Den 100. Blog in dieser Reihe wollen wir zum Anlass nehmen, um einmal grundsätzlich die Frage zu stellen, ob das Hinweisgeberschutzgesetz seinen Zweck erfüllt.
Lange wurde um das Gesetz gerungen: von der EU gesetzte Fristen konnten nicht gehalten werden und erst mit langer Verzögerung trat das Gesetz schließlich im Jahre 2023 in Kraft. Hat sich der ganze Aufwand für die Unternehmen und Dienststellen eigentlich gelohnt?
Wir wollen uns also heute nicht mit der Frage befassen, ob das Hinweisgeberschutzgesetz aus Sicht der hinweisgebenden Personen seinen Zweck erfüllt, sondern die Perspektive der Unternehmen einnehmen.
Zunächst einmal stellen die aus dem Gesetz resultierenden Pflichten für die Unternehmen und Dienststellen einen Zusatzaufwand dar: Eine interne Meldestelle muss eingerichtet werden, das mit den Aufgaben der Meldestelle betraute Personal muss geschult werden und technische Meldekanäle müssen eingerichtet und dann in der Organisation bekannt gemacht werden. Alternativ kann die interne Meldestelle durch einen professionellen externen Dienstleister betrieben werden.
Aber steht dem Aufwand auch ein entsprechender Nutzen entgegen? Nutzen kann jedoch nur dann entstehen, wenn bei der internen Meldestelle auch stichhaltige Meldungen über Fehlverhalten eingehen.
Aussagekräftige Untersuchungen zum Nutzungsverhalten der internen Meldestellen gibt es bisher nicht. Aber eins ist klar: Die interne Meldestelle nur formal einzurichten genügt nicht. Ihre Existenz muss in der Organisation professionell kommuniziert werden. Dies sehr intensiv zu Beginn in der Einrichtungsphase aber auch nachfolgend im laufenden Betrieb, damit sie nicht in Vergessenheit gerät. Und in dieser Kommunikation muss sehr deutlich gemacht werden, dass die Unternehmensleitung das Melden von Fehlverhalten positiv sieht und unterstützt im Sinne von: „Hierdurch werden Schwachstellen offengelegt und Verbesserungsmaßnahmen können ergriffen werden.“
Ganz deutlich wird das am Beispiel der Aurubis AG. Diesem Unternehmen wurde durch kriminelle Machenschaften ein Schaden in Höhe von fast 200 Mio.€ zugefügt. Der Aufsichtsratsratsvorsitzende des Unternehmens hat die vom Unternehmen daraufhin ergriffenen Maßnahmen in einem Zeitungsinterview dargestellt. Eine der wesentlichen Maßnahmen ist, dass die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen aufgefordert werden, beobachtete Missstände umgehend an die interne Meldestelle zu melden. Nur so können frühzeitig Gegenmaßnahmen ergriffen und der Schaden zumindest minimiert werden.
Aber muss eigentlich erst ein Schaden eintreten, damit in diesem Sinne reagiert wird? Viele Unternehmen und Dienststellen haben im Einklang mit dem Hinweisgeberschutzgesetz bereits eine interne Meldestelle eingerichtet. Nun ist die Zeit gekommen sie auch optimal zu nutzen. Dann erst wird aus Sicht der Unternehmen und Dienststellen das Hinweisgeberschutzgesetz seinen Zweck vollständig erreicht haben.
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Das Hinweisgeberschutzgesetz befasst sich mit der sogenannten Offenlegung von Informationen. Aber was ist das eigentlich und sind Personen, die Informationen offenlegen, auch durch das Gesetz geschützt?
Das Hinweisgeberschutzgesetz unterscheidet drei Adressaten einer Meldung:
– eine interne Meldestelle,
– eine externe Meldestelle oder
– die Öffentlichkeit.
In § 3 des Gesetzes wird definiert, dass das Zugänglichmachen von Informationen über Verstöße gegenüber der Öffentlichkeit als „Offenlegung“ bezeichnet wird. Praktisch gesprochen handelt es sich um eine Offenlegung, wenn etwa Informationen an die Presse gegeben werden oder in Social-Media-Kanälen gepostet werden.
Auch wenn Informationen über Verstöße an die Öffentlichkeit gegeben werden, können die Schutzvoraussetzungen des Hinweisgeberschutzgesetzes erfüllt sein. Dies ist allerdings nur unter sehr streng definierten Voraussetzungen der Fall.
Die wohl wichtigste Voraussetzung ist, dass die Meldung nicht sofort an die Öffentlichkeit gegeben wird, sondern vorab an eine staatlich betriebene externe Meldestelle. Und erst, wenn die hinweisgebende Person in der im Gesetz genannten Frist von drei Monaten keine Rückmeldung von der externen Meldestelle über das Ergreifen geeigneter Folgemaßnahmen erhalten hat oder wenn in diesem Zeitraum keine Folgemaßnahmen ergriffen worden sind, darf die Meldung offengelegt werden.
