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Offenlegung von Informationen im Hinweisgeberschutzgesetz

Veröffentlicht in Hinweisgeberschutz, Hinweisgebersysteme, Meldekanäle, Meldestelle und Datenschutz, Rechtliche Aspekte
14.06.22

Das Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG), das aktuell in einem neuen Referentenentwurf vorliegt, befasst sich mit der Offenlegung von Informationen. Aber was ist das eigentlich und sind Personen, die Informationen offenlegen, auch durch das Gesetz geschützt?

Die Offenlegung von Informationen – was ist das?

Das Hinweisgeberschutzgesetzes unterscheidet drei Adressaten einer Meldung:

  • eine interne Meldestelle,
  • eine externe Meldestelle oder
  • die Öffentlichkeit.

In § 3 des Hinweisgeberschutzgesetzes wird definiert, dass das Zugänglichmachen von Informationen über Verstöße gegenüber der Öffentlichkeit als „Offenlegung“ bezeichnet wird. Praktisch gesprochen handelt es sich um eine Offenlegung, wenn etwa Informationen an die Presse gegeben werden oder in Social-Media-Kanälen gepostet werden.

Schutzvoraussetzungen bei Offenlegung von Informationen

Auch wenn Informationen über Verstöße an die Öffentlichkeit gegeben werden, können die Schutzvoraussetzungen des Hinweisgeberschutzgesetzes erfüllt sein. Dies ist allerdings nur unter streng definierten Voraussetzungen der Fall.

Die wohl wichtigste Voraussetzung ist, dass die Meldung nicht sofort an die Öffentlichkeit gegeben wird, sondern vorab an eine externe Meldestelle. Und erst, wenn die hinweisgebende Person in der im Referentenentwurf genannten Frist von drei bzw. bei umfangreicher Bearbeitungsnotwendigkeit sechs Monaten keine Rückmeldung von der externen Meldestelle über das Ergreifen geeigneter Folgemaßnahmen erhalten hat oder keine geeigneten Folgemaßnahmen ergriffen worden sind, darf die Meldung offengelegt werden.

Offensichtlich beabsichtigt der Gesetzgeber mit dieser Regelung, dass Meldungen nicht spontan und unüberlegt an die Öffentlichkeit gegeben werden und der Betriebsfrieden möglicherweise unnötig empfindlich gestört wird. Vorgeschaltet ist also die externe Meldestelle des Bundes oder eines Bundeslandes, der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht oder des Bundeskartellamts, die die Stichhaltigkeit der eingegangene Meldung prüft und Folgemaßnahmen ergreift. Und wie gesagt: Erst wenn die externe Meldestelle ihren Aufgaben nicht nachkommt, darf die Meldung durch die hinweisgebende Person offengelegt werden; ansonsten ist sie durch das Hinweisgeberschutzgesetz nicht geschützt.

Bemerkenswert ist, dass es zur Erfüllung der Schutzvoraussetzungen nicht ausreicht, die Meldung vor der Offenlegung an die interne Meldestelle des Unternehmens oder der Dienststelle gegeben zu haben. Vor der Offenlegung soll erst eine neutrale dritte Partei eingeschaltet werden, die externe Meldestelle.

Von dieser Regel „Externe Meldestelle vor Offenlegung“ gibt es jedoch in §32 des Hinweisgeberschutzgesetzes drei Ausnahmen:

  1. der Verstoß, der gemeldet werden soll, stellt eine unmittelbare oder offenkundige Gefährdung des öffentlichen Interesses dar; man kann hier quasi von „Gefahr im Verzug“ sprechen,
  2. im Fall einer externen Meldung sind Repressalien zu befürchten oder
  3. Beweismittel könnten unterdrückt oder vernichtet werden, es bestehen Absprachen zwischen der zuständigen externen Meldestelle und dem Urheber des Verstoßes oder aufgrund sonstiger besonderer Umstände des Falles sind die Aussichten gering, dass die externe Meldestelle wirksame Folgemaßnahmen einleiten wird.

Fall 1 ist hier sicher von empirisch größerer Relevanz als die beiden anderen Fälle.

Zusammenfassung

Zusammengefasst lässt sich also formulieren: Wenn nicht Gefahr im Verzug vorliegt, muss die Meldung zuerst an eine externe Meldestelle erstattet worden sein und diese hat innerhalb von drei bzw. sechs Monaten nicht reagiert bevor die Meldung an die Öffentlichkeit gegeben wird – ansonsten ist die hinweisgebende Person durch das Hinweisgeberschutzgesetz nicht geschützt.

Abschließend sei erwähnt, dass neben dieser speziellen Schutzvoraussetzung für die Offenlegung auch die allgemeinen Schutzvoraussetzungen nach § 33 HinSchG erfüllt sein müssen:

  1. Die Informationen der Meldung müssen zutreffend sein oder die hinweisgebende Person dachte zum Zeitpunkt der Hinweisabgabe, dass sie zutreffend sind.
  2. Die Informationen betreffen Verstöße, die in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fallen.

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Post by Martin Walter

Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Hinweisgeberschutzgesetz: Grundsätzliches zum Thema „Meldungen“

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Hinweisgeberschutz, Meldestelle und Datenschutz
24.05.22

In diesem Blogbeitrag stellen wir den Abschnitt 2.1 des neuen Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) vor, in dem es im Schwerpunkt darum geht, wie Meldung abgegeben werden können, wessen Identität bei der Abgabe einer Meldung geschützt wird und was mit Meldungen geschieht.

Grundsätzlich besteht ein Unterschied zwischen einer internen und einer externen Meldestelle. Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) selbst sieht für den Whistleblower eine Wahlfreiheit vor. Der Whistleblower kann sich demnach aussuchen, ob er sich an eine interne Meldestelle wendet, die in einem Unternehmen oder in einer Dienststelle verankert ist, oder ob er sich an eine externe Meldestelle auf Bundes- oder auf Länderebene richtet. Wenn einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, bleibt es der hinweisgebenden Person unbenommen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden.

Es liegt sicherlich im Interesse eines Unternehmens oder einer Dienststelle, dass sich ein Whistleblower zunächst einmal an die interne Meldestelle wendet, denn eine externe Meldestelle wird in der Regel von einer staatlichen Aufsichtsbehörde geführt. Daher ist es insbesondere für Unternehmen und Dienststellen wichtig, dass die internen Meldekanäle bekannt sind und die Meldungen, die eingehen auch ernst genommen werden.

