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Allgemeine Vorschriften des Referentenentwurfs zum Hinweisgeberschutzgesetz

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Hinweisgeberschutz, Hinweisgebersysteme, Meldekanäle
17.05.22

In diesem Blogbeitrag stellen wir den Abschnitt 1 des Hinweisgeberschutzgesetzes vor:

A l l g e m e i n e   V o r s c h r i f t e n

In diesem Abschnitt wird zunächst geregelt, wer vom Gesetz geschützt wird. Es sind

  • die hinweisgebenden Personen
  • Personen, die Gegenstand einer Meldung sind
  • sonstige Personen, die von einer Meldung betroffen sind.

Das Gesetz gilt sowohl für die Meldung als auch die Offenlegung von Informationen.

Dabei wird der Unterschied zwischen einer Meldung und einer Offenlegung wie folgt definiert:

  • Meldungen sind Mitteilungen von Informationen über Verstöße an interne oder externe Meldestellen
  • Offenlegung bezeichnet das Zugänglichmachen von Informationen über Verstöße gegenüber der Öffentlichkeit

Inhaltlich gilt das Gesetz für

  • Verstöße, die strafbewehrt sind
  • Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient
  • sonstige Verstöße, z.B. gegen Rechtsvorschriften
    • zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
    • zur Produktsicherheit und -konformität
    • aus dem Bereich Umweltschutz
    • mit Vorgaben zum Strahlenschutz und zur kerntechnischen Sicherheit
    • zur Vergabe von öffentlichen Aufträgen und Konzessionen
    • zur Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit
    • zum Datenschutz
    • zur Datensicherheit
    • des Finanzdienstleistungsaufsichtsgesetz
    • des Steuerrechts

Das Gesetz enthält weiter mehrere wichtige Begriffsbestimmungen.

So wird definiert, was Informationen über Verstöße sind: Das sind begründete Verdachtsmomente oder Wissen über tatsächliche oder mögliche Verstöße sowie über Versuche der Verschleierung solcher Verstöße, die bereits begangen wurden oder sehr wahrscheinlich erfolgen werden.

Weiter wird definiert, was Beschäftigte sind. Es sind

  • Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer
  • Auszubildende
  • Beamtinnen und Beamte
  • Richterinnen und Richter
  • Soldatinnen und Soldaten
  • in Heimarbeit Beschäftigte.

Zum Abschluss des ersten Abschnittes des Hinweisgeberschutzgesetzes erfolgt eine Abgrenzung zu anderen gesetzlichen Regelungen.

Zunächst wird klargestellt, dass es eine Reihe von spezifischen Regelungen über die Mitteilung von Verstößen gibt, die dem HinSchG vorgehen. So sind u.a. folgende spezifische Regelungen erwähnt:

  • des Geldwäschegesetzes
  • des Kreditwesengesetzes
  • des Wertpapierhandelsgesetzes
  • der Wirtschaftsprüferordnung

Weiter wird geregelt, dass Sicherheitsinteressen sowie Verschwiegenheits- und Geheimhaltungspflichten Vorrang vor dem Hinweisgeberschutzgesetz haben.

Mit anderen Worten:  nicht für alle Meldungen oder Offenlegungen kann Hinweisgeberschutz erwirkt werden. Sicherheitsinteressen, Verschwiegenheitspflichten und Geheimhaltungspflichten haben Vorrang, z.B.:

  • militärische Belange
  • das richterliche Beratungsgeheimnis
  • Verschwiegenheitspflichten von Rechtsanwälten, Verteidigern oder Notaren
  • Verschwiegenheitspflichten von Ärzten oder Apothekern

Daneben gibt es Fälle, bei denen trotz bestehender Verschwiegenheits- oder Geheimhaltungspflichten Hinweisgeberschutz besteht. Dies allerdings nur, sofern die hinweisgebende Person hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass diese Meldung oder diese Offenlegung notwendig ist, um einen Verstoß aufzudecken. Dies betrifft z.B.

  • Geschäftsgeheimnisse
  • das Steuergeheimnis und
  • das Sozialgeheimnis.

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Post by Martin Walter

Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Müssen auch beschuldigte Personen geschützt werden?

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Hinweisgeberschutz, Interne Meldestelle, Meldekanäle
10.05.22

Die EU-Whistleblower-Richtlinie ist in Kraft und der neue Referentenentwurf für das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz liegt mittlerweile vor. Das Gesetz schützt – wie der Name schon sagt – Whistleblower. Aber müssen nicht auch die von Whistleblowern beschuldigten Personen geschützt werden?

