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Was regelt das neue Hinweisgeberschutzgesetz? – Eine Übersicht

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Hinweisgeberschutz, Hinweisgebersysteme, Meldekanäle
09.08.22

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) wird in diesem Jahr in Kraft treten. Aber was regelt es eigentlich? Blicken wir einmal in den vorliegenden neuen Referentenentwurf des Gesetzes!

Der vorliegende Referentenentwurf des HinSchG lässt sich unterteilen in zwei große Themenfelder:

  • Direkte Schutzmaßnahmen für hinweisgebende Personen
  • Prozessuale Aspekte der Hinweisabgabe

Direkte Schutzmaßnahmen für hinweisgebende Personen

Erst im drittletzten Abschnitt 4 befasst sich das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) mit dem Kernthema „Schutzmaßnahmen“. Hier sieht es in § 36 ein Verbot zur Ausübung von Repressalien gegenüber Hinweisgebern vor. Schon die Androhung oder der Versuch Repressalien auszuüben ist verboten.

Erleidet ein Hinweisgeber nach einer Meldung oder Offenlegung dennoch eine Benachteiligung im Zusammenhang mit seiner beruflichen Tätigkeit, so sieht das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) eine Beweislastumkehr vor. Dadurch muss die Person, die die hinweisgebende Person benachteiligt hat, beweisen, dass die Benachteiligung nicht auf der Meldung oder Offenlegung beruht.

Im nachfolgenden § 37 wird der Schadensersatz nach Repressalien geregelt. Wenn gegen das Verbot der Ausübung, der Androhung oder des Versuchs von Repressalien verstoßen wird, sieht das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) einen Anspruch des Hinweisgebers auf Ersatz des erlittenen Schadens vor.

Über den Schadensersatz hinaus sieht das HinSchG im vorletzten Abschnitt in §40 eine Geldbuße bis zu einer Mio. Euro vor für den Fall, dass eine Repressalie ergriffen wird.

Wenn man es plakativ formulieren will: hinweisgebende Personen werden geschützt durch die drohenden finanziellen Konsequenzen für Unternehmen und Dienststellen, falls diese Repressalien gegen den Whistleblower ergreifen.

Zusätzlich bewirkt das Vertraulichkeitsgebot in §8 einen Schutz für hinweisgebende Personen. Die Vertraulichkeit ihrer Identität ist zu schützen. Wer dies nicht tut, handelt ordnungswidrig und kann mit einer Geldbuße bis zu zwanzigtausend Euro belegt werden.

Prozessuale Aspekte der Hinweisabgabe

Neben den erwähnten Schutzmaßnahmen befasst sich das HinSchG mit prozessualen Aspekten der Hinweisabgabe. Ausführlich wird geregelt,

  • welche Hinweise dazu führen, dass die hinweisgebende Person geschützt ist und
  • wie die Hinweise abgegeben werden müssen, damit die Schutzwirkung des Gesetzes greift.

Das Gesetz gilt nicht für alle Meldungen oder Offenlegungen von Informationen. Vielmehr müssen diese in den persönlichen (§1) und sachlichen Anwendungsbereich (§2) des Gesetzes fallen. So fallen z.B. Meldungen von Informationen über Verstöße, die strafbewehrt sind, generell in den sachlichen Anwendungsbereich. Dies ist hingegen nicht der Fall bei Informationen, die die nationale Sicherheit und hier militärische Belange betreffen.

Weiter wird die Frage, wie die Hinweise abgegeben werden müssen, damit die Schutzwirkung des Gesetzes greift, klar geregelt. So muss die Meldung bei einer internen oder externen Meldestelle abgegeben worden sein. Sie darf auch offengelegt werden, allerdings erst, nachdem sie an eine externe Meldestelle abgegeben worden ist und diese ihren Aufgaben nicht nachgekommen ist.

In der Praxis wird der wichtigste Adressat für Meldungen die interne Meldestelle sein. Daher hier noch einige wichtige Regelungen zu internen Meldestellen:

In § 13 regelt das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) die Aufgaben einer internen Meldestelle. Zu den wesentlichen Aufgaben der internen Meldestelle gehört das Betreiben der Kanäle, über die die Meldungen abgegeben werden, die Stichhaltigkeitsprüfung der Meldungen, sowie die Veranlassung geeigneter Folgemaßnahmen. Zudem hält die interne Meldestelle Informationen über externe Meldestellen bereit.

In § 14 regelt das HinSchG die Organisationsform interner Meldestellen. Die Aufgaben der internen Meldestelle kann durch eine beim Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle beschäftigte Person oder durch eine interne Organisationseinheit übernommen werden. Ebenso kann ein Dritter mit den Aufgaben betraut werden.

Sofern die Voraussetzungen zur Einrichtung einer internen Meldestelle für ein Unternehmen oder eine Dienststelle besteht, muss gemäß § 15 gewährleistet werden, dass die mit den Aufgaben der Meldestelle betrauten Personen im Rahmen dieser Tätigkeit die notwendige Fachkunde aufweisen und unabhängig arbeiten. Sie dürfen zwar gleichzeitig andere Aufgaben wahrnehmen, allerdings darf dabei kein Interessenkonflikt entstehen.

In § 16 sieht das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) Vorschriften über die Meldekanäle für interne Meldestellen vor. Beschäftigungsgeber und Dienststellen sind dazu verpflichtet, Meldekanäle einzurichten, über die sich Beschäftigte mündlich oder in Textform an die interne Meldestelle wenden können, um Informationen über Verstöße zu melden. Die interne Meldestelle sollte auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten, soweit dadurch die vorrangige Bearbeitung nichtanonymer Meldungen nicht gefährdet wird. Es besteht allerdings keine Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen. Der Meldekanal kann so gestaltet werden, dass er auch natürlichen Personen offensteht, die im Rahmen ihrer Tätigkeit mit dem Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle in Kontakt stehen. Dies bedeutet, dass z.B. auch Lieferanten oder Kunden ermöglicht werden kann, Meldungen abzugeben. Ob diese Option eröffnet wird, liegt im Ermessen des Unternehmens oder der Dienststelle.