Hinzu kommt, dass die vom Unternehmen oder von einer Dienststelle betriebene interne Meldestelle in der Regel näher am Thema der Meldung ist, da es oft um betriebliche oder dienstliche Belange geht. Die interne Meldestelle kann somit oftmals schneller Aufklärung betreiben und die erforderlichen Maßnahmen ergreifen.

In diesem Zusammenhang gibt es auch noch eine rechtliche Komponente, die man bedenken sollte. Eine interne Meldestelle wird niemals verpflichtet sein einen Hinweis zu Fehlverhalten an eine staatliche Aufsichtsbehörde weiterzugeben und damit eine Strafverfolgung gegen sich selbst einzuleiten. Dies ist vom Nemo-tenetur-Grundsatz erfasst, was bedeutet, dass ein Unternehmen sich niemals selbst belasten muss. Wenn ein Hinweis allerdings bei einer externen Meldestelle eingeht, wird die staatliche Aufsichtsbehörde möglicherweise ein Ermittlungsverfahren oder eine sonstige Verfolgungsmaßnahmen einleiten. Insofern liegt es besonders im Interesse des Unternehmens, dass Hinweise zunächst an die interne Meldestelle gehen.

Das Unternehmen muss die interne Meldestelle nicht selbst organisieren. Der Referentenentwurf sieht explizit die Möglichkeit vor, dass ein Unternehmen einen externen Dienstleister mit der Organisation einer internen Meldestelle beauftragt.

In § 8 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) finden sich einige Ausführungen zum Thema Vertraulichkeit. Vertraulichkeit stellt im Hinblick auf die Abgabe und den Umgang von Hinweisen ein ganz wichtiges Thema dar, ja sie ist oft die Voraussetzung dafür, dass Hinweise überhaupt abgegeben werden. Im Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) wird die Identität von drei Personenkreisen explizit geschützt: die der hinweisgebenden Personen, die der Personen, die Gegenstand der Meldung sind und die der sonstigen Personen, die in der Meldung genannt sind.

Es gibt jedoch auch Ausnahmen (§9) vom Grundsatz der Vertraulichkeit. Der Schutz des Whistleblowers entfällt selbstverständlich, wenn die Person vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße gemeldet hat. Dabei handelt es sich selbst um einen Compliance-Verstoß. Weiter dürfen Informationen über die Identität der hinweisgebenden Person auf Verlangen von Strafverfolgungsbehörden, aufgrund einer Anordnung in einem Verwaltungsverfahren oder einer gerichtlichen Entscheidung weitergegeben werden. Sobald die Weitergabe der Identität für Folgemaßnahme erforderlich ist, darf diese nur erfolgen, wenn die hinweisgebende Person zuvor in die Weitergabe eingewilligt hat. Im Übrigen muss die Meldestelle die hinweisgebende Person vorab über die Weitergabe informieren, es sei denn, dass hierdurch weitere Ermittlungen gefährdet würden.

Auch im Hinblick auf die Identität der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, macht das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) Ausnahmen des Vertraulichkeitsgebots. Die Identität darf weitergegeben werden, wenn dies im Rahmen interner Untersuchung zur Sachverhaltsaufklärung erforderlich ist. Ebenso darf die Identität auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden und auf Grund einer Anordnung in einem Verwaltungsverfahren oder einer gerichtlichen Entscheidung weitergegeben werden

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) geht an einigen Stellen auch auf das Thema Datenschutz und die Verarbeitung personenbezogener Daten ein. Meldungen beinhalten selbstverständlich oft personenbezogene Daten. Der neue Referentenentwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) regelt, dass Meldestellen zur Erfüllung ihrer Aufgaben personenbezogene Daten verarbeiten dürfen.

In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage, wie eingegangene Meldungen, dokumentiert werden. Die Formerfordernisse hierzu werden vom Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ausdrücklich geregelt. Meldungen müssen in dauerhaft abrufbarer Weise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots dokumentiert werden. Bei telefonischen Meldungen oder bei Meldungen im Rahmen einer Zusammenkunft kann dies durch eine Tonaufzeichnung (nur mit Einwilligung der hinweisgebenden Person) oder durch ein Protokoll erfolgen. Weiter ist der hinweisgebenden Person Gelegenheit zu geben das Protokoll zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und unterschriftlich zu bestätigen. Nach der Protokollerstellung ist die Tonaufzeichnung zu löschen, nach zwei Jahren die gesamte Dokumentation.

 

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Post by Stephan Rheinwald

Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Warum zahlt sich eine gute Hinweisgeberkultur aus?

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Hinweisgeberschutz, Hinweisgebersysteme, Interne Meldestelle, Meldekanäle, Meldestelle und Datenschutz
05.04.22

Wenn Hinweise auf Fehlverhalten abgegeben werden können, ohne dass die hinweisgebende Person Angst vor Repressalien haben muss, dann zahlt sich das für das Unternehmen oder die Dienststelle aus. Diese Meinung vertritt Geert Vermeulen, Gründer von „The Integrity Coordinator“. Lesen Sie nachfolgend seine Begründung.

Fünf Gründe für die Etablierung einer guten Hinweisgeberkultur

Forschungsergebnisse zeigen, dass Organisationen, die mehr Whistleblowing-Meldungen erhalten, finanziell besser abschneiden. Das mag überraschen, denn wenn es viele Meldungen gibt, dann gibt es wahrscheinlich auch viele Probleme, oder?

Aber es zeigt sich, dass die Beziehung zwischen Meldungen und Ergebnissen anders ist, als man auf den ersten Blick vermuten könnte. Wenn viele Meldungen eingehen, bedeutet das oft, dass das Verfahren zur Meldung von Missständen bekannt ist und Vertrauen genießt. Auf diese Weise können viele potenzielle Probleme bereits im Vorfeld gestoppt oder verhindert werden. Die Organisation kann nur dann als erste reagieren, wenn sich die Leute zuerst intern melden. Das ist etwas anderes, als wenn man sich die hinweisgebende Person zuerst an die Behörden wendet, denn dann hat man diese Möglichkeit nicht.

