Frances Haugen war bis zum Frühjahr 2021 zwei Jahre lang Mitarbeiterin von Facebook, gab danach Informationen an das Wall Street Journal und erhebt jetzt in einer Anhörung im amerikanischen Senat schwere Vorwürfe gegen das Unternehmen.
Konkret wirft die Whistleblowerin Haugen Facebook vor, dass das Unternehmen genau wisse, welche nachteiligen Auswirkungen die Plattform insbesondere auf die Sicherheit von Kindern und auf die Verbreitung von Hassbotschaften habe. Facebook unternehme aber zu wenig, um die mit seinen Plattformen verbundenen Gefahren zu beseitigen. Vielmehr stelle das Unternehmen Profit über Transparenz.
Von der Politik fordert die Whistleblowerin eine Regulierung, die das Unternehmen zu höherer Transparenz zwingen würde. So sollten z.B. unternehmensexterne Wissenschaftler vollständigen Zugang zu relevanten Facebook-Daten bekommen.
Nicht nur aufgrund seiner enormen politischen Bedeutung ist dieser Fall von großer Relevanz. Er wird darüber hinaus auch für die rechtliche Ausgestaltung des Hinweisgeberschutzes wichtig werden, da offensichtlich zentrale Fragen zu den Themenfeldern interne Meldung vs. Offenlegung, Repressalien gegen Whistleblower und auch Belohnung von Whistleblowern berührt werden.
Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Hinweisgebersystem: Auch gegen ein Mitglied des Top-Management des Unternehmens oder der Dienststelle kann ein Vorwurf bei der internen Meldestelle eingehen. Was sollte dann getan werden?
Fehlverhalten kommt auf jeder Hierarchieebene vor. Daher gehen auch gegen Mitglieder des Top-Managements Hinweise bei einem Hinweisgebersystem ein. Somit muss sichergestellt werden, dass trotz der hierarchisch herausgehobenen Position des bzw. der Beschuldigten eine unabhängige und objektive Behandlung des Falles erfolgt. Erläutert werden soll dies anhand eines konkreten Beispiels.
In Ihrer Ausgabe vom 21. August 2021 thematisiert die Zeitung Die Welt den Fall des MAN-Chefs Andreas Tostmann.
Die Tageszeitung berichtet, dass vor zwei Jahren ein anonymer Hinweis bei der Compliance-Abteilung von VW, der Muttergesellschaft von MAN eingegangen sei, in dem der Manager beschuldigt worden ist, die Firmenflotte in unzulässigerweise für Flüge mit privatem Charakter genutzt zu haben. Auch seine jetzige Ehefrau sei mitgeflogen. Die interne Untersuchung des Falles erfolgte durch das zentrale Aufklärungsoffice von VW.
Tostmann, damals noch nicht MAN-Chef, habe sich danach vor dem Disziplinarausschuss von VW verantworten müssen, ein Gremium, dass sich mit Regelverstößen von Top-Managern befasst. Er habe Reue gezeigt, seinen Fehler eingesehen und eine Strafzahlung im mittleren sechsstelligen Bereich akzeptiert. Dies erfolgte im Einklang mit dem internen Bußgeldkatalog von VW, der bei Regelverstößen die Rückerstattung von Bonuszahlungen vorsieht.
Vor einem Jahr ist Tostmann dann zum MAN-Chef befördert worden.
Aus dem MAN-Fall lassen sich einige Lehren ziehen:
Hinweise gegen das Top-Management eines Unternehmens oder die Leitung einer Dienststelle sind besonders sensibel. Hier ist es von besonderer Bedeutung, dass Aufklärung und Sanktionierung unabhängig von der beschuldigten Person neutral und objektiv nach vorab festgelegten Regelungen erfolgen. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass nicht der Eindruck entsteht, dass mit zweierlei Maß gemessen wird im Sinne: „Die Kleinen fängt man und die Großen lässt man laufen“.
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Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Im Juni gab die EU-Kommission zwei Stellungnahme ab, in denen es heißt, dass ein rein zentrales Hinweisgebersystem im Konzern nicht ausreicht. Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeiter sind daher verpflichtet ein eigenes dezentrales Hinweisgebersystem einzurichten. Was das für die Unternehmen zur Folge hat und welche Umstrukturierungen auf sie zukommen werden, wird in einem Blogbeitrag der Kanzlei CMS von Partner Florian Block und Associate Pia Kremer erläutert.
