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Ist es gut, wenn keine Hinweise eingehen?

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Folgemaßnahmen und Meldestelle, Hinweisgeberschutz, Meldekanäle
27.10.22

Bei einer internen Meldestelle geht über einen längeren Zeitraum kein Hinweis auf Fehlverhalten ein. Es ist also alles in bester Ordnung! Wirklich?

Die Hauptaufgabe der internen Meldestelle ist es, Hinweise auf Fehlverhalten im Unternehmen oder der Dienststelle entgegenzunehmen und nachfolgend zu verarbeiten. Aber woran kann es liegen, wenn nach Einrichtung der internen Meldestelle keine Hinweise eingehen? Das kann mehrere Gründe haben.

Es gibt tatsächlich kein Fehlverhalten

Wenn es kein Fehlverhalten gibt, wird bei der internen Meldestelle auch nichts gemeldet, insofern ist das natürlich der Idealzustand. Aber je mehr Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen eine Organisation hat, desto wahrscheinlicher ist es schon statistisch, dass Fehlverhalten vorkommt. In den meisten Fällen haben fehlende Meldungen daher andere Ursachen. 

Die interne Meldestelle und ihre Aufgaben sind in der Organisation nicht bekannt

Nur wenn die Existenz und die Aufgaben der internen Meldestelle im Unternehmen oder der Dienststelle bekannt sind, können und werden auch Hinweise eingehen. Aus diesem Grund kommt der begleitenden internen Kommunikation bei der Einführung der internen Meldestelle eine nicht zu unterschätzende Bedeutung zu. Es ist einer der größten Fehler beim Aufbau von Meldestellen, umfangreich Ressourcen in die Diskussion und Festlegung technischer und personeller Aspekte zu investieren und anschließend die Begleitkommunikation zu vernachlässigen. Während in der Phase der Systemeinführung eine professionelle Kommunikationskampagne erforderlich ist, sind im weiteren Fortlauf nur noch einzelne, aber periodische Kommunikationsmaßnahmen notwendig. Zu denken ist hier zum Beispiel an einen Intranetbeitrag über die Anzahl eingegangener Meldungen.

Laut §7 des Hinweisgeberschutzgesetzes besteht ein Wahlrecht zwischen einer internen und einer externen Meldung. Da Unternehmen und Dienststellen ein Interesse daran haben werden, dass eine Meldung bei der internen und nicht bei der externen Meldestelle z.B. des Bundes eingeht, ist auch aus diesem Grunde die interne Kommunikation zur Bekanntmachung der internen Meldestelle unverzichtbar.

Der Nutzen der Hinweise ist nicht bekannt

Bei genauerer Betrachtung ist dies ebenfalls ein Kommunikationsthema. Hinweise über Fehlverhalten sind ein wichtiges Instrument, Probleme rechtzeitig erkennen und frühzeitig Gegenmaßnahmen einleiten zu können. Dass Meldungen im Unternehmen oder der Dienststelle positiv konnotiert sind und nicht negativ – etwa im Sinne von Anschwärzen – ist auch eine wichtige Aufgabe der Hinweisgeber-Kommunikation. Hierzu dienen Artikel über ergriffene Folgemaßnahmen aus Hinweisen und die damit einhergehenden Verbesserungen.

Falsche Unternehmenskultur

Eng damit verbunden ist die Tatsache, dass es Hinweis-fördernde Unternehmenskulturen gibt. Diese zeichnen sich insbesondere aus durch Transparenz, Lösungsorientierung und Fehlervermeidung. Die Vermittlung der Unternehmenskultur erfolgt sehr stark durch die oberste Führungseben der Organisation.  Dem „Tone at the Top“, also den Aussagen der wichtigsten Führungskräfte über das Hinweisgebersystem kommt daher essenzielle Bedeutung zu. Nur wenn das System vom Leitungspersonal öffentlich unterstützt wird, wird es auch genutzt werden.

Furcht vor Repressalien

Nur wenn die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen keine Repressalien wegen einer Hinweisabgabe zu fürchten haben, werden sie auch Meldungen abgeben. Daher muss das Unternehmen oder die Dienststelle unmissverständlich kommunizieren, dass ein gutgläubiger Hinweisgeber unter keinen Umständen Repressalien zu befürchten hat. Umgekehrt ist auch klar: sollte ein Hinweisgeber Repressalien erlitten haben und wird dies in der Organisation bekannt, wird es mit großer Wahrscheinlichkeit keine weiteren Hinweise mehr geben. Allein anonyme Hinweise sind dann noch denkbar.

Technische Systemprobleme

Nur der Vollständigkeit halber sei dieser technische Aspekt für fehlende Hinweise genannt. Diese Probleme könne im Vergleich mit den anderen angesprochenen Aspekten allerdings in der Regel leicht behoben werden.

Eine Kennzahl für die Anzahl der Hinweise

Nach dieser Diskussion der potenziellen Gründe für fehlende Meldungen soll abschließend thematisiert werden, ob es für die Meldungshäufigkeit eine Kennzahl gibt. Geeignet erscheint hier die Kennzahl „Hinweise je 1.000-Mitarbeiter“, da die Mitarbeiterzahl der wichtigste Treiber für die Anzahl der Meldungen ist. Grob lässt sich sagen, dass je 1.000 Mitarbeiter zwei bis drei Hinweise im Jahr zu erwarten sind. Das ist immerhin eine Indikation, aber man muss zur Kenntnis nehmen, dass es weitere Einflussfaktoren gibt, z.B. die Branchenzugehörigkeit. Empirisch gesicherte Kenntnisse über diese weiteren Einflussfaktoren liegen allerdings nicht vor.