Ausgangslage

Benötigen von Whistleblowern beschuldigte Personen Schutz? Diese Frage mag auf den ersten Blick befremdlich erscheinen. Sind es doch die hinweisgebenden Personen selbst, die mitunter aufgrund ihrer Meldung Nachteile zu erleiden haben und somit geschützt werden müssen. Letzteres steht auch völlig außer Frage und das ist ja auch die richtige und wichtige Zielsetzung der EU-Richtlinie- Whistleblowing und des kommenden deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes.

Aber Hinweisgebersysteme können missbraucht werden. In einem vorherigen Blog hatten wir bereits definiert, was man unter Missbrauch versteht.

Der Missbrauch eines Hinweisgebersystems ist die bewusst falsche Meldung eines unterstellten Fehlverhaltens einer im Unternehmen oder der Dienststelle beschäftigten Person.

Nicht als Missbrauch zu werten sind hingegen

  • die Abgabe eines unwissentlich falschen Hinweises und
  • die Abgabe einer Meldung im falschen Meldekanal; so kommt es beispielsweise häufig vor, dass in einem Hinweisgebersystem fälschlicherweise Kundenbeschwerden abgegeben werden.

Dr. Martin Walter, geschäftsführender Gesellschafter der Hinweisgebersystem24 GmbH, hat als Lehrbeauftragter der TU Dresden eine empirische Untersuchung durchgeführt zum Thema „Missbrauch von Hinweisgebersystemen“. Diese ist 2021 publiziert worden in „Ruhmannseder/ Behr/ Krakow (Hrsg.), Hinweisgebersysteme“. Das Ergebnis der Untersuchung basiert auf den Antworten von 43 Unternehmen und kam zu dem Ergebnis, dass fast 90% aller Hinweise in guter Absicht abgegeben werden.

So erfreulich dieser hohe Prozentsatz ist, es zeigt sich aber auch, dass rund 10% der Hinweise bewusst falsch abgegeben werden.

Konsequenzen

Wenn auch nur zu einem geringen Prozentsatz: Missbrauch von Hinweisgebersystemen kommt vor! Und es kommt natürlich auch vor, dass Hinweise in guter Absicht abgegeben werden, aber trotzdem inhaltlich falsch sind. Das zeigt, dass es geeigneter Schutzmechanismen für beschuldigte Personen bedarf.

An erster Stelle ist in den Unternehmen und Dienststellen das rechtsstaatliche Prinzip zwingend zu beachten, dass in Hinweisen beschuldigte Personen bis zum Beweis des Gegenteils zwingend als unschuldig gelten müssen. Das gilt bei etwaigen internen Untersuchungen, aber auch für die interne Kommunikation und das interne Reporting zum Fall. Vertraulichkeit ist oberstes Gebot!

Der Schutz beschuldigter Personen kann durch das Unternehmen oder die Dienststelle weiter erhöht werden, wenn intern deutlich kommuniziert wird, dass der Missbrauch des Hinweisgebersystems durch eine bewusste Falschmeldung ein schwerwiegender Complianceverstoß ist, der entsprechend sanktioniert wird.

Aber auch das neue Hinweisgeberschutzgesetz wird zum Schutz missbräuchlich beschuldigter Personen beitragen. Es enthält im neuen Referentenentwurf folgende Regelungen:

  • das Verfahren für interne und für externe Meldungen sieht zwingend eine Stichhaltigkeitsprüfung vor; missbräuchliche und in guter Absicht abgegebene, aber dennoch falsche Meldungen können so u.U. aufgedeckt werden (§17 HinSchG-E),
  • eine Klarstellung, dass der Hinweisgeberschutz nicht gilt für Personen, die bewusst falsche Hinweise abgeben (§33 HinSchG-E),
  • eine Verpflichtung der hinweisgebenden Person zum Ersatz aller Schäden, die aus der missbräuchlichen Meldung erstanden sind (§38 HinSchG-E)
  • eine Bußgeldvorschrift für die Offenlegung bewusst falscher Hinweise (§40 HinSchG-E).

Zusammenfassung

Nicht nur Hinweisgeber, auch in Hinweisen beschuldigte Personen müssen geschützt werden, bis zum Beweis des Gegenteils müssen sie als unschuldig gelten. Flankiert wird dies durch Strafandrohung für bewusste Falschmeldungen durch das Unternehmen oder die Dienststelle und den Staat. Personen, die bewusst falsche Hinweise abgeben fallen nicht unter den Schutz des Hinweisgeberschutzgesetzes.

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Post by Stephan Rheinwald

Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Welche Arten von Fehlverhalten werden in Hinweisgebersystemen gemeldet?

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Hinweisgeberschutz, Hinweisgebersysteme, Hinweisgebersysteme im Compliance Management, Interne Meldestelle, Meldekanäle
03.05.22

Hinweisgebersysteme dienen der Meldung von Fehlverhalten. Aber welche Arten von Fehlverhalten gibt es eigentlich? Zur Beantwortung dieser Frage ist es hilfreich zunächst zwei Unterscheidungen einzuführen. Anschließend werden die resultierenden Kategorien anhand von Beispielen näher erläutert.

