Bei einer internen Meldestelle geht über einen längeren Zeitraum kein Hinweis auf Fehlverhalten ein. Es ist also alles in bester Ordnung! Wirklich?
Die Hauptaufgabe der internen Meldestelle ist es, Hinweise auf Fehlverhalten im Unternehmen oder der Dienststelle entgegenzunehmen und nachfolgend zu verarbeiten. Aber woran kann es liegen, wenn nach Einrichtung der internen Meldestelle keine Hinweise eingehen? Das kann mehrere Gründe haben.
Wenn es kein Fehlverhalten gibt, wird bei der internen Meldestelle auch nichts gemeldet, insofern ist das natürlich der Idealzustand. Aber je mehr Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen eine Organisation hat, desto wahrscheinlicher ist es schon statistisch, dass Fehlverhalten vorkommt. In den meisten Fällen haben fehlende Meldungen daher andere Ursachen.
Nur wenn die Existenz und die Aufgaben der internen Meldestelle im Unternehmen oder der Dienststelle bekannt sind, können und werden auch Hinweise eingehen. Aus diesem Grund kommt der begleitenden internen Kommunikation bei der Einführung der internen Meldestelle eine nicht zu unterschätzende Bedeutung zu. Es ist einer der größten Fehler beim Aufbau von Meldestellen, umfangreich Ressourcen in die Diskussion und Festlegung technischer und personeller Aspekte zu investieren und anschließend die Begleitkommunikation zu vernachlässigen. Während in der Phase der Systemeinführung eine professionelle Kommunikationskampagne erforderlich ist, sind im weiteren Fortlauf nur noch einzelne, aber periodische Kommunikationsmaßnahmen notwendig. Zu denken ist hier zum Beispiel an einen Intranetbeitrag über die Anzahl eingegangener Meldungen.
Laut §7 des Hinweisgeberschutzgesetzes besteht ein Wahlrecht zwischen einer internen und einer externen Meldung. Da Unternehmen und Dienststellen ein Interesse daran haben werden, dass eine Meldung bei der internen und nicht bei der externen Meldestelle z.B. des Bundes eingeht, ist auch aus diesem Grunde die interne Kommunikation zur Bekanntmachung der internen Meldestelle unverzichtbar.
Bei genauerer Betrachtung ist dies ebenfalls ein Kommunikationsthema. Hinweise über Fehlverhalten sind ein wichtiges Instrument, Probleme rechtzeitig erkennen und frühzeitig Gegenmaßnahmen einleiten zu können. Dass Meldungen im Unternehmen oder der Dienststelle positiv konnotiert sind und nicht negativ – etwa im Sinne von Anschwärzen – ist auch eine wichtige Aufgabe der Hinweisgeber-Kommunikation. Hierzu dienen Artikel über ergriffene Folgemaßnahmen aus Hinweisen und die damit einhergehenden Verbesserungen.
Eng damit verbunden ist die Tatsache, dass es Hinweis-fördernde Unternehmenskulturen gibt. Diese zeichnen sich insbesondere aus durch Transparenz, Lösungsorientierung und Fehlervermeidung. Die Vermittlung der Unternehmenskultur erfolgt sehr stark durch die oberste Führungseben der Organisation. Dem „Tone at the Top“, also den Aussagen der wichtigsten Führungskräfte über das Hinweisgebersystem kommt daher essenzielle Bedeutung zu. Nur wenn das System vom Leitungspersonal öffentlich unterstützt wird, wird es auch genutzt werden.
Nur wenn die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen keine Repressalien wegen einer Hinweisabgabe zu fürchten haben, werden sie auch Meldungen abgeben. Daher muss das Unternehmen oder die Dienststelle unmissverständlich kommunizieren, dass ein gutgläubiger Hinweisgeber unter keinen Umständen Repressalien zu befürchten hat. Umgekehrt ist auch klar: sollte ein Hinweisgeber Repressalien erlitten haben und wird dies in der Organisation bekannt, wird es mit großer Wahrscheinlichkeit keine weiteren Hinweise mehr geben. Allein anonyme Hinweise sind dann noch denkbar.
