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Externe Meldestellen und externe Meldungen

Veröffentlicht in Externe Meldestelle, Hinweisgebersysteme, Hinweisgebersysteme im Compliance Management
07.06.22

Nachdem wir uns im letzten Blog dem Thema interne Meldestellen gewidmet haben, beschäftigen wir uns heute mit dem Thema „Externe Meldestellen“ und „Externe Meldungen“. Denn neben den internen Meldestellen regelt das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) auch den Aufbau und Betrieb externer Meldestellen.

Personen, die beabsichtigen, Informationen über einen Verstoß zu melden, können wählen, ob sie sich an eine interne Meldestelle oder eine externe Meldestelle wenden. Wenn einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, bleibt es der hinweisgebenden Person unbenommen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden.

Grundsätzlich wird es künftig mehrere externe Meldestellen geben. Dazu gehört zunächst eine externe Meldestelle auf Bundesebene, die beim Bundesamt für Justiz eingerichtet wird. Darüber hinaus kann auch jedes Bundesland eine externe Meldestelle einrichten. Dort können Meldungen eingehen, die die Dienststellen des jeweiligen Bundeslandes betreffen. Weiterhin ist es vorgesehen, dass bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht eine fachspezifische Meldestelle eingerichtet wird. Letztere ist z.B. zuständig für Meldungen von Verstößen gegen das Finanzdienstleistungsaufsichtsgesetz. Das Bundeskartellamt ist zuständige externe Meldestelle für Meldungen von Informationen über Verstöße gegen Vorschriften der Europäischen Union über den Wettbewerb. Zusätzlich richtet der Bund eine weitere externe Meldestelle für Meldungen ein, die die externe Meldestelle des Bundes selbst betreffen.

Die Aufgaben der externen Meldestellen sind mit denen der internen Meldestellen zu vergleichen. Die externe Meldestelle betreibt die Meldekanäle, über die die Meldungen von Whistleblowern abgegeben werden können. Außerdem überprüft die externe Meldestelle die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldungen. In ihren Aufgabenbereich fällt darüber hinaus das Ergreifen von Folgemaßnahmen. Externe Meldestellen sind zudem dazu verpflichtet auf der Website umfangreiche Informationen über Abhilfemöglichkeiten sowie über den Hinweisgeberschutz bereitzustellen. Vorbehaltlich spezialgesetzlicher Regelungen sind externe Meldestellen nicht verpflichtet, anonyme Meldungen zu bearbeiten.

Die externen Meldestellen arbeiten unabhängig und getrennt von den internen Meldestellen. Das Personal einer internen Meldestelle ist gemäß des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) dazu verpflichtet, geschult zu werden. Im Hinblick auf die externen Meldestellen verhält sich das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) nicht anders. So ist auch das Personal einer externen Meldestelle zu einer regelmäßigen Schulung verpflichtet. Nicht zuletzt darf das Personal einer externen Meldestelle weitere Aufgaben wahrnehmen, solange ein Interessenkonflikt sicher ausgeschlossen ist.

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sieht eine Berichtspflicht der externen Meldestellen vor. Es folgt jährlich ein öffentlich zugänglicher Bericht, der zusammengefasst und in anonymisierter Form über die eingegangenen Meldungen Auskunft gibt. Im Detail berichtet die externe Meldestelle über die Anzahl der eingegangenen Meldungen, die Anzahl der internen Untersuchungen, die Anzahl der Fälle, die Ermittlungen einer Staatsanwaltschaft oder ein gerichtliches Verfahren zur Folge hatte und die Anzahl der Abgaben an eine andere zuständige Stelle.

Im Folgenden gehen wir genauer auf das Thema „externe Meldungen“ ein.

Die externen Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher und in Textform ermöglichen. Zudem muss eine persönliche Zusammenkunft mit der hinweisgebenden Person und den zuständigen Personen der externen Meldestelle möglich sein.

Das Verfahren zur Bearbeitung einer externen Meldung ähnelt dem einer internen Meldung. Laut des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) hat die externe Meldestelle den Eingang einer Meldung umgehend, spätestens nach 7 Tagen zu bestätigen. Sie prüft die Stichhaltigkeit der Meldung und ergreift Folgemaßnahmen. Außerdem ist die externe Meldestelle dazu verpflichtet, der hinweisgebenden Person eine Rückmeldung nach spätestens 3 Monaten zu erteilen. In Fällen, in denen die Bearbeitung umfangreicher ist, sollte eine Rückmeldung der externen Meldestellen spätestens nach 6 Monaten erfolgt sein.

Auch den Umgang mit Meldungen in externen Meldestellen regelt das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) eindeutig. Sobald ein Hinweis in einer externen Meldestelle eingegangen ist, kann die externe Meldestelle im Rahmen von Stichhaltigkeitsprüfungen Auskünfte von den betroffenen natürlichen Personen, den Unternehmen, von Dritten und von der Behörde verlangen. Die externen Meldestellen können Folgemaßnahmen ergreifen. Sie können beispielsweise betroffene Unternehmen und Dienststellen kontaktieren, den Whistleblower an eine andere zuständige Stelle verweisen und das Verfahren abschließen oder gegebenenfalls an eine zuständige Behörde zwecks weiterer Untersuchungen abgeben. Weiter regelt der Referentenentwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) in § 30 explizit, dass die externen Meldestellen mit sonstigen für die Aufklärung, Verhütung und Verfolgung von Verstößen im Anwendungsbereich dieses Gesetzes zuständigen öffentlichen Stellen zusammenarbeiten und sich gegenseitig unterstützen.

Abschließend beschreibt das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) den Abschluss des Verfahrens. Das Verfahren kann wegen Geringfügigkeit abgeschlossen werden oder wenn die Meldung einen Sachverhalt betrifft, zu dem bereits ein Verfahren nach diesem Gesetz abgeschlossen wurde. Der hinweisgebenden Person sind in diesen beiden Fällen die Gründe für den Verfahrensabschluss mitzuteilen. Generell ist der hinweisgebenden Person das Ergebnis der durch die Meldung ausgelösten Untersuchung mitzuteilen, soweit dies mit gesetzlichen Verschwiegenheitspflichten vereinbar ist.

