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Neuer Regierungsentwurf zum Hinweisgeberschutzgesetz

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Hinweisgeberschutz, Hinweisgebersysteme, Interne Meldestelle
02.08.22

Die Bundesregierung hat am 27.07.2022 einen Entwurf zum Hinweisgeberschutzgesetz beschlossen.

Gegenüber dem vorherigen Entwurf beinhaltet die Neufassung nunmehr die Empfehlung auch eingehende anonyme Meldungen zu bearbeiten. Weiterhin ist es nicht erforderlich, dass das zu implementierende Hinweisgebersystem technisch in der Lage ist, die Abgabe anonymer Meldungen zu ermöglichen.

Im Wortlaut:

„Die interne Meldestelle sollte auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten, soweit dadurch die vorrangige Bearbeitung nichtanonymer Meldungen nicht gefährdet wird. Es besteht allerdings keine Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen.“ 

Ganz praktisch gesprochen kann aber natürlich jederzeit eine anonyme Meldung eingehen, z.B. durch einen Brief ohne Absender. Da rund 90% der anonymen Meldungen in guter Absicht abgegeben werden, ist den Unternehmen und Dienststellen dringend anzuraten, dass anonyme Meldungen genauso sorgfältig bearbeitet werden, wie nicht-anonyme. Insofern ist die neu aufgenommene Empfehlung sinnvoll.

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Post by Martin Walter

Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Sanktionen im Hinweisgeberschutzgesetz

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Folgemaßnahmen und Meldestelle, Hinweisgeberschutz, Hinweisgebersysteme, Interne Meldestelle
12.07.22

Im heutigen Beitrag stellen wir den Abschnitt 5 des neuen Referentenentwurfs zum Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) vor, in dem es um „Sanktionen“ geht.

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) regelt neben der Organisation und den Aufgaben einer internen und externen Meldestelle auch die Folgen eines nicht gesetzeskonformen Verhaltens. In § 40 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) finden sich die entsprechenden Bußgeldvorschriften.

Wesentlich ist, dass es sich hierbei nicht um die Bußgelder handelt, die Unternehmen wegen Gesetzesverstößen im Zusammenhang mit Korruption, Kartellverstößen und dergleichen drohen. Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) regelt hingegen, wann und in welcher Höhe Bußgelder fällig werden

  • für die wissentliche Offenlegung einer unrichtigen Information,
  • für die Nicht-Einrichtung und das Nicht-Betreiben einer internen Meldestelle,
  • für die Behinderung einer Meldung oder den Versuch einer Behinderung,
  • für eine Repressalie oder den Versuch einer Repressalie gegen hinweisgebende Personen und
  • für die vorsätzliche oder fahrlässige Nicht-Wahrung der Vertraulichkeit.

Der erste Punkt betrifft also die hinweisgebende Person. Sie handelt ordnungswidrig, wenn sie wissentlich eine unrichtige Information offenlegt. Dies kann mit einer Geldbuße bis zu zwanzigtausend Euro geahndet werden. Wer in gutem Glauben handelt und eine Information offenlegt, die sich erst im Nachhinein als unrichtig herausstellt, handelt hingegen nicht ordnungswidrig.

Interessant ist, was nicht im Gesetz erwähnt ist. So gibt es keine Bußgeldvorschrift für eine wissentlich unrichtige Meldung an eine interne oder externe Meldestelle. Die Sanktionierung hierfür ist also Angelegenheit des Unternehmens bzw. der Dienststelle.

Die anderen vier Punkte betreffen das Unternehmen bzw. die Dienststelle.

Ordnungswidrig handelt, wer keine interne Meldestelle einrichtet oder keine interne Meldestelle betreibt. Dies kann mit einer Geldbuße bis zu zwanzigtausend Euro geahndet werden.

Ordnungswidrig handelt weiter, wer die Abgabe einer Meldung behindert oder versucht, die Abgabe einer Meldung zu behindern. Dies kann mit einer Geldbuße bis zu einhunderttausend Euro geahndet werden. Bei Sanktionierung einer juristischen Person oder Personenvereinigung beträgt die maximale Geldbuße für die Behinderung der Abgabe einer Meldung eine Million Euro.

Zudem handelt ordnungswidrig, wer Repressalien aufgrund einer abgegebenen Meldung ausübt oder androht. Wichtig in diesem Kontext ist, dass bereits der Versuch eine Repressalie zu ergreifen beziehungsweise anzudrohen, strafbar ist. Repressalien können beispielsweise in Form einer Kündigung, einer Versetzung oder einer Gehaltskürzung erfolgen. Die Geldbuße für diese Ordnungswidrigkeit kann in diesen Fällen bis zu einhunderttausend Euro betragen. Bei Sanktionierung einer juristischen Person oder Personenvereinigung beträgt die maximale Geldbuße für die Ausübung einer Repressalie eine Million Euro.

Eine Geldbuße wird auch dann verhängt, wenn ein Unternehmen oder eine Dienststelle die Vertraulichkeit nicht wahrt. Die Meldestellen haben lt. § 8 des Hinweisgeberschutzgesetzes die Vertraulichkeit der Identität folgender Personen zu wahren:

  • der hinweisgebenden Person,
  • der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und
  • der sonstigen in der Meldung genannten Personen.