Nur der Vollständigkeit halber sei dieser technische Aspekt für fehlende Hinweise genannt. Diese Probleme könne im Vergleich mit den anderen angesprochenen Aspekten allerdings in der Regel leicht behoben werden.
Nach dieser Diskussion der potenziellen Gründe für fehlende Meldungen soll abschließend thematisiert werden, ob es für die Meldungshäufigkeit eine Kennzahl gibt. Geeignet erscheint hier die Kennzahl „Hinweise je 1.000-Mitarbeiter“, da die Mitarbeiterzahl der wichtigste Treiber für die Anzahl der Meldungen ist. Grob lässt sich sagen, dass je 1.000 Mitarbeiter zwei bis drei Hinweise im Jahr zu erwarten sind. Das ist immerhin eine Indikation, aber man muss zur Kenntnis nehmen, dass es weitere Einflussfaktoren gibt, z.B. die Branchenzugehörigkeit. Empirisch gesicherte Kenntnisse über diese weiteren Einflussfaktoren liegen allerdings nicht vor.
Bei aller Unschärfe ermöglicht die Kennzahl eine grobe Einschätzung, ob erstens im Unternehmen oder der Dienststelle aus den o.a. Gründen zu wenig Meldungen eingehen oder zweitens zu viele. Gehen zu viele Meldungen ein, bedarf dies natürlich ebenfalls eine genaueren Analyse. Ursache hierfür kann ja ein überdurchschnittliches hohes Maß an Fehlverhalten sein.
Um eine in Abhängigkeit von der Zahl der Beschäftigten statistisch-normale Anzahl von Meldungen über Fehlverhalten zu erhalten, bedarf es einiger Voraussetzungen: Das Hinweisgebersystem und sein Nutzen müssen durch geeignete Kommunikationsmaßnahmen bekannt sein, die Unternehmenskultur muss „richtig“ sein, es darf keine Angst vor Repressalien und keine technischen Probleme geben. Ist all dies gegeben, werden Meldungen bei der internen Meldestelle eingehen, wodurch mitunter gravierende Probleme frühzeitig erkannt und beseitigt werden können.
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Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
In diesem Beitrag geben wir Unternehmen und Dienststellen wichtige Empfehlungen für die Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat bei der Einführung und dem Betrieb von internen Meldestellen.
Gibt es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat? Wenn ja, dann ist dieser bei der betrieblichen Umsetzung des HinSchG auf jeden Fall zu beteiligen. Und zwar schon deshalb, weil der Betriebsrat laut Betriebsverfassungsgesetz über die Einhaltung der zugunsten der Arbeitnehmer geltenden Gesetze, Verordnungen Unfallverhütungsvorschriften, Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen wachen muss. Auch das HinSchG, das am 27.07.2022 vom Kabinett beschlossen wurde, ist natürlich ein solches Gesetz.
Schon bei der Einführung des HinSchG im Unternehmen sollte der Betriebsrat eingebunden werden. Denn nach § 80 Abs. 2 S. 1 BetrVG ist der Arbeitgeber grundsätzlich verpflichtet, den Betriebsrat rechtzeitig und umfassend über alles zu unterrichten, was dieser für die Wahrnehmung seiner Aufgaben benötigt. Das soll dem Betriebsrat ermöglichen, in eigener Verantwortung zu prüfen, ob Beteiligungsrechte bestehen oder ob sonstige Aufgaben wahrzunehmen sind.
