Whistleblowing – Best Practice-Tipps für hinweisgebende Personen

In diesem Blogbeitrag geben wir potenziellen hinweisgebenden Personen wichtige Empfehlungen aus der Praxis für die Abgabe einer Meldung. Normalerweise haben Hinweisgeber ja keine Erfahrungen mit diesem Vorgang und leicht können schwerwiegende Fehler gemacht werden, die sich mit Hilfe dieser Tipps vermeiden lassen.

 Was ist VOR der Meldung zu beachten?

• Informieren Sie sich, ob Sie mit Ihrer Meldung in den sachlichen Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fallen. Meldungen über Verstöße, die strafbewehrt sind, fallen in jedem Fall in den sachlichen Anwendungsbereich. Bei Unsicherheiten: Nehmen Sie Rücksprache mit Rechtsexperten.
• Überlegen Sie sich, ob Sie die Meldung anonym abgeben wollen. Vorzugswürdig ist eine nicht-anonyme Meldung, da Rückfragemöglichkeiten die Aufklärungsquote erhöhen. Wenn Ihnen aber – aus welchen Gründen auch immer – eine nicht-anonyme Meldung zu unsicher erscheint, dann melden Sie nach bestem Wissen und Gewissen anonym.

Was ist BEI der Meldung zu beachten?

• Möglichst präzise Beschreibung des Sachverhalts. Orientieren Sie sich an den W-Fragen (Wer, Was, Wann, Wo, Wie, Warum).
• Stellen Sie die Unterlagen, die Sie zum Sachverhalt haben, dem Unternehmen zur Verfügung.
• Sofern Sie Kenntnis von Beweisen haben, geben Sie diese bekannt.
• Beachten Sie bei anonymer Meldung, dass Unterlagen oder Beweise, die Sie in elektronischer Form zur Verfügung stellen, Metadaten enthalten können, die Rückschlüsse auf Ihre Person ermöglichen.
• Setzten Sie keine Gerüchte in die Welt!
• Bleiben Sie immer bei der Wahrheit. Eine bewusst falsche Meldung ist strafbar. Selbstverständlich können Sie bei einer bewussten Falschmeldung auch keinen Hinweisgeberschutz in Anspruch nehmen. 

 WO kann die Meldung abgegeben werden?

• Voraussichtlich noch in diesem Jahr müssen Unternehmen und Dienststellen mit mehr als 249 Beschäftigten eine interne Meldestelle einrichten, Organisationen mit über 50 Beschäftigten ab dem 17.12.2023.
• normalerweise sollte auf der Website der Organisation ersichtlich sein, wo genau und wie Hinweise auf Fehlverhalten abgegeben werden können
• Melden Sie bevorzugt an die interne Meldestelle. Nur wenn Ihnen das – aus welchen Gründen auch immer – nicht opportun erscheint, melden sie an eine externe Meldestelle.
• Die interne Meldestelle hält für Beschäftigte klare und leicht zugängliche Informationen über externe Meldeverfahren bereit.
• Wichtig: wenn Sie eine Information offenlegen, diese also an die Presse geben oder über Social-Media-Kanäle veröffentlichen, haben Sie nur dann Hinweisgeberschutz, wenn Sie diese Information vorher an eine externe Meldestelle gegeben haben und diese ihren Aufgaben nicht nachgekommen ist.

Was ist NACH der Meldung zu beachten? 

• Sie sollten vom Unternehmen bzw. der Dienststelle eine Eingangsbestätigung und nach 3 Monaten eine Rückmeldung über Folgemaßnahmen erhalten. Geben Sie nicht auf, wenn dem Hinweis nicht nachgegangen wird. Wenden Sie sich dann ggfs. an eine externe Meldestelle und geben Sie die Meldung dort erneut ab.
• Vermeiden Sie unbeabsichtigte „Leaks“ – insbesondere, wenn Sie anonym bleiben wollen! Berichten Sie nicht sofort an Dritte (auch nicht an den Familien- und Freundeskreis).

Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes, Spotify, YouTube oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.