Das Hinweisgeberschutzgesetz befasst sich mit der sogenannten Offenlegung von Informationen. Aber was ist das eigentlich und sind Personen, die Informationen offenlegen, auch durch das Gesetz geschützt?
Das Hinweisgeberschutzgesetz unterscheidet drei Adressaten einer Meldung:
– eine interne Meldestelle,
– eine externe Meldestelle oder
– die Öffentlichkeit.
In § 3 des Gesetzes wird definiert, dass das Zugänglichmachen von Informationen über Verstöße gegenüber der Öffentlichkeit als „Offenlegung“ bezeichnet wird. Praktisch gesprochen handelt es sich um eine Offenlegung, wenn etwa Informationen an die Presse gegeben werden oder in Social-Media-Kanälen gepostet werden.
Auch wenn Informationen über Verstöße an die Öffentlichkeit gegeben werden, können die Schutzvoraussetzungen des Hinweisgeberschutzgesetzes erfüllt sein. Dies ist allerdings nur unter sehr streng definierten Voraussetzungen der Fall.
Die wohl wichtigste Voraussetzung ist, dass die Meldung nicht sofort an die Öffentlichkeit gegeben wird, sondern vorab an eine staatlich betriebene externe Meldestelle. Und erst, wenn die hinweisgebende Person in der im Gesetz genannten Frist von drei Monaten keine Rückmeldung von der externen Meldestelle über das Ergreifen geeigneter Folgemaßnahmen erhalten hat oder wenn in diesem Zeitraum keine Folgemaßnahmen ergriffen worden sind, darf die Meldung offengelegt werden.
Offensichtlich beabsichtigt der Gesetzgeber mit dieser Regelung, dass Meldungen nicht spontan und unüberlegt an die Öffentlichkeit gegeben werden und der Betriebsfrieden möglicherweise unnötig empfindlich gestört wird. Vorgeschaltet ist also die externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz, eines Bundeslandes, der BaFin oder des Bundeskartellamtes, die die Stichhaltigkeit der eingegangene Meldung prüft und Folgemaßnahmen ergreift. Und wie gesagt: Erst wenn die externe Meldestelle, an die die Meldung gegangen ist, ihren Aufgaben nicht nachkommt, darf die Meldung durch die hinweisgebende Person offengelegt werden; ansonsten ist sie durch das Hinweisgeberschutzgesetz nicht geschützt.
Bemerkenswert ist, dass es zur Erfüllung der Schutzvoraussetzungen nicht ausreicht, die Meldung vor der Offenlegung an die interne Meldestelle des Unternehmens oder der Dienststelle gegeben zu haben. Vor der Offenlegung soll erst eine neutrale dritte Partei eingeschaltet werden, die externe Meldestelle.
Von dieser Regel „Externe Meldestelle vor Offenlegung“ gibt es jedoch in § 32 des Hinweisgeberschutzgesetzes folgende Ausnahmen:
Wenn also die hinweisgebende Person hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass einer dieser fünf Punkte zutrifft, dann fällt die Person unter die Schutzvoraussetzungen des Gesetzes, auch wenn die Offenlegung ohne vorherige Meldung an eine externe Meldestelle erfolgt ist.
Zusammengefasst lässt sich also formulieren: Eine Meldung muss – von wenigen Ausnahmen abgesehen – zuerst an eine externe Meldestelle erstattet worden sein und diese hat innerhalb von drei Monaten nicht reagiert; erst dann darf die Meldung an die Öffentlichkeit gegeben werden – ansonsten ist die hinweisgebende Person durch das Hinweisgeberschutzgesetz nicht geschützt.
Abschließend sei erwähnt, dass neben dieser speziellen Schutzvoraussetzung für die Offenlegung auch die allgemeinen Schutzvoraussetzungen nach § 33 Hinweisgeberschutzgesetz erfüllt sein müssen:
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Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Nach dem erfolgten Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) müssen Unternehmen und Dienststellen mit mehr als 49 Beschäftigten eine interne Meldestelle einrichten. Aber welche Aufgaben hat diese Stelle, wie ist sie zu organisieren und wie geht man mit den eingehenden Meldungen um?
Zu den Aufgaben einer Meldestelle gehört zum einen das Betreiben der Meldekanäle, über die die Meldungen abgegeben werden können. Zum anderen prüft die Meldestelle die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldungen. Sie kontrolliert demnach, ob eine Meldung begründet ist, ob also der eingegangene Hinweis hinreichend konkret und plausibel ist.
Nicht zu vergessen ist, dass zu den Aufgaben einer internen Meldestelle auch das Ergreifen von Folgemaßnahmen gehört. Als Folgemaßnahmen können interne Meldestellen insbesondere interne Untersuchungen in der Organisation durchführen sowie betroffene Personen und Arbeitseinheiten kontaktieren. Eine mögliche Folgemaßnahme kann zudem das Abschließen des Verfahrens aus Mangel an Beweisen sein. Außerdem können die internen Meldestellen das Verfahren an eine zustände Behörde zwecks weiterer Untersuchungen abgeben.
