Das Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG), das aktuell in einem Referentenentwurf vorliegt, befasst sich mit der Offenlegung von Informationen. Aber was ist die Offenlegung im Hinweisgeberschutzgesetz eigentlich und sind Personen, die Informationen offenlegen, auch durch das Gesetz geschützt?
Das Hinweisgeberschutzgesetzes unterscheidet drei Adressaten einer Meldung:
In § 3 des Hinweisgeberschutzgesetzes wird definiert, dass das Zugänglichmachen von Informationen über Verstöße gegenüber der Öffentlichkeit als „Offenlegung“ bezeichnet wird. Praktisch gesprochen handelt es sich um eine Offenlegung, wenn etwa Informationen an die Presse gegeben werden oder in Social-Media-Kanälen gepostet werden.
Auch wenn Informationen über Verstöße an die Öffentlichkeit gegeben werden, können die Schutzvoraussetzungen des Hinweisgeberschutzgesetzes erfüllt sein. Dies ist allerdings nur unter streng definierten Voraussetzungen der Fall.
Die wohl wichtigste Voraussetzung ist, dass die Meldung nicht sofort an die Öffentlichkeit gegeben wird, sondern vorab an eine externe Meldestelle. Und erst, wenn die hinweisgebende Person in der im Referentenentwurf genannten Frist von drei Monaten keine Rückmeldung von der externen Meldestelle über das Ergreifen geeigneter Folgemaßnahmen erhalten hat, darf die Meldung offengelegt werden.
Offensichtlich beabsichtigt der Gesetzgeber mit dieser Regelung, dass Meldungen nicht spontan und unüberlegt an die Öffentlichkeit gegeben werden und der Betriebsfrieden möglicherweise unnötig empfindlich gestört wird. Vorgeschaltet ist also die externe Meldestelle des Bundes oder eines Bundeslandes, die die Stichhaltigkeit der eingegangene Meldung prüft und Folgemaßnahmen ergreift. Und wie gesagt: Erst wenn die externe Meldestelle ihren Aufgaben nicht nachkommt, darf die Meldung durch die hinweisgebende Person offengelegt werden; ansonsten ist sie durch das Hinweisgeberschutzgesetz nicht geschützt.
Bemerkenswert ist, dass es zur Erfüllung der Schutzvoraussetzungen nicht ausreicht, die Meldung vor der Offenlegung an die interne Meldestelle des Unternehmens oder der Dienststelle gegeben zu haben. Vor der Offenlegung soll erst eine neutrale dritte Partei eingeschaltet werden, die externe Meldestelle.
Von dieser Regel „Externe Meldestelle vor Offenlegung“ gibt es jedoch in § 31 des Hinweisgeberschutzgesetzes drei Ausnahmen:
Während Ausnahme 1 (Gefahr im Verzug) sinnvoll ist, wäre es interessant, den Regelungsbedarf für die Ausnahmen 2 und 3 zu erfahren, der sich nicht unmittelbar erschließt.
Zusammengefasst lässt sich also formulieren: Wenn nicht Gefahr im Verzug vorliegt, muss die Meldung zuerst an eine externe Meldestelle erstattet worden sein und diese hat innerhalb von drei Monaten nicht reagiert bevor die Meldung an die Öffentlichkeit gegeben wird – ansonsten ist die hinweisgebende Person durch das Hinweisgeberschutzgesetz nicht geschützt.
Abschließend sei erwähnt, dass neben dieser speziellen Schutzvoraussetzung für die Offenlegung im Hinweisgeberschutzgesetz auch die allgemeinen Schutzvoraussetzungen nach § 32 HinSchG erfüllt sein müssen:
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Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Nach Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG), das aktuell in einem Referentenentwurf vorliegt, müssen Beschäftigungsgeber mit mehr als 249 Beschäftigten eine interne Meldestelle einrichten. Aber was muss dabei konkret getan werden?
Hauptzielsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes ist die Verbesserung des Schutzniveaus hinweisgebender Personen. Hierzu sieht das Gesetz Schadensersatz und Bußgeldzahlungen für Repressalien gegen hinweisgebende Personen vor. Darüber hinaus wird in § 12 geregelt, dass Beschäftigungsgeber und Dienststellen verpflichtet sind, bei sich eine Stelle für interne Meldungen einzurichten und zu betreiben, an die sich Beschäftigte wenden können, eine sogenannte interne Meldestelle.