Insgesamt ist davon auszugehen, dass es im ureigensten Interesse eines Unternehmens ist, dass sich hinweisgebende Personen an die eigene interne Meldestelle wenden und nicht an eine externe Meldestelle. Nur dann bleibt man Herr des Verfahrens und kann soweit erforderlich zügig schadensbegrenzende Maßnahmen einleiten. Eine hinweisgebende Person wird sich aber nur dann an eine interne Meldestelle wenden, wenn sie Vertrauen hat, dass die Meldung auch ernstgenommen und unter Beachtung der Vertraulichkeit bearbeitet wird, dass Maßnahmen ergriffen werden und dass keine Repressalien zu erwarten sind. Ein integres Top-Management und eine professionelle interne Kommunikation zum Thema Whistleblowing sind zwei unverzichtbare Voraussetzungen für den Aufbau dieses Vertrauens.

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Post by Stephan Rheinwald

Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Folgemaßnahmen im Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)

Veröffentlicht in Externe Meldestelle, Interne Meldestelle, Rechtliche Aspekte
10.08.21

Beschäftigungsgeber mit mehr als 250 Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen müssen laut dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ab dem 17.12.2021 eine interne Meldestelle einrichten. Zusätzlich werden auf Bundes- und Landesebene externe Meldestellen eingerichtet. Eine der Aufgaben dieser Meldestellen ist es, bei Meldungen sogenannte Folgemaßnahmen zu ergreifen. Aber was ist das genau?

Der Referentenentwurf des HinSchG thematisiert an unterschiedlichen Stellen die zu ergreifenden Folgemaßnahmen:

Folgemaßnahmen der internen Meldestelle

  • § 17 des Referentenentwurfes zum Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) regelt das Verfahren beim Eingang interner Meldungen. Die interne Meldestelle
  • bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang der Meldung spätestens nach sieben Tagen,
  • hält mit der hinweisgebenden Person Kontakt,
  • prüft die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung,
  • ersucht die hinweisgebende Person erforderlichenfalls um weitere Informationen und ergreift angemessene Folgemaßnahmen.
  • § 18 befasst sich dann ausschließlich mit den Folgemaßnahmen. Dies können insbesondere sein
  • interne Untersuchungen durchführen sowie betroffene Personen und Arbeitseinheiten kontaktieren; hier geht es also darum, nach der initialen Stichhaltigkeitsprüfung den Sachverhalt detailliert aufzuklären und die hierzu erforderlichen Informationen einzuholen,
  • die hinweisgebende Person an andere zuständige Stellen verweisen; dies ist z.B. dann erforderlich, wenn Meldungen eingehen, die nicht in den sachlichen Anwendungsbereich des Gesetzes fallen,
  • das Verfahren aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen abschließen; sollte sich also der Sachverhalt trotz interner Untersuchungen nicht aufklären lassen oder stellt sich heraus, dass der gemeldete Sachverhalt nicht zutreffend war, dann ist das Verfahren einzustellen,
  • das Verfahren an eine zuständige Behörde zwecks weiterer Untersuchungen abgeben; dies ist sinnvoll, wenn der Sachverhalt im Rahmen interner Ermittlungen nicht aufzuklären ist, dies aber einer Behörde mit umfassenderen Ermittlungsbefugnissen gelingen könnte.

Interessant ist, was das Gesetz nicht unter Folgemaßnahmen versteht. Es sind dies Sanktionen und all die Maßnahmen, die implementiert werden müssen, damit sich ein ähnlich gelagerter Fall nicht in Kürze wiederholt. In der Praxis ist hier etwa zu denken an Kündigungen oder Schulungen. Dies sieht das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) offensichtlich nicht mehr in der Zuständigkeit der internen Meldestelle. Es muss dann aber klar geregelt sein, wer bzw. welche Abteilung hierfür verantwortlich ist. Der Anstoß hierzu kann aber prozessbedingt eigentlich nur von der internen Meldestelle kommen.

Folgemaßnahmen der externen Meldestelle

Drei der vier der in § 28 aufgeführten Folgemaßnahmen der externen Meldestelle sind identisch mit Folgemaßnahmen der internen Meldestelle:

  • die hinweisgebende Person an andere zuständige Stellen verweisen,
  • das Verfahren aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen abschließen und
  • das Verfahren an eine zuständige Behörde zwecks weiterer Untersuchungen abgeben.

Die Folgemaßnahme „Interne Untersuchungen durchführen“ ist bei einer externen Meldestelle jedoch nicht umsetzbar. Sie wird wie folgt ersetzt:

  • Die externe Meldestelle kann nach pflichtgemäßem Ermessen Auskünfte von den betroffenen natürlichen Personen, von dem betroffenen Beschäftigungsgeber oder der betroffenen Dienststelle, von dritten und von Behörden verlangen, soweit dies zur Überprüfung der Stichhaltigkeit erforderlich ist.
  • Ergänzend wird geregelt, dass für die Beantwortung des Auskunftsverlangens eine angemessene Frist einzuräumen ist, dass im Einklang mit der Strafprozessordnung das Zeugnis- und das Auskunftsverweigerungsrecht gelten und dass auf Antrag eine finanzielle Entschädigung von Zeugen gezahlt werden kann.

Im Unterschied zur internen Meldestelle wird für die externe Meldestelle in § 30 des Referentenentwurfs zum Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) der Abschluss des Verfahrens geregelt:

  • Weiterleitung an die jeweilige für Aufklärung, Verhütung und Verfolgung des Verstoßes zuständige Stelle, falls die externe Meldestelle nicht zuständig ist oder es ihr unmöglich ist, dem gemeldeten Verstoß weiter nachzugehen;
  • bei Geringfügigkeit Einstellung des Verfahrens;
  • dies ebenso, wenn keine neuen Tatsachen gemeldet werden.

Die hinweisgebende Person ist über den Ausgang des Verfahrens zu informieren.

Ähnlich wie bei der internen Meldestelle thematisiert das Gesetz auch bei der externen Meldestelle nicht detailliert, was zu tun ist, wenn ein Sachverhalt von der externen Meldestelle eigenständig aufgeklärt werden kann. Zu denken ist hier etwa an die Information der Beschäftigungsgeber, der betroffenen Personen oder ggfs. der Strafverfolgungsbehörden.

