Eine Person, welche mit der Aufgabe einer internen Meldestelle betraut ist, muss ein breites Kompetenzprofil mitbringen. Hierbei kann man unterscheiden zwischen juristischen Kenntnissen, Management-Know How und persönlichen Eigenschaften.
Zunächst einmal ist es unverzichtbar, umfassende Kenntnisse über das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) selbst zu haben. Nur so kann ein gesetzeskonformes Handeln sichergestellt werden.
Das Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) sieht in § 17 eine Stichhaltigkeitsprüfung der eingegangenen Meldungen vor. Hierfür sind zumindest rechtliche Grundkenntnisse von Nöten. Dies betrifft in vielen Unternehmen und Dienststellen insbesondere die Felder Anti-Korruption, Kartellrecht, Interessenkonflikte, Vergabe öffentlicher Aufträge, den Datenschutz und die Datensicherheit.
Auch der Betriebsrat spielt in Bezug auf die Einführung und den Betrieb des Hinweisgebersystems eine wichtige Rolle. Daher ist es notwendig sich mit dem Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) vertraut zu machen und zu verstehen, wann dem Betriebsrat ein Beteiligungsrecht zukommt.
Für einen erfolgreichen Aufbau und Betrieb einer Meldestelle ist ebenso ein gewisses Maß an Management-Know How erforderlich.
Die verantwortliche Person sollte erstens grundlegende finanzwirtschaftliche Kenntnisse haben. In vielen Fällen geht das gemeldete Fehlverhalten mit Finanztransaktionen einher, die im Buchhaltungssystem nachzuweisen sind. Dies nachzuvollziehen zu können ist bei der Stichhaltigkeitsprüfung äußerst hilfreich.
Darüber hinaus sind zweitens organisatorische Kenntnisse hilfreich. Einerseits erleichtern Kenntnisse über die Aufbau- und die Ablauforganisation des Unternehmens oder der Dienststelle die Stichhaltigkeitsprüfung eingegangener Meldungen. Andererseits muss die Meldestelle und der Hinweisabgabeprozess selbst konzipiert und nachfolgend effizient umgesetzt werden.
Unverzichtbar sind drittens fundierte Kenntnisse im Bereich interne Kommunikation. Die Existenz der Meldestelle muss im Unternehmen oder der Dienststelle bekannt sein, ansonsten können und werden keine Meldungen eingehen oder die Meldungen werden bei einer staatlich betriebenen externen Meldestelle abgegeben. Letzteres ist sicherlich nicht im Interesse des Unternehmens oder der Dienststelle.
Es gibt kaum eine Meldung, bei deren Aufarbeitung keine Konflikte im Unternehmen oder der Dienststelle auftreten. Insofern ist eine gewisse Konfliktfähigkeit eine Eigenschaft, die für eine mit den Aufgaben einer Meldestelle betrauten Person unverzichtbar ist.
Wesentlich ist auch eine gewisse Menschenkenntnis, vor allem im Kontakt mit der hinweisgebenden Person selbst als auch mit den von der Meldung betroffenen Personen.
Von grundlegender Bedeutung ist das Thema Verschwiegenheit. 4:10 Die verantwortliche Person hat dafür Sorge zu tragen, dass ein eingegangener Hinweis nicht an Dritte weitergegeben wird. Damit die Meldestelle wirksam und funktionstüchtig sein kann, ist es unerlässlich, dass die Identitäten aller von einer Meldung betroffenen Personen im Einklang mit dem Hinweisgeberschutzgesetz geschützt werden.
Weiter spielt auch die Zuverlässigkeit der betrauten Person eine relevante Rolle. Sie sollte bei nicht-anonymer Meldung mit der hinweisgebenden Person regelmäßig in Kontakt stehen und ihr das gesetzlich vorgeschriebene Feedback geben.
Schließlich ist das Beherrschen von Fremdsprachen insbesondere in international agierenden Organisationen für die Betreuung der Meldestelle von Vorteil.
Die Wahrnehmung der Aufgaben einer Meldestelle erfordert ein breites Kompetenzprofil. Nicht umsonst sieht das Hinweisgeberschutzgesetz in § 15 vor, dass die mit den Aufgaben der internen Meldestelle betrauten Personen die notwendige Fachkunde aufweisen müssen. Alternativ zum Eigenbetrieb der internen Meldestelle kann diese auch von einem erfahrenen externen Dienstleister betrieben werden. Dies sieht das Gesetz explizit vor. Bei dieser wichtigen Entscheidung muss jedes Unternehmen und jede Dienststelle für sich den besten Weg finden.
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes, Spotify, Youtube oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.
Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Es gibt gute Gründe, dass Whistleblower finanzielle Anreize für die Hinweisabgabe erhalten. Aber es gibt auch gute Gründe dagegen. Schauen wir uns das Thema einmal genauer an.
