Sollen Hinweise in einem Hinweisgebersystem auch von Unternehmensexternen abgegeben werden können? Was spricht dafür und was spricht dagegen? Antwort hierauf gibt eine empirische Untersuchung.
Externe Hinweisabgabe
Ist eine hinweisgebende Person nicht im Unternehmen bzw. der Dienststelle beschäftigt, so spricht man von externer Hinweisabgabe. Zu denken ist hier beispielsweise an einen Lieferanten, der Unregelmäßigkeiten im Einkauf eines Unternehmens bemerkt.
Externen Hinweisgebern wird mitunter unterstellt, dass häufig Falschmeldungen abgegeben werden. So könnten Lieferanten versuchen, sich durch falsche Anschuldigungen gegenüber einem Wettbewerber Vorteile zu verschaffen
Aber stimmt das eigentlich, dass externe Hinweise öfter falsch sind als interne?
Dr. Martin Walter, geschäftsführender Gesellschafter der Hinweisgebersystem24 GmbH, hat als Lehrbeauftragter der TU Dresden eine empirische Untersuchung durchgeführt zum Thema „Missbrauch von Hinweisgebersystemen“. Diese ist 2021 publiziert worden in „Ruhmannseder/ Behr/ Krakow (Hrsg.), Hinweisgebersysteme“. Das Ergebnis der Untersuchung basiert auf den Antworten von 43 Unternehmen.
Zunächst soll jedoch an dieser Stelle noch einmal der Begriff „Missbrauch eines Hinweisgebersystems“ definiert werden:
Der Missbrauch eines Hinweisgebersystems ist die bewusst falsche Meldung eines unterstellten Fehlverhaltens, das eine im Unternehmen oder der Dienststelle beschäftigte Person begangen haben soll.
Nicht als Missbrauch zu werten sind hingegen
die Abgabe eines unwissentlich falschen Hinweises und
die Abgabe einer Meldung im falschen Meldekanal; so kommt es beispielsweise häufig vor, dass in einem Hinweisgebersystem fälschlicherweise Kundenbeschwerden abgegeben werden.
Das Ergebnis
Die empirische Untersuchung kommt zu folgendem Ergebnis:
Die Öffnung des Hinweisgebersystem für Externe führt nicht zu einem prozentualen Anstieg missbräuchlicher Meldungen.
Die Öffnung wird aber dazu führen, dass bei der internen Meldestelle mehr Meldungen eingehen werden. Umgekehrt wird die Anzahl der Meldungen an die im Hinweisgeberschutzgesetz vorgesehenen staatlich betriebenen externen Meldestellen sinken, da externen hinweisgebenden Personen nun der Weg offensteht sich direkt an das Unternehmen oder die Dienststelle zu wenden.
Unternehmen und Dienststellen, die frühzeitig selbst auf Fehlverhalten aufmerksam werden wollen und durch sofortige Gegenmaßnahmen Schaden verhindern oder zumindest begrenzen wollen, sind also gut beraten, ihr Hinweisgebersystem auch für Externe zu öffnen.
Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Hinweisgeberschutzgesetz – Offenlegung von Informationen
Das Hinweisgeberschutzgesetz befasst sich mit der sogenannten Offenlegung von Informationen. Aber was ist das eigentlich und sind Personen, die Informationen offenlegen, auch durch das Gesetz geschützt?
Die Offenlegung von Informationen – was ist das?
Das Hinweisgeberschutzgesetz unterscheidet drei Adressaten einer Meldung:
– eine interne Meldestelle,
– eine externe Meldestelle oder
– die Öffentlichkeit.
In § 3 des Gesetzes wird definiert, dass das Zugänglichmachen von Informationen über Verstöße gegenüber der Öffentlichkeit als „Offenlegung“ bezeichnet wird. Praktisch gesprochen handelt es sich um eine Offenlegung, wenn etwa Informationen an die Presse gegeben werden oder in Social-Media-Kanälen gepostet werden.
Schutzvoraussetzungen bei Offenlegung von Informationen
Auch wenn Informationen über Verstöße an die Öffentlichkeit gegeben werden, können die Schutzvoraussetzungen des Hinweisgeberschutzgesetzes erfüllt sein. Dies ist allerdings nur unter sehr streng definierten Voraussetzungen der Fall.
Die wohl wichtigste Voraussetzung ist, dass die Meldung nicht sofort an die Öffentlichkeit gegeben wird, sondern vorab an eine staatlich betriebene externe Meldestelle. Und erst, wenn die hinweisgebende Person in der im Gesetz genannten Frist von drei Monaten keine Rückmeldung von der externen Meldestelle über das Ergreifen geeigneter Folgemaßnahmen erhalten hat oder wenn in diesem Zeitraum keine Folgemaßnahmen ergriffen worden sind, darf die Meldung offengelegt werden.
Offensichtlich beabsichtigt der Gesetzgeber mit dieser Regelung, dass Meldungen nicht spontan und unüberlegt an die Öffentlichkeit gegeben werden und der Betriebsfrieden möglicherweise unnötig empfindlich gestört wird. Vorgeschaltet ist also die externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz, eines Bundeslandes, der BaFin oder des Bundeskartellamtes, die die Stichhaltigkeit der eingegangene Meldung prüft und Folgemaßnahmen ergreift. Und wie gesagt: Erst wenn die externe Meldestelle, an die die Meldung gegangen ist, ihren Aufgaben nicht nachkommt, darf die Meldung durch die hinweisgebende Person offengelegt werden; ansonsten ist sie durch das Hinweisgeberschutzgesetz nicht geschützt.
Bemerkenswert ist, dass es zur Erfüllung der Schutzvoraussetzungen nicht ausreicht, die Meldung vor der Offenlegung an die interne Meldestelle des Unternehmens oder der Dienststelle gegeben zu haben. Vor der Offenlegung soll erst eine neutrale dritte Partei eingeschaltet werden, die externe Meldestelle.