Geschieht das nicht, kann das mit einer Geldbuße bis zu einhunderttausend Euro geahndet werden. Bei Sanktionierung einer juristischen Person oder Personenvereinigung beträgt die maximale Geldbuße für die Nicht-Wahrung der Vertraulichkeit eine Million Euro.

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Schutzmaßnahmen im Hinweisgeberschutzgesetz

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Hinweisgeberschutz, Interne Meldestelle, Meldekanäle
28.06.22

In diesem Beitrag stellen wir den Abschnitt 4 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) vor, in dem es um „Schutzmaßnahmen“ geht. Genauer gehen wir auf die Fragen ein: Wann wird eine Person durch das HinSchG geschützt? Welche Personenkreise werden umfasst? Kann die hinweisgebende Person Schadensersatz nach einer Repressalie verlangen? Gibt es nach einer Falschmeldung Schadensersatz?

Der Schutz durch das Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) setzt zunächst voraus, dass die Meldung an eine interne oder eine externe Meldestelle erstattet oder offengelegt worden ist. Außerdem muss die Information, die der Whistleblower abgegeben hat, zutreffend sein oder der Whistleblower muss dies zumindest angenommen haben. Der Whistleblower muss demnach in gutem Glauben gehandelt haben.

Die gemeldeten Verstöße müssen in den Anwendungsbereich des Gesetzes fallen. Die Anwendungsbereiche sind in § 2 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) erfasst. Es gilt generell für Verstöße, die strafbewehrt sind und für Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient. Darüber hinaus gilt es beispielsweise für Meldungen bezüglich des Datenschutzes, der Datensicherheit, des Steuerrechts und des Umweltschutzes. Nicht außer Acht zu lassen ist, dass die natürlichen Personen, die den Whistleblower bei einer Meldung oder Offenlegung im beruflichen Zusammenhang vertraulich unterstützen, ebenfalls geschützt sind.

Darüber hinaus erfasst das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) den Ausschluss der Verantwortlichkeit der hinweisgebenden Person. Hiernach ist ein Whistleblower grundsätzlich nicht für die Beschaffung von Informationen oder den Zugriff auf Informationen rechtlich verantwortlich zu machen, es sei denn, die hinweisgebende Person hat durch die Beschaffung als solche oder den Zugriff als solcher eine Straftat begangen. In diesem Fall schützt das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) den Whistleblower nicht. Auch muss die hinweisgebende Person hinreichenden Grund zur Annahme gehabt haben, dass die Weitergabe der Information erforderlich war, um einen Verstoß aufzudecken.

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) geht zudem genauer auf das Verbot ein, Repressalien zu ergreifen. Das gilt nicht nur für bereits ausgeübte Repressalien. Bereits die Androhung und der Versuch, Repressalien auszuüben, sind laut HinSchG gleichermaßen verboten. Erfährt der Whistleblower eine Benachteiligung, so hat der Urheber dieses Nachteils zu beweisen, dass die Benachteiligung nicht auf der Meldung oder der Offenlegung beruht. Man spricht von einer Beweislastumkehr. Der Schaden, der dem Whistleblower durch die Repressalie entsteht, muss ersetzt werden. Ein Anspruch auf Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder einen beruflichen Aufstieg durch eine ausgeübte oder versuchte Repressalie besteht jedoch nicht. Zusätzlich zum Schadensersatz stellt die Ausübung oder der Versuch einer Repressalie eine Ordnungswidrigkeit dar, die laut §40 des Gesetzes mit einem Bußgeld bis zu 100t € geahndet werden kann.

Weiter regelt das Hinweisgeberschutzgesetz den Schadensersatz nach einer Falschmeldung. Ein Whistleblower, der vorsätzlich oder grob fahrlässig eine falsche Meldung bei einer internen Meldestelle oder einer externen Meldestelle abgibt oder sie offenlegt, muss gemäß § 38 des HinSchG Schadensersatz leisten.

Vereinbarungen, die die o.a. Rechte hinweisgebender Personen einschränken, sind unwirksam.

 

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Post by Stephan Rheinwald

Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Interne Meldestelle und interne Meldungen

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Hinweisgeberschutz, Hinweisgebersysteme, Interne Meldestelle, Meldekanäle
31.05.22

In diesem Blogbeitrag stellen wir den Abschnitt 2.2 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) vor, in dem es um „Interne Meldungen“ geht.

Der neue Referentenentwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes sieht vor, dass Beschäftigungsgeber und Dienststellen mit mehr als 249 Beschäftigten eine interne Meldestelle einrichten müssen. Ab dem 17. Dezember 2023 sind auch Beschäftigungsgeber mit einer Beschäftigtenzahl zwischen 50 und 249 verpflichtet eine interne Meldestelle einzurichten. Jedoch gibt es auch Ausnahmen. Beispielsweise müssen Wertpapierdienstleistungsunternehmen, Datenbereitstellungsdienste und Börsenträger nach dem Hinweisgeberschutzgesetz eine interne Meldestelle einrichten, auch wenn sie weniger als 249 Beschäftigte haben. In diesen Spezialfällen gilt die Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle also unabhängig von der Beschäftigtenzahl.