Es kam und kommt vor, dass Whistleblower, die einen Hinweis nicht anonym, sondern offen abgegeben haben, einen persönlichen Nachteil erleiden mussten. Genau das ist ja der Grund, warum es das neue Hinweisgeberschutzgesetz gibt. Hinweisgeber sollen vor Repressalien geschützt und ihr persönliches Risiko soll deutlich reduziert werden. Auch ist mit einer Hinweisabgabe Arbeit verbunden. Zumindest ist ein Gespräch mit dem oder der Vorgesetzten bzw. mit einem Mitarbeiter der internen Meldestelle oder die Eingabe des Hinweises in ein Hinweisgebersystem erforderlich. Zu denken ist hier zusätzlich etwa an Dokumentation oder Beweissicherung. In diesem Sinne kann man finanzielle Anreize für die Hinweisabgabe als gerechtfertigte Belohnung sehen für den geleisteten Aufwand und das zumindest gefühlt eingegangene Risiko.
Auch ist zu erwarten, dass finanzielle Anreize zu mehr Meldungen führen werden. Zumindest wird das der Fall sein, wenn die Höhe des Anreizes einen symbolischen Betrag übersteigt. Mehr Meldungen heißt, dass mehr Fälle aufgeklärt werden können, frühzeitig Maßnahmen ergriffen und künftiger Schaden vermieden oder zumindest minimiert werden kann.
Ein weiterer Aspekt: Aufgrund von Meldungen an staatliche Stellen, z.B. zu den Themen Steuerhinterziehung oder Kartell, können die öffentlichen Kassen von hohen Schadensersatz- und Strafzahlungen profitieren. Aus Sicht der öffentlichen Hand ergibt sich somit ein positiver Business Case.
Wie bereits erwähnt sind mehr Hinweise zu erwarten – aber vielleicht ist es dann einer zu viel! Die Gefahr ist nicht von der Hand zu weisen, dass bei hohen finanziellen Anreizen Hinweise vorschnell abgegeben werden, die sich schon bei intensiverem Nachdenken durch den Hinweisgeber oder die Hinweisgeberin als zumindest zweifelhaft hätten herausstellen können. Und nur wenig schadet der Reputation des Instrument „Whistleblowing“ mehr, als wenn eine zu Unrecht beschuldigte Person Schaden nimmt.
Ein weiterer Nachteil ist eine zu erwartende Verschlechterung des Image des Whistleblowings. Dieses bekommt gerade durch viele öffentliche Diskussionen ein positives Image: Weg vom „Verpfeifen“, hin zu einem Instrument der Schadensbegrenzung und -vermeidung. Dieser positive Trend könnte bei Einführung finanzieller Anreize wieder leiden. Whistleblowing gälte dann nicht mehr als uneigennützig und auf Verbesserung der Situation des Unternehmens oder der Dienststelle abzielend. Whistleblowing würde dann primär gesehen als Instrument zur Verbesserung der finanziellen Situation des Hinweisgebers selbst. Der Akzeptanz von Hinweisgebersystemen wäre das nicht zuträglich.
Wie dargestellt hätte die Einführung finanzieller Belohnungen für die Hinweisabgabe erhebliche positive und negative Auswirkungen. Wichtig ist daher, dass der Gesetzgeber, wenn er sich mit der Thematik befassen sollte, keine übereilten Schritte ergreift, sondern sich intensiv mit der Problematik befasst. In jedem Fall sollten die Erfahrungen anderer Länder Berücksichtigung finden. So gibt es z.B. in den USA und in Kanada Programme, nach denen hinweisgebende Personen einen bestimmten Prozentsatz der Summe erhalten, die die öffentliche Hand zurückerlangen oder durch Sanktionen einnehmen konnte. Bei der Bewertung berücksichtigt werden müssen hierbei allerdings große kulturelle Unterschiede zwischen Europa und Nordamerika.
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes, Spotify, YouTube oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.
Autorenbox
Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Die Einrichtung der internen Meldestelle und die damit verbundene Einrichtung eines Hinweisgebersystems darf nicht verstanden werden als ein rein technisch – organisatorischer Vorgang. Unabdingbar ist vielmehr eine professionelle begleitende interne Kommunikation im Unternehmen oder in der Dienststelle.
Laut Hinweisgeberschutzgesetz müssen Unternehmen und Dienststellen eine sogenannte interne Meldestelle einrichten. Damit bei dieser auch Hinweise auf Fehlverhalten eingehen, müssen die Beschäftigten des Unternehmens oder der Dienststelle wissen, dass ein Hinweisgebersystem zur Verfügung steht. Genau dies ist ein wesentliches Ziel der Kommunikationskampagne, die die Einrichtung der internen Meldestelle bzw. die Einführung des Hinweisgebersystems begleitet. Was genau ist dabei zu beachten und welche Inhalte müssen kommuniziert werden?
Zunächst muss entschieden werden, auf welchem internen Kommunikationsweg die Einführung des Hinweisgebersystems veröffentlicht werden soll. In Frage kommt hier z.B. ein Bericht im Intranet, eine Mail an die Beschäftigten, eine Präsentation in einer internen Veranstaltung oder die Nutzung eines internen Social-Media-Kanals. Denkbar und sinnvoll ist auch die gleichzeitige Nutzung mehrerer dieser Kanäle.
Wichtig ist, dass die Kommunikation zeitnah erfolgt und dass so viel Kommunikationsdruck aufgebaut wird, dass die Botschaft in die Köpfe der Beschäftigten des Unternehmens und der Dienststelle gelangt.
