Erlangt eine Person Kenntnis von einem Missstand im Unternehmen, ist diese nicht selten ratlos, an welche Stelle sie sich wenden kann, um den Hinweis abzugeben. Abhilfe sollen Hinweisgebersysteme schaffen, durch die es Hinweisgebern – dies sind meist Mitarbeiter, Geschäftspartner oder Lieferanten – ermöglicht wird, Hinweise über beobachtete Missstände oder Regelverstöße zu melden.
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Ist ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin im Unternehmen oder der Dienststelle auf Fehlverhalten aufmerksam geworden, stellt sich die Frage, ob – und wenn ja – wie dies gemeldet werden soll. Das ist ja für die allermeisten Personen kein täglicher Vorgang, in dem meisten Fällen kommen Unsicherheit und Nervosität ins Spiel. Das vom Unternehmen oder der Dienststelle eingerichtete Hinweisgebersystem dient dann als vertraulicher Kommunikationskanal, um das Melden von möglichen Straftaten oder Ethikverstößen zu gewährleisten. Somit fördert es Fehlverhalten frühzeitig zu erkennen und entgegenwirkende Maßnahmen zu ergreifen, bevor es zu negativen Konsequenzen kommt.
Wird also ein Missstand entdeckt, kann sich der Hinweisgeber an das Hinweisgebersystem wenden. Dabei sollte er bzw. sie sich überlegen, auf welche Art und Weise der Hinweis übermittelt werden soll. Hierfür stehen unterschiedliche Meldekanäle bereit. Der Hinweis kann mündlich, also persönlich, sowie telefonisch, postalisch oder digital abgegeben werden. Die digitale Abgabe ist durch einen von der Organisation im Intranet oder Internet eingerichteten Meldekanal möglich.
Unabhängig vom gewählten Meldekanal (Ausnahme: persönliche Hinweisabgabe) muss der Hinweisgeber die Entscheidung treffen, ob er anonym bleiben möchte oder nicht.
Auch muss das Unternehmen oder die Dienststelle im Vorfeld festlegen, wer der Empfänger der eingehenden Hinweise ist. Das im Referentenentwurf vorliegende neue Hinweisgeberschutzgesetz sieht hierfür die Bezeichnung „Interne Meldestelle“ vor. Diese kann vom Unternehmen selbst betrieben werden oder von einem erfahrenen externen Dienstleister übernommen werden. Allerdings kann der Hinweis auch an eine der staatlichen externen Meldestellen abgegeben werden. Die meisten Unternehmen und Dienststellen werden jedoch großes Interesse daran haben, dass die Hinweise bei der internen Meldestelle und nicht bei der staatlichen externen Meldestelle eingehen. Daher muss die Möglichkeit der Hinweisabgabe innerhalb des Unternehmens professionell kommuniziert werden.
Wird die interne Meldestelle selbst betrieben, muss das Unternehmen oder die Dienststelle sicherstellen, dass nur Personen mit der Aufgabe betraut werden, die ein entsprechendes Qualifikationsprofil ausweisen.
Nachdem der Hinweis bei der internen Meldestelle eingegangen ist, werden die im Hinweis enthaltenen Informationen dort auf Plausibilität und Stichhaltigkeit überprüft. Der gesamte Prozess der Hinweisbearbeitung erfolgt unter Einhaltung größtmöglicher Vertraulichkeit. Da Hinweise auch falsch sein können, gilt für beschuldigte Personen die Unschuldsvermutung, bis der Verstoß tatsächlich nachgewiesen ist.
Besonders wichtig ist es, dass aus den Untersuchungsergebnissen Maßnahmen abgeleitet werden und implementiert werden, so dass ein gleich oder ähnlich gelagertes Fehlverhalten künftig möglichst nicht wieder vorkommen kann.
Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