Eine interne Meldestelle hat auch die Aufgabe, dass sie für Beschäftigte klar und leicht zugängliche Informationen über externe Meldeverfahren bereithält. Sie sorgt dafür, dass Beschäftigte auch über die externen Meldestellen, die beim Bund, bei den Ländern, bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht und beim Bundeskartellamt eingerichtet werden, informiert sind.
Die Organisation einer internen Meldestelle spielt eine bedeutende und zentrale Rolle. Wichtig ist, dass die internen Meldestelle sowohl vom Unternehmen selbst als auch von einem externen Dienstleister betrieben werden kann. Wenn das Unternehmen die interne Meldestelle selbst betreibt, dann werden ihre Aufgaben durch eine beim Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle beschäftigte Person oder durch eine interne Organisationseinheit übernommen.
Viele Unternehmen befassen sich mit der Frage, ob sie die interne Meldestelle auslagern oder selbst betreiben sollen. Das Outsourcing der internen Meldestelle hat jedenfalls mehrere Vorteile. Zum einen befasst sich eine Meldestelle mit sehr sensiblen Themen, für die viel Wissen und Erfahrung erforderlich ist. Hier hat der externe Partner, dessen Hauptaufgabe ja der Umgang mit dieser Thematik ist, deutliche Vorteile. Zum anderen gibt es auch Fälle, in denen sich die hinweisgebende Person eher an einen Dritten wenden möchte als an eine Stelle im Unternehmen. Diese Personen können dann die von einem Dritten betriebene interne Meldestelle ansprechen und müssen sich nicht an die staatlich betriebene externe Meldestelle oder gar die Öffentlichkeit wenden.
Nicht zuletzt muss das Unternehmen oder die Dienststelle, sobald es die Aufgaben der internen Meldestelle selbst übernimmt, eine qualifizierte Person einsetzten. Diese muss grundsätzlich unabhängig sein, was nicht zwingend bedeutet, dass diese Person sich ausschließlich mit der Thematik der internen Meldestelle befassen muss. Sie darf aber keinesfalls einem Interessenkonflikt ausgesetzt sein. Zu beachten ist, dass das Qualifikationserfordernis eine regelmäßige Schulung hinsichtlich der Aufgaben und Betreuung für die beauftragte Person erfordert. Bei der Beauftragung eines externen Dienstleisters fällt diese Schulung selbstverständlich weg. Die Kosten, die für die regelmäßige Schulung für die beauftragte Person entstehen, stellen auch einen nicht zu vernachlässigenden Aspekt dar.
Das Hinweisgeberschutzgesetz verwendet neben dem Begriff „Meldestelle“ auch das Wort „Meldekanal“. Diese Wörter hören sich zunächst sehr ähnlich an. Dahinter verbirgt sich jedoch ein großer Unterschied: Grundsätzlich betreibt die interne Meldestelle den Meldekanal. Der Meldekanal beschreibt den technischen Weg, wie eine Meldung einer hinweisgebenden Person abgegeben werden kann. Dabei müssen interne Meldekanäle die Meldung in mündlicher oder in Textform ermöglichen. Zudem muss der hinweisgebenden Person eine persönliche Zusammenkunft mit der beauftragten Person der internen Meldestelle ermöglicht werden.
Die beauftragten Personen können den Meldekanal so gestalten, dass dieser auch natürlichen Personen offensteht, die im Rahmen ihrer Tätigkeit mit dem Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle in Kontakt stehen. Das bedeutet konkret, dass auch Lieferanten oder Kunden in diesem Falle die Möglichkeit haben, Meldungen abzugeben. Ob die interne Meldestelle für diesen Personenkreis offensteht, liegt aber weiterhin im Ermessen des Unternehmens oder der Dienststelle.
Besonders hervorzuheben im Kontext der Meldekanäle ist das Thema Vertraulichkeit. Um diese gewährleisten zu können, darf nur die zuständige Person Zugang zu den eingegangenen Meldungen haben. Betreibt die Organisation die interne Meldestelle selbst, ist es zwingend erforderlich, dass eine Person mit der Aufgabe betraut wird, die sich durch besondere Vertrauenswürdigkeit auszeichnet. Wird die interne Meldestelle ausgelagert, muss der ausgewählte Dienstleister die Vertraulichkeit sicherstellen.
Viele Unternehmen stehen, sobald die erste Meldung eingeht, vor der Frage, wie sie mit dieser Meldung umzugehen haben. Laut Hinweisgeberschutzgesetz muss spätestens nach 7 Tagen eine Eingangsbestätigung gesendet werden. Dies ist natürlich nur möglich, soweit die Meldung nicht anonym abgegeben worden ist. Die interne Meldestelle verfährt weiter, indem sie mit der hinweisgebenden Person Kontakt hält und die eingegangene interne Meldung einer Stichhaltigkeitsprüfung unterzieht. Es wird auch geprüft, ob der Hinweis einen Gesetzes oder Regelverstoß beinhaltet. Soweit erforderlich und möglich versucht die interne Meldestelle bei der hinweisgebenden Person weitere Informationen einzuholen. Anschließend müssen sachgerechte Folgemaßnahmen ergriffen werden. Zuletzt ist die interne Meldestelle dazu verpflichtet der hinweisgebende Person innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldung zu geben. Die Rückmeldung muss die Folgemaßnahmen und die Gründe für das Ergreifen dieser Folgemaßnahmen beinhalten. Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person darf jedoch nur erfolgen, soweit dadurch Ermittlungen nicht berührt oder Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, nicht beeinträchtigt werden.