Bei aller Unschärfe ermöglicht die Kennzahl eine grobe Einschätzung, ob erstens im Unternehmen oder der Dienststelle aus den o.a. Gründen zu wenig Meldungen eingehen oder zweitens zu viele. Gehen zu viele Meldungen ein, bedarf dies natürlich ebenfalls eine genaueren Analyse. Ursache hierfür kann ja ein überdurchschnittliches hohes Maß an Fehlverhalten sein.

 

Zusammenfassung

Um eine in Abhängigkeit von der Zahl der Beschäftigten statistisch-normale Anzahl von Meldungen über Fehlverhalten zu erhalten, bedarf es einiger Voraussetzungen: Das Hinweisgebersystem und sein Nutzen müssen durch geeignete Kommunikationsmaßnahmen bekannt sein, die Unternehmenskultur muss „richtig“ sein, es darf keine Angst vor Repressalien und keine technischen Probleme geben. Ist all dies gegeben, werden Meldungen bei der internen Meldestelle eingehen, wodurch mitunter gravierende Probleme frühzeitig erkannt und beseitigt werden können.

 

 

 

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Post by Martin Walter

Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Whistleblowing – Best Practice-Tipps für hinweisgebende Personen

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Folgemaßnahmen und Meldestelle, Hinweisgeberschutz
23.08.22

In diesem Blogbeitrag geben wir potenziellen hinweisgebenden Personen wichtige Empfehlungen aus der Praxis für die Abgabe einer Meldung. Normalerweise haben Hinweisgeber ja keine Erfahrungen mit diesem Vorgang und leicht können schwerwiegende Fehler gemacht werden, die sich mit Hilfe dieser Tipps vermeiden lassen.

 Was ist VOR der Meldung zu beachten?

  • Informieren Sie sich, ob Sie mit Ihrer Meldung in den sachlichen Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fallen. Meldungen über Verstöße, die strafbewehrt sind, fallen in jedem Fall in den sachlichen Anwendungsbereich. Bei Unsicherheiten: Nehmen Sie Rücksprache mit Rechtsexperten.
  • Überlegen Sie sich, ob Sie die Meldung anonym abgeben wollen. Vorzugswürdig ist eine nicht-anonyme Meldung, da Rückfragemöglichkeiten die Aufklärungsquote erhöhen. Wenn Ihnen aber – aus welchen Gründen auch immer – eine nicht-anonyme Meldung zu unsicher erscheint, dann melden Sie nach bestem Wissen und Gewissen anonym.

Was ist BEI der Meldung zu beachten?

  • Möglichst präzise Beschreibung des Sachverhalts. Orientieren Sie sich an den W-Fragen (Wer, Was, Wann, Wo, Wie, Warum).
  • Stellen Sie die Unterlagen, die Sie zum Sachverhalt haben, dem Unternehmen zur Verfügung.
  • Sofern Sie Kenntnis von Beweisen haben, geben Sie diese bekannt.
  • Beachten Sie bei anonymer Meldung, dass Unterlagen oder Beweise, die Sie in elektronischer Form zur Verfügung stellen, Metadaten enthalten können, die Rückschlüsse auf Ihre Person ermöglichen.
  • Setzten Sie keine Gerüchte in die Welt!
  • Bleiben Sie immer bei der Wahrheit. Eine bewusst falsche Meldung ist strafbar. Selbstverständlich können Sie bei einer bewussten Falschmeldung auch keinen Hinweisgeberschutz in Anspruch nehmen. 

 WO kann die Meldung abgegeben werden?

  • Voraussichtlich noch in diesem Jahr müssen Unternehmen und Dienststellen mit mehr als 249 Beschäftigten eine interne Meldestelle einrichten, Organisationen mit über 50 Beschäftigten ab dem 17.12.2023.
  • normalerweise sollte auf der Website der Organisation ersichtlich sein, wo genau und wie Hinweise auf Fehlverhalten abgegeben werden können
  • Melden Sie bevorzugt an die interne Meldestelle. Nur wenn Ihnen das – aus welchen Gründen auch immer – nicht opportun erscheint, melden sie an eine externe Meldestelle.
  • Die interne Meldestelle hält für Beschäftigte klare und leicht zugängliche Informationen über externe Meldeverfahren bereit.
  • Wichtig: wenn Sie eine Information offenlegen, diese also an die Presse geben oder über Social-Media-Kanäle veröffentlichen, haben Sie nur dann Hinweisgeberschutz, wenn Sie diese Information vorher an eine externe Meldestelle gegeben haben und diese ihren Aufgaben nicht nachgekommen ist.

Was ist NACH der Meldung zu beachten? 

  • Sie sollten vom Unternehmen bzw. der Dienststelle eine Eingangsbestätigung und nach 3 Monaten eine Rückmeldung über Folgemaßnahmen erhalten. Geben Sie nicht auf, wenn dem Hinweis nicht nachgegangen wird. Wenden Sie sich dann ggfs. an eine externe Meldestelle und geben Sie die Meldung dort erneut ab.
  • Vermeiden Sie unbeabsichtigte „Leaks“ – insbesondere, wenn Sie anonym bleiben wollen! Berichten Sie nicht sofort an Dritte (auch nicht an den Familien- und Freundeskreis).