Zur Bedeutung von Folgemaßnahmen im Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)

In der Praxis kann die Bedeutung der Maßnahmen, die zur Sanktion des Fehlverhaltens oder zur Vermeidung künftigen Fehlverhaltens ergriffen werden, nicht überschätzt werden. Die Schäden aus Fehlverhalten für Finanzen und Reputation des Unternehmens oder der Dienststelle können groß sein. Daher sollte es zumindest das Ziel sein, aus den Fehlern zu lernen und durch angemessene Maßnahmen, wie z.B. Schulungen, neuen Regelungen bzw. Richtlinien und in schwerwiegenden Fällen auch personellen Maßnahmen künftiges Fehlverhalten zu verhindern oder doch zumindest deutlich zu erschweren.

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Post by Stephan Rheinwald

Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Offenlegung von Informationen im Hinweisgeberschutzgesetz

Veröffentlicht in Externe Meldestelle, Hinweisgeberschutz, Interne Meldestelle, Rechtliche Aspekte
22.06.21

Das Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG), das aktuell in einem Referentenentwurf vorliegt, befasst sich mit der Offenlegung von Informationen. Aber was ist die Offenlegung im Hinweisgeberschutzgesetz eigentlich und sind Personen, die Informationen offenlegen, auch durch das Gesetz geschützt?

Die Offenlegung von Informationen – was ist das?

Das Hinweisgeberschutzgesetzes unterscheidet drei Adressaten einer Meldung:

In § 3 des Hinweisgeberschutzgesetzes wird definiert, dass das Zugänglichmachen von Informationen über Verstöße gegenüber der Öffentlichkeit als „Offenlegung“ bezeichnet wird. Praktisch gesprochen handelt es sich um eine Offenlegung, wenn etwa Informationen an die Presse gegeben werden oder in Social-Media-Kanälen gepostet werden.

Schutzvoraussetzungen bei Offenlegung von Informationen

Auch wenn Informationen über Verstöße an die Öffentlichkeit gegeben werden, können die Schutzvoraussetzungen des Hinweisgeberschutzgesetzes erfüllt sein. Dies ist allerdings nur unter streng definierten Voraussetzungen der Fall.

Die wohl wichtigste Voraussetzung ist, dass die Meldung nicht sofort an die Öffentlichkeit gegeben wird, sondern vorab an eine externe Meldestelle. Und erst, wenn die hinweisgebende Person in der im Referentenentwurf genannten Frist von drei Monaten keine Rückmeldung von der externen Meldestelle über das Ergreifen geeigneter Folgemaßnahmen erhalten hat, darf die Meldung offengelegt werden.

Offensichtlich beabsichtigt der Gesetzgeber mit dieser Regelung, dass Meldungen nicht spontan und unüberlegt an die Öffentlichkeit gegeben werden und der Betriebsfrieden möglicherweise unnötig empfindlich gestört wird. Vorgeschaltet ist also die externe Meldestelle des Bundes oder eines Bundeslandes, die die Stichhaltigkeit der eingegangene Meldung prüft und Folgemaßnahmen ergreift. Und wie gesagt: Erst wenn die externe Meldestelle ihren Aufgaben nicht nachkommt, darf die Meldung durch die hinweisgebende Person offengelegt werden; ansonsten ist sie durch das Hinweisgeberschutzgesetz nicht geschützt.

Bemerkenswert ist, dass es zur Erfüllung der Schutzvoraussetzungen nicht ausreicht, die Meldung vor der Offenlegung an die interne Meldestelle des Unternehmens oder der Dienststelle gegeben zu haben. Vor der Offenlegung soll erst eine neutrale dritte Partei eingeschaltet werden, die externe Meldestelle.

Von dieser Regel „Externe Meldestelle vor Offenlegung“ gibt es jedoch in § 31 des Hinweisgeberschutzgesetzes drei Ausnahmen:

    1. der Verstoß, der gemeldet werden soll, stellt eine unmittelbare oder offenkundige Gefährdung des öffentlichen Interesses dar; man kann hier quasi von „Gefahr im Verzug“ sprechen
    2. im Fall einer externen Meldung sind Repressalien zu befürchten oder
    3. aufgrund der besonderen Umstände des Falles sind die Aussichten gering, dass die externe Meldestelle wirksame Folgemaßnahmen einleiten wird.

Während Ausnahme 1 (Gefahr im Verzug) sinnvoll ist, wäre es interessant, den Regelungsbedarf für die Ausnahmen 2 und 3 zu erfahren, der sich nicht unmittelbar erschließt.

Zusammenfassung

Zusammengefasst lässt sich also formulieren: Wenn nicht Gefahr im Verzug vorliegt, muss die Meldung zuerst an eine externe Meldestelle erstattet worden sein und diese hat innerhalb von drei Monaten nicht reagiert bevor die Meldung an die Öffentlichkeit gegeben wird – ansonsten ist die hinweisgebende Person durch das Hinweisgeberschutzgesetz nicht geschützt.

Abschließend sei erwähnt, dass neben dieser speziellen Schutzvoraussetzung für die Offenlegung im Hinweisgeberschutzgesetz auch die allgemeinen Schutzvoraussetzungen nach § 32 HinSchG erfüllt sein müssen:

  1. Die Informationen der Meldung müssen zutreffend sein oder die hinweisgebende Person dachte zum Zeitpunkt der Hinweisabgabe, dass sie zutreffend sind
  2. Die Informationen betreffen Verstöße, die in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fallen.

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Post by Martin Walter

Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Was regelt das Hinweisgeberschutzgesetz? – Eine Übersicht

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Externe Meldestelle, Hinweisgeberschutz, Interne Meldestelle, Meldekanäle, Rechtliche Aspekte
15.06.21

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) soll am 17. Dezember in Kraft treten. Aber was regelt das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) eigentlich? Blicken wir einmal in den vorliegenden Referentenentwurf des Gesetzes!

Der vorliegende Referentenentwurf des HinSchG lässt sich unterteilen in zwei große Themenfelder:

  • Direkte Schutzmaßnahmen für hinweisgebende Personen
  • Prozessuale Aspekte der Hinweisabgabe

Direkte Schutzmaßnahmen für hinweisgebende Personen im Hinweisgeberschutzgesetz

Erst im drittletzten Abschnitt 4 befasst sich das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) mit dem Kernthema „Schutzmaßnahmen“. Hier sieht es in § 35 ein Verbot zur Ausübung von Repressalien gegenüber Hinweisgebern vor. Schon die Androhung oder der Versuch Repressalien auszuüben ist verboten.

