Whistleblowing im Konzern: Eine zentrale Stelle ist zu wenig!

Im Juni gab die EU-Kommission zwei Stellungnahme ab, in denen es heißt, dass ein rein zentrales Hinweisgebersystem im Konzern nicht ausreicht. Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeiter sind daher verpflichtet ein eigenes dezentrales Hinweisgebersystem einzurichten. Was das für die Unternehmen zur Folge hat und welche Umstrukturierungen auf sie zukommen werden, wird in einem Blogbeitrag der Kanzlei CMS von Partner Florian Block und Associate Pia Kremer erläutert.

Quelle: Florian Beck/ Pia Kremer: „Whistleblowing im Konzern: Eine zentrale Stelle ist zu wenig!“ auf: https://www.cmshs-bloggt.de/compliance/whistleblowing-im-konzern-eine-zentrale-stelle-ist-zu-wenig/ (abgerufen am 16. September 2021)

Die EU-Kommission äußert sich zu Hinweisgebersystemen in Konzernen. Ein zentrales Meldesystem wird künftig vielfach nicht mehr ausreichen.

Erstmalig seit Verabschiedung der EU-Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden (Richtlinie (EU) 2019/1937), hat sich die EU-Kommission (Kommission) in zwei kürzlich bekannt gewordenen Stellungnahmen (am 2. Juni und am 29. Juni 2021) zu Wort gemeldet und Auslegungshinweise zur Umsetzung der Hinweisgeberrichtlinie gegeben. Den Stellungnahmen waren Anfragen verschiedener Großkonzerne vorausgegangen.

Die von der Kommission nun vorgegebenen Anforderungen dürften sich in der Praxis vielfach nur mit erheblichem Aufwand umsetzen lassen – vor allem in Unternehmen mit größeren Tochtergesellschaften.

Klare Absage an rein zentrale Hinweisgebersysteme im Konzern

Gerade in weltweit tätigen Großunternehmen sind Hinweisgebersysteme schon heute vergleichsweise verbreitet. Dabei ist es gängige Praxis, dass eine zentrale oder mehrere regionale Meldestellen eingerichtet werden, die Hinweise auf mögliche Compliance-Verstöße entgegennehmen. Häufig werden diese Meldungen durch eine zentrale Stelle – nicht selten die Compliance-Abteilung – bearbeitet und etwaige Aufklärungsmaßnahmen von dort koordiniert.

Die Gründe hierfür liegen auf der Hand: Die zentrale Bearbeitung führt zu Erfahrungs- und Effizienzgewinnen, die regelmäßig knappen personellen Ressourcen werden geschont und die Compliance-Abteilung erhält einen Überblick über mögliche Gesetzesverstöße im gesamten Konzern oder Schwachstellen in der Compliance-Organisation.

Diese Art der Organisation des Whistleblowings dürfte jedoch künftig nicht mehr ausreichen. Denn ein zentral organisiertes, konzernweites Hinweisgebersystem soll nach Auffassung der Kommission den Anforderungen der Hinweisgeberrichtlinie nicht genügen. Die Kommission findet deutliche Worte in Bezug auf Hinweisgebersysteme, bei denen sowohl Melde- als auch Untersuchungsstelle bei einer zentralen Einheit im Konzern angesiedelt sind. Ein solches System sei „contra legem″ – jede Gesellschaft, die mehr als 50 Mitarbeiter beschäftige, sei nach Art. 8 Abs. 3 der Hinweisgeberrichtlinie verpflichtet, ein eigenes Hinweisgebersystem einzurichten. Dies gelte für eigenständige Gesellschaften ebenso wie für Konzerngesellschaften und unabhängig davon, ob bereits ein konzernweites Hinweisgebersystem bestehe. Die Hinweisgeberrichtlinie lasse hier keinen Raum für Interpretationen.

Immerhin stellt die Kommission klar, dass ein bereits bestehendes zentrales Hinweisgebersystem selbstverständlich weiterhin parallel betrieben werden kann. Es sei dann die Entscheidung des Hinweisgebers, ob er sich an die dezentrale Stelle in „seiner″ eigenen Tochtergesellschaft oder an das zentrale System wenden wolle. Durch eine gezielte Informationspolitik könne das Unternehmen versuchen, die Akzeptanz des bestehenden zentralen Systems zu stärken und somit darauf hinwirken, dass dieses System bevorzugt genutzt werde. Notwendig sei aber in jedem Fall, dass dem Hinweisgeber neben dem zentralen auch ein dezentrales Hinweisgebersystem offen stehe.

Erleichterungen für mittelgroße (Tochter-) Gesellschaften

Die Kommission zeigt immerhin auf, dass auch im Konzernverbund für mittelgroße (Tochter-)Gesellschaften mit 50 bis 249 Mitarbeitern gewisse Erleichterungen gelten sollen.

So sieht Art. 8 Abs. 6 der Hinweisgeberrichtlinie vor, dass sich mittelgroße Gesellschaften zum Betrieb eines gemeinsamen Hinweisgebersystems zusammentun und Kapazitäten sowohl für die Entgegennahme von Meldungen als auch für anschließende Untersuchungsmaßnahmen teilen können; dies soll auch für konzernangehörige Gesellschaften gelten. Jedenfalls für Tochtergesellschaften mit weniger als 250 Mitarbeitern steht daher die Möglichkeit offen, ein regionales Hinweisgebersystem aufzubauen, bei welcher eine (Tochter-)Gesellschaft für mehrere Gesellschaften als Melde- und Untersuchungsstelle fungiert.