Von dieser Regel „Externe Meldestelle vor Offenlegung“ gibt es jedoch in § 32 des Hinweisgeberschutzgesetzes folgende Ausnahmen:
der Verstoß, der gemeldet werden soll, stellt eine unmittelbare oder offenkundige Gefährdung des öffentlichen Interesses dar; man kann hier quasi von „Gefahr im Verzug“ sprechen,
im Fall einer externen Meldung sind Repressalien zu befürchten oder
Beweismittel könnten unterdrückt werden,
es könnten Absprachen zwischen der zuständigen externen Meldestelle und dem Urheber des Verstoßes bestehen oder
aufgrund der besonderen Umstände des Falles sind die Aussichten gering, dass die externe Meldestelle wirksame Folgemaßnahmen einleiten wird.
Wenn also die hinweisgebende Person hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass einer dieser fünf Punkte zutrifft, dann fällt die Person unter die Schutzvoraussetzungen des Gesetzes, auch wenn die Offenlegung ohne vorherige Meldung an eine externe Meldestelle erfolgt ist.
Zusammenfassung
Zusammengefasst lässt sich also formulieren: Eine Meldung muss – von wenigen Ausnahmen abgesehen – zuerst an eine externe Meldestelle erstattet worden sein und diese hat innerhalb von drei Monaten nicht reagiert; erst dann darf die Meldung an die Öffentlichkeit gegeben werden – ansonsten ist die hinweisgebende Person durch das Hinweisgeberschutzgesetz nicht geschützt.
Abschließend sei erwähnt, dass neben dieser speziellen Schutzvoraussetzung für die Offenlegung auch die allgemeinen Schutzvoraussetzungen nach § 33 Hinweisgeberschutzgesetz erfüllt sein müssen:
Die Informationen der Meldung müssen zutreffend sein oder die hinweisgebende Person dachte zum Zeitpunkt der Hinweisabgabe, dass sie zutreffend sind.
Die Informationen betreffen Verstöße, die in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fallen.
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes, Spotify oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.
Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Hinweisgeberschutzgesetz – Beweislastumkehr bei Sanktionen
Eine hinweisgebende Person erleidet nachfolgend Sanktionen. Wie ist die rechtliche Situation zu beurteilen?
Die rechtliche Situation laut Hinweisgeberschutzgesetz
Kündigungen, Versetzungen oder Mobbing von Personen, die in guter Absicht einen Hinweis auf Fehlverhalten abgegeben haben, sind in der Vergangenheit leider kein Einzelfall gewesen. Genau dieser Missstand ist für den Gesetzgeber der Hauptgrund gewesen für die Einführung des Hinweisgeberschutzgesetzes. Dort wird in §36 das Verbot von Repressalien gegen Whistleblower explizit geregelt. Wörtlich heißt es dort:
„Erleidet eine hinweisgebende Person nach einer Meldung oder Offenlegung eine Benachteiligung im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit, so wird vermutet, dass diese Benachteiligung eine Repressalie für diese Meldung oder Offenlegung ist. In diesem Fall hat die Person, die die hinweisgebende Person benachteiligt hat, zu beweisen, dass die Benachteiligung auf hinreichend gerechtfertigten Gründen basiert oder dass sie nicht auf der Meldung oder Offenlegung beruhte.“
Das Unternehmen oder die Dienststelle muss also künftig beweisen, dass die Meldung nicht kausal für die Benachteiligung war. Die Beweislast – und das ist der entscheidende Punkt – wird somit umgekehrt.
Zusätzlich ist laut § 37 bei einem Verstoß gegen das Verbot von Repressalien der Verursacher verpflichtet, der hinweisgebenden Person den entstehenden Schaden zu ersetzen.
Während durch diese gesetzlichen Regelungen die Rechtssicherheit des Hinweisgebers deutlich erhöht worden ist, ist es für den Beschäftigungsgeber erheblich schwieriger und riskanter geworden, Sanktionen gegen Whistleblower zu verhängen.
Diese neue rechtliche Situation ist eindeutig zu begrüßen. Allerdings muss auch eine hieraus resultierende Missbrauchsgefahr zur Kenntnis genommen werden: Beschäftigte können durch Abgabe eines Hinweises erreichen, dass sie nur schwer gekündigt oder versetzt werden können. Dieser Gefahr wirkt zumindest teilweise § 38 des Hinweisgeberschutzgesetzes entgegen. Dort wird geregelt, dass die hinweisgebende Person zum Ersatz des Schadens verpflichtet ist, der aus einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Meldung oder Offenlegung unrichtiger Informationen entstanden ist. Zusätzlich wird in §37 klargestellt, dass ein Verstoß gegen das Verbot von Repressalien für die hinweisgebende Person keinen Anspruch auf Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder einen beruflichen Aufstieg begründet.
Konsequenzen für Unternehmen und Dienststellen
In erster Linie sind Unternehmen und Dienststellen in jeder Hinsicht gut beraten, keinerlei Sanktionen gegen hinweisgebende Personen auszusprechen. Ansonsten greift nach § 37 des Gesetzes die Verpflichtung zum Schadenersatz.
Darüber hinaus erscheint es jetzt noch sinnvoller, eine Dokumentation der Leistungen von Personen zu führen, die künftig eventuell z.B. gekündigt oder nicht einvernehmlich versetzt werden sollen. Nur dann kann in einem nachfolgenden möglichen Arbeitsgerichtsprozess der Nachweis geführt werden, dass die ergriffene Maßnahme berechtigte dienstliche Gründe hat und keine Repressalie ist nach einer durch die Person abgegebenen Meldung auf Fehlverhalten.
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes,Spotify, YouTubeoder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.
Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Mit welchen Abteilungen muss die interne Meldestelle zusammenarbeiten?
Um den Schutz von Hinweisgebern zu garantieren, müssen Beschäftigungsgeber mit mehr als 49 Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen laut dem Hinweisgeberschutzgesetz eine interne Meldestelle einrichten. Um die Funktionsfähigkeiten dieser internen Meldestelle zu garantieren, muss sie im Unternehmen mit vielen unterschiedlichen Abteilungen zusammenarbeiten. Welche Abteilungen sind das und was sind die jeweiligen Inhalte der Zusammenarbeit?