Offensichtlich beabsichtigt der Gesetzgeber mit dieser Regelung, dass Meldungen nicht spontan und unüberlegt an die Öffentlichkeit gegeben werden und der Betriebsfrieden möglicherweise unnötig empfindlich gestört wird. Vorgeschaltet ist also die externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz, eines Bundeslandes, der BaFin oder des Bundeskartellamtes, die die Stichhaltigkeit der eingegangene Meldung prüft und Folgemaßnahmen ergreift. Und wie gesagt: Erst wenn die externe Meldestelle, an die die Meldung gegangen ist, ihren Aufgaben nicht nachkommt, darf die Meldung durch die hinweisgebende Person offengelegt werden; ansonsten ist sie durch das Hinweisgeberschutzgesetz nicht geschützt.
Bemerkenswert ist, dass es zur Erfüllung der Schutzvoraussetzungen nicht ausreicht, die Meldung vor der Offenlegung an die interne Meldestelle des Unternehmens oder der Dienststelle gegeben zu haben. Vor der Offenlegung soll erst eine neutrale dritte Partei eingeschaltet werden, die externe Meldestelle.
Von dieser Regel „Externe Meldestelle vor Offenlegung“ gibt es jedoch in § 32 des Hinweisgeberschutzgesetzes folgende Ausnahmen:
Wenn also die hinweisgebende Person hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass einer dieser fünf Punkte zutrifft, dann fällt die Person unter die Schutzvoraussetzungen des Gesetzes, auch wenn die Offenlegung ohne vorherige Meldung an eine externe Meldestelle erfolgt ist.
Zusammengefasst lässt sich also formulieren: Eine Meldung muss – von wenigen Ausnahmen abgesehen – zuerst an eine externe Meldestelle erstattet worden sein und diese hat innerhalb von drei Monaten nicht reagiert; erst dann darf die Meldung an die Öffentlichkeit gegeben werden – ansonsten ist die hinweisgebende Person durch das Hinweisgeberschutzgesetz nicht geschützt.
Abschließend sei erwähnt, dass neben dieser speziellen Schutzvoraussetzung für die Offenlegung auch die allgemeinen Schutzvoraussetzungen nach § 33 Hinweisgeberschutzgesetz erfüllt sein müssen:
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Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Sollen Hinweise in einem Hinweisgebersystem auch von Unternehmensexternen abgegeben werden können? Was spricht dafür und was spricht dagegen? Antwort hierauf gibt eine empirische Untersuchung.
Ist eine hinweisgebende Person nicht im Unternehmen bzw. der Dienststelle beschäftigt, so spricht man von externer Hinweisabgabe. Zu denken ist hier beispielsweise an einen Lieferanten, der Unregelmäßigkeiten im Einkauf eines Unternehmens bemerkt.
Externen Hinweisgebern wird mitunter unterstellt, dass häufig Falschmeldungen abgegeben werden. So könnten Lieferanten versuchen, sich durch falsche Anschuldigungen gegenüber einem Wettbewerber Vorteile zu verschaffen
Aber stimmt es eigentlich, dass externe Hinweise öfter falsch sind als interne?
Dr. Martin Walter, geschäftsführender Gesellschafter der Hinweisgebersystem24 GmbH, hat als Lehrbeauftragter der TU Dresden eine empirische Untersuchung durchgeführt zum Thema „Missbrauch von Hinweisgebersystemen“. Diese ist publiziert worden in „Ruhmannseder/ Behr/ Krakow (Hrsg.), Hinweisgebersysteme“. Das Ergebnis der Untersuchung basiert auf den Antworten von 43 Unternehmen.
Nachfolgend die Definition des Begriffs „Missbrauch eines Hinweisgebersystems“:
Der Missbrauch eines Hinweisgebersystems ist die bewusst falsche Meldung eines unterstellten Fehlverhaltens einer im Unternehmen oder der Dienststelle beschäftigten Person.
Nicht als Missbrauch zu werten sind hingegen
Die oben erwähnte empirische Untersuchung kommt zum Ergebnis, dass eine Öffnung des Hinweisgebersystems für Externe nicht zu einem höheren Prozentsatz falscher Hinweise führt.
Wenn die Gefahr des Missbrauchs also nicht steigt, gibt es eigentlich keinen Grund mehr, Unternehmensexternen eine Hinweisabgabe bei der internen Meldestelle nicht zu ermöglichen. Insbesondere Einkaufs- und Vertriebsmitarbeiter anderer Unternehmen sind oft in engem Kontakt mit dem eigenen Unternehmen und können auf Fehlverhalten aufmerksam werden. Bekommt man frühzeitig Kenntnis über dieses Fehlverhalten in der eigenen Organisation, kann ein potenzielle Schaden verhindert oder doch zumindest begrenzt werden.