Erleidet ein Hinweisgeber nach einer Meldung oder Offenlegung dennoch eine Benachteiligung im Zusammenhang mit seiner beruflichen Tätigkeit, so sieht das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) eine Beweislastumkehr vor. Dadurch muss die Person, die die hinweisgebende Person benachteiligt hat, beweisen, dass die Benachteiligung nicht auf der Meldung oder Offenlegung beruht.

Im nachfolgenden § 36 wird der Schadensersatz nach Repressalien geregelt. Wenn gegen das Verbot der Ausübung, der Androhung oder des Versuchs von Repressalien verstoßen wird, sieht das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) einen Anspruch des Hinweisgebers auf Ersatz des erlittenen Schadens vor.

Über den Schadensersatz hinaus sieht das HinSchG im vorletzten Abschnitt in § 39 eine Geldbuße bis zu hunderttausend Euro vor für den Fall, dass eine Repressalie ergriffen oder angedroht wird.

Wenn man es plakativ formulieren will: hinweisgebende Personen werden geschützt durch die drohenden finanziellen Konsequenzen für Unternehmen und Dienststellen, falls diese Repressalien gegen den Whistleblower ergreifen.

Zusätzlich bewirkt das Vertraulichkeitsgebot in § 8 einen Schutz für hinweisgebende Personen. Die Vertraulichkeit ihrer Identität ist zu schützen. Wer dies nicht tut, handelt ordnungswidrig und kann mit einer Geldbuße bis zu zwanzigtausend Euro belegt werden.

Prozessuale Aspekte der Hinweisabgabe

Neben den erwähnten Schutzmaßnahmen befasst sich das HinSchG mit prozessualen Aspekten der Hinweisabgabe.

Das Hinweisgeberschutzgesetz regelt ausführlich,

  • welche Hinweise dazu führen, dass die hinweisgebende Person geschützt ist und
  • wie die Hinweise abgegeben werden müssen, damit die Schutzwirkung des Gesetzes greift.

Das Gesetz gilt nicht für alle Meldungen oder Offenlegungen von Informationen. Vielmehr müssen diese in den persönlichen (§1) und sachlichen Anwendungsbereich (§2) des Gesetzes fallen. So fallen z.B. Meldungen von Informationen über Verstöße, die straf- oder bußgeldbewehrt sind, in den sachlichen Anwendungsbereich. Dies ist hingegen nicht der Fall bei Informationen, die die nationale Sicherheit und hier militärische Belange betreffen.

Weiter wird die Frage, wie die Hinweise abgegeben werden müssen, damit die Schutzwirkung des Gesetzes greift, klar geregelt. So muss die Meldung bei einer internen oder externen Meldestelle abgegeben worden sein. Sie darf auch offengelegt werden, allerdings erst, nachdem sie an eine externe Meldestelle abgegeben worden ist und diese ihren Aufgaben nicht nachgekommen ist.

In der Praxis wird der wichtigste Adressat für Meldungen das Hinweisgebersystem sein. Daher hier noch einige wichtige Regelungen zu internen Meldestellen:

In § 13 regelt das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) die Aufgaben einer internen Meldestelle. Zu den wesentlichen Aufgaben der internen Meldestelle gehört das Betreiben der Kanäle, über die die Meldungen abgegeben werden, die Stichhaltigkeitsprüfung der Meldungen, sowie die Veranlassung geeigneter Folgemaßnahmen. Zudem hält die interne Meldestelle Informationen über externe Meldestellen bereit.

In § 14 regelt das HinSchG die Organisationsform interner Meldestellen. Die Aufgaben der internen Meldestelle kann durch eine beim Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle beschäftigte Person oder durch eine interne Organisationseinheit übernommen werden. Ebenso kann ein Dritter mit den Aufgaben betraut werden.

Sofern die Voraussetzungen zur Einrichtung einer internen Meldestelle für ein Unternehmen oder eine Dienststelle besteht, muss gemäß § 15 gewährleistet werden, dass die mit den Aufgaben der Meldestelle betrauten Personen im Rahmen dieser Tätigkeit unabhängig arbeiten. Sie dürfen zwar gleichzeitig andere Aufgaben wahrnehmen, allerdings darf dabei kein Interessenkonflikt entstehen.

In § 16 sieht das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) Vorschriften über die Meldekanäle für interne Meldestellen vor. Beschäftigungsgeber und Dienststellen sind dazu verpflichtet, Hinweisgebersysteme einzurichten, über die sich Beschäftigte an die interne Meldestelle wenden können, um Informationen über Verstöße zu melden. Das Hinweisgebersystem kann so gestaltet werden, dass er auch natürlichen Personen offensteht, die im Rahmen ihrer Tätigkeit mit dem Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle in Kontakt stehen. Dies bedeutet, dass z.B. auch Lieferanten oder Kunden ermöglicht werden kann, Meldungen abzugeben. Ob diese Option eröffnet wird, liegt im Ermessen des Unternehmens oder der Dienststelle.

In § 17 wird das Verfahren bei internen Meldungen spezifiziert, also was genau zu tun ist, wenn eine Meldung bei einer internen Meldestelle eingeht. Das Hinweisgebersystem hat den Eingang der Meldung spätestens nach 7 Tagen zu bestätigen und eine Stichhaltigkeitsprüfung der Meldung durchzuführen. Zu ihren Aufgaben gehört außerdem das vertrauliche Zusammenwirken mit dem Hinweisgeber, sowie das Ergreifen von Folgemaßnahmen. Das Hinweisgebersystem ist dafür zuständig, dem Hinweisgeber über die ergriffenen und geplanten Folgemaßnahmen eine Rückmeldung innerhalb einer Frist von 3 Monaten zu geben.

In § 18 wird erläutert, welche Folgemaßnahmen eine interne Meldestelle ergreifen kann, also z.B. interne Untersuchungen durchführen oder das Verfahren abschließen.

Zusammenfassung

Der vorliegende Referentenentwurf des HinSchG regelt zwei große Themenfelder:

  • Die Schutzmaßnahmen für hinweisgebende Personen und
  • Prozessuale Aspekte der Hinweisabgabe.

Es ist verboten, Repressalien gegen hinweisgebende Personen auszuüben. Wer dies doch tut, ist zum Schadensersatz verpflichtet und kann mit einer Geldbuße bis zu hunderttausend Euro belegt werden. Damit dieser Schutzmechanismus greift, muss die Meldung in den sachlichen Anwendungsbereich des Gesetzes fallen und bei einer internen oder externen Meldestelle abgegeben worden sein. Sie darf auch offengelegt worden sein, allerdings erst, nachdem sie an eine externe Meldestelle abgegeben worden ist und diese ihren Aufgaben nicht nachgekommen ist.