Gem. § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG besteht ein Mitbestimmungsrecht in „Fragen der Ordnung des Betriebes und des Verhaltens der Arbeitnehmer im Betrieb“. Während Vorgaben, die bei der Erbringung der Arbeitsleistung selbst zu beachten sind, mitbestimmungsfrei sind, da sie das Arbeitsverhalten konkretisieren, sind Anordnungen, die das Ordnungsverhalten betreffen mitbestimmungspflichtig. Diese dienen der Sicherung eines ungestörten Arbeitsablaufs oder der Gestaltung des Zusammenlebens und -wirkens der Arbeitnehmer im Betrieb. Werden also im Zuge der Einführung eines Hinweisgebersystems die ohnehin bestehenden, arbeitsvertraglichen Hinweispflichten ausgedehnt oder Regelungen bezüglich des konkreten Meldeverfahrens eingeführt, ist das Ordnungsverhalten betroffen und der Betriebsrat ist einzubeziehen.
Auch sind im HinSchG zwar Einrichtung, Organisation und Arbeitsweise der internen Meldestelle umfassend beschrieben. Doch beim Thema “Meldekanäle” wird das Eis schon merklich dünner. Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht in diesem Zusammenhang lediglich vor, dass dem Whistleblower die Möglichkeit einzuräumen ist, die Meldung an die interne Meldestelle in Textform oder mündlich abzugeben. Das kann natürlich auch über ein Kommunikationssystem (Telefon) oder über digitale Kanäle erfolgen – z.B. über software- oder webbasierte Lösungen.
Damit käme dann erneut § 87 BetrVG ins Spiel. Laut Abs. 1 Ziffer 6 hat der BR bei der Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten und die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen, mitzubestimmen. Die Formulierung “die dazu bestimmt sind” im BetrVG ist leider etwas irreführend. Nach der inzwischen sehr extensiven Rechtsprechung genügt für die Mitbestimmungspflicht schon die „objektive Eignung“ der Einrichtung, die Beschäftigten automatisiert und selbständig zu überwachen – unabhängig davon, ob der Arbeitgeber dies wirklich machen möchte.
Folglich wären alle “Whistleblowing-Systeme“ in der Mitbestimmung, bei denen beispielsweise die Telefonnummer des Anrufers aufgezeichnet, ein Telefonat mitgeschnitten oder bei denen die IP-Adresse gespeichert wird – z.B. bei der Meldung per E-Mail.
Die meisten Unternehmen (zumindest aber jene mit Betriebsrat) dürften die Nutzung von IT- und Kommunikationssystemen und die Verarbeitung der Daten in entsprechenden Betriebsvereinbarungen geregelt haben. Dennoch wäre das HinSchG sicher ein guter Anlass, die bestehenden Betriebsvereinbarungen zu IT und Kommunikation einmal näher unter die Lupe zu nehmen und auf den neuesten Stand zu bringen. Denn erfahrungsgemäß schlummern solche Regelungen in Betriebsvereinbarungen über Jahre hinweg friedlich zwischen Aktendeckeln, auf Datenspeichern oder in der Unternehmenscloud.
Die Folge ist, dass manchmal Dinge geregelt sind, für die man gar keine Regelung mehr braucht, weil die betreffenden IT- oder Kommunikationssysteme längst ausgemustert wurden. Umgekehrt werden im Unternehmen nicht selten Systeme betrieben, für die es noch gar keine Regelung gibt.
Stichwort Meldestelle: Auch bei der personellen „Ausstattung“ der Meldestelle könnten sich mitbestimmungspflichtige Tatbestände gemäß § 99 BetrVG ergeben. Dort ist die Mitwirkung des Betriebsrats bei personellen Einzelmaßnahmen geregelt. Bei größeren Unternehmen kann die obligatorische Mitbestimmung bei Einstellungen eine Rolle spielen.
In kleineren Unternehmen wird der durch das HinSchG zu erwartende Mehraufwand die Schaffung zusätzlicher Arbeitsplätze kaum rechtfertigen. Eher ist hier damit zu rechnen, dass Beschäftigte zusätzlich zu ihrer „normalen“ Tätigkeit mit der Wahrnehmung von Aufgaben der Meldestelle betraut werden. Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht das sogar ausdrücklich vor. Denkbar wäre es deshalb, die Funktionen der Meldestelle – soweit vorhanden – beim Compliance Officer anzusiedeln oder beim Datenschutzbeauftragten. Zu prüfen wäre dann allenfalls, ob es sich im konkreten Fall um eine Versetzung im Sinne des § 99 BetrVG handelt oder lediglich um eine „Aufgabenerweiterung“. Eine Versetzung läge vor, wenn die Zuweisung der „neuen“ Arbeitsaufgaben (also die Wahrnehmung der Aufgaben der Meldestelle) voraussichtlich die Dauer von einem Monat überschreitet oder die Arbeitsaufgaben von den bisherigen erheblich abweichen.