Um ihre Aufgaben erfüllen zu können, muss eine interne Meldestelle mit anderen Abteilungen des Unternehmens zusammenarbeiten. Diese Abteilungen werden nachfolgend benannt und der Inhalte der jeweiligen Zusammenarbeit wird vorgestellt.
Compliance Abteilung
In der Praxis wird es oft vorkommen, dass die interne Meldestelle ein Teilbereich der Compliance – Abteilung ist, aber das muss nicht zwingend der Fall sein. Unabhängig davon ergibt sich die Notwendigkeit der Zusammenarbeit, wenn ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin einen ihnen persönlich bekannten Compliance Mitarbeiter vor Ort ansprechen und ihm einen Hinweis auf Fehlverhalten im Unternehmen gibt. Diesen Hinweis muss der Compliance-Mitarbeiter dann an die interne Meldestelle weiterleiten.
Auch kann die Compliance-Abteilung aufgrund ihrer vielfältigen Praxiserfahrungen ein guter Ratgeber sein bei der Stichhaltigkeitsprüfung der bei der internen Meldestelle direkt eingehenden Hinweise. Natürlich ist hierbei die Vertraulichkeit zu wahren.
Weiter kann ihr die Aufgabe zukommen, die Folgemaßnahmen eingegangener Hinweise zu initiieren und deren Umsetzung zu kontrollieren. Zu denken ist hier beispielsweise an das Aufsetzen eines Schulungsprogramms zum Thema Anti-Korruption.
Interne Revision
Die interne Revision kann insbesondere bei der Stichhaltigkeitsprüfung eingegangener Meldungen wertvolle Hilfe leisten. Sie ist die am besten geeignete Abteilung, um zunächst eine Erstplausibilisierung vorzunehmen, um damit die Frage beantworten zu können, ob eine Meldung plausibel genug ist und die notwendige Substanz hat, um eine eingehendere Untersuchung starten zu können.
Auch in der dann folgenden eigentlichen Ermittlungsphase wird die Federführung der Ermittlungen in aller Regel bei der internen Revision liegen.
Personalabteilung
Auch in der Personalabteilung können Hinweise auf Fehlverhalten eingehen, die dann zuständigkeitshalber an die interne Meldestelle weitergeleitet werden müssen.
Darüber hinaus ist ja menschliches Fehlverhalten oft der Auslöser für eine Meldung. Hieraus ergibt sich mitunter die Notwendigkeit einer Sanktionierung. Das kann eine Abmahnung sein, in besonders schwerwiegenden Fällen aber auch eine Freistellung oder eine Kündigung. Dies alles umzusetzen, liegt im Zuständigkeitsbereich der Personalabteilung. Eine vertrauensvolle und professionelle Zusammenarbeit der internen Meldestelle mit dem Personalbereich bei diesen schwierigen Themen ist somit unabdingbar.
Rechtsabteilung
Wichtig ist auch eine gute Zusammenarbeit mit dem Rechtsbereich. Dieser kann die interne Meldestelle mit fachkundigem Rechtsrat unterstützen und bei der Bearbeitung eingegangener Meldungen klären, welche rechtlichen Schritte als nächstes einzuleiten sind, also z.B. ob in einem konkreten Fall Strafanzeige gegen eine beschuldigte Person erstattet werden soll.
Datenschutzbereich
Der Datenschutzbereich ist einzubinden beim erstmaligen Aufsetzen des Hinweisgebersystems und in der Regel bei der Beurteilung und Bearbeitung von Meldungen zu datenschutzrechtlichem Fehlverhalten.
Betriebsrat
Auch der Betriebsrat ist im Rahmen der Einführung eines Hinweisgebersystems frühzeitig zu beteiligen, damit er seine Mitbestimmungsrechte wahrnehmen kann. Im Wirkbetrieb des Hinweisgebersystems hat der Betriebsrat Informationsrechte, die ebenfalls zu beachten sind. Generell bietet eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat Vorteile für alle Beteiligten.
IT-Abteilung
Falls ein webbasiertes Hinweisgebersystem angeboten werden soll, muss mit der IT-Abteilung abgestimmt werden, ob das System selbst entwickelt werden soll oder ob es zugekauft bzw. gemietet werden soll. Weiter muss das System in die IT-Landschaft integriert werden. Neben einer professionellen Datensicherung ist darüber hinaus das Thema Datensicherheit im sensiblen Umfeld der internen Meldestelle von größter Bedeutung. Abschließend ist auch das Löschkonzept mit dem IT-Bereich abzustimmen.
Kommunikation
Schon mehrfach ist in diesem Blog die Bedeutung der internen Kommunikation thematisiert worden. Nur wenn die Existenz und die Aufgaben einer internen Meldestelle im Unternehmen bekannt sind, werden auch Hinweise eingehen. Daher kommt der professionellen Zusammenarbeit mit der Kommunikationsabteilung große Bedeutung zu.
Zusammenfassung
Eine interne Meldestelle muss mit vielen Abteilungen im Unternehmen gut zusammenarbeiten: Compliance, interne Revision, Personal, Recht, Datenschutz, Betriebsrat, IT und Kommunikation. Dies effizient umzusetzen und gleichzeitig die gebotene Vertraulichkeit im sensiblen Umfeld von Meldungen über Fehlverhalten zu bewahren, ist eine der anspruchsvollsten Aufgaben der internen Meldestelle. Aber nur, wenn dies gelingt, kann sie ihren Aufgaben gerecht werden.
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes,Spotify, YouTubeoder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.
Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Erfüllt das Hinweisgeberschutzgesetz seinen Zweck?
Den 100. Blog in dieser Reihe wollen wir zum Anlass nehmen, um einmal grundsätzlich die Frage zu stellen, ob das Hinweisgeberschutzgesetz seinen Zweck erfüllt.
Lange wurde um das Gesetz gerungen: von der EU gesetzte Fristen konnten nicht gehalten werden und erst mit langer Verzögerung trat das Gesetz schließlich im Jahre 2023 in Kraft. Hat sich der ganze Aufwand für die Unternehmen und Dienststellen eigentlich gelohnt?