Unternehmen und Dienststellen sind also gut beraten, ihr Hinweisgebersystem für Externe zu öffnen.
Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Ob ein Whistleblower oder eine Whistleblowerin eine Rückmeldung nach einem Hinweis erhalten sollte, darf nicht spontan oder gar zufällig entschieden werden. Hierüber muss sich das Unternehmen oder die Dienststelle im Vorfeld Gedanken machen.
Die Frage, ob ein Whistleblower auf seinen Hinweis von der internen Meldestelle ein Feedback erhalten soll, ist nicht einfach zu beantworten. Es gibt gute Gründe, die dafürsprechen und ebenso gute Gründe, die dagegensprechen.
Ein Feedback kann natürlich nur erfolgen, wenn der Hinweis nicht anonym bei der internen Meldestelle abgegeben worden ist oder wenn die hinweisgebende Person den Hinweis anonym mittels eines webbasierten Systems mit Feedbackfunktion abgegeben hat.
Eine hinweisgebende Person erwartet eine Rückmeldung über die Konsequenzen, die aus dem Hinweis gezogen worden sind. Eine Rückmeldung durch die interne Meldestelle sollte daher die Regel sein. So sieht es auch das Hinweisgeberschutzgesetz vor.
Allerdings haben auch diejenigen Personen Rechte, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden. Dies kann dazu führen, dass eine Rückmeldung nicht erfolgen kann oder dass die Rückmeldung in einer Form erfolgt, die die Rechte dieser beiden Personengruppen angemessen berücksichtigt.
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Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
In diesem Blogbeitrag geben wir Unternehmen und Dienststellen wichtige Empfehlungen für die Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat bei der Einführung und dem Betrieb von internen Meldestellen.
Gibt es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat? Wenn ja, dann ist dieser bei der betrieblichen Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes auf jeden Fall zu beteiligen. Und zwar schon deshalb, weil der Betriebsrat laut Betriebsverfassungsgesetz über die Einhaltung der zugunsten der Arbeitnehmer geltenden Gesetze, Verordnungen Unfallverhütungsvorschriften, Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen wachen muss. Auch das Hinweisgeberschutzgesetz, das 2023 vom Kabinett beschlossen wurde, ist natürlich ein solches Gesetz.
Schon bei der Einführung des Gesetzes im Unternehmen sollte der Betriebsrat eingebunden werden. Denn nach § 80 Abs. 2 S. 1 BetrVG ist der Arbeitgeber grundsätzlich verpflichtet, den Betriebsrat rechtzeitig und umfassend über alles zu unterrichten, was dieser für die Wahrnehmung seiner Aufgaben benötigt. Das soll dem Betriebsrat ermöglichen, in eigener Verantwortung zu prüfen, ob Beteiligungsrechte bestehen oder ob sonstige Aufgaben wahrzunehmen sind.
Gem. § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG besteht ein Mitbestimmungsrecht in „Fragen der Ordnung des Betriebes und des Verhaltens der Arbeitnehmer im Betrieb“. Während Vorgaben, die bei der Erbringung der Arbeitsleistung selbst zu beachten sind, mitbestimmungsfrei sind, da sie das Arbeitsverhalten konkretisieren, sind Anordnungen, die das Ordnungsverhalten betreffen mitbestimmungspflichtig. Diese dienen der Sicherung eines ungestörten Arbeitsablaufs oder der Gestaltung des Zusammenlebens und -wirkens der Arbeitnehmer im Betrieb. Werden also im Zuge der Einführung eines Hinweisgebersystems die ohnehin bestehenden, arbeitsvertraglichen Hinweispflichten ausgedehnt oder Regelungen bezüglich des konkreten Meldeverfahrens eingeführt, ist das Ordnungsverhalten betroffen und der Betriebsrat ist einzubeziehen.
Auch sind im Hinweisgeberschutzgesetz zwar Einrichtung, Organisation und Arbeitsweise der internen Meldestelle umfassend beschrieben. Doch beim Thema “Meldekanäle” wird das Eis schon merklich dünner. Das Gesetz sieht in diesem Zusammenhang lediglich vor, dass dem Whistleblower die Möglichkeit einzuräumen ist, die Meldung an die interne Meldestelle in Textform oder mündlich abzugeben. Das kann natürlich auch über ein Kommunikationssystem (Telefon) oder über digitale Kanäle erfolgen – z.B. über software- oder webbasierte Lösungen.
Damit käme dann erneut § 87 BetrVG ins Spiel. Laut Abs. 1 Ziffer 6 hat der BR bei der Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten und die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen, mitzubestimmen. Die Formulierung “die dazu bestimmt sind” im BetrVG ist leider etwas irreführend. Nach der inzwischen sehr extensiven Rechtsprechung genügt für die Mitbestimmungspflicht schon die „objektive Eignung“ der Einrichtung, die Beschäftigten automatisiert und selbständig zu überwachen – unabhängig davon, ob der Arbeitgeber dies wirklich machen möchte.