Sind diese Voraussetzungen erfüllt, hat der Arbeitgeber in einem Unternehmen mit regelmäßig mehr als 20 Beschäftigten den Betriebsrat vor der Versetzung zu unterrichten, ihm die erforderlichen Unterlagen vorzulegen und Auskunft über die beteiligten Personen zu geben. In bestimmten Fällen kann der BR die Zustimmung verweigern, wofür das BetrVG aber recht enge Grenzen setzt.
Wird eine Person versetzt, wäre denkbar, dass eine Umgruppierung – zum Beispiel eine Höhergruppierung – zu erfolgen hätte. Voraussetzung dafür ist, dass die Eingruppierung in einem Tarifvertrag geregelt ist oder, wenn das Unternehmen keiner Tarifbindung unterliegt, in einem betrieblichen Eingruppierungsschema.
All dies würde natürlich entfallen, wenn die interne Meldestelle durch einen externen Dienstleister betrieben wird.
Allgemein misst das BetrVG der beruflichen Fortbildung einen hohen Stellenwert zu. Genau das tut auch der Referentenentwurf zum HinSchG. Laut Hinweisgeberschutzgesetz hat der Beschäftigungsgeber dafür Sorge zu tragen, dass die mit den Aufgaben der internen Meldestelle beauftragten Personen die notwendige Fachkunde aufweisen.
Bezüglich der ggfs. erforderlichen Teilnahme an außerbetrieblichen Bildungsmaßnahmen (§ 96 Abs. 1, § 97 BetrVG) hat der BR ein Recht auf Unterrichtung, Anhörung und Beratung sowie Vorschlagsrechte, allerdings kein Mitbestimmungsrecht. Ein Mitbestimmungsrecht räumt das BetrVG dem BR nur bei innerbetrieblichen Schulungsmaßnahmen ein. In diesem Fall kann der BR die vom Arbeitgeber mit der Durchführung der Schulung beauftragte Person „ablehnen“, wenn diese offensichtlich nicht die dafür erforderliche fachliche oder persönliche Eignung besitzt.
Darüber hinaus sollte das Unternehmen allen Beschäftigten klare und leicht zugängliche Informationen zum unternehmensinternen Hinweisgebersystem bereitstellen. Dies kann zum Beispiel über das Intranet des Unternehmens oder durch betriebsinterne Schulungen erfolgen. Entscheidet man sich für Schulungen, sind auch hier die Mitbestimmungsrechte des BR zu wahren.
Im Sinne einer möglichst einheitlichen Regelung sollte die Abstimmung mit dem – soweit vorhanden – Konzern- bzw. Gesamtbetriebsrat erfolgen.
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Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
In diesem Blogbeitrag geben wir potenziellen hinweisgebenden Personen wichtige Empfehlungen aus der Praxis für die Abgabe einer Meldung. Normalerweise haben Hinweisgeber ja keine Erfahrungen mit diesem Vorgang und leicht können schwerwiegende Fehler gemacht werden, die sich mit Hilfe dieser Tipps vermeiden lassen.
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Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) wird in diesem Jahr in Kraft treten. Aber was regelt es eigentlich? Blicken wir einmal in den vorliegenden neuen Referentenentwurf des Gesetzes!
Der vorliegende Referentenentwurf des HinSchG lässt sich unterteilen in zwei große Themenfelder:
Erst im drittletzten Abschnitt 4 befasst sich das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) mit dem Kernthema „Schutzmaßnahmen“. Hier sieht es in § 36 ein Verbot zur Ausübung von Repressalien gegenüber Hinweisgebern vor. Schon die Androhung oder der Versuch Repressalien auszuüben ist verboten.