Aufgaben einer internen Meldestelle

Zu den Aufgaben einer Meldestelle gehört zum einen das Betreiben der Meldekanäle, über die die Meldungen abgegeben werden können. Zum anderen prüft die Meldestelle die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldungen. Sie kontrolliert demnach, ob eine Meldung begründet ist, ob also der eingegangene Hinweis hinreichend konkret und plausibel ist.
Nicht zu vergessen ist, dass zu den Aufgaben einer internen Meldestelle auch das Ergreifen von Folgemaßnahmen gehört. Als Folgemaßnahmen können interne Meldestellen insbesondere interne Untersuchungen bei dem Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle durchführen sowie betroffene Personen und Arbeitseinheiten kontaktieren. Eine mögliche Folgemaßnahme kann zudem das Abschließen des Verfahrens aus Mangel an Beweisen sein. Außerdem können die internen Meldestellen das Verfahren an eine zustände Behörde zwecks weiterer Untersuchungen abgeben.
Eine interne Meldestelle hat auch die Aufgabe, dass sie für Beschäftigte klar und leicht zugängliche Informationen über externe Meldeverfahren bereithält. Sie sorgt dafür, dass Beschäftigte auch über die externen Meldestellen, die beim Bund und bei den Ländern eingerichtet werden, informiert sind und über einschlägige Meldeverfahren von Organen, Einrichtungen oder sonstigen Stellen der Europäischen Union.
Die Organisation einer internen Meldestelle spielt eine bedeutende und zentrale Rolle. Wichtig ist, dass die internen Meldestelle sowohl vom Unternehmen selbst als auch von einem externen Dienstleister betrieben werden kann. Wenn das Unternehmen die interne Meldestelle selbst betreibt, dann werden ihre Aufgaben durch eine beim Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle beschäftigte Person oder durch eine interne Organisationseinheit übernommen.

Externer Dienstleister

Einem Unternehmen steht jedoch auch die Option offen einen externen Dienstleister mit den Aufgaben der internen Meldestelle zu betrauen. Dies hat mehrere Vorteile: Zum einen befasst sich eine Meldestelle mit sehr sensiblen Themen, für die viel Wissen und Erfahrung erforderlich ist. Hier hat der externe Partner, dessen Hauptaufgabe ja der Umgang mit dieser Thematik ist, deutliche Vorteile. Zum anderen gibt es auch Fälle, in denen sich die hinweisgebende Person eher an einen Dritten wenden möchte als an eine Stelle im Unternehmen. Diese Personen können dann die von einem Dritten betriebene interne Meldestelle ansprechen und müssen sich nicht an die staatlich betriebene externe Meldestelle wenden.

Qualifizierte Person im Unternehmen oder der Dienststelle

Nicht zuletzt muss das Unternehmen oder die Dienststelle, sobald es die Aufgaben der internen Meldestelle selbst übernimmt, eine qualifizierte Person einsetzten. Diese muss grundsätzlich unabhängig sein, was nicht zwingend bedeutet, dass diese Person sich ausschließlich mit der Thematik der internen Meldestelle befassen muss. Sie darf aber keineswegs einem Interessenkonflikt ausgesetzt sein. Zu beachten ist, dass das Hinweisgeberschutzgesetz eine regelmäßige Schulung hinsichtlich der Aufgaben und Betreuung für die beauftragte Person vorsieht. Bei der Beauftragung eines externen Dienstleisters fällt diese Schulung selbstverständlich weg. Die Kosten, die für die Schulung der beauftragten Person entstehen, stellen auch einen nicht zu vernachlässigten Aspekt dar.

Die Betrauung eines Dritten mit den Aufgaben einer internen Meldestelle entbindet den betrauenden Beschäftigungsgeber jedoch nicht von der Pflicht, selbst geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um einen etwaigen Verstoß abzustellen.

Meldekanal

Das Hinweisgeberschutzgesetz verwendet neben dem Begriff „Meldestelle“ auch das Wort „Meldekanal“. Diese Wörter hören sich zunächst sehr ähnlich an. Dahinter vergibt sich jedoch ein großer Unterschied: Grundsätzlich betreibt die interne Meldestelle den Meldekanal. Der Meldekanal beschreibt den technischen Weg, wie eine Meldung einer hinweisgebenden Person abgegeben werden kann. Dabei müssen interne Meldekanäle die Meldung in mündlicher oder in Textform ermöglichen. Zudem muss auf Ersuchen der hinweisgebenden Person eine persönliche Zusammenkunft mit der beauftragten Person der internen Meldestelle ermöglicht werden.

Die beauftragten Personen können den Meldekanal so gestalten, dass dieser auch natürlichen Personen offensteht, die im Rahmen ihrer Tätigkeit mit dem Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle in Kontakt stehen. Das bedeutet konkret, dass auch Lieferanten oder Kunden in diesem Falle die Möglichkeit haben, Meldungen abzugeben. Ob die interne Meldestelle für diesen Personenkreis offensteht, liegt aber weiterhin im Ermessen des Unternehmens oder der Dienststelle.

Es besteht keine Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen.
Besonders hervorzuheben im Kontext der Meldekanäle ist das Thema Vertraulichkeit. Um diese gewährleisten zu können, dürfen nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständigen sowie die sie bei der Erfüllung dieser Aufgabe unterstützenden Personen Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben.