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Greenwashing – Der Fall DWS

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Falluntersuchung/ Investigation, Folgemaßnahmen und Meldestelle, Hinweisgeberschutz
26.07.22

Eine leitende Mitarbeiterin weist auf Probleme hin und wird entlassen. Wie stellt sich der Fall dar im Lichte des neuen Hinweisgeberschutzgesetzes?

Der Fall

Desiree Fixler war Nachhaltigkeitschefin der Fondsgesellschaft DWS und wies in dieser Funktion den CEO und das Topmanagement auf potenzielles Greenwashing hin. Daraufhin wurde sie im März 2022 entlassen.

Von Greenwashing in der Fondsbranche spricht man, wenn Finanzprodukte um sie für viele Kunden attraktiver zu machen als „grüner“ und nachhaltiger verkauft werden, als sie es tatsächlich sind. Das wäre dann Kapitalanlagebetrug. Die Fondsgesellschaft hat in ihrem Geschäftsbericht 2020 geschrieben, mehr als die Hälfte der 900 Milliarden Euro an verwalteten Kundenvermögen genügten den ESG-Kriterien (environmental, social, governance; deutsch: Umwelt, Soziales und Unternehmensführung). Intern war laut Fixler allerdings von einem viel geringeren Volumen die Rede.

Ihre Entlassung wurde durch das Unternehmen inhaltlich mit fehlenden Fortschritten bei der ESG-Thematik begründet. Daraufhin wandte sich Frau Fixler an das Wall Street Journal.

Als Konsequenz der Berichterstattung in den Medien gab es Ende Mai 2022 eine Razzia von rund 50 Polizisten, Staatsanwälten und Vertretern der Finanzaufsicht bei der Deutschen Bank und ihrer Fondsgesellschaft DWS. Einen Tag später trat der CEO der DWS, Asoka Wöhrmann, zurück.

Im Geschäftsbericht für das Geschäftsjahr 2021 hat die DWS mittlerweile das Volumen der nach ESG-Kriterien verwalteten Kundenvermögen von sich aus um 75 Prozent reduziert – von 459 auf 115 Milliarden Euro.

Die Beurteilung

Es ist offensichtlich, dass die Kritik der ehemaligen Nachhaltigkeitschefin mehr als berechtigt war. Anlagen in dreistelliger Milliardenhöhe waren zu Unrecht als ESG-kompatibel ausgewiesen worden. Wäre Desiree Fixler also unter die Schutzvoraussetzungen des neuen Hinweisgeberschutzgesetzes gefallen?

Das Gesetz sieht vor, dass eine Meldung über Fehlverhalten an eine interne oder eine externe Meldestelle gerichtet werden muss. Eine Offenlegung über die Presse darf lt. § 32 – von wenigen Ausnahmen abgesehen – nur dann erfolgen, wenn zuvor die Meldung bei einer externen Meldestelle (in diesem Fall wohl die externe Meldestelle der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht) gemacht worden ist und diese in einer bestimmten Frist nicht tätig geworden ist.

Frau Fixler hat sich aber vernünftigerweise zunächst direkt an den CEO gewandt, der für die Thematik fachlich zuständig war. Die Schutzvoraussetzungen des Hinweisgeberschutzgesetzes wären somit formal allerdings nicht erfüllt. Aber auch ohne diesen Schutz wäre eine Klage vor dem Arbeitsgericht gegen ihre Entlassung zweifelsfrei erfolgreich.

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Post by Stephan Rheinwald

Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Sanktionen im Hinweisgeberschutzgesetz

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Folgemaßnahmen und Meldestelle, Hinweisgeberschutz, Hinweisgebersysteme, Interne Meldestelle
12.07.22

Im heutigen Beitrag stellen wir den Abschnitt 5 des neuen Referentenentwurfs zum Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) vor, in dem es um „Sanktionen“ geht.

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) regelt neben der Organisation und den Aufgaben einer internen und externen Meldestelle auch die Folgen eines nicht gesetzeskonformen Verhaltens. In § 40 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) finden sich die entsprechenden Bußgeldvorschriften.

Wesentlich ist, dass es sich hierbei nicht um die Bußgelder handelt, die Unternehmen wegen Gesetzesverstößen im Zusammenhang mit Korruption, Kartellverstößen und dergleichen drohen. Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) regelt hingegen, wann und in welcher Höhe Bußgelder fällig werden

  • für die wissentliche Offenlegung einer unrichtigen Information,
  • für die Nicht-Einrichtung und das Nicht-Betreiben einer internen Meldestelle,
  • für die Behinderung einer Meldung oder den Versuch einer Behinderung,
  • für eine Repressalie oder den Versuch einer Repressalie gegen hinweisgebende Personen und
  • für die vorsätzliche oder fahrlässige Nicht-Wahrung der Vertraulichkeit.

Der erste Punkt betrifft also die hinweisgebende Person. Sie handelt ordnungswidrig, wenn sie wissentlich eine unrichtige Information offenlegt. Dies kann mit einer Geldbuße bis zu zwanzigtausend Euro geahndet werden. Wer in gutem Glauben handelt und eine Information offenlegt, die sich erst im Nachhinein als unrichtig herausstellt, handelt hingegen nicht ordnungswidrig.

Interessant ist, was nicht im Gesetz erwähnt ist. So gibt es keine Bußgeldvorschrift für eine wissentlich unrichtige Meldung an eine interne oder externe Meldestelle. Die Sanktionierung hierfür ist also Angelegenheit des Unternehmens bzw. der Dienststelle.