Wir wollen uns also heute nicht mit der Frage befassen, ob das Hinweisgeberschutzgesetz aus Sicht der hinweisgebenden Personen seinen Zweck erfüllt, sondern die Perspektive der Unternehmen einnehmen.
Zunächst einmal stellen die aus dem Gesetz resultierenden Pflichten für die Unternehmen und Dienststellen einen Zusatzaufwand dar: Eine interne Meldestelle muss eingerichtet werden, das mit den Aufgaben der Meldestelle betraute Personal muss geschult werden und technische Meldekanäle müssen eingerichtet und dann in der Organisation bekannt gemacht werden. Alternativ kann die interne Meldestelle durch einen professionellen externen Dienstleister betrieben werden.
Aber steht dem Aufwand auch ein entsprechender Nutzen entgegen? Nutzen kann jedoch nur dann entstehen, wenn bei der internen Meldestelle auch stichhaltige Meldungen über Fehlverhalten eingehen.
Aussagekräftige Untersuchungen zum Nutzungsverhalten der internen Meldestellen gibt es bisher nicht. Aber eins ist klar: Die interne Meldestelle nur formal einzurichten genügt nicht. Ihre Existenz muss in der Organisation professionell kommuniziert werden. Dies sehr intensiv zu Beginn in der Einrichtungsphase aber auch nachfolgend im laufenden Betrieb, damit sie nicht in Vergessenheit gerät. Und in dieser Kommunikation muss sehr deutlich gemacht werden, dass die Unternehmensleitung das Melden von Fehlverhalten positiv sieht und unterstützt im Sinne von: „Hierdurch werden Schwachstellen offengelegt und Verbesserungsmaßnahmen können ergriffen werden.“
Ganz deutlich wird das am Beispiel der Aurubis AG. Diesem Unternehmen wurde durch kriminelle Machenschaften ein Schaden in Höhe von fast 200 Mio.€ zugefügt. Der Aufsichtsratsratsvorsitzende des Unternehmens hat die vom Unternehmen daraufhin ergriffenen Maßnahmen in einem Zeitungsinterview dargestellt. Eine der wesentlichen Maßnahmen ist, dass die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen aufgefordert werden, beobachtete Missstände umgehend an die interne Meldestelle zu melden. Nur so können frühzeitig Gegenmaßnahmen ergriffen und der Schaden zumindest minimiert werden.
Aber muss eigentlich erst ein Schaden eintreten, damit in diesem Sinne reagiert wird? Viele Unternehmen und Dienststellen haben im Einklang mit dem Hinweisgeberschutzgesetz bereits eine interne Meldestelle eingerichtet. Nun ist die Zeit gekommen sie auch optimal zu nutzen. Dann erst wird aus Sicht der Unternehmen und Dienststellen das Hinweisgeberschutzgesetz seinen Zweck vollständig erreicht haben.
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes, Spotify oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.
Ob ein Whistleblower oder eine Whistleblowerin eine Rückmeldung nach einem Hinweis erhalten sollte, darf nicht spontan oder gar zufällig entschieden werden. Hierüber muss sich das Unternehmen oder die Dienststelle im Vorfeld Gedanken machen.
Die Frage, ob ein Whistleblower auf seinen Hinweis von der internen Meldestelle ein Feedback erhalten soll, ist nicht einfach zu beantworten. Es gibt gute Gründe, die dafürsprechen und ebenso gute Gründe, die dagegensprechen.
Ein Feedback kann natürlich nur erfolgen, wenn der Hinweis nicht anonym bei der internen Meldestelle abgegeben worden ist oder wenn die hinweisgebende Person den Hinweis anonym mittels eines webbasierten Systems mit Feedbackfunktion abgegeben hat.
Gründe für eine Rückmeldung an den Whistleblower
Einen Hinweis auf Fehlverhalt en abzugeben, ist in den allermeisten Fällen keine Sache, die beiläufig erfolgt, es bedarf vielmehr eines gewissen Mutes, dies zu tun. Der wohl häufigste Grund für die Hinweisabgabe ist es, einen Missstand aufzuzeigen und Verbesserungsmaßnahmen zu initiieren. Es liegt in der Natur der Sache, dass die hinweisgebende Person im weiteren Fortlauf wissen möchte, ob der Hinweis zutreffend war und ob der Hinweis helfen konnte, die Situation zu verbessern. Wer den Mut aufbringt einen Hinweis abzugeben, sollte durch Transparenz über die aus dem Hinweis gezogenen Konsequenzen belohnt werden.
Wenn deutlich wird, dass Hinweise „etwas bewirken“, wird ein Anreiz geschaffen, auch künftig Hinweise abzugeben, sobald Fehlverhalten bemerkt wird.
Das 2023 verabschiedete Hinweisgeberschutzgesetz sieht in §17 eine Rückmeldung durch die interne Meldestelle an die hinweisgebende Person explizit vor. Die Rückmeldung muss innerhalb von drei Monaten erfolgen und umfasst die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese.
Gründe gegen eine Rückmeldung an den Whistleblower
Ebenfalls in §17 des Hinweisgeberschutzgesetzes sind die Fälle aufgeführt, in denen eine Rückmeldung durch die interne Meldestelle an die hinweisgebende Person nicht erfolgen darf. Dies ist erstens der Fall, wenn interne Nachforschungen oder Ermittlungen erschwert oder unmöglich gemacht würden. Zweitens ist dies der Fall, falls die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, beeinträchtigt würden. Zu denken ist hier etwa an datenschutzrechtliche Aspekte.
Im gesamten Prozess der Hinweisabgabe und -bearbeitung ist Vertraulichkeit ein hohes Gut. Je weniger Personen in diesen Prozess eingebunden sind, desto eher kann Vertraulichkeit gewährleistet werden. Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person erhöht zwangsläufig die Zahl der eingebundenen Personen. Zumindest muss daher bei der Formulierung des Feedbacks in einer „worst case – Betrachtung“ davon ausgegangen werden, dass der Hinweisgeber nachfolgend die Vertraulichkeit nicht wahrt. Die Rückmeldung sollte daher keine Informationen enthalten über Sanktionen gegen konkrete Personen. Hinweise auf etwaige Prozessverbesserungen, die als Maßnahmen als Reaktion auf die Aufklärung des Sachverhalts ergriffen worden sind, können und sollten hingegen Inhalt der Rückmeldung sein.