Umgang mit einer Meldung

Viele Unternehmen stehen, sobald die erste Meldung eingeht, vor der Frage, wie sie mit dieser Meldung umzugehen haben. Laut Hinweisgeberschutzgesetz muss spätestens nach 7 Tagen eine Eingangsbestätigung gesendet werden. Dies ist natürlich nur möglich, soweit die Meldung nicht anonym abgegeben worden ist. Die interne Meldestelle verfährt weiter, indem sie mit der hinweisgebenden Person Kontakt hält und die eingegangene interne Meldung einer Stichhaltigkeitsprüfung unterzieht. Es wird auch geprüft, ob der Hinweis einen Gesetzes oder Regelverstoß beinhaltet. Soweit erforderlich und möglich versucht die interne Meldestelle bei der hinweisgebenden Person weitere Informationen einzuholen. Anschließend müssen sachgerecht Folgemaßnahmen ergriffen werden. Zuletzt ist die interne Meldestelle dazu verpflichtet der hinweisgebenden Person innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldung zu geben. Die Rückmeldung muss die Folgemaßnahmen und die Gründe für das Ergreifen dieser Folgemaßnahmen beinhalten. Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person darf jedoch nur erfolgen, soweit dadurch Ermittlungen nicht berührt oder Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, nicht beeinträchtigt werden.

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Post by Martin Walter

Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Müssen auch beschuldigte Personen geschützt werden?

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Hinweisgeberschutz, Interne Meldestelle, Meldekanäle
10.05.22

Die EU-Whistleblower-Richtlinie ist in Kraft und der neue Referentenentwurf für das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz liegt mittlerweile vor. Das Gesetz schützt – wie der Name schon sagt – Whistleblower. Aber müssen nicht auch die von Whistleblowern beschuldigten Personen geschützt werden?

Ausgangslage

Benötigen von Whistleblowern beschuldigte Personen Schutz? Diese Frage mag auf den ersten Blick befremdlich erscheinen. Sind es doch die hinweisgebenden Personen selbst, die mitunter aufgrund ihrer Meldung Nachteile zu erleiden haben und somit geschützt werden müssen. Letzteres steht auch völlig außer Frage und das ist ja auch die richtige und wichtige Zielsetzung der EU-Richtlinie- Whistleblowing und des kommenden deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes.

Aber Hinweisgebersysteme können missbraucht werden. In einem vorherigen Blog hatten wir bereits definiert, was man unter Missbrauch versteht.

Der Missbrauch eines Hinweisgebersystems ist die bewusst falsche Meldung eines unterstellten Fehlverhaltens einer im Unternehmen oder der Dienststelle beschäftigten Person.

Nicht als Missbrauch zu werten sind hingegen

  • die Abgabe eines unwissentlich falschen Hinweises und
  • die Abgabe einer Meldung im falschen Meldekanal; so kommt es beispielsweise häufig vor, dass in einem Hinweisgebersystem fälschlicherweise Kundenbeschwerden abgegeben werden.

Dr. Martin Walter, geschäftsführender Gesellschafter der Hinweisgebersystem24 GmbH, hat als Lehrbeauftragter der TU Dresden eine empirische Untersuchung durchgeführt zum Thema „Missbrauch von Hinweisgebersystemen“. Diese ist 2021 publiziert worden in „Ruhmannseder/ Behr/ Krakow (Hrsg.), Hinweisgebersysteme“. Das Ergebnis der Untersuchung basiert auf den Antworten von 43 Unternehmen und kam zu dem Ergebnis, dass fast 90% aller Hinweise in guter Absicht abgegeben werden.

So erfreulich dieser hohe Prozentsatz ist, es zeigt sich aber auch, dass rund 10% der Hinweise bewusst falsch abgegeben werden.

Konsequenzen

Wenn auch nur zu einem geringen Prozentsatz: Missbrauch von Hinweisgebersystemen kommt vor! Und es kommt natürlich auch vor, dass Hinweise in guter Absicht abgegeben werden, aber trotzdem inhaltlich falsch sind. Das zeigt, dass es geeigneter Schutzmechanismen für beschuldigte Personen bedarf.

An erster Stelle ist in den Unternehmen und Dienststellen das rechtsstaatliche Prinzip zwingend zu beachten, dass in Hinweisen beschuldigte Personen bis zum Beweis des Gegenteils zwingend als unschuldig gelten müssen. Das gilt bei etwaigen internen Untersuchungen, aber auch für die interne Kommunikation und das interne Reporting zum Fall. Vertraulichkeit ist oberstes Gebot!

Der Schutz beschuldigter Personen kann durch das Unternehmen oder die Dienststelle weiter erhöht werden, wenn intern deutlich kommuniziert wird, dass der Missbrauch des Hinweisgebersystems durch eine bewusste Falschmeldung ein schwerwiegender Complianceverstoß ist, der entsprechend sanktioniert wird.

Aber auch das neue Hinweisgeberschutzgesetz wird zum Schutz missbräuchlich beschuldigter Personen beitragen. Es enthält im neuen Referentenentwurf folgende Regelungen:

  • das Verfahren für interne und für externe Meldungen sieht zwingend eine Stichhaltigkeitsprüfung vor; missbräuchliche und in guter Absicht abgegebene, aber dennoch falsche Meldungen können so u.U. aufgedeckt werden (§17 HinSchG-E),
  • eine Klarstellung, dass der Hinweisgeberschutz nicht gilt für Personen, die bewusst falsche Hinweise abgeben (§33 HinSchG-E),
  • eine Verpflichtung der hinweisgebenden Person zum Ersatz aller Schäden, die aus der missbräuchlichen Meldung erstanden sind (§38 HinSchG-E)
  • eine Bußgeldvorschrift für die Offenlegung bewusst falscher Hinweise (§40 HinSchG-E).

