Der Bundestag hat am 16.12.2022 in 2. und 3. Lesung das Hinweisgeberschutzgesetz verabschiedet.
Die wichtigste beschlossene Änderung gegenüber dem bisherigen Entwurf bezieht sich auf den Umgang mit anonymen Meldungen. Der Regierungsentwurf hatte vorgesehen, dass sich die in Unternehmen beziehungsweise öffentlichen Stellen einzurichtenden internen Meldestelle sowie die einzurichtenden externen Meldestellen mit anonymen Meldungen hätten beschäftigen sollen. Nun wurde durch den Bundestag beschlossen, dass sich die Meldestellen damit beschäftigen müssen. Dafür sollen die Meldestellen entsprechende Vorkehrungen treffen, um auch eine anonyme Kommunikation zwischen Hinweisgebenden und Meldestellen zu ermöglichen.
Dafür sind ab dem Januar 2025 Meldekanäle vorzuhalten, welche die anonyme Kontaktaufnahme und die für die hinweisgebende Person anonyme Kommunikation zwischen hinweisgebender Person und interner Meldestelle ermöglichen. Dies kann etwa durch technische Vorrichtungen oder die Einschaltung einer Ombudsperson gewährleistet werden.
Die Full-Service-Lösung der Hinweisgebersystem24 GmbH ist bereits jetzt mit allen heute und künftig geltenden gesetzlichen Anforderungen kompatibel.
Drei Monate nach der Verkündigung, die voraussichtlich im ersten Quartal 2023 erfolgen wird, wird das Gesetz im zweiten Quartal 2023 in Kraft treten.
Eine Zusammenfassung des Inhalts des Hinweisgeberschutzgesetzes findet sich hier.
Das neue Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) sieht die Einrichtung eines Beschwerdeverfahrens vor, das Hinweisgeberschutzgesetz die Einrichtung eines Meldekanals. Kann man mit einer Lösung beiden Anforderungen genügen?
Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz erfordert ab 2023 für Unternehmen mit mehr als 3000 im Inland Beschäftigten laut §8 die Einrichtung eines Beschwerdeverfahrens. Ab 2024 gilt dies auch für Unterhemen mit mehr als 1000 Beschäftigten. Wörtlich heißt es im Gesetz:
Das Beschwerdeverfahren ermöglicht Personen, auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten hinzuweisen, die durch das wirtschaftliche Handeln eines Unternehmens im eigenen Geschäftsbereich oder eines unmittelbaren Zulieferers entstanden sind. Der Eingang des Hinweises ist den Hinweisgebern zu bestätigen. Die von dem Unternehmen mit der Durchführung des Verfahrens betrauten Personen haben den Sachverhalt mit den Hinweisgebern zu erörtern. Sie können ein Verfahren der einvernehmlichen Beilegung anbieten.
Alternativ können sich die Unternehmen an einem externen Beschwerdeverfahren beteiligen. Dies muss – wie auch das interne Beschwerdeverfahren – den nachfolgenden Kriterien genügen:
Spätestens 2023 wird auch das neue Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft treten, das von Unternehmen mit mehr als 249 Beschäftigten die Einrichtung einer internen Meldestelle erfordert.
Ab 2023 müssen Unternehmen mit mehr als 3000 Beschäftigten also sowohl ein Beschwerdeverfahren im Einklang mit dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz einführen als auch eine interne Meldestelle laut Hinweisgeberschutzgesetz.
Ganz praktisch stellt sich somit die Frage, ob man zwei separate Verfahren bzw. Systeme einrichten muss, oder ob bei intelligenter Gestaltung nicht ein Verfahren ausreicht. Und genau das ist in der Tat der Fall.
Die einfachste Lösung sieht wie folgt aus: ist der interne Meldekanal der internen Meldestelle webbasiert (also nicht nur telefonisch), muss in der Eingabemaske der Meldung im Allgemeinen angegeben werden, welchem Risikofeld die Meldung zuzuordnen ist, also z.B. Korruption oder Interessenkonflikte. Hier kann nun problemlos ein neues Risikofeld hinzugefügt werden: Verstoß gegen das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz. Derartige Hinweise können dann einfach über den bestehenden Meldekanal der internen Meldestelle abgegeben werden.
Die Kategorisierung nach Risikofeldern ermöglicht es, schnell einen Überblick über alle Hinweise über Verstöße gegen das LkSG zu filtern. Diese Auswertung ist dann die Grundlage für den laut §10 LkSG jährlich zu erstellenden Bericht.
Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass bei intelligenter Ausgestaltung der laut Hinweisgeberschutzgesetz erforderliche Meldekanal der internen Meldestelle für das Beschwerdeverfahren laut LkSG mit genutzt werden kann.