Die anderen vier Punkte betreffen das Unternehmen bzw. die Dienststelle.

Ordnungswidrig handelt, wer keine interne Meldestelle einrichtet oder keine interne Meldestelle betreibt. Dies kann mit einer Geldbuße bis zu zwanzigtausend Euro geahndet werden.

Ordnungswidrig handelt weiter, wer die Abgabe einer Meldung behindert oder versucht, die Abgabe einer Meldung zu behindern. Dies kann mit einer Geldbuße bis zu einhunderttausend Euro geahndet werden. Bei Sanktionierung einer juristischen Person oder Personenvereinigung beträgt die maximale Geldbuße für die Behinderung der Abgabe einer Meldung eine Million Euro.

Zudem handelt ordnungswidrig, wer Repressalien aufgrund einer abgegebenen Meldung ausübt oder androht. Wichtig in diesem Kontext ist, dass bereits der Versuch eine Repressalie zu ergreifen beziehungsweise anzudrohen, strafbar ist. Repressalien können beispielsweise in Form einer Kündigung, einer Versetzung oder einer Gehaltskürzung erfolgen. Die Geldbuße für diese Ordnungswidrigkeit kann in diesen Fällen bis zu einhunderttausend Euro betragen. Bei Sanktionierung einer juristischen Person oder Personenvereinigung beträgt die maximale Geldbuße für die Ausübung einer Repressalie eine Million Euro.

Eine Geldbuße wird auch dann verhängt, wenn ein Unternehmen oder eine Dienststelle die Vertraulichkeit nicht wahrt. Die Meldestellen haben lt. § 8 des Hinweisgeberschutzgesetzes die Vertraulichkeit der Identität folgender Personen zu wahren:

  • der hinweisgebenden Person,
  • der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und
  • der sonstigen in der Meldung genannten Personen.

Geschieht das nicht, kann das mit einer Geldbuße bis zu einhunderttausend Euro geahndet werden. Bei Sanktionierung einer juristischen Person oder Personenvereinigung beträgt die maximale Geldbuße für die Nicht-Wahrung der Vertraulichkeit eine Million Euro.

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Kann ein Hinweisgebersystem missbraucht werden?

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Falluntersuchung/ Investigation, Folgemaßnahmen und Meldestelle, Hinweisgeberschutz
22.02.22

Ein Hinweisgebersystem ist ein Instrument, um frühzeitig Fehlverhalten im Unternehmen oder der Dienststelle zu entdecken und Schaden zu verhindern bzw. zu minimieren. Aber kann dieses Instrument nicht auch missbraucht werden? Diese Frage stellen sich viele Unternehmen und Dienststellen, die sich mit der Einführung eines Hinweisgebersystems befassen.

Definition und mögliche Gründe für einen Missbrauch von einem Hinweisgebersystem

Stellen wir zunächst die Frage, was man unter Missbrauch versteht.

Definition: Der Missbrauch eines Hinweisgebersystems ist die bewusst falsche Meldung eines unterstellten Fehlverhaltens einer im Unternehmen oder der Dienststelle beschäftigten Person.

Nicht als Missbrauch zu werten sind hingegen

  • die Abgabe eines unwissentlich falschen Hinweises und
  • die Abgabe einer Meldung im falschen Meldekanal; so kommt es beispielsweise häufig vor, dass in einem Hinweisgebersystem fälschlicherweise Kundenbeschwerden abgegeben werden.

Was können Gründe sein für einen Missbrauch eines Hinweisgebersystems? Die Gründe können höchst unterschiedlicher Art sein, etwa

  • die bewusste Schädigung der im Hinweis beschuldigten Person,
  • Langeweile am Arbeitsplatz,
  • die Schädigung eines Wettbewerbers – wenn ein Lieferant einen Hinweis abgibt,
  • die hinweisgebende Person will sich durch die Abgabe eines falschen Hinweises schützen – das Hinweisgeberschutzgesetz sieht im bisherigen Entwurf eine Beweislastumkehr vor bei einer gerichtlichen Auseinandersetzung über Benachteiligungen einer hinweisgebenden Person nach der Hinweisabgabe. 

Die Konsequenzen der Missbrauchsgefahr von einem Hinweisgebersystem

Die wichtigste Konsequenz für Unternehmen und Dienststellen ist sicherlich: Es gilt die Unschuldsvermutung! Da Hinweise wie dargestellt bewusst oder unbewusst falsch sein können, muss eine im Hinweis beschuldigte Person bis zum Beweis des Gegenteils als unschuldig gelten. Nichts ist für das Ansehen des Instruments „Whistleblowing“ schädlicher als die Benachteiligung einer Person, die sich im Nachhinein als unschuldig erweist.

Wichtig ist in diesem Zusammenhang darüber hinaus eine geeignete interne Kommunikation, die einerseits die Mitarbeitenden darum bittet, nur zutreffende Hinweise abzugeben und andererseits aber auch unmissverständlich darauf hinweist, dass der Missbrauch eines Hinweisgebersystems selbst ein schwerwiegender Complianceverstoß ist und daher entsprechend sanktioniert wird.

Zusammenfassung

Ein Hinweisgebersystem kann aus unterschiedlichsten Gründen missbraucht werden. Wichtig ist daher die Beachtung der Unschuldsvermutung nach Eingang eines Hinweises und vorab – quasi zur Abschreckung – eine geeignete interne Kommunikation der nach einem Missbrauch drohenden Sanktionen.