Zusammenfassung

Nicht nur Hinweisgeber, auch in Hinweisen beschuldigte Personen müssen geschützt werden, bis zum Beweis des Gegenteils müssen sie als unschuldig gelten. Flankiert wird dies durch Strafandrohung für bewusste Falschmeldungen durch das Unternehmen oder die Dienststelle und den Staat. Personen, die bewusst falsche Hinweise abgeben fallen nicht unter den Schutz des Hinweisgeberschutzgesetzes.

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Post by Stephan Rheinwald

Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Welche Arten von Fehlverhalten werden in Hinweisgebersystemen gemeldet?

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Hinweisgeberschutz, Hinweisgebersysteme, Hinweisgebersysteme im Compliance Management, Interne Meldestelle, Meldekanäle
03.05.22

Hinweisgebersysteme dienen der Meldung von Fehlverhalten. Aber welche Arten von Fehlverhalten gibt es eigentlich? Zur Beantwortung dieser Frage ist es hilfreich zunächst zwei Unterscheidungen einzuführen. Anschließend werden die resultierenden Kategorien anhand von Beispielen näher erläutert.

Corporate Misconduct vs. Fraud 

Die erste Unterscheidung zielt darauf ab, ob das Unternehmen oder die Dienststelle vom Fehlverhalten (vermeintlich) profitiert oder ob eine Schädigung vorliegt. Im ersten Fall spricht man von „Corporate Misconduct“, im zweiten von „Fraud“.

Allgemein vs. Branchenspezifisch

Die zweite Unterscheidung verdeutlicht, ob das Fehlverhalten so in jedem Unternehmen vorkommen kann oder aufgrund seiner Spezifika nur in bestimmten Branchen.

Aus diesen beiden Unterscheidungen resultieren vier Kategorien, die nachfolgend anhand von Beispielen näher erläutert werden.

1. Corporate Misconduct/ allgemein

a) Beispiel Korruption: der Vertrieb besticht mit Wissen der Geschäftsführung einen Kunden, um einen wichtigen Auftrag zu erhalten

b) Beispiel Kartell: es werden Preis- oder Gebietsabsprachen getroffen, um den Wettbewerbsdruck zu mildern

c) Beispiel Kapitalmarkt: im Rahmen der Finanzberichterstattung publiziert das Unternehmen geschönte Zahlen

2. Corporate Misconduct/ branchenspezifisch

d) Beispiel Lebensmittelsicherheit: um Kosten zu sparen unterlässt ein Unternehmen aus dem Lebensmittelsektor vorgeschriebene Qualitätskontrollen

e) Beispiel Umweltschutz: ein Unternehmen der Chemiebranche entsorgt belastete Flüssigkeiten unvorschriftsmäßig in ein Gewässer

f) Beispiel Arbeitsplatzsicherheit: in der Baubranche wird eine Baustelle nur unzureichend gesichert

g) Beispiel Produktsicherheit: ein Automobilhersteller verzichtet aus Kostengründen auf eine eigentlich erforderliche Rückrufaktion zum Austausch sicherheitsrelevanter defekter Teile (vgl. hierzu das Vorgehen von Hyundai)

h) Beispiel überhöhte Abrechnungen: ein Beratungsunternehmen stellt dem Kunden mehr Stunden in Rechnung als wirklich angefallen sind

3. Fraud/ allgemein

i) Beispiel Diebstahl: ein Mitarbeiter eines Kaufhauses stiehlt Waren

j) Beispiel unzulässige Nutzung von Firmeneigentum: eine Mitarbeiterin nutzt den Dienstwagen ohne Genehmigung für private Zwecke

4. Fraud/ branchenspezifisch

k) Beispiel Provisionsbetrug: ein Vertriebsmitarbeiter in der Versicherungsbranche fälscht Kundenverträge, um höhere Vertriebsprovisionen zu bekommen

l) Beispiel Missbrauch von Geldern: ein Projektleiter in der Bauwirtschaft lässt Material statt zur Baustelle zu sich nach Hause bringen, um sie dort für den eigenen Hausbau zu verwenden

Zusammenfassung

Fehlverhalten kann auf jeder Hierarchieebene und in jeder Branche vorkommen. Das Unternehmen oder die Dienststelle kann Opfer oder Täter sein. Ein funktionierendes Hinweisgebersystem kann ein wichtiges Instrument sein, um Fehlverhalten frühzeitig zu entdecken und den resultierenden Schaden zu begrenzen.

Post by Martin Walter

Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

 

Mittelstand und Hinweisgebersysteme – ist das wirklich sinnvoll?

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Hinweisgeberschutz, Hinweisgebersysteme, Interne Meldestelle, Meldekanäle
26.04.22

Während Großunternehmen bereits fast ausnahmslos ein Hinweisgebersystem eingerichtet haben, sind mittelständische und kleinere Unternehmen diesbezüglich eher zögerlich. Letzteres wird sich jedoch demnächst ändern (müssen), denn die gültige EU Directive Whistleblowing und das neue Hinweisgeberschutzgesetz, das 2022 in Deutschland in Kraft treten wird, verpflichtet Unternehmen mit mehr als 250 mitarbeitenden Personen, eine interne Meldestelle und somit ein Hinweisgebersystem einzurichten. Ab Ende 2023 gilt diese Verpflichtung dann auch für kleinere Unternehmen ab 50 Mitarbeitern.