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Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Hinweisgebersysteme dienen der Meldung von Fehlverhalten. Aber welche Arten von Fehlverhalten gibt es eigentlich? Zur Beantwortung dieser Frage ist es hilfreich zunächst zwei Unterscheidungen einzuführen. Anschließend werden die resultierenden Kategorien anhand von Beispielen näher erläutert.
Die erste Unterscheidung zielt darauf ab, ob das Unternehmen oder die Dienststelle vom Fehlverhalten (vermeintlich) profitiert oder ob eine Schädigung vorliegt. Im ersten Fall spricht man von „Corporate Misconduct“, im zweiten von „Fraud“.
Die zweite Unterscheidung verdeutlicht, ob das Fehlverhalten so in jedem Unternehmen vorkommen kann oder aufgrund seiner Spezifika nur in bestimmten Branchen.
Aus diesen beiden Unterscheidungen resultieren vier Kategorien, die nachfolgend anhand von Beispielen näher erläutert werden.
a) Beispiel Korruption: der Vertrieb besticht mit Wissen der Geschäftsführung einen Kunden, um einen wichtigen Auftrag zu erhalten
b) Beispiel Kartell: es werden Preis- oder Gebietsabsprachen getroffen, um den Wettbewerbsdruck zu mildern
c) Beispiel Kapitalmarkt: im Rahmen der Finanzberichterstattung publiziert das Unternehmen geschönte Zahlen
d) Beispiel Lebensmittelsicherheit: um Kosten zu sparen unterlässt ein Unternehmen aus dem Lebensmittelsektor vorgeschriebene Qualitätskontrollen
e) Beispiel Umweltschutz: ein Unternehmen der Chemiebranche entsorgt belastete Flüssigkeiten unvorschriftsmäßig in ein Gewässer
f) Beispiel Arbeitsplatzsicherheit: in der Baubranche wird eine Baustelle nur unzureichend gesichert
g) Beispiel Produktsicherheit: ein Automobilhersteller verzichtet aus Kostengründen auf eine eigentlich erforderliche Rückrufaktion zum Austausch sicherheitsrelevanter defekter Teile (vgl. hierzu das Vorgehen von Hyundai)
h) Beispiel überhöhte Abrechnungen: ein Beratungsunternehmen stellt dem Kunden mehr Stunden in Rechnung als wirklich angefallen sind
i) Beispiel Diebstahl: ein Mitarbeiter eines Kaufhauses stiehlt Waren
j) Beispiel unzulässige Nutzung von Firmeneigentum: eine Mitarbeiterin nutzt den Dienstwagen ohne Genehmigung für private Zwecke
k) Beispiel Provisionsbetrug: ein Vertriebsmitarbeiter in der Versicherungsbranche fälscht Kundenverträge, um höhere Vertriebsprovisionen zu bekommen
l) Beispiel Missbrauch von Geldern: ein Projektleiter in der Bauwirtschaft lässt Material statt zur Baustelle zu sich nach Hause bringen, um sie dort für den eigenen Hausbau zu verwenden
Fehlverhalten kann auf jeder Hierarchieebene und in jeder Branche vorkommen. Das Unternehmen oder die Dienststelle kann Opfer oder Täter sein. Ein funktionierendes Hinweisgebersystem kann ein wichtiges Instrument sein, um Fehlverhalten frühzeitig zu entdecken und den resultierenden Schaden zu begrenzen.
Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Hinweisgebersystem: Auch gegen ein Mitglied des Top-Management des Unternehmens oder der Dienststelle kann ein Vorwurf bei der internen Meldestelle eingehen. Was sollte dann getan werden?
Fehlverhalten kommt auf jeder Hierarchieebene vor. Daher gehen auch gegen Mitglieder des Top-Managements Hinweise bei einem Hinweisgebersystem ein. Somit muss sichergestellt werden, dass trotz der hierarchisch herausgehobenen Position des bzw. der Beschuldigten eine unabhängige und objektive Behandlung des Falles erfolgt. Erläutert werden soll dies anhand eines konkreten Beispiels.
In Ihrer Ausgabe vom 21. August 2021 thematisiert die Zeitung Die Welt den Fall des MAN-Chefs Andreas Tostmann.
Die Tageszeitung berichtet, dass vor zwei Jahren ein anonymer Hinweis bei der Compliance-Abteilung von VW, der Muttergesellschaft von MAN eingegangen sei, in dem der Manager beschuldigt worden ist, die Firmenflotte in unzulässigerweise für Flüge mit privatem Charakter genutzt zu haben. Auch seine jetzige Ehefrau sei mitgeflogen. Die interne Untersuchung des Falles erfolgte durch das zentrale Aufklärungsoffice von VW.