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Post by Stephan Rheinwald

Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Einrichtung einer Internen Meldestelle

Veröffentlicht in Externe Meldestelle, Hinweisgeberschutz, Hinweisgebersysteme, Interne Meldestelle, Meldekanäle
01.06.21

Nach Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG), das aktuell in einem Referentenentwurf vorliegt, müssen Beschäftigungsgeber mit mehr als 249 Beschäftigten eine interne Meldestelle einrichten. Aber was muss dabei konkret getan werden?

Hauptzielsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes ist die Verbesserung des Schutzniveaus hinweisgebender Personen. Hierzu sieht das Gesetz Schadensersatz und Bußgeldzahlungen für Repressalien gegen hinweisgebende Personen vor. Darüber hinaus wird in § 12 geregelt, dass Beschäftigungsgeber und Dienststellen verpflichtet sind, bei sich eine Stelle für interne Meldungen einzurichten und zu betreiben, an die sich Beschäftigte wenden können, eine sogenannte interne Meldestelle.

Um dieser Pflicht nachzukommen, müssen in drei Feldern Entscheidungen getroffen und nachfolgend umgesetzt werden:

Interne Meldestelle/ Technik

Um einen sicheren und strukturierten Weg der Hinweisabgabe zu ermöglichen, sieht das HinSchG in § 16 die Einrichtung von internen Meldekanälen vor. Diese Meldekanäle sind so zu gestalten, dass nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständigen Personen Zugriff auf die eingegangenen Meldungen haben. Das ist eine wesentliche Voraussetzung, um Vertraulichkeit gewährleisten zu können.

Die Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher oder in Textform ermöglichen. Auf Ersuchen der hinweisgebenden Person ist für eine Meldung innerhalb einer angemessenen Zeit eine persönliche Zusammenkunft mit den für die Entgegennahme einer Meldung zuständigen Personen der internen Meldestelle zu ermöglichen.

Zusammengefasst lässt sich also sagen, dass sicherzustellen ist, dass Meldungen unter Wahrung der Vertraulichkeit persönlich, telefonisch, postalisch und in Textform, also z.B. per gesichertem Mailverkehr oder über ein webbasiertes Hinweisgebersystem abgegeben werden können. In einem ersten Schritt sind somit diese technischen Voraussetzungen zu implementieren.

Mensch

Die über das interne Hinweisgebersystem eingehenden Meldungen müssen entgegengenommen und bearbeitet werden. Oft ist der Inhalt der Meldungen sensibel, da es um Fehlverhalten im Unternehmen oder der Dienststelle geht. Die mit den Aufgaben der internen Meldestelle betrauten Personen müssen daher besonders qualifiziert sein und Erfahrungen in den Gebieten Recht, Finanzen und Management aufweisen können. Persönliche Eigenschaften wie Zuverlässigkeit und Vertraulichkeit gehören ebenso zum notwendigen Kompetenzprofil. Dies haben wir in einem anderen Blog-Beitrag detailliert erläutert.

Nicht umsonst verlangt das Hinweisgeberschutzgesetz in § 15, dass die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen regelmäßig für diese Aufgaben geschult werden.

Nach der Schaffung der technischen Voraussetzungen sind somit in einem zweiten Schritt die personellen Voraussetzungen für den Betrieb der internen Meldestelle zu schaffen. Geeignete beschäftigte Personen müssen ausgewählt und geschult werden.

Interne Kommunikation der Meldestelle

Nach Implementierung der Technik und Auswahl und Schulung der mit den Aufgaben der internen Meldestelle betrauten Personen ist die Meldestelle eingerichtet. Aber es werden nur dann Meldungen eingehen, wenn die Existenz der internen Meldestelle im Unternehmen oder der Dienststelle bekannt ist.

Von nicht zu unterschätzender Bedeutung ist somit die Erstkommunikation zur Einrichtung der internen Meldestelle. Hierzu ist ein geeigneter Kommunikationsmix zu definieren, also z.B. eine Mail der Unternehmens- oder Dienststellenleitung an die Beschäftigten oder ein Intranet-Beitrag. Ebenso wichtig ist die Folgekommunikation: Nur, wenn das Thema interne Meldestelle in geeigneter Form und in regelmäßigen Abständen genügend „Airtime“ bekommt, wird es in den Köpfen verankert und nur dann werden auch Meldungen eingehen.

Zusammenfassung

Meldekanäle müssen technisch eingerichtet werden, Beschäftigte müssen geschult werden und die interne Meldestelle muss professionell im Unternehmen oder der Dienststelle kommuniziert werden. Das sind die drei wesentlichen Punkte, die bei der Einrichtung einer internen Meldestelle umzusetzen sind.

Alternativ hierzu kann das Unternehmen oder die Dienststelle einen externen Dienstleister mit den Aufgaben der internen Meldestelle betrauen. Diese Möglichkeit ist im § 14 des Hinweisgeberschutzgesetzes explizit vorgesehen.

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Post by Stephan Rheinwald

Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Hinweisgebersystem: Best-Practice Tipps für Unternehmen und Dienststellen

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Externe Meldestelle, Hinweisgeberschutz, Interne Meldestelle, Meldekanäle, Meldestelle und Datenschutz, Rechtliche Aspekte
20.04.21

In diesem Blogbeitrag geben wir Unternehmen und Dienststellen Best-Practice Tipps aus der Praxis zum Themenkreis Hinweisgebersystem. Oft haben Beschäftigungsgeber nur eingeschränkt Erfahrungen mit diesem Vorgang und leicht können schwerwiegende Fehler gemacht werden, die sich mit Hilfe dieser Tipps vermeiden lassen.

Schaffen Sie die richtigen Voraussetzungen für Ihr Hinweisgebersystem

  • Schaffen Sie eine Unternehmenskultur, in der hinweisgebende Personen wertgeschätzt werden. Diese helfen, Fehlverhalten aufzuzeigen und so Schaden vom Unternehmen oder von der Dienststelle abzuwenden.
  • Informationen zum Hinweisgebersystem sollten für Beschäftigte leicht zugänglich sein. Kommunizieren Sie die Einrichtung eines internen Meldeweges.
  • So vermeiden Sie, dass mangels Kenntnis der internen Meldewege die Hinweise an eine externe Meldestelle oder an die Öffentlichkeit getragen werden.
  • Sorgen Sie dafür, dass die Verantwortung für die interne Meldestelle bei geeigneten und im Einklang mit dem Hinweisgeberschutzgesetz geschulten Personen angesiedelt ist.
  • Falls Sie keine Ressourcen für den Betrieb einer internen Meldestelle haben, beauftragen Sie einen externen Dienstleister.
  • Setzen Sie sich frühzeitig mit dem Betriebsrat in Verbindung. (Zum Thema Betriebsrat wird es demnächst einen separaten Blogbeitrag geben.)

