Whistleblowing – Best Practice-Tipps für Unternehmen und Dienststellen

Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen und Dienststellen haben oft nur eingeschränkte Erfahrungen mit den Themen interne Meldestelle, Hinweisgebersystem und Hinweisabgabe. Leicht können daher schwerwiegende Fehler gemacht werden, die sich mit Hilfe der nachfolgenden Tipps vermeiden lassen.

Schaffen Sie die richtigen Voraussetzungen 

• Informationen zur internen Meldestelle und zum Hinweisgebersystem sollten für Beschäftigte leicht zugänglich sein. Kommunizieren Sie aktiv die Einrichtung ihres internen Meldeweges.
• So vermeiden Sie, dass mangels Kenntnis der internen Meldewege die Hinweise an eine externe Meldestelle oder gar an die Öffentlichkeit getragen werden.
• Sorgen Sie dafür, dass die Verantwortung für die interne Meldestelle bei geeigneten und im Einklang mit dem Hinweisgeberschutzgesetz geschulten Personen angesiedelt ist.
• Falls Sie keine Ressourcen mit nötiger Fachkunde für den Betrieb einer internen Meldestelle haben, beauftragen Sie einen externen Dienstleister.
• Setzen Sie sich vor der Einführung des Hinweisgebersystems frühzeitig mit dem Betriebsrat in Verbindung.
• Last but not least: Schaffen Sie eine Unternehmenskultur, in der hinweisgebende Personen wertgeschätzt werden. Diese helfen, Fehlverhalten aufzuzeigen und so Schaden vom Unternehmen oder von der Dienststelle abzuwenden. Erreicht werden kann dies durch entsprechende firmeninterne und externe Kommunikation des Top-Managements.

Was ist BEI der Bearbeitung einer eingegangenen Meldung zu beachten

• Bestätigen Sie der hinweisgebenden Person spätestens nach 7 Tagen den Eingang der Meldung.
• Dokumentieren Sie wie gesetzlich vorgeschrieben den Hinweis durch eine Tonaufzeichnungen, einen Vermerk oder ein Protokoll.
• Prüfen Sie die Stichhaltigkeit eingehender Meldungen.
• Nur wenn Sie sicher sind, dass die Meldung falsch oder nicht relevant ist, verzichten Sie auf weitere Maßnahmen.
• Halten Sie, soweit möglich, mit der hinweisgebenden Person Kontakt. So können evtl. weitere Informationen eingeholt werden.
• Falls erforderlich, stellen Sie oder ein von Ihnen beauftragter externer Dienstleister Ermittlungen zur Aufklärung des Sachverhalts an.
• Ergreifen Sie geeignete Folgemaßnahmen, um zu verhindern, dass gleiches oder ähnlich gelagertes Fehlverhalten künftig wieder auftreten kann.

Was ist NACH Bearbeitung einer Meldung zu beachten

• Geben Sie spätestens 3 Monate nach Eingang der Meldung eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person über ergriffenen Folgemaßnahmen.
• Löschen Sie spätestens drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens die Dokumentation des Falles.
• Schützen Sie Betroffene. Die weit überwiegende Anzahl der Meldungen wird in gutem Glauben abgegeben, aber eben nicht alle.
• Schützen Sie die hinweisgebende Person und verzichten Sie auf jedwede Repressalien. Sie schaden der Unternehmenskultur und sie sind gesetzlich zum Schadensersatz sowie zur Zahlung eines Bußgeldes verpflichtet.

Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes, Spotify, YouTube oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.