Gründe für die zögerliche Einführung von Hinweisgebersystemen im Mittelstand

Aber was hält viele mittelständische Unternehmen bisher davon ab ein Hinweisgebersystem einzuführen? Es gibt wohl drei wesentliche Gründe:

  1. Ein Hinweisgebersystem kostet Geld. Gerade mittelständische Unternehmen sind oft sehr kostenbewusst. Aufwand fällt bei der Einführung eines Hinweisgebersystems sowohl an für die technische Einrichtung und den Betrieb des Systems als auch für die Personen, die eingehende Meldungen zunächst auf Plausibilität prüfen und dann bearbeiten müssen.
  2. Der Nutzen eines Hinweisgebersystems wird nicht erkannt. Oft heißt es: „Bei uns kennt jeder jeden und wenn wir ein Problem haben, dann sprechen wir das offen und direkt an. Dafür brauchen wir doch kein System.“
  3. Man hat Angst vor falschen Hinweisen und vor einer Atmosphäre des Denunziantentums. Insbesondere anonymen Hinweisen wird mit großer Skepsis begegnet.

Warum Hinweisgebersysteme im Mittelstand sinnvoll sind

Betrachten wir die drei Gründe einmal näher:

  1. Die Kosten: Dass mit der Einführung eines Hinweisgebersystems zusätzliche Kosten auf ein Unternehmen zukommen, ist nicht von der Hand zu weisen. Allerdings haben viele Organisationen keinerlei Vorstellung, in welcher Höhe die Kosten für das technische System zur Hinweisabgabe anfallen werden. Hinzu kommt oft, dass es meist keine geeignete kompetente Person im Unternehmen gibt, die die eingehenden Hinweise bearbeiten kann und eine Neueinstellung allein für diese Aufgabe wäre aus ökonomischer Sicht nicht sinnvoll. Abhilfe kann hier die Fremdvergabe des Hinweisgebersystems einschließlich der Bearbeitung der Meldungen sein. Ja, auch das kostet Geld, in der Regel jedoch deutlich weniger, als erwartet.
  2. Kommen wir nun zum Nutzen eines Hinweisgebersystems: Befragt man Unternehmen, die bereits Erfahrung haben mit dem Betrieb eines Systems, wovon sie am meisten profitieren, dann wird an erster Stelle genannt, dass man frühzeitig auf Fehlentwicklungen im Unternehmen aufmerksam wird. Nicht alle Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen gerade in mittelständischen Unternehmen sind bereit, Ihre Beobachtungen eines Fehlverhaltens dem Vorgesetzten zu berichten und schweigen lieber. Man kennt sich und man möchte nicht als Störenfried erscheinen. Wenn aber Probleme nicht erkannt werden, werden sie auch nicht gelöst und der finanzielle Schaden und der Reputationsschaden wird immer größer. Falls es aber ein formales Hinweisgebersystem gibt, bei dem, wenn vom Whistleblower gewünscht, auch anonyme Meldungen abgegeben werden können, sinkt die Schwelle für die Hinweisabgabe deutlich und schadensbegrenzende Maßnahmen können frühzeitig eingeleitet werden. Ein weiterer Vorteil kommt hinzu: Fehlverhalten wird durch ein Hinweisgebersystem nicht nur früher aufgezeigt, es wird mitunter sogar verhindert. Das liegt daran, dass Meldungen über Fehlverhalten oft nicht nur den reinen Sachverhalt beinhalten, sondern auch den Namen der beschuldigten Personen. Sobald aber die Gefahr der Aufdeckung für potenzielle Täter steigt, erhöht sich die Hemmschwelle, Fehlverhalten überhaupt zu begehen.
  3. Ja, es kommt vor, dass Hinweise bewusst falsch abgegeben werden – aus welchen Gründen auch immer. Aber empirische Untersuchungen zu diesem Thema zeigen, dass nur rund zehn Prozent der abgegebenen Hinweise wissentlich falsch abgegeben wurden und dass die weit überwiegende Anzahl der Hinweise in gutem Glauben abgegeben werden. Das gilt ebenso für anonyme Hinweise! Nähere Erläuterungen zu diesen empirischen Untersuchungen finden sich hier und hier.

Zusammenfassung

Zusammengefasst lässt sich sagen, dass Hinweisgebersysteme ein wichtiges und produktives Instrument sind, um Fehlverhalten im Unternehmen frühzeitig aufzudecken und den finanziellen Schaden und den Reputationsschaden zu minimieren. Das gilt sowohl für Großunternehmen als auch für mittelständische Unternehmen. Hinzu kommt, dass im B2B-Bereich viele Großunternehmen von ihren mittelständischen Zulieferern bereits heute ein Compliance-Konzept mit einem funktionierenden Hinweisgebersystem erwarten.