Folglich wären alle “Whistleblowing-Systeme“ in der Mitbestimmung, bei denen beispielsweise die Telefonnummer des Anrufers aufgezeichnet, ein Telefonat mitgeschnitten oder bei denen die IP-Adresse gespeichert wird – z.B. bei der Meldung per E-Mail.
Die meisten Unternehmen (zumindest aber jene mit Betriebsrat) dürften die Nutzung von IT- und Kommunikationssystemen und die Verarbeitung der Daten in entsprechenden Betriebsvereinbarungen geregelt haben. Dennoch wäre das Hinweisgeberschutzgesetz sicher ein guter Anlass, die bestehenden Betriebsvereinbarungen zu IT und Kommunikation einmal näher unter die Lupe zu nehmen und auf den neuesten Stand zu bringen. Denn erfahrungsgemäß schlummern solche Regelungen in Betriebsvereinbarungen über Jahre hinweg friedlich zwischen Aktendeckeln, auf Datenspeichern oder in der Unternehmenscloud.
Die Folge ist, dass manchmal Dinge geregelt sind, für die man gar keine Regelung mehr braucht, weil die betreffenden IT- oder Kommunikationssysteme längst ausgemustert wurden. Umgekehrt werden im Unternehmen nicht selten Systeme betrieben, für die es noch gar keine Regelung gibt.
Stichwort interne Meldestelle: Auch bei der personellen „Ausstattung“ der Meldestelle könnten sich mitbestimmungspflichtige Tatbestände gemäß § 99 BetrVG ergeben. Dort ist die Mitwirkung des Betriebsrats bei personellen Einzelmaßnahmen geregelt. Bei größeren Unternehmen kann die obligatorische Mitbestimmung bei Einstellungen eine Rolle spielen.
In kleineren Unternehmen wird der durch das Gesetz zu erwartende Mehraufwand die Schaffung zusätzlicher Arbeitsplätze kaum rechtfertigen. Eher ist hier damit zu rechnen, dass Beschäftigte zusätzlich zu ihrer „normalen“ Tätigkeit mit der Wahrnehmung von Aufgaben der Meldestelle betraut werden. Das Gesetz sieht das sogar ausdrücklich vor. Denkbar wäre es deshalb, die Funktionen der Meldestelle – soweit vorhanden – beim Compliance Officer anzusiedeln oder beim Datenschutzbeauftragten. Zu prüfen wäre dann allenfalls, ob es sich im konkreten Fall um eine Versetzung im Sinne des § 99 BetrVG handelt oder lediglich um eine „Aufgabenerweiterung“. Ein Versetzung läge vor, wenn die Zuweisung der „neuen“ Arbeitsaufgaben (also die Wahrnehmung der Aufgaben der Meldestelle) voraussichtlich die Dauer von einem Monat überschreitet oder die Arbeitsaufgaben von den bisherigen erheblich abweichen.
Sind diese Voraussetzungen erfüllt, hat der Arbeitgeber in einem Unternehmen mit regelmäßig mehr als 20 Beschäftigten den Betriebsrat vor der Versetzung zu unterrichten, ihm die erforderlichen Unterlagen vorzulegen und Auskunft über die beteiligten Personen zu geben. In bestimmten Fällen kann der BR die Zustimmung verweigern, wofür das BetrVG aber recht enge Grenzen setzt.
Wird eine Person versetzt, wäre denkbar, dass eine Umgruppierung – zum Beispiel eine Höhergruppierung – zu erfolgen hätte. Voraussetzung dafür ist, dass die Eingruppierung in einem Tarifvertrag geregelt ist oder, wenn das Unternehmen keiner Tarifbindung unterliegt, in einem betrieblichen Eingruppierungsschema.
All dies würde natürlich entfallen, wenn die interne Meldestelle durch einen externen Dienstleister betrieben wird – eine Möglichkeit, die das Gesetz explizit vorsieht.
Allgemein misst das BetrVG der beruflichen Fortbildung einen hohen Stellenwert zu. Genau das tut auch das Hinweisgeberschutzgesetz: Der Beschäftigungsgeber hat dafür Sorge zu tragen, dass die mit den Aufgaben der internen Meldestelle beauftragten Personen die notendige Fachkunde aufweisen.
