Nach dem erfolgten Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) müssen Unternehmen und Dienststellen mit mehr als 49 Beschäftigten eine interne Meldestelle einrichten. Aber welche Aufgaben hat diese Stelle, wie ist sie zu organisieren und wie geht man mit den eingehenden Meldungen um?
Zu den Aufgaben einer Meldestelle gehört zum einen das Betreiben der Meldekanäle, über die die Meldungen abgegeben werden können. Zum anderen prüft die Meldestelle die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldungen. Sie kontrolliert demnach, ob eine Meldung begründet ist, ob also der eingegangene Hinweis hinreichend konkret und plausibel ist.
Nicht zu vergessen ist, dass zu den Aufgaben einer internen Meldestelle auch das Ergreifen von Folgemaßnahmen gehört. Als Folgemaßnahmen können interne Meldestellen insbesondere interne Untersuchungen in der Organisation durchführen sowie betroffene Personen und Arbeitseinheiten kontaktieren. Eine mögliche Folgemaßnahme kann zudem das Abschließen des Verfahrens aus Mangel an Beweisen sein. Außerdem können die internen Meldestellen das Verfahren an eine zustände Behörde zwecks weiterer Untersuchungen abgeben.
Eine interne Meldestelle hat auch die Aufgabe, dass sie für Beschäftigte klar und leicht zugängliche Informationen über externe Meldeverfahren bereithält. Sie sorgt dafür, dass Beschäftigte auch über die externen Meldestellen, die beim Bund, bei den Ländern, bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht und beim Bundeskartellamt eingerichtet werden, informiert sind.
Die Organisation einer internen Meldestelle spielt eine bedeutende und zentrale Rolle. Wichtig ist, dass die internen Meldestelle sowohl vom Unternehmen selbst als auch von einem externen Dienstleister betrieben werden kann. Wenn das Unternehmen die interne Meldestelle selbst betreibt, dann werden ihre Aufgaben durch eine beim Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle beschäftigte Person oder durch eine interne Organisationseinheit übernommen.
Viele Unternehmen befassen sich mit der Frage, ob sie die interne Meldestelle auslagern oder selbst betreiben sollen. Das Outsourcing der internen Meldestelle hat jedenfalls mehrere Vorteile. Zum einen befasst sich eine Meldestelle mit sehr sensiblen Themen, für die viel Wissen und Erfahrung erforderlich ist. Hier hat der externe Partner, dessen Hauptaufgabe ja der Umgang mit dieser Thematik ist, deutliche Vorteile. Zum anderen gibt es auch Fälle, in denen sich die hinweisgebende Person eher an einen Dritten wenden möchte als an eine Stelle im Unternehmen. Diese Personen können dann die von einem Dritten betriebene interne Meldestelle ansprechen und müssen sich nicht an die staatlich betriebene externe Meldestelle oder gar die Öffentlichkeit wenden.
Nicht zuletzt muss das Unternehmen oder die Dienststelle, sobald es die Aufgaben der internen Meldestelle selbst übernimmt, eine qualifizierte Person einsetzten. Diese muss grundsätzlich unabhängig sein, was nicht zwingend bedeutet, dass diese Person sich ausschließlich mit der Thematik der internen Meldestelle befassen muss. Sie darf aber keinesfalls einem Interessenkonflikt ausgesetzt sein. Zu beachten ist, dass das Qualifikationserfordernis eine regelmäßige Schulung hinsichtlich der Aufgaben und Betreuung für die beauftragte Person erfordert. Bei der Beauftragung eines externen Dienstleisters fällt diese Schulung selbstverständlich weg. Die Kosten, die für die regelmäßige Schulung für die beauftragte Person entstehen, stellen auch einen nicht zu vernachlässigenden Aspekt dar.
Das Hinweisgeberschutzgesetz verwendet neben dem Begriff „Meldestelle“ auch das Wort „Meldekanal“. Diese Wörter hören sich zunächst sehr ähnlich an. Dahinter verbirgt sich jedoch ein großer Unterschied: Grundsätzlich betreibt die interne Meldestelle den Meldekanal. Der Meldekanal beschreibt den technischen Weg, wie eine Meldung einer hinweisgebenden Person abgegeben werden kann. Dabei müssen interne Meldekanäle die Meldung in mündlicher oder in Textform ermöglichen. Zudem muss der hinweisgebenden Person eine persönliche Zusammenkunft mit der beauftragten Person der internen Meldestelle ermöglicht werden.
Die beauftragten Personen können den Meldekanal so gestalten, dass dieser auch natürlichen Personen offensteht, die im Rahmen ihrer Tätigkeit mit dem Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle in Kontakt stehen. Das bedeutet konkret, dass auch Lieferanten oder Kunden in diesem Falle die Möglichkeit haben, Meldungen abzugeben. Ob die interne Meldestelle für diesen Personenkreis offensteht, liegt aber weiterhin im Ermessen des Unternehmens oder der Dienststelle.
Besonders hervorzuheben im Kontext der Meldekanäle ist das Thema Vertraulichkeit. Um diese gewährleisten zu können, darf nur die zuständige Person Zugang zu den eingegangenen Meldungen haben. Betreibt die Organisation die interne Meldestelle selbst, ist es zwingend erforderlich, dass eine Person mit der Aufgabe betraut wird, die sich durch besondere Vertrauenswürdigkeit auszeichnet. Wird die interne Meldestelle ausgelagert, muss der ausgewählte Dienstleister die Vertraulichkeit sicherstellen.