Missbrauch von Hinweisgebersystemen kommt vor. Wie häufig bzw. wie selten dies geschieht, wird Thema eines der nächsten Blogbeiträge sein.

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Post by Stephan Rheinwald

Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Finanzielle Anreize für Whistleblower?

Veröffentlicht in Folgemaßnahmen und Meldestelle, Hinweisgeberschutz, Hinweisgebersysteme
08.02.22

Sollen Whistleblower finanzielle Anreize erhalten? 

Es gibt gute Gründe, dass Whistleblower finanzielle Anreize für die Hinweisabgabe erhalten. Aber es gibt auch gute Gründe dagegen. Schauen wir uns das Thema einmal genauer an.

Die Vorteile finanzieller Anreize

Es kam und kommt vor, dass Whistleblower, die einen Hinweis nicht anonym, sondern offen abgegeben haben, einen persönlichen Nachteil erleiden mussten. Genau das ist ja der Grund, warum es demnächst ein neues Hinweisgeberschutzgesetz geben wird. Hinweisgeber sollen vor Repressalien geschützt und ihr persönliches Risiko soll deutlich reduziert werden. Auch ist mit einer Hinweisabgabe Arbeit verbunden. Zumindest ist ein Gespräch oder die Eingabe des Hinweises in ein Hinweisgebersystem erforderlich.  Zu denken ist hier zusätzlich etwa an Dokumentation oder Beweissicherung. In diesem Sinne kann man finanzielle Anreize für die Hinweisabgabe als gerechtfertigte Belohnung sehen für Aufwand und Risiko.

Auch ist zu erwarten, dass finanzielle Anreize zu mehr Meldungen führen werden. Zumindest wird das der Fall sein, wenn die Höhe des Anreizes einen symbolischen Betrag übersteigt.

Mehr Meldungen über Fehlverhalten sind an sich schon positiv, da Fälle aufgeklärt, Maßnahmen ergriffen und künftiger Schaden vermieden werden kann. Ein weiterer Aspekt: Aufgrund von Meldungen an staatliche Stellen, z.B. zu den Themen Steuerhinterziehung oder Kartell, können die öffentlichen Kassen von hohen Schadensersatz- und Strafzahlungen profitieren. Aus Sicht der öffentlichen Hand ergibt sich somit ein positiver Business Case.

Die Nachteile finanzieller Anreize

Wie bereits erwähnt sind mehr Hinweise zu erwarten – aber vielleicht ist es dann einer zu viel! Die Gefahr ist nicht von der Hand zu weisen, dass bei hohen finanziellen Anreizen Hinweise vorschnell abgegeben werden, die sich schon bei intensiverem Nachdenken durch den Hinweisgeber als zumindest zweifelhaft hätten herausstellen können. Und nur wenig schadet der Reputation des Instrument „Whistleblowing“ mehr, als wenn eine zu Unrecht beschuldigte Person Schaden nimmt.

Ein weiterer Nachteil ist eine zu erwartende Verschlechterung des Image des Whistleblowings. Dieses bekommt gerade durch viele öffentliche Diskussionen ein positives Image: Weg vom „Verpfeifen“, hin zu einem Instrument der Schadensbegrenzung und -vermeidung. Dieser positive Trend könnte bei Einführung finanzieller Anreize wieder leiden. Whistleblowing gälte dann nicht mehr als uneigennützig und auf Verbesserung der Situation des Unternehmens oder der Dienststelle abzielend. Whistleblowing würde dann primär gesehen als Instrument zur Verbesserung der finanziellen Situation des Hinweisgebers selbst. Der Akzeptanz von Hinweisgebersystemen wäre das nicht zuträglich.

Zusammenfassung

Wie dargestellt hätte die Einführung finanzieller Belohnungen für die Hinweisabgabe erhebliche positive und negative Auswirkungen. Sie ist daher eine Kernfrage der Ausgestaltung des Systems „Whistleblowing“.

Wichtig ist daher, dass der Gesetzgeber keine übereilten Schritte ergreift, sondern sich intensiv mit der Thematik befasst. In jedem Fall sollten die Erfahrungen anderer Länder Berücksichtigung finden. So gibt es z.B. in den USA und in Kanada Programme, nach denen Hinweisgeber einen bestimmten Prozentsatz der Summe erhalten, die die öffentliche Hand zurückerlangen oder durch Sanktionen einnehmen konnte. Bei der Bewertung berücksichtigt werden müssen hierbei allerdings große kulturelle Unterschiede zwischen Europa und Nordamerika.

Abschließend sei darauf hingewiesen, dass auch der neue Koalitionsvertag finanzielle Leistungen für Hinweisgeber erwähnt:

Die Durchsetzbarkeit von Ansprüchen wegen Repressalien gegen den Schädiger wollen wir verbessern und prüfen dafür Beratungs- und finanzielle Unterstützungsangebote.

Diese sollen jedoch nicht allen Hinweisgebern gewährt werden, sondern nur denjenigen, die nach der Hinweisabgabe Repressalien ausgesetzt sind.

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Autorenbox

Post by Stephan Rheinwald

Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Hinweisgebersystem – Stichhaltigkeitsprüfung eingegangener Meldungen

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Folgemaßnahmen und Meldestelle, Hinweisgeberschutz, Hinweisgebersysteme, Interne Meldestelle
23.11.21

Bei dem Hinweisgebersystem müssen eingegangene Meldungen auf ihre Stichhaltigkeit geprüft werden. Was heißt das genau?