In § 17 wird das Verfahren bei internen Meldungen spezifiziert, also was genau zu tun ist, wenn eine Meldung bei einer internen Meldestelle eingeht. Die interne Meldestelle hat den Eingang der Meldung spätestens nach 7 Tagen zu bestätigen und eine Stichhaltigkeitsprüfung der Meldung durchzuführen. Zu ihren Aufgaben gehört außerdem das vertrauliche Zusammenwirken mit dem Hinweisgeber, eine Stichhaltigkeitsprüfung der Meldungen sowie das Ergreifen von Folgemaßnahmen. Die interne Meldestelle ist dafür zuständig, dem Hinweisgeber über die ergriffenen und geplanten Folgemaßnahmen eine Rückmeldung innerhalb einer Frist von 3 Monaten zu geben.

In § 18 wird erläutert, welche Folgemaßnahmen eine interne Meldestelle ergreifen kann, also z.B. interne Untersuchungen durchführen oder das Verfahren abschließen.

Zusammenfassung

Der vorliegende neue Referentenentwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes regelt zwei große Themenfelder:

  • Die Schutzmaßnahmen für hinweisgebende Personen und
  • Prozessuale Aspekte der Hinweisabgabe.

Es ist verboten, Repressalien gegen hinweisgebende Personen auszuüben. Wer dies doch tut, ist zum Schadensersatz verpflichtet und kann mit einer Geldbuße bis zu einer Mio. Euro belegt werden. Damit dieser Schutzmechanismus greift, muss die Meldung in den sachlichen Anwendungsbereich des Gesetzes fallen und bei einer internen oder externen Meldestelle abgegeben worden sein. Sie darf auch offengelegt worden sein, allerdings erst, nachdem sie an eine externe Meldestelle abgegeben worden ist und diese ihren Aufgaben nicht nachgekommen ist.

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Post by Martin Walter

Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Schutzmaßnahmen im Hinweisgeberschutzgesetz

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Hinweisgeberschutz, Interne Meldestelle, Meldekanäle
28.06.22

In diesem Beitrag stellen wir den Abschnitt 4 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) vor, in dem es um „Schutzmaßnahmen“ geht. Genauer gehen wir auf die Fragen ein: Wann wird eine Person durch das HinSchG geschützt? Welche Personenkreise werden umfasst? Kann die hinweisgebende Person Schadensersatz nach einer Repressalie verlangen? Gibt es nach einer Falschmeldung Schadensersatz?

Der Schutz durch das Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) setzt zunächst voraus, dass die Meldung an eine interne oder eine externe Meldestelle erstattet oder offengelegt worden ist. Außerdem muss die Information, die der Whistleblower abgegeben hat, zutreffend sein oder der Whistleblower muss dies zumindest angenommen haben. Der Whistleblower muss demnach in gutem Glauben gehandelt haben.

Die gemeldeten Verstöße müssen in den Anwendungsbereich des Gesetzes fallen. Die Anwendungsbereiche sind in § 2 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) erfasst. Es gilt generell für Verstöße, die strafbewehrt sind und für Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient. Darüber hinaus gilt es beispielsweise für Meldungen bezüglich des Datenschutzes, der Datensicherheit, des Steuerrechts und des Umweltschutzes. Nicht außer Acht zu lassen ist, dass die natürlichen Personen, die den Whistleblower bei einer Meldung oder Offenlegung im beruflichen Zusammenhang vertraulich unterstützen, ebenfalls geschützt sind.

Darüber hinaus erfasst das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) den Ausschluss der Verantwortlichkeit der hinweisgebenden Person. Hiernach ist ein Whistleblower grundsätzlich nicht für die Beschaffung von Informationen oder den Zugriff auf Informationen rechtlich verantwortlich zu machen, es sei denn, die hinweisgebende Person hat durch die Beschaffung als solche oder den Zugriff als solcher eine Straftat begangen. In diesem Fall schützt das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) den Whistleblower nicht. Auch muss die hinweisgebende Person hinreichenden Grund zur Annahme gehabt haben, dass die Weitergabe der Information erforderlich war, um einen Verstoß aufzudecken.

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) geht zudem genauer auf das Verbot ein, Repressalien zu ergreifen. Das gilt nicht nur für bereits ausgeübte Repressalien. Bereits die Androhung und der Versuch, Repressalien auszuüben, sind laut HinSchG gleichermaßen verboten. Erfährt der Whistleblower eine Benachteiligung, so hat der Urheber dieses Nachteils zu beweisen, dass die Benachteiligung nicht auf der Meldung oder der Offenlegung beruht. Man spricht von einer Beweislastumkehr. Der Schaden, der dem Whistleblower durch die Repressalie entsteht, muss ersetzt werden. Ein Anspruch auf Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder einen beruflichen Aufstieg durch eine ausgeübte oder versuchte Repressalie besteht jedoch nicht. Zusätzlich zum Schadensersatz stellt die Ausübung oder der Versuch einer Repressalie eine Ordnungswidrigkeit dar, die laut §40 des Gesetzes mit einem Bußgeld bis zu 100t € geahndet werden kann.

Weiter regelt das Hinweisgeberschutzgesetz den Schadensersatz nach einer Falschmeldung. Ein Whistleblower, der vorsätzlich oder grob fahrlässig eine falsche Meldung bei einer internen Meldestelle oder einer externen Meldestelle abgibt oder sie offenlegt, muss gemäß § 38 des HinSchG Schadensersatz leisten.

Vereinbarungen, die die o.a. Rechte hinweisgebender Personen einschränken, sind unwirksam.

 

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Post by Stephan Rheinwald

Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Offenlegung von Informationen im Hinweisgeberschutzgesetz

Veröffentlicht in Hinweisgeberschutz, Hinweisgebersysteme, Meldekanäle, Meldestelle und Datenschutz, Rechtliche Aspekte
14.06.22

Das Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG), das aktuell in einem neuen Referentenentwurf vorliegt, befasst sich mit der Offenlegung von Informationen. Aber was ist das eigentlich und sind Personen, die Informationen offenlegen, auch durch das Gesetz geschützt?

Die Offenlegung von Informationen – was ist das?

Das Hinweisgeberschutzgesetzes unterscheidet drei Adressaten einer Meldung:

  • eine interne Meldestelle,
  • eine externe Meldestelle oder
  • die Öffentlichkeit.