Der wichtigste Kommunikationsinhalt ist: „Es gibt die interne Meldestelle und das Hinweisgebersystem!“
Den Beschäftigten muss also vermittelt werden, dass es ein neues System gibt, mit dessen Hilfe Fehlverhalten im Unternehmen oder der Dienststelle an die interne Meldestelle gemeldet werden kann. Es ist offensichtlich, dass nur dann Hinweise eingehen werden, wenn die Existenz des Hinweisgebersystems bei den Beschäftigten bekannt ist.
Darüber hinaus muss kommuniziert werden, dass die Hinweisabgabe erwünscht ist. Sie wird nicht als Denunziantentum verstanden, sondern als Mittel, Fehlverhalten im Unternehmen oder der Dienststelle möglichst frühzeitig aufzudecken, mit geeigneten nachfolgenden Maßnahmen zu beenden und den Schaden zu minimieren.
Ein eng damit verbundener weiterer unverzichtbarer Kommunikationsinhalt ist der Hinweisgeberschutz. Es muss unmissverständlich deutlich gemacht werden, dass einem Hinweisgeber aus der nach bestem Wissen und Gewissen vorgenommenen Hinweisabgabe kein Schaden entstehen wird.
Vermittelt werden muss auch, dass Hinweise mit größtmöglicher Vertraulichkeit behandelt werden. Deutlich werden muss darüber hinaus, ob Hinweise auch in anonymisierter Form abgegeben werden können.
Weiter muss kommuniziert werden, wie die Hinweisabgabe rein technisch funktioniert. Dazu gehört beispielsweise die Information, wo im Intranet der Link zur Hinweisabgabe positioniert ist.
Wird die interne Meldestelle von einem externen Dienstleister betrieben – und das Hinweisgeberschutzgesetz sieht diese Möglichkeit ja explizit vor – müssen Hintergrundinformationen zum Dienstleister kommuniziert werden, damit die Beschäftigten Vertrauen zu ihm aufbauen können.
Abschließend muss den Beschäftigten vermittelt werden, was nach der Hinweisabgabe passiert. Wichtig ist es deutlich zu machen, dass zutreffende Hinweise Konsequenzen nach sich ziehen. Dadurch wird vermittelt, dass es sich auch wirklich lohnt Hinweise abzugeben. Ebenso muss klar werden, wann und in welcher Form der Hinweisgeber ein Feedback erwarten kann.
Eine gut durchdachte und professionell umgesetzte Begleitkommunikation ist bei der Einrichtung der internen Meldestelle sowie eines Hinweisgebersystems unverzichtbar. Nur dann werden die Beschäftigten wissen, dass es ein derartiges System gibt, dass die Hinweisabgabe erwünscht ist, dass sie keinerlei Nachteile zu befürchten haben, wie die Hinweisabgabe konkret funktioniert und was sie schlussendlich als Feedback erwarten dürfen.
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes, Spotify, YouTube oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.
Post by Stephan Rheinwald
Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Das Hinweisgeberschutzgesetz regelt im Wesentlichen zwei große Themenfelder:
Beide Themenfelder werden nachfolgend erläutert.
Erst im drittletzten Abschnitt 4 befasst sich das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) mit dem Kernthema „Schutzmaßnahmen“. Hier sieht es in § 36 ein Verbot zur Ausübung von Repressalien gegenüber Hinweisgebern vor. Schon die Androhung oder der Versuch Repressalien auszuüben ist verboten.
Erleidet ein Hinweisgeber nach einer Meldung oder Offenlegung dennoch eine Benachteiligung im Zusammenhang mit seiner beruflichen Tätigkeit, so sieht das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) eine Beweislastumkehr vor. Dadurch muss die Person, die die hinweisgebende Person benachteiligt hat, beweisen, dass die Benachteiligung nicht auf der Meldung oder Offenlegung beruht.
Im nachfolgenden § 37 wird der Schadensersatz nach Repressalien geregelt. Wenn gegen das Verbot der Ausübung, der Androhung oder des Versuchs von Repressalien verstoßen wird, sieht das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) einen Anspruch des Hinweisgebers auf Ersatz des erlittenen Schadens vor.
Über den Schadensersatz hinaus sieht das HinSchG im vorletzten Abschnitt in § 40 eine Geldbuße bis zu hunderttausend Euro vor für den Fall, dass eine Repressalie ergriffen oder angedroht wird.
Wenn man es plakativ formulieren will: hinweisgebende Personen werden geschützt durch die drohenden finanziellen Konsequenzen für Unternehmen und Dienststellen, falls diese Repressalien gegen den Whistleblower ergreifen.
Zusätzlich bewirkt das Vertraulichkeitsgebot in § 8 einen Schutz für hinweisgebende Personen. Die Vertraulichkeit ihrer Identität ist zu schützen. Wer dies nicht tut, handelt ordnungswidrig und kann mit einer Geldbuße bis zu zwanzigtausend Euro belegt werden.
Neben den erwähnten Schutzmaßnahmen befasst sich das Hinweisgeberschutzgesetz mit prozessualen Aspekten der Hinweisabgabe.
