Babboe und Boeing: Zwei aktuelle Fälle aus der Praxis zeigen, warum Hinweisgeberschutz so wichtig ist.
Babboe
Die niederländische Firma Babboe stellt Lastenräder her. Jetzt teilte die niederländische Behörde für Verbrauchsgütersicherheit (NVWA) mit, dass sie gemeinsam mit der Staatsanwaltschaft strafrechtliche Ermittlungen gegen Babboe eingeleitet hat. Möglicherweise hat Babboe gegenüber der Behörde jahrelang verschwiegen, dass es ein relevantes Sicherheitsrisiko bei den Rahmen der Lastenräder gibt.
Das Unternehmen hat bestätigt, dass strafrechtliche Ermittlungen eingeleitet worden sind. Die verantwortliche Geschäftsführerin ist abgelöst worden. Die Behörde hat den Verkauf der Lastenräder gestoppt und eine Rückrufaktion veranlasst.
Der Fall ist unter dem Aspekt des Hinweisgeberschutzes so interessant, weil Babboe im Dezember 2023 einem Mechaniker gekündigt hat, der seit mehr als zwölf Jahren bei dem Unternehmen gearbeitet hat. Der Mitarbeiter hatte sich im September 2023 an die niederländische Whistleblower-Behörde gewandt, nachdem seine wiederholten Hinweise über teils „lebensbedrohliche“ Sicherheitsprobleme an Lastenrädern innerhalb des Unternehmens anscheinend ignoriert wurden. Am 5. März 2024 wurde Babboe aber gerichtlich verpflichtet, die Kündigung zurückzunehmen und dem Angestellten die Anwalts- und Gerichtskosten zu erstatten.
Boeing
Ein Flugzeugbauer gehört sicherlich zu den Unternehmen, die Qualitätsprobleme mit aller Konsequenz vermeiden müssen. Umso schockierender sind die aktuellen Meldungen über Qualitätsprobleme bei Boeing, insbesondere, da es sich offensichtlich nicht um Einzelfälle handelt.
John Barnett hatte 32 Jahre lang u.a. als Qualitätsmanager in der Produktion des 787 Dreamliner gearbeitet. 2017 verließ er das Unternehmen. Seine Kritik: „Sie fingen an, die Verfahren zu umgehen, schlampten bei der Kontrolle der Flugzeugkonfiguration und nicht konformer Teile – sie wollten einfach nur die Flugzeuge vor die Tür stellen und die Kasse klingeln lassen.“
Lange hatte Barnett seine Kritik nur intern geäußert, bevor er sich an die Medien wandte. Immer wieder wies Boeing diese Kritik zurück. Die amerikanische Luftfahrtbehörde FAA leitete regelmäßig Untersuchungen ein und fand immer wieder Belege dafür, dass Barnett recht hatte und erließ entsprechende Anordnungen für den Flugzeughersteller.
Barnett fühlte sich gemobbt und sah sich gezwungen das Unternehmen zu verlassen. Im Juni 2024 sollte der Prozess starten, in dem John Barnett seine ehemalige Firma verklagte. Er war jedoch dem psychischen Druck nicht gewachsen und nahm sich tragischerweise im März 2024 das Leben.
Boeing-Chef Dave Calhoun wird zum Jahresende zurücktreten, außerdem müssen Verwaltungsratschef Larry Kellner und der Chef der Verkehrsflugzeugsparte, Stan Deal, das Unternehmen verlassen.
Zusammenfassung und Bewertung
Babboe und Boeing: Zwei Fälle, in denen langjährige Mitarbeiter auf erhebliche Qualitätsprobleme hingewiesen haben. Beide fanden jedoch kein Gehör, dem kurzfristigen wirtschaftlichen Ergebnis wurde höhere Priorität eingeräumt als der Sicherheit der Produkte und somit der Kunden. Diese Fehlentscheidungen hatten jedoch erhebliche negative finanzielle Auswirkungen begleitet von einem massiven Reputationsverlust für die Unternehmen.
Beide Whistleblower hatten als langjährige Mitarbeiter eine große Loyalität zum Unternehmen. Es war jedoch ihr Berufsethos schwerwiegende und sicherheitsgefährdende Qualitätsmängel der Produkte nicht zu tolerieren. Der hieraus resultierende Konflikt dürfte beide schwer belastet haben.
Es ist das zentrale Ziel des Hinweisgeberschutzgesetzes hinweisgebende Personen vor Repressalien zu schützen. Diese beiden Fälle verdeutlichen wie berechtigt diese Zielsetzung ist.
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes,Spotify, YouTubeoder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.
Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Mit welchen Abteilungen muss die interne Meldestelle zusammenarbeiten?
Um den Schutz von Hinweisgebern zu garantieren, müssen Beschäftigungsgeber mit mehr als 49 Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen laut dem Hinweisgeberschutzgesetz eine interne Meldestelle einrichten. Um die Funktionsfähigkeiten dieser internen Meldestelle zu garantieren, muss sie im Unternehmen mit vielen unterschiedlichen Abteilungen zusammenarbeiten. Welche Abteilungen sind das und was sind die jeweiligen Inhalte der Zusammenarbeit?