Verfahren bei internen Meldungen

Das im Referentenentwurf vorliegende neue Hinweisgeberschutzgesetz regelt in § 17 was die interne Meldestelle zu tun hat, wenn eine Meldung eingegangen ist:

  • Eingangsbestätigung an die hinweisgebende Person nach spätestens sieben Tagen
  • Kontakt mit der hinweisgebenden Person
  • Stichhaltigkeitsprüfung eingegangener Meldungen
  • erforderlichenfalls Bitte an die hinweisgebende Person um weitere Informationen
  • Folgemaßnahmen

Stichhaltigkeitsprüfung eingegangener Meldungen

Im angesprochenen Referentenentwurf ist die Stichhaltigkeitsprüfung eingegangener Meldungen also verbindlich vorgeschrieben. Was der Gesetzgeber aber genau hierunter versteht, wird im Gesetz nicht erläutert.

In der Praxis besteht die Stichhaltigkeitsprüfung aus mehreren Schritten. Am Anfang steht die „Substanzprüfung“. In dieser Phase wird ermittelt, ob der Hinweis genügend Substanz aufweist, um weiterführende Ermittlungen sinnvoll erscheinen zu lassen. Ein Beispiel: „Es könnte sein, dass in unserem Unternehmen jemand bestochen worden ist.“ Enthält der Hinweis keine weiteren Informationen, reicht die Substanz nicht aus, um das angesprochene potenzielle Fehlverhalten zu konkretisieren. Technisch gesprochen wird der Hinweis nicht zu einem Fall.

Danach muss der Hinweis auf Plausibilität geprüft werden. Mit anderen Worten: Können die übermittelten Informationen grundsätzlich überhaupt stimmen? Auch hier ein Beispiel: „Herr Müller hat vorgestern im Materiallager mehrere Druckerpatronen gestohlen“. Stellt sich heraus, dass Herr Müller seit einer Woche krankgeschrieben ist und das Werksgelände nicht betreten hat, so ist der Hinweis nicht stichhaltig.

Zusammenfassung

Wenn ein Hinweis auf Fehlverhalten im Unternehmen oder der Dienststelle zu wenig Substanz hat oder unplausibel ist, wird er die Stichhaltigkeitsprüfung nicht bestehen. Dann ist im Einklang mit § 18 des Hinweisgeberschutzgesetzes das Verfahren abzuschließen. Falls die Stichhaltigkeitsprüfung jedoch bestanden wird, wird aus dem Hinweis ein Fall, der gegebenenfalls detaillierte forensische Untersuchungen erforderlich macht und abschließend die Umsetzung konkreter Maßnahmen, die verhindern sollen, dass ein gleiches oder ähnlich gelagertes Fehlverhalten künftig noch einmal vorkommen kann.

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Post by Stephan Rheinwald

Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Was ist ein Hinweisgebersystem?

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Folgemaßnahmen und Meldestelle, Hinweisgeberschutz, Hinweisgebersysteme, Interne Meldestelle, Meldekanäle
16.11.21

Erlangt eine Person Kenntnis von einem Missstand im Unternehmen, ist diese nicht selten ratlos, an welche Stelle sie sich wenden kann, um den Hinweis abzugeben. Abhilfe sollen Hinweisgebersysteme schaffen, durch die es Hinweisgebern – dies sind meist Mitarbeiter, Geschäftspartner oder Lieferanten – ermöglicht wird, Hinweise über beobachtete Missstände oder Regelverstöße zu melden.

Meldekanal

Ist ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin im Unternehmen oder der Dienststelle auf Fehlverhalten aufmerksam geworden, stellt sich die Frage, ob – und wenn ja – wie dies gemeldet werden soll. Das ist ja für die allermeisten Personen kein täglicher Vorgang, in dem meisten Fällen kommen Unsicherheit und Nervosität ins Spiel. Das vom Unternehmen oder der Dienststelle eingerichtete Hinweisgebersystem dient dann als vertraulicher Kommunikationskanal, um das Melden von möglichen Straftaten oder Ethikverstößen zu gewährleisten. Somit fördert es Fehlverhalten frühzeitig zu erkennen und entgegenwirkende Maßnahmen zu ergreifen, bevor es zu negativen Konsequenzen kommt.

Wird also ein Missstand entdeckt, kann sich der Hinweisgeber an das Hinweisgebersystem wenden. Dabei sollte er bzw. sie sich überlegen, auf welche Art und Weise der Hinweis übermittelt werden soll. Hierfür stehen unterschiedliche Meldekanäle bereit. Der Hinweis kann mündlich, also persönlich, sowie telefonisch, postalisch oder digital abgegeben werden. Die digitale Abgabe ist durch einen von der Organisation im Intranet oder Internet eingerichteten Meldekanal möglich.

Unabhängig vom gewählten Meldekanal (Ausnahme: persönliche Hinweisabgabe) muss der Hinweisgeber die Entscheidung treffen, ob er anonym bleiben möchte oder nicht.

Hinweisgebersystem

Auch muss das Unternehmen oder die Dienststelle im Vorfeld festlegen, wer der Empfänger der eingehenden Hinweise ist. Das im Referentenentwurf vorliegende neue Hinweisgeberschutzgesetz sieht hierfür die Bezeichnung „Interne Meldestelle“ vor. Diese kann vom Unternehmen selbst betrieben werden oder von einem erfahrenen externen Dienstleister übernommen werden. Allerdings kann der Hinweis auch an eine der staatlichen externen Meldestellen abgegeben werden. Die meisten Unternehmen und Dienststellen werden jedoch großes Interesse daran haben, dass die Hinweise bei der internen Meldestelle und nicht bei der staatlichen externen Meldestelle eingehen. Daher muss die Möglichkeit der Hinweisabgabe innerhalb des Unternehmens professionell kommuniziert werden.