Bezüglich der ggfs. erforderlichen Teilnahme an außerbetrieblichen Bildungsmaßnahmen (§ 96 Abs. 1, § 97 BetrVG) hat der Betriebsrat ein Recht auf Unterrichtung, Anhörung und Beratung sowie Vorschlagsrechte, allerdings kein Mitbestimmungsrecht. Ein Mitbestimmungsrecht räumt das BetrVG nur bei innerbetrieblichen Schulungsmaßnahmen ein. In diesem Fall kann der Betriebsrat die vom Arbeitgeber mit der Durchführung der Schulung beauftragte Person „ablehnen“, wenn diese offensichtlich nicht die dafür erforderliche fachliche oder persönliche Eignung besitzt.
Darüber hinaus sollte das Unternehmen allen Beschäftigten klare und leicht zugängliche Informationen zur internen Meldestelle und zum unternehmensinternen Hinweisgebersystem bereitstellen. Dies kann zum Beispiel über das Intranet des Unternehmens oder durch betriebsinterne Schulungen erfolgen. Entscheidet man sich für Schulungen, sind auch hier die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats zu wahren.
Im Sinne einer möglichst einheitlichen Regelung sollte die Abstimmung mit dem – soweit vorhanden – Konzern- bzw. Gesamtbetriebsrat erfolgen.
Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht die Einrichtung einer internen Meldestelle vor. Werden Sie allen gesetzlichen Anforderungen gerecht und fordern Sie ein auf Ihr Unternehmen angepasstes individuelles Angebot an.
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Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
In den meisten Fällen haben Hinweisgeber keine Erfahrungen mit dem Prozess der Hinweisabgabe. Leicht können bei der Abgabe einer Meldung schwerwiegende Fehler gemacht werden, die sich mit Hilfe der nachfolgenden Tipps aus der Praxis vermeiden lassen.
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Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Bei einer internen Meldestelle geht über einen längeren Zeitraum kein Hinweis auf Fehlverhalten ein. Es ist also alles in bester Ordnung! Wirklich?
Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht für Organisationen mit mehr als 50 Beschäftigten die Einrichtung einer internen Meldestelle vor. Deren Hauptaufgabe ist es Hinweise auf Fehlverhalten im Unternehmen oder der Dienststelle entgegenzunehmen, nachfolgend zu verarbeiten und Gegenmaßnahmen zu initiieren. Dadurch soll Schaden für das Unternehmen verhindert oder zumindest minimiert werden. Aber woran kann es liegen, wenn nach Einrichtung der internen Meldestelle keine Hinweise eingehen? Das kann mehrere Gründe haben.
Wenn es kein Fehlverhalten gibt, wird auch nichts gemeldet, insofern ist das natürlich der Idealzustand. Aber je mehr Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen eine Organisation hat, desto wahrscheinlicher ist es schon rein statistisch, dass ein irgendwie geartetes Fehlverhalten auch tatsächlich vorkommt. In den meisten Fällen haben fehlende Meldungen daher andere Ursachen.
Nur wenn die Existenz und die Aufgabe der internen Meldestelle im Unternehmen oder der Dienststelle bekannt ist, können und werden auch Hinweise eingehen. Aus diesem Grund kommt der begleitenden internen Kommunikation bei der Einführung der internen Meldestelle eine nicht zu unterschätzende Bedeutung zu. Es ist einer der größten Fehler beim Aufbau von Meldestellen, umfangreich Ressourcen in die Diskussion und Festlegung technischer und personeller Aspekte zu investieren und anschließend die Begleitkommunikation zu vernachlässigen. Während in der Phase der Systemeinführung eine professionelle Kommunikationskampagne erforderlich ist, sind im weiteren Fortlauf nur noch einzelne, aber periodische Kommunikationsmaßnahmen notwendig. Zu denken ist hier zum Beispiel an einen Intranetbeitrag über die Anzahl eingegangener Meldungen.
Bei genauerer Betrachtung ist dies ebenfalls ein Kommunikationsthema. Hinweise über Fehlverhalten sind ein wichtiges Instrument, Probleme rechtzeitig erkennen und frühzeitig Gegenmaßnahmen einleiten zu können. Dass Meldungen im Unternehmen oder der Dienststelle positiv konnotiert sind und nicht negativ – etwa im Sinne von Anschwärzen – ist auch eine wichtige Aufgabe der Hinweisgeber-Kommunikation.
Eng damit verbunden ist die Tatsache, dass es Hinweis-fördernde Unternehmenskulturen gibt. Diese zeichnen sich insbesondere aus durch Transparenz, Lösungsorientierung und Fehlervermeidung. Die Vermittlung der Unternehmenskultur erfolgt sehr stark durch die oberste Führungseben der Organisation. Dem „Tone at the Top“, also den Aussagen der wichtigsten Führungskräfte über das Hinweisgebersystem kommt daher essenzielle Bedeutung zu. Nur wenn das System vom Top-Management öffentlich unterstützt wird, wird es auch genutzt werden.