Corporate Misconduct vs. Fraud 

Die erste Unterscheidung zielt darauf ab, ob das Unternehmen oder die Dienststelle vom Fehlverhalten (vermeintlich) profitiert oder ob eine Schädigung vorliegt. Im ersten Fall spricht man von „Corporate Misconduct“, im zweiten von „Fraud“.

Allgemein vs. Branchenspezifisch

Die zweite Unterscheidung verdeutlicht, ob das Fehlverhalten so in jedem Unternehmen vorkommen kann oder aufgrund seiner Spezifika nur in bestimmten Branchen.

Aus diesen beiden Unterscheidungen resultieren vier Kategorien, die nachfolgend anhand von Beispielen näher erläutert werden.

1. Corporate Misconduct/ allgemein

a) Beispiel Korruption: der Vertrieb besticht mit Wissen der Geschäftsführung einen Kunden, um einen wichtigen Auftrag zu erhalten

b) Beispiel Kartell: es werden Preis- oder Gebietsabsprachen getroffen, um den Wettbewerbsdruck zu mildern

c) Beispiel Kapitalmarkt: im Rahmen der Finanzberichterstattung publiziert das Unternehmen geschönte Zahlen

2. Corporate Misconduct/ branchenspezifisch

d) Beispiel Lebensmittelsicherheit: um Kosten zu sparen unterlässt ein Unternehmen aus dem Lebensmittelsektor vorgeschriebene Qualitätskontrollen

e) Beispiel Umweltschutz: ein Unternehmen der Chemiebranche entsorgt belastete Flüssigkeiten unvorschriftsmäßig in ein Gewässer

f) Beispiel Arbeitsplatzsicherheit: in der Baubranche wird eine Baustelle nur unzureichend gesichert

g) Beispiel Produktsicherheit: ein Automobilhersteller verzichtet aus Kostengründen auf eine eigentlich erforderliche Rückrufaktion zum Austausch sicherheitsrelevanter defekter Teile (vgl. hierzu das Vorgehen von Hyundai)

h) Beispiel überhöhte Abrechnungen: ein Beratungsunternehmen stellt dem Kunden mehr Stunden in Rechnung als wirklich angefallen sind

3. Fraud/ allgemein

i) Beispiel Diebstahl: ein Mitarbeiter eines Kaufhauses stiehlt Waren

j) Beispiel unzulässige Nutzung von Firmeneigentum: eine Mitarbeiterin nutzt den Dienstwagen ohne Genehmigung für private Zwecke

4. Fraud/ branchenspezifisch

k) Beispiel Provisionsbetrug: ein Vertriebsmitarbeiter in der Versicherungsbranche fälscht Kundenverträge, um höhere Vertriebsprovisionen zu bekommen

l) Beispiel Missbrauch von Geldern: ein Projektleiter in der Bauwirtschaft lässt Material statt zur Baustelle zu sich nach Hause bringen, um sie dort für den eigenen Hausbau zu verwenden

Zusammenfassung

Fehlverhalten kann auf jeder Hierarchieebene und in jeder Branche vorkommen. Das Unternehmen oder die Dienststelle kann Opfer oder Täter sein. Ein funktionierendes Hinweisgebersystem kann ein wichtiges Instrument sein, um Fehlverhalten frühzeitig zu entdecken und den resultierenden Schaden zu begrenzen.

Post by Martin Walter

Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

 

Mittelstand und Hinweisgebersysteme – ist das wirklich sinnvoll?

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Hinweisgeberschutz, Hinweisgebersysteme, Interne Meldestelle, Meldekanäle
26.04.22

Während Großunternehmen bereits fast ausnahmslos ein Hinweisgebersystem eingerichtet haben, sind mittelständische und kleinere Unternehmen diesbezüglich eher zögerlich. Letzteres wird sich jedoch demnächst ändern (müssen), denn die gültige EU Directive Whistleblowing und das neue Hinweisgeberschutzgesetz, das 2022 in Deutschland in Kraft treten wird, verpflichtet Unternehmen mit mehr als 250 mitarbeitenden Personen, eine interne Meldestelle und somit ein Hinweisgebersystem einzurichten. Ab Ende 2023 gilt diese Verpflichtung dann auch für kleinere Unternehmen ab 50 Mitarbeitern.