Wird die interne Meldestelle selbst betrieben, muss das Unternehmen oder die Dienststelle sicherstellen, dass nur Personen mit der Aufgabe betraut werden, die ein entsprechendes Qualifikationsprofil ausweisen.

Hinweisbearbeitung

Nachdem der Hinweis bei der internen Meldestelle eingegangen ist, werden die im Hinweis enthaltenen Informationen dort auf Plausibilität und Stichhaltigkeit überprüft. Der gesamte Prozess der Hinweisbearbeitung erfolgt unter Einhaltung größtmöglicher Vertraulichkeit. Da Hinweise auch falsch sein können, gilt für beschuldigte Personen die Unschuldsvermutung, bis der Verstoß tatsächlich nachgewiesen ist.

Besonders wichtig ist es, dass aus den Untersuchungsergebnissen Maßnahmen abgeleitet werden und implementiert werden, so dass ein gleich oder ähnlich gelagertes Fehlverhalten künftig möglichst nicht wieder vorkommen kann.

Post by Martin Walter

Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Whistleblowing – Anonym oder nicht?

Veröffentlicht in Folgemaßnahmen und Meldestelle, Hinweisgeberschutz, Hinweisgebersysteme im Compliance Management
09.11.21

„Soll ich den Hinweis auf Fehlverhalten anonym abgeben oder nicht?“ Das ist die vielleicht wichtigste Frage, vor der eine hinweisgebende Person steht.

Anonym oder nicht-anonym? Das ist die „Gretchen-Frage“ für Whistleblower. Beide Optionen haben für hinweisgebende Personen große Vor-, aber auch Nachteile.

Vorteile, Hinweise anonym abzugeben

Anonyme Hinweisabgabe hat aus Sicht der hinweisgebenden Person einen großen Vorteil: mein Name wird nicht bekannt, weder bei der beschuldigten Person noch allgemein im Unternehmen oder der Dienststelle.

Folglich erspare ich mir unangenehme Begegnungen mit den Personen, von denen ich glaube, dass sie Fehlverhalten begangen haben. Auch wird kein Kollege und keine Kollegin meine Hinweisabgabe als Denunziation einschätzen. Und das Wichtigste: Ich bin mit Sicherheit keinen Repressalien ausgesetzt, niemand wird mir beruflich oder privat schaden.

Das alles sind gewichtige Punkte, denn es ist ja leider kein Einzelfall, dass Whistleblower Repressalien ausgesetzt sind. Um genau dies zu verhindern, wird demnächst im Einklang mit einer bereits verabschiedeten EU-Directive in Deutschland ein Hinweisgeberschutzgesetz verabschiedet werden, das anonyme Hinweisabgabe erlaubt und Repressalien gegen Hinweisgeber sanktioniert.

Nachteile der anonymen Hinweisabgabe

Whistleblowing erfordert Mut und sollte belohnt werden. Das geht aber natürlich nur, wenn die Identität der hinweisgebenden Person bekannt ist. Dabei geht es nicht in erster Linie um finanzielle Belohnungen – ein Aspekt, über den man sehr kontrovers diskutieren kann. Unstreitig aber dürfte wohl sein, dass ein redlicher Whistleblower Dank und Anerkennung erwarten darf, schließlich hat er bzw. sie auf Missstände aufmerksam gemacht und so finanziellen Schaden oder Reputationsverlust vermieden oder zumindest verringert.

Wird Dank und Anerkennung in geeigneter Form öffentlich ausgesprochen, ist das das stärkste Signal, das ein Unternehmen oder eine Dienststelle senden kann, um zu zeigen: Wir schätzen die Hinweisabgabe, wir verstehen sie als positives Instrument zur Fehlervermeidung und Schadensminimierung. So kann es gelingen, Whistleblowing aus der vermeintlichen Schmuddelecke herauszubekommen und positiv zu konnotieren. Das ist die beste Voraussetzung dafür, dass dann nachfolgend weitere mitarbeitende Personen den Mut zur Hinweisabgabe finden werden, sobald ein Missstand entdeckt wird.

Ein weiterer Nachteil anonymer Hinweisabgabe ist es, dass es dann den Personen, die mit der Bearbeitung der eingegangenen Hinweise betraut sind, nicht möglich ist, mit dem Whistleblower Kontakt aufzunehmen und Nachfragen zu stellen. Diese sind in der Praxis zur Aufklärung des Sachverhalts manchmal unverzichtbar.

Abhilfe schaffen hierfür spezielle webbasierte Systeme oder das Auslagern der Hinweisannahme an einen externen Dienstleister. Im letzteren Fall kann die hinweisgebende Person ihre Identität dem Dienstleister offenbaren, der sie jedoch nicht an das Unternehmen bzw. die Dienststelle weitergibt.

Nicht-anonyme Hinweisabgabe: Die Abwägung

Während es für das Unternehmen oder die Dienststelle eigentlich nur Vorteile hat, wenn Hinweise nicht-anonym abgegeben werden, ist die Situation aus Sicht des Whistleblowers deutlich schwieriger einzuschätzen. Vorteile sind eine etwaige Belobigung sowie das Wissen, auf Nachfragen antworten zu können und somit alles zur Fallaufklärung beigetragen zu haben. Nachteilig ist das Risiko von Repressalien.