Das Hinweisgeberschutzgesetz regelt ausführlich,
Das Gesetz gilt nicht für alle Meldungen oder Offenlegungen von Informationen. Vielmehr müssen diese in den persönlichen (§1) und sachlichen Anwendungsbereich (§ 2) des Gesetzes fallen. So fallen z.B. Meldungen von Informationen über Verstöße, die straf- oder bußgeldbewehrt sind, in den sachlichen Anwendungsbereich. Dies ist hingegen nicht der Fall bei Informationen, die die nationale Sicherheit und hier militärische Belange betreffen.
Weiter wird die Frage, wie die Hinweise abgegeben werden müssen, damit die Schutzwirkung des Gesetzes greift, klar geregelt. So muss die Meldung bei einer von den Unternehmen oder Dienststellen einzurichtenden sogenannten internen Meldestelle oder einer staatlich betriebenen externen Meldestelle abgegeben worden sein. Sie darf auch offengelegt, also etwa an die Presse gegeben werden, allerdings erst, nachdem sie an eine externe Meldestelle abgegeben worden ist und diese ihren Aufgaben nicht nachgekommen ist.
Hier noch einige wichtige Regelungen zu internen Meldestellen:
In § 13 regelt das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) die Aufgaben einer internen Meldestelle. Zu den wesentlichen Aufgaben der internen Meldestelle gehört das Betreiben der Kanäle, über die die Meldungen abgegeben werden, die Stichhaltigkeitsprüfung der Meldungen, sowie die Veranlassung geeigneter Folgemaßnahmen. Zudem hält die interne Meldestelle Informationen über externe Meldestellen bereit.
In § 14 regelt das HinSchG die Organisationsform interner Meldestellen. Die Aufgaben der internen Meldestelle kann durch eine beim Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle beschäftigte Person oder durch eine interne Organisationseinheit übernommen werden. Ebenso kann ein Dritter mit den Aufgaben betraut werden.
Sofern die Voraussetzungen zur Einrichtung einer internen Meldestelle für ein Unternehmen oder eine Dienststelle besteht, muss gemäß § 15 gewährleistet werden, dass die mit den Aufgaben der Meldestelle betrauten Personen im Rahmen dieser Tätigkeit unabhängig arbeiten. Sie dürfen zwar gleichzeitig andere Aufgaben wahrnehmen, allerdings darf dabei kein Interessenkonflikt entstehen.
In § 16 sieht das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) Vorschriften über die Meldekanäle für interne Meldestellen vor. Beschäftigungsgeber und Dienststellen sind dazu verpflichtet, Hinweisgebersysteme einzurichten, über die sich Beschäftigte an die interne Meldestelle wenden können, um Informationen über Verstöße zu melden. Das Hinweisgebersystem kann so gestaltet werden, dass er auch natürlichen Personen offensteht, die im Rahmen ihrer Tätigkeit mit dem Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle in Kontakt stehen. Dies bedeutet, dass z.B. auch Lieferanten oder Kunden ermöglicht werden kann, Meldungen abzugeben. Ob diese Option eröffnet wird, liegt im Ermessen des Unternehmens oder der Dienststelle.
In § 17 wird das Verfahren bei internen Meldungen spezifiziert, also was genau zu tun ist, wenn eine Meldung bei einer internen Meldestelle eingeht. Das Hinweisgebersystem hat den Eingang der Meldung spätestens nach 7 Tagen zu bestätigen und eine Stichhaltigkeitsprüfung der Meldung durchzuführen. Zu ihren Aufgaben gehört außerdem das vertrauliche Zusammenwirken mit dem Hinweisgeber, sowie das Ergreifen von Folgemaßnahmen. Das Hinweisgebersystem ist dafür zuständig, dem Hinweisgeber über die ergriffenen und geplanten Folgemaßnahmen eine Rückmeldung innerhalb einer Frist von 3 Monaten zu geben.
In § 18 wird erläutert, welche Folgemaßnahmen eine interne Meldestelle ergreifen kann, also z.B. interne Untersuchungen durchführen oder das Verfahren abschließen.
Das Hinweisgeberschutzgesetz regelt zwei große Themenfelder:
Es ist verboten, Repressalien gegen hinweisgebende Personen auszuüben. Wer dies doch tut, ist zum Schadensersatz verpflichtet und kann mit einer Geldbuße bis zu hunderttausend Euro belegt werden. Damit dieser Schutzmechanismus greift, muss die Meldung in den sachlichen Anwendungsbereich des Gesetzes fallen und bei einer internen oder externen Meldestelle abgegeben worden sein. Sie darf auch offengelegt worden sein, allerdings erst, nachdem sie an eine externe Meldestelle abgegeben worden ist und diese ihren Aufgaben nicht nachgekommen ist.
Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht die Einrichtung einer internen Meldestelle vor. Werden Sie allen gesetzlichen Anforderungen gerecht und fordern Sie ein auf Ihr Unternehmen angepasstes individuelles Angebot an.
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes, Spotify, Youtube oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.
Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen und Dienststellen haben oft nur eingeschränkte Erfahrungen mit den Themen interne Meldestelle, Hinweisgebersystem und Hinweisabgabe. Leicht können daher schwerwiegende Fehler gemacht werden, die sich mit Hilfe der nachfolgenden Tipps vermeiden lassen.
