Spätestens bis zum 17. Dezember 2021 muss die EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern in nationales Recht umgesetzt werden. Zurzeit besteht jedoch in einigen Punkten noch Klärungsbedarf zwischen den Regierungsparteien.
Besonders umstritten ist, ob Whistleblower nur geschützt werden sollen, wenn ihre Meldung einen Verstoß gegen EU-Recht enthält oder ob auch Verstöße gegen deutsches Recht miteinbezogen sind.
Die SPD argumentiert, dass eine Ausweitung auf nationales Recht einen lückenlosen Schutz für Whistleblower garantiere. Nur so könnten Unsicherheiten darüber, ob eine Meldung in den Anwendungsbereich des Gesetzes fällt, verhindert werden.
Für die Unionsparteien hingegen bedeutet eine Ausweitung auf das nationale Recht eine Mehrbelastung für Unternehmen. Ziel ist es aber auch für die Union weiterhin, ein entsprechendes Hinweisgeberschutzgesetz nach der EU-Richtlinie noch in dieser Legislaturperiode umzusetzen.
Mehr dazu können Sie in einem Artikel der Legal Tribune Online , sowie in einem Artikel von Transparency International lesen.
Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Auch in Großbritannien spielt Whistleblowing eine große Rolle. Allerdings ist die Anzahl der eingegangenen Hinweise bei der britischen Finanzaufsicht im vergangenen Jahr um 9% auf die immer noch stattliche Anzahl von 1073 Meldungen gesunken. Die FCA will deshalb Individuen verstärkt dazu motivieren Hinweise abzugeben.
Dies soll erreicht werden, indem Whistleblowing-Experten eingestellt und vertrauliche Internetformulare für das Einreichen von Meldungen entwickelt werden. Außerdem wird jede eingegangene Meldung von einem speziell zugeordneten Fallbearbeiter begutachtet.
Finanzielle Belohnungen für Hinweisgeber sollen hingegen nicht angeboten werden. Laut einer Sprecherin der FCA würde dies die Hinweisabgabe nicht befördern.
Mehr dazu können sie in einem Artikel des Wall Street Journal lesen.
Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
In vielen Fällen wird in einer Meldung, die über ein Hinweisgebersystem abgegeben wird, nicht nur allgemein der Sachverhalt bzw. das zu Tage getretenen Fehlverhalten beschrieben, sondern es werden auch konkret die Namen der beschuldigten Personen genannt. Das Hinweisgeberschutzgesetz spricht hier im vorliegenden Referentenentwurf etwas technokratisch von den Personen, die Gegenstand einer Meldung sind. In diesem Blogbeitrag wollen wir erklären, warum es wichtig ist, auch diese Personen zu schützen, was genau das HinSchG dazu sagt und wie man das in der Praxis realisieren kann.
Die Antwort auf diese Frage ist eigentlich ganz einfach: weil eine beschuldigte Person nicht immer schuldig ist! Dies kann zwei Ursachen haben. Zum einen kommt es vor, dass ein Hinweisgeber nach bestem Wissen und Gewissen eine Meldung bei einer internen oder externen Meldestelle abgibt, aber dass sich die Sachlage nach genauerer Prüfung doch anders darstellt. Dann kann der Fall eintreten, dass die beschuldigte Person unschuldig ist. Zum zweiten kommt es leider auch vor, dass wissentlich falsche Hinweise abgegeben werden. Das kommt nicht häufig vor, aber wie gesagt: Es kommt vor. (Zu diesem hochinteressanten Thema der wissentlichen Falschmeldung werden wir übrigens demnächst einen eigenen Podcast online stellen.)
Personen, die fälschlicherweise eines Fehlverhaltens beschuldigt werden, können leider große Nachteile in ihrem beruflichen und privaten Leben erleiden. Man denke etwa an eine ungerechtfertigte Kündigung. So etwas muss mit aller Kraft vermieden werden. Großen Schaden nähme ansonsten übrigens nicht nur die beschuldigte Person, sondern darüber hinaus das ganze System zur Hinweisabgabe. Es wäre in dem Unternehmen oder der Dienststelle, in der sich die Benachteiligung einer unschuldigen Person ereignet hat, für lange Zeit diskreditiert.
