte (auch nicht an den Familien- und Freundeskreis).

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Post by Martin Walter

Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Ist es gut, wenn kein Hinweis bei der internen Meldestelle eingeht?

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Hinweisgebersysteme, Interne Meldestelle, Meldekanäle
09.01.24

Bei einer internen Meldestelle geht über einen längeren Zeitraum kein Hinweis auf Fehlverhalten ein. Es ist also alles in bester Ordnung! Wirklich?

Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht für Organisationen mit mehr als 50 Beschäftigten die Einrichtung einer internen Meldestelle vor. Deren Hauptaufgabe ist es Hinweise auf Fehlverhalten im Unternehmen oder der Dienststelle entgegenzunehmen, nachfolgend zu verarbeiten und Gegenmaßnahmen zu initiieren. Dadurch soll Schaden für das Unternehmen verhindert oder zumindest minimiert werden. Aber woran kann es liegen, wenn nach Einrichtung der internen Meldestelle keine Hinweise eingehen? Das kann mehrere Gründe haben.

Es gibt tatsächlich kein Fehlverhalten

Wenn es kein Fehlverhalten gibt, wird auch nichts gemeldet, insofern ist das natürlich der Idealzustand. Aber je mehr Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen eine Organisation hat, desto wahrscheinlicher ist es schon rein statistisch, dass ein irgendwie geartetes Fehlverhalten auch tatsächlich vorkommt. In den meisten Fällen haben fehlende Meldungen daher andere Ursachen.

Die interne Meldestelle und ihre Aufgaben sind in der Organisation nicht bekannt

Nur wenn die Existenz und die Aufgabe der internen Meldestelle im Unternehmen oder der Dienststelle bekannt ist, können und werden auch Hinweise eingehen. Aus diesem Grund kommt der begleitenden internen Kommunikation bei der Einführung der internen Meldestelle eine nicht zu unterschätzende Bedeutung zu. Es ist einer der größten Fehler beim Aufbau von Meldestellen, umfangreich Ressourcen in die Diskussion und Festlegung technischer und personeller Aspekte zu investieren und anschließend die Begleitkommunikation zu vernachlässigen. Während in der Phase der Systemeinführung eine professionelle Kommunikationskampagne erforderlich ist, sind im weiteren Fortlauf nur noch einzelne, aber periodische Kommunikationsmaßnahmen notwendig. Zu denken ist hier zum Beispiel an einen Intranetbeitrag über die Anzahl eingegangener Meldungen. 

Der Nutzen der Hinweise ist nicht bekannt

Bei genauerer Betrachtung ist dies ebenfalls ein Kommunikationsthema. Hinweise über Fehlverhalten sind ein wichtiges Instrument, Probleme rechtzeitig erkennen und frühzeitig Gegenmaßnahmen einleiten zu können. Dass Meldungen im Unternehmen oder der Dienststelle positiv konnotiert sind und nicht negativ – etwa im Sinne von Anschwärzen – ist auch eine wichtige Aufgabe der Hinweisgeber-Kommunikation.

Falsche Unternehmenskultur

Eng damit verbunden ist die Tatsache, dass es Hinweis-fördernde Unternehmenskulturen gibt. Diese zeichnen sich insbesondere aus durch Transparenz, Lösungsorientierung und Fehlervermeidung. Die Vermittlung der Unternehmenskultur erfolgt sehr stark durch die oberste Führungseben der Organisation.  Dem „Tone at the Top“, also den Aussagen der wichtigsten Führungskräfte über das Hinweisgebersystem kommt daher essenzielle Bedeutung zu. Nur wenn das System vom Top-Management öffentlich unterstützt wird, wird es auch genutzt werden.

Furcht vor Repressalien

Nur wenn die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen keine Repressalien wegen einer Hinweisabgabe zu fürchten haben, werden sie auch Meldungen abgeben. Daher muss das Unternehmen oder die Dienststelle unmissverständlich kommunizieren, dass ein gutgläubiger Hinweisgeber unter keinen Umständen Repressalien zu befürchten hat. Umgekehrt ist auch klar: sollte ein Hinweisgeber Repressalien erlitten haben und wird dies in der Organisation bekannt, wird es mit großer Wahrscheinlichkeit keine weiteren Hinweise mehr geben. Allein anonyme Hinweise sind dann noch denkbar.