In § 3 des Hinweisgeberschutzgesetzes wird definiert, dass das Zugänglichmachen von Informationen über Verstöße gegenüber der Öffentlichkeit als „Offenlegung“ bezeichnet wird. Praktisch gesprochen handelt es sich um eine Offenlegung, wenn etwa Informationen an die Presse gegeben werden oder in Social-Media-Kanälen gepostet werden.

Schutzvoraussetzungen bei Offenlegung von Informationen

Auch wenn Informationen über Verstöße an die Öffentlichkeit gegeben werden, können die Schutzvoraussetzungen des Hinweisgeberschutzgesetzes erfüllt sein. Dies ist allerdings nur unter streng definierten Voraussetzungen der Fall.

Die wohl wichtigste Voraussetzung ist, dass die Meldung nicht sofort an die Öffentlichkeit gegeben wird, sondern vorab an eine externe Meldestelle. Und erst, wenn die hinweisgebende Person in der im Referentenentwurf genannten Frist von drei bzw. bei umfangreicher Bearbeitungsnotwendigkeit sechs Monaten keine Rückmeldung von der externen Meldestelle über das Ergreifen geeigneter Folgemaßnahmen erhalten hat oder keine geeigneten Folgemaßnahmen ergriffen worden sind, darf die Meldung offengelegt werden.

Offensichtlich beabsichtigt der Gesetzgeber mit dieser Regelung, dass Meldungen nicht spontan und unüberlegt an die Öffentlichkeit gegeben werden und der Betriebsfrieden möglicherweise unnötig empfindlich gestört wird. Vorgeschaltet ist also die externe Meldestelle des Bundes oder eines Bundeslandes, der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht oder des Bundeskartellamts, die die Stichhaltigkeit der eingegangene Meldung prüft und Folgemaßnahmen ergreift. Und wie gesagt: Erst wenn die externe Meldestelle ihren Aufgaben nicht nachkommt, darf die Meldung durch die hinweisgebende Person offengelegt werden; ansonsten ist sie durch das Hinweisgeberschutzgesetz nicht geschützt.

Bemerkenswert ist, dass es zur Erfüllung der Schutzvoraussetzungen nicht ausreicht, die Meldung vor der Offenlegung an die interne Meldestelle des Unternehmens oder der Dienststelle gegeben zu haben. Vor der Offenlegung soll erst eine neutrale dritte Partei eingeschaltet werden, die externe Meldestelle.

Von dieser Regel „Externe Meldestelle vor Offenlegung“ gibt es jedoch in §32 des Hinweisgeberschutzgesetzes drei Ausnahmen:

  1. der Verstoß, der gemeldet werden soll, stellt eine unmittelbare oder offenkundige Gefährdung des öffentlichen Interesses dar; man kann hier quasi von „Gefahr im Verzug“ sprechen,
  2. im Fall einer externen Meldung sind Repressalien zu befürchten oder
  3. Beweismittel könnten unterdrückt oder vernichtet werden, es bestehen Absprachen zwischen der zuständigen externen Meldestelle und dem Urheber des Verstoßes oder aufgrund sonstiger besonderer Umstände des Falles sind die Aussichten gering, dass die externe Meldestelle wirksame Folgemaßnahmen einleiten wird.

Fall 1 ist hier sicher von empirisch größerer Relevanz als die beiden anderen Fälle.

Zusammenfassung

Zusammengefasst lässt sich also formulieren: Wenn nicht Gefahr im Verzug vorliegt, muss die Meldung zuerst an eine externe Meldestelle erstattet worden sein und diese hat innerhalb von drei bzw. sechs Monaten nicht reagiert bevor die Meldung an die Öffentlichkeit gegeben wird – ansonsten ist die hinweisgebende Person durch das Hinweisgeberschutzgesetz nicht geschützt.

Abschließend sei erwähnt, dass neben dieser speziellen Schutzvoraussetzung für die Offenlegung auch die allgemeinen Schutzvoraussetzungen nach § 33 HinSchG erfüllt sein müssen:

  1. Die Informationen der Meldung müssen zutreffend sein oder die hinweisgebende Person dachte zum Zeitpunkt der Hinweisabgabe, dass sie zutreffend sind.
  2. Die Informationen betreffen Verstöße, die in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fallen.

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Post by Martin Walter

Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Interne Meldestelle und interne Meldungen

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Hinweisgeberschutz, Hinweisgebersysteme, Interne Meldestelle, Meldekanäle
31.05.22

In diesem Blogbeitrag stellen wir den Abschnitt 2.2 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) vor, in dem es um „Interne Meldungen“ geht.

Der neue Referentenentwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes sieht vor, dass Beschäftigungsgeber und Dienststellen mit mehr als 249 Beschäftigten eine interne Meldestelle einrichten müssen. Ab dem 17. Dezember 2023 sind auch Beschäftigungsgeber mit einer Beschäftigtenzahl zwischen 50 und 249 verpflichtet eine interne Meldestelle einzurichten. Jedoch gibt es auch Ausnahmen. Beispielsweise müssen Wertpapierdienstleistungsunternehmen, Datenbereitstellungsdienste und Börsenträger nach dem Hinweisgeberschutzgesetz eine interne Meldestelle einrichten, auch wenn sie weniger als 249 Beschäftigte haben. In diesen Spezialfällen gilt die Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle also unabhängig von der Beschäftigtenzahl.

Aufgaben einer internen Meldestelle

Zu den Aufgaben einer Meldestelle gehört zum einen das Betreiben der Meldekanäle, über die die Meldungen abgegeben werden können. Zum anderen prüft die Meldestelle die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldungen. Sie kontrolliert demnach, ob eine Meldung begründet ist, ob also der eingegangene Hinweis hinreichend konkret und plausibel ist.
Nicht zu vergessen ist, dass zu den Aufgaben einer internen Meldestelle auch das Ergreifen von Folgemaßnahmen gehört. Als Folgemaßnahmen können interne Meldestellen insbesondere interne Untersuchungen bei dem Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle durchführen sowie betroffene Personen und Arbeitseinheiten kontaktieren. Eine mögliche Folgemaßnahme kann zudem das Abschließen des Verfahrens aus Mangel an Beweisen sein. Außerdem können die internen Meldestellen das Verfahren an eine zustände Behörde zwecks weiterer Untersuchungen abgeben.
Eine interne Meldestelle hat auch die Aufgabe, dass sie für Beschäftigte klar und leicht zugängliche Informationen über externe Meldeverfahren bereithält. Sie sorgt dafür, dass Beschäftigte auch über die externen Meldestellen, die beim Bund und bei den Ländern eingerichtet werden, informiert sind und über einschlägige Meldeverfahren von Organen, Einrichtungen oder sonstigen Stellen der Europäischen Union.
Die Organisation einer internen Meldestelle spielt eine bedeutende und zentrale Rolle. Wichtig ist, dass die internen Meldestelle sowohl vom Unternehmen selbst als auch von einem externen Dienstleister betrieben werden kann. Wenn das Unternehmen die interne Meldestelle selbst betreibt, dann werden ihre Aufgaben durch eine beim Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle beschäftigte Person oder durch eine interne Organisationseinheit übernommen.