Nur wenn die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen keine Repressalien wegen einer Hinweisabgabe zu fürchten haben, werden sie auch Meldungen abgeben. Daher muss das Unternehmen oder die Dienststelle unmissverständlich kommunizieren, dass ein gutgläubiger Hinweisgeber unter keinen Umständen Repressalien zu befürchten hat. Umgekehrt ist auch klar: sollte ein Hinweisgeber Repressalien erlitten haben und wird dies in der Organisation bekannt, wird es mit großer Wahrscheinlichkeit keine weiteren Hinweise mehr geben. Allein anonyme Hinweise sind dann noch denkbar.
Nur der Vollständigkeit halber sei dieser technische Aspekt für fehlende Hinweise genannt. Diese Probleme könne im Vergleich mit den anderen angesprochenen Aspekten in der Regel leicht behoben werden.
Um Meldungen über Fehlverhalten zu erhalten und danach geeignete Gegenmaßnahmen ergreifen zu können, bedarf es einiger Voraussetzungen: Das Hinweisgebersystem und sein Nutzen müssen durch geeignete Kommunikationsmaßnahmen bekannt sein, die Unternehmenskultur muss „richtig“ sein, es darf keine Angst vor Repressalien und keine technischen Probleme geben. Ist all dies gegeben, werden Meldungen bei der internen Meldestelle eingehen, wodurch mitunter gravierende Probleme frühzeitig erkannt und beseitigt werden können.
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Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Im Hinweisgeberschutzgesetz sind eine Reihe von Ordnungswidrigkeiten aufgeführt, die mit Bußgeldern belegt werden. Ordnungswidrig handeln kann sowohl das Unternehmen bzw. die Dienststelle als auch die hinweisgebende Person.
Ordnungswidrig handelt, wer
2. eine Meldung oder die auf eine Meldung folgende Kommunikation zwischen hinweisgebender Person und Meldestelle behindert oder dies versucht. Dies kann mit einer Geldbuße bis zu fünfzigtausend Euro geahndet werden. Für juristische Personen gilt aber auch: Die Geldbuße soll den wirtschaftlichen Vorteil, den der Täter aus der Ordnungswidrigkeit gezogen hat, übersteigen. Reicht das gesetzliche Höchstmaß hierzu nicht aus, so kann es überschritten werden.
3. eine Repressalie gegen eine hinweisgebende Person ergreift oder dies versucht. Dies gilt ebenso für Repressalien gegen natürliche Personen, die die hinweisgebende Person bei einer internen oder externen Meldung oder einer Offenlegung im beruflichen Zusammenhang vertraulich unterstützen. Dies kann mit einer Geldbuße bis zu fünfzigtausend Euro geahndet werden. Für juristische Personen gilt auch hier: Die Geldbuße soll den wirtschaftlichen Vorteil, den der Täter aus der Ordnungswidrigkeit gezogen hat, übersteigen. Reicht das gesetzliche Höchstmaß hierzu nicht aus, so kann es überschritten werden.
4. vorsätzlich oder leichtfertig die Vertraulichkeit nicht wahrt. Im Detail haben die Meldestellen die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person zu wahren, sofern die gemeldeten Informationen Verstöße betreffen, die in den Anwendungsbereich des Gesetzes fallen, oder die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass dies der Fall sei. Verstöße können mit einer Geldbuße bis zu fünfzigtausend Euro geahndet werden. Auch hier gilt für juristische Personen: Die Geldbuße soll den wirtschaftlichen Vorteil, den der Täter aus der Ordnungswidrigkeit gezogen hat, übersteigen. Reicht das gesetzliche Höchstmaß hierzu nicht aus, so kann es überschritten werden.
Ordnungswidrig handelt, wer
wissentlich eine unrichtige Information offenlegt. Zu verstehen ist hierunter nicht die Meldung an eine interne oder externe Meldestelle, sondern die Veröffentlichung einer unrichtigen Information, z.B. durch eine Meldung an die Presse. Dies kann mit einer Geldbuße bis zu zwanzigtausend Euro geahndet werden.
Insbesondere die Verhinderung von Meldungen, das Ergreifen von Repressalien und die Nicht-Wahrung der Vertraulichkeit sind mit hohen Bußgeldern versehen. Nicht nur unter unternehmenskulturellen Aspekten ist in diesen Themenfeldern Gesetzestreue dringend anzuraten.
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Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Heute beschäftigen wir uns mit dem Thema „Externe Meldestelle“ und „Externe Meldungen“. Denn neben den internen Meldestellen regelt das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) auch den Aufbau und Betrieb externer Meldestellen.
Personen, die beabsichtigen, Informationen über einen Verstoß zu melden, können wählen, ob sie sich an eine interne Meldestelle oder eine externe Meldestelle wenden. Wenn einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, bleibt es der hinweisgebenden Person unbenommen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden.