Infolgedessen haben Organisationen mit mehr Berichten oft weniger (hohe) Geldstrafen und Vergleiche, weniger Gerichtsverfahren und somit geringere Rechtskosten. Das Management hat weniger Probleme aus der Vergangenheit zu lösen und kann sich auf die Strategie und die Zukunft konzentrieren.

Dazu gehört nicht nur das Reden, sondern auch das Zuhören: Hören Sie auf die Signale, die aus dem Unternehmen kommen und reagieren Sie fair und konsequent. Dies stärkt das Vertrauen in Ihre Organisation.

Alles zusammen steigert den Ruf und die Reputation Ihres Unternehmens, was Sie in die Lage versetzt, hoch qualifizierte Mitarbeiter anzuziehen, die vielleicht wichtigste Voraussetzung für nachhaltigen Unternehmenserfolg. Und vergessen Sie nicht Ihre Kunden und Lieferanten, auch denen ist Ihr Ruf sehr wichtig.

Ganz allgemein reden wir hier über das Gegenteil einer Angstkultur, in der die Menschen versuchen, Probleme zu verbergen und sich nicht trauen, etwas zu sagen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine sichere, offene Gesprächskultur zu folgenden Ergebnissen führt:

  • Weniger (hohe) Geldstrafen, Vergleiche und Gerichtsverfahren.
  • Geringere Kosten für rechtliche und forensische Unterstützung
  • Mehr Zeit für das Management, sich auf die Zukunft, statt auf die Vergangenheit zu konzentrieren
  • Einen besseren Ruf, der Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten anzieht
  • Mehr und bessere kreative Ideen durch eine offene Unternehmenskultur

Wer will das alles nicht?

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Post by Stephan Rheinwald

Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Whistleblowing – Hinweisgeberschutz und Datenschutz

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Hinweisgeberschutz, Hinweisgebersysteme, Meldestelle und Datenschutz
18.01.22

Die Vertraulichkeit der Identität hinweisgebender Personen einerseits und personenbezogene Daten andererseits: beide werden geschützt. Aber passt das überhaupt zusammen?

Grundsätzliche datenschutzrechtliche Überlegungen bei der Einführung eines Hinweisgebersystems

Schon lange ist darüber diskutiert worden, ob Hinweisgebersysteme mit dem geltenden Datenschutzrecht kompatibel sind. In letzterem gilt nämlich ein Verbot mit Erlaubnisvorbehalt, d.h., dass personenbezogene Daten nur dann verarbeitet werden dürfen, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage besteht.

So ist eine Verarbeitung u.a. dann rechtmäßig, wenn

  • eine Einwilligung der betroffenen Person vorliegt,
  • die Verarbeitung zur Vertragserfüllung notwendig ist,
  • die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung notwendig ist ODER
  • wenn die Verarbeitung zur Wahrung des berechtigten Interesses des Datenverarbeiters oder eines Dritten notwendig ist – sofern nicht die berechtigten Interessen der betroffenen Person überwiegen.

Bisher wird als rechtliche Grundlage in der Regel das berechtigte Interesse des Unternehmens an der Kenntnis von Fehlverhalten angeführt. Durch die o.a. Einschränkung – sofern nicht die berechtigten Interessen der betroffenen Person überwiegen – verbleibt jedoch immer eine Rechtsunsicherheit.

Nach Einführung des neuen Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) wird die Rechtslage eindeutig sein. § 12 beinhaltet die Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle. Nach § 10 sind Meldestellen zudem explizit befugt, personenbezogene Daten zu verarbeiten, soweit dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten in einem Hinweisgebersystem ist künftig also rechtlich verpflichtend und somit eindeutig rechtmäßig. Allerdings besteht die Informationspflicht gegenüber betroffenen Personen, also gegenüber den Personen, deren Daten im System verarbeitet werden, weiter. Näher zu betrachten bleibt somit weiterhin das Verhältnis von Vertraulichkeit des Hinweisgebers zu dieser Informationspflicht gegenüber den betroffenen Personen.

Das Vertraulichkeitsgebot im Hinweisgeberschutzgesetz

Einer der wichtigsten Punkte des im Referentenentwurf vorliegenden Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) ist das Vertraulichkeitsgebot in § 8. Hiernach muss die Vertraulichkeit der Identität der folgenden Personen gewahrt werden:

  • der hinweisgebenden Person
  • der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind und
  • der sonstigen in der Meldung genannten Personen.

Die Wahrung der Vertraulichkeit ist deshalb so wichtig, weil sich die hinweisgebende Person darauf verlassen können muss, dass ihr aus der Hinweisabgabe kein Schaden entsteht, in dem sie sich z.B. Anfeindungen durch die in der Meldung genannten Personen ausgesetzt sieht. Bestehen Zweifel an der Wahrung der Vertraulichkeit, wird einen Meldung mit hoher Wahrscheinlichkeit erst gar nicht abgegeben oder aber anonym.

Daher gibt es im HinSchG nur eng begrenzte Ausnahmen vom Vertraulichkeitsgebot. Die Identität der hinweisgebenden Person darf lt. § 9 weitergegeben werden

  • auf Verlangen von Strafverfolgungsbehörden,
  • auf Grund einer Anordnung in einem Verwaltungsverfahren oder einer gerichtlichen Entscheidung.

Informationspflicht nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

In Art. 14 der DSGVO ist geregelt, dass eine betroffene Person – in diesem Zusammenhang insbesondere die Person, die Gegenstand einer Meldung ist – spätestens nach einem Monat über den Inhalt der Meldung und die Quelle der Daten zu informieren ist.

Diese Informationspflicht lt. DSGVO steht ganz offensichtlich im Widerspruch zum Vertraulichkeitsgebot des Hinweisgeberschutzgesetzes.

Dieser Konflikt wird jedoch größtenteils aufgelöst durch §29 Abs.1 des Bundesdatenschutzgesetzes:

Die Pflicht zur Information der betroffenen Person gemäß Artikel 14 Absatz 1 bis 4 der Verordnung (EU) 679/2016 besteht ergänzend zu den in Artikel 14 Absatz 5 der Verordnung (EU) 679/2016 genannten Ausnahmen nicht, soweit durch ihre Erfüllung Informationen offenbart würden, die ihrem Wesen nach, insbesondere wegen der überwiegenden berechtigten Interessen eines Dritten, geheim gehalten werden müssen.