Technische Systemprobleme

Nur der Vollständigkeit halber sei dieser technische Aspekt für fehlende Hinweise genannt. Diese Probleme könne im Vergleich mit den anderen angesprochenen Aspekten in der Regel leicht behoben werden.

Zusammenfassung

Um Meldungen über Fehlverhalten zu erhalten und danach geeignete Gegenmaßnahmen ergreifen zu können, bedarf es einiger Voraussetzungen: Das Hinweisgebersystem und sein Nutzen müssen durch geeignete Kommunikationsmaßnahmen bekannt sein, die Unternehmenskultur muss „richtig“ sein, es darf keine Angst vor Repressalien und keine technischen Probleme geben. Ist all dies gegeben, werden Meldungen bei der internen Meldestelle eingehen, wodurch mitunter gravierende Probleme frühzeitig erkannt und beseitigt werden können.

 

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Post by Stephan Rheinwald

Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Finanzielle Anreize für Whistleblower?

Veröffentlicht in Folgemaßnahmen und Meldestelle, Hinweisgeberschutz, Hinweisgebersysteme
24.10.23

Es gibt gute Gründe, dass Whistleblower finanzielle Anreize für die Hinweisabgabe erhalten. Aber es gibt auch gute Gründe dagegen. Schauen wir uns das Thema einmal genauer an.

  

Die Vorteile finanzieller Anreize

Es kam und kommt vor, dass Whistleblower, die einen Hinweis nicht anonym, sondern offen abgegeben haben, einen persönlichen Nachteil erleiden mussten. Genau das ist ja der Grund, warum es das neue Hinweisgeberschutzgesetz gibt. Hinweisgeber sollen vor Repressalien geschützt und ihr persönliches Risiko soll deutlich reduziert werden. Auch ist mit einer Hinweisabgabe Arbeit verbunden. Zumindest ist ein Gespräch mit dem oder der Vorgesetzten bzw. mit einem Mitarbeiter der internen Meldestelle oder die Eingabe des Hinweises in ein Hinweisgebersystem erforderlich.  Zu denken ist hier zusätzlich etwa an Dokumentation oder Beweissicherung. In diesem Sinne kann man finanzielle Anreize für die Hinweisabgabe als gerechtfertigte Belohnung sehen für den geleisteten Aufwand und das zumindest gefühlt eingegangene Risiko.

Auch ist zu erwarten, dass finanzielle Anreize zu mehr Meldungen führen werden. Zumindest wird das der Fall sein, wenn die Höhe des Anreizes einen symbolischen Betrag übersteigt. Mehr Meldungen heißt, dass mehr Fälle aufgeklärt werden können, frühzeitig Maßnahmen ergriffen und künftiger Schaden vermieden oder zumindest minimiert werden kann.

Ein weiterer Aspekt: Aufgrund von Meldungen an staatliche Stellen, z.B. zu den Themen Steuerhinterziehung oder Kartell, können die öffentlichen Kassen von hohen Schadensersatz- und Strafzahlungen profitieren. Aus Sicht der öffentlichen Hand ergibt sich somit ein positiver Business Case.

Die Nachteile finanzieller Anreize

Wie bereits erwähnt sind mehr Hinweise zu erwarten – aber vielleicht ist es dann einer zu viel! Die Gefahr ist nicht von der Hand zu weisen, dass bei hohen finanziellen Anreizen Hinweise vorschnell abgegeben werden, die sich schon bei intensiverem Nachdenken durch den Hinweisgeber oder die Hinweisgeberin als zumindest zweifelhaft hätten herausstellen können. Und nur wenig schadet der Reputation des Instrument „Whistleblowing“ mehr, als wenn eine zu Unrecht beschuldigte Person Schaden nimmt.

Ein weiterer Nachteil ist eine zu erwartende Verschlechterung des Image des Whistleblowings. Dieses bekommt gerade durch viele öffentliche Diskussionen ein positives Image: Weg vom „Verpfeifen“, hin zu einem Instrument der Schadensbegrenzung und -vermeidung. Dieser positive Trend könnte bei Einführung finanzieller Anreize wieder leiden. Whistleblowing gälte dann nicht mehr als uneigennützig und auf Verbesserung der Situation des Unternehmens oder der Dienststelle abzielend. Whistleblowing würde dann primär gesehen als Instrument zur Verbesserung der finanziellen Situation des Hinweisgebers selbst. Der Akzeptanz von Hinweisgebersystemen wäre das nicht zuträglich.