Um ihre Aufgaben erfüllen zu können, muss eine interne Meldestelle mit anderen Abteilungen des Unternehmens zusammenarbeiten. Diese Abteilungen werden nachfolgend benannt und der Inhalte der jeweiligen Zusammenarbeit wird vorgestellt.
Compliance Abteilung
In der Praxis wird es oft vorkommen, dass die interne Meldestelle ein Teilbereich der Compliance – Abteilung ist, aber das muss nicht zwingend der Fall sein. Unabhängig davon ergibt sich die Notwendigkeit der Zusammenarbeit, wenn ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin einen ihnen persönlich bekannten Compliance Mitarbeiter vor Ort ansprechen und ihm einen Hinweis auf Fehlverhalten im Unternehmen gibt. Diesen Hinweis muss der Compliance-Mitarbeiter dann an die interne Meldestelle weiterleiten.
Auch kann die Compliance-Abteilung aufgrund ihrer vielfältigen Praxiserfahrungen ein guter Ratgeber sein bei der Stichhaltigkeitsprüfung der bei der internen Meldestelle direkt eingehenden Hinweise. Natürlich ist hierbei die Vertraulichkeit zu wahren.
Weiter kann ihr die Aufgabe zukommen, die Folgemaßnahmen eingegangener Hinweise zu initiieren und deren Umsetzung zu kontrollieren. Zu denken ist hier beispielsweise an das Aufsetzen eines Schulungsprogramms zum Thema Anti-Korruption.
Interne Revision
Die interne Revision kann insbesondere bei der Stichhaltigkeitsprüfung eingegangener Meldungen wertvolle Hilfe leisten. Sie ist die am besten geeignete Abteilung, um zunächst eine Erstplausibilisierung vorzunehmen, um damit die Frage beantworten zu können, ob eine Meldung plausibel genug ist und die notwendige Substanz hat, um eine eingehendere Untersuchung starten zu können.
Auch in der dann folgenden eigentlichen Ermittlungsphase wird die Federführung der Ermittlungen in aller Regel bei der internen Revision liegen.
Personalabteilung
Auch in der Personalabteilung können Hinweise auf Fehlverhalten eingehen, die dann zuständigkeitshalber an die interne Meldestelle weitergeleitet werden müssen.
Darüber hinaus ist ja menschliches Fehlverhalten oft der Auslöser für eine Meldung. Hieraus ergibt sich mitunter die Notwendigkeit einer Sanktionierung. Das kann eine Abmahnung sein, in besonders schwerwiegenden Fällen aber auch eine Freistellung oder eine Kündigung. Dies alles umzusetzen, liegt im Zuständigkeitsbereich der Personalabteilung. Eine vertrauensvolle und professionelle Zusammenarbeit der internen Meldestelle mit dem Personalbereich bei diesen schwierigen Themen ist somit unabdingbar.
Rechtsabteilung
Wichtig ist auch eine gute Zusammenarbeit mit dem Rechtsbereich. Dieser kann die interne Meldestelle mit fachkundigem Rechtsrat unterstützen und bei der Bearbeitung eingegangener Meldungen klären, welche rechtlichen Schritte als nächstes einzuleiten sind, also z.B. ob in einem konkreten Fall Strafanzeige gegen eine beschuldigte Person erstattet werden soll.
Datenschutzbereich
Der Datenschutzbereich ist einzubinden beim erstmaligen Aufsetzen des Hinweisgebersystems und in der Regel bei der Beurteilung und Bearbeitung von Meldungen zu datenschutzrechtlichem Fehlverhalten.
Betriebsrat
Auch der Betriebsrat ist im Rahmen der Einführung eines Hinweisgebersystems frühzeitig zu beteiligen, damit er seine Mitbestimmungsrechte wahrnehmen kann. Im Wirkbetrieb des Hinweisgebersystems hat der Betriebsrat Informationsrechte, die ebenfalls zu beachten sind. Generell bietet eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat Vorteile für alle Beteiligten.
IT-Abteilung
Falls ein webbasiertes Hinweisgebersystem angeboten werden soll, muss mit der IT-Abteilung abgestimmt werden, ob das System selbst entwickelt werden soll oder ob es zugekauft bzw. gemietet werden soll. Weiter muss das System in die IT-Landschaft integriert werden. Neben einer professionellen Datensicherung ist darüber hinaus das Thema Datensicherheit im sensiblen Umfeld der internen Meldestelle von größter Bedeutung. Abschließend ist auch das Löschkonzept mit dem IT-Bereich abzustimmen.
Kommunikation
Schon mehrfach ist in diesem Blog die Bedeutung der internen Kommunikation thematisiert worden. Nur wenn die Existenz und die Aufgaben einer internen Meldestelle im Unternehmen bekannt sind, werden auch Hinweise eingehen. Daher kommt der professionellen Zusammenarbeit mit der Kommunikationsabteilung große Bedeutung zu.
Zusammenfassung
Eine interne Meldestelle muss mit vielen Abteilungen im Unternehmen gut zusammenarbeiten: Compliance, interne Revision, Personal, Recht, Datenschutz, Betriebsrat, IT und Kommunikation. Dies effizient umzusetzen und gleichzeitig die gebotene Vertraulichkeit im sensiblen Umfeld von Meldungen über Fehlverhalten zu bewahren, ist eine der anspruchsvollsten Aufgaben der internen Meldestelle. Aber nur, wenn dies gelingt, kann sie ihren Aufgaben gerecht werden.