Was ist BEI der Bearbeitung einer eingegangenen Meldung zu beachten

  • Bestätigen Sie der hinweisgebenden Person spätestens nach 7 Tagen den Eingang der Meldung.
  • Dokumentieren Sie wie gesetzlich vorgeschrieben den Hinweis durch eine Tonaufzeichnungen, einen Vermerk oder ein Protokoll.
  • Prüfen Sie die Stichhaltigkeit eingehender Meldungen.
  • Nur wenn Sie sicher sind, dass die Meldung falsch oder nicht relevant ist, verzichten Sie auf weitere Maßnahmen.
  • Halten Sie, soweit möglich, mit der hinweisgebenden Person Kontakt. So können evtl. weitere Informationen eingeholt werden.
  • Falls erforderlich, stellen Sie oder ein von Ihnen beauftragter externer Dienstleister Ermittlungen zur Aufklärung des Sachverhalts an.

Was ist NACH Bearbeitung einer Meldung zu beachten

  • Geben Sie spätestens 3 Monate nach Eingang der Meldung eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person über ergriffenen Folgemaßnahmen.
  • Löschen Sie nach Abschluss des Verfahrens die Dokumentation des Falles.
  • Schützen Sie Betroffene. Die weit überwiegende Anzahl der Meldungen wird in gutem Glauben abgegeben, aber eben nicht alle.
  • Schützen Sie die hinweisgebende Person und verzichten Sie auf jedwede Repressalien. Sie schaden der Unternehmenskultur und sie sind gesetzlich zum Schadensersatz verpflichtet.

Podcast WHISTLEpedia – jetzt anhören

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Post by Stephan Rheinwald

Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Interne Meldestelle vor externer Meldestelle?

Veröffentlicht in Externe Meldestelle, Interne Meldestelle, Rechtliche Aspekte
16.04.21

Der Referentenentwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes thematisiert in § 7 das Wahlrecht zwischen interner und externer Meldung. Den Unternehmen und Dienststellen wird empfohlen, Anreize für die Nutzung der internen Meldestelle zu schaffen, wodurch die Möglichkeit einer externen Meldung allerdings nicht beschränkt oder erschwert werden darf. Auch wird das Wahlrecht der hinweisgebenden Person betont.

In Absatz 1 steht aber auch: „Wenn einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, bleibt es der hinweisgebenden Person unbenommen, sich anschließend an eine externe Meldestelle zu wenden.“ Dies steht nur dann nicht im Widerspruch zum Wahlrecht, wenn man den Satz so interpretiert, dass man nach einer (erfolglosen) internen Meldung noch eine externe Meldung abgeben darf. Nicht gemeint ist, dass man erst eine interne Meldung abgeben muss.

Die Frage der Priorisierung von interner und externe Meldung greift auch ein Kommentar der Süddeutschen Zeitung auf, der sich eindeutig für die Gleichberechtigung beider Hinweisgebersysteme ausspricht.

Ob die aktuellen politischen Diskussionen zu diesem Thema noch zu einer Änderung des Gesetzes bezüglich des Wahlrechts zwischen interner und externer Meldung führen, bleibt abzuwarten.

 

Post by Martin Walter

Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Hinweisgebersystem: Best-Practice Tipps für Whistleblower

Veröffentlicht in Externe Meldestelle, Hinweisgeberschutz, Interne Meldestelle, Meldekanäle, Meldestelle und Datenschutz, Rechtliche Aspekte
13.04.21

In diesem Blogbeitrag geben wir potenziellen hinweisgebenden Personen wichtige Empfehlungen aus der Praxis. Normalerweise haben Whistleblower ja keine Erfahrungen mit diesem Vorgang und leicht können schwerwiegende Fehler gemacht werden, die sich mit Hilfe dieser Tipps vermeiden lassen.

Was ist VOR der Meldung zu beachten?

  • Informieren Sie sich, ob Sie mit Ihrer Meldung in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fallen. Bei Unsicherheiten: Nehmen Sie Rücksprache mit Rechtsexperten
  • Überlegen Sie sich, ob Sie die Meldung anonym abgeben wollen. Vorzugswürdig ist eine nicht-anonyme Meldung, da Rückfragemöglichkeiten die Aufklärungsquote erhöhen.

Was ist BEI der Meldung zu beachten?

  • Möglichst präzise Beschreibung des Sachverhalts. Orientieren Sie sich an den W-Fragen (Wer?, Was?, Wann?, Wo?, Wie?, Warum?)
  • Stellen Sie die Unterlagen, die Sie zum Sachverhalt haben, dem Unternehmen zur Verfügung
  • Sofern Sie Kenntnis von Beweisen haben, geben Sie diese bekannt.
  • Beachten Sie bei anonymer Meldung, dass Unterlagen oder Beweise, die Sie in elektronischer Form zur Verfügung stellen, Metadaten enthalten können, die Rückschlüsse auf Ihre Person ermöglichen.
  • Setzten Sie keine Gerüchte in die Welt!
  • Bleiben Sie immer bei der Wahrheit. Eine bewusst falsche Meldung ist strafbar. Selbstverständlich können Sie bei einer bewussten Falschmeldung auch keinen Hinweisgeberschutz in Anspruch nehmen.

WO kann die Meldung abgegeben werden?

  • ab dem 17. 12.2021 müssen Unternehmen und Dienststellen mit mehr als 249 Beschäftigten eine interne Meldestelle einrichten, Organisationen mit über 50 Beschäftigten genau 2 Jahre später
  • normalerweise sollte auf der Website der Organisation ersichtlich sein, wo genau und wie Hinweise auf Fehlverhalten abgegeben werden können
  • Melden Sie bevorzugt an die Interne Meldestelle. Nur wenn Ihnen das – aus welchen Gründen auch immer – nicht opportun erscheint, melden sie an eine externe Meldestelle
  • die Kontakte der externen Meldestellen finden Sie spätestens nach Inkrafttreten des HinSchG im Internet

Was ist NACH der Meldung zu beachten?