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes, Spotify, YouTube oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist in Kraft getreten. Aber für wen gilt es eigentlich? Und für wen gilt es nicht? Was müssen Beschäftigungsgeber wissen und was hinweisgebende Personen? Und was muss bei der Errichtung einer Meldestelle beachtet werden?
Das Hinweisgeberschutzgesetz regelt im Kern zwei unterschiedliche Themenfelder: erstens die Verpflichtung zur Einrichtung einer Meldestelle und zweitens den Schutz hinweisgebender Personen. Die Frage, für wen das Gesetz gilt, muss für beide Bereiche, also erstens für die zur Einrichtung einer internen Meldestelle verpflichtete Organisation und zweitens für die hinweisgebende Person separat beantwortet werden. Beginnen wir mit dem ersten Themenfeld.
Laut Gesetz müssen Unternehmen und Dienststellen mit mehr als 50 Beschäftigten eine interne Meldestelle betreiben. Allerdings gibt es eine Übergangsregelung, nach der Beschäftigungsgeber mit bis zu 249 Beschäftigten die Meldestelle erst bis zum 17. Dezember 2023 einrichten müssen.
Mit anderen Worten: Beschäftigungsgeber mit 250 oder mehr Beschäftigten müssen bereits jetzt eine Meldestelle haben, ab 50 Beschäftigten ab dem 17.12.2023.
Wichtig ist in diesem Zusammenhang zu wissen, wer als Beschäftigter im Sinne des Gesetzes gilt. Dies findet sich in § 3 :
Alle diese Personengruppen müssen also bei der Ermittlung der Beschäftigtenzahl mit einbezogen werden.
Wenden wir uns nun dem zweiten Themenfeld zu, dem Schutz hinweisgebender Personen. Für wen gilt hier das HinSchG, bzw.
Bereits in § 1 des HinSchG steht, dass nur „natürliche Personen“, also keine Organisationen geschützt werden. Das ist nachvollziehbar, da bisher kein Fall bekannt ist, in dem eine Organisation einen Hinweis abgegeben hat und Repressalien erlitten hat. Der Schutz gilt für die hinweisgebende Person selbst, aber auch für die Personen, die in der Meldung beschuldigt werden oder auf andere Art von der Meldung betroffen sind. Zusätzlich sind nach § 34 HinSchG Personen geschützt, die die hinweisgebende Person bei der Meldung vertraulich unterstützt haben.
Für den Schutz der hinweisgebenden Person sind allerdings einige Voraussetzungen zu erfüllen. So muss der Inhalt der Meldung in den sachlichen Anwendungsbereich des Gesetzes fallen. Hierunter fallen z.B. alle Verstöße, die straf- oder bußgeldbewehrt sind. Auch muss der richtige Meldeweg eingehalten worden sein. Der Hinweis muss an eine interne oder eine externe Meldestelle abgegeben worden sein oder offengelegt worden sein. Das Gesetz befürwortet zwar die interne vor der externen Meldung, letztlich stehen dem Whistleblower allerdings beide Wege gleichberechtigt offen. Im Gegensatz dazu darf eine Offenlegung erst dann erfolgen, wenn eine externe Meldung erstattet worden ist und innerhalb der vorgesehenen Fristen keine Rückmeldung über das Ergreifen geeigneter Folgemaßnahmen an die hinweisgebende Person erfolgt ist.
Selbstverständlich müssen die gemeldeten Informationen auch zutreffend sein. Zumindest muss der Whistleblower zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme gehabt haben, dass die gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprechen.
Aus den oben dargestellten Sachverhalten lässt sich im Umkehrschluss somit ableiten, wer durch das HinSchG nicht geschützt wird:
Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht die Einrichtung einer internen Meldestelle vor. Werden Sie allen gesetzlichen Anforderungen gerecht und fordern Sie ein auf Ihr Unternehmen angepasstes individuelles Angebot an.
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes, Spotify, Youtube oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.
Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Hinweisgebersystem und Compliance – beide Begriffe sind in aller Munde! Aber was unterscheidet sie und wie hängen sie zusammen?
Die Medien sind voll von Berichten, in denen die beiden Begriffe „Hinweisgebersystem“ und „Compliance“ eine zentrale Rolle spielen. Aber vielen ist nicht klar, was genau diese beiden Begriffe bedeuten und wie sie zusammenhängen. Dies soll daher nachfolgend näher erläutert werden.
Ein Hinweisgebersystem dient dazu, dass Beschäftigte in Unternehmen und Dienststellen Hinweise auf in der Organisation vorkommendes Fehlverhalten abgeben können. Dies kann anonym oder nicht-anonym geschehen.
Die Hinweisabgabe selbst kann – technisch gesehen – auf unterschiedliche Art und Weise erfolgen:
Ob alle oder nur einzelne der aufgeführten technischen Wege bereitgestellt werden, liegt im Ermessen des Unternehmens bzw. der Dienststelle.