Viele Unternehmen stehen, sobald die erste Meldung eingeht, vor der Frage, wie sie mit dieser Meldung umzugehen haben. Laut Hinweisgeberschutzgesetz muss spätestens nach 7 Tagen eine Eingangsbestätigung gesendet werden. Dies ist natürlich nur möglich, soweit die Meldung nicht anonym abgegeben worden ist. Die interne Meldestelle verfährt weiter, indem sie mit der hinweisgebenden Person Kontakt hält und die eingegangene interne Meldung einer Stichhaltigkeitsprüfung unterzieht. Es wird auch geprüft, ob der Hinweis einen Gesetzes oder Regelverstoß beinhaltet. Soweit erforderlich und möglich versucht die interne Meldestelle bei der hinweisgebenden Person weitere Informationen einzuholen. Anschließend müssen sachgerechte Folgemaßnahmen ergriffen werden. Zuletzt ist die interne Meldestelle dazu verpflichtet der hinweisgebende Person innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldung zu geben. Die Rückmeldung muss die Folgemaßnahmen und die Gründe für das Ergreifen dieser Folgemaßnahmen beinhalten. Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person darf jedoch nur erfolgen, soweit dadurch Ermittlungen nicht berührt oder Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, nicht beeinträchtigt werden.
Best Practice Principles von Transparency International zur Ausgestaltung eines Hinweisgebersystems finden Sie hier. Detaillierte Informationen zur Funktionsweise eines Hinweisgebersystems finden Sie hier.
Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht die Einrichtung einer internen Meldestelle vor. Werden Sie allen gesetzlichen Anforderungen gerecht und fordern Sie ein auf Ihr Unternehmen angepasstes individuelles Angebot an.
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Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Bei einer internen Meldestelle geht über einen längeren Zeitraum kein Hinweis auf Fehlverhalten ein. Es ist also alles in bester Ordnung! Wirklich?
Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht für Organisationen mit mehr als 50 Beschäftigten die Einrichtung einer internen Meldestelle vor. Deren Hauptaufgabe ist es Hinweise auf Fehlverhalten im Unternehmen oder der Dienststelle entgegenzunehmen, nachfolgend zu verarbeiten und Gegenmaßnahmen zu initiieren. Dadurch soll Schaden für das Unternehmen verhindert oder zumindest minimiert werden. Aber woran kann es liegen, wenn nach Einrichtung der internen Meldestelle keine Hinweise eingehen? Das kann mehrere Gründe haben.
Wenn es kein Fehlverhalten gibt, wird auch nichts gemeldet, insofern ist das natürlich der Idealzustand. Aber je mehr Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen eine Organisation hat, desto wahrscheinlicher ist es schon rein statistisch, dass ein irgendwie geartetes Fehlverhalten auch tatsächlich vorkommt. In den meisten Fällen haben fehlende Meldungen daher andere Ursachen.
Nur wenn die Existenz und die Aufgabe der internen Meldestelle im Unternehmen oder der Dienststelle bekannt ist, können und werden auch Hinweise eingehen. Aus diesem Grund kommt der begleitenden internen Kommunikation bei der Einführung der internen Meldestelle eine nicht zu unterschätzende Bedeutung zu. Es ist einer der größten Fehler beim Aufbau von Meldestellen, umfangreich Ressourcen in die Diskussion und Festlegung technischer und personeller Aspekte zu investieren und anschließend die Begleitkommunikation zu vernachlässigen. Während in der Phase der Systemeinführung eine professionelle Kommunikationskampagne erforderlich ist, sind im weiteren Fortlauf nur noch einzelne, aber periodische Kommunikationsmaßnahmen notwendig. Zu denken ist hier zum Beispiel an einen Intranetbeitrag über die Anzahl eingegangener Meldungen.
Bei genauerer Betrachtung ist dies ebenfalls ein Kommunikationsthema. Hinweise über Fehlverhalten sind ein wichtiges Instrument, Probleme rechtzeitig erkennen und frühzeitig Gegenmaßnahmen einleiten zu können. Dass Meldungen im Unternehmen oder der Dienststelle positiv konnotiert sind und nicht negativ – etwa im Sinne von Anschwärzen – ist auch eine wichtige Aufgabe der Hinweisgeber-Kommunikation.
Eng damit verbunden ist die Tatsache, dass es Hinweis-fördernde Unternehmenskulturen gibt. Diese zeichnen sich insbesondere aus durch Transparenz, Lösungsorientierung und Fehlervermeidung. Die Vermittlung der Unternehmenskultur erfolgt sehr stark durch die oberste Führungseben der Organisation. Dem „Tone at the Top“, also den Aussagen der wichtigsten Führungskräfte über das Hinweisgebersystem kommt daher essenzielle Bedeutung zu. Nur wenn das System vom Top-Management öffentlich unterstützt wird, wird es auch genutzt werden.