Externer Dienstleister

Einem Unternehmen steht jedoch auch die Option offen einen externen Dienstleister mit den Aufgaben der internen Meldestelle zu betrauen. Dies hat mehrere Vorteile: Zum einen befasst sich eine Meldestelle mit sehr sensiblen Themen, für die viel Wissen und Erfahrung erforderlich ist. Hier hat der externe Partner, dessen Hauptaufgabe ja der Umgang mit dieser Thematik ist, deutliche Vorteile. Zum anderen gibt es auch Fälle, in denen sich die hinweisgebende Person eher an einen Dritten wenden möchte als an eine Stelle im Unternehmen. Diese Personen können dann die von einem Dritten betriebene interne Meldestelle ansprechen und müssen sich nicht an die staatlich betriebene externe Meldestelle wenden.

Qualifizierte Person im Unternehmen oder der Dienststelle

Nicht zuletzt muss das Unternehmen oder die Dienststelle, sobald es die Aufgaben der internen Meldestelle selbst übernimmt, eine qualifizierte Person einsetzten. Diese muss grundsätzlich unabhängig sein, was nicht zwingend bedeutet, dass diese Person sich ausschließlich mit der Thematik der internen Meldestelle befassen muss. Sie darf aber keineswegs einem Interessenkonflikt ausgesetzt sein. Zu beachten ist, dass das Hinweisgeberschutzgesetz eine regelmäßige Schulung hinsichtlich der Aufgaben und Betreuung für die beauftragte Person vorsieht. Bei der Beauftragung eines externen Dienstleisters fällt diese Schulung selbstverständlich weg. Die Kosten, die für die Schulung der beauftragten Person entstehen, stellen auch einen nicht zu vernachlässigten Aspekt dar.

Die Betrauung eines Dritten mit den Aufgaben einer internen Meldestelle entbindet den betrauenden Beschäftigungsgeber jedoch nicht von der Pflicht, selbst geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um einen etwaigen Verstoß abzustellen.

Meldekanal

Das Hinweisgeberschutzgesetz verwendet neben dem Begriff „Meldestelle“ auch das Wort „Meldekanal“. Diese Wörter hören sich zunächst sehr ähnlich an. Dahinter vergibt sich jedoch ein großer Unterschied: Grundsätzlich betreibt die interne Meldestelle den Meldekanal. Der Meldekanal beschreibt den technischen Weg, wie eine Meldung einer hinweisgebenden Person abgegeben werden kann. Dabei müssen interne Meldekanäle die Meldung in mündlicher oder in Textform ermöglichen. Zudem muss auf Ersuchen der hinweisgebenden Person eine persönliche Zusammenkunft mit der beauftragten Person der internen Meldestelle ermöglicht werden.

Die beauftragten Personen können den Meldekanal so gestalten, dass dieser auch natürlichen Personen offensteht, die im Rahmen ihrer Tätigkeit mit dem Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle in Kontakt stehen. Das bedeutet konkret, dass auch Lieferanten oder Kunden in diesem Falle die Möglichkeit haben, Meldungen abzugeben. Ob die interne Meldestelle für diesen Personenkreis offensteht, liegt aber weiterhin im Ermessen des Unternehmens oder der Dienststelle.

Es besteht keine Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen.
Besonders hervorzuheben im Kontext der Meldekanäle ist das Thema Vertraulichkeit. Um diese gewährleisten zu können, dürfen nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständigen sowie die sie bei der Erfüllung dieser Aufgabe unterstützenden Personen Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben.

Umgang mit einer Meldung

Viele Unternehmen stehen, sobald die erste Meldung eingeht, vor der Frage, wie sie mit dieser Meldung umzugehen haben. Laut Hinweisgeberschutzgesetz muss spätestens nach 7 Tagen eine Eingangsbestätigung gesendet werden. Dies ist natürlich nur möglich, soweit die Meldung nicht anonym abgegeben worden ist. Die interne Meldestelle verfährt weiter, indem sie mit der hinweisgebenden Person Kontakt hält und die eingegangene interne Meldung einer Stichhaltigkeitsprüfung unterzieht. Es wird auch geprüft, ob der Hinweis einen Gesetzes oder Regelverstoß beinhaltet. Soweit erforderlich und möglich versucht die interne Meldestelle bei der hinweisgebenden Person weitere Informationen einzuholen. Anschließend müssen sachgerecht Folgemaßnahmen ergriffen werden. Zuletzt ist die interne Meldestelle dazu verpflichtet der hinweisgebenden Person innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldung zu geben. Die Rückmeldung muss die Folgemaßnahmen und die Gründe für das Ergreifen dieser Folgemaßnahmen beinhalten. Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person darf jedoch nur erfolgen, soweit dadurch Ermittlungen nicht berührt oder Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, nicht beeinträchtigt werden.

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Post by Martin Walter

Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Allgemeine Vorschriften des Referentenentwurfs zum Hinweisgeberschutzgesetz

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Hinweisgeberschutz, Hinweisgebersysteme, Meldekanäle
17.05.22

In diesem Blogbeitrag stellen wir den Abschnitt 1 des Hinweisgeberschutzgesetzes vor:

A l l g e m e i n e   V o r s c h r i f t e n

In diesem Abschnitt wird zunächst geregelt, wer vom Gesetz geschützt wird. Es sind

  • die hinweisgebenden Personen
  • Personen, die Gegenstand einer Meldung sind
  • sonstige Personen, die von einer Meldung betroffen sind.