Die mündliche Hinweisabgabe ist aus Sicht des Unternehmens bzw. der Dienststelle zweifelsfrei die zu präferierende Alternative, da unmittelbar, vertraulich und persönlich wichtige Sachverhalte und Details des adressierten Fehlverhaltens geklärt werden können. Allerdings ist auf diesem Wege eine anonyme Hinweisabgabe nicht möglich. Die mündliche Hinweisabgabe kommt somit nur in Betracht, wenn die hinweisgebende Person großes Vertrauen hat, dass ihr aus der Hinweisabgabe keine persönlichen Nachteile entstehen.
Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht für Unternehmen und Dienststellen mit mehr als 50 Beschäftigten die Einrichtung einer sogenannten internen Meldestelle vor. Es ist eine der wesentlichen Aufgaben dieser internen Meldestelle ein Hinweisgebersystem einzurichten und zu betreiben. Ausführliche Erläuterungen, wie ein Hinweisgebersystem funktioniert, finden Sie hier.
Im Kern kann man Compliance bzw. ein Compliance-Managementsystem bezeichnen als Summe aller Maßnahmen zur Vorbeugung, Aufdeckung und Bearbeitung von Fehlverhalten.
In den Bereich der Vorbeugung fallen etwa die Erstellung und Kommunikation von Richtlinien oder die Schulung von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. Vorbeugung bzw. Prävention ist eine der wichtigsten Aufgaben des Compliancebereichs, denn eine erfolgreiche Prävention hilft, Fehlverhalten erst gar nicht entstehen zu lassen.
Allerdings zeigt die Erfahrung: auch die beste Prävention kann Fehlverhalten nicht vollständig ausschließen, denn wo Menschen arbeiten, werden Fehler gemacht. Wenn es aber Fehlverhalten gibt, dann muss es so schnell wie möglich aufgedeckt werden. Nur dann kann kurzfristig reagiert und der Schaden so gering wie möglich gehalten werden. Genau an dieser Stelle kommt das Hinweisgebersystem ins Spiel. Dessen Ziel ist es für die Beschäftigten des Unternehmens bzw. der Dienststelle die Hinweisabgabe so sicher und einfach wie möglich zu machen und so die Hürden, die einer Hinweisabgabe entgegenstehen so niedrig wie möglich zu halten.
Von großer Wichtigkeit ist daran anschließend die professionelle Bearbeitung der eingegangenen Hinweise. Nach einer ersten Stichhaltigkeitsprüfung muss der Sachverhalt möglichst eindeutig aufgeklärt werden. Danach muss entschieden werden, welche Folgemaßnahmen ergriffen werden müssen, damit ein ähnlich gelagertes Fehlverhalten künftig verhindert oder doch zumindest deutlich erschwert wird. Derartige Maßnahmen können z. B. sein die Verabschiedung einer neuen Richtlinie, die Schulung einzelner Mitarbeiter oder aber auch als ultima ratio die Kündigung beschäftigter Personen.
Vergleicht man nun die Inhalte bzw. Aufgaben von Hinweisgebersystemen und von Compliance, wird deutlich, dass ein Hinweisgebersystem ein wichtiges Einzelelement ist innerhalb eines vollständigen und funktionsfähigen Compliance-Managementsystems.
Compliance befasst sich mit der Vorbeugung, Aufdeckung und Bearbeitung von Fehlverhalten. Ein Hinweisgebersystem ist das wichtigste Element im Bereich der Aufdeckung des Fehlverhaltens.
Anders ausgedrückt: Ohne ein funktionsfähiges Hinweisgebersystem gibt es kein funktionsfähiges Compliance-Managementsystem. Umgekehrt gilt aber auch: ein Hinweisgebersystem kann nur seine volle Wirkung entfalten, wenn auch die beiden anderen Teilbereiche eines Compliance-Managementsystems „Vorbeugung“ und „Bearbeitung eingegangener Hinweise“ im Unternehmen oder der Dienststelle funktionsfähig etabliert sind.
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes, Spotify, YouTube oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.
Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) wird in diesem Jahr in Kraft treten. Aber was regelt es eigentlich? Blicken wir einmal in den vorliegenden neuen Referentenentwurf des Gesetzes!
Der vorliegende Referentenentwurf des HinSchG lässt sich unterteilen in zwei große Themenfelder:
Erst im drittletzten Abschnitt 4 befasst sich das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) mit dem Kernthema „Schutzmaßnahmen“. Hier sieht es in § 36 ein Verbot zur Ausübung von Repressalien gegenüber Hinweisgebern vor. Schon die Androhung oder der Versuch Repressalien auszuüben ist verboten.
Erleidet ein Hinweisgeber nach einer Meldung oder Offenlegung dennoch eine Benachteiligung im Zusammenhang mit seiner beruflichen Tätigkeit, so sieht das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) eine Beweislastumkehr vor. Dadurch muss die Person, die die hinweisgebende Person benachteiligt hat, beweisen, dass die Benachteiligung nicht auf der Meldung oder Offenlegung beruht.
Im nachfolgenden § 37 wird der Schadensersatz nach Repressalien geregelt. Wenn gegen das Verbot der Ausübung, der Androhung oder des Versuchs von Repressalien verstoßen wird, sieht das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) einen Anspruch des Hinweisgebers auf Ersatz des erlittenen Schadens vor.