Nur wenn die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen keine Repressalien wegen einer Hinweisabgabe zu fürchten haben, werden sie auch Meldungen abgeben. Daher muss das Unternehmen oder die Dienststelle unmissverständlich kommunizieren, dass ein gutgläubiger Hinweisgeber unter keinen Umständen Repressalien zu befürchten hat. Umgekehrt ist auch klar: sollte ein Hinweisgeber Repressalien erlitten haben und wird dies in der Organisation bekannt, wird es mit großer Wahrscheinlichkeit keine weiteren Hinweise mehr geben. Allein anonyme Hinweise sind dann noch denkbar.
Nur der Vollständigkeit halber sei dieser technische Aspekt für fehlende Hinweise genannt. Diese Probleme könne im Vergleich mit den anderen angesprochenen Aspekten in der Regel leicht behoben werden.
Um Meldungen über Fehlverhalten zu erhalten und danach geeignete Gegenmaßnahmen ergreifen zu können, bedarf es einiger Voraussetzungen: Das Hinweisgebersystem und sein Nutzen müssen durch geeignete Kommunikationsmaßnahmen bekannt sein, die Unternehmenskultur muss „richtig“ sein, es darf keine Angst vor Repressalien und keine technischen Probleme geben. Ist all dies gegeben, werden Meldungen bei der internen Meldestelle eingehen, wodurch mitunter gravierende Probleme frühzeitig erkannt und beseitigt werden können.
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Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Eine Person, welche mit der Aufgabe einer internen Meldestelle betraut ist, muss ein breites Kompetenzprofil mitbringen. Hierbei kann man unterscheiden zwischen juristischen Kenntnissen, Management-Know How und persönlichen Eigenschaften.
Zunächst einmal ist es unverzichtbar, umfassende Kenntnisse über das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) selbst zu haben. Nur so kann ein gesetzeskonformes Handeln sichergestellt werden.
Das Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) sieht in § 17 eine Stichhaltigkeitsprüfung der eingegangenen Meldungen vor. Hierfür sind zumindest rechtliche Grundkenntnisse von Nöten. Dies betrifft in vielen Unternehmen und Dienststellen insbesondere die Felder Anti-Korruption, Kartellrecht, Interessenkonflikte, Vergabe öffentlicher Aufträge, den Datenschutz und die Datensicherheit.
Auch der Betriebsrat spielt in Bezug auf die Einführung und den Betrieb des Hinweisgebersystems eine wichtige Rolle. Daher ist es notwendig sich mit dem Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) vertraut zu machen und zu verstehen, wann dem Betriebsrat ein Beteiligungsrecht zukommt.
Für einen erfolgreichen Aufbau und Betrieb einer Meldestelle ist ebenso ein gewisses Maß an Management-Know How erforderlich.
Die verantwortliche Person sollte erstens grundlegende finanzwirtschaftliche Kenntnisse haben. In vielen Fällen geht das gemeldete Fehlverhalten mit Finanztransaktionen einher, die im Buchhaltungssystem nachzuweisen sind. Dies nachzuvollziehen zu können ist bei der Stichhaltigkeitsprüfung äußerst hilfreich.
Darüber hinaus sind zweitens organisatorische Kenntnisse hilfreich. Einerseits erleichtern Kenntnisse über die Aufbau- und die Ablauforganisation des Unternehmens oder der Dienststelle die Stichhaltigkeitsprüfung eingegangener Meldungen. Andererseits muss die Meldestelle und der Hinweisabgabeprozess selbst konzipiert und nachfolgend effizient umgesetzt werden.
Unverzichtbar sind drittens fundierte Kenntnisse im Bereich interne Kommunikation. Die Existenz der Meldestelle muss im Unternehmen oder der Dienststelle bekannt sein, ansonsten können und werden keine Meldungen eingehen oder die Meldungen werden bei einer staatlich betriebenen externen Meldestelle abgegeben. Letzteres ist sicherlich nicht im Interesse des Unternehmens oder der Dienststelle.
Es gibt kaum eine Meldung, bei deren Aufarbeitung keine Konflikte im Unternehmen oder der Dienststelle auftreten. Insofern ist eine gewisse Konfliktfähigkeit eine Eigenschaft, die für eine mit den Aufgaben einer Meldestelle betrauten Person unverzichtbar ist.
Wesentlich ist auch eine gewisse Menschenkenntnis, vor allem im Kontakt mit der hinweisgebenden Person selbst als auch mit den von der Meldung betroffenen Personen.
Von grundlegender Bedeutung ist das Thema Verschwiegenheit. 4:10 Die verantwortliche Person hat dafür Sorge zu tragen, dass ein eingegangener Hinweis nicht an Dritte weitergegeben wird. Damit die Meldestelle wirksam und funktionstüchtig sein kann, ist es unerlässlich, dass die Identitäten aller von einer Meldung betroffenen Personen im Einklang mit dem Hinweisgeberschutzgesetz geschützt werden.
Weiter spielt auch die Zuverlässigkeit der betrauten Person eine relevante Rolle. Sie sollte bei nicht-anonymer Meldung mit der hinweisgebenden Person regelmäßig in Kontakt stehen und ihr das gesetzlich vorgeschriebene Feedback geben.
Schließlich ist das Beherrschen von Fremdsprachen insbesondere in international agierenden Organisationen für die Betreuung der Meldestelle von Vorteil.