Das Gesetz gilt sowohl für die Meldung als auch die Offenlegung von Informationen.

Dabei wird der Unterschied zwischen einer Meldung und einer Offenlegung wie folgt definiert:

  • Meldungen sind Mitteilungen von Informationen über Verstöße an interne oder externe Meldestellen
  • Offenlegung bezeichnet das Zugänglichmachen von Informationen über Verstöße gegenüber der Öffentlichkeit

Inhaltlich gilt das Gesetz für

  • Verstöße, die strafbewehrt sind
  • Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient
  • sonstige Verstöße, z.B. gegen Rechtsvorschriften
    • zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
    • zur Produktsicherheit und -konformität
    • aus dem Bereich Umweltschutz
    • mit Vorgaben zum Strahlenschutz und zur kerntechnischen Sicherheit
    • zur Vergabe von öffentlichen Aufträgen und Konzessionen
    • zur Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit
    • zum Datenschutz
    • zur Datensicherheit
    • des Finanzdienstleistungsaufsichtsgesetz
    • des Steuerrechts

Das Gesetz enthält weiter mehrere wichtige Begriffsbestimmungen.

So wird definiert, was Informationen über Verstöße sind: Das sind begründete Verdachtsmomente oder Wissen über tatsächliche oder mögliche Verstöße sowie über Versuche der Verschleierung solcher Verstöße, die bereits begangen wurden oder sehr wahrscheinlich erfolgen werden.

Weiter wird definiert, was Beschäftigte sind. Es sind

  • Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer
  • Auszubildende
  • Beamtinnen und Beamte
  • Richterinnen und Richter
  • Soldatinnen und Soldaten
  • in Heimarbeit Beschäftigte.

Zum Abschluss des ersten Abschnittes des Hinweisgeberschutzgesetzes erfolgt eine Abgrenzung zu anderen gesetzlichen Regelungen.

Zunächst wird klargestellt, dass es eine Reihe von spezifischen Regelungen über die Mitteilung von Verstößen gibt, die dem HinSchG vorgehen. So sind u.a. folgende spezifische Regelungen erwähnt:

  • des Geldwäschegesetzes
  • des Kreditwesengesetzes
  • des Wertpapierhandelsgesetzes
  • der Wirtschaftsprüferordnung

Weiter wird geregelt, dass Sicherheitsinteressen sowie Verschwiegenheits- und Geheimhaltungspflichten Vorrang vor dem Hinweisgeberschutzgesetz haben.

Mit anderen Worten:  nicht für alle Meldungen oder Offenlegungen kann Hinweisgeberschutz erwirkt werden. Sicherheitsinteressen, Verschwiegenheitspflichten und Geheimhaltungspflichten haben Vorrang, z.B.:

  • militärische Belange
  • das richterliche Beratungsgeheimnis
  • Verschwiegenheitspflichten von Rechtsanwälten, Verteidigern oder Notaren
  • Verschwiegenheitspflichten von Ärzten oder Apothekern

Daneben gibt es Fälle, bei denen trotz bestehender Verschwiegenheits- oder Geheimhaltungspflichten Hinweisgeberschutz besteht. Dies allerdings nur, sofern die hinweisgebende Person hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass diese Meldung oder diese Offenlegung notwendig ist, um einen Verstoß aufzudecken. Dies betrifft z.B.

  • Geschäftsgeheimnisse
  • das Steuergeheimnis und
  • das Sozialgeheimnis.

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Post by Martin Walter

Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Müssen auch beschuldigte Personen geschützt werden?

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Hinweisgeberschutz, Interne Meldestelle, Meldekanäle
10.05.22

Die EU-Whistleblower-Richtlinie ist in Kraft und der neue Referentenentwurf für das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz liegt mittlerweile vor. Das Gesetz schützt – wie der Name schon sagt – Whistleblower. Aber müssen nicht auch die von Whistleblowern beschuldigten Personen geschützt werden?

Ausgangslage

Benötigen von Whistleblowern beschuldigte Personen Schutz? Diese Frage mag auf den ersten Blick befremdlich erscheinen. Sind es doch die hinweisgebenden Personen selbst, die mitunter aufgrund ihrer Meldung Nachteile zu erleiden haben und somit geschützt werden müssen. Letzteres steht auch völlig außer Frage und das ist ja auch die richtige und wichtige Zielsetzung der EU-Richtlinie- Whistleblowing und des kommenden deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes.

Aber Hinweisgebersysteme können missbraucht werden. In einem vorherigen Blog hatten wir bereits definiert, was man unter Missbrauch versteht.

Der Missbrauch eines Hinweisgebersystems ist die bewusst falsche Meldung eines unterstellten Fehlverhaltens einer im Unternehmen oder der Dienststelle beschäftigten Person.

Nicht als Missbrauch zu werten sind hingegen

  • die Abgabe eines unwissentlich falschen Hinweises und
  • die Abgabe einer Meldung im falschen Meldekanal; so kommt es beispielsweise häufig vor, dass in einem Hinweisgebersystem fälschlicherweise Kundenbeschwerden abgegeben werden.

Dr. Martin Walter, geschäftsführender Gesellschafter der Hinweisgebersystem24 GmbH, hat als Lehrbeauftragter der TU Dresden eine empirische Untersuchung durchgeführt zum Thema „Missbrauch von Hinweisgebersystemen“. Diese ist 2021 publiziert worden in „Ruhmannseder/ Behr/ Krakow (Hrsg.), Hinweisgebersysteme“. Das Ergebnis der Untersuchung basiert auf den Antworten von 43 Unternehmen und kam zu dem Ergebnis, dass fast 90% aller Hinweise in guter Absicht abgegeben werden.

So erfreulich dieser hohe Prozentsatz ist, es zeigt sich aber auch, dass rund 10% der Hinweise bewusst falsch abgegeben werden.

Konsequenzen

Wenn auch nur zu einem geringen Prozentsatz: Missbrauch von Hinweisgebersystemen kommt vor! Und es kommt natürlich auch vor, dass Hinweise in guter Absicht abgegeben werden, aber trotzdem inhaltlich falsch sind. Das zeigt, dass es geeigneter Schutzmechanismen für beschuldigte Personen bedarf.