Über den Schadensersatz hinaus sieht das HinSchG im vorletzten Abschnitt in §40 eine Geldbuße bis zu einer Mio. Euro vor für den Fall, dass eine Repressalie ergriffen wird.
Wenn man es plakativ formulieren will: hinweisgebende Personen werden geschützt durch die drohenden finanziellen Konsequenzen für Unternehmen und Dienststellen, falls diese Repressalien gegen den Whistleblower ergreifen.
Zusätzlich bewirkt das Vertraulichkeitsgebot in §8 einen Schutz für hinweisgebende Personen. Die Vertraulichkeit ihrer Identität ist zu schützen. Wer dies nicht tut, handelt ordnungswidrig und kann mit einer Geldbuße bis zu zwanzigtausend Euro belegt werden.
Neben den erwähnten Schutzmaßnahmen befasst sich das HinSchG mit prozessualen Aspekten der Hinweisabgabe. Ausführlich wird geregelt,
Das Gesetz gilt nicht für alle Meldungen oder Offenlegungen von Informationen. Vielmehr müssen diese in den persönlichen (§1) und sachlichen Anwendungsbereich (§2) des Gesetzes fallen. So fallen z.B. Meldungen von Informationen über Verstöße, die strafbewehrt sind, generell in den sachlichen Anwendungsbereich. Dies ist hingegen nicht der Fall bei Informationen, die die nationale Sicherheit und hier militärische Belange betreffen.
Weiter wird die Frage, wie die Hinweise abgegeben werden müssen, damit die Schutzwirkung des Gesetzes greift, klar geregelt. So muss die Meldung bei einer internen oder externen Meldestelle abgegeben worden sein. Sie darf auch offengelegt werden, allerdings erst, nachdem sie an eine externe Meldestelle abgegeben worden ist und diese ihren Aufgaben nicht nachgekommen ist.
In der Praxis wird der wichtigste Adressat für Meldungen die interne Meldestelle sein. Daher hier noch einige wichtige Regelungen zu internen Meldestellen:
In § 13 regelt das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) die Aufgaben einer internen Meldestelle. Zu den wesentlichen Aufgaben der internen Meldestelle gehört das Betreiben der Kanäle, über die die Meldungen abgegeben werden, die Stichhaltigkeitsprüfung der Meldungen, sowie die Veranlassung geeigneter Folgemaßnahmen. Zudem hält die interne Meldestelle Informationen über externe Meldestellen bereit.
In § 14 regelt das HinSchG die Organisationsform interner Meldestellen. Die Aufgaben der internen Meldestelle kann durch eine beim Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle beschäftigte Person oder durch eine interne Organisationseinheit übernommen werden. Ebenso kann ein Dritter mit den Aufgaben betraut werden.
Sofern die Voraussetzungen zur Einrichtung einer internen Meldestelle für ein Unternehmen oder eine Dienststelle besteht, muss gemäß § 15 gewährleistet werden, dass die mit den Aufgaben der Meldestelle betrauten Personen im Rahmen dieser Tätigkeit die notwendige Fachkunde aufweisen und unabhängig arbeiten. Sie dürfen zwar gleichzeitig andere Aufgaben wahrnehmen, allerdings darf dabei kein Interessenkonflikt entstehen.
In § 16 sieht das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) Vorschriften über die Meldekanäle für interne Meldestellen vor. Beschäftigungsgeber und Dienststellen sind dazu verpflichtet, Meldekanäle einzurichten, über die sich Beschäftigte mündlich oder in Textform an die interne Meldestelle wenden können, um Informationen über Verstöße zu melden. Die interne Meldestelle sollte auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten, soweit dadurch die vorrangige Bearbeitung nichtanonymer Meldungen nicht gefährdet wird. Es besteht allerdings keine Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen. Der Meldekanal kann so gestaltet werden, dass er auch natürlichen Personen offensteht, die im Rahmen ihrer Tätigkeit mit dem Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle in Kontakt stehen. Dies bedeutet, dass z.B. auch Lieferanten oder Kunden ermöglicht werden kann, Meldungen abzugeben. Ob diese Option eröffnet wird, liegt im Ermessen des Unternehmens oder der Dienststelle.
In § 17 wird das Verfahren bei internen Meldungen spezifiziert, also was genau zu tun ist, wenn eine Meldung bei einer internen Meldestelle eingeht. Die interne Meldestelle hat den Eingang der Meldung spätestens nach 7 Tagen zu bestätigen und eine Stichhaltigkeitsprüfung der Meldung durchzuführen. Zu ihren Aufgaben gehört außerdem das vertrauliche Zusammenwirken mit dem Hinweisgeber, eine Stichhaltigkeitsprüfung der Meldungen sowie das Ergreifen von Folgemaßnahmen. Die interne Meldestelle ist dafür zuständig, dem Hinweisgeber über die ergriffenen und geplanten Folgemaßnahmen eine Rückmeldung innerhalb einer Frist von 3 Monaten zu geben.
In § 18 wird erläutert, welche Folgemaßnahmen eine interne Meldestelle ergreifen kann, also z.B. interne Untersuchungen durchführen oder das Verfahren abschließen.