Die Wahrnehmung der Aufgaben einer Meldestelle erfordert ein breites Kompetenzprofil. Nicht umsonst sieht das Hinweisgeberschutzgesetz in § 15 vor, dass die mit den Aufgaben der internen Meldestelle betrauten Personen die notwendige Fachkunde aufweisen müssen. Alternativ zum Eigenbetrieb der internen Meldestelle kann diese auch von einem erfahrenen externen Dienstleister betrieben werden. Dies sieht das Gesetz explizit vor. Bei dieser wichtigen Entscheidung muss jedes Unternehmen und jede Dienststelle für sich den besten Weg finden.
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Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Das Hinweisgeberschutzgesetz regelt im Wesentlichen zwei große Themenfelder:
Beide Themenfelder werden nachfolgend erläutert.
Erst im drittletzten Abschnitt 4 befasst sich das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) mit dem Kernthema „Schutzmaßnahmen“. Hier sieht es in § 36 ein Verbot zur Ausübung von Repressalien gegenüber Hinweisgebern vor. Schon die Androhung oder der Versuch Repressalien auszuüben ist verboten.
Erleidet ein Hinweisgeber nach einer Meldung oder Offenlegung dennoch eine Benachteiligung im Zusammenhang mit seiner beruflichen Tätigkeit, so sieht das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) eine Beweislastumkehr vor. Dadurch muss die Person, die die hinweisgebende Person benachteiligt hat, beweisen, dass die Benachteiligung nicht auf der Meldung oder Offenlegung beruht.
Im nachfolgenden § 37 wird der Schadensersatz nach Repressalien geregelt. Wenn gegen das Verbot der Ausübung, der Androhung oder des Versuchs von Repressalien verstoßen wird, sieht das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) einen Anspruch des Hinweisgebers auf Ersatz des erlittenen Schadens vor.
Über den Schadensersatz hinaus sieht das HinSchG im vorletzten Abschnitt in § 40 eine Geldbuße bis zu hunderttausend Euro vor für den Fall, dass eine Repressalie ergriffen oder angedroht wird.
Wenn man es plakativ formulieren will: hinweisgebende Personen werden geschützt durch die drohenden finanziellen Konsequenzen für Unternehmen und Dienststellen, falls diese Repressalien gegen den Whistleblower ergreifen.
Zusätzlich bewirkt das Vertraulichkeitsgebot in § 8 einen Schutz für hinweisgebende Personen. Die Vertraulichkeit ihrer Identität ist zu schützen. Wer dies nicht tut, handelt ordnungswidrig und kann mit einer Geldbuße bis zu zwanzigtausend Euro belegt werden.
Neben den erwähnten Schutzmaßnahmen befasst sich das Hinweisgeberschutzgesetz mit prozessualen Aspekten der Hinweisabgabe.
Das Hinweisgeberschutzgesetz regelt ausführlich,
Das Gesetz gilt nicht für alle Meldungen oder Offenlegungen von Informationen. Vielmehr müssen diese in den persönlichen (§1) und sachlichen Anwendungsbereich (§ 2) des Gesetzes fallen. So fallen z.B. Meldungen von Informationen über Verstöße, die straf- oder bußgeldbewehrt sind, in den sachlichen Anwendungsbereich. Dies ist hingegen nicht der Fall bei Informationen, die die nationale Sicherheit und hier militärische Belange betreffen.
Weiter wird die Frage, wie die Hinweise abgegeben werden müssen, damit die Schutzwirkung des Gesetzes greift, klar geregelt. So muss die Meldung bei einer von den Unternehmen oder Dienststellen einzurichtenden sogenannten internen Meldestelle oder einer staatlich betriebenen externen Meldestelle abgegeben worden sein. Sie darf auch offengelegt, also etwa an die Presse gegeben werden, allerdings erst, nachdem sie an eine externe Meldestelle abgegeben worden ist und diese ihren Aufgaben nicht nachgekommen ist.
Hier noch einige wichtige Regelungen zu internen Meldestellen:
In § 13 regelt das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) die Aufgaben einer internen Meldestelle. Zu den wesentlichen Aufgaben der internen Meldestelle gehört das Betreiben der Kanäle, über die die Meldungen abgegeben werden, die Stichhaltigkeitsprüfung der Meldungen, sowie die Veranlassung geeigneter Folgemaßnahmen. Zudem hält die interne Meldestelle Informationen über externe Meldestellen bereit.
In § 14 regelt das HinSchG die Organisationsform interner Meldestellen. Die Aufgaben der internen Meldestelle kann durch eine beim Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle beschäftigte Person oder durch eine interne Organisationseinheit übernommen werden. Ebenso kann ein Dritter mit den Aufgaben betraut werden.
Sofern die Voraussetzungen zur Einrichtung einer internen Meldestelle für ein Unternehmen oder eine Dienststelle besteht, muss gemäß § 15 gewährleistet werden, dass die mit den Aufgaben der Meldestelle betrauten Personen im Rahmen dieser Tätigkeit unabhängig arbeiten. Sie dürfen zwar gleichzeitig andere Aufgaben wahrnehmen, allerdings darf dabei kein Interessenkonflikt entstehen.