An erster Stelle ist in den Unternehmen und Dienststellen das rechtsstaatliche Prinzip zwingend zu beachten, dass in Hinweisen beschuldigte Personen bis zum Beweis des Gegenteils zwingend als unschuldig gelten müssen. Das gilt bei etwaigen internen Untersuchungen, aber auch für die interne Kommunikation und das interne Reporting zum Fall. Vertraulichkeit ist oberstes Gebot!

Der Schutz beschuldigter Personen kann durch das Unternehmen oder die Dienststelle weiter erhöht werden, wenn intern deutlich kommuniziert wird, dass der Missbrauch des Hinweisgebersystems durch eine bewusste Falschmeldung ein schwerwiegender Complianceverstoß ist, der entsprechend sanktioniert wird.

Aber auch das neue Hinweisgeberschutzgesetz wird zum Schutz missbräuchlich beschuldigter Personen beitragen. Es enthält im neuen Referentenentwurf folgende Regelungen:

  • das Verfahren für interne und für externe Meldungen sieht zwingend eine Stichhaltigkeitsprüfung vor; missbräuchliche und in guter Absicht abgegebene, aber dennoch falsche Meldungen können so u.U. aufgedeckt werden (§17 HinSchG-E),
  • eine Klarstellung, dass der Hinweisgeberschutz nicht gilt für Personen, die bewusst falsche Hinweise abgeben (§33 HinSchG-E),
  • eine Verpflichtung der hinweisgebenden Person zum Ersatz aller Schäden, die aus der missbräuchlichen Meldung erstanden sind (§38 HinSchG-E)
  • eine Bußgeldvorschrift für die Offenlegung bewusst falscher Hinweise (§40 HinSchG-E).

Zusammenfassung

Nicht nur Hinweisgeber, auch in Hinweisen beschuldigte Personen müssen geschützt werden, bis zum Beweis des Gegenteils müssen sie als unschuldig gelten. Flankiert wird dies durch Strafandrohung für bewusste Falschmeldungen durch das Unternehmen oder die Dienststelle und den Staat. Personen, die bewusst falsche Hinweise abgeben fallen nicht unter den Schutz des Hinweisgeberschutzgesetzes.

Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunesSpotifyYouTube oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.

 

Post by Stephan Rheinwald

Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Welche Arten von Fehlverhalten werden in Hinweisgebersystemen gemeldet?

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Hinweisgeberschutz, Hinweisgebersysteme, Hinweisgebersysteme im Compliance Management, Interne Meldestelle, Meldekanäle
03.05.22

Hinweisgebersysteme dienen der Meldung von Fehlverhalten. Aber welche Arten von Fehlverhalten gibt es eigentlich? Zur Beantwortung dieser Frage ist es hilfreich zunächst zwei Unterscheidungen einzuführen. Anschließend werden die resultierenden Kategorien anhand von Beispielen näher erläutert.

Corporate Misconduct vs. Fraud 

Die erste Unterscheidung zielt darauf ab, ob das Unternehmen oder die Dienststelle vom Fehlverhalten (vermeintlich) profitiert oder ob eine Schädigung vorliegt. Im ersten Fall spricht man von „Corporate Misconduct“, im zweiten von „Fraud“.

Allgemein vs. Branchenspezifisch

Die zweite Unterscheidung verdeutlicht, ob das Fehlverhalten so in jedem Unternehmen vorkommen kann oder aufgrund seiner Spezifika nur in bestimmten Branchen.

Aus diesen beiden Unterscheidungen resultieren vier Kategorien, die nachfolgend anhand von Beispielen näher erläutert werden.

1. Corporate Misconduct/ allgemein

a) Beispiel Korruption: der Vertrieb besticht mit Wissen der Geschäftsführung einen Kunden, um einen wichtigen Auftrag zu erhalten

b) Beispiel Kartell: es werden Preis- oder Gebietsabsprachen getroffen, um den Wettbewerbsdruck zu mildern

c) Beispiel Kapitalmarkt: im Rahmen der Finanzberichterstattung publiziert das Unternehmen geschönte Zahlen

2. Corporate Misconduct/ branchenspezifisch

d) Beispiel Lebensmittelsicherheit: um Kosten zu sparen unterlässt ein Unternehmen aus dem Lebensmittelsektor vorgeschriebene Qualitätskontrollen

e) Beispiel Umweltschutz: ein Unternehmen der Chemiebranche entsorgt belastete Flüssigkeiten unvorschriftsmäßig in ein Gewässer

f) Beispiel Arbeitsplatzsicherheit: in der Baubranche wird eine Baustelle nur unzureichend gesichert

g) Beispiel Produktsicherheit: ein Automobilhersteller verzichtet aus Kostengründen auf eine eigentlich erforderliche Rückrufaktion zum Austausch sicherheitsrelevanter defekter Teile (vgl. hierzu das Vorgehen von Hyundai)

h) Beispiel überhöhte Abrechnungen: ein Beratungsunternehmen stellt dem Kunden mehr Stunden in Rechnung als wirklich angefallen sind

3. Fraud/ allgemein

i) Beispiel Diebstahl: ein Mitarbeiter eines Kaufhauses stiehlt Waren

j) Beispiel unzulässige Nutzung von Firmeneigentum: eine Mitarbeiterin nutzt den Dienstwagen ohne Genehmigung für private Zwecke

4. Fraud/ branchenspezifisch

k) Beispiel Provisionsbetrug: ein Vertriebsmitarbeiter in der Versicherungsbranche fälscht Kundenverträge, um höhere Vertriebsprovisionen zu bekommen

l) Beispiel Missbrauch von Geldern: ein Projektleiter in der Bauwirtschaft lässt Material statt zur Baustelle zu sich nach Hause bringen, um sie dort für den eigenen Hausbau zu verwenden

Zusammenfassung

Fehlverhalten kann auf jeder Hierarchieebene und in jeder Branche vorkommen. Das Unternehmen oder die Dienststelle kann Opfer oder Täter sein. Ein funktionierendes Hinweisgebersystem kann ein wichtiges Instrument sein, um Fehlverhalten frühzeitig zu entdecken und den resultierenden Schaden zu begrenzen.

Post by Martin Walter

Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

 

Mittelstand und Hinweisgebersysteme – ist das wirklich sinnvoll?