Somit wird deutlich, dass auch für Unternehmen aus dem Mittelstand der Nutzen eines Hinweisgebersystems die Kosten übersteigt, dass ein Hinweisgebersystem also allein aus rein betriebswirtschaftlichen Überlegungen und zur Reputationssicherung Sinn macht. Das kommende Hinweisgeberschutzgesetz wird somit dazu beitragen, einem auch für den Mittelstand sinnvollen Instrument schneller zum Durchbruch in der betrieblichen Praxis zu verhelfen.

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Post by Stephan Rheinwald

Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Der neue Referentenentwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Hinweisgeberschutz, Hinweisgebersysteme, Interne Meldestelle, Meldekanäle
08.04.22

Der neue Referentenentwurf zum Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) liegt vor. Wie unterscheidet er sich vom Entwurf der alten Koalition? 

Überblick

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Intention und die Grundstruktur des Gesetzes erhalten geblieben sind.

Dies erkennt man schon daran, dass sämtliche Paragrafen des alten Entwurfes erhalten geblieben sind und nur ein einziger Paragraf neu hinzugefügt worden ist. Hierbei handelt es sich um § 22 (neu), der das Bundeskartellamt als spezielle externe Meldestelle für Hinweise gegen Verstöße gegen das Wettbewerbsrecht vorsieht. 

Im Detail

Im Detail sieht der neue Entwurf gleichwohl einige relevante Änderungen vor:

  1. § 2 (2): Der alte Entwurf sah vor, dass das Gesetz u.a. gilt für die Meldung oder Offenlegung von Informationen, die bußgeldbewehrt sind. Im neuen Entwurf wird dies eingeschränkt auf Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient. (Generell wird der Hinweisgeberschutz nicht eingeschränkt auf Verstöße gegen das EU-Recht.)

 

  1. § 7 (3) alt: Unternehmen und Dienststellen sind nicht mehr angehalten, Anreize zu schaffen, dass vor einer Meldung an eine externe Meldestelle die interne Meldestelle kontaktiert wird.

 

  1. § 11 (5): Die Dokumentation der Meldungen ist jetzt nach zwei Jahren zu löschen und nicht mehr nach Abschluss des Verfahrens. 
  2. § 14 (1): Klarstellend wird ergänzt, dass die Betrauung eines Dritten mit den Aufgaben einer internen Meldestelle den betrauenden Beschäftigungsgeber nicht von der Pflicht entbindet, selbst geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um einen etwaigen Verstoß abzustellen.

 

  1. § 16 (1): Neu ergänzt wurde folgender Satz: „Es besteht keine Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen.“

 

  1. § 16 (3): Klargestellt wird, dass mündliche Meldungen auch telefonisch abgegeben werden können.

 

  1. § 19 (1): Die externe Meldestelle des Bundes wird beim Bundesamt für Justiz eingerichtet. Der alte Entwurf sah die Einrichtung beim Bundesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit vor.

 

  1. § 31 (6): „Die externe Meldestelle teilt der hinweisgebenden Person das Ergebnis der durch die Meldung ausgelösten Untersuchungen nach deren Abschluss mit, soweit dies mit gesetzlichen Verschwiegenheitspflichten vereinbar ist.“ Neu ist die Einschränkung im Hinblick auf die Verschwiegenheitspflichten.

 

  1. § 40 (3): Ergänzt wurde, dass ordnungswidrig handelt, wer wissentlich eine unrichtige Information offenlegt. Dies kann mit einer Geldbuße bis zu zwanzigtausend Euro geahndet werden.

Das weitere Vorgehen

Nach Informationen des Handelsblatts soll der Gesetzesentwurf im Juni vom Kabinett beschlossen werden und dann im Herbst 2022 in Kraft treten.

 

Post by Martin Walter

Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Warum zahlt sich eine gute Hinweisgeberkultur aus?

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Hinweisgeberschutz, Hinweisgebersysteme, Interne Meldestelle, Meldekanäle, Meldestelle und Datenschutz
05.04.22

Wenn Hinweise auf Fehlverhalten abgegeben werden können, ohne dass die hinweisgebende Person Angst vor Repressalien haben muss, dann zahlt sich das für das Unternehmen oder die Dienststelle aus. Diese Meinung vertritt Geert Vermeulen, Gründer von „The Integrity Coordinator“. Lesen Sie nachfolgend seine Begründung.

Fünf Gründe für die Etablierung einer guten Hinweisgeberkultur

Forschungsergebnisse zeigen, dass Organisationen, die mehr Whistleblowing-Meldungen erhalten, finanziell besser abschneiden. Das mag überraschen, denn wenn es viele Meldungen gibt, dann gibt es wahrscheinlich auch viele Probleme, oder?

Aber es zeigt sich, dass die Beziehung zwischen Meldungen und Ergebnissen anders ist, als man auf den ersten Blick vermuten könnte. Wenn viele Meldungen eingehen, bedeutet das oft, dass das Verfahren zur Meldung von Missständen bekannt ist und Vertrauen genießt. Auf diese Weise können viele potenzielle Probleme bereits im Vorfeld gestoppt oder verhindert werden. Die Organisation kann nur dann als erste reagieren, wenn sich die Leute zuerst intern melden. Das ist etwas anderes, als wenn man sich die hinweisgebende Person zuerst an die Behörden wendet, denn dann hat man diese Möglichkeit nicht.