Bevor wir uns dem HinSchG zuwenden, sollten wir einmal in den Artikel 20 des Grundgesetzes schauen. Nach einhelliger Auffassung ist die Unschuldsvermutung eine zwingende Folge des dort thematisierten Rechtsstaatsprinzips. In Art. 6 der Europäischen Menschenrechtskonvention (EMRK) ist die Unschuldsvermutung sogar ausdrücklich festgeschrieben:
„Jede Person, die einer Straftat angeklagt ist, gilt bis zum gesetzlichen Beweis ihrer Schuld als unschuldig.“
Und wer als unschuldig gilt, muss selbstverständlich so lange bestmöglich geschützt werden, bis das Gegenteil bewiesen ist.
Nun aber zum HinSchG: hier geht es im § 8 um das Vertraulichkeitsgebot. Dort heißt es explizit, dass die Meldestellen die Vertraulichkeit der Identität der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, zu wahren haben.
Ausnahmen finden sich in § 9: die Identität der beschuldigten Person darf an die jeweils zuständige Stelle weitergegeben werden
Neben der Vertraulichkeit beinhaltet das HinSchG mit dem § 37 einen weiteren Schutzmechanismus: die hinweisgebende Person muss Schadensersatz leisten, wenn sie vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Informationen verbreitet hat. Und der Schaden, der z.B. durch eine ungerechtfertigte Kündigung entsteht, kann eine beträchtliche Größenordnung erreichen, so dass es sich die hinweisgebende Person genau überlegen sollte, ob sie wissentlich jemanden falsch beschuldigt.
Die bisher erwähnten Sachverhalte sind auch wichtige Elemente für den Beschuldigten-Schutz in der Praxis.
Die Identität einer beschuldigten Person darf nur – und das auch nur wenn unabdingbar – zu Ermittlungszwecken preisgegeben werden. Zu denken ist hier beispielsweise an die Einvernahme eines Zeugen, die ohne vorherige Namensnennung nicht praktikabel möglich wäre. In diesem Fall ist es dann wichtig, die befragten Zeugen selbst zur Vertraulichkeit zu verpflichten, um den Kreis der informierten Personen so klein wie möglich zu halten.
Auch muss entschieden werden, wann genau man die beschuldigte Person selbst über die Meldung informiert. Dies darf nicht zu früh sein, da sonst Beweismittel vernichtet werden könnten oder die Person ohne bereits durchgeführte Stichhaltigkeitsprüfung vielleicht unnötig einer auch psychologisch sehr schwierigen Situation ausgesetzt würde. Auch letzteres fällt unter den Schutz beschuldigter Personen.
Abschließend ist folgendes von großer Bedeutung: Sollte trotz aller Vorsicht der Fall eingetreten sein, dass eine Person zu Unrecht beschuldigt worden ist und dies im Unternehmen oder der Dienststelle bekannt geworden sein, ist eine vollständige Rehabilitierung unabdingbar. Dies sollte durch eine interne Kommunikationsmaßnahme erfolgen, die mit der betroffenen Person abgestimmt worden ist.
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes, Spotify, Youtube oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.
Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Ob in einem Unternehmen oder in der öffentlichen Verwaltung, ob fehlerhafte Produkte, Korruptionsfälle oder die Verschwendung von Steuergeldern: Whistleblower decken Missstände auf und machen sie publik. Für die einen sind sie Helden, für die anderen sind sie Denunzianten oder gar Verräter. Doch der Trend ist eindeutig: Immer mehr Organisationen wollen frühzeitig Hinweise bekommen, wenn etwas schiefläuft, wollen diesen nachgehen und so Schaden vermeiden oder zumindest minimieren.