Best Practice Principles von Transparency International zur Ausgestaltung eines Hinweisgebersystems finden Sie hier. Detaillierte Informationen zur Funktionsweise eines Hinweisgebersystems finden Sie hier.
Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht die Einrichtung einer internen Meldestelle vor. Werden Sie allen gesetzlichen Anforderungen gerecht und fordern Sie ein auf Ihr Unternehmen angepasstes individuelles Angebot an.
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Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Das Hinweisgeberschutzgesetz schützt – wie der Name schon sagt – hinweisgebende Personen. Aber müssen nicht auch die von Whistleblowern beschuldigten Personen geschützt werden?
Benötigen von Whistleblowern beschuldigte Personen Schutz? Diese Frage mag auf den ersten Blick befremdlich erscheinen. Sind es doch die hinweisgebenden Personen selbst, die mitunter aufgrund ihrer Meldung Nachteile zu erleiden haben und somit geschützt werden müssen. Letzteres steht auch völlig außer Frage und das ist ja auch die richtige und wichtige Zielsetzung der EU-Richtlinie- Whistleblowing und des deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes.
Aber Hinweisgebersysteme können missbraucht werden. Unter Missbrauch versteht man:
Der Missbrauch eines Hinweisgebersystems ist die bewusst falsche Meldung eines unterstellten Fehlverhaltens einer im Unternehmen oder der Dienststelle beschäftigten Person.
Nicht als Missbrauch zu werten sind hingegen
Dr. Martin Walter, geschäftsführender Gesellschafter der Hinweisgebersystem24 GmbH, hat als Lehrbeauftragter der TU Dresden eine empirische Untersuchung durchgeführt zum Thema „Missbrauch von Hinweisgebersystemen“. Diese ist 2021 publiziert worden in „Ruhmannseder/ Behr/ Krakow (Hrsg.), Hinweisgebersysteme“. Das Ergebnis der Untersuchung basiert auf den Antworten von 43 Unternehmen und kam zu dem Ergebnis, dass fast 90% aller Hinweise in guter Absicht abgegeben werden.
So erfreulich dieser hohe Prozentsatz ist, es zeigt sich aber auch, dass rund 10% der Hinweise bewusst falsch abgegeben werden.
Wenn auch nur zu einem geringen Prozentsatz: Missbrauch von Hinweisgebersystemen kommt vor! Und es kommt natürlich auch vor, dass Hinweise in guter Absicht abgegeben werden, aber trotzdem inhaltlich falsch sind. Das zeigt, dass es geeigneter Schutzmechanismen für beschuldigte Personen bedarf.
An erster Stelle ist in den Unternehmen und Dienststellen das rechtsstaatliche Prinzip zwingend zu beachten, dass in Hinweisen beschuldigte Personen bis zum Beweis des Gegenteils zwingend als unschuldig gelten müssen. Das gilt bei etwaigen internen Untersuchungen, aber auch für die interne Kommunikation und das interne Reporting zum Fall. Vertraulichkeit ist oberstes Gebot!
Der Schutz beschuldigter Personen kann durch das Unternehmen oder die Dienststelle weiter erhöht werden, wenn intern deutlich kommuniziert wird, dass der Missbrauch des Hinweisgebersystems durch eine bewusste Falschmeldung ein schwerwiegender Complianceverstoß ist, der entsprechend sanktioniert wird.
Aber auch das neue Hinweisgeberschutzgesetz wird zum Schutz missbräuchlich beschuldigter Personen beitragen. Es enthält folgende Regelungen:
Nicht nur Hinweisgeber, auch in Hinweisen beschuldigte Personen müssen geschützt werden, bis zum Beweis des Gegenteils müssen sie als unschuldig gelten. Flankiert wird dies durch Strafandrohung für bewusste Falschmeldungen durch das Unternehmen oder die Dienststelle und den Staat. Personen, die bewusst falsche Hinweise abgeben fallen nicht unter den Schutz des Hinweisgeberschutzgesetzes.
Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
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Ob ein Whistleblower oder eine Whistleblowerin eine Rückmeldung nach einem Hinweis erhalten sollte, darf nicht spontan oder gar zufällig entschieden werden. Hierüber muss sich das Unternehmen oder die Dienststelle im Vorfeld Gedanken machen.
Die Frage, ob ein Whistleblower auf seinen Hinweis von der internen Meldestelle ein Feedback erhalten soll, ist nicht einfach zu beantworten. Es gibt gute Gründe, die dafürsprechen und ebenso gute Gründe, die dagegensprechen.
Ein Feedback kann natürlich nur erfolgen, wenn der Hinweis nicht anonym bei der internen Meldestelle abgegeben worden ist oder wenn die hinweisgebende Person den Hinweis anonym mittels eines webbasierten Systems mit Feedbackfunktion abgegeben hat.