Der vorliegende neue Referentenentwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes regelt zwei große Themenfelder:
Es ist verboten, Repressalien gegen hinweisgebende Personen auszuüben. Wer dies doch tut, ist zum Schadensersatz verpflichtet und kann mit einer Geldbuße bis zu einer Mio. Euro belegt werden. Damit dieser Schutzmechanismus greift, muss die Meldung in den sachlichen Anwendungsbereich des Gesetzes fallen und bei einer internen oder externen Meldestelle abgegeben worden sein. Sie darf auch offengelegt worden sein, allerdings erst, nachdem sie an eine externe Meldestelle abgegeben worden ist und diese ihren Aufgaben nicht nachgekommen ist.
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes, Spotify, YouTube oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.
Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Die Bundesregierung hat am 27.07.2022 einen Entwurf zum Hinweisgeberschutzgesetz beschlossen.
Gegenüber dem vorherigen Entwurf beinhaltet die Neufassung nunmehr die Empfehlung auch eingehende anonyme Meldungen zu bearbeiten. Weiterhin ist es nicht erforderlich, dass das zu implementierende Hinweisgebersystem technisch in der Lage ist, die Abgabe anonymer Meldungen zu ermöglichen.
Im Wortlaut:
„Die interne Meldestelle sollte auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten, soweit dadurch die vorrangige Bearbeitung nichtanonymer Meldungen nicht gefährdet wird. Es besteht allerdings keine Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen.“
Ganz praktisch gesprochen kann aber natürlich jederzeit eine anonyme Meldung eingehen, z.B. durch einen Brief ohne Absender. Da rund 90% der anonymen Meldungen in guter Absicht abgegeben werden, ist den Unternehmen und Dienststellen dringend anzuraten, dass anonyme Meldungen genauso sorgfältig bearbeitet werden, wie nicht-anonyme. Insofern ist die neu aufgenommene Empfehlung sinnvoll.
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes, Spotify, YouTube oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.
Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Eine leitende Mitarbeiterin weist auf Probleme hin und wird entlassen. Wie stellt sich der Fall dar im Lichte des neuen Hinweisgeberschutzgesetzes?
Desiree Fixler war Nachhaltigkeitschefin der Fondsgesellschaft DWS und wies in dieser Funktion den CEO und das Topmanagement auf potenzielles Greenwashing hin. Daraufhin wurde sie im März 2022 entlassen.
Von Greenwashing in der Fondsbranche spricht man, wenn Finanzprodukte um sie für viele Kunden attraktiver zu machen als „grüner“ und nachhaltiger verkauft werden, als sie es tatsächlich sind. Das wäre dann Kapitalanlagebetrug. Die Fondsgesellschaft hat in ihrem Geschäftsbericht 2020 geschrieben, mehr als die Hälfte der 900 Milliarden Euro an verwalteten Kundenvermögen genügten den ESG-Kriterien (environmental, social, governance; deutsch: Umwelt, Soziales und Unternehmensführung). Intern war laut Fixler allerdings von einem viel geringeren Volumen die Rede.
Ihre Entlassung wurde durch das Unternehmen inhaltlich mit fehlenden Fortschritten bei der ESG-Thematik begründet. Daraufhin wandte sich Frau Fixler an das Wall Street Journal.
Als Konsequenz der Berichterstattung in den Medien gab es Ende Mai 2022 eine Razzia von rund 50 Polizisten, Staatsanwälten und Vertretern der Finanzaufsicht bei der Deutschen Bank und ihrer Fondsgesellschaft DWS. Einen Tag später trat der CEO der DWS, Asoka Wöhrmann, zurück.
Im Geschäftsbericht für das Geschäftsjahr 2021 hat die DWS mittlerweile das Volumen der nach ESG-Kriterien verwalteten Kundenvermögen von sich aus um 75 Prozent reduziert – von 459 auf 115 Milliarden Euro.
Es ist offensichtlich, dass die Kritik der ehemaligen Nachhaltigkeitschefin mehr als berechtigt war. Anlagen in dreistelliger Milliardenhöhe waren zu Unrecht als ESG-kompatibel ausgewiesen worden. Wäre Desiree Fixler also unter die Schutzvoraussetzungen des neuen Hinweisgeberschutzgesetzes gefallen?
Das Gesetz sieht vor, dass eine Meldung über Fehlverhalten an eine interne oder eine externe Meldestelle gerichtet werden muss. Eine Offenlegung über die Presse darf lt. § 32 – von wenigen Ausnahmen abgesehen – nur dann erfolgen, wenn zuvor die Meldung bei einer externen Meldestelle (in diesem Fall wohl die externe Meldestelle der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht) gemacht worden ist und diese in einer bestimmten Frist nicht tätig geworden ist.
Frau Fixler hat sich aber vernünftigerweise zunächst direkt an den CEO gewandt, der für die Thematik fachlich zuständig war. Die Schutzvoraussetzungen des Hinweisgeberschutzgesetzes wären somit formal allerdings nicht erfüllt. Aber auch ohne diesen Schutz wäre eine Klage vor dem Arbeitsgericht gegen ihre Entlassung zweifelsfrei erfolgreich.
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes, Spotify, YouTube oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.
Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