Tostmann, damals noch nicht MAN-Chef, habe sich danach vor dem Disziplinarausschuss von VW verantworten müssen, ein Gremium, dass sich mit Regelverstößen von Top-Managern befasst. Er habe Reue gezeigt, seinen Fehler eingesehen und eine Strafzahlung im mittleren sechsstelligen Bereich akzeptiert. Dies erfolgte im Einklang mit dem internen Bußgeldkatalog von VW, der bei Regelverstößen die Rückerstattung von Bonuszahlungen vorsieht.
Vor einem Jahr ist Tostmann dann zum MAN-Chef befördert worden.
Aus dem MAN-Fall lassen sich einige Lehren ziehen:
Hinweise gegen das Top-Management eines Unternehmens oder die Leitung einer Dienststelle sind besonders sensibel. Hier ist es von besonderer Bedeutung, dass Aufklärung und Sanktionierung unabhängig von der beschuldigten Person neutral und objektiv nach vorab festgelegten Regelungen erfolgen. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass nicht der Eindruck entsteht, dass mit zweierlei Maß gemessen wird im Sinne: „Die Kleinen fängt man und die Großen lässt man laufen“.
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Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Die formale Einrichtung einer internen Meldestelle ist nur der erste Schritt – danach ist einiges zu tun, damit sie auch Akzeptanz im Unternehmen oder der Dienststelle findet.
Damit eine interne Meldestelle ihren Aufgaben nachkommen kann, muss sie bei den Beschäftigten Akzeptanz finden. Wie kann das erreicht werden?
Eine der wichtigsten Voraussetzungen für die Akzeptanz der internen Meldestelle ist eine Unternehmenskultur, in der die Abgabe von Hinweisen auf Fehlverhalten positiv bewertet wird. Nur dann haben die Beschäftigten das Gefühl, dass ihre Hinweisabgabe geschätzt wird und dass sie keinerlei Nachteile zu befürchten haben.
Das hört sich einerseits selbstverständlich an, doch die Praxis zeigt mitunter ein anderes Bild. So mussten hinweisgebende Personen persönliche Nachteile erleiden, weil ihr Hinweis nicht als Aufruf zur Klärung und Verbesserung einer Situation verstanden wurde, sondern als Denunziation. Verfestigt sich dieser Eindruck im Unternehmen oder der Dienststelle, wird bei der internen Meldestelle mit Sicherheit kein Hinweis mehr eingehen.
Die wohl wichtigste Maßnahme zur Erreichung einer geeigneten Unternehmenskultur ist die klare Kommunikation der obersten Führungsebene, dass Hinweise auf Fehlverhalten geschätzt werden, da nur so die Fehler abgestellt und Verbesserungen erzielt werden können. Diesem „Tone from the Top“ kommt daher eine nicht zu unterschätzende Wirkung auf die Akzeptanzerhöhung der internen Meldestelle zu.
Von zentraler Bedeutung sind auch die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der internen Meldestelle. Zu Ihrem Kompetenzprofil gehören Verschwiegenheit, Durchsetzungsvermögen, Menschenkenntnis, Zuverlässigkeit, Finanz-Know-How, rechtliche Kenntnisse und Kenntnisse der Unternehmensprozesse.
Nur unter diesen Voraussetzungen werden die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der internen Meldestelle und damit die interne Meldestelle selbst Akzeptanz im Unternehmen oder der Dienststelle finden.
Auch müssen die Meldekanäle so nutzerfreundlich gestaltet sein, damit die Hinweisabgabe nicht an technischen Hürden scheitert.
Dies gilt insbesondere für die webbasierte Hinweisabgabe. Das Hinweisgebersystem muss übersichtlich gestaltet sein, es muss eine klare, gut vorstrukturierte und einfache Führung durch den Hinweisabgabeprozess hinterlegt sein und das System muss sicher sein. Unbefugte dürfen sich keinen Zugriff auf die gemeldeten Inhalte im System verschaffen können.
Letztlich hängt die Akzeptanz der internen Meldestelle auch von einer geeigneten internen Kommunikation ab. Es muss in regelmäßigen Abständen die Existenz und die Wichtigkeit der internen Meldestelle kommuniziert werden. Dies kann wie bereits erwähnt erfolgen durch Botschaften der obersten Führungsebene, aber auch durch die Kommunikation des Nutzens eingegangener Meldungen und der daraufhin eingeleiteten nachfolgenden Verbesserungsmaßnahmen.
Damit die interne Meldestelle im Unternehmen oder der Dienststelle Akzeptanz findet, müssen mehrere Voraussetzungen erfüllt sein: eine passende Unternehmenskultur, qualifizierte Beschäftigte in der internen Meldestelle, technisch optimierte Meldekanäle und eine begleitende interne Kommunikation.