Eine hinweisgebende Person erwartet eine Rückmeldung über die Konsequenzen, die aus dem Hinweis gezogen worden sind. Eine Rückmeldung durch die interne Meldestelle sollte daher die Regel sein. So sieht es auch das neue Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) vor.
Allerdings haben auch diejenigen Personen Rechte, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden. Dies kann dazu führen, dass eine Rückmeldung nicht erfolgen kann oder dass die Rückmeldung in einer Form erfolgt, die die Rechte dieser beiden Personengruppen angemessen berücksichtigt.
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Das Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG), das aktuell in einem neuen Referentenentwurf vorliegt, befasst sich mit der Offenlegung von Informationen. Aber was ist das eigentlich und sind Personen, die Informationen offenlegen, auch durch das Gesetz geschützt?
Das Hinweisgeberschutzgesetzes unterscheidet drei Adressaten einer Meldung:
In § 3 des Hinweisgeberschutzgesetzes wird definiert, dass das Zugänglichmachen von Informationen über Verstöße gegenüber der Öffentlichkeit als „Offenlegung“ bezeichnet wird. Praktisch gesprochen handelt es sich um eine Offenlegung, wenn etwa Informationen an die Presse gegeben werden oder in Social-Media-Kanälen gepostet werden.
Auch wenn Informationen über Verstöße an die Öffentlichkeit gegeben werden, können die Schutzvoraussetzungen des Hinweisgeberschutzgesetzes erfüllt sein. Dies ist allerdings nur unter streng definierten Voraussetzungen der Fall.
Die wohl wichtigste Voraussetzung ist, dass die Meldung nicht sofort an die Öffentlichkeit gegeben wird, sondern vorab an eine externe Meldestelle. Und erst, wenn die hinweisgebende Person in der im Referentenentwurf genannten Frist von drei bzw. bei umfangreicher Bearbeitungsnotwendigkeit sechs Monaten keine Rückmeldung von der externen Meldestelle über das Ergreifen geeigneter Folgemaßnahmen erhalten hat oder keine geeigneten Folgemaßnahmen ergriffen worden sind, darf die Meldung offengelegt werden.
Offensichtlich beabsichtigt der Gesetzgeber mit dieser Regelung, dass Meldungen nicht spontan und unüberlegt an die Öffentlichkeit gegeben werden und der Betriebsfrieden möglicherweise unnötig empfindlich gestört wird. Vorgeschaltet ist also die externe Meldestelle des Bundes oder eines Bundeslandes, der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht oder des Bundeskartellamts, die die Stichhaltigkeit der eingegangene Meldung prüft und Folgemaßnahmen ergreift. Und wie gesagt: Erst wenn die externe Meldestelle ihren Aufgaben nicht nachkommt, darf die Meldung durch die hinweisgebende Person offengelegt werden; ansonsten ist sie durch das Hinweisgeberschutzgesetz nicht geschützt.
Bemerkenswert ist, dass es zur Erfüllung der Schutzvoraussetzungen nicht ausreicht, die Meldung vor der Offenlegung an die interne Meldestelle des Unternehmens oder der Dienststelle gegeben zu haben. Vor der Offenlegung soll erst eine neutrale dritte Partei eingeschaltet werden, die externe Meldestelle.
Von dieser Regel „Externe Meldestelle vor Offenlegung“ gibt es jedoch in §32 des Hinweisgeberschutzgesetzes drei Ausnahmen:
Fall 1 ist hier sicher von empirisch größerer Relevanz als die beiden anderen Fälle.
Zusammengefasst lässt sich also formulieren: Wenn nicht Gefahr im Verzug vorliegt, muss die Meldung zuerst an eine externe Meldestelle erstattet worden sein und diese hat innerhalb von drei bzw. sechs Monaten nicht reagiert bevor die Meldung an die Öffentlichkeit gegeben wird – ansonsten ist die hinweisgebende Person durch das Hinweisgeberschutzgesetz nicht geschützt.
Abschließend sei erwähnt, dass neben dieser speziellen Schutzvoraussetzung für die Offenlegung auch die allgemeinen Schutzvoraussetzungen nach § 33 HinSchG erfüllt sein müssen:
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Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
In diesem Blogbeitrag stellen wir den Abschnitt 2.1 des neuen Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) vor, in dem es im Schwerpunkt darum geht, wie Meldung abgegeben werden können, wessen Identität bei der Abgabe einer Meldung geschützt wird und was mit Meldungen geschieht.
Grundsätzlich besteht ein Unterschied zwischen einer internen und einer externen Meldestelle. Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) selbst sieht für den Whistleblower eine Wahlfreiheit vor. Der Whistleblower kann sich demnach aussuchen, ob er sich an eine interne Meldestelle wendet, die in einem Unternehmen oder in einer Dienststelle verankert ist, oder ob er sich an eine externe Meldestelle auf Bundes- oder auf Länderebene richtet. Wenn einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, bleibt es der hinweisgebenden Person unbenommen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden.