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes,Spotify, YouTubeoder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.
Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Erfüllt das Hinweisgeberschutzgesetz seinen Zweck?
Den 100. Blog in dieser Reihe wollen wir zum Anlass nehmen, um einmal grundsätzlich die Frage zu stellen, ob das Hinweisgeberschutzgesetz seinen Zweck erfüllt.
Lange wurde um das Gesetz gerungen: von der EU gesetzte Fristen konnten nicht gehalten werden und erst mit langer Verzögerung trat das Gesetz schließlich im Jahre 2023 in Kraft. Hat sich der ganze Aufwand für die Unternehmen und Dienststellen eigentlich gelohnt?
Wir wollen uns also heute nicht mit der Frage befassen, ob das Hinweisgeberschutzgesetz aus Sicht der hinweisgebenden Personen seinen Zweck erfüllt, sondern die Perspektive der Unternehmen einnehmen.
Zunächst einmal stellen die aus dem Gesetz resultierenden Pflichten für die Unternehmen und Dienststellen einen Zusatzaufwand dar: Eine interne Meldestelle muss eingerichtet werden, das mit den Aufgaben der Meldestelle betraute Personal muss geschult werden und technische Meldekanäle müssen eingerichtet und dann in der Organisation bekannt gemacht werden. Alternativ kann die interne Meldestelle durch einen professionellen externen Dienstleister betrieben werden.
Aber steht dem Aufwand auch ein entsprechender Nutzen entgegen? Nutzen kann jedoch nur dann entstehen, wenn bei der internen Meldestelle auch stichhaltige Meldungen über Fehlverhalten eingehen.
Aussagekräftige Untersuchungen zum Nutzungsverhalten der internen Meldestellen gibt es bisher nicht. Aber eins ist klar: Die interne Meldestelle nur formal einzurichten genügt nicht. Ihre Existenz muss in der Organisation professionell kommuniziert werden. Dies sehr intensiv zu Beginn in der Einrichtungsphase aber auch nachfolgend im laufenden Betrieb, damit sie nicht in Vergessenheit gerät. Und in dieser Kommunikation muss sehr deutlich gemacht werden, dass die Unternehmensleitung das Melden von Fehlverhalten positiv sieht und unterstützt im Sinne von: „Hierdurch werden Schwachstellen offengelegt und Verbesserungsmaßnahmen können ergriffen werden.“
Ganz deutlich wird das am Beispiel der Aurubis AG. Diesem Unternehmen wurde durch kriminelle Machenschaften ein Schaden in Höhe von fast 200 Mio.€ zugefügt. Der Aufsichtsratsratsvorsitzende des Unternehmens hat die vom Unternehmen daraufhin ergriffenen Maßnahmen in einem Zeitungsinterview dargestellt. Eine der wesentlichen Maßnahmen ist, dass die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen aufgefordert werden, beobachtete Missstände umgehend an die interne Meldestelle zu melden. Nur so können frühzeitig Gegenmaßnahmen ergriffen und der Schaden zumindest minimiert werden.
Aber muss eigentlich erst ein Schaden eintreten, damit in diesem Sinne reagiert wird? Viele Unternehmen und Dienststellen haben im Einklang mit dem Hinweisgeberschutzgesetz bereits eine interne Meldestelle eingerichtet. Nun ist die Zeit gekommen sie auch optimal zu nutzen. Dann erst wird aus Sicht der Unternehmen und Dienststellen das Hinweisgeberschutzgesetz seinen Zweck vollständig erreicht haben.
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes, Spotify oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.
Die Aurubis AG hat durch Bandenkriminalität einen Schaden in Höhe von fast 200 Mio.€ erlitten. Der Aufsichtsratsvorsitzende Fritz Vahrenholt erläuterte in einem Interview mit der Frankfurter Allgemeinen Zeitung im Januar 2024 wie es dazu kam und welche Maßnahmen ergriffen worden sind. Eine wichtige Rolle spielt dabei die interne Meldestelle.
Die Aurubis AG gewinnt Gold, Silber, Platin, Palladium und weitere Edelmetalle aus Katalysatoren oder verschrotteten Leiterplatten. Wie viel dieser Edelmetalle darin enthalten sind, wird mittels Proben abgeschätzt. Diese Proben sind jedoch manipuliert worden, weshalb einige Lieferanten für ihre Lieferungen zu hoch bezahlt worden sind.