Infolgedessen haben Organisationen mit mehr Berichten oft weniger (hohe) Geldstrafen und Vergleiche, weniger Gerichtsverfahren und somit geringere Rechtskosten. Das Management hat weniger Probleme aus der Vergangenheit zu lösen und kann sich auf die Strategie und die Zukunft konzentrieren.

Dazu gehört nicht nur das Reden, sondern auch das Zuhören: Hören Sie auf die Signale, die aus dem Unternehmen kommen und reagieren Sie fair und konsequent. Dies stärkt das Vertrauen in Ihre Organisation.

Alles zusammen steigert den Ruf und die Reputation Ihres Unternehmens, was Sie in die Lage versetzt, hoch qualifizierte Mitarbeiter anzuziehen, die vielleicht wichtigste Voraussetzung für nachhaltigen Unternehmenserfolg. Und vergessen Sie nicht Ihre Kunden und Lieferanten, auch denen ist Ihr Ruf sehr wichtig.

Ganz allgemein reden wir hier über das Gegenteil einer Angstkultur, in der die Menschen versuchen, Probleme zu verbergen und sich nicht trauen, etwas zu sagen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine sichere, offene Gesprächskultur zu folgenden Ergebnissen führt:

  • Weniger (hohe) Geldstrafen, Vergleiche und Gerichtsverfahren.
  • Geringere Kosten für rechtliche und forensische Unterstützung
  • Mehr Zeit für das Management, sich auf die Zukunft, statt auf die Vergangenheit zu konzentrieren
  • Einen besseren Ruf, der Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten anzieht
  • Mehr und bessere kreative Ideen durch eine offene Unternehmenskultur

Wer will das alles nicht?

Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunesSpotifyYouTube oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.

Post by Stephan Rheinwald

Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Hinweisgebersystem – für Externe öffnen?

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Hinweisgeberschutz, Hinweisgebersysteme, Interne Meldestelle, Meldekanäle
31.03.22

Sollen Hinweise in einem Hinweisgebersystem auch von Externen abgegeben werden können? Was spricht dafür und was spricht dagegen? Antwort hierauf gibt eine empirische Untersuchung.

Anonyme Hinweisabgabe

Ist eine hinweisgebende Person nicht im Unternehmen bzw. der Dienststelle beschäftigt, so spricht man von externer Hinweisabgabe. Zu denken ist hier beispielsweise an einen Lieferanten, der Unregelmäßigkeiten im Einkauf eines Unternehmens bemerkt.

Externen Hinweisgebern wird mitunter unterstellt, dass häufig Falschmeldungen abgegeben werden. So könnten Lieferanten versuchen, sich durch falsche Anschuldigungen gegenüber einem Wettbewerber Vorteile zu verschaffen.

Aber stimmt das eigentlich, dass externe Hinweise öfter falsch sind als interne?

Dr. Martin Walter, geschäftsführender Gesellschafter der Hinweisgebersystem24 GmbH, hat als Lehrbeauftragter der TU Dresden eine empirische Untersuchung durchgeführt zum Thema „Missbrauch von Hinweisgebersystemen“. Diese ist 2021 publiziert worden in „Ruhmannseder/ Behr/ Krakow (Hrsg.), Hinweisgebersysteme“. Das Ergebnis der Untersuchung basiert auf den Antworten von 43 Unternehmen.

Zunächst jedoch wird noch einmal der Begriff „Missbrauch eines Hinweisgebersystems“ definiert.

Definition

In vorherigen Blogs hatten wir bereits definiert, was man unter Missbrauch versteht.

Der Missbrauch eines Hinweisgebersystems ist die bewusst falsche Meldung eines unterstellten Fehlverhaltens einer im Unternehmen oder der Dienststelle beschäftigten Person.

Nicht als Missbrauch zu werten sind hingegen

  • die Abgabe eines unwissentlich falschen Hinweises und
  • die Abgabe einer Meldung im falschen Meldekanal; so kommt es beispielsweise häufig vor, dass in einem Hinweisgebersystem fälschlicherweise Kundenbeschwerden abgegeben werden.

Das Ergebnis

Die empirische Untersuchung kommt zu einem auf den ersten Blick überraschenden Ergebnis:

Wird das Hinweisgebersystem für Externe geöffnet, steigt der Prozentsatz eindeutig nicht missbräuchlich abgegebener Hinweise von 80% auf 85%.

Dieses Ergebnis ist überraschend. Es müssen allerdings zwei Einschränkungen berücksichtigt werden.

  1. Durch die Öffnung des Hinweisgebersystems für Externe sinkt der Anteil der Hinweise, die eventuell missbräuchlich sind, deutlich. Neben dem erwähnten Anstieg der eindeutig nicht missbräuchlichen Hinweise zeigt sich ebenso ein geringer Anstieg der eindeutig missbräuchlichen
  2. Die Validität der Untersuchung ist bei dieser speziellen Frage begrenzt, da nur sechs Unternehmen externe Hinweisabgabe nicht zugelassen hatten.

Insgesamt erscheint jedoch die Aussage gerechtfertigt, dass eine Öffnung des Hinweisgebersystems für Externe nicht zu einem höheren Prozentsatz falscher Hinweise führt. Unternehmen und Dienststellen sind also gut beraten, ihr Hinweisgebersystem für Externe zu öffnen.

Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes, Spotify, YouTube oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.

 

 

Post by Martin Walter

Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.