Es liegt sicherlich im Interesse eines Unternehmens oder einer Dienststelle, dass sich ein Whistleblower zunächst einmal an die interne Meldestelle wendet, denn eine externe Meldestelle wird in der Regel von einer staatlichen Aufsichtsbehörde geführt. Daher ist es insbesondere für Unternehmen und Dienststellen wichtig, dass die internen Meldekanäle bekannt sind und die Meldungen, die eingehen auch ernst genommen werden.
Hinzu kommt, dass die vom Unternehmen oder von einer Dienststelle betriebene interne Meldestelle in der Regel näher am Thema der Meldung ist, da es oft um betriebliche oder dienstliche Belange geht. Die interne Meldestelle kann somit oftmals schneller Aufklärung betreiben und die erforderlichen Maßnahmen ergreifen.
In diesem Zusammenhang gibt es auch noch eine rechtliche Komponente, die man bedenken sollte. Eine interne Meldestelle wird niemals verpflichtet sein einen Hinweis zu Fehlverhalten an eine staatliche Aufsichtsbehörde weiterzugeben und damit eine Strafverfolgung gegen sich selbst einzuleiten. Dies ist vom Nemo-tenetur-Grundsatz erfasst, was bedeutet, dass ein Unternehmen sich niemals selbst belasten muss. Wenn ein Hinweis allerdings bei einer externen Meldestelle eingeht, wird die staatliche Aufsichtsbehörde möglicherweise ein Ermittlungsverfahren oder eine sonstige Verfolgungsmaßnahmen einleiten. Insofern liegt es besonders im Interesse des Unternehmens, dass Hinweise zunächst an die interne Meldestelle gehen.
Das Unternehmen muss die interne Meldestelle nicht selbst organisieren. Der Referentenentwurf sieht explizit die Möglichkeit vor, dass ein Unternehmen einen externen Dienstleister mit der Organisation einer internen Meldestelle beauftragt.
In § 8 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) finden sich einige Ausführungen zum Thema Vertraulichkeit. Vertraulichkeit stellt im Hinblick auf die Abgabe und den Umgang von Hinweisen ein ganz wichtiges Thema dar, ja sie ist oft die Voraussetzung dafür, dass Hinweise überhaupt abgegeben werden. Im Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) wird die Identität von drei Personenkreisen explizit geschützt: die der hinweisgebenden Personen, die der Personen, die Gegenstand der Meldung sind und die der sonstigen Personen, die in der Meldung genannt sind.
Es gibt jedoch auch Ausnahmen (§9) vom Grundsatz der Vertraulichkeit. Der Schutz des Whistleblowers entfällt selbstverständlich, wenn die Person vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße gemeldet hat. Dabei handelt es sich selbst um einen Compliance-Verstoß. Weiter dürfen Informationen über die Identität der hinweisgebenden Person auf Verlangen von Strafverfolgungsbehörden, aufgrund einer Anordnung in einem Verwaltungsverfahren oder einer gerichtlichen Entscheidung weitergegeben werden. Sobald die Weitergabe der Identität für Folgemaßnahme erforderlich ist, darf diese nur erfolgen, wenn die hinweisgebende Person zuvor in die Weitergabe eingewilligt hat. Im Übrigen muss die Meldestelle die hinweisgebende Person vorab über die Weitergabe informieren, es sei denn, dass hierdurch weitere Ermittlungen gefährdet würden.
Auch im Hinblick auf die Identität der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, macht das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) Ausnahmen des Vertraulichkeitsgebots. Die Identität darf weitergegeben werden, wenn dies im Rahmen interner Untersuchung zur Sachverhaltsaufklärung erforderlich ist. Ebenso darf die Identität auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden und auf Grund einer Anordnung in einem Verwaltungsverfahren oder einer gerichtlichen Entscheidung weitergegeben werden
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) geht an einigen Stellen auch auf das Thema Datenschutz und die Verarbeitung personenbezogener Daten ein. Meldungen beinhalten selbstverständlich oft personenbezogene Daten. Der neue Referentenentwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) regelt, dass Meldestellen zur Erfüllung ihrer Aufgaben personenbezogene Daten verarbeiten dürfen.
In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage, wie eingegangene Meldungen, dokumentiert werden. Die Formerfordernisse hierzu werden vom Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ausdrücklich geregelt. Meldungen müssen in dauerhaft abrufbarer Weise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots dokumentiert werden. Bei telefonischen Meldungen oder bei Meldungen im Rahmen einer Zusammenkunft kann dies durch eine Tonaufzeichnung (nur mit Einwilligung der hinweisgebenden Person) oder durch ein Protokoll erfolgen. Weiter ist der hinweisgebenden Person Gelegenheit zu geben das Protokoll zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und unterschriftlich zu bestätigen. Nach der Protokollerstellung ist die Tonaufzeichnung zu löschen, nach zwei Jahren die gesamte Dokumentation.
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Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Wenn Hinweise auf Fehlverhalten abgegeben werden können, ohne dass die hinweisgebende Person Angst vor Repressalien haben muss, dann zahlt sich das für das Unternehmen oder die Dienststelle aus. Diese Meinung vertritt Geert Vermeulen, Gründer von „The Integrity Coordinator“. Lesen Sie nachfolgend seine Begründung.