Unter die im BDGS genannten berechtigten Interessen eines Dritten fällt das Interesse der hinweisgebenden Person an der Vertraulichkeit seiner Identität. Allerdings bleibt unklar, ob in jedem Einzelfall eine Interessenabwägung mit den Interessen des Betroffenen vorgenommen werden muss. Somit verbleiben Restzweifel, dass die Vertraulichkeit in jedem Fall gewährleistet werden kann. Ein dem Hinweisgeber zugesagter Schutz der Vertraulichkeit seiner Identität ist jedoch bei einer ggfs. vorzunehmenden Interessenabwägung zu berücksichtigen und erhöht das Schutzniveau des Hinweisgebers.

Im Falle bewusst oder grob fahrlässig falscher Meldungen auf Fehlverhalten entfällt selbstverständlich der Schutz der Vertraulichkeit des Hinweisgebers.

Datenlöschung

Personenbezogene Daten sind zu löschen, wenn sie für den jeweiligen Zweck nicht mehr erforderlich sind. Das gilt auch für die Daten in einem Hinweisgebersystem.

Ist eine Untersuchung vollständig abgeschlossen und werden die Daten nicht mehr für weitere rechtliche Schritte, wie z.B. ein gerichtliches Verfahren oder eine arbeitsrechtliche Kündigung, benötigt, sind sie innerhalb von zwei Monaten zu löschen.

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Post by Martin Walter

Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Whistleblowing und Hinweisgebersysteme im Koalitionsvertrag 2021 – 2025

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Hinweisgeberschutz, Hinweisgebersysteme, Interne Meldestelle, Meldestelle und Datenschutz
30.11.21

Der Koalitionsvertrag 2021 – 2025 zwischen der Sozialdemokratischen Partei Deutschlands (SPD), BÜNDNIS 90 / DIE GRÜNEN und den Freien Demokraten (FDP) thematisiert im Kapitel Unternehmensrecht explizit das Thema Whistleblowing:

Wir setzen die EU-Whistleblower-Richtlinie rechtssicher und praktikabel um. Whistleblowerinnen und Whistleblower müssen nicht nur bei der Meldung von Verstößen gegen EU-Recht vor rechtlichen Nachteilen geschützt sein, sondern auch von erheblichen Verstößen gegen Vorschriften oder sonstigem erheblichen Fehlverhalten, dessen Aufdeckung im besonderen öffentlichen Interesse liegt. Die Durchsetzbarkeit von Ansprüchen wegen Repressalien gegen den Schädiger wollen wir verbessern und prüfen dafür Beratungs- und finanzielle Unterstützungsangebote.

Entschieden ist hiermit, dass es ein Hinweisgeberschutzgesetz in Deutschland geben wird. Positiv ist auch, dass der Hinweisgeberschutz nicht nur bei Meldungen gegen Verstöße gegen EU-Recht gelten wird. Unklar ist noch, ob es zu Änderungen am bereits vorliegenden Referentenentwurf kommen wird. Der Hinweis auf die Bereitstellung von Beratungs- und finanziellen Unterstützungsangeboten für Personen, die Repressalien nach einer Hinweisabgabe erlitten haben, deutet darauf hin. Wann genau das Gesetz in Kraft treten wird bleibt offen. Die existierende Frist seitens der EU (17.12.2021) und die durch die Erwähnung im Koalitionsvertrag signalisierte Bedeutung des Themas für die neue Koalition lässt einen Termin im 1. Halbjahr 2022 wahrscheinlich erscheinen.

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Post by Martin Walter

Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Gute Whistleblower, böse Whistleblower!

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Hinweisgeberschutz, Interne Meldestelle, Meldekanäle, Meldestelle und Datenschutz
02.11.21

Nicht alle hinweisgebenden Personen sind gleich. Vom integren Whistleblower, der uneigennützig auf Fehlverhalten hinweist bis hin zu bewusst falschen Meldungen: Auch wenn statistisch gesehen die weit überwiegende Anzahl der Hinweise in gutem Glauben abgegeben werden, alles kommt vor! Wie kann ein Unternehmen oder eine Dienststelle mit dieser Situation umgehen?

Geht ein offener oder anonymer Hinweis bei der internen Meldestelle ein, ist zunächst unklar, ob auf Fehlverhalten hingewiesen werden soll oder ob der Whistleblower eine ganz eigene Agenda verfolgt. Es ist die erste Hauptaufgabe der nachfolgenden internen Untersuchung herauszufinden, ob der Hinweis wirklich stichhaltig ist. Ein wesentlicher Einflussfaktor dabei ist die Frage nach der Motivation des Whistleblowers. Dieser Aspekt soll nachfolgend näher betrachtet werden.

Auf Fehlverhalten aufmerksam machen

Wie sieht der Idealfall einer Hinweisabgabe und der nachfolgenden Hinweisbearbeitung aus?

Ein integrer Mitarbeiter oder eine integre Mitarbeiterin erkennen compliancerelevantes Fehlverhalten im Unternehmen bzw. der Dienststelle. Er bzw. sie wendet sich persönlich an den Vorgesetzten und weist uneigennützig auf das Fehlverhalten hin. Dieser ergreift daraufhin umgehen alle erforderlichen korrektiven Maßnahmen.

So verstanden wird ein Hinweisgebersystem zu einem Instrument der Fehlerfrüherkennung und Produktivitätssteigerung. Voraussetzung hierfür ist aber eine entsprechende Unternehmenskultur, in der Hinweise geschätzt und nicht als Denunziantentum abgetan werden.

Leider fällt nicht jeder in gutem Glauben abgegebene Hinweis auf derart fruchtbaren Boden. Das kann dann entweder daran liegen, dass die entsprechende Unternehmenskultur nicht vorhanden ist, dass die Kompetenz im Umgang mit Hinweisen nicht vorhanden ist oder dass Personen in die Hinweisbearbeitung involviert sind, die durch den Hinweis selbst belastet werden und folglich an der Aufklärung keinerlei Interesse haben. Im schlimmsten Fall werden sie dem Whistleblower sogar schaden.

Um dies zu verhindern, wird demnächst im Einklang mit einer bereits verabschiedeten EU-Directive in Deutschland ein Hinweisgeberschutzgesetz verabschiedet werden, das anonyme Hinweisabgabe erlaubt und Repressalien gegen Hinweisgeber sanktioniert.