Vahrenholt: „Es geht um eine neue Art von Kriminalität. Bandenkriminalität. Mafiöse Strukturen. Das konnte nur funktionieren, weil es in der Aurubis AG quasi „Schläfer“ gab, die diese organisierte Kriminalität unterstützt haben. Und dann gab es auch noch Mitarbeiter, die Edelmetalle in Form von Zwischenprodukten aus dem Unternehmen geschleust haben. Dahinter stand eine türkische Bande, die ihren verlängerten Arm in unserem Unternehmen hatte. Jetzt ist ein Drittel des Firmenertrages weg. Jeder Unternehmenschef ist gut beraten, diese Lektion, die der Aurubis erteilt wurde, ernst zu nehmen.“
Die forensische Aufarbeitung der kriminellen Sachverhalte hat die Aurubis AG einen niedrigen zweistelligen Millionenbetrag gekostet. Auf der Basis der Gutachten der mandatierten Rechtsanwaltskanzlei und der beauftragten Beratungsgesellschaft hat Aurubis ein umfangreiches Maßnahmenpaket in Kraft gesetzt:
drei von vier Vorständen müssen das Unternehmen verlassen
bei Neueinstellungen von Mitarbeitern für sensible Bereiche wird die Vita der Bewerber einschließlich ihrer Beziehungen durchleuchtet
an den Werkstoren werden mehr Kameras und Scanner installiert, um Diebstahl zu verhindern
zur Verbesserung der Früherkennung gibt es stärkere Kontrollen der täglich in die Werke kommenden und gehenden Lastwagen voller Material
Änderung der Unternehmenskultur und Bewusstseinswandel: Seit Jahren gibt es, so Vahrenholt, eine Whistleblower-Hotline bei Aurubis. Nun wird die Bereitschaft gestärkt, dass die interne Meldestelle auch vermehrt genutzt wird. Jeder soll eine Meldung abgeben, wenn ihm etwas Ungewöhnliches auffällt.
Die Mitarbeiter und Führungskräfte haben jetzt verstanden: Es geht um ihr Unternehmen, um ihren Ruf und um ihre Integrität.
Zusammenfassung
Nach einem durch Bandenkriminalität verursachten Schaden in Höhe von fast 200 Mio.€ hat die Aurubis AG ein umfangreiches Maßnahmenpaket umgesetzt. Neben personellen Maßnahmen (Neubesetzung fast des gesamten Vorstands) werden stärkere Kontrollen eingeführt bei Neueinstellungen, durch Videoüberwachung des Werksgeländes und der kommenden und gehenden Lastwagen. Wesentlicher Bestandteil des Maßnahmenkatalogs ist darüber hinaus eine verbesserte Früherkennung potenzieller Schäden durch einen Bewusstseinswandel bei den Beschäftigten: verdächtige Handlungen sollen sofort bei der internen Meldestelle gemeldet werden. Nur so können frühzeitig Gegenmaßnahmen initiiert und der auftretende Schaden zumindest minimiert werden.
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes,Spotify, YouTubeoder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.
Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Hinweisgebersystem – Rückmeldung an Whistleblower durch die interne Meldestelle
Ob ein Whistleblower oder eine Whistleblowerin eine Rückmeldung nach einem Hinweis erhalten sollte, darf nicht spontan oder gar zufällig entschieden werden. Hierüber muss sich das Unternehmen oder die Dienststelle im Vorfeld Gedanken machen.
Die Frage, ob ein Whistleblower auf seinen Hinweis von der internen Meldestelle ein Feedback erhalten soll, ist nicht einfach zu beantworten. Es gibt gute Gründe, die dafürsprechen und ebenso gute Gründe, die dagegensprechen.
Ein Feedback kann natürlich nur erfolgen, wenn der Hinweis nicht anonym bei der internen Meldestelle abgegeben worden ist oder wenn die hinweisgebende Person den Hinweis anonym mittels eines webbasierten Systems mit Feedbackfunktion abgegeben hat.
Gründe für eine Rückmeldung an den Whistleblower
Einen Hinweis auf Fehlverhalt en abzugeben, ist in den allermeisten Fällen keine Sache, die beiläufig erfolgt, es bedarf vielmehr eines gewissen Mutes, dies zu tun. Der wohl häufigste Grund für die Hinweisabgabe ist es, einen Missstand aufzuzeigen und Verbesserungsmaßnahmen zu initiieren. Es liegt in der Natur der Sache, dass die hinweisgebende Person im weiteren Fortlauf wissen möchte, ob der Hinweis zutreffend war und ob der Hinweis helfen konnte, die Situation zu verbessern. Wer den Mut aufbringt einen Hinweis abzugeben, sollte durch Transparenz über die aus dem Hinweis gezogenen Konsequenzen belohnt werden.
Wenn deutlich wird, dass Hinweise „etwas bewirken“, wird ein Anreiz geschaffen, auch künftig Hinweise abzugeben, sobald Fehlverhalten bemerkt wird.
Das 2023 verabschiedete Hinweisgeberschutzgesetz sieht in §17 eine Rückmeldung durch die interne Meldestelle an die hinweisgebende Person explizit vor. Die Rückmeldung muss innerhalb von drei Monaten erfolgen und umfasst die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese.
Gründe gegen eine Rückmeldung an den Whistleblower
Ebenfalls in §17 des Hinweisgeberschutzgesetzes sind die Fälle aufgeführt, in denen eine Rückmeldung durch die interne Meldestelle an die hinweisgebende Person nicht erfolgen darf. Dies ist erstens der Fall, wenn interne Nachforschungen oder Ermittlungen erschwert oder unmöglich gemacht würden. Zweitens ist dies der Fall, falls die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, beeinträchtigt würden. Zu denken ist hier etwa an datenschutzrechtliche Aspekte.