In § 16 sieht das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) Vorschriften über die Meldekanäle für interne Meldestellen vor. Beschäftigungsgeber und Dienststellen sind dazu verpflichtet, Hinweisgebersysteme einzurichten, über die sich Beschäftigte an die interne Meldestelle wenden können, um Informationen über Verstöße zu melden. Das Hinweisgebersystem kann so gestaltet werden, dass er auch natürlichen Personen offensteht, die im Rahmen ihrer Tätigkeit mit dem Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle in Kontakt stehen. Dies bedeutet, dass z.B. auch Lieferanten oder Kunden ermöglicht werden kann, Meldungen abzugeben. Ob diese Option eröffnet wird, liegt im Ermessen des Unternehmens oder der Dienststelle.
In § 17 wird das Verfahren bei internen Meldungen spezifiziert, also was genau zu tun ist, wenn eine Meldung bei einer internen Meldestelle eingeht. Das Hinweisgebersystem hat den Eingang der Meldung spätestens nach 7 Tagen zu bestätigen und eine Stichhaltigkeitsprüfung der Meldung durchzuführen. Zu ihren Aufgaben gehört außerdem das vertrauliche Zusammenwirken mit dem Hinweisgeber, sowie das Ergreifen von Folgemaßnahmen. Das Hinweisgebersystem ist dafür zuständig, dem Hinweisgeber über die ergriffenen und geplanten Folgemaßnahmen eine Rückmeldung innerhalb einer Frist von 3 Monaten zu geben.
In § 18 wird erläutert, welche Folgemaßnahmen eine interne Meldestelle ergreifen kann, also z.B. interne Untersuchungen durchführen oder das Verfahren abschließen.
Das Hinweisgeberschutzgesetz regelt zwei große Themenfelder:
Es ist verboten, Repressalien gegen hinweisgebende Personen auszuüben. Wer dies doch tut, ist zum Schadensersatz verpflichtet und kann mit einer Geldbuße bis zu hunderttausend Euro belegt werden. Damit dieser Schutzmechanismus greift, muss die Meldung in den sachlichen Anwendungsbereich des Gesetzes fallen und bei einer internen oder externen Meldestelle abgegeben worden sein. Sie darf auch offengelegt worden sein, allerdings erst, nachdem sie an eine externe Meldestelle abgegeben worden ist und diese ihren Aufgaben nicht nachgekommen ist.
Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht die Einrichtung einer internen Meldestelle vor. Werden Sie allen gesetzlichen Anforderungen gerecht und fordern Sie ein auf Ihr Unternehmen angepasstes individuelles Angebot an.
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Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen und Dienststellen haben oft nur eingeschränkte Erfahrungen mit den Themen interne Meldestelle, Hinweisgebersystem und Hinweisabgabe. Leicht können daher schwerwiegende Fehler gemacht werden, die sich mit Hilfe der nachfolgenden Tipps vermeiden lassen.
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Das Hinweisgeberschutzgesetz schützt – wie der Name schon sagt – hinweisgebende Personen. Aber müssen nicht auch die von Whistleblowern beschuldigten Personen geschützt werden?
Benötigen von Whistleblowern beschuldigte Personen Schutz? Diese Frage mag auf den ersten Blick befremdlich erscheinen. Sind es doch die hinweisgebenden Personen selbst, die mitunter aufgrund ihrer Meldung Nachteile zu erleiden haben und somit geschützt werden müssen. Letzteres steht auch völlig außer Frage und das ist ja auch die richtige und wichtige Zielsetzung der EU-Richtlinie- Whistleblowing und des deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes.
Aber Hinweisgebersysteme können missbraucht werden. Unter Missbrauch versteht man:
Der Missbrauch eines Hinweisgebersystems ist die bewusst falsche Meldung eines unterstellten Fehlverhaltens einer im Unternehmen oder der Dienststelle beschäftigten Person.
Nicht als Missbrauch zu werten sind hingegen
Dr. Martin Walter, geschäftsführender Gesellschafter der Hinweisgebersystem24 GmbH, hat als Lehrbeauftragter der TU Dresden eine empirische Untersuchung durchgeführt zum Thema „Missbrauch von Hinweisgebersystemen“. Diese ist 2021 publiziert worden in „Ruhmannseder/ Behr/ Krakow (Hrsg.), Hinweisgebersysteme“. Das Ergebnis der Untersuchung basiert auf den Antworten von 43 Unternehmen und kam zu dem Ergebnis, dass fast 90% aller Hinweise in guter Absicht abgegeben werden.
So erfreulich dieser hohe Prozentsatz ist, es zeigt sich aber auch, dass rund 10% der Hinweise bewusst falsch abgegeben werden.
Wenn auch nur zu einem geringen Prozentsatz: Missbrauch von Hinweisgebersystemen kommt vor! Und es kommt natürlich auch vor, dass Hinweise in guter Absicht abgegeben werden, aber trotzdem inhaltlich falsch sind. Das zeigt, dass es geeigneter Schutzmechanismen für beschuldigte Personen bedarf.
An erster Stelle ist in den Unternehmen und Dienststellen das rechtsstaatliche Prinzip zwingend zu beachten, dass in Hinweisen beschuldigte Personen bis zum Beweis des Gegenteils zwingend als unschuldig gelten müssen. Das gilt bei etwaigen internen Untersuchungen, aber auch für die interne Kommunikation und das interne Reporting zum Fall. Vertraulichkeit ist oberstes Gebot!