Gründe für die zögerliche Einführung von Hinweisgebersystemen im Mittelstand

Aber was hält viele mittelständische Unternehmen bisher davon ab ein Hinweisgebersystem einzuführen? Es gibt wohl drei wesentliche Gründe:

  1. Ein Hinweisgebersystem kostet Geld. Gerade mittelständische Unternehmen sind oft sehr kostenbewusst. Aufwand fällt bei der Einführung eines Hinweisgebersystems sowohl an für die technische Einrichtung und den Betrieb des Systems als auch für die Personen, die eingehende Meldungen zunächst auf Plausibilität prüfen und dann bearbeiten müssen.
  2. Der Nutzen eines Hinweisgebersystems wird nicht erkannt. Oft heißt es: „Bei uns kennt jeder jeden und wenn wir ein Problem haben, dann sprechen wir das offen und direkt an. Dafür brauchen wir doch kein System.“
  3. Man hat Angst vor falschen Hinweisen und vor einer Atmosphäre des Denunziantentums. Insbesondere anonymen Hinweisen wird mit großer Skepsis begegnet.

Warum Hinweisgebersysteme im Mittelstand sinnvoll sind

Betrachten wir die drei Gründe einmal näher:

  1. Die Kosten: Dass mit der Einführung eines Hinweisgebersystems zusätzliche Kosten auf ein Unternehmen zukommen, ist nicht von der Hand zu weisen. Allerdings haben viele Organisationen keinerlei Vorstellung, in welcher Höhe die Kosten für das technische System zur Hinweisabgabe anfallen werden. Hinzu kommt oft, dass es meist keine geeignete kompetente Person im Unternehmen gibt, die die eingehenden Hinweise bearbeiten kann und eine Neueinstellung allein für diese Aufgabe wäre aus ökonomischer Sicht nicht sinnvoll. Abhilfe kann hier die Fremdvergabe des Hinweisgebersystems einschließlich der Bearbeitung der Meldungen sein. Ja, auch das kostet Geld, in der Regel jedoch deutlich weniger, als erwartet.
  2. Kommen wir nun zum Nutzen eines Hinweisgebersystems: Befragt man Unternehmen, die bereits Erfahrung haben mit dem Betrieb eines Systems, wovon sie am meisten profitieren, dann wird an erster Stelle genannt, dass man frühzeitig auf Fehlentwicklungen im Unternehmen aufmerksam wird. Nicht alle Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen gerade in mittelständischen Unternehmen sind bereit, Ihre Beobachtungen eines Fehlverhaltens dem Vorgesetzten zu berichten und schweigen lieber. Man kennt sich und man möchte nicht als Störenfried erscheinen. Wenn aber Probleme nicht erkannt werden, werden sie auch nicht gelöst und der finanzielle Schaden und der Reputationsschaden wird immer größer. Falls es aber ein formales Hinweisgebersystem gibt, bei dem, wenn vom Whistleblower gewünscht, auch anonyme Meldungen abgegeben werden können, sinkt die Schwelle für die Hinweisabgabe deutlich und schadensbegrenzende Maßnahmen können frühzeitig eingeleitet werden. Ein weiterer Vorteil kommt hinzu: Fehlverhalten wird durch ein Hinweisgebersystem nicht nur früher aufgezeigt, es wird mitunter sogar verhindert. Das liegt daran, dass Meldungen über Fehlverhalten oft nicht nur den reinen Sachverhalt beinhalten, sondern auch den Namen der beschuldigten Personen. Sobald aber die Gefahr der Aufdeckung für potenzielle Täter steigt, erhöht sich die Hemmschwelle, Fehlverhalten überhaupt zu begehen.
  3. Ja, es kommt vor, dass Hinweise bewusst falsch abgegeben werden – aus welchen Gründen auch immer. Aber empirische Untersuchungen zu diesem Thema zeigen, dass nur rund zehn Prozent der abgegebenen Hinweise wissentlich falsch abgegeben wurden und dass die weit überwiegende Anzahl der Hinweise in gutem Glauben abgegeben werden. Das gilt ebenso für anonyme Hinweise! Nähere Erläuterungen zu diesen empirischen Untersuchungen finden sich hier und hier.

Zusammenfassung

Zusammengefasst lässt sich sagen, dass Hinweisgebersysteme ein wichtiges und produktives Instrument sind, um Fehlverhalten im Unternehmen frühzeitig aufzudecken und den finanziellen Schaden und den Reputationsschaden zu minimieren. Das gilt sowohl für Großunternehmen als auch für mittelständische Unternehmen. Hinzu kommt, dass im B2B-Bereich viele Großunternehmen von ihren mittelständischen Zulieferern bereits heute ein Compliance-Konzept mit einem funktionierenden Hinweisgebersystem erwarten.

Somit wird deutlich, dass auch für Unternehmen aus dem Mittelstand der Nutzen eines Hinweisgebersystems die Kosten übersteigt, dass ein Hinweisgebersystem also allein aus rein betriebswirtschaftlichen Überlegungen und zur Reputationssicherung Sinn macht. Das kommende Hinweisgeberschutzgesetz wird somit dazu beitragen, einem auch für den Mittelstand sinnvollen Instrument schneller zum Durchbruch in der betrieblichen Praxis zu verhelfen.