Um dieser Pflicht nachzukommen, müssen in drei Feldern Entscheidungen getroffen und nachfolgend umgesetzt werden:
Um einen sicheren und strukturierten Weg der Hinweisabgabe zu ermöglichen, sieht das HinSchG in § 16 die Einrichtung von internen Meldekanälen vor. Diese Meldekanäle sind so zu gestalten, dass nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständigen Personen Zugriff auf die eingegangenen Meldungen haben. Das ist eine wesentliche Voraussetzung, um Vertraulichkeit gewährleisten zu können.
Die Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher oder in Textform ermöglichen. Auf Ersuchen der hinweisgebenden Person ist für eine Meldung innerhalb einer angemessenen Zeit eine persönliche Zusammenkunft mit den für die Entgegennahme einer Meldung zuständigen Personen der internen Meldestelle zu ermöglichen.
Zusammengefasst lässt sich also sagen, dass sicherzustellen ist, dass Meldungen unter Wahrung der Vertraulichkeit persönlich, telefonisch, postalisch und in Textform, also z.B. per gesichertem Mailverkehr oder über ein webbasiertes Hinweisgebersystem abgegeben werden können. In einem ersten Schritt sind somit diese technischen Voraussetzungen zu implementieren.
Die über das interne Hinweisgebersystem eingehenden Meldungen müssen entgegengenommen und bearbeitet werden. Oft ist der Inhalt der Meldungen sensibel, da es um Fehlverhalten im Unternehmen oder der Dienststelle geht. Die mit den Aufgaben der internen Meldestelle betrauten Personen müssen daher besonders qualifiziert sein und Erfahrungen in den Gebieten Recht, Finanzen und Management aufweisen können. Persönliche Eigenschaften wie Zuverlässigkeit und Vertraulichkeit gehören ebenso zum notwendigen Kompetenzprofil. Dies haben wir in einem anderen Blog-Beitrag detailliert erläutert.
Nicht umsonst verlangt das Hinweisgeberschutzgesetz in § 15, dass die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen regelmäßig für diese Aufgaben geschult werden.
Nach der Schaffung der technischen Voraussetzungen sind somit in einem zweiten Schritt die personellen Voraussetzungen für den Betrieb der internen Meldestelle zu schaffen. Geeignete beschäftigte Personen müssen ausgewählt und geschult werden.
Nach Implementierung der Technik und Auswahl und Schulung der mit den Aufgaben der internen Meldestelle betrauten Personen ist die Meldestelle eingerichtet. Aber es werden nur dann Meldungen eingehen, wenn die Existenz der internen Meldestelle im Unternehmen oder der Dienststelle bekannt ist.
Von nicht zu unterschätzender Bedeutung ist somit die Erstkommunikation zur Einrichtung der internen Meldestelle. Hierzu ist ein geeigneter Kommunikationsmix zu definieren, also z.B. eine Mail der Unternehmens- oder Dienststellenleitung an die Beschäftigten oder ein Intranet-Beitrag. Ebenso wichtig ist die Folgekommunikation: Nur, wenn das Thema interne Meldestelle in geeigneter Form und in regelmäßigen Abständen genügend „Airtime“ bekommt, wird es in den Köpfen verankert und nur dann werden auch Meldungen eingehen.
Meldekanäle müssen technisch eingerichtet werden, Beschäftigte müssen geschult werden und die interne Meldestelle muss professionell im Unternehmen oder der Dienststelle kommuniziert werden. Das sind die drei wesentlichen Punkte, die bei der Einrichtung einer internen Meldestelle umzusetzen sind.
Alternativ hierzu kann das Unternehmen oder die Dienststelle einen externen Dienstleister mit den Aufgaben der internen Meldestelle betrauen. Diese Möglichkeit ist im § 14 des Hinweisgeberschutzgesetzes explizit vorgesehen.
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Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Spätestens bis zum 17. Dezember 2021 muss die EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern in nationales Recht umgesetzt werden. Zurzeit besteht jedoch in einigen Punkten noch Klärungsbedarf zwischen den Regierungsparteien.