Erleidet ein Hinweisgeber nach einer Meldung oder Offenlegung dennoch eine Benachteiligung im Zusammenhang mit seiner beruflichen Tätigkeit, so sieht das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) eine Beweislastumkehr vor. Dadurch muss die Person, die die hinweisgebende Person benachteiligt hat, beweisen, dass die Benachteiligung nicht auf der Meldung oder Offenlegung beruht.
Im nachfolgenden § 37 wird der Schadensersatz nach Repressalien geregelt. Wenn gegen das Verbot der Ausübung, der Androhung oder des Versuchs von Repressalien verstoßen wird, sieht das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) einen Anspruch des Hinweisgebers auf Ersatz des erlittenen Schadens vor.
Über den Schadensersatz hinaus sieht das HinSchG im vorletzten Abschnitt in §40 eine Geldbuße bis zu einer Mio. Euro vor für den Fall, dass eine Repressalie ergriffen wird.
Wenn man es plakativ formulieren will: hinweisgebende Personen werden geschützt durch die drohenden finanziellen Konsequenzen für Unternehmen und Dienststellen, falls diese Repressalien gegen den Whistleblower ergreifen.
Zusätzlich bewirkt das Vertraulichkeitsgebot in §8 einen Schutz für hinweisgebende Personen. Die Vertraulichkeit ihrer Identität ist zu schützen. Wer dies nicht tut, handelt ordnungswidrig und kann mit einer Geldbuße bis zu zwanzigtausend Euro belegt werden.
Neben den erwähnten Schutzmaßnahmen befasst sich das HinSchG mit prozessualen Aspekten der Hinweisabgabe. Ausführlich wird geregelt,
Das Gesetz gilt nicht für alle Meldungen oder Offenlegungen von Informationen. Vielmehr müssen diese in den persönlichen (§1) und sachlichen Anwendungsbereich (§2) des Gesetzes fallen. So fallen z.B. Meldungen von Informationen über Verstöße, die strafbewehrt sind, generell in den sachlichen Anwendungsbereich. Dies ist hingegen nicht der Fall bei Informationen, die die nationale Sicherheit und hier militärische Belange betreffen.
Weiter wird die Frage, wie die Hinweise abgegeben werden müssen, damit die Schutzwirkung des Gesetzes greift, klar geregelt. So muss die Meldung bei einer internen oder externen Meldestelle abgegeben worden sein. Sie darf auch offengelegt werden, allerdings erst, nachdem sie an eine externe Meldestelle abgegeben worden ist und diese ihren Aufgaben nicht nachgekommen ist.
In der Praxis wird der wichtigste Adressat für Meldungen die interne Meldestelle sein. Daher hier noch einige wichtige Regelungen zu internen Meldestellen:
In § 13 regelt das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) die Aufgaben einer internen Meldestelle. Zu den wesentlichen Aufgaben der internen Meldestelle gehört das Betreiben der Kanäle, über die die Meldungen abgegeben werden, die Stichhaltigkeitsprüfung der Meldungen, sowie die Veranlassung geeigneter Folgemaßnahmen. Zudem hält die interne Meldestelle Informationen über externe Meldestellen bereit.
In § 14 regelt das HinSchG die Organisationsform interner Meldestellen. Die Aufgaben der internen Meldestelle kann durch eine beim Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle beschäftigte Person oder durch eine interne Organisationseinheit übernommen werden. Ebenso kann ein Dritter mit den Aufgaben betraut werden.
Sofern die Voraussetzungen zur Einrichtung einer internen Meldestelle für ein Unternehmen oder eine Dienststelle besteht, muss gemäß § 15 gewährleistet werden, dass die mit den Aufgaben der Meldestelle betrauten Personen im Rahmen dieser Tätigkeit die notwendige Fachkunde aufweisen und unabhängig arbeiten. Sie dürfen zwar gleichzeitig andere Aufgaben wahrnehmen, allerdings darf dabei kein Interessenkonflikt entstehen.