Zusammenfassung
Eine hinweisgebende Person erwartet eine Rückmeldung über die Konsequenzen, die aus dem Hinweis gezogen worden sind. Eine Rückmeldung durch die interne Meldestelle sollte daher die Regel sein. So sieht es auch das Hinweisgeberschutzgesetz vor.
Allerdings haben auch diejenigen Personen Rechte, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden. Dies kann dazu führen, dass eine Rückmeldung nicht erfolgen kann oder dass die Rückmeldung in einer Form erfolgt, die die Rechte dieser beiden Personengruppen angemessen berücksichtigt.
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes,Spotify, YouTubeoder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.
Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Gibt es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat? Wenn ja, dann ist dieser bei der betrieblichen Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes auf jeden Fall zu beteiligen. Und zwar schon deshalb, weil der Betriebsrat laut Betriebsverfassungsgesetz über die Einhaltung der zugunsten der Arbeitnehmer geltenden Gesetze, Verordnungen Unfallverhütungsvorschriften, Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen wachen muss. Auch das Hinweisgeberschutzgesetz, das 2023 vom Kabinett beschlossen wurde, ist natürlich ein solches Gesetz.
Schon bei der Einführung des Gesetzes im Unternehmen sollte der Betriebsrat eingebunden werden. Denn nach § 80 Abs. 2 S. 1 BetrVG ist der Arbeitgeber grundsätzlich verpflichtet, den Betriebsrat rechtzeitig und umfassend über alles zu unterrichten, was dieser für die Wahrnehmung seiner Aufgaben benötigt. Das soll dem Betriebsrat ermöglichen, in eigener Verantwortung zu prüfen, ob Beteiligungsrechte bestehen oder ob sonstige Aufgaben wahrzunehmen sind.
Gem. § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG besteht ein Mitbestimmungsrecht in „Fragen der Ordnung des Betriebes und des Verhaltens der Arbeitnehmer im Betrieb“. Während Vorgaben, die bei der Erbringung der Arbeitsleistung selbst zu beachten sind, mitbestimmungsfrei sind, da sie das Arbeitsverhalten konkretisieren, sind Anordnungen, die das Ordnungsverhalten betreffen mitbestimmungspflichtig. Diese dienen der Sicherung eines ungestörten Arbeitsablaufs oder der Gestaltung des Zusammenlebens und -wirkens der Arbeitnehmer im Betrieb. Werden also im Zuge der Einführung eines Hinweisgebersystems die ohnehin bestehenden, arbeitsvertraglichen Hinweispflichten ausgedehnt oder Regelungen bezüglich des konkreten Meldeverfahrens eingeführt, ist das Ordnungsverhalten betroffen und der Betriebsrat ist einzubeziehen.
Auch sind im Hinweisgeberschutzgesetz zwar Einrichtung, Organisation und Arbeitsweise der internen Meldestelle umfassend beschrieben. Doch beim Thema “Meldekanäle” wird das Eis schon merklich dünner. Das Gesetz sieht in diesem Zusammenhang lediglich vor, dass dem Whistleblower die Möglichkeit einzuräumen ist, die Meldung an die interne Meldestelle in Textform oder mündlich abzugeben. Das kann natürlich auch über ein Kommunikationssystem (Telefon) oder über digitale Kanäle erfolgen – z.B. über software- oder webbasierte Lösungen.
Damit käme dann erneut § 87 BetrVG ins Spiel. Laut Abs. 1 Ziffer 6 hat der BR bei der Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten und die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen, mitzubestimmen. Die Formulierung “die dazu bestimmt sind” im BetrVG ist leider etwas irreführend. Nach der inzwischen sehr extensiven Rechtsprechung genügt für die Mitbestimmungspflicht schon die „objektive Eignung“ der Einrichtung, die Beschäftigten automatisiert und selbständig zu überwachen – unabhängig davon, ob der Arbeitgeber dies wirklich machen möchte.
Folglich wären alle “Whistleblowing-Systeme“ in der Mitbestimmung, bei denen beispielsweise die Telefonnummer des Anrufers aufgezeichnet, ein Telefonat mitgeschnitten oder bei denen die IP-Adresse gespeichert wird – z.B. bei der Meldung per E-Mail.
Die meisten Unternehmen (zumindest aber jene mit Betriebsrat) dürften die Nutzung von IT- und Kommunikationssystemen und die Verarbeitung der Daten in entsprechenden Betriebsvereinbarungen geregelt haben. Dennoch wäre das Hinweisgeberschutzgesetz sicher ein guter Anlass, die bestehenden Betriebsvereinbarungen zu IT und Kommunikation einmal näher unter die Lupe zu nehmen und auf den neuesten Stand zu bringen. Denn erfahrungsgemäß schlummern solche Regelungen in Betriebsvereinbarungen über Jahre hinweg friedlich zwischen Aktendeckeln, auf Datenspeichern oder in der Unternehmenscloud.
Die Folge ist, dass manchmal Dinge geregelt sind, für die man gar keine Regelung mehr braucht, weil die betreffenden IT- oder Kommunikationssysteme längst ausgemustert wurden. Umgekehrt werden im Unternehmen nicht selten Systeme betrieben, für die es noch gar keine Regelung gibt.
Stichwort interne Meldestelle: Auch bei der personellen „Ausstattung“ der Meldestelle könnten sich mitbestimmungspflichtige Tatbestände gemäß § 99 BetrVG ergeben. Dort ist die Mitwirkung des Betriebsrats bei personellen Einzelmaßnahmen geregelt. Bei größeren Unternehmen kann die obligatorische Mitbestimmung bei Einstellungen eine Rolle spielen.