Zusammenfassung

Wie dargestellt hätte die Einführung finanzieller Belohnungen für die Hinweisabgabe erhebliche positive und negative Auswirkungen. Wichtig ist daher, dass der Gesetzgeber, wenn er sich mit der Thematik befassen sollte, keine übereilten Schritte ergreift, sondern sich intensiv mit der Problematik befasst. In jedem Fall sollten die Erfahrungen anderer Länder Berücksichtigung finden. So gibt es z.B. in den USA und in Kanada Programme, nach denen hinweisgebende Personen einen bestimmten Prozentsatz der Summe erhalten, die die öffentliche Hand zurückerlangen oder durch Sanktionen einnehmen konnte. Bei der Bewertung berücksichtigt werden müssen hierbei allerdings große kulturelle Unterschiede zwischen Europa und Nordamerika.

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Post by Stephan Rheinwald

Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Begleitkommunikation bei der Einführung eines Hinweisgebersystems

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Hinweisgeberschutz, Hinweisgebersysteme, Interne Meldestelle
10.10.23

Die Einrichtung der internen Meldestelle und die damit verbundene Einrichtung eines Hinweisgebersystems darf nicht verstanden werden als ein rein technisch – organisatorischer Vorgang. Unabdingbar ist vielmehr eine professionelle begleitende interne Kommunikation im Unternehmen oder in der Dienststelle.

Laut Hinweisgeberschutzgesetz müssen Unternehmen und Dienststellen eine sogenannte interne Meldestelle einrichten. Damit bei dieser auch Hinweise auf Fehlverhalten eingehen, müssen die Beschäftigten des Unternehmens oder der Dienststelle wissen, dass ein Hinweisgebersystem zur Verfügung steht. Genau dies ist ein wesentliches Ziel der Kommunikationskampagne, die die Einrichtung der internen Meldestelle bzw. die Einführung des Hinweisgebersystems begleitet. Was genau ist dabei zu beachten und welche Inhalte müssen kommuniziert werden? 

Kommunikationsweg

Zunächst muss entschieden werden, auf welchem internen Kommunikationsweg die Einführung des Hinweisgebersystems veröffentlicht werden soll. In Frage kommt hier z.B. ein Bericht im Intranet, eine Mail an die Beschäftigten, eine Präsentation in einer internen Veranstaltung oder die Nutzung eines internen Social-Media-Kanals. Denkbar und sinnvoll ist auch die gleichzeitige Nutzung mehrerer dieser Kanäle.

Wichtig ist, dass die Kommunikation zeitnah erfolgt und dass so viel Kommunikationsdruck aufgebaut wird, dass die Botschaft in die Köpfe der Beschäftigten des Unternehmens und der Dienststelle gelangt.

Kommunikationsinhalte

Der wichtigste Kommunikationsinhalt ist: „Es gibt die interne Meldestelle und das Hinweisgebersystem!“

Den Beschäftigten muss also vermittelt werden, dass es ein neues System gibt, mit dessen Hilfe Fehlverhalten im Unternehmen oder der Dienststelle an die interne Meldestelle gemeldet werden kann. Es ist offensichtlich, dass nur dann Hinweise eingehen werden, wenn die Existenz des Hinweisgebersystems bei den Beschäftigten bekannt ist.

Darüber hinaus muss kommuniziert werden, dass die Hinweisabgabe erwünscht ist. Sie wird nicht als Denunziantentum verstanden, sondern als Mittel, Fehlverhalten im Unternehmen oder der Dienststelle möglichst frühzeitig aufzudecken, mit geeigneten nachfolgenden Maßnahmen zu beenden und den Schaden zu minimieren.

Ein eng damit verbundener weiterer unverzichtbarer Kommunikationsinhalt ist der Hinweisgeberschutz. Es muss unmissverständlich deutlich gemacht werden, dass einem Hinweisgeber aus der nach bestem Wissen und Gewissen vorgenommenen Hinweisabgabe kein Schaden entstehen wird.

Vermittelt werden muss auch, dass Hinweise mit größtmöglicher Vertraulichkeit behandelt werden. Deutlich werden muss darüber hinaus, ob Hinweise auch in anonymisierter Form abgegeben werden können.

Weiter muss kommuniziert werden, wie die Hinweisabgabe rein technisch funktioniert. Dazu gehört beispielsweise die Information, wo im Intranet der Link zur Hinweisabgabe positioniert ist.