Quelle: Florian Beck/ Pia Kremer: „Whistleblowing im Konzern: Eine zentrale Stelle ist zu wenig!“ auf: https://www.cmshs-bloggt.de/compliance/whistleblowing-im-konzern-eine-zentrale-stelle-ist-zu-wenig/ (abgerufen am 16. September 2021)
Erstmalig seit Verabschiedung der EU-Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden (Richtlinie (EU) 2019/1937), hat sich die EU-Kommission (Kommission) in zwei kürzlich bekannt gewordenen Stellungnahmen (am 2. Juni und am 29. Juni 2021) zu Wort gemeldet und Auslegungshinweise zur Umsetzung der Hinweisgeberrichtlinie gegeben. Den Stellungnahmen waren Anfragen verschiedener Großkonzerne vorausgegangen.
Die von der Kommission nun vorgegebenen Anforderungen dürften sich in der Praxis vielfach nur mit erheblichem Aufwand umsetzen lassen – vor allem in Unternehmen mit größeren Tochtergesellschaften.
Gerade in weltweit tätigen Großunternehmen sind Hinweisgebersysteme schon heute vergleichsweise verbreitet. Dabei ist es gängige Praxis, dass eine zentrale oder mehrere regionale Meldestellen eingerichtet werden, die Hinweise auf mögliche Compliance-Verstöße entgegennehmen. Häufig werden diese Meldungen durch eine zentrale Stelle – nicht selten die Compliance-Abteilung – bearbeitet und etwaige Aufklärungsmaßnahmen von dort koordiniert.
Die Gründe hierfür liegen auf der Hand: Die zentrale Bearbeitung führt zu Erfahrungs- und Effizienzgewinnen, die regelmäßig knappen personellen Ressourcen werden geschont und die Compliance-Abteilung erhält einen Überblick über mögliche Gesetzesverstöße im gesamten Konzern oder Schwachstellen in der Compliance-Organisation.
Diese Art der Organisation des Whistleblowings dürfte jedoch künftig nicht mehr ausreichen. Denn ein zentral organisiertes, konzernweites Hinweisgebersystem soll nach Auffassung der Kommission den Anforderungen der Hinweisgeberrichtlinie nicht genügen. Die Kommission findet deutliche Worte in Bezug auf Hinweisgebersysteme, bei denen sowohl Melde- als auch Untersuchungsstelle bei einer zentralen Einheit im Konzern angesiedelt sind. Ein solches System sei „contra legem″ – jede Gesellschaft, die mehr als 50 Mitarbeiter beschäftige, sei nach Art. 8 Abs. 3 der Hinweisgeberrichtlinie verpflichtet, ein eigenes Hinweisgebersystem einzurichten. Dies gelte für eigenständige Gesellschaften ebenso wie für Konzerngesellschaften und unabhängig davon, ob bereits ein konzernweites Hinweisgebersystem bestehe. Die Hinweisgeberrichtlinie lasse hier keinen Raum für Interpretationen.
Immerhin stellt die Kommission klar, dass ein bereits bestehendes zentrales Hinweisgebersystem selbstverständlich weiterhin parallel betrieben werden kann. Es sei dann die Entscheidung des Hinweisgebers, ob er sich an die dezentrale Stelle in „seiner″ eigenen Tochtergesellschaft oder an das zentrale System wenden wolle. Durch eine gezielte Informationspolitik könne das Unternehmen versuchen, die Akzeptanz des bestehenden zentralen Systems zu stärken und somit darauf hinwirken, dass dieses System bevorzugt genutzt werde. Notwendig sei aber in jedem Fall, dass dem Hinweisgeber neben dem zentralen auch ein dezentrales Hinweisgebersystem offen stehe.
Die Kommission zeigt immerhin auf, dass auch im Konzernverbund für mittelgroße (Tochter-)Gesellschaften mit 50 bis 249 Mitarbeitern gewisse Erleichterungen gelten sollen.
So sieht Art. 8 Abs. 6 der Hinweisgeberrichtlinie vor, dass sich mittelgroße Gesellschaften zum Betrieb eines gemeinsamen Hinweisgebersystems zusammentun und Kapazitäten sowohl für die Entgegennahme von Meldungen als auch für anschließende Untersuchungsmaßnahmen teilen können; dies soll auch für konzernangehörige Gesellschaften gelten. Jedenfalls für Tochtergesellschaften mit weniger als 250 Mitarbeitern steht daher die Möglichkeit offen, ein regionales Hinweisgebersystem aufzubauen, bei welcher eine (Tochter-)Gesellschaft für mehrere Gesellschaften als Melde- und Untersuchungsstelle fungiert.