Forschungsergebnisse zeigen, dass Organisationen, die mehr Whistleblowing-Meldungen erhalten, finanziell besser abschneiden. Das mag überraschen, denn wenn es viele Meldungen gibt, dann gibt es wahrscheinlich auch viele Probleme, oder?
Aber es zeigt sich, dass die Beziehung zwischen Meldungen und Ergebnissen anders ist, als man auf den ersten Blick vermuten könnte. Wenn viele Meldungen eingehen, bedeutet das oft, dass das Verfahren zur Meldung von Missständen bekannt ist und Vertrauen genießt. Auf diese Weise können viele potenzielle Probleme bereits im Vorfeld gestoppt oder verhindert werden. Die Organisation kann nur dann als erste reagieren, wenn sich die Leute zuerst intern melden. Das ist etwas anderes, als wenn man sich die hinweisgebende Person zuerst an die Behörden wendet, denn dann hat man diese Möglichkeit nicht.
Infolgedessen haben Organisationen mit mehr Berichten oft weniger (hohe) Geldstrafen und Vergleiche, weniger Gerichtsverfahren und somit geringere Rechtskosten. Das Management hat weniger Probleme aus der Vergangenheit zu lösen und kann sich auf die Strategie und die Zukunft konzentrieren.
Dazu gehört nicht nur das Reden, sondern auch das Zuhören: Hören Sie auf die Signale, die aus dem Unternehmen kommen und reagieren Sie fair und konsequent. Dies stärkt das Vertrauen in Ihre Organisation.
Alles zusammen steigert den Ruf und die Reputation Ihres Unternehmens, was Sie in die Lage versetzt, hoch qualifizierte Mitarbeiter anzuziehen, die vielleicht wichtigste Voraussetzung für nachhaltigen Unternehmenserfolg. Und vergessen Sie nicht Ihre Kunden und Lieferanten, auch denen ist Ihr Ruf sehr wichtig.
Ganz allgemein reden wir hier über das Gegenteil einer Angstkultur, in der die Menschen versuchen, Probleme zu verbergen und sich nicht trauen, etwas zu sagen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine sichere, offene Gesprächskultur zu folgenden Ergebnissen führt:
Wer will das alles nicht?
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Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Die Vertraulichkeit der Identität hinweisgebender Personen einerseits und personenbezogene Daten andererseits: beide werden geschützt. Aber passt das überhaupt zusammen?
Schon lange ist darüber diskutiert worden, ob Hinweisgebersysteme mit dem geltenden Datenschutzrecht kompatibel sind. In letzterem gilt nämlich ein Verbot mit Erlaubnisvorbehalt, d.h., dass personenbezogene Daten nur dann verarbeitet werden dürfen, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage besteht.
So ist eine Verarbeitung u.a. dann rechtmäßig, wenn
Bisher wird als rechtliche Grundlage in der Regel das berechtigte Interesse des Unternehmens an der Kenntnis von Fehlverhalten angeführt. Durch die o.a. Einschränkung – sofern nicht die berechtigten Interessen der betroffenen Person überwiegen – verbleibt jedoch immer eine Rechtsunsicherheit.
Nach Einführung des neuen Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) wird die Rechtslage eindeutig sein. § 12 beinhaltet die Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle. Nach § 10 sind Meldestellen zudem explizit befugt, personenbezogene Daten zu verarbeiten, soweit dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten in einem Hinweisgebersystem ist künftig also rechtlich verpflichtend und somit eindeutig rechtmäßig. Allerdings besteht die Informationspflicht gegenüber betroffenen Personen, also gegenüber den Personen, deren Daten im System verarbeitet werden, weiter. Näher zu betrachten bleibt somit weiterhin das Verhältnis von Vertraulichkeit des Hinweisgebers zu dieser Informationspflicht gegenüber den betroffenen Personen.
Einer der wichtigsten Punkte des im Referentenentwurf vorliegenden Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) ist das Vertraulichkeitsgebot in § 8. Hiernach muss die Vertraulichkeit der Identität der folgenden Personen gewahrt werden:
Die Wahrung der Vertraulichkeit ist deshalb so wichtig, weil sich die hinweisgebende Person darauf verlassen können muss, dass ihr aus der Hinweisabgabe kein Schaden entsteht, in dem sie sich z.B. Anfeindungen durch die in der Meldung genannten Personen ausgesetzt sieht. Bestehen Zweifel an der Wahrung der Vertraulichkeit, wird einen Meldung mit hoher Wahrscheinlichkeit erst gar nicht abgegeben oder aber anonym.
Daher gibt es im HinSchG nur eng begrenzte Ausnahmen vom Vertraulichkeitsgebot. Die Identität der hinweisgebenden Person darf lt. § 9 weitergegeben werden
In Art. 14 der DSGVO ist geregelt, dass eine betroffene Person – in diesem Zusammenhang insbesondere die Person, die Gegenstand einer Meldung ist – spätestens nach einem Monat über den Inhalt der Meldung und die Quelle der Daten zu informieren ist.