Wird die interne Meldestelle von einem externen Dienstleister betrieben – und das Hinweisgeberschutzgesetz sieht diese Möglichkeit ja explizit vor – müssen Hintergrundinformationen zum Dienstleister kommuniziert werden, damit die Beschäftigten Vertrauen zu ihm aufbauen können.

Abschließend muss den Beschäftigten vermittelt werden, was nach der Hinweisabgabe passiert. Wichtig ist es deutlich zu machen, dass zutreffende Hinweise Konsequenzen nach sich ziehen. Dadurch wird vermittelt, dass es sich auch wirklich lohnt Hinweise abzugeben. Ebenso muss klar werden, wann und in welcher Form der Hinweisgeber ein Feedback erwarten kann.

Zusammenfassung

Eine gut durchdachte und professionell umgesetzte Begleitkommunikation ist bei der Einrichtung der internen Meldestelle sowie eines Hinweisgebersystems unverzichtbar. Nur dann werden die Beschäftigten wissen, dass es ein derartiges System gibt, dass die Hinweisabgabe erwünscht ist, dass sie keinerlei Nachteile zu befürchten haben, wie die Hinweisabgabe konkret funktioniert und was sie schlussendlich als Feedback erwarten dürfen.

 

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Post by Stephan Rheinwald

Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Was regelt das Hinweisgeberschutzgesetz? – Eine Übersicht

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Externe Meldestelle, Hinweisgeberschutz, Interne Meldestelle, Meldekanäle, Rechtliche Aspekte
02.10.23

Das Hinweisgeberschutzgesetz regelt im Wesentlichen zwei große Themenfelder:

  • Direkte Schutzmaßnahmen für hinweisgebende Personen
  • Prozessuale Aspekte der Hinweisabgabe

Beide Themenfelder werden nachfolgend erläutert.

1. Direkte Schutzmaßnahmen für hinweisgebende Personen im Hinweisgeberschutzgesetz

Erst im drittletzten Abschnitt 4 befasst sich das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) mit dem Kernthema „Schutzmaßnahmen“. Hier sieht es in § 36 ein Verbot zur Ausübung von Repressalien gegenüber Hinweisgebern vor. Schon die Androhung oder der Versuch Repressalien auszuüben ist verboten.

Erleidet ein Hinweisgeber nach einer Meldung oder Offenlegung dennoch eine Benachteiligung im Zusammenhang mit seiner beruflichen Tätigkeit, so sieht das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) eine Beweislastumkehr vor. Dadurch muss die Person, die die hinweisgebende Person benachteiligt hat, beweisen, dass die Benachteiligung nicht auf der Meldung oder Offenlegung beruht.

Im nachfolgenden § 37 wird der Schadensersatz nach Repressalien geregelt. Wenn gegen das Verbot der Ausübung, der Androhung oder des Versuchs von Repressalien verstoßen wird, sieht das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) einen Anspruch des Hinweisgebers auf Ersatz des erlittenen Schadens vor.

Über den Schadensersatz hinaus sieht das HinSchG im vorletzten Abschnitt in § 40 eine Geldbuße bis zu hunderttausend Euro vor für den Fall, dass eine Repressalie ergriffen oder angedroht wird.

Wenn man es plakativ formulieren will: hinweisgebende Personen werden geschützt durch die drohenden finanziellen Konsequenzen für Unternehmen und Dienststellen, falls diese Repressalien gegen den Whistleblower ergreifen.

Zusätzlich bewirkt das Vertraulichkeitsgebot in § 8 einen Schutz für hinweisgebende Personen. Die Vertraulichkeit ihrer Identität ist zu schützen. Wer dies nicht tut, handelt ordnungswidrig und kann mit einer Geldbuße bis zu zwanzigtausend Euro belegt werden.

2. Prozessuale Aspekte der Hinweisabgabe im Hinweisgeberschutzgesetz

Neben den erwähnten Schutzmaßnahmen befasst sich das Hinweisgeberschutzgesetz mit prozessualen Aspekten der Hinweisabgabe.

Das Hinweisgeberschutzgesetz regelt ausführlich,

  • welche Hinweise dazu führen, dass die hinweisgebende Person geschützt ist und
  • wie die Hinweise abgegeben werden müssen, damit die Schutzwirkung des Gesetzes greift.