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Hinweisgeberschutz, Hinweisgebersysteme, Interne Meldestelle, Meldekanäle
26.04.22

Während Großunternehmen bereits fast ausnahmslos ein Hinweisgebersystem eingerichtet haben, sind mittelständische und kleinere Unternehmen diesbezüglich eher zögerlich. Letzteres wird sich jedoch demnächst ändern (müssen), denn die gültige EU Directive Whistleblowing und das neue Hinweisgeberschutzgesetz, das 2022 in Deutschland in Kraft treten wird, verpflichtet Unternehmen mit mehr als 250 mitarbeitenden Personen, eine interne Meldestelle und somit ein Hinweisgebersystem einzurichten. Ab Ende 2023 gilt diese Verpflichtung dann auch für kleinere Unternehmen ab 50 Mitarbeitern.

Gründe für die zögerliche Einführung von Hinweisgebersystemen im Mittelstand

Aber was hält viele mittelständische Unternehmen bisher davon ab ein Hinweisgebersystem einzuführen? Es gibt wohl drei wesentliche Gründe:

  1. Ein Hinweisgebersystem kostet Geld. Gerade mittelständische Unternehmen sind oft sehr kostenbewusst. Aufwand fällt bei der Einführung eines Hinweisgebersystems sowohl an für die technische Einrichtung und den Betrieb des Systems als auch für die Personen, die eingehende Meldungen zunächst auf Plausibilität prüfen und dann bearbeiten müssen.
  2. Der Nutzen eines Hinweisgebersystems wird nicht erkannt. Oft heißt es: „Bei uns kennt jeder jeden und wenn wir ein Problem haben, dann sprechen wir das offen und direkt an. Dafür brauchen wir doch kein System.“
  3. Man hat Angst vor falschen Hinweisen und vor einer Atmosphäre des Denunziantentums. Insbesondere anonymen Hinweisen wird mit großer Skepsis begegnet.

Warum Hinweisgebersysteme im Mittelstand sinnvoll sind

Betrachten wir die drei Gründe einmal näher:

  1. Die Kosten: Dass mit der Einführung eines Hinweisgebersystems zusätzliche Kosten auf ein Unternehmen zukommen, ist nicht von der Hand zu weisen. Allerdings haben viele Organisationen keinerlei Vorstellung, in welcher Höhe die Kosten für das technische System zur Hinweisabgabe anfallen werden. Hinzu kommt oft, dass es meist keine geeignete kompetente Person im Unternehmen gibt, die die eingehenden Hinweise bearbeiten kann und eine Neueinstellung allein für diese Aufgabe wäre aus ökonomischer Sicht nicht sinnvoll. Abhilfe kann hier die Fremdvergabe des Hinweisgebersystems einschließlich der Bearbeitung der Meldungen sein. Ja, auch das kostet Geld, in der Regel jedoch deutlich weniger, als erwartet.
  2. Kommen wir nun zum Nutzen eines Hinweisgebersystems: Befragt man Unternehmen, die bereits Erfahrung haben mit dem Betrieb eines Systems, wovon sie am meisten profitieren, dann wird an erster Stelle genannt, dass man frühzeitig auf Fehlentwicklungen im Unternehmen aufmerksam wird. Nicht alle Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen gerade in mittelständischen Unternehmen sind bereit, Ihre Beobachtungen eines Fehlverhaltens dem Vorgesetzten zu berichten und schweigen lieber. Man kennt sich und man möchte nicht als Störenfried erscheinen. Wenn aber Probleme nicht erkannt werden, werden sie auch nicht gelöst und der finanzielle Schaden und der Reputationsschaden wird immer größer. Falls es aber ein formales Hinweisgebersystem gibt, bei dem, wenn vom Whistleblower gewünscht, auch anonyme Meldungen abgegeben werden können, sinkt die Schwelle für die Hinweisabgabe deutlich und schadensbegrenzende Maßnahmen können frühzeitig eingeleitet werden. Ein weiterer Vorteil kommt hinzu: Fehlverhalten wird durch ein Hinweisgebersystem nicht nur früher aufgezeigt, es wird mitunter sogar verhindert. Das liegt daran, dass Meldungen über Fehlverhalten oft nicht nur den reinen Sachverhalt beinhalten, sondern auch den Namen der beschuldigten Personen. Sobald aber die Gefahr der Aufdeckung für potenzielle Täter steigt, erhöht sich die Hemmschwelle, Fehlverhalten überhaupt zu begehen.
  3. Ja, es kommt vor, dass Hinweise bewusst falsch abgegeben werden – aus welchen Gründen auch immer. Aber empirische Untersuchungen zu diesem Thema zeigen, dass nur rund zehn Prozent der abgegebenen Hinweise wissentlich falsch abgegeben wurden und dass die weit überwiegende Anzahl der Hinweise in gutem Glauben abgegeben werden. Das gilt ebenso für anonyme Hinweise! Nähere Erläuterungen zu diesen empirischen Untersuchungen finden sich hier und hier.

Zusammenfassung

Zusammengefasst lässt sich sagen, dass Hinweisgebersysteme ein wichtiges und produktives Instrument sind, um Fehlverhalten im Unternehmen frühzeitig aufzudecken und den finanziellen Schaden und den Reputationsschaden zu minimieren. Das gilt sowohl für Großunternehmen als auch für mittelständische Unternehmen. Hinzu kommt, dass im B2B-Bereich viele Großunternehmen von ihren mittelständischen Zulieferern bereits heute ein Compliance-Konzept mit einem funktionierenden Hinweisgebersystem erwarten.

Somit wird deutlich, dass auch für Unternehmen aus dem Mittelstand der Nutzen eines Hinweisgebersystems die Kosten übersteigt, dass ein Hinweisgebersystem also allein aus rein betriebswirtschaftlichen Überlegungen und zur Reputationssicherung Sinn macht. Das kommende Hinweisgeberschutzgesetz wird somit dazu beitragen, einem auch für den Mittelstand sinnvollen Instrument schneller zum Durchbruch in der betrieblichen Praxis zu verhelfen.

Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunesSpotifyYouTube oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.

 

Post by Stephan Rheinwald

Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Der neue Referentenentwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Hinweisgeberschutz, Hinweisgebersysteme, Interne Meldestelle, Meldekanäle
08.04.22

Der neue Referentenentwurf zum Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) liegt vor. Wie unterscheidet er sich vom Entwurf der alten Koalition? 