Gleichwohl ist nicht zu bestreiten, dass in der Vergangenheit einige hinweisgebende Personen teuer für die Offenlegung der Verfehlungen ihrer Organisationen bezahlen mussten. Genau hier setzt das neue, derzeit als Referentenentwurf vorliegende Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) an. Es hat zum Ziel hinweisgebende Personen zu schützen und jegliche Form von Repressalien zu verhindern.
Einige der Fälle, in denen Whistleblower in der Vergangenheit Schaden genommen haben, wollen wir uns in diesem Beitrag näher ansehen und anschließend klären, ob dies hätte verhindert werden können, wenn die juristische Aufarbeitung der Fälle in einem Umfeld erfolgt wäre, in dem das neue, im Referentenentwurf vorliegende Gesetz Anwendung gefunden hätte.
Zu den bekanntesten Whistleblowern der Gegenwart gehört zweifellos Edward Snowden, der bis Mai 2013 als technische Fachkraft für die US-amerikanischen Geheimdienste CIA, NSA und DIA arbeitete. Seine Enthüllungen gaben Einblicke in das Ausmaß der weltweiten Überwachungs- und Spionagepraktiken von Geheimdiensten – überwiegend jenen der Vereinigten Staaten und Großbritanniens – und lösten im Sommer 2013 die sogenannte NSA-Affäre aus.
Anfang des Jahres 2013 wandte sich Snowden zunächst anonym an die Dokumentarfilmerin Laura Poitras und an den Journalisten Gleen Greenwald. Snowden übermittelte ihnen geheime Informationen über US-amerikanische Programme zur Überwachung der weltweiten Internetkommunikation sowie das noch umfassendere britische Überwachungsprogramm Tempora. Insgesamt hatte Snowden 1,7 Millionen Dateien kopiert.
Im Mai 2013 flog Edward Snowden nach Hong Kong. Von dort aus schickte er die geheimen Dokumente an die Zeitungen „Washington Post“ und „The Guardian“ – zunächst ohne seine Identität preiszugeben.
Am 9. Juni 2013 gab sich Snowden in Hongkong als Informant zu erkennen. Daraufhin erwirkte das FBI mit einer Strafanzeige wegen Diebstahl von Regierungseigentum, widerrechtlicher Weitergabe geheimer Informationen und Spionage einen Haftbefehl gegen den Whistleblower. Snowden konnte Hongkong verlassen, saß dann aber für längere Zeit im Transitbereich eines internationalen Flughafens in Moskau fest. Am 1. August 2013 vermeldete die Presse, dass Snowden von Russland Asyl erhalten habe.
Auch das neue Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) hätte Edward Snowden nicht vor einer Strafverfolgung geschützt, da der Verrat von militärischen Geheimnissen nicht in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) fällt. Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) regelt in § 5 den Vorrang von Sicherheitsinteressen sowie Verschwiegenheits- und Geheimhaltungspflichten. Darunter fallen unter anderem Informationen, die die nationale Sicherheit und insbesondere militärische Belange des Geschäftsbereiches des Bundesministeriums der Verteidigung betreffen.
Gefeuert und ohne Job – so erging es dem Lkw-Fahrer Miroslav Strecker, der 2007 den sogenannten Gammelfleisch-Skandal ans Licht brachte. In dessen Verlauf wurde der Betrieb Wertfleisch GmbH geschlossen und sein Geschäftsführer zu einer zweijährigen Haftstrafe verurteilt. Wenig später musste außerdem der bayerische Umweltminister Werner Schnappauf seinen Hut nehmen.
Im August 2007 war Strecker Zeuge einer Umetikettierung geworden, die minderwertiges Fleisch als Lebensmittel deklarierte. Mehrere Versuche, den Fall publik zu machen, scheiterten zunächst. Der Trucker beharrte aber auf weiteren Ermittlungen, da er die Lieferpapiere als Beweis präsentieren konnte. Daraufhin ermittelte die Polizei weiter. Die zuständigen Behörden reagierten allerdings erst spät, schlossen aber dann den Betrieb. Sie stellten fest, dass die Firma insgesamt 150 Tonnen Fleischabfälle mit gefälschten Labels an Berliner Dönerhersteller weiterverkauft hatte.