  • Sie sollten vom Unternehmen bzw. der Dienststelle eine Eingangsbestätigung und nach 3 Monaten eine Rückmeldung über Folgemaßnahmen erhalten. Geben Sie nicht auf, wenn dem Hinweis nicht nachgegangen wird. Wenden Sie sich dann ggfs. an eine externe Meldestelle und geben Sie die Meldung erneut ab.
  • Vermeiden Sie unbeabsichtigte „Leaks“ – insbesondere, wenn Sie anonym bleiben wollen! Berichten Sie nicht sofort an Dritte (auch nicht an den Familien- und Freundeskreis).

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Post by Stephan Rheinwald

Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH.

Externe Meldestellen und Externe Meldungen

Veröffentlicht in Externe Meldestelle, Hinweisgeberschutz, Rechtliche Aspekte
23.03.21

Nachdem wir uns in dem letzten Blogbeitrag dem Thema interne Meldestellen gewidmet haben, beschäftigen wir uns heute mit dem Thema Externe Meldestellen und Externe Meldungen. Denn neben den internen Meldestellen regelt das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) auch den Aufbau und Betrieb einer externen Meldestelle.

Einrichtung externer Meldestellen

Grundsätzlich wird es künftig mehrere externe Meldestellen geben. Dazu gehört zunächst eine externe Meldestelle auf Bundesebene, die bei dem oder der Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit eingerichtet werden. Darüber hinaus kann auch jedes Bundesland eine externe Meldestelle einrichten. Dort können Meldungen eingehen, die die Dienststellen des jeweiligen Bundeslandes betreffen. Weiterhin ist es vorgesehen, dass bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht eine fachspezifische Meldestelle eingerichtet wird. Letztere ist z.B. zuständig für Meldungen von starf- oder bußgeldbewehrten Verstößen gegen Rechnungslegungsvorschriften. Zusätzlich richtet der Bund eine weitere externe Meldestelle für Meldungen ein, die die externe Meldestelle des Bundes selbst betreffen. 

Aufgaben einer externen Meldestelle

Die Aufgaben der externen Meldestellen sind mit denen der internen Meldestellen zu vergleichen. Die externe Meldestelle betreibt die Hinweisgebersysteme, über die die Meldungen von Whistleblowern abgegeben werden können. Außerdem überprüft die externe Meldestelle die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldungen. In ihren Aufgabenbereich fällt darüber hinaus das Ergreifen von Folgemaßnahmen. Externe Meldestellen sind zudem dazu verpflichtet auf der Website umfangreiche Informationen über Abhilfemöglichkeiten sowie über den Hinweisgeberschutz bereitzustellen.

Schulungen für das Personal

Die externen Meldestellen arbeiten unabhängig und getrennt von den internen Meldestellen. Das Personal einer internen Meldestelle ist gemäß des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) dazu verpflichtet, geschult zu werden. Im Hinblick auf die externen Meldestellen verhält sich das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) nicht anders. So ist auch das Personal einer externen Meldestelle zu einer regelmäßigen Schulung verpflichtet. Nicht zuletzt darf das Personal einer externen Meldestelle weitere Aufgaben wahrnehmen, solange ein Interessenkonflikt sicher ausgeschlossen ist. 

Berichtspflicht der Externen Meldestellen

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sieht eine Berichtspflicht der externen Meldestellen vor. Es folgt jährlich ein öffentlich zugänglicher Bericht, der zusammengefasst und in anonymisierter Form über die eingegangenen Meldungen Auskunft gibt. Im Detail berichtet die externe Meldestelle über die Anzahl der eingegangenen Meldungen, die Anzahl der internen Untersuchungen, die Anzahl der Fälle, die Ermittlungen einer Staatsanwaltschaft oder ein gerichtliches Verfahren zur Folge hatte und die Anzahl der Abgaben an eine andere zuständige Stelle. 

Externe Meldungen

Im Folgenden gehen wir genauer auf das Thema „externe Meldungen“ ein.
Die externen Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher oder in Textform ermöglichen. Zudem muss eine persönliche Zusammenkunft mit der hinweisgebenden Person und den zuständigen Personen der externen Meldestelle möglich sein. Wichtig an dieser Stelle ist, dass eine Pflicht zur Bearbeitung anonymer Meldungen nicht besteht.

Das Verfahren zur Bearbeitung einer externen Meldung ähnelt dem einer internen Meldung. Laut des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) hat die externe Meldestelle den Eingang einer Meldung umgehend, spätestens nach 7 Tagen zu bestätigen. Sie prüft die Stichhaltigkeit der Meldung und ergreift Folgemaßnahmen. Außerdem ist die externe Meldestelle dazu verpflichtet, der hinweisgebenden Person eine Rückmeldung nach spätestens 3 Monaten zu erteilen. In Fällen, in denen die Bearbeitung umfangreicher ist, sollte eine Rückmeldung der externen Meldestellen spätestens nach 6 Monaten erfolgt sein.

Umgang mit Meldungen

Auch den Umgang mit Meldungen in externen Meldestellen regelt das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) eindeutig. Sobald ein Hinweis in einer externen Meldestelle eingegangen ist, kann die externe Meldestelle im Rahmen von Stichhaltigkeitsprüfungen Auskünfte von den betroffenen natürlichen Personen, den Unternehmen, von Dritten und von der Behörde verlangen. Die externen Meldestellen können Folgemaßnahmen ergreifen. Sie können beispielsweise betroffene Unternehmen und Dienststellen kontaktieren, den Whistleblower an eine andere zuständige Stelle verweisen und das Verfahren abschließen oder gegebenenfalls an eine zuständige Behörde zwecks weiterer Untersuchungen abgeben. Weiter regelt der Referentenentwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) in § 29 explizit, dass die externen Meldestellen mit sonstigen für die Aufklärung, Verhütung und Verfolgung von Verstößen im Anwendungsbereich dieses Gesetzes zuständigen öffentlichen Stellen zusammenarbeiten und sich gegenseitig unterstützen.

Abschließend beschreibt das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) den Abschluss des Verfahrens. Das Verfahren kann wegen Geringfügigkeit abgeschlossen werden oder wenn die Meldung einen Sachverhalt betrifft, zu dem bereits ein Verfahren nach diesem Gesetz abgeschlossen wurde. Der hinweisgebenden Person sind die Gründe für den Verfahrensabschluss mitzuteilen beziehungsweise das Ergebnis der durch die Meldung ausgelösten Untersuchung. 