Diese Informationspflicht lt. DSGVO steht ganz offensichtlich im Widerspruch zum Vertraulichkeitsgebot des Hinweisgeberschutzgesetzes.
Dieser Konflikt wird jedoch größtenteils aufgelöst durch §29 Abs.1 des Bundesdatenschutzgesetzes:
Die Pflicht zur Information der betroffenen Person gemäß Artikel 14 Absatz 1 bis 4 der Verordnung (EU) 679/2016 besteht ergänzend zu den in Artikel 14 Absatz 5 der Verordnung (EU) 679/2016 genannten Ausnahmen nicht, soweit durch ihre Erfüllung Informationen offenbart würden, die ihrem Wesen nach, insbesondere wegen der überwiegenden berechtigten Interessen eines Dritten, geheim gehalten werden müssen.
Unter die im BDGS genannten berechtigten Interessen eines Dritten fällt das Interesse der hinweisgebenden Person an der Vertraulichkeit seiner Identität. Allerdings bleibt unklar, ob in jedem Einzelfall eine Interessenabwägung mit den Interessen des Betroffenen vorgenommen werden muss. Somit verbleiben Restzweifel, dass die Vertraulichkeit in jedem Fall gewährleistet werden kann. Ein dem Hinweisgeber zugesagter Schutz der Vertraulichkeit seiner Identität ist jedoch bei einer ggfs. vorzunehmenden Interessenabwägung zu berücksichtigen und erhöht das Schutzniveau des Hinweisgebers.
Im Falle bewusst oder grob fahrlässig falscher Meldungen auf Fehlverhalten entfällt selbstverständlich der Schutz der Vertraulichkeit des Hinweisgebers.
Personenbezogene Daten sind zu löschen, wenn sie für den jeweiligen Zweck nicht mehr erforderlich sind. Das gilt auch für die Daten in einem Hinweisgebersystem.
Ist eine Untersuchung vollständig abgeschlossen und werden die Daten nicht mehr für weitere rechtliche Schritte, wie z.B. ein gerichtliches Verfahren oder eine arbeitsrechtliche Kündigung, benötigt, sind sie innerhalb von zwei Monaten zu löschen.
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Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Der Koalitionsvertrag 2021 – 2025 zwischen der Sozialdemokratischen Partei Deutschlands (SPD), BÜNDNIS 90 / DIE GRÜNEN und den Freien Demokraten (FDP) thematisiert im Kapitel Unternehmensrecht explizit das Thema Whistleblowing:
Wir setzen die EU-Whistleblower-Richtlinie rechtssicher und praktikabel um. Whistleblowerinnen und Whistleblower müssen nicht nur bei der Meldung von Verstößen gegen EU-Recht vor rechtlichen Nachteilen geschützt sein, sondern auch von erheblichen Verstößen gegen Vorschriften oder sonstigem erheblichen Fehlverhalten, dessen Aufdeckung im besonderen öffentlichen Interesse liegt. Die Durchsetzbarkeit von Ansprüchen wegen Repressalien gegen den Schädiger wollen wir verbessern und prüfen dafür Beratungs- und finanzielle Unterstützungsangebote.
Entschieden ist hiermit, dass es ein Hinweisgeberschutzgesetz in Deutschland geben wird. Positiv ist auch, dass der Hinweisgeberschutz nicht nur bei Meldungen gegen Verstöße gegen EU-Recht gelten wird. Unklar ist noch, ob es zu Änderungen am bereits vorliegenden Referentenentwurf kommen wird. Der Hinweis auf die Bereitstellung von Beratungs- und finanziellen Unterstützungsangeboten für Personen, die Repressalien nach einer Hinweisabgabe erlitten haben, deutet darauf hin. Wann genau das Gesetz in Kraft treten wird bleibt offen. Die existierende Frist seitens der EU (17.12.2021) und die durch die Erwähnung im Koalitionsvertrag signalisierte Bedeutung des Themas für die neue Koalition lässt einen Termin im 1. Halbjahr 2022 wahrscheinlich erscheinen.
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Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Nicht alle hinweisgebenden Personen sind gleich. Vom integren Whistleblower, der uneigennützig auf Fehlverhalten hinweist bis hin zu bewusst falschen Meldungen: Auch wenn statistisch gesehen die weit überwiegende Anzahl der Hinweise in gutem Glauben abgegeben werden, alles kommt vor! Wie kann ein Unternehmen oder eine Dienststelle mit dieser Situation umgehen?
Geht ein offener oder anonymer Hinweis bei der internen Meldestelle ein, ist zunächst unklar, ob auf Fehlverhalten hingewiesen werden soll oder ob der Whistleblower eine ganz eigene Agenda verfolgt. Es ist die erste Hauptaufgabe der nachfolgenden internen Untersuchung herauszufinden, ob der Hinweis wirklich stichhaltig ist. Ein wesentlicher Einflussfaktor dabei ist die Frage nach der Motivation des Whistleblowers. Dieser Aspekt soll nachfolgend näher betrachtet werden.