Hinweisgeber Strecker wurde nach dem Auffliegen des Skandals durch die einschlägigen TV-Shows gereicht, in der Presse als moderner „Held“ gefeiert und mit Auszeichnungen dekoriert. Viel genutzt hat ihm das aber zunächst nichts. Mobbing am Arbeitsplatz führte schließlich zu seiner Kündigung. Auch deshalb gilt der Lkw-Fahrer vielen als Beispiel für Menschen, die Zivilcourage beweisen, obwohl sie persönlich unter den negativen Folgen leiden.
Das neue Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) hätte Miroslav Strecker vor einer Strafverfolgung und vor Repressalien wie einer Kündigung geschützt, da Meldungen von Informationen zur Lebensmittelsicherheit gemäß § 2 Abs. 1 Nr. 2 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) in den sachlichen Anwendungsbereichsbereich fallen und die hinweisgebende Person somit geschützt ist.
Der letzte Fall in diesem Beitrag hat wieder etwas mit der Fleischbranche zu tun. Im Frühjahr 2020, als die erste Coronawelle über Deutschland hinwegschwappte, wurde die Mitarbeiterin einer Cateringfirma entlassen, weil sie ein Video aus der Kantine des Schlachtbetriebs Tönnies im Internet gepostet hatte. Die Cateringfirma betrieb damals die Kantine des Betriebs von Tönnies in Rheda-Wiedenbrück. Das Video zeigte, dass die Beschäftigten dort an langen Tischen ihre Mahlzeiten einnehmen mussten, ohne dass der gebotene Mindestabstand von 1,5 Metern eingehalten wurde.
Der Mitarbeiterin wurde von der Catering-Firma noch im April 2020 fristlos gekündigt, zudem erteilte Tönnies ihr ein Hausverbot. Am 10. September 2020 kam es vor dem Arbeitsgericht Bielefeld zu einem Vergleich. Die außerordentliche Kündigung der Mitarbeiterin wurde in eine ordentliche Kündigung umgewandelt. Zusätzlich erhielt die Frau eine Abfindung in Höhe von 20.000 Euro.
Das neue Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) hätte die Mitarbeiterin der Cateringfirma nicht geschützt.
Unzweifelhaft zeigte sie einen rechtswidrigen Sachverhalt an: Die Nichteinhaltung der im Zusammenhang mit der COVID-19-Pandemie eingeführten Abstandsregelung von mindestens 1,5 Metern. Jedoch beschritt die Mitarbeiterin den falschen Weg, indem sie ihren Hinweis in Social Mediakanälen veröffentlicht hat. Richtig hätte sie gehandelt, wenn sie ihren Hinweis an eine interne oder externe Meldestelle gemeldet hätte.
In diesem Zusammenhang ist auf den § 31 des Hinweisgeberschutzgesetzes hinzuweisen. Gemäß § 31 Nr. 2 a) fällt die hinweisgebende Person unter die Schutzmaßnahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG), sobald die hinweisgebende Person hinreichend Grund zu der Annahme hatte, dass der Verstoß eine unmittelbare oder offenkundige Gefährdung des öffentlichen Interesses darstellen kann. In diesem Fall zeigte das von der Cateringmitarbeiterin aufgenommene Video, wie die Mitarbeiter der Firma Tönnies während der Corona-Pandemie in einer Cafeteria eng nebeneinandersaßen und ihre Mahlzeit einnahmen. Das öffentliche Interesse könnte hier in der Gefahr der Übertragung von COVID-19 und damit die Nichteindämmung der Corona-Pandemie darstellen. Aber auch dann hätte die Mitarbeiterin der Cateringfirma sich an das Gesundheitsamt wenden können und ihren Hinweis dort offenlegen können. Zumal ist die ungesteuerte Publizierung in Social Mediakanälen nicht mit dem in Deutschland geltenden Loyalitätsgrundsatz vereinbar, sodass ein Schutz durch das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) nicht in Betracht kommt. Der Mitarbeiterin der Cateringfirma konnte demnach ordentlich gekündigt werden.