Der Schutz beschuldigter Personen kann durch das Unternehmen oder die Dienststelle weiter erhöht werden, wenn intern deutlich kommuniziert wird, dass der Missbrauch des Hinweisgebersystems durch eine bewusste Falschmeldung ein schwerwiegender Complianceverstoß ist, der entsprechend sanktioniert wird.
Aber auch das neue Hinweisgeberschutzgesetz wird zum Schutz missbräuchlich beschuldigter Personen beitragen. Es enthält folgende Regelungen:
Nicht nur Hinweisgeber, auch in Hinweisen beschuldigte Personen müssen geschützt werden, bis zum Beweis des Gegenteils müssen sie als unschuldig gelten. Flankiert wird dies durch Strafandrohung für bewusste Falschmeldungen durch das Unternehmen oder die Dienststelle und den Staat. Personen, die bewusst falsche Hinweise abgeben fallen nicht unter den Schutz des Hinweisgeberschutzgesetzes.
Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
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Eine hinweisgebende Person erleidet nachfolgend Sanktionen. Wie ist die rechtliche Situation zu beurteilen?
Schon heute gibt es gesetzliche Regelungen, die sicherstellen sollen, dass Beschäftigte ihre Rechte ohne Furcht vor Repressalien durch den Arbeitgeber ausüben können. Im Mittelpunkt steht hier das Maßregelungsverbot gemäß § 612a BGB. Im Hinblick auf das Whistleblowing wägt das Bundesarbeitsgericht (BAG) derzeit ab zwischen dem Geheimhaltungsinteresse des Arbeitgebers und dem Interesse der beschäftigten Person an der Meldung eines Fehlverhaltens. Allerdings hat das BAG in diesem Zusammenhang bisher keine klaren Leitlinien statuiert, sondern entscheidet vielmehr im Einzelfall.
Das hat zur Konsequenz, dass die hinweisgebende Person mit einer großen Rechtsunsicherheit konfrontiert ist. Es ist für sie nur schwer einzuschätzen, ob die Meldung des Missstands rechtlich zulässig ist oder nicht. Vor diesem Hintergrund wird sich mancher Whistleblower gegen eine Meldung entscheiden.
Im vorliegenden Referentenentwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes wird in § 36 das Verbot von Repressalien gegen Whistleblower geregelt. Wörtlich:
„Erleidet eine hinweisgebende Person nach einer Meldung oder Offenlegung eine Benachteiligung im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit, so wird vermutet, dass diese Benachteiligung eine Repressalie ist. In diesem Fall hat die Person, die die hinweisgebende Person benachteiligt hat, zu beweisen, dass die Benachteiligung auf hinreichend gerechtfertigten Gründen basiert oder dass sie nicht auf der Meldung oder Offenlegung beruht.“
Das Unternehmen oder die Dienststelle muss also beweisen, dass die Meldung nicht kausal für die Benachteiligung war. Die Beweislast wird somit umgekehrt.
Während hierdurch die Rechtssicherheit des Hinweisgebers deutlich erhöht wird, wird es für den Beschäftigungsgeber künftig erheblich schwieriger, Sanktionen gegen Whistleblower zu verhängen.
Diese neue rechtliche Situation ist eindeutig zu begrüßen. Allerdings muss auch eine hieraus resultierende Missbrauchsgefahr zur Kenntnis genommen werden: Beschäftigte können durch Abgabe eines Hinweises künftig erreichen, dass sie nur schwer gekündigt oder versetzt werden können. Dieser Gefahr wirkt zumindest teilweise § 38 HinSchG entgegen. Dort wird geregelt, dass die hinweisgebende Person zum Ersatz des Schadens verpflichtet ist, der aus einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Meldung oder Offenlegung unrichtiger Informationen entstanden ist.
In erster Linie sind Unternehmen und Dienststellen natürlich gut beraten, keinerlei Sanktionen gegen hinweisgebende Personen auszusprechen. Ansonsten greift nach § 36 HinSchG die Verpflichtung zum Schadenersatz.
Darüber hinaus erscheint es jetzt noch sinnvoller, eine Dokumentation der Leistungen von Personen zu führen, die künftig eventuell z.B. gekündigt oder nicht einvernehmlich versetzt werden sollen. Nur dann kann in einem nachfolgenden möglichen Arbeitsgerichtsprozess der Nachweis geführt werden, dass die ergriffene Maßnahme nicht auf der Meldung beruht, sondern berechtigte dienstliche Gründe hat.
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Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Um den Schutz von Hinweisgebern zu garantieren, müssen Beschäftigungsgeber mit mehr als 250 Mitarbeitern laut dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) eine interne Meldestelle einrichten. Für Unternehmen und Dienststellen mit mehr als 49 und weniger als 250 Beschäftigten gilt dies ab dem 17.12.2023. Um die Funktionsfähigkeiten dieser internen Meldestelle zu garantieren, muss sie im Unternehmen mit vielen unterschiedlichen Abteilungen zusammenarbeiten. Welche Abteilungen sind das und was sind die jeweiligen Inhalte der Zusammenarbeit?
Um ihre Aufgaben erfüllen zu können, muss eine interne Meldestelle mit anderen Abteilungen des Unternehmens zusammenarbeiten. Diese Abteilungen werden nachfolgend benannt und der Inhalte der jeweiligen Zusammenarbeit wird vorgestellt.