Das Gesetz gilt nicht für alle Meldungen oder Offenlegungen von Informationen. Vielmehr müssen diese in den persönlichen (§1) und sachlichen Anwendungsbereich (§ 2) des Gesetzes fallen. So fallen z.B. Meldungen von Informationen über Verstöße, die straf- oder bußgeldbewehrt sind, in den sachlichen Anwendungsbereich. Dies ist hingegen nicht der Fall bei Informationen, die die nationale Sicherheit und hier militärische Belange betreffen.

Weiter wird die Frage, wie die Hinweise abgegeben werden müssen, damit die Schutzwirkung des Gesetzes greift, klar geregelt. So muss die Meldung bei einer von den Unternehmen oder Dienststellen einzurichtenden sogenannten internen Meldestelle oder einer staatlich betriebenen externen Meldestelle abgegeben worden sein. Sie darf auch offengelegt, also etwa an die Presse gegeben werden, allerdings erst, nachdem sie an eine externe Meldestelle abgegeben worden ist und diese ihren Aufgaben nicht nachgekommen ist.

Hier noch einige wichtige Regelungen zu internen Meldestellen:

In § 13 regelt das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) die Aufgaben einer internen Meldestelle. Zu den wesentlichen Aufgaben der internen Meldestelle gehört das Betreiben der Kanäle, über die die Meldungen abgegeben werden, die Stichhaltigkeitsprüfung der Meldungen, sowie die Veranlassung geeigneter Folgemaßnahmen. Zudem hält die interne Meldestelle Informationen über externe Meldestellen bereit.

In § 14 regelt das HinSchG die Organisationsform interner Meldestellen. Die Aufgaben der internen Meldestelle kann durch eine beim Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle beschäftigte Person oder durch eine interne Organisationseinheit übernommen werden. Ebenso kann ein Dritter mit den Aufgaben betraut werden.

Sofern die Voraussetzungen zur Einrichtung einer internen Meldestelle für ein Unternehmen oder eine Dienststelle besteht, muss gemäß § 15 gewährleistet werden, dass die mit den Aufgaben der Meldestelle betrauten Personen im Rahmen dieser Tätigkeit unabhängig arbeiten. Sie dürfen zwar gleichzeitig andere Aufgaben wahrnehmen, allerdings darf dabei kein Interessenkonflikt entstehen.

In § 16 sieht das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) Vorschriften über die Meldekanäle für interne Meldestellen vor. Beschäftigungsgeber und Dienststellen sind dazu verpflichtet, Hinweisgebersysteme einzurichten, über die sich Beschäftigte an die interne Meldestelle wenden können, um Informationen über Verstöße zu melden. Das Hinweisgebersystem kann so gestaltet werden, dass er auch natürlichen Personen offensteht, die im Rahmen ihrer Tätigkeit mit dem Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle in Kontakt stehen. Dies bedeutet, dass z.B. auch Lieferanten oder Kunden ermöglicht werden kann, Meldungen abzugeben. Ob diese Option eröffnet wird, liegt im Ermessen des Unternehmens oder der Dienststelle.

In § 17 wird das Verfahren bei internen Meldungen spezifiziert, also was genau zu tun ist, wenn eine Meldung bei einer internen Meldestelle eingeht. Das Hinweisgebersystem hat den Eingang der Meldung spätestens nach 7 Tagen zu bestätigen und eine Stichhaltigkeitsprüfung der Meldung durchzuführen. Zu ihren Aufgaben gehört außerdem das vertrauliche Zusammenwirken mit dem Hinweisgeber, sowie das Ergreifen von Folgemaßnahmen. Das Hinweisgebersystem ist dafür zuständig, dem Hinweisgeber über die ergriffenen und geplanten Folgemaßnahmen eine Rückmeldung innerhalb einer Frist von 3 Monaten zu geben.

In § 18 wird erläutert, welche Folgemaßnahmen eine interne Meldestelle ergreifen kann, also z.B. interne Untersuchungen durchführen oder das Verfahren abschließen.

3. Zusammenfassung

Das Hinweisgeberschutzgesetz regelt zwei große Themenfelder:

  • Die Schutzmaßnahmen für hinweisgebende Personen und
  • Prozessuale Aspekte der Hinweisabgabe.