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Post by Stephan Rheinwald

Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Der neue Referentenentwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Hinweisgeberschutz, Hinweisgebersysteme, Interne Meldestelle, Meldekanäle
08.04.22

Der neue Referentenentwurf zum Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) liegt vor. Wie unterscheidet er sich vom Entwurf der alten Koalition? 

Überblick

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Intention und die Grundstruktur des Gesetzes erhalten geblieben sind.

Dies erkennt man schon daran, dass sämtliche Paragrafen des alten Entwurfes erhalten geblieben sind und nur ein einziger Paragraf neu hinzugefügt worden ist. Hierbei handelt es sich um § 22 (neu), der das Bundeskartellamt als spezielle externe Meldestelle für Hinweise gegen Verstöße gegen das Wettbewerbsrecht vorsieht. 

Im Detail

Im Detail sieht der neue Entwurf gleichwohl einige relevante Änderungen vor:

  1. § 2 (2): Der alte Entwurf sah vor, dass das Gesetz u.a. gilt für die Meldung oder Offenlegung von Informationen, die bußgeldbewehrt sind. Im neuen Entwurf wird dies eingeschränkt auf Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient. (Generell wird der Hinweisgeberschutz nicht eingeschränkt auf Verstöße gegen das EU-Recht.)

 

  1. § 7 (3) alt: Unternehmen und Dienststellen sind nicht mehr angehalten, Anreize zu schaffen, dass vor einer Meldung an eine externe Meldestelle die interne Meldestelle kontaktiert wird.

 

  1. § 11 (5): Die Dokumentation der Meldungen ist jetzt nach zwei Jahren zu löschen und nicht mehr nach Abschluss des Verfahrens. 
  2. § 14 (1): Klarstellend wird ergänzt, dass die Betrauung eines Dritten mit den Aufgaben einer internen Meldestelle den betrauenden Beschäftigungsgeber nicht von der Pflicht entbindet, selbst geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um einen etwaigen Verstoß abzustellen.

 

  1. § 16 (1): Neu ergänzt wurde folgender Satz: „Es besteht keine Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen.“

 

  1. § 16 (3): Klargestellt wird, dass mündliche Meldungen auch telefonisch abgegeben werden können.

 

  1. § 19 (1): Die externe Meldestelle des Bundes wird beim Bundesamt für Justiz eingerichtet. Der alte Entwurf sah die Einrichtung beim Bundesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit vor.

 

  1. § 31 (6): „Die externe Meldestelle teilt der hinweisgebenden Person das Ergebnis der durch die Meldung ausgelösten Untersuchungen nach deren Abschluss mit, soweit dies mit gesetzlichen Verschwiegenheitspflichten vereinbar ist.“ Neu ist die Einschränkung im Hinblick auf die Verschwiegenheitspflichten.

 

  1. § 40 (3): Ergänzt wurde, dass ordnungswidrig handelt, wer wissentlich eine unrichtige Information offenlegt. Dies kann mit einer Geldbuße bis zu zwanzigtausend Euro geahndet werden.

Das weitere Vorgehen

Nach Informationen des Handelsblatts soll der Gesetzesentwurf im Juni vom Kabinett beschlossen werden und dann im Herbst 2022 in Kraft treten.

 

Post by Martin Walter

Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Warum zahlt sich eine gute Hinweisgeberkultur aus?

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Hinweisgeberschutz, Hinweisgebersysteme, Interne Meldestelle, Meldekanäle, Meldestelle und Datenschutz
05.04.22

Wenn Hinweise auf Fehlverhalten abgegeben werden können, ohne dass die hinweisgebende Person Angst vor Repressalien haben muss, dann zahlt sich das für das Unternehmen oder die Dienststelle aus. Diese Meinung vertritt Geert Vermeulen, Gründer von „The Integrity Coordinator“. Lesen Sie nachfolgend seine Begründung.

Fünf Gründe für die Etablierung einer guten Hinweisgeberkultur

Forschungsergebnisse zeigen, dass Organisationen, die mehr Whistleblowing-Meldungen erhalten, finanziell besser abschneiden. Das mag überraschen, denn wenn es viele Meldungen gibt, dann gibt es wahrscheinlich auch viele Probleme, oder?

Aber es zeigt sich, dass die Beziehung zwischen Meldungen und Ergebnissen anders ist, als man auf den ersten Blick vermuten könnte. Wenn viele Meldungen eingehen, bedeutet das oft, dass das Verfahren zur Meldung von Missständen bekannt ist und Vertrauen genießt. Auf diese Weise können viele potenzielle Probleme bereits im Vorfeld gestoppt oder verhindert werden. Die Organisation kann nur dann als erste reagieren, wenn sich die Leute zuerst intern melden. Das ist etwas anderes, als wenn man sich die hinweisgebende Person zuerst an die Behörden wendet, denn dann hat man diese Möglichkeit nicht.