Die Kommission legt Art. 8 Abs. 6 der Hinweisgeberrichtlinie außerdem dergestalt aus, dass mittelgroße (Tochter-)Gesellschaften unter bestimmten Bedingungen auch auf die zentrale Untersuchungsstelle des Konzerns zurückgreifen können und keine eigene Untersuchung durchführen müssen. Voraussetzung hierfür soll jedoch sein, dass diese Tochtergesellschaften gleichwohl eigene Meldekanäle anbieten, den Hinweisgeber über die Abgabe der Untersuchung an die zentrale Stelle informieren, dieser damit einverstanden ist und dass Folgemaßnahmen und Rückfragen gegenüber dem Hinweisgeber ausschließlich auf Ebene der Tochtergesellschaft erfolgen. Verweigert der Hinweisgeber sein Einverständnis mit der Abgabe der Untersuchung, so muss die Meldung auf Ebene der Tochtergesellschaft untersucht werden. Die Kommission stellt jedoch klar, dass in diesem Fall zumindest das Ergebnis der Untersuchung konzernintern mitgeteilt werden darf.
Für große (Tochter-)Gesellschaften mit mehr als 250 Mitarbeitern sollen die vorgenannten Erleichterungen hingegen nicht gelten. Diese Gesellschaften müssen daher zwingend eigene Melde- und Untersuchungsstellen einrichten, die eingehende Hinweise unabhängig vom und außerhalb des zentralen Hinweisgebersystems bearbeiten können. Eine Ressourcenteilung soll bei diesen Gesellschaften ausdrücklich nicht möglich sein.
Für den Fall, dass eine Meldung auf einen gesellschaftsübergreifenden Verstoß hinweist, der eine Untersuchung auf Konzernebene erforderlich macht, hat die Kommission eine ganz eigene Lösung parat: Die weitere Bearbeitung und Aufklärung des Hinweises soll durch eine andere Stelle im Konzern – z.B. die zentrale Compliance-Abteilung – erfolgen dürfen.
Dies soll allerdings nur dann gelten, wenn der Hinweisgeber zuvor über die geplante Weiterleitung der Meldung informiert wurde und sein Einverständnis zur Abgabe erteilt. Ist der Hinweisgeber mit der Abgabe der Untersuchung hingegen nicht einverstanden, soll er seine Meldung „zurücknehmen″ und eine externe Meldung bei der zuständigen Behörde abgeben können.
Wie das Unternehmen mit der zurückgenommenen Meldung umzugehen hat, wird von der Kommission nicht weiter thematisiert. Dabei wirft diese Regelung gewichtige Fragen auf. Darf das Unternehmen trotz Rücknahme der Meldung intern ermitteln und muss es das nicht sogar? Die Hinweisgeberrichtlinie sowie die Stellungnahmen der Kommission schweigen hierzu.
Die Stellungnahmen der Kommission dürften viele Großunternehmen etwas ratlos zurücklassen. Klar ist, dass es für Konzerne mit Blick auf ihre in der EU ansässigen Tochtergesellschaften nicht mehr ausreichend sein wird, ausschließlich ein zentral organisiertes Hinweisgebersystem zu betreiben, sofern diese mehr als 50 Mitarbeiter beschäftigen.
Zwar mögen die erwähnten Erleichterungen für mittelgroße Tochtergesellschaften mit bis zu 249 Mitarbeitern die Situation für manche Unternehmen etwas entschärfen. Nichtsdestotrotz bedeutet die Positionierung der EU-Kommission für Unternehmen mit Konzernstrukturen einen erheblichen Mehraufwand bei der Neuorganisation ihrer Hinweisgebersysteme. Vielfach wird es erforderlich sein, Doppelstrukturen zu schaffen und zusätzliche personelle Ressourcen aufzubauen, um Meldungen nicht nur zentral oder regional, sondern auf Wunsch des Hinweisgebers auch dezentral in der jeweiligen Tochtergesellschaft entgegenzunehmen und bearbeiten zu können.
Es entsteht der Eindruck, als ob die Sichtweise der Kommission die Wirklichkeit in vielen Konzernen ausblendet. Insbesondere für Unternehmen mit gesellschaftsübergreifenden Matrixstrukturen sind diese neuen Vorgaben absolut unpraktikabel. Ob hierdurch die berechtigten Interessen der Hinweisgeber wirklich besser geschützt werden, ist fraglich.