Überblick

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Intention und die Grundstruktur des Gesetzes erhalten geblieben sind.

Dies erkennt man schon daran, dass sämtliche Paragrafen des alten Entwurfes erhalten geblieben sind und nur ein einziger Paragraf neu hinzugefügt worden ist. Hierbei handelt es sich um § 22 (neu), der das Bundeskartellamt als spezielle externe Meldestelle für Hinweise gegen Verstöße gegen das Wettbewerbsrecht vorsieht. 

Im Detail

Im Detail sieht der neue Entwurf gleichwohl einige relevante Änderungen vor:

  1. § 2 (2): Der alte Entwurf sah vor, dass das Gesetz u.a. gilt für die Meldung oder Offenlegung von Informationen, die bußgeldbewehrt sind. Im neuen Entwurf wird dies eingeschränkt auf Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient. (Generell wird der Hinweisgeberschutz nicht eingeschränkt auf Verstöße gegen das EU-Recht.)

 

  1. § 7 (3) alt: Unternehmen und Dienststellen sind nicht mehr angehalten, Anreize zu schaffen, dass vor einer Meldung an eine externe Meldestelle die interne Meldestelle kontaktiert wird.

 

  1. § 11 (5): Die Dokumentation der Meldungen ist jetzt nach zwei Jahren zu löschen und nicht mehr nach Abschluss des Verfahrens. 
  2. § 14 (1): Klarstellend wird ergänzt, dass die Betrauung eines Dritten mit den Aufgaben einer internen Meldestelle den betrauenden Beschäftigungsgeber nicht von der Pflicht entbindet, selbst geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um einen etwaigen Verstoß abzustellen.

 

  1. § 16 (1): Neu ergänzt wurde folgender Satz: „Es besteht keine Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen.“

 

  1. § 16 (3): Klargestellt wird, dass mündliche Meldungen auch telefonisch abgegeben werden können.

 

  1. § 19 (1): Die externe Meldestelle des Bundes wird beim Bundesamt für Justiz eingerichtet. Der alte Entwurf sah die Einrichtung beim Bundesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit vor.

 

  1. § 31 (6): „Die externe Meldestelle teilt der hinweisgebenden Person das Ergebnis der durch die Meldung ausgelösten Untersuchungen nach deren Abschluss mit, soweit dies mit gesetzlichen Verschwiegenheitspflichten vereinbar ist.“ Neu ist die Einschränkung im Hinblick auf die Verschwiegenheitspflichten.

 

  1. § 40 (3): Ergänzt wurde, dass ordnungswidrig handelt, wer wissentlich eine unrichtige Information offenlegt. Dies kann mit einer Geldbuße bis zu zwanzigtausend Euro geahndet werden.

Das weitere Vorgehen

Nach Informationen des Handelsblatts soll der Gesetzesentwurf im Juni vom Kabinett beschlossen werden und dann im Herbst 2022 in Kraft treten.

 

Post by Martin Walter

Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Warum zahlt sich eine gute Hinweisgeberkultur aus?

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Hinweisgeberschutz, Hinweisgebersysteme, Interne Meldestelle, Meldekanäle, Meldestelle und Datenschutz
05.04.22

Wenn Hinweise auf Fehlverhalten abgegeben werden können, ohne dass die hinweisgebende Person Angst vor Repressalien haben muss, dann zahlt sich das für das Unternehmen oder die Dienststelle aus. Diese Meinung vertritt Geert Vermeulen, Gründer von „The Integrity Coordinator“. Lesen Sie nachfolgend seine Begründung.

Fünf Gründe für die Etablierung einer guten Hinweisgeberkultur

Forschungsergebnisse zeigen, dass Organisationen, die mehr Whistleblowing-Meldungen erhalten, finanziell besser abschneiden. Das mag überraschen, denn wenn es viele Meldungen gibt, dann gibt es wahrscheinlich auch viele Probleme, oder?

Aber es zeigt sich, dass die Beziehung zwischen Meldungen und Ergebnissen anders ist, als man auf den ersten Blick vermuten könnte. Wenn viele Meldungen eingehen, bedeutet das oft, dass das Verfahren zur Meldung von Missständen bekannt ist und Vertrauen genießt. Auf diese Weise können viele potenzielle Probleme bereits im Vorfeld gestoppt oder verhindert werden. Die Organisation kann nur dann als erste reagieren, wenn sich die Leute zuerst intern melden. Das ist etwas anderes, als wenn man sich die hinweisgebende Person zuerst an die Behörden wendet, denn dann hat man diese Möglichkeit nicht.

Infolgedessen haben Organisationen mit mehr Berichten oft weniger (hohe) Geldstrafen und Vergleiche, weniger Gerichtsverfahren und somit geringere Rechtskosten. Das Management hat weniger Probleme aus der Vergangenheit zu lösen und kann sich auf die Strategie und die Zukunft konzentrieren.

Dazu gehört nicht nur das Reden, sondern auch das Zuhören: Hören Sie auf die Signale, die aus dem Unternehmen kommen und reagieren Sie fair und konsequent. Dies stärkt das Vertrauen in Ihre Organisation.

Alles zusammen steigert den Ruf und die Reputation Ihres Unternehmens, was Sie in die Lage versetzt, hoch qualifizierte Mitarbeiter anzuziehen, die vielleicht wichtigste Voraussetzung für nachhaltigen Unternehmenserfolg. Und vergessen Sie nicht Ihre Kunden und Lieferanten, auch denen ist Ihr Ruf sehr wichtig.

Ganz allgemein reden wir hier über das Gegenteil einer Angstkultur, in der die Menschen versuchen, Probleme zu verbergen und sich nicht trauen, etwas zu sagen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine sichere, offene Gesprächskultur zu folgenden Ergebnissen führt:

  • Weniger (hohe) Geldstrafen, Vergleiche und Gerichtsverfahren.
  • Geringere Kosten für rechtliche und forensische Unterstützung
  • Mehr Zeit für das Management, sich auf die Zukunft, statt auf die Vergangenheit zu konzentrieren
  • Einen besseren Ruf, der Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten anzieht
  • Mehr und bessere kreative Ideen durch eine offene Unternehmenskultur

Wer will das alles nicht?

Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunesSpotifyYouTube oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.

Post by Stephan Rheinwald

Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.