In kleineren Unternehmen wird der durch das Gesetz zu erwartende Mehraufwand die Schaffung zusätzlicher Arbeitsplätze kaum rechtfertigen. Eher ist hier damit zu rechnen, dass Beschäftigte zusätzlich zu ihrer „normalen“ Tätigkeit mit der Wahrnehmung von Aufgaben der Meldestelle betraut werden. Das Gesetz sieht das sogar ausdrücklich vor. Denkbar wäre es deshalb, die Funktionen der Meldestelle – soweit vorhanden – beim Compliance Officer anzusiedeln oder beim Datenschutzbeauftragten. Zu prüfen wäre dann allenfalls, ob es sich im konkreten Fall um eine Versetzung im Sinne des § 99 BetrVG handelt oder lediglich um eine „Aufgabenerweiterung“. Ein Versetzung läge vor, wenn die Zuweisung der „neuen“ Arbeitsaufgaben (also die Wahrnehmung der Aufgaben der Meldestelle) voraussichtlich die Dauer von einem Monat überschreitet oder die Arbeitsaufgaben von den bisherigen erheblich abweichen.
Sind diese Voraussetzungen erfüllt, hat der Arbeitgeber in einem Unternehmen mit regelmäßig mehr als 20 Beschäftigten den Betriebsrat vor der Versetzung zu unterrichten, ihm die erforderlichen Unterlagen vorzulegen und Auskunft über die beteiligten Personen zu geben. In bestimmten Fällen kann der BR die Zustimmung verweigern, wofür das BetrVG aber recht enge Grenzen setzt.
Wird eine Person versetzt, wäre denkbar, dass eine Umgruppierung – zum Beispiel eine Höhergruppierung – zu erfolgen hätte. Voraussetzung dafür ist, dass die Eingruppierung in einem Tarifvertrag geregelt ist oder, wenn das Unternehmen keiner Tarifbindung unterliegt, in einem betrieblichen Eingruppierungsschema.
All dies würde natürlich entfallen, wenn die interne Meldestelle durch einen externen Dienstleister betrieben wird – eine Möglichkeit, die das Gesetz explizit vorsieht.
Allgemein misst das BetrVG der beruflichen Fortbildung einen hohen Stellenwert zu. Genau das tut auch das Hinweisgeberschutzgesetz: Der Beschäftigungsgeber hat dafür Sorge zu tragen, dass die mit den Aufgaben der internen Meldestelle beauftragten Personen die notendige Fachkunde aufweisen.
Bezüglich der ggfs. erforderlichen Teilnahme an außerbetrieblichen Bildungsmaßnahmen (§ 96 Abs. 1, § 97 BetrVG) hat der Betriebsrat ein Recht auf Unterrichtung, Anhörung und Beratung sowie Vorschlagsrechte, allerdings kein Mitbestimmungsrecht. Ein Mitbestimmungsrecht räumt das BetrVG nur bei innerbetrieblichen Schulungsmaßnahmen ein. In diesem Fall kann der Betriebsrat die vom Arbeitgeber mit der Durchführung der Schulung beauftragte Person „ablehnen“, wenn diese offensichtlich nicht die dafür erforderliche fachliche oder persönliche Eignung besitzt.
Darüber hinaus sollte das Unternehmen allen Beschäftigten klare und leicht zugängliche Informationen zur internen Meldestelle und zum unternehmensinternen Hinweisgebersystem bereitstellen. Dies kann zum Beispiel über das Intranet des Unternehmens oder durch betriebsinterne Schulungen erfolgen. Entscheidet man sich für Schulungen, sind auch hier die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats zu wahren.
Im Sinne einer möglichst einheitlichen Regelung sollte die Abstimmung mit dem – soweit vorhanden – Konzern- bzw. Gesamtbetriebsrat erfolgen.
Individuelles Angebot
Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht die Einrichtung einer internen Meldestelle vor. Werden Sie allen gesetzlichen Anforderungen gerecht und fordern Sie ein auf Ihr Unternehmen angepasstes individuelles Angebot an.
Podcast – WHISTLEpedia jetzt anhören
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes, Spotify, Youtube oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.
Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Whistleblowing: Best Practice-Tipps für hinweisgebende Personen
In den meisten Fällen haben Hinweisgeber keine Erfahrungen mit dem Prozess der Hinweisabgabe. Leicht können bei der Abgabe einer Meldung schwerwiegende Fehler gemacht werden, die sich mit Hilfe der nachfolgenden Tipps aus der Praxis vermeiden lassen.
Was ist VOR der Meldung zu beachten?
Informieren Sie sich im Gesetzestext, ob Sie mit Ihrer Meldung in den sachlichen Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fallen. Nur dann sind Sie durch das Gesetz geschützt. Meldungen über Verstöße, die strafbewehrt sind, fallen in jedem Fall in den sachlichen Anwendungsbereich. Bei Unsicherheiten: Nehmen Sie Rücksprache mit Rechtsexperten.
Überlegen Sie sich, ob Sie die Meldung anonym abgeben wollen. Vorzugswürdig ist eine nicht-anonyme Meldung, da Rückfragemöglichkeiten die Aufklärungsquote erhöhen. Wenn Ihnen aber – aus welchen Gründen auch immer – eine nicht-anonyme Meldung zu unsicher erscheint, dann melden Sie nach bestem Wissen und Gewissen anonym.
Was ist BEI der Meldung zu beachten?
Geben Sie eine möglichst präzise Beschreibung des Sachverhalts. Orientieren Sie sich an den W-Fragen (Wer, Was, Wann, Wo, Wie, Warum).
Stellen Sie die Unterlagen, die Sie zum Sachverhalt haben, der internen Meldestelle des Unternehmen oder der Dienststelle zur Verfügung.
Sofern Sie Kenntnis von Beweisen haben, geben Sie diese bekannt.
Beachten Sie bei anonymer Meldung, dass Unterlagen oder Beweise, die Sie in elektronischer Form zur Verfügung stellen, Metadaten enthalten können, die Rückschlüsse auf Ihre Person ermöglichen.
Setzten Sie keine Gerüchte in die Welt!