Es bleibt abzuwarten, inwieweit die Auffassung der Kommission in den noch ausstehenden nationalen Umsetzungsgesetzen zur Hinweisgeberrichtlinie Niederschlag finden wird und welche konkreten Risiken für Unternehmen im Fall einer abweichenden Gestaltung ihrer Hinweisgebersysteme bestehen. Eine Ausgestaltung, die nicht im Einklang mit den Vorgaben der Hinweisgeberrichtlinie steht, kann sich aber negativ auf die Reputation des Unternehmens auswirken und birgt zudem das Risiko, dass sich Hinweisgeber sogleich an die externe (staatlich betriebene) Meldestelle wenden, was sicherlich nicht im Unternehmensinteresse liegt.
Fazit: Unternehmen, die ein den Anforderungen der Hinweisgeberrichtlinie entsprechendes Hinweisgebersystem mit den Vorzügen einer zentralen oder regionalen Lösung kombinieren möchten, werden daher ihr bestehendes System ergänzen und die verschiedenen Gestaltungsmöglichkeiten miteinander kombinieren müssen – einmal alles, bitte!
Die formale Einrichtung einer internen Meldestelle ist nur der erste Schritt – danach ist einiges zu tun, damit sie auch Akzeptanz im Unternehmen oder der Dienststelle findet.
Damit eine interne Meldestelle ihren Aufgaben nachkommen kann, muss sie bei den Beschäftigten Akzeptanz finden. Wie kann das erreicht werden?
Eine der wichtigsten Voraussetzungen für die Akzeptanz der internen Meldestelle ist eine Unternehmenskultur, in der die Abgabe von Hinweisen auf Fehlverhalten positiv bewertet wird. Nur dann haben die Beschäftigten das Gefühl, dass ihre Hinweisabgabe geschätzt wird und dass sie keinerlei Nachteile zu befürchten haben.
Das hört sich einerseits selbstverständlich an, doch die Praxis zeigt mitunter ein anderes Bild. So mussten hinweisgebende Personen persönliche Nachteile erleiden, weil ihr Hinweis nicht als Aufruf zur Klärung und Verbesserung einer Situation verstanden wurde, sondern als Denunziation. Verfestigt sich dieser Eindruck im Unternehmen oder der Dienststelle, wird bei der internen Meldestelle mit Sicherheit kein Hinweis mehr eingehen.
Die wohl wichtigste Maßnahme zur Erreichung einer geeigneten Unternehmenskultur ist die klare Kommunikation der obersten Führungsebene, dass Hinweise auf Fehlverhalten geschätzt werden, da nur so die Fehler abgestellt und Verbesserungen erzielt werden können. Diesem „Tone from the Top“ kommt daher eine nicht zu unterschätzende Wirkung auf die Akzeptanzerhöhung der internen Meldestelle zu.
Von zentraler Bedeutung sind auch die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der internen Meldestelle. Zu Ihrem Kompetenzprofil gehören Verschwiegenheit, Durchsetzungsvermögen, Menschenkenntnis, Zuverlässigkeit, Finanz-Know-How, rechtliche Kenntnisse und Kenntnisse der Unternehmensprozesse.
Nur unter diesen Voraussetzungen werden die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der internen Meldestelle und damit die interne Meldestelle selbst Akzeptanz im Unternehmen oder der Dienststelle finden.
Auch müssen die Meldekanäle so nutzerfreundlich gestaltet sein, damit die Hinweisabgabe nicht an technischen Hürden scheitert.
Dies gilt insbesondere für die webbasierte Hinweisabgabe. Das Hinweisgebersystem muss übersichtlich gestaltet sein, es muss eine klare, gut vorstrukturierte und einfache Führung durch den Hinweisabgabeprozess hinterlegt sein und das System muss sicher sein. Unbefugte dürfen sich keinen Zugriff auf die gemeldeten Inhalte im System verschaffen können.
Letztlich hängt die Akzeptanz der internen Meldestelle auch von einer geeigneten internen Kommunikation ab. Es muss in regelmäßigen Abständen die Existenz und die Wichtigkeit der internen Meldestelle kommuniziert werden. Dies kann wie bereits erwähnt erfolgen durch Botschaften der obersten Führungsebene, aber auch durch die Kommunikation des Nutzens eingegangener Meldungen und der daraufhin eingeleiteten nachfolgenden Verbesserungsmaßnahmen.
Damit die interne Meldestelle im Unternehmen oder der Dienststelle Akzeptanz findet, müssen mehrere Voraussetzungen erfüllt sein: eine passende Unternehmenskultur, qualifizierte Beschäftigte in der internen Meldestelle, technisch optimierte Meldekanäle und eine begleitende interne Kommunikation.
Sind diese Voraussetzungen erfüllt, wird die interne Meldestelle Akzeptanz im Unternehmen oder der Dienststelle finden und nur dann kann sie ihren Aufgaben gerecht werden.
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes, Spotify, YouTube oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.
Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