Im gesamten Prozess der Hinweisabgabe und -bearbeitung ist Vertraulichkeit ein hohes Gut. Je weniger Personen in diesen Prozess eingebunden sind, desto eher kann Vertraulichkeit gewährleistet werden. Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person erhöht zwangsläufig die Zahl der eingebundenen Personen. Zumindest muss daher bei der Formulierung des Feedbacks in einer „worst case – Betrachtung“ davon ausgegangen werden, dass der Hinweisgeber nachfolgend die Vertraulichkeit nicht wahrt. Die Rückmeldung sollte daher keine Informationen enthalten über Sanktionen gegen konkrete Personen. Hinweise auf etwaige Prozessverbesserungen, die als Maßnahmen als Reaktion auf die Aufklärung des Sachverhalts ergriffen worden sind, können und sollten hingegen Inhalt der Rückmeldung sein.
Zusammenfassung
Eine hinweisgebende Person erwartet eine Rückmeldung über die Konsequenzen, die aus dem Hinweis gezogen worden sind. Eine Rückmeldung durch die interne Meldestelle sollte daher die Regel sein. So sieht es auch das Hinweisgeberschutzgesetz vor.
Allerdings haben auch diejenigen Personen Rechte, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden. Dies kann dazu führen, dass eine Rückmeldung nicht erfolgen kann oder dass die Rückmeldung in einer Form erfolgt, die die Rechte dieser beiden Personengruppen angemessen berücksichtigt.
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes,Spotify, YouTubeoder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.
Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Whistleblowing: Best Practice-Tipps für hinweisgebende Personen
In den meisten Fällen haben Hinweisgeber keine Erfahrungen mit dem Prozess der Hinweisabgabe. Leicht können bei der Abgabe einer Meldung schwerwiegende Fehler gemacht werden, die sich mit Hilfe der nachfolgenden Tipps aus der Praxis vermeiden lassen.
Was ist VOR der Meldung zu beachten?
Informieren Sie sich im Gesetzestext, ob Sie mit Ihrer Meldung in den sachlichen Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fallen. Nur dann sind Sie durch das Gesetz geschützt. Meldungen über Verstöße, die strafbewehrt sind, fallen in jedem Fall in den sachlichen Anwendungsbereich. Bei Unsicherheiten: Nehmen Sie Rücksprache mit Rechtsexperten.
Überlegen Sie sich, ob Sie die Meldung anonym abgeben wollen. Vorzugswürdig ist eine nicht-anonyme Meldung, da Rückfragemöglichkeiten die Aufklärungsquote erhöhen. Wenn Ihnen aber – aus welchen Gründen auch immer – eine nicht-anonyme Meldung zu unsicher erscheint, dann melden Sie nach bestem Wissen und Gewissen anonym.
Was ist BEI der Meldung zu beachten?
Geben Sie eine möglichst präzise Beschreibung des Sachverhalts. Orientieren Sie sich an den W-Fragen (Wer, Was, Wann, Wo, Wie, Warum).
Stellen Sie die Unterlagen, die Sie zum Sachverhalt haben, der internen Meldestelle des Unternehmen oder der Dienststelle zur Verfügung.
Sofern Sie Kenntnis von Beweisen haben, geben Sie diese bekannt.
Beachten Sie bei anonymer Meldung, dass Unterlagen oder Beweise, die Sie in elektronischer Form zur Verfügung stellen, Metadaten enthalten können, die Rückschlüsse auf Ihre Person ermöglichen.
Setzten Sie keine Gerüchte in die Welt!
Bleiben Sie immer bei der Wahrheit! Eine bewusst falsche Meldung ist strafbar. Selbstverständlich können Sie bei einer bewussten Falschmeldung auch keinen Hinweisgeberschutz in Anspruch nehmen.
WO kann die Meldung abgegeben werden?
Unternehmen und Dienststellen mit mehr als 50 Beschäftigten müssen eine interne Meldestelle einrichten. Normalerweise sollte auf der Website der Organisation ersichtlich sein, wo genau und wie Hinweise auf Fehlverhalten abgegeben werden können
Melden Sie bevorzugt an die interne Meldestelle. Nur wenn Ihnen das – aus welchen Gründen auch immer – nicht opportun erscheint, melden sie an eine externe Meldestelle.
Die interne Meldestelle hält für Beschäftigte klare und leicht zugängliche Informationen über externe Meldeverfahren bereit.
Wichtig: wenn Sie eine Information offenlegen, diese also an die Presse geben oder über Social-Media-Kanäle veröffentlichen, haben Sie nur dann Hinweisgeberschutz, wenn Sie diese Information vorher an eine externe Meldestelle gegeben haben und diese ihren Aufgaben nicht nachgekommen ist.
Was ist NACH der Meldung zu beachten?
Sie sollten vom Unternehmen bzw. der Dienststelle eine Eingangsbestätigung und nach 3 Monaten eine Rückmeldung über Folgemaßnahmen erhalten. Geben Sie nicht auf, wenn dem Hinweis nicht nachgegangen wird. Wenden Sie sich dann ggfs. an eine externe Meldestelle und geben Sie die Meldung dort erneut ab.
Vermeiden Sie unbeabsichtigte „Leaks“ – insbesondere, wenn Sie anonym bleiben wollen! Berichten Sie nicht sofort an Dritte (auch nicht an den Familien- und Freundeskreis).
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes, Spotify oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.
Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Im Hinweisgeberschutzgesetz sind eine Reihe von Ordnungswidrigkeiten aufgeführt, die mit Bußgeldern belegt werden. Ordnungswidrig handeln kann sowohl das Unternehmen bzw. die Dienststelle als auch die hinweisgebende Person.
Bußgelder für Unternehmen und Dienststellen
Ordnungswidrig handelt, wer
nicht dafür sorgt, dass eine interne Meldestelle eingerichtet ist und betrieben wird. Dies kann mit einer Geldbuße bis zu zwanzigtausend Euro geahndet werden.
2. eine Meldung oder die auf eine Meldung folgende Kommunikation zwischen hinweisgebender Person und Meldestelle behindert oder dies versucht. Dies kann mit einer Geldbuße bis zu fünfzigtausend Euro geahndet werden. Für juristische Personen gilt aber auch: Die Geldbuße soll den wirtschaftlichen Vorteil, den der Täter aus der Ordnungswidrigkeit gezogen hat, übersteigen. Reicht das gesetzliche Höchstmaß hierzu nicht aus, so kann es überschritten werden.
3. eine Repressalie gegen eine hinweisgebende Person ergreift oder dies versucht. Dies gilt ebenso für Repressalien gegen natürliche Personen, die die hinweisgebende Person bei einer internen oder externen Meldung oder einer Offenlegung im beruflichen Zusammenhang vertraulich unterstützen. Dies kann mit einer Geldbuße bis zu fünfzigtausend Euro geahndet werden. Für juristische Personen gilt auch hier: Die Geldbuße soll den wirtschaftlichen Vorteil, den der Täter aus der Ordnungswidrigkeit gezogen hat, übersteigen. Reicht das gesetzliche Höchstmaß hierzu nicht aus, so kann es überschritten werden.
4. vorsätzlich oder leichtfertig die Vertraulichkeit nicht wahrt. Im Detail haben die Meldestellen die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person zu wahren, sofern die gemeldeten Informationen Verstöße betreffen, die in den Anwendungsbereich des Gesetzes fallen, oder die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass dies der Fall sei. Verstöße können mit einer Geldbuße bis zu fünfzigtausend Euro geahndet werden. Auch hier gilt für juristische Personen: Die Geldbuße soll den wirtschaftlichen Vorteil, den der Täter aus der Ordnungswidrigkeit gezogen hat, übersteigen. Reicht das gesetzliche Höchstmaß hierzu nicht aus, so kann es überschritten werden.
Bußgelder für hinweisgebende Personen
Ordnungswidrig handelt, wer
wissentlich eine unrichtige Information offenlegt. Zu verstehen ist hierunter nicht die Meldung an eine interne oder externe Meldestelle, sondern die Veröffentlichung einer unrichtigen Information, z.B. durch eine Meldung an die Presse. Dies kann mit einer Geldbuße bis zu zwanzigtausend Euro geahndet werden.
Zusammenfassung
Insbesondere die Verhinderung von Meldungen, das Ergreifen von Repressalien und die Nicht-Wahrung der Vertraulichkeit sind mit hohen Bußgeldern versehen. Nicht nur unter unternehmenskulturellen Aspekten ist in diesen Themenfeldern Gesetzestreue dringend anzuraten.
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes, Spotify oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.
Podcast WHISTLEpedia – jetzt anhören
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes, Spotify, Youtubeoder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.
Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Können Verbände ihre Mitgliedsunternehmen bei der Einrichtung und beim Betrieb der internen Meldestelle sinnvoll unterstützen?
Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten sind laut Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet eine interne Meldestelle einzurichten. Diese Meldestelle bietet einen offenkundigen Nutzen: Fehlverhalten in der Organisation wird früher erkannt. Somit kann früher gegengesteuert werden und potenzielle Schäden können verhindert oder zumindest minimiert werden. Andererseits gilt aber auch: Die Einrichtung und der Betrieb der internen Meldestelle kosten Zeit und Geld.
Daher ist es gut, dass der Gesetzgeber in § 14 des Hinweisgeberschutzgesetzes folgende Option eröffnet hat:
„Mehrere private Beschäftigungsgeber mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten können für die Entgegennahme von Meldungen und für die weiteren nach diesem Gesetz vorgesehenen Maßnahmen eine gemeinsame Stelle einrichten und betreiben. Die Pflicht, Maßnahmen zu ergreifen, um den Verstoß abzustellen, und die Pflicht zur Rückmeldung an die hinweisgebende Person verbleiben bei dem einzelnen Beschäftigungsgeber.“
Hierdurch wird es also möglich, dass sich mehrere Unternehmen mit weniger als je 250 beschäftigten Mitarbeitenden zusammentun und eine gemeinsame interne Meldestelle aufbauen und betreiben. Die technischen Voraussetzungen müssen also nur einmal geschaffen werden, was zu niedrigeren Kosten führen wird.
Die gemeinsame interne Meldestelle kann man sich konkret wie folgt vorstellen:
Es wird mit Hilfe eines Dienstleisters ein gemeinsamer digitaler Meldekanal aufgesetzt.
Alle beteiligten Unternehmen erhalten den Link, der zu diesem Meldekanal führt.
Jedes Unternehmen kommuniziert einzeln intern diesen Link in geeigneter Form an seine Beschäftigten und – falls gewünscht – an Externe.