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Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
In diesem Blogbeitrag geben wir Unternehmen und Dienststellen Best-Practice Tipps aus der Praxis zum Themenkreis Hinweisgebersystem. Oft haben Beschäftigungsgeber nur eingeschränkt Erfahrungen mit diesem Vorgang und leicht können schwerwiegende Fehler gemacht werden, die sich mit Hilfe dieser Tipps vermeiden lassen.
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Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Der Referentenentwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes thematisiert in § 7 das Wahlrecht zwischen interner und externer Meldung. Den Unternehmen und Dienststellen wird empfohlen, Anreize für die Nutzung der internen Meldestelle zu schaffen, wodurch die Möglichkeit einer externen Meldung allerdings nicht beschränkt oder erschwert werden darf. Auch wird das Wahlrecht der hinweisgebenden Person betont.
In Absatz 1 steht aber auch: „Wenn einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, bleibt es der hinweisgebenden Person unbenommen, sich anschließend an eine externe Meldestelle zu wenden.“ Dies steht nur dann nicht im Widerspruch zum Wahlrecht, wenn man den Satz so interpretiert, dass man nach einer (erfolglosen) internen Meldung noch eine externe Meldung abgeben darf. Nicht gemeint ist, dass man erst eine interne Meldung abgeben muss.
Die Frage der Priorisierung von interner und externe Meldung greift auch ein Kommentar der Süddeutschen Zeitung auf, der sich eindeutig für die Gleichberechtigung beider Hinweisgebersysteme ausspricht.
Ob die aktuellen politischen Diskussionen zu diesem Thema noch zu einer Änderung des Gesetzes bezüglich des Wahlrechts zwischen interner und externer Meldung führen, bleibt abzuwarten.
Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
In diesem Blogbeitrag geben wir potenziellen hinweisgebenden Personen wichtige Empfehlungen aus der Praxis. Normalerweise haben Whistleblower ja keine Erfahrungen mit diesem Vorgang und leicht können schwerwiegende Fehler gemacht werden, die sich mit Hilfe dieser Tipps vermeiden lassen.
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Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH.
In diesem Blogbeitrag stellen wir den Abschnitt 4 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) vor, in dem es um Schutzmaßnahmen geht. Genauer gehen wir auf die Fragen ein: Wann greift der Schutz für Whistleblower? Welche Personenkreise werden umfasst? Kann die hinweisgebende Person Schadensersatz nach einer Repressalie verlangen?
Der Schutz durch das Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) setzt zunächst voraus, dass die Meldung an eine interne oder eine externe Meldestelle erstattet oder offengelegt worden ist. Außerdem muss die Information, die der Whistleblower abgegeben hat, zutreffend sein oder der Whistleblower muss dies zumindest angenommen haben. Der Whistleblower muss demnach in gutem Glauben gehandelt haben.
Die gemeldeten Verstöße müssen in den Anwendungsbereich des Gesetzes fallen. Die Anwendungsbereiche sind in § 2 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) erfasst. Es gilt beispielsweise für Meldungen bezüglich des Datenschutzes, der Datensicherheit, des Steuerrechts und des Umweltschutzes. Nicht außer Acht zu lassen ist, dass die natürlichen Personen, die den Whistleblower bei einer Meldung oder Offenlegung im beruflichen Zusammenhang vertraulich unterstützen, ebenfalls geschützt sind.
Darüber hinaus erfasst das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) den Ausschluss der Verantwortlichkeit der hinweisgebenden Person. Hiernach ist ein Whistleblower grundsätzlich nicht für die Beschaffung von Informationen oder den Zugriff auf Informationen rechtlich verantwortlich zu machen, es sei denn, die hinweisgebende Person hat durch die Beschaffung als solche oder den Zugriff als solcher eine Straftat begangen. In diesem Fall schützt das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) den Whistleblower nicht. Auch muss die hinweisgebende Person hinreichenden Grund zur Annahme gehabt haben, dass die Weitergabe der Information erforderlich war, um einen Verstoß aufzudecken.