In § 16 sieht das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) Vorschriften über die Meldekanäle für interne Meldestellen vor. Beschäftigungsgeber und Dienststellen sind dazu verpflichtet, Meldekanäle einzurichten, über die sich Beschäftigte mündlich oder in Textform an die interne Meldestelle wenden können, um Informationen über Verstöße zu melden. Die interne Meldestelle sollte auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten, soweit dadurch die vorrangige Bearbeitung nichtanonymer Meldungen nicht gefährdet wird. Es besteht allerdings keine Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen. Der Meldekanal kann so gestaltet werden, dass er auch natürlichen Personen offensteht, die im Rahmen ihrer Tätigkeit mit dem Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle in Kontakt stehen. Dies bedeutet, dass z.B. auch Lieferanten oder Kunden ermöglicht werden kann, Meldungen abzugeben. Ob diese Option eröffnet wird, liegt im Ermessen des Unternehmens oder der Dienststelle.
In § 17 wird das Verfahren bei internen Meldungen spezifiziert, also was genau zu tun ist, wenn eine Meldung bei einer internen Meldestelle eingeht. Die interne Meldestelle hat den Eingang der Meldung spätestens nach 7 Tagen zu bestätigen und eine Stichhaltigkeitsprüfung der Meldung durchzuführen. Zu ihren Aufgaben gehört außerdem das vertrauliche Zusammenwirken mit dem Hinweisgeber, eine Stichhaltigkeitsprüfung der Meldungen sowie das Ergreifen von Folgemaßnahmen. Die interne Meldestelle ist dafür zuständig, dem Hinweisgeber über die ergriffenen und geplanten Folgemaßnahmen eine Rückmeldung innerhalb einer Frist von 3 Monaten zu geben.
In § 18 wird erläutert, welche Folgemaßnahmen eine interne Meldestelle ergreifen kann, also z.B. interne Untersuchungen durchführen oder das Verfahren abschließen.
Der vorliegende neue Referentenentwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes regelt zwei große Themenfelder:
Es ist verboten, Repressalien gegen hinweisgebende Personen auszuüben. Wer dies doch tut, ist zum Schadensersatz verpflichtet und kann mit einer Geldbuße bis zu einer Mio. Euro belegt werden. Damit dieser Schutzmechanismus greift, muss die Meldung in den sachlichen Anwendungsbereich des Gesetzes fallen und bei einer internen oder externen Meldestelle abgegeben worden sein. Sie darf auch offengelegt worden sein, allerdings erst, nachdem sie an eine externe Meldestelle abgegeben worden ist und diese ihren Aufgaben nicht nachgekommen ist.
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Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Die Bundesregierung hat am 27.07.2022 einen Entwurf zum Hinweisgeberschutzgesetz beschlossen.
Gegenüber dem vorherigen Entwurf beinhaltet die Neufassung nunmehr die Empfehlung auch eingehende anonyme Meldungen zu bearbeiten. Weiterhin ist es nicht erforderlich, dass das zu implementierende Hinweisgebersystem technisch in der Lage ist, die Abgabe anonymer Meldungen zu ermöglichen.
Im Wortlaut:
„Die interne Meldestelle sollte auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten, soweit dadurch die vorrangige Bearbeitung nichtanonymer Meldungen nicht gefährdet wird. Es besteht allerdings keine Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen.“
Ganz praktisch gesprochen kann aber natürlich jederzeit eine anonyme Meldung eingehen, z.B. durch einen Brief ohne Absender. Da rund 90% der anonymen Meldungen in guter Absicht abgegeben werden, ist den Unternehmen und Dienststellen dringend anzuraten, dass anonyme Meldungen genauso sorgfältig bearbeitet werden, wie nicht-anonyme. Insofern ist die neu aufgenommene Empfehlung sinnvoll.