Grundsätzlich wird es künftig mehrere externe Meldestellen geben. Dazu gehört zunächst eine externe Meldestelle auf Bundesebene, die beim Bundesamt für Justiz eingerichtet wird. Darüber hinaus kann auch jedes Bundesland eine externe Meldestelle einrichten. Dort können Meldungen eingehen, die die Dienststellen des jeweiligen Bundeslandes betreffen. Weiterhin ist es vorgesehen, dass bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht eine fachspezifische Meldestelle eingerichtet wird. Letztere ist z.B. zuständig für Meldungen von Verstößen gegen das Finanzdienstleistungsaufsichtsgesetz. Das Bundeskartellamt ist zuständige externe Meldestelle für Meldungen von Informationen über Verstöße gegen Vorschriften der Europäischen Union über den Wettbewerb. Zusätzlich richtet der Bund eine weitere externe Meldestelle für Meldungen ein, die die externe Meldestelle des Bundes selbst betreffen.
Die Aufgaben der externen Meldestellen sind mit denen der internen Meldestellen zu vergleichen. Die externe Meldestelle betreibt die Meldekanäle, über die die Meldungen von Whistleblowern abgegeben werden können. Außerdem überprüft die externe Meldestelle die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldungen. In ihren Aufgabenbereich fällt darüber hinaus das Ergreifen von Folgemaßnahmen. Externe Meldestellen sind zudem dazu verpflichtet auf der Website umfangreiche Informationen über Abhilfemöglichkeiten sowie über den Hinweisgeberschutz bereitzustellen. Dabei informieren die externen Meldestellen insbesondere auch über die Möglichkeit einer internen Meldung.
Die externen Meldestellen arbeiten unabhängig und getrennt von den internen Meldestellen. Das Personal einer internen Meldestelle muss gemäß Hinweisgeberschutzgesetz die notwendige Fachkunde aufweisen. Bei der externen Meldestelle sieht das Gesetz sogar vor, dass die für die Bearbeitung von Meldungen zuständigen Personen regelmäßig geschult werden. Nicht zuletzt darf das Personal einer externen Meldestelle weitere Aufgaben wahrnehmen, solange ein Interessenkonflikt sicher ausgeschlossen ist.
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sieht eine Berichtspflicht der externen Meldestellen vor. Es folgt jährlich ein öffentlich zugänglicher Bericht, der zusammengefasst und in anonymisierter Form über die eingegangenen Meldungen Auskunft gibt. Im Detail berichtet die externe Meldestelle über die Anzahl der eingegangenen Meldungen, die Anzahl der internen Untersuchungen, die Anzahl der Fälle, die Ermittlungen einer Staatsanwaltschaft oder ein gerichtliches Verfahren zur Folge hatte und die Anzahl der Abgaben an eine andere zuständige Stelle.
Im Folgenden gehen wir genauer auf das Thema „externe Meldungen“ ein.
Die externen Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher und in Textform ermöglichen. Zudem muss eine persönliche Zusammenkunft mit der hinweisgebenden Person und den zuständigen Personen der externen Meldestelle möglich sein.
Das Verfahren zur Bearbeitung einer externen Meldung ähnelt dem einer internen Meldung. Laut des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) hat die externe Meldestelle den Eingang einer Meldung umgehend, spätestens nach 7 Tagen zu bestätigen. Sie prüft die Stichhaltigkeit der Meldung und ergreift Folgemaßnahmen. Außerdem ist die externe Meldestelle dazu verpflichtet, der hinweisgebenden Person eine Rückmeldung nach spätestens 3 Monaten zu erteilen. In Fällen, in denen die Bearbeitung umfangreicher ist, sollte eine Rückmeldung der externen Meldestellen spätestens nach 6 Monaten erfolgt sein. Die externe Meldestelle hat auch anonym eingehende Meldungen zu bearbeiten. Dafür sind Meldekanäle vorzuhalten, welche die anonyme Kontaktaufnahme und die für die hinweisgebende Person anonyme Kommunikation zwischen hinweisgebender Person und externer Meldestelle ermöglichen.
Auch den Umgang mit Meldungen in externen Meldestellen regelt das Hinweisgeberschutzgesetz eindeutig. Sobald ein Hinweis in einer externen Meldestelle eingegangen ist, kann die externe Meldestelle im Rahmen von Stichhaltigkeitsprüfungen Auskünfte von den betroffenen natürlichen Personen, den Unternehmen, von Dritten und von der Behörde verlangen. Die externen Meldestellen können Folgemaßnahmen ergreifen. Sie können beispielsweise betroffene Unternehmen und Dienststellen kontaktieren, den Whistleblower an eine andere zuständige Stelle verweisen und das Verfahren abschließen oder gegebenenfalls an eine zuständige Behörde zwecks weiterer Untersuchungen abgeben. Weiter regelt das Gesetz in § 30 explizit, dass die externen Meldestellen mit sonstigen für die Aufklärung, Verhütung und Verfolgung von Verstößen im Anwendungsbereich dieses Gesetzes zuständigen öffentlichen Stellen zusammenarbeiten und sich gegenseitig unterstützen.