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) geht zudem genauer auf das Verbot ein, Repressalien zu ergreifen. Das gilt nicht nur für bereits ausgeübte Repressalien. Bereits die Androhung und der Versuch, Repressalien auszuüben, sind laut HinSchG gleichermaßen verboten. Erfährt der Whistleblower eine Benachteiligung, so hat der Urheber dieses Nachteils zu beweisen, dass die Benachteiligung nicht auf der Meldung oder der Offenlegung beruht. Man spricht von einer Beweislastumkehr. Der Schaden, der dem Whistleblower durch die Repressalie entsteht, muss ersetzt werden. Ein Anspruch auf Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder einen beruflichen Aufstieg durch eine ausgeübte oder versuchte Repressalie besteht jedoch nicht.
Weiter regelt das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) den Schadensersatz nach einer Falschmeldung. Ein Whistleblower, der vorsätzlich oder grob fahrlässig eine falsche Meldung bei einer internen Meldestelle oder einer externen Meldestelle abgibt oder sie offenlegt, muss gemäß § 37 des HinSchG Schadensersatz leisten.
Vereinbarungen, die die o.a. Rechte hinweisgebender Personen einschränken, sind unwirksam.
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Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Nachdem wir uns in dem letzten Blogbeitrag dem Thema interne Meldestellen gewidmet haben, beschäftigen wir uns heute mit dem Thema Externe Meldestellen und Externe Meldungen. Denn neben den internen Meldestellen regelt das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) auch den Aufbau und Betrieb einer externen Meldestelle.
Grundsätzlich wird es künftig mehrere externe Meldestellen geben. Dazu gehört zunächst eine externe Meldestelle auf Bundesebene, die bei dem oder der Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit eingerichtet werden. Darüber hinaus kann auch jedes Bundesland eine externe Meldestelle einrichten. Dort können Meldungen eingehen, die die Dienststellen des jeweiligen Bundeslandes betreffen. Weiterhin ist es vorgesehen, dass bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht eine fachspezifische Meldestelle eingerichtet wird. Letztere ist z.B. zuständig für Meldungen von starf- oder bußgeldbewehrten Verstößen gegen Rechnungslegungsvorschriften. Zusätzlich richtet der Bund eine weitere externe Meldestelle für Meldungen ein, die die externe Meldestelle des Bundes selbst betreffen.
Die Aufgaben der externen Meldestellen sind mit denen der internen Meldestellen zu vergleichen. Die externe Meldestelle betreibt die Hinweisgebersysteme, über die die Meldungen von Whistleblowern abgegeben werden können. Außerdem überprüft die externe Meldestelle die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldungen. In ihren Aufgabenbereich fällt darüber hinaus das Ergreifen von Folgemaßnahmen. Externe Meldestellen sind zudem dazu verpflichtet auf der Website umfangreiche Informationen über Abhilfemöglichkeiten sowie über den Hinweisgeberschutz bereitzustellen.
Die externen Meldestellen arbeiten unabhängig und getrennt von den internen Meldestellen. Das Personal einer internen Meldestelle ist gemäß des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) dazu verpflichtet, geschult zu werden. Im Hinblick auf die externen Meldestellen verhält sich das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) nicht anders. So ist auch das Personal einer externen Meldestelle zu einer regelmäßigen Schulung verpflichtet. Nicht zuletzt darf das Personal einer externen Meldestelle weitere Aufgaben wahrnehmen, solange ein Interessenkonflikt sicher ausgeschlossen ist.
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sieht eine Berichtspflicht der externen Meldestellen vor. Es folgt jährlich ein öffentlich zugänglicher Bericht, der zusammengefasst und in anonymisierter Form über die eingegangenen Meldungen Auskunft gibt. Im Detail berichtet die externe Meldestelle über die Anzahl der eingegangenen Meldungen, die Anzahl der internen Untersuchungen, die Anzahl der Fälle, die Ermittlungen einer Staatsanwaltschaft oder ein gerichtliches Verfahren zur Folge hatte und die Anzahl der Abgaben an eine andere zuständige Stelle.