Infolgedessen haben Organisationen mit mehr Berichten oft weniger (hohe) Geldstrafen und Vergleiche, weniger Gerichtsverfahren und somit geringere Rechtskosten. Das Management hat weniger Probleme aus der Vergangenheit zu lösen und kann sich auf die Strategie und die Zukunft konzentrieren.

Dazu gehört nicht nur das Reden, sondern auch das Zuhören: Hören Sie auf die Signale, die aus dem Unternehmen kommen und reagieren Sie fair und konsequent. Dies stärkt das Vertrauen in Ihre Organisation.

Alles zusammen steigert den Ruf und die Reputation Ihres Unternehmens, was Sie in die Lage versetzt, hoch qualifizierte Mitarbeiter anzuziehen, die vielleicht wichtigste Voraussetzung für nachhaltigen Unternehmenserfolg. Und vergessen Sie nicht Ihre Kunden und Lieferanten, auch denen ist Ihr Ruf sehr wichtig.

Ganz allgemein reden wir hier über das Gegenteil einer Angstkultur, in der die Menschen versuchen, Probleme zu verbergen und sich nicht trauen, etwas zu sagen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine sichere, offene Gesprächskultur zu folgenden Ergebnissen führt:

  • Weniger (hohe) Geldstrafen, Vergleiche und Gerichtsverfahren.
  • Geringere Kosten für rechtliche und forensische Unterstützung
  • Mehr Zeit für das Management, sich auf die Zukunft, statt auf die Vergangenheit zu konzentrieren
  • Einen besseren Ruf, der Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten anzieht
  • Mehr und bessere kreative Ideen durch eine offene Unternehmenskultur

Wer will das alles nicht?

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Post by Stephan Rheinwald

Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Hinweisgebersystem – für Externe öffnen?

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Hinweisgeberschutz, Hinweisgebersysteme, Interne Meldestelle, Meldekanäle
31.03.22

Sollen Hinweise in einem Hinweisgebersystem auch von Externen abgegeben werden können? Was spricht dafür und was spricht dagegen? Antwort hierauf gibt eine empirische Untersuchung.

Anonyme Hinweisabgabe

Ist eine hinweisgebende Person nicht im Unternehmen bzw. der Dienststelle beschäftigt, so spricht man von externer Hinweisabgabe. Zu denken ist hier beispielsweise an einen Lieferanten, der Unregelmäßigkeiten im Einkauf eines Unternehmens bemerkt.

Externen Hinweisgebern wird mitunter unterstellt, dass häufig Falschmeldungen abgegeben werden. So könnten Lieferanten versuchen, sich durch falsche Anschuldigungen gegenüber einem Wettbewerber Vorteile zu verschaffen.

Aber stimmt das eigentlich, dass externe Hinweise öfter falsch sind als interne?

Dr. Martin Walter, geschäftsführender Gesellschafter der Hinweisgebersystem24 GmbH, hat als Lehrbeauftragter der TU Dresden eine empirische Untersuchung durchgeführt zum Thema „Missbrauch von Hinweisgebersystemen“. Diese ist 2021 publiziert worden in „Ruhmannseder/ Behr/ Krakow (Hrsg.), Hinweisgebersysteme“. Das Ergebnis der Untersuchung basiert auf den Antworten von 43 Unternehmen.

Zunächst jedoch wird noch einmal der Begriff „Missbrauch eines Hinweisgebersystems“ definiert.

Definition

In vorherigen Blogs hatten wir bereits definiert, was man unter Missbrauch versteht.

Der Missbrauch eines Hinweisgebersystems ist die bewusst falsche Meldung eines unterstellten Fehlverhaltens einer im Unternehmen oder der Dienststelle beschäftigten Person.

Nicht als Missbrauch zu werten sind hingegen

  • die Abgabe eines unwissentlich falschen Hinweises und
  • die Abgabe einer Meldung im falschen Meldekanal; so kommt es beispielsweise häufig vor, dass in einem Hinweisgebersystem fälschlicherweise Kundenbeschwerden abgegeben werden.

Das Ergebnis

Die empirische Untersuchung kommt zu einem auf den ersten Blick überraschenden Ergebnis:

Wird das Hinweisgebersystem für Externe geöffnet, steigt der Prozentsatz eindeutig nicht missbräuchlich abgegebener Hinweise von 80% auf 85%.

Dieses Ergebnis ist überraschend. Es müssen allerdings zwei Einschränkungen berücksichtigt werden.