Somit wird klar, dass sich eine hinweisgebende Person nur dann für eine nicht-anonyme Hinweisabgabe entscheiden wird, wenn sie darauf vertraut, dass ihr nachfolgend keine Nachteile entstehen werden.

Konsequenzen für Unternehmen und Dienststellen 

Ist es einer Organisation wichtig, dass Hinweise auf Fehlverhalten tendenziell nicht-anonym abgegeben werden, muss sie eine Kultur schaffen, in der Whistleblowing geschätzt wird. Dies kann erreicht werden z.B. durch entsprechende Aussagen der Leitungsebene der Organisation in den internen Medien oder auf internen Konferenzen und Tagungen. All das funktioniert aber nur, wenn die Mitarbeitenden der Leitungsebene wirklich vertrauen, wenn sie das sichere Gefühl haben, dass ihnen keine persönlichen Nachteile entstehen werden.

In diesem Sinne ist jede bewusst nicht-anonym abgegebene Meldung ein Vertrauensbeweis und ein großes Kompliment für das Top-Management. 

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Post by Martin Walter

Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

 

Warum Hinweisgeberschutz wichtig ist – Die Lehren aus dem Fall Wirecard

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Falluntersuchung/ Investigation, Folgemaßnahmen und Meldestelle
26.10.21

Pav Gill heißt der Whistleblower, der die Aufdeckung des größten deutschen Finanzskandals „Wirecard“ in Gang setzte. Geschützt hat ihn niemand und selbst auf ein „Dankeschön“ aus Deutschland wartet er bis heute.

Selten hat man die Möglichkeit, die Motivation eines Whistleblowers und die aus der Hinweisabgabe resultierenden Konsequenzen im Detail nachzuvollziehen. Die Zeitschrift „CompliancePraxis“ hat in der Ausgabe 3/ 2021 ein Interview mit Pav Gill veröffentlicht, das diese Einblicke ermöglicht.

Die Ausgangslage

Pav Gil war Senior Legal Counsel für elf Länder in der Region Asia Pacific. In dieser Funktion sprach ihn eine Mitarbeiterin des Finanzbereichs in Singapur an und berichtete, dass sie vom Unternehmen gezwungen worden sei, illegal zu handeln. Pav Gill wahrte die Anonymität der Hinweisgeberin und gab den Hinweis an einen Mitarbeiter des zentralen Compliance Office in Deutschland weiter. Mit dessen Genehmigung setze er eine forensische Untersuchung in Gang, die deutliche Hinweise auf Fehlverhalten und kriminelle Handlungen einzelner Mitarbeiter ergab.

Das Verhalten des Unternehmens Wirecard

Der forensische Bericht gelangte schließlich in den Wirecard-Vorstand. Das Vorstandsmitglied Marsalek – wie sich hinterher herausstellen sollte, einer der Haupttäter – übernahm persönlich den Fall. Die Untersuchung wurde kurzfristig beendet und Gill wurde gezwungen das Unternehmen zu verlassen.

Die Konsequenzen für den Whistleblower

Nicht nur, dass Gill seinen Job verloren hatte: Wirecard versucht danach, ihn persönlich zu diskreditieren, um ihm die Aufnahme einer neuen Tätigkeit bei einem anderen Arbeitgeber unmöglich zu machen.

In dieser schwierigen Situation wandte sich Pav Gills Mutter – also nicht er selbst – an die Presse. Ihr eigentliches Ziel war es, die Rufschädigung ihres Sohnes zu beenden. Die nachfolgenden Gespräche mit der Financial Times führte dann natürlich Pav Gill selbst.

Warum ein Hinweisgeberschutzgesetz zwingend erforderlich ist

Der Fall Wirecard stellt aus Sicht eines Whistleblowers den Worst-Case dar: Der Haupttäter übernimmt die Leitung der Untersuchung und schädigt nachfolgend massiv den Hinweisgeber. Hier wird deutlich, welche Bedeutung dem Hinweisgeberschutz zukommt.

Das Hinweisgeberschutzgesetz, das in einem Referentenentwurf vorliegt, sieht daher in §35 ein Verbot von Repressalien vor, verbunden mit einer Beweislastumkehr im nachfolgenden Streitfall. Mit anderen Worten: Erleidet eine hinweisgebende Person eine berufliche Benachteiligung, muss das Unternehmen bzw. die Dienststelle beweisen, dass die Benachteiligung nicht auf der Meldung oder der Offenlegung beruht. §36 sieht vor, dass der hinweisgebenden Person der resultierende Schaden zu ersetzen ist. Darüber hinaus kann eine Geldbuße bis zu hunderttausend Euro verhängt werden. Allerdings macht der Fall Wirecard auch deutlich, dass diese im Referentenentwurf zum Hinweisgeberschutzgesetz angedachte Maximalhöhe der Geldbuße viel zu niedrig angesetzt ist.

Das Verhalten der deutschen Behörden 

Der Bericht der Financial Times wurde auch der BaFin zugeleitet, die jedoch nur eine Untersuchung gegen den Reporter der Financial Times wegen versuchter Aktienkursmanipulation einleitete. Lassen wir zum Schluss mit einem Zitat aus dem Interview Pav Gill selbst zu Wort kommen:

„It´s a very odd situation. You have someone, who has helped to expose our country`s biggest ever fraud, but the country itself has not said: „We want to protect (or even thank) you, because you helped us out.“

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Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.