Ein bekanntes Beispiel für einen integren Hinweisgeber in einer nicht-integren Organisation stellt Pav Gill in der Wirecard AG dar, dessen Fall wir in unseren Blogs bereits mehrmals thematisiert haben.

Eigene Vorteile sichern

Etwas anders stellt sich die Situation dar, wenn die hinweisgebende Person zutreffend auf Fehlverhalten im Unternehmen bzw. der Dienststelle hinweist, aber dies nicht uneigennützig tut, sondern einen materiellen Vorteil, z.B. in Form von Geld oder eines beruflichen Aufstiegs erwartet.

In diesem Fall muss seitens der Organisation die schwierige Entscheidung getroffen werden, ob auf die Forderungen eingegangen werden soll. Einflussfaktoren auf diese Entscheidung sind die Höhe des durch die Hinweisabgabe künftig vermeidbaren Schadens, das Ausmaß des Schadens, den der Whistleblower gegebenenfalls erlitten hat, sowie die Überlegung, ob man einen Präzedenzfall schaffen oder im Gegenteil vermeiden will.

Beispielhaft hierfür sei an dieser Stelle der Fall Inan Koc erwähnt, eines ehemaligen Vertriebsleiters mehrerer Vodafone-Partnershops, über den im September 2021 der Spiegel berichtete. Koc informierte Vodafone über Fraud in den Partnershops sowie über Sicherheitslücken in den konzerneigenen IT-Systemen. Koc verlangte von Vodafone 900t Euro netto sowie eine Beratertätigkeit. Vodafone bot Koc 200t Euro an, dieser lehnte ab. Seitdem streitet man sich vor Gericht. 

Anderen Schaden

Zum Glück kommt selten der Fall vor, dass die hinweisgebende Person unlauter handelt und bewusst einen falschen Hinweis abgibt, um einer dritten Person zu schaden. Die Motive hierfür können vielfältig sein: Ein privater Konflikt, eine berufliche Konkurrenzsituation oder auch der Versuch, von eigenem Fehlverhalten abzulenken.

Das Unternehmen oder die Dienststelle muss unmissverständlich klarstellen, dass eine bewusst falsche Hinweisabgabe ein schwerwiegendes Fehlverhalten darstellt und dementsprechend sanktioniert wird. In diesem Sinne ist in § 37 des Referentenentwurfs zum Hinweisgeberschutzgesetz geregelt, dass die hinweisgebende Person zum Ersatz des Schadens verpflichtet ist, der aus einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Meldung oder Offenlegung unrichtiger Informationen entstanden ist.

Eine weitere Konsequenz des Vorkommens falscher Hinweise ist es, dass die in einer Meldung beschuldigte Person bis zum Beweis der Richtigkeit der Meldung als unschuldig zu betrachten ist.

Konsequenzen für Unternehmen und Dienststellen

Die allermeisten Hinweise auf Fehlverhalten werden in lauterer Absicht abgegeben und helfen, Schaden zu begrenzen und künftigen Schaden zu vermeiden. Aber es kommt eben auch vor, dass eine hinweisgebende Person bewusst eine Falschmeldung abgibt oder dass materielle Interessen der Hauptgrund für die Hinweisabgabe sind.

Daher muss das Unternehmen oder die Dienststelle bis zum Beweis des Gegenteils für beschuldigte Personen die Unschuldsvermutung gelten lassen, deutlich kommunizieren, dass eine bewusst falsche Meldung sanktioniert wird und im Fall materieller Interessen der hinweisgebenden Person im Einzelfall entscheiden, wie auf die entsprechenden Forderungen eingegangen werden soll. 

Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes, Spotify, YouTube oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar. 

Post by Stephan Rheinwald

Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Schutz von Personen, die in einer Meldung beschuldigt werden

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Hinweisgeberschutz, Meldestelle und Datenschutz, Rechtliche Aspekte
18.05.21

In vielen Fällen wird in einer Meldung, die über ein Hinweisgebersystem abgegeben wird, nicht nur allgemein der Sachverhalt bzw. das zu Tage getretenen Fehlverhalten beschrieben, sondern es werden auch konkret die Namen der beschuldigten Personen genannt. Das Hinweisgeberschutzgesetz spricht hier im vorliegenden Referentenentwurf etwas technokratisch von den Personen, die Gegenstand einer Meldung sind. In diesem Blogbeitrag wollen wir erklären, warum es wichtig ist, auch diese Personen zu schützen, was genau das HinSchG dazu sagt und wie man das in der Praxis realisieren kann.

Warum ist es wichtig, auch die in einem Hinweis beschuldigten Personen zu schützen?

Die Antwort auf diese Frage ist eigentlich ganz einfach: weil eine beschuldigte Person nicht immer schuldig ist! Dies kann zwei Ursachen haben. Zum einen kommt es vor, dass ein Hinweisgeber nach bestem Wissen und Gewissen eine Meldung bei einer internen oder externen Meldestelle abgibt, aber dass sich die Sachlage nach genauerer Prüfung doch anders darstellt. Dann kann der Fall eintreten, dass die beschuldigte Person unschuldig ist. Zum zweiten kommt es leider auch vor, dass wissentlich falsche Hinweise abgegeben werden. Das kommt nicht häufig vor, aber wie gesagt: Es kommt vor. (Zu diesem hochinteressanten Thema der wissentlichen Falschmeldung werden wir übrigens demnächst einen eigenen Podcast online stellen.)

Personen, die fälschlicherweise eines Fehlverhaltens beschuldigt werden, können leider große Nachteile in ihrem beruflichen und privaten Leben erleiden. Man denke etwa an eine ungerechtfertigte Kündigung. So etwas muss mit aller Kraft vermieden werden. Großen Schaden nähme ansonsten übrigens nicht nur die beschuldigte Person, sondern darüber hinaus das ganze System zur Hinweisabgabe. Es wäre in dem Unternehmen oder der Dienststelle, in der sich die Benachteiligung einer unschuldigen Person ereignet hat, für lange Zeit diskreditiert.

Was sagt das Hinweisgeberschutzgesetz zum Schutz von Personen, die Gegenstand einer Meldung sind?