  1. Durch die Öffnung des Hinweisgebersystems für Externe sinkt der Anteil der Hinweise, die eventuell missbräuchlich sind, deutlich. Neben dem erwähnten Anstieg der eindeutig nicht missbräuchlichen Hinweise zeigt sich ebenso ein geringer Anstieg der eindeutig missbräuchlichen
  2. Die Validität der Untersuchung ist bei dieser speziellen Frage begrenzt, da nur sechs Unternehmen externe Hinweisabgabe nicht zugelassen hatten.

Insgesamt erscheint jedoch die Aussage gerechtfertigt, dass eine Öffnung des Hinweisgebersystems für Externe nicht zu einem höheren Prozentsatz falscher Hinweise führt. Unternehmen und Dienststellen sind also gut beraten, ihr Hinweisgebersystem für Externe zu öffnen.

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Post by Martin Walter

Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Hinweisgebersystem – mehr Anonymität, mehr Missbrauch?

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Hinweisgeberschutz, Hinweisgebersysteme, Meldekanäle
15.03.22

Sollen Hinweise in einem Hinweisgebersystem auch anonym abgegeben werden können? Wohl kaum eine andere Frage wird im Zusammenhang mit Hinweisgebersystemen intensiver diskutiert. Aber was sind die Befürchtungen im Hinblick auf eine anonyme Hinweisabgabe und bestätigen sich diese Befürchtungen in der Praxis? Antwort hierauf gibt eine empirische Untersuchung.

Anonyme Hinweisabgabe

Nennt eine hinweisgebende Person bei der Hinweisabgabe nicht ihren Namen, so spricht man von anonymer Hinweisabgabe. Hauptgrund für eine anonyme Hinweisabgabe ist der Wunsch der hinweisgebenden Person sich nachfolgend „keinen Ärger einzuhandeln“, denn in vielen Fällen beinhaltet ein Hinweis auf Fehlverhalten ja konkrete Anschuldigungen gegen eine andere Mitarbeiterin oder einen anderen Mitarbeiter des Unternehmens oder der Dienststelle. Und leider kommt es ja mitunter vor, dass Whistleblower nach der Hinweisabgabe Nachteile erleiden müssen.

Andererseits wird anonymen Hinweisgebern mitunter unterstellt, dass häufig Falschmeldungen abgegeben werden. Denn wenn Wahres ausgesprochen wird, so die Unterstellung, kann man das ja ohne Furcht vor Repressalien offen unter Nennung des eigenen Namens tun.

Aber stimmt das eigentlich, dass anonyme Hinweise öfter falsch sind als offene?

Dr. Martin Walter, geschäftsführender Gesellschafter der Hinweisgebersystem24 GmbH, hat als Lehrbeauftragter der TU Dresden eine empirische Untersuchung durchgeführt zum Thema „Missbrauch von Hinweisgebersystemen“. Diese ist 2021 publiziert worden in „Ruhmannseder/ Behr/ Krakow (Hrsg.), Hinweisgebersysteme“. Das Ergebnis der Untersuchung basiert auf den Antworten von 43 Unternehmen.

Zunächst jedoch wird noch einmal der Begriff „Missbrauch eines Hinweisgebersystems“ definiert.

Definition

In vorherigen Blogs hatten wir bereits definiert, was man unter Missbrauch versteht.

Der Missbrauch eines Hinweisgebersystems ist die bewusst falsche Meldung eines unterstellten Fehlverhaltens einer im Unternehmen oder der Dienststelle beschäftigten Person.

Nicht als Missbrauch zu werten sind hingegen

  • die Abgabe eines unwissentlich falschen Hinweises und
  • die Abgabe einer Meldung im falschen Meldekanal; so kommt es beispielsweise häufig vor, dass in einem Hinweisgebersystem fälschlicherweise Kundenbeschwerden abgegeben werden.

Das Ergebnis

Die empirische Untersuchung kommt zu einem auf den ersten Blick überraschenden Ergebnis:

Sowohl bei anonymer als auch bei nicht-anonymer Hinweisabgabe liegt der Prozentsatz eindeutig nicht missbräuchlich abgegebener Hinweise identisch bei 84%.

Das oft vorhandene intuitive Gefühl, dass bei anonymen Hinweisen häufiger Missbrauch vorliegt, hat die empirische Untersuchung somit nicht bestätigt. Natürlich ist eine offene Hinweisabgabe aus unternehmenskultureller und ermittlungstechnischer Hinsicht wünschenswert, aber Unternehmen und Dienststellen sind in Anbetracht dieses Ergebnisses gut beraten, erstens auch anonyme Meldungen zuzulassen und diese zweitens genauso sorgfältig zu untersuchen und auszuwerten wie offene Hinweise. 