In der Praxis wird es oft vorkommen, dass die interne Meldestelle ein Teilbereich der Compliance – Abteilung ist, aber das muss nicht zwingend der Fall sein. Unabhängig davon ergibt sich die Notwendigkeit der Zusammenarbeit, wenn ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin einen ihnen persönlich bekannten Compliance Mitarbeiter vor Ort ansprechen und ihm einen Hinweis auf Fehlverhalten im Unternehmen gibt. Diesen Hinweis muss der Compliance-Mitarbeiter dann an die interne Meldestelle weiterleiten.
Auch kann die Compliance-Abteilung aufgrund ihrer vielfältigen Praxiserfahrungen ein guter Ratgeber sein bei der Stichhaltigkeitsprüfung der bei der internen Meldestelle direkt eingehenden Hinweise. Natürlich ist hierbei die Vertraulichkeit zu wahren.
Weiter kann ihr die Aufgabe zukommen, die Folgemaßnahmen eingegangener Hinweise zu initiieren und deren Umsetzung zu kontrollieren. Zu denken ist hier beispielsweise an das Aufsetzen eines Schulungsprogramms zum Thema Anti-Korruption.
Die interne Revision kann insbesondere bei der Stichhaltigkeitsprüfung eingegangener Meldungen wertvolle Hilfe leisten. Sie ist die am besten geeignete Abteilung, um zunächst eine Erstplausibilisierung vorzunehmen, um damit die Frage beantworten zu können, ob eine Meldung plausibel genug ist und die notwendige Substanz hat, um eine eingehendere Untersuchung starten zu können.
Auch in der dann folgenden eigentlichen Ermittlungsphase wird die Federführung der Ermittlungen in aller Regel bei der internen Revision liegen.
Auch in der Personalabteilung können Hinweise auf Fehlverhalten eingehen, die dann zuständigkeitshalber an die interne Meldestelle weitergeleitet werden müssen.
Darüber hinaus ist ja menschliches Fehlverhalten oft der Auslöser für eine Meldung. Hieraus ergibt sich mitunter die Notwendigkeit einer Sanktionierung. Das kann eine Abmahnung sein, in besonders schwerwiegenden Fällen aber auch eine Freistellung oder eine Kündigung. Dies alles umzusetzen, liegt im Zuständigkeitsbereich der Personalabteilung. Eine vertrauensvolle und professionelle Zusammenarbeit der internen Meldestelle mit dem Personalbereich bei diesen schwierigen Themen ist somit unabdingbar.
Wichtig ist auch eine gute Zusammenarbeit mit dem Rechtsbereich. Dieser kann die interne Meldestelle mit fachkundigem Rechtsrat unterstützen und bei der Bearbeitung eingegangener Meldungen klären, welche rechtlichen Schritte als nächstes einzuleiten sind, also z.B. ob in einem konkreten Fall Strafanzeige gegen eine beschuldigte Person erstattet werden soll.
Der Datenschutzbereich ist einzubinden beim erstmaligen Aufsetzen des Hinweisgebersystems und in der Regel bei der Beurteilung und Bearbeitung von Meldungen zu datenschutzrechtlichem Fehlverhalten.
Auch der Betriebsrat ist im Rahmen der Einführung eines Hinweisgebersystems frühzeitig zu beteiligen, damit er seine Mitbestimmungsrechte wahrnehmen kann. (Details hierzu finden sich in einem früheren Blog.) Im Wirkbetrieb des Hinweisgebersystems hat der Betriebsrat Informationsrechte, die ebenfalls zu beachten sind. Generell bietet eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat Vorteile für alle Beteiligten.
Falls ein webbasiertes Hinweisgebersystem angeboten werden soll, muss mit der IT-Abteilung abgestimmt werden, ob das System selbst entwickelt werden soll oder ob es zugekauft bzw. gemietet werden soll. Weiter muss das System in die IT-Landschaft integriert werden. Neben einer professionellen Datensicherung ist darüber hinaus das Thema Datensicherheit im sensiblen Umfeld der internen Meldestelle von größter Bedeutung. Abschließend ist auch das Löschkonzept mit dem IT-Bereich abzustimmen.
Schon mehrfach ist in diesem Blog die Bedeutung der internen Kommunikation thematisiert worden. Nur wenn die Existenz und die Aufgaben einer internen Meldestelle im Unternehmen bekannt sind, werden auch Hinweise eingehen. Daher kommt der professionellen Zusammenarbeit mit der Kommunikationsabteilung große Bedeutung zu.
Eine interne Meldestelle muss mit vielen Abteilungen im Unternehmen gut zusammenarbeiten: Compliance, interne Revision, Personal, Recht, Datenschutz, Betriebsrat, IT und Kommunikation. Dies effizient umzusetzen und gleichzeitig die gebotene Vertraulichkeit im sensiblen Umfeld von Meldungen über Fehlverhalten zu bewahren, ist eine der anspruchsvollsten Aufgaben der internen Meldestelle. Aber nur, wenn dies gelingt, kann sie ihren Aufgaben gerecht werden.
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Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Der Bundestag hat am 16.12.2022 in 2. und 3. Lesung das Hinweisgeberschutzgesetz verabschiedet.