Die Kommission legt Art. 8 Abs. 6 der Hinweisgeberrichtlinie außerdem dergestalt aus, dass mittelgroße (Tochter-)Gesellschaften unter bestimmten Bedingungen auch auf die zentrale Untersuchungsstelle des Konzerns zurückgreifen können und keine eigene Untersuchung durchführen müssen. Voraussetzung hierfür soll jedoch sein, dass diese Tochtergesellschaften gleichwohl eigene Meldekanäle anbieten, den Hinweisgeber über die Abgabe der Untersuchung an die zentrale Stelle informieren, dieser damit einverstanden ist und dass Folgemaßnahmen und Rückfragen gegenüber dem Hinweisgeber ausschließlich auf Ebene der Tochtergesellschaft erfolgen. Verweigert der Hinweisgeber sein Einverständnis mit der Abgabe der Untersuchung, so muss die Meldung auf Ebene der Tochtergesellschaft untersucht werden. Die Kommission stellt jedoch klar, dass in diesem Fall zumindest das Ergebnis der Untersuchung konzernintern mitgeteilt werden darf.

Große Konzerntöchter müssen eigenes Hinweisgebersystem einrichten

Für große (Tochter-)Gesellschaften mit mehr als 250 Mitarbeitern sollen die vorgenannten Erleichterungen hingegen nicht gelten. Diese Gesellschaften müssen daher zwingend eigene Melde- und Untersuchungsstellen einrichten, die eingehende Hinweise unabhängig vom und außerhalb des zentralen Hinweisgebersystems bearbeiten können. Eine Ressourcenteilung soll bei diesen Gesellschaften ausdrücklich nicht möglich sein.

Untersuchung gesellschaftsübergreifender Hinweise

Für den Fall, dass eine Meldung auf einen gesellschaftsübergreifenden Verstoß hinweist, der eine Untersuchung auf Konzernebene erforderlich macht, hat die Kommission eine ganz eigene Lösung parat: Die weitere Bearbeitung und Aufklärung des Hinweises soll durch eine andere Stelle im Konzern – z.B. die zentrale Compliance-Abteilung – erfolgen dürfen.

Dies soll allerdings nur dann gelten, wenn der Hinweisgeber zuvor über die geplante Weiterleitung der Meldung informiert wurde und sein Einverständnis zur Abgabe erteilt. Ist der Hinweisgeber mit der Abgabe der Untersuchung hingegen nicht einverstanden, soll er seine Meldung „zurücknehmen″ und eine externe Meldung bei der zuständigen Behörde abgeben können.

Wie das Unternehmen mit der zurückgenommenen Meldung umzugehen hat, wird von der Kommission nicht weiter thematisiert. Dabei wirft diese Regelung gewichtige Fragen auf. Darf das Unternehmen trotz Rücknahme der Meldung intern ermitteln und muss es das nicht sogar? Die Hinweisgeberrichtlinie sowie die Stellungnahmen der Kommission schweigen hierzu.

Zentral, dezentral oder regional? Einmal alles, bitte!

Die Stellungnahmen der Kommission dürften viele Großunternehmen etwas ratlos zurücklassen. Klar ist, dass es für Konzerne mit Blick auf ihre in der EU ansässigen Tochtergesellschaften nicht mehr ausreichend sein wird, ausschließlich ein zentral organisiertes Hinweisgebersystem zu betreiben, sofern diese mehr als 50 Mitarbeiter beschäftigen.

Zwar mögen die erwähnten Erleichterungen für mittelgroße Tochtergesellschaften mit bis zu 249 Mitarbeitern die Situation für manche Unternehmen etwas entschärfen. Nichtsdestotrotz bedeutet die Positionierung der EU-Kommission für Unternehmen mit Konzernstrukturen einen erheblichen Mehraufwand bei der Neuorganisation ihrer Hinweisgebersysteme. Vielfach wird es erforderlich sein, Doppelstrukturen zu schaffen und zusätzliche personelle Ressourcen aufzubauen, um Meldungen nicht nur zentral oder regional, sondern auf Wunsch des Hinweisgebers auch dezentral in der jeweiligen Tochtergesellschaft entgegenzunehmen und bearbeiten zu können.

Es entsteht der Eindruck, als ob die Sichtweise der Kommission die Wirklichkeit in vielen Konzernen ausblendet. Insbesondere für Unternehmen mit gesellschaftsübergreifenden Matrixstrukturen sind diese neuen Vorgaben absolut unpraktikabel. Ob hierdurch die berechtigten Interessen der Hinweisgeber wirklich besser geschützt werden, ist fraglich.

Es bleibt abzuwarten, inwieweit die Auffassung der Kommission in den noch ausstehenden nationalen Umsetzungsgesetzen zur Hinweisgeberrichtlinie Niederschlag finden wird und welche konkreten Risiken für Unternehmen im Fall einer abweichenden Gestaltung ihrer Hinweisgebersysteme bestehen. Eine Ausgestaltung, die nicht im Einklang mit den Vorgaben der Hinweisgeberrichtlinie steht, kann sich aber negativ auf die Reputation des Unternehmens auswirken und birgt zudem das Risiko, dass sich Hinweisgeber sogleich an die externe (staatlich betriebene) Meldestelle wenden, was sicherlich nicht im Unternehmensinteresse liegt.

Fazit: Unternehmen, die ein den Anforderungen der Hinweisgeberrichtlinie entsprechendes Hinweisgebersystem mit den Vorzügen einer zentralen oder regionalen Lösung kombinieren möchten, werden daher ihr bestehendes System ergänzen und die verschiedenen Gestaltungsmöglichkeiten miteinander kombinieren müssen – einmal alles, bitte!