Bevor wir uns dem HinSchG zuwenden, sollten wir einmal in den Artikel 20 des Grundgesetzes schauen. Nach einhelliger Auffassung ist die Unschuldsvermutung eine zwingende Folge des dort thematisierten Rechtsstaatsprinzips. In Art. 6 der Europäischen Menschenrechtskonvention (EMRK) ist die Unschuldsvermutung sogar ausdrücklich festgeschrieben:

„Jede Person, die einer Straftat angeklagt ist, gilt bis zum gesetzlichen Beweis ihrer Schuld als unschuldig.“

 Und wer als unschuldig gilt, muss selbstverständlich so lange bestmöglich geschützt werden, bis das Gegenteil bewiesen ist.

Nun aber zum HinSchG: hier geht es im § 8 um das Vertraulichkeitsgebot. Dort heißt es explizit, dass die Meldestellen die Vertraulichkeit der Identität der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, zu wahren haben.

Ausnahmen finden sich in § 9: die Identität der beschuldigten Person darf an die jeweils zuständige Stelle weitergegeben werden

  • von internen Meldestellen, sofern dies im Rahmen interner Untersuchungen erforderlich ist,
  • in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden und
  • auf Grund einer Anordnung in einem Verwaltungsverfahren oder einer gerichtlichen Entscheidung.

Neben der Vertraulichkeit beinhaltet das HinSchG mit dem § 37 einen weiteren Schutzmechanismus: die hinweisgebende Person muss Schadensersatz leisten, wenn sie vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Informationen verbreitet hat. Und der Schaden, der z.B. durch eine ungerechtfertigte Kündigung entsteht, kann eine beträchtliche Größenordnung erreichen, so dass es sich die hinweisgebende Person genau überlegen sollte, ob sie wissentlich jemanden falsch beschuldigt.

Wie kann man den Schutz von Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, in der Praxis realisieren?

Die bisher erwähnten Sachverhalte sind auch wichtige Elemente für den Beschuldigten-Schutz in der Praxis.

Die Identität einer beschuldigten Person darf nur – und das auch nur wenn unabdingbar – zu Ermittlungszwecken preisgegeben werden. Zu denken ist hier beispielsweise an die Einvernahme eines Zeugen, die ohne vorherige Namensnennung nicht praktikabel möglich wäre. In diesem Fall ist es dann wichtig, die befragten Zeugen selbst zur Vertraulichkeit zu verpflichten, um den Kreis der informierten Personen so klein wie möglich zu halten.

Auch muss entschieden werden, wann genau man die beschuldigte Person selbst über die Meldung informiert. Dies darf nicht zu früh sein, da sonst Beweismittel vernichtet werden könnten oder die Person ohne bereits durchgeführte Stichhaltigkeitsprüfung vielleicht unnötig einer auch psychologisch sehr schwierigen Situation ausgesetzt würde. Auch letzteres fällt unter den Schutz beschuldigter Personen.

Abschließend ist folgendes von großer Bedeutung: Sollte trotz aller Vorsicht der Fall eingetreten sein, dass eine Person zu Unrecht beschuldigt worden ist und dies im Unternehmen oder der Dienststelle bekannt geworden sein, ist eine vollständige Rehabilitierung unabdingbar. Dies sollte durch eine interne Kommunikationsmaßnahme erfolgen, die mit der betroffenen Person abgestimmt worden ist.

Podcast – WHISTLEpedia jetzt anhören!

Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes, Spotify, Youtube oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar. 

 

Post by Stephan Rheinwald

Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Hinweisgebersystem: Best-Practice Tipps für Unternehmen und Dienststellen

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Externe Meldestelle, Hinweisgeberschutz, Interne Meldestelle, Meldekanäle, Meldestelle und Datenschutz, Rechtliche Aspekte
20.04.21

In diesem Blogbeitrag geben wir Unternehmen und Dienststellen Best-Practice Tipps aus der Praxis zum Themenkreis Hinweisgebersystem. Oft haben Beschäftigungsgeber nur eingeschränkt Erfahrungen mit diesem Vorgang und leicht können schwerwiegende Fehler gemacht werden, die sich mit Hilfe dieser Tipps vermeiden lassen.

Schaffen Sie die richtigen Voraussetzungen für Ihr Hinweisgebersystem

  • Schaffen Sie eine Unternehmenskultur, in der hinweisgebende Personen wertgeschätzt werden. Diese helfen, Fehlverhalten aufzuzeigen und so Schaden vom Unternehmen oder von der Dienststelle abzuwenden.
  • Informationen zum Hinweisgebersystem sollten für Beschäftigte leicht zugänglich sein. Kommunizieren Sie die Einrichtung eines internen Meldeweges.
  • So vermeiden Sie, dass mangels Kenntnis der internen Meldewege die Hinweise an eine externe Meldestelle oder an die Öffentlichkeit getragen werden.
  • Sorgen Sie dafür, dass die Verantwortung für die interne Meldestelle bei geeigneten und im Einklang mit dem Hinweisgeberschutzgesetz geschulten Personen angesiedelt ist.
  • Falls Sie keine Ressourcen für den Betrieb einer internen Meldestelle haben, beauftragen Sie einen externen Dienstleister.
  • Setzen Sie sich frühzeitig mit dem Betriebsrat in Verbindung. (Zum Thema Betriebsrat wird es demnächst einen separaten Blogbeitrag geben.)

Was ist BEI der Bearbeitung einer eingegangenen Meldung zu beachten

  • Bestätigen Sie der hinweisgebenden Person spätestens nach 7 Tagen den Eingang der Meldung.
  • Dokumentieren Sie wie gesetzlich vorgeschrieben den Hinweis durch eine Tonaufzeichnungen, einen Vermerk oder ein Protokoll.
  • Prüfen Sie die Stichhaltigkeit eingehender Meldungen.
  • Nur wenn Sie sicher sind, dass die Meldung falsch oder nicht relevant ist, verzichten Sie auf weitere Maßnahmen.
  • Halten Sie, soweit möglich, mit der hinweisgebenden Person Kontakt. So können evtl. weitere Informationen eingeholt werden.
  • Falls erforderlich, stellen Sie oder ein von Ihnen beauftragter externer Dienstleister Ermittlungen zur Aufklärung des Sachverhalts an.