Im Folgenden gehen wir genauer auf das Thema „externe Meldungen“ ein.
Die externen Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher oder in Textform ermöglichen. Zudem muss eine persönliche Zusammenkunft mit der hinweisgebenden Person und den zuständigen Personen der externen Meldestelle möglich sein. Wichtig an dieser Stelle ist, dass eine Pflicht zur Bearbeitung anonymer Meldungen nicht besteht.
Das Verfahren zur Bearbeitung einer externen Meldung ähnelt dem einer internen Meldung. Laut des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) hat die externe Meldestelle den Eingang einer Meldung umgehend, spätestens nach 7 Tagen zu bestätigen. Sie prüft die Stichhaltigkeit der Meldung und ergreift Folgemaßnahmen. Außerdem ist die externe Meldestelle dazu verpflichtet, der hinweisgebenden Person eine Rückmeldung nach spätestens 3 Monaten zu erteilen. In Fällen, in denen die Bearbeitung umfangreicher ist, sollte eine Rückmeldung der externen Meldestellen spätestens nach 6 Monaten erfolgt sein.
Auch den Umgang mit Meldungen in externen Meldestellen regelt das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) eindeutig. Sobald ein Hinweis in einer externen Meldestelle eingegangen ist, kann die externe Meldestelle im Rahmen von Stichhaltigkeitsprüfungen Auskünfte von den betroffenen natürlichen Personen, den Unternehmen, von Dritten und von der Behörde verlangen. Die externen Meldestellen können Folgemaßnahmen ergreifen. Sie können beispielsweise betroffene Unternehmen und Dienststellen kontaktieren, den Whistleblower an eine andere zuständige Stelle verweisen und das Verfahren abschließen oder gegebenenfalls an eine zuständige Behörde zwecks weiterer Untersuchungen abgeben. Weiter regelt der Referentenentwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) in § 29 explizit, dass die externen Meldestellen mit sonstigen für die Aufklärung, Verhütung und Verfolgung von Verstößen im Anwendungsbereich dieses Gesetzes zuständigen öffentlichen Stellen zusammenarbeiten und sich gegenseitig unterstützen.
Abschließend beschreibt das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) den Abschluss des Verfahrens. Das Verfahren kann wegen Geringfügigkeit abgeschlossen werden oder wenn die Meldung einen Sachverhalt betrifft, zu dem bereits ein Verfahren nach diesem Gesetz abgeschlossen wurde. Der hinweisgebenden Person sind die Gründe für den Verfahrensabschluss mitzuteilen beziehungsweise das Ergebnis der durch die Meldung ausgelösten Untersuchung.
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Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Grundsätzlich besteht ein Unterschied zwischen einer internen und einer externen Meldestelle. Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) selbst sieht für den Whistleblower eine Wahlfreiheit vor. Der Whistleblower kann sich demnach aussuchen, ob er sich mit seiner Meldung an eine interne Meldestelle wendet, die in einem Unternehmen oder in einer Dienststelle verankert ist, oder ob er sich an eine externe Meldestelle auf Bundes- oder auf Länderebene richtet. Laut Gesetz sollen Beschäftigungsgeber und Dienststellen Anreize schaffen, dass sich hinweisgebende Personen zunächst an die interne Meldestelle richten. Die Möglichkeit einer externen Meldung darf hierdurch aber nicht beschränkt oder erschwert werden.
Es liegt ja auch im Interesse eines Unternehmens oder einer Dienststelle, dass sich ein Whistleblower zunächst einmal an die interne Meldestelle wendet, denn eine externe Meldestelle wird in der Regel von einer staatlichen Aufsichtsbehörde geführt. Daher ist es insbesondere für Unternehmen und Dienststellen wichtig, dass die internen Hinweisgebersysteme bekannt sind und die Meldungen, die eingehen auch ernst genommen werden.
Hinzu kommt, dass die vom Unternehmen oder von einer Dienststelle betriebene interne Meldestelle in der Regel näher am Thema der Meldung ist, da es oft um betriebliche oder dienstliche Belange geht. Die interne Meldestelle kann somit oftmals schneller Aufklärung betreiben und die erforderlichen Maßnahmen ergreifen.