Abschließend beschreibt das Hinweisgeberschutzgesetz den Abschluss des Verfahrens. Das Verfahren kann wegen Geringfügigkeit abgeschlossen werden oder wenn die Meldung einen Sachverhalt betrifft, zu dem bereits ein Verfahren nach diesem Gesetz abgeschlossen wurde. Der hinweisgebenden Person sind in diesen beiden Fällen die Gründe für den Verfahrensabschluss mitzuteilen. Generell ist der hinweisgebenden Person das Ergebnis der durch die Meldung ausgelösten Untersuchung mitzuteilen, soweit dies mit gesetzlichen Verschwiegenheitspflichten vereinbar ist.
Insgesamt ist davon auszugehen, dass es im ureigensten Interesse eines Unternehmens ist, dass sich hinweisgebende Personen an die eigene interne Meldestelle wenden und nicht an eine externe Meldestelle. Nur dann bleibt man Herr des Verfahrens und kann soweit erforderlich zügig schadensbegrenzende Maßnahmen einleiten. Eine hinweisgebende Person wird sich aber nur dann an eine interne Meldestelle wenden, wenn sie Vertrauen hat, dass die Meldung auch ernstgenommen und unter Beachtung der Vertraulichkeit bearbeitet wird, dass Maßnahmen ergriffen werden und dass keine Repressalien zu erwarten sind. Ein integres Top-Management und eine professionelle interne Kommunikation zum Thema Whistleblowing sind zwei unverzichtbare Voraussetzungen für den Aufbau dieses Vertrauens.
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Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht die Einrichtung einer internen Meldestelle vor. Werden Sie allen gesetzlichen Anforderungen gerecht und fordern Sie ein auf Ihr Unternehmen angepasstes individuelles Angebot an.
Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Können Verbände ihre Mitgliedsunternehmen bei der Einrichtung und beim Betrieb der internen Meldestelle sinnvoll unterstützen?
Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten sind laut Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet eine interne Meldestelle einzurichten. Diese Meldestelle bietet einen offenkundigen Nutzen: Fehlverhalten in der Organisation wird früher erkannt. Somit kann früher gegengesteuert werden und potenzielle Schäden können verhindert oder zumindest minimiert werden. Andererseits gilt aber auch: Die Einrichtung und der Betrieb der internen Meldestelle kosten Zeit und Geld.
Daher ist es gut, dass der Gesetzgeber in § 14 des Hinweisgeberschutzgesetzes folgende Option eröffnet hat:
„Mehrere private Beschäftigungsgeber mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten können für die Entgegennahme von Meldungen und für die weiteren nach diesem Gesetz vorgesehenen Maßnahmen eine gemeinsame Stelle einrichten und betreiben. Die Pflicht, Maßnahmen zu ergreifen, um den Verstoß abzustellen, und die Pflicht zur Rückmeldung an die hinweisgebende Person verbleiben bei dem einzelnen Beschäftigungsgeber.“
Hierdurch wird es also möglich, dass sich mehrere Unternehmen mit weniger als je 250 beschäftigten Mitarbeitenden zusammentun und eine gemeinsame interne Meldestelle aufbauen und betreiben. Die technischen Voraussetzungen müssen also nur einmal geschaffen werden, was zu niedrigeren Kosten führen wird.
Die gemeinsame interne Meldestelle kann man sich konkret wie folgt vorstellen:
Es ist offensichtlich, dass durch eine gemeinsame interne Meldestelle Synergien geschaffen werden, die zu Kosteneinsparungen führen, die der Dienstleister an die Unternehmen weitergeben wird.
Aber was kann in diesem Zusammenhang die Rolle von Verbänden sein? Konkret gedacht werden kann hier an eine Initiative zur Einrichtung einer derartigen gemeinsamen internen Meldestelle für die Mitgliedsunternehmen des Verbandes. Die Unternehmen müssen dann nicht selbst zueinander finden, sondern der Verband kann seine Mitgliedsunternehmen ansprechen und fragen, ob sie sich an diesem Modell beteiligen wollen. Darüber hinaus kann der Verband mit dem Dienstleister auch einen Rahmenvertrag verhandeln, dem die interessierten Unternehmen dann nur noch beitreten müssen.
Verbände können auf diese Weise ohne viel Aufwand einen spürbaren Mehrwert für ihre Mitgliedsunternehmen schaffen. Für alle Beteiligten entsteht somit eine „Win-Win-Situation“.
Die Thematik „Hinweisgeberschutzgesetz und Verbände“ ist auch Gegenstand eines Interviews, das Stephan Rheinwald, Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH, dem Verbändereport gegeben hat. Sie finden unter diesem Link.
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Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