Was ist NACH Bearbeitung einer Meldung zu beachten

  • Geben Sie spätestens 3 Monate nach Eingang der Meldung eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person über ergriffenen Folgemaßnahmen.
  • Löschen Sie nach Abschluss des Verfahrens die Dokumentation des Falles.
  • Schützen Sie Betroffene. Die weit überwiegende Anzahl der Meldungen wird in gutem Glauben abgegeben, aber eben nicht alle.
  • Schützen Sie die hinweisgebende Person und verzichten Sie auf jedwede Repressalien. Sie schaden der Unternehmenskultur und sie sind gesetzlich zum Schadensersatz verpflichtet.

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Post by Stephan Rheinwald

Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Hinweisgebersystem: Best-Practice Tipps für Whistleblower

Veröffentlicht in Externe Meldestelle, Hinweisgeberschutz, Interne Meldestelle, Meldekanäle, Meldestelle und Datenschutz, Rechtliche Aspekte
13.04.21

In diesem Blogbeitrag geben wir potenziellen hinweisgebenden Personen wichtige Empfehlungen aus der Praxis. Normalerweise haben Whistleblower ja keine Erfahrungen mit diesem Vorgang und leicht können schwerwiegende Fehler gemacht werden, die sich mit Hilfe dieser Tipps vermeiden lassen.

Was ist VOR der Meldung zu beachten?

  • Informieren Sie sich, ob Sie mit Ihrer Meldung in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fallen. Bei Unsicherheiten: Nehmen Sie Rücksprache mit Rechtsexperten
  • Überlegen Sie sich, ob Sie die Meldung anonym abgeben wollen. Vorzugswürdig ist eine nicht-anonyme Meldung, da Rückfragemöglichkeiten die Aufklärungsquote erhöhen.

Was ist BEI der Meldung zu beachten?

  • Möglichst präzise Beschreibung des Sachverhalts. Orientieren Sie sich an den W-Fragen (Wer?, Was?, Wann?, Wo?, Wie?, Warum?)
  • Stellen Sie die Unterlagen, die Sie zum Sachverhalt haben, dem Unternehmen zur Verfügung
  • Sofern Sie Kenntnis von Beweisen haben, geben Sie diese bekannt.
  • Beachten Sie bei anonymer Meldung, dass Unterlagen oder Beweise, die Sie in elektronischer Form zur Verfügung stellen, Metadaten enthalten können, die Rückschlüsse auf Ihre Person ermöglichen.
  • Setzten Sie keine Gerüchte in die Welt!
  • Bleiben Sie immer bei der Wahrheit. Eine bewusst falsche Meldung ist strafbar. Selbstverständlich können Sie bei einer bewussten Falschmeldung auch keinen Hinweisgeberschutz in Anspruch nehmen.

WO kann die Meldung abgegeben werden?

  • ab dem 17. 12.2021 müssen Unternehmen und Dienststellen mit mehr als 249 Beschäftigten eine interne Meldestelle einrichten, Organisationen mit über 50 Beschäftigten genau 2 Jahre später
  • normalerweise sollte auf der Website der Organisation ersichtlich sein, wo genau und wie Hinweise auf Fehlverhalten abgegeben werden können
  • Melden Sie bevorzugt an die Interne Meldestelle. Nur wenn Ihnen das – aus welchen Gründen auch immer – nicht opportun erscheint, melden sie an eine externe Meldestelle
  • die Kontakte der externen Meldestellen finden Sie spätestens nach Inkrafttreten des HinSchG im Internet

Was ist NACH der Meldung zu beachten?

  • Sie sollten vom Unternehmen bzw. der Dienststelle eine Eingangsbestätigung und nach 3 Monaten eine Rückmeldung über Folgemaßnahmen erhalten. Geben Sie nicht auf, wenn dem Hinweis nicht nachgegangen wird. Wenden Sie sich dann ggfs. an eine externe Meldestelle und geben Sie die Meldung erneut ab.
  • Vermeiden Sie unbeabsichtigte „Leaks“ – insbesondere, wenn Sie anonym bleiben wollen! Berichten Sie nicht sofort an Dritte (auch nicht an den Familien- und Freundeskreis).

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Post by Stephan Rheinwald

Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH.

Aufbau und Organisation der internen Meldestelle

Veröffentlicht in Interne Meldestelle, Meldekanäle, Meldestelle und Datenschutz, Rechtliche Aspekte
22.03.21

Der 17. Dezember 2021 und somit das Inkrafttreten des neuen Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) rückt immer näher. Das bedeutet: Unternehmen müssen sich darüber Gedanken machen, wie sie mit Hinweisen von Whistleblowern umzugehen haben. Der nachfolgende Artikel soll der Information über die Themen interne Meldungen, die Aufgaben und Organisation von internen Meldestellen sowie den Umgang mit Hinweisen dienen.

Der Referentenentwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes sieht vor, dass Beschäftigungsgeber und Dienststellen mit mehr als 249 Beschäftigten ab dem 17. Dezember 2021 eine interne Meldestelle einrichten müssen. Zwei Jahre später, am 17. Dezember 2023, sind auch Beschäftigungsgeber mit einer Beschäftigtenzahl zwischen 50 und 249 verpflichtet eine interne Meldestelle einzurichten. Jedoch gibt es auch Ausnahmen. Beispielsweise müssen Wertpapierdienstleistungsunternehmen, Datenbereitstellungsdienste und Börsenträger nach dem Hinweisgeberschutzgesetz eine interne Meldestelle einrichten, auch wenn sie weniger als 249 Beschäftigte haben. In diesen Spezialfällen gilt die Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle also unabhängig von der Beschäftigtenzahl.

Aufgaben einer Meldestelle

Zu den Aufgaben einer Meldestelle gehört zum einen das Betreiben der Meldekanäle, über die die Meldungen abgegeben werden können. Zum anderen prüft die Meldestelle die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldungen. Sie kontrolliert demnach, ob eine Meldung begründet ist, ob also der eingegangene Hinweis hinreichend konkret und plausibel ist.

Nicht zu vergessen ist, dass zu den Aufgaben einer internen Meldestelle auch das Ergreifen von Folgemaßnahmen gehört. Als Folgemaßnahmen können interne Meldestellen insbesondere interne Untersuchungen bei dem Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle durchführen sowie betroffene Personen und Arbeitseinheiten kontaktieren. Eine mögliche Folgemaßnahme kann zudem das Abschließen des Verfahrens aus Mangel an Beweisen sein. Außerdem können die internen Meldestellen das Verfahren an eine zustände Behörde zwecks weiterer Untersuchungen abgeben.