Besonders umstritten ist, ob Whistleblower nur geschützt werden sollen, wenn ihre Meldung einen Verstoß gegen EU-Recht enthält oder ob auch Verstöße gegen deutsches Recht miteinbezogen sind.
Die SPD argumentiert, dass eine Ausweitung auf nationales Recht einen lückenlosen Schutz für Whistleblower garantiere. Nur so könnten Unsicherheiten darüber, ob eine Meldung in den Anwendungsbereich des Gesetzes fällt, verhindert werden.
Für die Unionsparteien hingegen bedeutet eine Ausweitung auf das nationale Recht eine Mehrbelastung für Unternehmen. Ziel ist es aber auch für die Union weiterhin, ein entsprechendes Hinweisgeberschutzgesetz nach der EU-Richtlinie noch in dieser Legislaturperiode umzusetzen.
Mehr dazu können Sie in einem Artikel der Legal Tribune Online , sowie in einem Artikel von Transparency International lesen.
Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Auch in Großbritannien spielt Whistleblowing eine große Rolle. Allerdings ist die Anzahl der eingegangenen Hinweise bei der britischen Finanzaufsicht im vergangenen Jahr um 9% auf die immer noch stattliche Anzahl von 1073 Meldungen gesunken. Die FCA will deshalb Individuen verstärkt dazu motivieren Hinweise abzugeben.
Dies soll erreicht werden, indem Whistleblowing-Experten eingestellt und vertrauliche Internetformulare für das Einreichen von Meldungen entwickelt werden. Außerdem wird jede eingegangene Meldung von einem speziell zugeordneten Fallbearbeiter begutachtet.
Finanzielle Belohnungen für Hinweisgeber sollen hingegen nicht angeboten werden. Laut einer Sprecherin der FCA würde dies die Hinweisabgabe nicht befördern.
Mehr dazu können sie in einem Artikel des Wall Street Journal lesen.
Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
In vielen Fällen wird in einer Meldung, die über ein Hinweisgebersystem abgegeben wird, nicht nur allgemein der Sachverhalt bzw. das zu Tage getretenen Fehlverhalten beschrieben, sondern es werden auch konkret die Namen der beschuldigten Personen genannt. Das Hinweisgeberschutzgesetz spricht hier im vorliegenden Referentenentwurf etwas technokratisch von den Personen, die Gegenstand einer Meldung sind. In diesem Blogbeitrag wollen wir erklären, warum es wichtig ist, auch diese Personen zu schützen, was genau das HinSchG dazu sagt und wie man das in der Praxis realisieren kann.
Die Antwort auf diese Frage ist eigentlich ganz einfach: weil eine beschuldigte Person nicht immer schuldig ist! Dies kann zwei Ursachen haben. Zum einen kommt es vor, dass ein Hinweisgeber nach bestem Wissen und Gewissen eine Meldung bei einer internen oder externen Meldestelle abgibt, aber dass sich die Sachlage nach genauerer Prüfung doch anders darstellt. Dann kann der Fall eintreten, dass die beschuldigte Person unschuldig ist. Zum zweiten kommt es leider auch vor, dass wissentlich falsche Hinweise abgegeben werden. Das kommt nicht häufig vor, aber wie gesagt: Es kommt vor. (Zu diesem hochinteressanten Thema der wissentlichen Falschmeldung werden wir übrigens demnächst einen eigenen Podcast online stellen.)
Personen, die fälschlicherweise eines Fehlverhaltens beschuldigt werden, können leider große Nachteile in ihrem beruflichen und privaten Leben erleiden. Man denke etwa an eine ungerechtfertigte Kündigung. So etwas muss mit aller Kraft vermieden werden. Großen Schaden nähme ansonsten übrigens nicht nur die beschuldigte Person, sondern darüber hinaus das ganze System zur Hinweisabgabe. Es wäre in dem Unternehmen oder der Dienststelle, in der sich die Benachteiligung einer unschuldigen Person ereignet hat, für lange Zeit diskreditiert.