Wie sieht der Idealfall einer Hinweisabgabe und der nachfolgenden Hinweisbearbeitung aus?
Ein integrer Mitarbeiter oder eine integre Mitarbeiterin erkennen compliancerelevantes Fehlverhalten im Unternehmen bzw. der Dienststelle. Er bzw. sie wendet sich persönlich an den Vorgesetzten und weist uneigennützig auf das Fehlverhalten hin. Dieser ergreift daraufhin umgehen alle erforderlichen korrektiven Maßnahmen.
So verstanden wird ein Hinweisgebersystem zu einem Instrument der Fehlerfrüherkennung und Produktivitätssteigerung. Voraussetzung hierfür ist aber eine entsprechende Unternehmenskultur, in der Hinweise geschätzt und nicht als Denunziantentum abgetan werden.
Leider fällt nicht jeder in gutem Glauben abgegebene Hinweis auf derart fruchtbaren Boden. Das kann dann entweder daran liegen, dass die entsprechende Unternehmenskultur nicht vorhanden ist, dass die Kompetenz im Umgang mit Hinweisen nicht vorhanden ist oder dass Personen in die Hinweisbearbeitung involviert sind, die durch den Hinweis selbst belastet werden und folglich an der Aufklärung keinerlei Interesse haben. Im schlimmsten Fall werden sie dem Whistleblower sogar schaden.
Um dies zu verhindern, wird demnächst im Einklang mit einer bereits verabschiedeten EU-Directive in Deutschland ein Hinweisgeberschutzgesetz verabschiedet werden, das anonyme Hinweisabgabe erlaubt und Repressalien gegen Hinweisgeber sanktioniert.
Ein bekanntes Beispiel für einen integren Hinweisgeber in einer nicht-integren Organisation stellt Pav Gill in der Wirecard AG dar, dessen Fall wir in unseren Blogs bereits mehrmals thematisiert haben.
Etwas anders stellt sich die Situation dar, wenn die hinweisgebende Person zutreffend auf Fehlverhalten im Unternehmen bzw. der Dienststelle hinweist, aber dies nicht uneigennützig tut, sondern einen materiellen Vorteil, z.B. in Form von Geld oder eines beruflichen Aufstiegs erwartet.
In diesem Fall muss seitens der Organisation die schwierige Entscheidung getroffen werden, ob auf die Forderungen eingegangen werden soll. Einflussfaktoren auf diese Entscheidung sind die Höhe des durch die Hinweisabgabe künftig vermeidbaren Schadens, das Ausmaß des Schadens, den der Whistleblower gegebenenfalls erlitten hat, sowie die Überlegung, ob man einen Präzedenzfall schaffen oder im Gegenteil vermeiden will.
Beispielhaft hierfür sei an dieser Stelle der Fall Inan Koc erwähnt, eines ehemaligen Vertriebsleiters mehrerer Vodafone-Partnershops, über den im September 2021 der Spiegel berichtete. Koc informierte Vodafone über Fraud in den Partnershops sowie über Sicherheitslücken in den konzerneigenen IT-Systemen. Koc verlangte von Vodafone 900t Euro netto sowie eine Beratertätigkeit. Vodafone bot Koc 200t Euro an, dieser lehnte ab. Seitdem streitet man sich vor Gericht.
Zum Glück kommt selten der Fall vor, dass die hinweisgebende Person unlauter handelt und bewusst einen falschen Hinweis abgibt, um einer dritten Person zu schaden. Die Motive hierfür können vielfältig sein: Ein privater Konflikt, eine berufliche Konkurrenzsituation oder auch der Versuch, von eigenem Fehlverhalten abzulenken.
Das Unternehmen oder die Dienststelle muss unmissverständlich klarstellen, dass eine bewusst falsche Hinweisabgabe ein schwerwiegendes Fehlverhalten darstellt und dementsprechend sanktioniert wird. In diesem Sinne ist in § 37 des Referentenentwurfs zum Hinweisgeberschutzgesetz geregelt, dass die hinweisgebende Person zum Ersatz des Schadens verpflichtet ist, der aus einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Meldung oder Offenlegung unrichtiger Informationen entstanden ist.
Eine weitere Konsequenz des Vorkommens falscher Hinweise ist es, dass die in einer Meldung beschuldigte Person bis zum Beweis der Richtigkeit der Meldung als unschuldig zu betrachten ist.
Die allermeisten Hinweise auf Fehlverhalten werden in lauterer Absicht abgegeben und helfen, Schaden zu begrenzen und künftigen Schaden zu vermeiden. Aber es kommt eben auch vor, dass eine hinweisgebende Person bewusst eine Falschmeldung abgibt oder dass materielle Interessen der Hauptgrund für die Hinweisabgabe sind.
Daher muss das Unternehmen oder die Dienststelle bis zum Beweis des Gegenteils für beschuldigte Personen die Unschuldsvermutung gelten lassen, deutlich kommunizieren, dass eine bewusst falsche Meldung sanktioniert wird und im Fall materieller Interessen der hinweisgebenden Person im Einzelfall entscheiden, wie auf die entsprechenden Forderungen eingegangen werden soll.
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Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