Eine interne Meldestelle hat auch die Aufgabe, dass sie für Beschäftigte klar und leicht zugängliche Informationen über externe Meldeverfahren bereithält. Sie sorgt dafür, dass Beschäftigte auch über die externen Meldestellen, die beim Bund und bei den Ländern eingerichtet werden, informiert sind.

Organisation der internen Meldestelle

Die Organisation einer internen Meldestelle spielt eine bedeutende und zentrale Rolle. Wichtig ist, dass die internen Meldestelle sowohl vom Unternehmen selbst als auch von einem externen Dienstleister betrieben werden kann. Wenn das Unternehmen die interne Meldestelle selbst betreibt, dann werden ihre die Aufgaben durch eine beim Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle beschäftigte Person oder durch eine interne Organisationseinheit übernommen.

Einem Unternehmen steht jedoch auch die Option offen einen externen Dienstleister mit den Aufgaben der internen Meldestelle zu betrauen. Dies hat mehrere Vorteile: Zum einen befasst sich eine Meldestelle mit sehr sensiblen Themen, für die viel Wissen und Erfahrung erforderlich ist. Hier hat der externe Partner, dessen Hauptaufgabe ja der Umgang mit dieser Thematik ist, deutliche Vorteile. Zum anderen gibt es auch Fälle, in denen sich die hinweisgebende Person eher an einen Dritten wenden möchte als an eine Stelle im Unternehmen. Diese Personen können dann die von einem Dritten betriebene interne Meldestelle ansprechen und müssen sich nicht an die staatlich betriebene externe Meldestelle wenden.

Nicht zuletzt muss das Unternehmen oder die Dienststelle, sobald es die Aufgaben der internen Meldestelle selbst übernimmt, eine qualifizierte Person einsetzten. Diese muss grundsätzlich unabhängig sein, was nicht zwingend bedeutet, dass diese Person sich ausschließlich mit der Thematik der internen Meldestelle befassen muss. Sie darf aber keineswegs einem Interessenkonflikt ausgesetzt sein. Zu beachten ist, dass das Hinweisgeberschutzgesetz eine regelmäßige Schulung hinsichtlich der Aufgaben und Betreuung für die beauftragte Person vorsieht. Bei der Beauftragung eines externen Dienstleisters fällt diese Schulung selbstverständlich weg. Die Kosten, die für die Schulung der beauftragten Person entstehen, stellen auch einen nicht zu vernachlässigten Aspekt dar.

Unterschied zwischen Meldekanal und Meldestelle

Das Hinweisgeberschutzgesetz verwendet neben dem Begriff „Meldestelle“ auch das Wort Meldekanal. Diese Wörter hören sich zunächst sehr ähnlich an. Dahinter verbirgt sich jedoch ein großer Unterschied: Grundsätzlich betreibt die interne Meldestelle den Meldekanal. Der Meldekanal beschreibt den technischen Weg, wie eine Meldung einer hinweisgebenden Person abgegeben werden kann. Dabei müssen interne Meldekanäle die Meldung in mündlicher oder in Textform ermöglichen. Zudem muss der hinweisgebende Person eine persönliche Zusammenkunft mit der beauftragten Person der internen Meldestelle ermöglicht werden.

Die beauftragten Personen können den Meldekanal so gestalten, dass dieser auch natürlichen Personen offensteht, die im Rahmen ihrer Tätigkeit mit dem Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle in Kontakt stehen. Das bedeutet konkret, dass auch Lieferanten oder Kunden in diesem Falle die Möglichkeit haben, Meldungen abzugeben. Ob die interne Meldestelle für diesen Personenkreis offensteht, liegt aber weiterhin im Ermessen des Unternehmens oder der Dienststelle.

Vertraulichkeit ist die Basis

Besonders hervorzuheben im Kontext der Meldekanäle ist das Thema Vertraulichkeit. Um diese gewährleisten zu können, darf nur die zuständige Person Zugang zu den eingegangenen Meldungen haben. Es liegt nahe, dass es durchaus im Interesse des Unternehmens liegt, eine Person mit der Aufgabe der internen Meldestelle zu betrauen, die bereits von Berufs wegen zur Vertraulichkeit und Verschwiegenheit verpflichtet sind. Es könnte also auch für Unternehmen oder Dienststellen von Vorteil sein, Rechtsanwälte oder Steuerberater mit der Aufgabe einer internen Meldestelle zu betrauen, weil diese Personen ohnehin bereits von Gesetzes wegen zur Einhaltung der Vertraulichkeit verpflichtet sind.

Umgang mit Meldungen

Viele Unternehmen stehen, sobald die erste Meldung eingeht, vor der Frage, wie sie mit dieser Meldung umzugehen haben. Laut Hinweisgeberschutzgesetz muss spätestens nach 7 Tagen eine Eingangsbestätigung gesendet werden. Dies ist natürlich nur möglich, soweit die Meldung nicht anonym abgegeben worden ist. Die interne Meldestelle verfährt weiter, indem sie mit der hinweisgebenden Person Kontakt hält und die eingegangene interne Meldung einer Stichhaltigkeitsprüfung unterzieht. Es wird auch geprüft, ob der Hinweis einen Gesetzes oder Regelverstoß beinhaltet. Soweit erforderlich und möglich versucht die interne Meldestelle bei der hinweisgebenden Person weitere Informationen einzuholen. Anschließend müssen sachgerecht Folgemaßnahmen ergriffen werden. Zuletzt ist die interne Meldestelle dazu verpflichtet der hinweisgebende Person innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldung zu geben. Die Rückmeldung muss die Folgemaßnahmen und die Gründe für das Ergreifen dieser Folgemaßnahmen beinhalten. Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person darf jedoch nur erfolgen, soweit dadurch Ermittlungen nicht berührt oder Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, nicht beeinträchtigt werden.

Podcast WHISTLEpedia – jetzt anhören

Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunesSpotify, Youtube oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar. Wir freuen uns auch über konkretes Feedback zu dem Thema oder unserem Podcast (eMail: podcast@hinweisgebersystem24.de)

Post by Martin Walter

Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.