Bleiben Sie immer bei der Wahrheit! Eine bewusst falsche Meldung ist strafbar. Selbstverständlich können Sie bei einer bewussten Falschmeldung auch keinen Hinweisgeberschutz in Anspruch nehmen.
WO kann die Meldung abgegeben werden?
Unternehmen und Dienststellen mit mehr als 50 Beschäftigten müssen eine interne Meldestelle einrichten. Normalerweise sollte auf der Website der Organisation ersichtlich sein, wo genau und wie Hinweise auf Fehlverhalten abgegeben werden können
Melden Sie bevorzugt an die interne Meldestelle. Nur wenn Ihnen das – aus welchen Gründen auch immer – nicht opportun erscheint, melden sie an eine externe Meldestelle.
Die interne Meldestelle hält für Beschäftigte klare und leicht zugängliche Informationen über externe Meldeverfahren bereit.
Wichtig: wenn Sie eine Information offenlegen, diese also an die Presse geben oder über Social-Media-Kanäle veröffentlichen, haben Sie nur dann Hinweisgeberschutz, wenn Sie diese Information vorher an eine externe Meldestelle gegeben haben und diese ihren Aufgaben nicht nachgekommen ist.
Was ist NACH der Meldung zu beachten?
Sie sollten vom Unternehmen bzw. der Dienststelle eine Eingangsbestätigung und nach 3 Monaten eine Rückmeldung über Folgemaßnahmen erhalten. Geben Sie nicht auf, wenn dem Hinweis nicht nachgegangen wird. Wenden Sie sich dann ggfs. an eine externe Meldestelle und geben Sie die Meldung dort erneut ab.
Vermeiden Sie unbeabsichtigte „Leaks“ – insbesondere, wenn Sie anonym bleiben wollen! Berichten Sie nicht sofort an Dritte (auch nicht an den Familien- und Freundeskreis).
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes, Spotify oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.
Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Ist es gut, wenn kein Hinweis bei der internen Meldestelle eingeht?
Bei einer internen Meldestelle geht über einen längeren Zeitraum kein Hinweis auf Fehlverhalten ein. Es ist also alles in bester Ordnung! Wirklich?
Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht für Organisationen mit mehr als 50 Beschäftigten die Einrichtung einer internen Meldestelle vor. Deren Hauptaufgabe ist es Hinweise auf Fehlverhalten im Unternehmen oder der Dienststelle entgegenzunehmen, nachfolgend zu verarbeiten und Gegenmaßnahmen zu initiieren. Dadurch soll Schaden für das Unternehmen verhindert oder zumindest minimiert werden. Aber woran kann es liegen, wenn nach Einrichtung der internen Meldestelle keine Hinweise eingehen? Das kann mehrere Gründe haben.
Es gibt tatsächlich kein Fehlverhalten
Wenn es kein Fehlverhalten gibt, wird auch nichts gemeldet, insofern ist das natürlich der Idealzustand. Aber je mehr Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen eine Organisation hat, desto wahrscheinlicher ist es schon rein statistisch, dass ein irgendwie geartetes Fehlverhalten auch tatsächlich vorkommt. In den meisten Fällen haben fehlende Meldungen daher andere Ursachen.
Die interne Meldestelle und ihre Aufgaben sind in der Organisation nicht bekannt
Nur wenn die Existenz und die Aufgabe der internen Meldestelle im Unternehmen oder der Dienststelle bekannt ist, können und werden auch Hinweise eingehen. Aus diesem Grund kommt der begleitenden internen Kommunikation bei der Einführung der internen Meldestelle eine nicht zu unterschätzende Bedeutung zu. Es ist einer der größten Fehler beim Aufbau von Meldestellen, umfangreich Ressourcen in die Diskussion und Festlegung technischer und personeller Aspekte zu investieren und anschließend die Begleitkommunikation zu vernachlässigen. Während in der Phase der Systemeinführung eine professionelle Kommunikationskampagne erforderlich ist, sind im weiteren Fortlauf nur noch einzelne, aber periodische Kommunikationsmaßnahmen notwendig. Zu denken ist hier zum Beispiel an einen Intranetbeitrag über die Anzahl eingegangener Meldungen.
Der Nutzen der Hinweise ist nicht bekannt
Bei genauerer Betrachtung ist dies ebenfalls ein Kommunikationsthema. Hinweise über Fehlverhalten sind ein wichtiges Instrument, Probleme rechtzeitig erkennen und frühzeitig Gegenmaßnahmen einleiten zu können. Dass Meldungen im Unternehmen oder der Dienststelle positiv konnotiert sind und nicht negativ – etwa im Sinne von Anschwärzen – ist auch eine wichtige Aufgabe der Hinweisgeber-Kommunikation.
Falsche Unternehmenskultur
Eng damit verbunden ist die Tatsache, dass es Hinweis-fördernde Unternehmenskulturen gibt. Diese zeichnen sich insbesondere aus durch Transparenz, Lösungsorientierung und Fehlervermeidung. Die Vermittlung der Unternehmenskultur erfolgt sehr stark durch die oberste Führungseben der Organisation. Dem „Tone at the Top“, also den Aussagen der wichtigsten Führungskräfte über das Hinweisgebersystem kommt daher essenzielle Bedeutung zu. Nur wenn das System vom Top-Management öffentlich unterstützt wird, wird es auch genutzt werden.
Furcht vor Repressalien
Nur wenn die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen keine Repressalien wegen einer Hinweisabgabe zu fürchten haben, werden sie auch Meldungen abgeben. Daher muss das Unternehmen oder die Dienststelle unmissverständlich kommunizieren, dass ein gutgläubiger Hinweisgeber unter keinen Umständen Repressalien zu befürchten hat. Umgekehrt ist auch klar: sollte ein Hinweisgeber Repressalien erlitten haben und wird dies in der Organisation bekannt, wird es mit großer Wahrscheinlichkeit keine weiteren Hinweise mehr geben. Allein anonyme Hinweise sind dann noch denkbar.