Bevor wir uns dem HinSchG zuwenden, sollten wir einmal in den Artikel 20 des Grundgesetzes schauen. Nach einhelliger Auffassung ist die Unschuldsvermutung eine zwingende Folge des dort thematisierten Rechtsstaatsprinzips. In Art. 6 der Europäischen Menschenrechtskonvention (EMRK) ist die Unschuldsvermutung sogar ausdrücklich festgeschrieben:
„Jede Person, die einer Straftat angeklagt ist, gilt bis zum gesetzlichen Beweis ihrer Schuld als unschuldig.“
Und wer als unschuldig gilt, muss selbstverständlich so lange bestmöglich geschützt werden, bis das Gegenteil bewiesen ist.
Nun aber zum HinSchG: hier geht es im § 8 um das Vertraulichkeitsgebot. Dort heißt es explizit, dass die Meldestellen die Vertraulichkeit der Identität der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, zu wahren haben.
Ausnahmen finden sich in § 9: die Identität der beschuldigten Person darf an die jeweils zuständige Stelle weitergegeben werden
Neben der Vertraulichkeit beinhaltet das HinSchG mit dem § 37 einen weiteren Schutzmechanismus: die hinweisgebende Person muss Schadensersatz leisten, wenn sie vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Informationen verbreitet hat. Und der Schaden, der z.B. durch eine ungerechtfertigte Kündigung entsteht, kann eine beträchtliche Größenordnung erreichen, so dass es sich die hinweisgebende Person genau überlegen sollte, ob sie wissentlich jemanden falsch beschuldigt.
Die bisher erwähnten Sachverhalte sind auch wichtige Elemente für den Beschuldigten-Schutz in der Praxis.
Die Identität einer beschuldigten Person darf nur – und das auch nur wenn unabdingbar – zu Ermittlungszwecken preisgegeben werden. Zu denken ist hier beispielsweise an die Einvernahme eines Zeugen, die ohne vorherige Namensnennung nicht praktikabel möglich wäre. In diesem Fall ist es dann wichtig, die befragten Zeugen selbst zur Vertraulichkeit zu verpflichten, um den Kreis der informierten Personen so klein wie möglich zu halten.
Auch muss entschieden werden, wann genau man die beschuldigte Person selbst über die Meldung informiert. Dies darf nicht zu früh sein, da sonst Beweismittel vernichtet werden könnten oder die Person ohne bereits durchgeführte Stichhaltigkeitsprüfung vielleicht unnötig einer auch psychologisch sehr schwierigen Situation ausgesetzt würde. Auch letzteres fällt unter den Schutz beschuldigter Personen.
Abschließend ist folgendes von großer Bedeutung: Sollte trotz aller Vorsicht der Fall eingetreten sein, dass eine Person zu Unrecht beschuldigt worden ist und dies im Unternehmen oder der Dienststelle bekannt geworden sein, ist eine vollständige Rehabilitierung unabdingbar. Dies sollte durch eine interne Kommunikationsmaßnahme erfolgen, die mit der betroffenen Person abgestimmt worden ist.
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Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Grundsätzlich besteht ein Unterschied zwischen einer internen und einer externen Meldestelle. Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) selbst sieht für den Whistleblower eine Wahlfreiheit vor. Der Whistleblower kann sich demnach aussuchen, ob er sich mit seiner Meldung an eine interne Meldestelle wendet, die in einem Unternehmen oder in einer Dienststelle verankert ist, oder ob er sich an eine externe Meldestelle auf Bundes- oder auf Länderebene richtet. Laut Gesetz sollen Beschäftigungsgeber und Dienststellen Anreize schaffen, dass sich hinweisgebende Personen zunächst an die interne Meldestelle richten. Die Möglichkeit einer externen Meldung darf hierdurch aber nicht beschränkt oder erschwert werden.
Es liegt ja auch im Interesse eines Unternehmens oder einer Dienststelle, dass sich ein Whistleblower zunächst einmal an die interne Meldestelle wendet, denn eine externe Meldestelle wird in der Regel von einer staatlichen Aufsichtsbehörde geführt. Daher ist es insbesondere für Unternehmen und Dienststellen wichtig, dass die internen Hinweisgebersysteme bekannt sind und die Meldungen, die eingehen auch ernst genommen werden.
Hinzu kommt, dass die vom Unternehmen oder von einer Dienststelle betriebene interne Meldestelle in der Regel näher am Thema der Meldung ist, da es oft um betriebliche oder dienstliche Belange geht. Die interne Meldestelle kann somit oftmals schneller Aufklärung betreiben und die erforderlichen Maßnahmen ergreifen.