Die eingehenden Hinweise werden unter Beachtung der Vertraulichkeit vom Dienstleister gesichtet und plausibilisiert. Der Dienstleister gibt dem betroffenen Unternehmen Feedback und eine Handlungsempfehlung.
Das Unternehmen ergreift geeignete Maßnahmen, um den Verstoß abzustellen und gibt der hinweisgebenden Person (soweit möglich) in geeigneter Form eine Rückmeldung.
Es ist offensichtlich, dass durch eine gemeinsame interne Meldestelle Synergien geschaffen werden, die zu Kosteneinsparungen führen, die der Dienstleister an die Unternehmen weitergeben wird.
Aber was kann in diesem Zusammenhang die Rolle von Verbänden sein? Konkret gedacht werden kann hier an eine Initiative zur Einrichtung einer derartigen gemeinsamen internen Meldestelle für die Mitgliedsunternehmen des Verbandes. Die Unternehmen müssen dann nicht selbst zueinander finden, sondern der Verband kann seine Mitgliedsunternehmen ansprechen und fragen, ob sie sich an diesem Modell beteiligen wollen. Darüber hinaus kann der Verband mit dem Dienstleister auch einen Rahmenvertrag verhandeln, dem die interessierten Unternehmen dann nur noch beitreten müssen.
Verbände können auf diese Weise ohne viel Aufwand einen spürbaren Mehrwert für ihre Mitgliedsunternehmen schaffen. Für alle Beteiligten entsteht somit eine „Win-Win-Situation“.
Die Thematik „Hinweisgeberschutzgesetz und Verbände“ ist auch Gegenstand eines Interviews, das Stephan Rheinwald, Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH, dem Verbändereport gegeben hat. Sie finden unter diesem Link.
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes, Spotify oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.
Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Begleitkommunikation bei der Einführung eines Hinweisgebersystems
Die Einrichtung der internen Meldestelle und die damit verbundene Einrichtung eines Hinweisgebersystems darf nicht verstanden werden als ein rein technisch – organisatorischer Vorgang. Unabdingbar ist vielmehr eine professionelle begleitende interne Kommunikation im Unternehmen oder in der Dienststelle.
Laut Hinweisgeberschutzgesetz müssen Unternehmen und Dienststellen eine sogenannte interne Meldestelle einrichten. Damit bei dieser auch Hinweise auf Fehlverhalten eingehen, müssen die Beschäftigten des Unternehmens oder der Dienststelle wissen, dass ein Hinweisgebersystem zur Verfügung steht. Genau dies ist ein wesentliches Ziel der Kommunikationskampagne, die die Einrichtung der internen Meldestelle bzw. die Einführung des Hinweisgebersystems begleitet. Was genau ist dabei zu beachten und welche Inhalte müssen kommuniziert werden?
Kommunikationsweg
Zunächst muss entschieden werden, auf welchem internen Kommunikationsweg die Einführung des Hinweisgebersystems veröffentlicht werden soll. In Frage kommt hier z.B. ein Bericht im Intranet, eine Mail an die Beschäftigten, eine Präsentation in einer internen Veranstaltung oder die Nutzung eines internen Social-Media-Kanals. Denkbar und sinnvoll ist auch die gleichzeitige Nutzung mehrerer dieser Kanäle.
Wichtig ist, dass die Kommunikation zeitnah erfolgt und dass so viel Kommunikationsdruck aufgebaut wird, dass die Botschaft in die Köpfe der Beschäftigten des Unternehmens und der Dienststelle gelangt.
Kommunikationsinhalte
Der wichtigste Kommunikationsinhalt ist: „Es gibt die interne Meldestelle und das Hinweisgebersystem!“
Den Beschäftigten muss also vermittelt werden, dass es ein neues System gibt, mit dessen Hilfe Fehlverhalten im Unternehmen oder der Dienststelle an die interne Meldestelle gemeldet werden kann. Es ist offensichtlich, dass nur dann Hinweise eingehen werden, wenn die Existenz des Hinweisgebersystems bei den Beschäftigten bekannt ist.
Darüber hinaus muss kommuniziert werden, dass die Hinweisabgabe erwünscht ist. Sie wird nicht als Denunziantentum verstanden, sondern als Mittel, Fehlverhalten im Unternehmen oder der Dienststelle möglichst frühzeitig aufzudecken, mit geeigneten nachfolgenden Maßnahmen zu beenden und den Schaden zu minimieren.
Ein eng damit verbundener weiterer unverzichtbarer Kommunikationsinhalt ist der Hinweisgeberschutz. Es muss unmissverständlich deutlich gemacht werden, dass einem Hinweisgeber aus der nach bestem Wissen und Gewissen vorgenommenen Hinweisabgabe kein Schaden entstehen wird.
Vermittelt werden muss auch, dass Hinweise mit größtmöglicher Vertraulichkeit behandelt werden. Deutlich werden muss darüber hinaus, ob Hinweise auch in anonymisierter Form abgegeben werden können.
Weiter muss kommuniziert werden, wie die Hinweisabgabe rein technischfunktioniert. Dazu gehört beispielsweise die Information, wo im Intranet der Link zur Hinweisabgabe positioniert ist.