Technische Systemprobleme
Nur der Vollständigkeit halber sei dieser technische Aspekt für fehlende Hinweise genannt. Diese Probleme könne im Vergleich mit den anderen angesprochenen Aspekten in der Regel leicht behoben werden.
Zusammenfassung
Um Meldungen über Fehlverhalten zu erhalten und danach geeignete Gegenmaßnahmen ergreifen zu können, bedarf es einiger Voraussetzungen: Das Hinweisgebersystem und sein Nutzen müssen durch geeignete Kommunikationsmaßnahmen bekannt sein, die Unternehmenskultur muss „richtig“ sein, es darf keine Angst vor Repressalien und keine technischen Probleme geben. Ist all dies gegeben, werden Meldungen bei der internen Meldestelle eingehen, wodurch mitunter gravierende Probleme frühzeitig erkannt und beseitigt werden können.
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes,Spotify, YouTubeoder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.
Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Begleitkommunikation bei der Einführung eines Hinweisgebersystems
Die Einrichtung der internen Meldestelle und die damit verbundene Einrichtung eines Hinweisgebersystems darf nicht verstanden werden als ein rein technisch – organisatorischer Vorgang. Unabdingbar ist vielmehr eine professionelle begleitende interne Kommunikation im Unternehmen oder in der Dienststelle.
Laut Hinweisgeberschutzgesetz müssen Unternehmen und Dienststellen eine sogenannte interne Meldestelle einrichten. Damit bei dieser auch Hinweise auf Fehlverhalten eingehen, müssen die Beschäftigten des Unternehmens oder der Dienststelle wissen, dass ein Hinweisgebersystem zur Verfügung steht. Genau dies ist ein wesentliches Ziel der Kommunikationskampagne, die die Einrichtung der internen Meldestelle bzw. die Einführung des Hinweisgebersystems begleitet. Was genau ist dabei zu beachten und welche Inhalte müssen kommuniziert werden?
Kommunikationsweg
Zunächst muss entschieden werden, auf welchem internen Kommunikationsweg die Einführung des Hinweisgebersystems veröffentlicht werden soll. In Frage kommt hier z.B. ein Bericht im Intranet, eine Mail an die Beschäftigten, eine Präsentation in einer internen Veranstaltung oder die Nutzung eines internen Social-Media-Kanals. Denkbar und sinnvoll ist auch die gleichzeitige Nutzung mehrerer dieser Kanäle.
Wichtig ist, dass die Kommunikation zeitnah erfolgt und dass so viel Kommunikationsdruck aufgebaut wird, dass die Botschaft in die Köpfe der Beschäftigten des Unternehmens und der Dienststelle gelangt.
Kommunikationsinhalte
Der wichtigste Kommunikationsinhalt ist: „Es gibt die interne Meldestelle und das Hinweisgebersystem!“
Den Beschäftigten muss also vermittelt werden, dass es ein neues System gibt, mit dessen Hilfe Fehlverhalten im Unternehmen oder der Dienststelle an die interne Meldestelle gemeldet werden kann. Es ist offensichtlich, dass nur dann Hinweise eingehen werden, wenn die Existenz des Hinweisgebersystems bei den Beschäftigten bekannt ist.
Darüber hinaus muss kommuniziert werden, dass die Hinweisabgabe erwünscht ist. Sie wird nicht als Denunziantentum verstanden, sondern als Mittel, Fehlverhalten im Unternehmen oder der Dienststelle möglichst frühzeitig aufzudecken, mit geeigneten nachfolgenden Maßnahmen zu beenden und den Schaden zu minimieren.
Ein eng damit verbundener weiterer unverzichtbarer Kommunikationsinhalt ist der Hinweisgeberschutz. Es muss unmissverständlich deutlich gemacht werden, dass einem Hinweisgeber aus der nach bestem Wissen und Gewissen vorgenommenen Hinweisabgabe kein Schaden entstehen wird.
Vermittelt werden muss auch, dass Hinweise mit größtmöglicher Vertraulichkeit behandelt werden. Deutlich werden muss darüber hinaus, ob Hinweise auch in anonymisierter Form abgegeben werden können.
Weiter muss kommuniziert werden, wie die Hinweisabgabe rein technischfunktioniert. Dazu gehört beispielsweise die Information, wo im Intranet der Link zur Hinweisabgabe positioniert ist.
Wird die interne Meldestelle von einem externen Dienstleister betrieben – und das Hinweisgeberschutzgesetz sieht diese Möglichkeit ja explizit vor – müssen Hintergrundinformationen zum Dienstleister kommuniziert werden, damit die Beschäftigten Vertrauen zu ihm aufbauen können.
Abschließend muss den Beschäftigten vermittelt werden, was nach der Hinweisabgabe passiert. Wichtig ist es deutlich zu machen, dass zutreffende Hinweise Konsequenzen nach sich ziehen. Dadurch wird vermittelt, dass es sich auch wirklich lohnt Hinweise abzugeben. Ebenso muss klar werden, wann und in welcher Form der Hinweisgeber ein Feedback erwarten kann.
Zusammenfassung
Eine gut durchdachte und professionell umgesetzte Begleitkommunikation ist bei der Einrichtung der internen Meldestelle sowie eines Hinweisgebersystems unverzichtbar. Nur dann werden die Beschäftigten wissen, dass es ein derartiges System gibt, dass die Hinweisabgabe erwünscht ist, dass sie keinerlei Nachteile zu befürchten haben, wie die Hinweisabgabe konkret funktioniert und was sie schlussendlich als Feedback erwarten dürfen.
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes,Spotify, YouTubeoder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.
Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Wir nutzen Cookies auf unserer Website. Einige sind notwendig, während andere uns helfen, diese Website und Ihre Erfahrung zu verbessern. Indem Sie auf „Alle Cookies akzeptiere" klicken, erklären Sie sich mit der Verwendung aller Cookies einverstanden.
Hier finden Sie eine Übersicht über alle verwendeten Cookies. Sie können Ihre Zustimmung zu ganzen Kategorien geben oder sich weitere Informationen anzeigen lassen und so nur bestimmte Cookies auswählen.