In diesem Zusammenhang gibt es auch noch eine rechtliche Komponente, die man bedenken sollte. Eine interne Meldestelle wird niemals verpflichtet sein einen Hinweis zu Fehlverhalten an eine staatliche Aufsichtsbehörde weiterzugeben und damit eine Strafverfolgung gegen sich selbst einzuleiten. Dies ist vom Nemo-tenetur-Grundsatz erfasst, was bedeutet, dass ein Unternehmen sich niemals selbst belasten muss. Wenn ein Hinweis allerdings bei einer externen Meldestelle eingeht, wird die staatliche Aufsichtsbehörde möglicherweise ein Ermittlungsverfahren oder eine sonstige Verfolgungsmaßnahmen einleiten. Insofern liegt es besonders im Interesse des Unternehmens, dass Hinweise zunächst an die interne Meldestelle gehen.
Das Unternehmen muss die interne Meldestelle nicht selbst organisieren. Der Referentenentwurf sieht explizit die Möglichkeit vor, dass ein Unternehmen einen externen Dienstleister mit der Organisation einer internen Meldestelle beauftragt.
In § 8 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) finden sich einige Ausführungen zum Thema Vertraulichkeit. Vertraulichkeit stellt im Hinblick auf die Abgabe und den Umgang von Hinweisen ein ganz wichtiges Thema dar, ja sie ist oft die Voraussetzung dafür, dass Hinweise überhaupt abgegeben werden. Im Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) wird die Identität von drei Personenkreisen explizit geschützt: die der hinweisgebenden Personen, die der Personen, die Gegenstand der Meldung sind und die der sonstigen Personen, die in der Meldung genannt sind.
Es gibt jedoch auch Ausnahmen vom Grundsatz der Vertraulichkeit. Der Schutz des Whistleblowers entfällt selbstverständlich, wenn die Person vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße gemeldet hat. Dabei handelt es sich selbst um einen Compliance-Verstoß. Weiter dürfen Informationen über die Identität der hinweisgebenden Person auf Verlangen von Strafverfolgungsbehörden, aufgrund einer Anordnung in einem Verwaltungsverfahren oder einer gerichtlichen Entscheidung weitergegeben werden. Sobald die Weitergabe der Identität für Folgemaßnahme erforderlich ist, darf diese nur erfolgen, wenn die hinweisgebende Person zuvor in die Weitergabe eingewilligt hat. Im Übrigen muss die Meldestelle die hinweisgebende Person vorab über die Weitergabe informieren, es sei denn, dass hierdurch weitere Ermittlungen gefährdet würden.
Auch im Hinblick auf die Identität der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, macht das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) Ausnahmen des Vertraulichkeitsgebots. Die Identität darf weitergegeben werden, wenn dies im Rahmen interner Untersuchung zur Sachverhaltsaufklärung erforderlich ist. Ebenso darf die Identität auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden und auf Grund einer Anordnung in einem Verwaltungsverfahren oder einer gerichtlichen Entscheidung weitergegeben werden
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) geht an einigen Stellen auch auf das Thema Datenschutz und die Verarbeitung personenbezogener Daten ein. Meldungen beinhalten selbstverständlich oft personenbezogene Daten. Der Referentenentwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) regelt, dass Meldestellen zur Erfüllung ihrer Aufgaben personenbezogene Daten verarbeiten dürfen.
In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage, wie eingegangene Meldungen, dokumentiert werden. Die Formerfordernisse hierzu werden vom Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ausdrücklich geregelt. Meldungen müssen in dauerhaft abrufbarer Weise dokumentiert werden. Dies kann durch eine Tonaufzeichnung, durch einen Vermerk oder durch ein Protokoll erfolgen. Weiter ist der hinweisgebenden Person Gelegenheit zu geben die Dokumentation zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und unterschriftlich zu bestätigen. Sobald das Verfahren abgeschlossen ist, ist die Dokumentation zu löschen.
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes, Spotify, Youtube oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar. Wir freuen uns auch über konkretes Feedback zu dem Thema oder unserem Podcast (eMail: podcast@hinweisgebersystem24.de)
Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