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Post by Stephan Rheinwald

Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Vertraulichkeit und Dokumentation von Meldungen im Hinweisgeberschutzgesetz

Veröffentlicht in Externe Meldestelle, Hinweisgeberschutz, Interne Meldestelle, Meldestelle und Datenschutz, Rechtliche Aspekte
22.03.21

Grundsätzlich besteht ein Unterschied zwischen einer internen und einer externen Meldestelle. Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) selbst sieht für den Whistleblower eine Wahlfreiheit vor. Der Whistleblower kann sich demnach aussuchen, ob er sich mit seiner Meldung an eine interne Meldestelle wendet, die in einem Unternehmen oder in einer Dienststelle verankert ist, oder ob er sich an eine externe Meldestelle auf Bundes- oder auf Länderebene richtet. Laut Gesetz sollen Beschäftigungsgeber und Dienststellen Anreize schaffen, dass sich hinweisgebende Personen zunächst an die interne Meldestelle richten. Die Möglichkeit einer externen Meldung darf hierdurch aber nicht beschränkt oder erschwert werden.

Es liegt ja auch im Interesse eines Unternehmens oder einer Dienststelle, dass sich ein Whistleblower zunächst einmal an die interne Meldestelle wendet, denn eine externe Meldestelle wird in der Regel von einer staatlichen Aufsichtsbehörde geführt. Daher ist es insbesondere für Unternehmen und Dienststellen wichtig, dass die internen Hinweisgebersysteme bekannt sind und die Meldungen, die eingehen auch ernst genommen werden.

Hinzu kommt, dass die vom Unternehmen oder von einer Dienststelle betriebene interne Meldestelle in der Regel näher am Thema der Meldung ist, da es oft um betriebliche oder dienstliche Belange geht. Die interne Meldestelle kann somit oftmals schneller Aufklärung betreiben und die erforderlichen Maßnahmen ergreifen. 

Rechtliche Komponente einer Meldung

In diesem Zusammenhang gibt es auch noch eine rechtliche Komponente, die man bedenken sollte. Eine interne Meldestelle wird niemals verpflichtet sein einen Hinweis zu Fehlverhalten an eine staatliche Aufsichtsbehörde weiterzugeben und damit eine Strafverfolgung gegen sich selbst einzuleiten. Dies ist vom Nemo-tenetur-Grundsatz erfasst, was bedeutet, dass ein Unternehmen sich niemals selbst belasten muss. Wenn ein Hinweis allerdings bei einer externen Meldestelle eingeht, wird die staatliche Aufsichtsbehörde möglicherweise ein Ermittlungsverfahren oder eine sonstige Verfolgungsmaßnahmen einleiten. Insofern liegt es besonders im Interesse des Unternehmens, dass Hinweise zunächst an die interne Meldestelle gehen.

Das Unternehmen muss die interne Meldestelle nicht selbst organisieren. Der Referentenentwurf sieht explizit die Möglichkeit vor, dass ein Unternehmen einen externen Dienstleister mit der Organisation einer internen Meldestelle beauftragt. 

Vertraulichkeit bei Meldungen hat höchste Priorität

In § 8 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) finden sich einige Ausführungen zum Thema Vertraulichkeit. Vertraulichkeit stellt im Hinblick auf die Abgabe und den Umgang von Hinweisen ein ganz wichtiges Thema dar, ja sie ist oft die Voraussetzung dafür, dass Hinweise überhaupt abgegeben werden. Im Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) wird die Identität von drei Personenkreisen explizit geschützt: die der hinweisgebenden Personen, die der Personen, die Gegenstand der Meldung sind und die der sonstigen Personen, die in der Meldung genannt sind.

Ausnahmen

Es gibt jedoch auch Ausnahmen vom Grundsatz der Vertraulichkeit. Der Schutz des Whistleblowers entfällt selbstverständlich, wenn die Person vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße gemeldet hat. Dabei handelt es sich selbst um einen Compliance-Verstoß. Weiter dürfen Informationen über die Identität der hinweisgebenden Person auf Verlangen von Strafverfolgungsbehörden, aufgrund einer Anordnung in einem Verwaltungsverfahren oder einer gerichtlichen Entscheidung weitergegeben werden. Sobald die Weitergabe der Identität für Folgemaßnahme erforderlich ist, darf diese nur erfolgen, wenn die hinweisgebende Person zuvor in die Weitergabe eingewilligt hat. Im Übrigen muss die Meldestelle die hinweisgebende Person vorab über die Weitergabe informieren, es sei denn, dass hierdurch weitere Ermittlungen gefährdet würden.

Auch im Hinblick auf die Identität der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, macht das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) Ausnahmen des Vertraulichkeitsgebots. Die Identität darf weitergegeben werden, wenn dies im Rahmen interner Untersuchung zur Sachverhaltsaufklärung erforderlich ist. Ebenso darf die Identität auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden und auf Grund einer Anordnung in einem Verwaltungsverfahren oder einer gerichtlichen Entscheidung weitergegeben werden

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) geht an einigen Stellen auch auf das Thema Datenschutz und die Verarbeitung personenbezogener Daten ein. Meldungen beinhalten selbstverständlich oft personenbezogene Daten. Der Referentenentwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) regelt, dass Meldestellen zur Erfüllung ihrer Aufgaben personenbezogene Daten verarbeiten dürfen. 

Müssen Meldungen dokumentiert werden?

In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage, wie eingegangene Meldungen, dokumentiert werden. Die Formerfordernisse hierzu werden vom Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ausdrücklich geregelt. Meldungen müssen in dauerhaft abrufbarer Weise dokumentiert werden. Dies kann durch eine Tonaufzeichnung, durch einen Vermerk oder durch ein Protokoll erfolgen. Weiter ist der hinweisgebenden Person Gelegenheit zu geben die Dokumentation zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und unterschriftlich zu bestätigen. Sobald das Verfahren abgeschlossen ist, ist die Dokumentation zu löschen. 

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Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunesSpotify, Youtube oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar. Wir freuen uns auch über konkretes Feedback zu dem Thema oder unserem Podcast (eMail: podcast@hinweisgebersystem24.de)

Post by Stephan Rheinwald

Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.