Wird die interne Meldestelle von einem externen Dienstleister betrieben – und das Hinweisgeberschutzgesetz sieht diese Möglichkeit ja explizit vor – müssen Hintergrundinformationen zum Dienstleister kommuniziert werden, damit die Beschäftigten Vertrauen zu ihm aufbauen können.
Abschließend muss den Beschäftigten vermittelt werden, was nach der Hinweisabgabe passiert. Wichtig ist es deutlich zu machen, dass zutreffende Hinweise Konsequenzen nach sich ziehen. Dadurch wird vermittelt, dass es sich auch wirklich lohnt Hinweise abzugeben. Ebenso muss klar werden, wann und in welcher Form der Hinweisgeber ein Feedback erwarten kann.
Zusammenfassung
Eine gut durchdachte und professionell umgesetzte Begleitkommunikation ist bei der Einrichtung der internen Meldestelle sowie eines Hinweisgebersystems unverzichtbar. Nur dann werden die Beschäftigten wissen, dass es ein derartiges System gibt, dass die Hinweisabgabe erwünscht ist, dass sie keinerlei Nachteile zu befürchten haben, wie die Hinweisabgabe konkret funktioniert und was sie schlussendlich als Feedback erwarten dürfen.
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes,Spotify, YouTubeoder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.
Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Whistleblowing – Best Practice-Tipps für Unternehmen und Dienststellen
Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen und Dienststellen haben oft nur eingeschränkte Erfahrungen mit den Themen interne Meldestelle, Hinweisgebersystem und Hinweisabgabe. Leicht können daher schwerwiegende Fehler gemacht werden, die sich mit Hilfe der nachfolgenden Tipps vermeiden lassen.
Schaffen Sie die richtigen Voraussetzungen
Informationen zur internen Meldestelle und zum Hinweisgebersystem sollten für Beschäftigte leicht zugänglich sein. Kommunizieren Sie aktiv die Einrichtung ihres internen Meldeweges.
So vermeiden Sie, dass mangels Kenntnis der internen Meldewege die Hinweise an eine externe Meldestelle oder gar an die Öffentlichkeit getragen werden.
Sorgen Sie dafür, dass die Verantwortung für die interne Meldestelle bei geeigneten und im Einklang mit dem Hinweisgeberschutzgesetz geschulten Personen angesiedelt ist.
Falls Sie keine Ressourcen mit nötiger Fachkunde für den Betrieb einer internen Meldestelle haben, beauftragen Sie einen externen Dienstleister.
Setzen Sie sich vor der Einführung des Hinweisgebersystems frühzeitig mit dem Betriebsrat in Verbindung.
Last but not least: Schaffen Sie eine Unternehmenskultur, in der hinweisgebende Personen wertgeschätzt werden. Diese helfen, Fehlverhalten aufzuzeigen und so Schaden vom Unternehmen oder von der Dienststelle abzuwenden. Erreicht werden kann dies durch entsprechende firmeninterne und externe Kommunikation des Top-Managements.
Was ist BEI der Bearbeitung einer eingegangenen Meldung zu beachten
Bestätigen Sie der hinweisgebenden Person spätestens nach 7 Tagen den Eingang der Meldung.
Dokumentieren Sie wie gesetzlich vorgeschrieben den Hinweis durch eine Tonaufzeichnungen, einen Vermerk oder ein Protokoll.
Prüfen Sie die Stichhaltigkeit eingehender Meldungen.
Nur wenn Sie sicher sind, dass die Meldung falsch oder nicht relevant ist, verzichten Sie auf weitere Maßnahmen.
Halten Sie, soweit möglich, mit der hinweisgebenden Person Kontakt. So können evtl. weitere Informationen eingeholt werden.
Falls erforderlich, stellen Sie oder ein von Ihnen beauftragter externer Dienstleister Ermittlungen zur Aufklärung des Sachverhalts an.
Ergreifen Sie geeignete Folgemaßnahmen, um zu verhindern, dass gleiches oder ähnlich gelagertes Fehlverhalten künftig wieder auftreten kann.
Was ist NACH Bearbeitung einer Meldung zu beachten
Geben Sie spätestens 3 Monate nach Eingang der Meldung eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person über ergriffenen Folgemaßnahmen.
Löschen Sie spätestens drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens die Dokumentation des Falles.
Schützen Sie Betroffene. Die weit überwiegende Anzahl der Meldungen wird in gutem Glauben abgegeben, aber eben nicht alle.
Schützen Sie die hinweisgebende Person und verzichten Sie auf jedwede Repressalien. Sie schaden der Unternehmenskultur und sie sind gesetzlich zum Schadensersatz sowie zur Zahlung eines Bußgeldes verpflichtet.
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes, Spotify, YouTube oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.
Wir nutzen Cookies auf unserer Website. Einige sind notwendig, während andere uns helfen, diese Website und Ihre Erfahrung zu verbessern. Indem Sie auf „Alle Cookies akzeptiere" klicken, erklären Sie sich mit der Verwendung aller Cookies einverstanden.
Hier finden Sie eine Übersicht über alle verwendeten Cookies. Sie können Ihre Zustimmung zu ganzen Kategorien geben oder sich weitere Informationen anzeigen lassen und so nur bestimmte Cookies auswählen.