In diesem Zusammenhang gibt es auch noch eine rechtliche Komponente, die man bedenken sollte. Eine interne Meldestelle wird niemals verpflichtet sein einen Hinweis zu Fehlverhalten an eine staatliche Aufsichtsbehörde weiterzugeben und damit eine Strafverfolgung gegen sich selbst einzuleiten. Dies ist vom Nemo-tenetur-Grundsatz erfasst, was bedeutet, dass ein Unternehmen sich niemals selbst belasten muss. Wenn ein Hinweis allerdings bei einer externen Meldestelle eingeht, wird die staatliche Aufsichtsbehörde möglicherweise ein Ermittlungsverfahren oder eine sonstige Verfolgungsmaßnahmen einleiten. Insofern liegt es besonders im Interesse des Unternehmens, dass Hinweise zunächst an die interne Meldestelle gehen.
Das Unternehmen muss die interne Meldestelle nicht selbst organisieren. Der Referentenentwurf sieht explizit die Möglichkeit vor, dass ein Unternehmen einen externen Dienstleister mit der Organisation einer internen Meldestelle beauftragt.
In § 8 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) finden sich einige Ausführungen zum Thema Vertraulichkeit. Vertraulichkeit stellt im Hinblick auf die Abgabe und den Umgang von Hinweisen ein ganz wichtiges Thema dar, ja sie ist oft die Voraussetzung dafür, dass Hinweise überhaupt abgegeben werden. Im Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) wird die Identität von drei Personenkreisen explizit geschützt: die der hinweisgebenden Personen, die der Personen, die Gegenstand der Meldung sind und die der sonstigen Personen, die in der Meldung genannt sind.
Es gibt jedoch auch Ausnahmen vom Grundsatz der Vertraulichkeit. Der Schutz des Whistleblowers entfällt selbstverständlich, wenn die Person vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße gemeldet hat. Dabei handelt es sich selbst um einen Compliance-Verstoß. Weiter dürfen Informationen über die Identität der hinweisgebenden Person auf Verlangen von Strafverfolgungsbehörden, aufgrund einer Anordnung in einem Verwaltungsverfahren oder einer gerichtlichen Entscheidung weitergegeben werden. Sobald die Weitergabe der Identität für Folgemaßnahme erforderlich ist, darf diese nur erfolgen, wenn die hinweisgebende Person zuvor in die Weitergabe eingewilligt hat. Im Übrigen muss die Meldestelle die hinweisgebende Person vorab über die Weitergabe informieren, es sei denn, dass hierdurch weitere Ermittlungen gefährdet würden.
Auch im Hinblick auf die Identität der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, macht das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) Ausnahmen des Vertraulichkeitsgebots. Die Identität darf weitergegeben werden, wenn dies im Rahmen interner Untersuchung zur Sachverhaltsaufklärung erforderlich ist. Ebenso darf die Identität auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden und auf Grund einer Anordnung in einem Verwaltungsverfahren oder einer gerichtlichen Entscheidung weitergegeben werden
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) geht an einigen Stellen auch auf das Thema Datenschutz und die Verarbeitung personenbezogener Daten ein. Meldungen beinhalten selbstverständlich oft personenbezogene Daten. Der Referentenentwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) regelt, dass Meldestellen zur Erfüllung ihrer Aufgaben personenbezogene Daten verarbeiten dürfen.
In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage, wie eingegangene Meldungen, dokumentiert werden. Die Formerfordernisse hierzu werden vom Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ausdrücklich geregelt. Meldungen müssen in dauerhaft abrufbarer Weise dokumentiert werden. Dies kann durch eine Tonaufzeichnung, durch einen Vermerk oder durch ein Protokoll erfolgen. Weiter ist der hinweisgebenden Person Gelegenheit zu geben die Dokumentation zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und unterschriftlich zu bestätigen. Sobald das Verfahren abgeschlossen ist, ist die Dokumentation zu löschen.
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Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