Es ist verboten, Repressalien gegen hinweisgebende Personen auszuüben. Wer dies doch tut, ist zum Schadensersatz verpflichtet und kann mit einer Geldbuße bis zu hunderttausend Euro belegt werden. Damit dieser Schutzmechanismus greift, muss die Meldung in den sachlichen Anwendungsbereich des Gesetzes fallen und bei einer internen oder externen Meldestelle abgegeben worden sein. Sie darf auch offengelegt worden sein, allerdings erst, nachdem sie an eine externe Meldestelle abgegeben worden ist und diese ihren Aufgaben nicht nachgekommen ist.

4. Individuelles Angebot

Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht die Einrichtung einer internen Meldestelle vor. Werden Sie allen gesetzlichen Anforderungen gerecht und fordern Sie ein auf Ihr Unternehmen angepasstes individuelles Angebot an.

 

 

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Whistleblowing – Best Practice-Tipps für Unternehmen und Dienststellen

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Hinweisgeberschutz, Hinweisgebersysteme, Interne Meldestelle, Meldekanäle
05.09.23

Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen und Dienststellen haben oft nur eingeschränkte Erfahrungen mit den Themen interne Meldestelle, Hinweisgebersystem und Hinweisabgabe. Leicht können daher schwerwiegende Fehler gemacht werden, die sich mit Hilfe der nachfolgenden Tipps vermeiden lassen.

Schaffen Sie die richtigen Voraussetzungen 

  • Informationen zur internen Meldestelle und zum Hinweisgebersystem sollten für Beschäftigte leicht zugänglich sein. Kommunizieren Sie aktiv die Einrichtung ihres internen Meldeweges.
  • So vermeiden Sie, dass mangels Kenntnis der internen Meldewege die Hinweise an eine externe Meldestelle oder gar an die Öffentlichkeit getragen werden.
  • Sorgen Sie dafür, dass die Verantwortung für die interne Meldestelle bei geeigneten und im Einklang mit dem Hinweisgeberschutzgesetz geschulten Personen angesiedelt ist.
  • Falls Sie keine Ressourcen mit nötiger Fachkunde für den Betrieb einer internen Meldestelle haben, beauftragen Sie einen externen Dienstleister.
  • Setzen Sie sich vor der Einführung des Hinweisgebersystems frühzeitig mit dem Betriebsrat in Verbindung.
  • Last but not least: Schaffen Sie eine Unternehmenskultur, in der hinweisgebende Personen wertgeschätzt werden. Diese helfen, Fehlverhalten aufzuzeigen und so Schaden vom Unternehmen oder von der Dienststelle abzuwenden. Erreicht werden kann dies durch entsprechende firmeninterne und externe Kommunikation des Top-Managements.

Was ist BEI der Bearbeitung einer eingegangenen Meldung zu beachten

  • Bestätigen Sie der hinweisgebenden Person spätestens nach 7 Tagen den Eingang der Meldung.
  • Dokumentieren Sie wie gesetzlich vorgeschrieben den Hinweis durch eine Tonaufzeichnungen, einen Vermerk oder ein Protokoll.
  • Prüfen Sie die Stichhaltigkeit eingehender Meldungen.
  • Nur wenn Sie sicher sind, dass die Meldung falsch oder nicht relevant ist, verzichten Sie auf weitere Maßnahmen.
  • Halten Sie, soweit möglich, mit der hinweisgebenden Person Kontakt. So können evtl. weitere Informationen eingeholt werden.
  • Falls erforderlich, stellen Sie oder ein von Ihnen beauftragter externer Dienstleister Ermittlungen zur Aufklärung des Sachverhalts an.
  • Ergreifen Sie geeignete Folgemaßnahmen, um zu verhindern, dass gleiches oder ähnlich gelagertes Fehlverhalten künftig wieder auftreten kann.

Was ist NACH Bearbeitung einer Meldung zu beachten

  • Geben Sie spätestens 3 Monate nach Eingang der Meldung eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person über ergriffenen Folgemaßnahmen.
  • Löschen Sie spätestens drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens die Dokumentation des Falles.
  • Schützen Sie Betroffene. Die weit überwiegende Anzahl der Meldungen wird in gutem Glauben abgegeben, aber eben nicht alle.
  • Schützen Sie die hinweisgebende Person und verzichten Sie auf jedwede Repressalien. Sie schaden der Unternehmenskultur und sie sind gesetzlich zum Schadensersatz sowie zur Zahlung eines Bußgeldes verpflichtet.

 

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