Die wichtigste beschlossene Änderung gegenüber dem bisherigen Entwurf bezieht sich auf den Umgang mit anonymen Meldungen. Der Regierungsentwurf hatte vorgesehen, dass sich die in Unternehmen beziehungsweise öffentlichen Stellen einzurichtenden internen Meldestelle sowie die einzurichtenden externen Meldestellen mit anonymen Meldungen hätten beschäftigen sollen. Nun wurde durch den Bundestag beschlossen, dass sich die Meldestellen damit beschäftigen müssen. Dafür sollen die Meldestellen entsprechende Vorkehrungen treffen, um auch eine anonyme Kommunikation zwischen Hinweisgebenden und Meldestellen zu ermöglichen.
Dafür sind ab dem Januar 2025 Meldekanäle vorzuhalten, welche die anonyme Kontaktaufnahme und die für die hinweisgebende Person anonyme Kommunikation zwischen hinweisgebender Person und interner Meldestelle ermöglichen. Dies kann etwa durch technische Vorrichtungen oder die Einschaltung einer Ombudsperson gewährleistet werden.
Die Full-Service-Lösung der Hinweisgebersystem24 GmbH ist bereits jetzt mit allen heute und künftig geltenden gesetzlichen Anforderungen kompatibel.
Drei Monate nach der Verkündigung, die voraussichtlich im ersten Quartal 2023 erfolgen wird, wird das Gesetz im zweiten Quartal 2023 in Kraft treten.
Eine Zusammenfassung des Inhalts des Hinweisgeberschutzgesetzes findet sich hier.
Viele Unternehmen und Dienststellen richten aktuell eine interne Meldestelle ein. Aber wieviel Hinweise sind eigentlich zu erwarten?
Über Fehlverhalten im eigenen Unternehmen wird – zum Teil verständlicherweise – nur ungern öffentlich gesprochen. Und auch die Anzahl der Hinweise auf Fehlverhalten ist kein Thema, das bei der Kommunikationsabteilung ganz oben auf der Agenda steht. Daher ist es schwer verlässliche Daten über die Anzahl der eingegangenen Hinweise zu bekommen.
In Praktikerkreisen ist man sich dieser Problematik wohl bewusst. Hier hat sich im Laufe der Zeit zumindest eine grobe Kennzahl etabliert. Dies ist die Kennzahl „Hinweise je 1.000-Mitarbeiter“, da die Mitarbeiterzahl der wichtigste Treiber für die Anzahl der Meldungen ist. Grob lässt sich sagen, dass je 1.000 Mitarbeiter zwei bis drei Hinweise im Jahr zu erwarten sind. Das ist immerhin eine Indikation, aber man muss zur Kenntnis nehmen, dass es weitere Einflussfaktoren gibt, z.B. die Branchenzugehörigkeit. Empirisch gesicherte Kenntnisse über diese weiteren Einflussfaktoren liegen allerdings nicht vor.
Bei aller Unschärfe ermöglicht die Kennzahl eine grobe Einschätzung, ob erstens im Unternehmen oder der Dienststelle aus den o.a. Gründen zu wenig Meldungen eingehen oder zweitens zu viele. Gehen zu wenige Meldungen ein, kann es daran liegen, dass die interne Meldestelle nicht ausreichend kommuniziert worden ist oder der Nutzen von Meldungen nicht verstanden worden ist. Gehen zu viele Meldungen ein, bedarf dies natürlich ebenfalls einer genaueren Analyse. Ursache hierfür kann ja ein überdurchschnittliches hohes Maß an Fehlverhalten sein.
Im Fachmagazin „Comply“ (2/2022) ist ein Interview zu lesen mit Benjamin Fischer, dem Leiter der Hinweisgeberstelle in der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin). Diese Stelle nimmt Hinweise zu möglichen Verstößen gegen Aufsichtsrecht entgegen, z.B. Geldwäsche oder unerlaubte Geschäfte.
Die Besonderheit der BaFin liegt natürlich darin, dass die meisten Hinweise dort nicht von eigenen Mitarbeitenden abgegeben werden, sondern von Externen. Insofern ist die oben aufgeführte Kennzahl hier ohne Aussagekraft.
Für die bei der BaFin eingehenden Meldungen nennt Benjamin Fischer konkrete Zahlen. Im Jahr 2020 sind 1.300 Hinweise eingegangen, im Jahr 2021 bereits 2.300. Das ist eine Steigerung um beachtliche 77%. Diese Tendenz ist auch längerfristig zu beobachten. Die Hinweisgeberstelle der BaFin hat ihre Tätigkeit Mitte 2016 aufgenommen. Im Jahr 2017 gab es rund 600 Hinweise mit durchgehend steigender Tendenz in allen Folgejahren bis 2021.
Eine wichtige Erkenntnis lässt sich aus dieser Entwicklung ableiten: Es bedarf einer gewissen Zeit bis eine neu eingeführte Meldestelle umfassend genutzt wird. Dies mag einerseits daran liegen, dass die Existenz der Meldestelle immer besser bekannt wird. Und andererseits braucht es Zeit, bis sich der Nutzen der Hinweisabgabe herumspricht. Dies ist immer dann der Fall, wenn „Success Stories“ kommuniziert werden mit der Botschaft: Hinweise haben uns geholfen, Fehlverhalten frühzeitig zu erkennen und durch geeignete Folgemaßnahmen Schaden zu verhindern oder zumindest zu begrenzen.
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes, Spotify oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.
Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