Post by Martin Walter

Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Hinweisgeberschutz: Vertragsverletzungsverfahren gegen Deutschland

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Hinweisgeberschutz, Rechtliche Aspekte
08.03.22

Bis zum 17.12.2021 hätte Deutschland ein Hinweisgeberschutzgesetz schaffen müssen durch das Hinweisgeber besser geschützt werden. Diese Frist ist verstrichen und inzwischen hat die EU-Kommission ein förmliches Vertragsverletzungsverfahren eingeleitet.

Der neue Bundesjustizminister Marco Buschmann (FDP) hat bislang noch keinen Gesetzentwurf vorgelegt. Der Entwurf werde „so schnell wie möglich“ kommen, teilte das Ministerium dem Handelsblatt auf Anfrage mit.

Lesen Sie zum Thema auch die Stellungnahme von Transparency International Deutschland:

Detail | Transparency International Deutschland e.V.

 

Post by Stephan Rheinwald

Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.

Hinweisgebersystem – wieviel Prozent der Meldungen sind missbräuchlich?

Veröffentlicht in Allgemeines zum Thema Whistleblowing, Hinweisgeberschutz, Hinweisgebersysteme, Interne Meldestelle, Meldekanäle
01.03.22

Ein Hinweisgebersystem ist ein Instrument, um frühzeitig Fehlverhalten im Unternehmen oder der Dienststelle zu entdecken und Schaden zu verhindern bzw. zu minimieren. Aber dieses Instrument kann auch missbraucht werden. Die zentrale Frage ist somit, wie häufig das vorkommt. Sind bewusst falsche Meldungen bedauerliche Einzelfälle oder stellen sie doch einen hohen Prozentsatz der Meldungen dar? Antwort gibt eine empirische Untersuchung.

Definition

In einem vorherigen Blog hatten wir bereits definiert, was man unter Missbrauch versteht.

Der Missbrauch eines Hinweisgebersystems ist die bewusst falsche Meldung eines unterstellten Fehlverhaltens einer im Unternehmen oder der Dienststelle beschäftigten Person.

Nicht als Missbrauch zu werten sind hingegen

  • die Abgabe eines unwissentlich falschen Hinweises und
  • die Abgabe einer Meldung im falschen Meldekanal; so kommt es beispielsweise häufig vor, dass in einem Hinweisgebersystem fälschlicherweise Kundenbeschwerden abgegeben werden.

Die empirische Untersuchung

Dr. Martin Walter, geschäftsführender Gesellschafter der Hinweisgebersystem24 GmbH, hat als Lehrbeauftragter der TU Dresden eine empirische Untersuchung durchgeführt zum Thema „Missbrauch von Hinweisgebersystemen“. Diese ist 2021 publiziert worden in „Ruhmannseder/ Behr/ Krakow (Hrsg.), Hinweisgebersysteme“. Das Ergebnis der Untersuchung basiert auf den Antworten von 43 Unternehmen.

Das Ergebnis

Bei 84% der Hinweise liegt nach Aussage der teilnehmenden 43 Unternehmen mit Sicherheit kein Missbrauch vor. Bei 6% der Hinweise blieb bis zum Ende der Untersuchungen unklar, ob es sich um Missbrauch handelte. Als Kernaussage lässt sich somit festhalten:

Fast 90% aller Hinweise werden in guter Absicht abgegeben.

Dieser hohe Prozentsatz unterstreicht eindrucksvoll die Berechtigung und Bedeutung von Hinweisgebersystemen. Richtig eingesetzt leisten sie einen großen Beitrag zum frühzeitigen Erkennen von Fehlverhalten im Unternehmen oder der Dienststelle.

Gleichzeitig bedeutet das Ergebnis aber auch, dass rund 10% der Hinweise bewusst falsch abgegeben werden. Hieraus gilt es, einige Lehren zu ziehen:

  1. Den Mitarbeitenden muss durch geeignete Kommunikationsmaßnahmen deutlich gemacht werden, dass das Unternehmen oder die Dienststelle mit der Einrichtung eines Hinweisgebersystems einen Vertrauensvorschuss gibt, den es zu rechtfertigen gilt.
  2. Ebenso muss kommuniziert werden, dass der Missbrauch des Systems durch eine bewusste Falschmeldung ein schwerwiegender Complianceverstoß ist, der entsprechend sanktioniert wird.
  3. In Hinweisen beschuldigte Personen müssen bis zum Beweis des Gegenteils zwingend als unschuldig gelten. Die Meldung kann ja bewusst falsch sein oder in guter Absicht abgegeben worden sein, aber letztlich doch unzutreffend.

Zusammenfassung

Fast 90% aller Hinweise werden in guter Absicht abgegeben. Das Instrument „Hinweisgebersystem“ bewährt sich also. Aus der Tatsache, dass 10% der Meldungen bewusst falsch sind, müssen entsprechende Konsequenzen für die interne Kommunikation und das Fallmanagement gezogen werden.

 

Post by Martin Walter

Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.