Sind diese Voraussetzungen erfüllt, wird die interne Meldestelle Akzeptanz im Unternehmen oder der Dienststelle finden und nur dann kann sie ihren Aufgaben gerecht werden.
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Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Gehen im Hinweisgebersystem der internen Meldestelle Hinweise auf Fehlverhalten ein, zeigt das, dass etwas nicht in Ordnung ist im Unternehmen oder der Dienststelle. Analysiert man die Hinweise professionell, lassen sich in vielen Fällen Schwachstellen in den Prozessen identifizieren. Kann man aus Hinweisen also etwas lernen?
Vor Fehlverhalten ist kein Unternehmen und keine Dienststelle gefeit. Die Ursachen für dieses Fehlverhalten sind jedoch völlig unterschiedlich. Entsprechend unterschiedlich sind die Lehren, die aus den Hinweisen auf Fehlverhalten sowie der Ursachenanalyse gezogen werden können.
Auch wenn alle Regelungen im Unternehmen oder der Dienststelle perfekt gefasst und kommuniziert sind – was bekanntlich eher selten der Fall ist – kann es zu Fehlverhalten kommen. Das liegt dann daran, dass sich einzelne Mitarbeiter schlichtweg nicht an die vorgegebenen Regelungen halten und z.B. Geschenke oberhalb einer festgelegten Wertgrenze annehmen, Datenschutzvorschriften nicht beachten oder einem nahen Angehörigen einen Firmenauftrag geben. Letzteres ist ein klassischer Interessenkonflikt.
Beim Nicht-Einhalten gegebener Regelungen lassen sich wiederum zwei Fälle unterscheiden. Erstens kann es sein, dass der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin die entsprechende Regelung schlichtweg nicht kannte. Konsequenz wird dann eine kurzfristige Schulungsmaßnahme sein. Schwerwiegender ist jedoch der zweite Fall: Fehlverhalten trotz Kenntnis der Regelungen! Hier müssen angemessene personelle Konsequenzen gezogen werden. In leichteren Fällen wird dies eine Verwarnung oder ein Verweis sein, in schwerwiegenden Fällen kann es unabdingbar sein eine Kündigung auszusprechen.
Es kann hilfreich sein, die personellen Konsequenzen – in anonymisierter Form – im Unternehmen bzw. der Dienststelle intern zu kommunizieren. Für die Belegschaft ergibt sich hieraus ein wichtiger Lerneffekt: Fehlverhalten wird nicht toleriert und angemessen sanktioniert! Dies wirkt sich auch positiv aus auf die Bereitschaft bei der internen Meldestelle Hinweise auf Fehlverhalten abzugeben. Zeigt es doch, dass Hinweise Konsequenzen haben und nicht einfach „abgeheftet werden“.
„Gelegenheit macht Diebe“, heißt es. In diesem Sinne kann es sein, dass fehlerhafte Prozesse Fehlverhalten begünstigen. Zwei einfache Beispiele:
Rechnungsprüfung und Zahlung erfolgt nicht nach dem Vier-Augen-Prinzip. Hier wird Betrug durch bewusste Falschüberweisungen offensichtlich Tür und Tor geöffnet.
Ein zweites Beispiel: Aus dem Lager werden in einem kurzen Zeitraum in nennenswertem Umfang Druckerpatronen gestohlen. Dies kann nur erfolgen, wenn der Prozess der Lagerhaltung nicht optimiert ist.
Jeder Hinweis auf Fehlverhalten muss also daraufhin analysiert werden, ob prozessuale Schwachstellen das Fehlverhalten begünstigt haben. Sind die Schwachstellen identifiziert, müssen Maßnahmen aufgesetzt werden, die die Schwachstellen kurzfristig beseitigen. Zielsetzung muss es ja sein ähnlich gelagertes Fehlverhalten in der Zukunft zu verhindern oder zumindest deutlich zu erschweren. Wenn dies gelingt ist neben dem Schaden aus dem Fehlverhalten zumindest ein positiver Lerneffekt eingetreten.
Fehlverhalten schadet dem Unternehmen oder der Dienststelle, aber wenn es über ein Hinweisgebersystem gemeldet wird, eröffnet sich bei professioneller Ursachenanalyse und nachfolgender Maßnahmenumsetzung die Möglichkeit etwaige Prozessschwächen zu erkennen und zu beseitigen.
In diesem Sinne leistet die interne Meldestelle einen wichtigen Beitrag, weiteren Schaden aus Fehlverhalten zu vermeiden bzw. zumindest zu minimieren.
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Post by Stephan Rheinwald
Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