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Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Eine leitende Mitarbeiterin weist auf Probleme hin und wird entlassen. Wie stellt sich der Fall dar im Lichte des neuen Hinweisgeberschutzgesetzes?
Desiree Fixler war Nachhaltigkeitschefin der Fondsgesellschaft DWS und wies in dieser Funktion den CEO und das Topmanagement auf potenzielles Greenwashing hin. Daraufhin wurde sie im März 2022 entlassen.
Von Greenwashing in der Fondsbranche spricht man, wenn Finanzprodukte um sie für viele Kunden attraktiver zu machen als „grüner“ und nachhaltiger verkauft werden, als sie es tatsächlich sind. Das wäre dann Kapitalanlagebetrug. Die Fondsgesellschaft hat in ihrem Geschäftsbericht 2020 geschrieben, mehr als die Hälfte der 900 Milliarden Euro an verwalteten Kundenvermögen genügten den ESG-Kriterien (environmental, social, governance; deutsch: Umwelt, Soziales und Unternehmensführung). Intern war laut Fixler allerdings von einem viel geringeren Volumen die Rede.
Ihre Entlassung wurde durch das Unternehmen inhaltlich mit fehlenden Fortschritten bei der ESG-Thematik begründet. Daraufhin wandte sich Frau Fixler an das Wall Street Journal.
Als Konsequenz der Berichterstattung in den Medien gab es Ende Mai 2022 eine Razzia von rund 50 Polizisten, Staatsanwälten und Vertretern der Finanzaufsicht bei der Deutschen Bank und ihrer Fondsgesellschaft DWS. Einen Tag später trat der CEO der DWS, Asoka Wöhrmann, zurück.
Im Geschäftsbericht für das Geschäftsjahr 2021 hat die DWS mittlerweile das Volumen der nach ESG-Kriterien verwalteten Kundenvermögen von sich aus um 75 Prozent reduziert – von 459 auf 115 Milliarden Euro.
Es ist offensichtlich, dass die Kritik der ehemaligen Nachhaltigkeitschefin mehr als berechtigt war. Anlagen in dreistelliger Milliardenhöhe waren zu Unrecht als ESG-kompatibel ausgewiesen worden. Wäre Desiree Fixler also unter die Schutzvoraussetzungen des neuen Hinweisgeberschutzgesetzes gefallen?
Das Gesetz sieht vor, dass eine Meldung über Fehlverhalten an eine interne oder eine externe Meldestelle gerichtet werden muss. Eine Offenlegung über die Presse darf lt. § 32 – von wenigen Ausnahmen abgesehen – nur dann erfolgen, wenn zuvor die Meldung bei einer externen Meldestelle (in diesem Fall wohl die externe Meldestelle der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht) gemacht worden ist und diese in einer bestimmten Frist nicht tätig geworden ist.
Frau Fixler hat sich aber vernünftigerweise zunächst direkt an den CEO gewandt, der für die Thematik fachlich zuständig war. Die Schutzvoraussetzungen des Hinweisgeberschutzgesetzes wären somit formal allerdings nicht erfüllt. Aber auch ohne diesen Schutz wäre eine Klage vor dem Arbeitsgericht gegen ihre Entlassung zweifelsfrei erfolgreich.
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Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Im heutigen Beitrag stellen wir den Abschnitt 5 des neuen Referentenentwurfs zum Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) vor, in dem es um „Sanktionen“ geht.
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) regelt neben der Organisation und den Aufgaben einer internen und externen Meldestelle auch die Folgen eines nicht gesetzeskonformen Verhaltens. In § 40 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) finden sich die entsprechenden Bußgeldvorschriften.
Wesentlich ist, dass es sich hierbei nicht um die Bußgelder handelt, die Unternehmen wegen Gesetzesverstößen im Zusammenhang mit Korruption, Kartellverstößen und dergleichen drohen. Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) regelt hingegen, wann und in welcher Höhe Bußgelder fällig werden
Der erste Punkt betrifft also die hinweisgebende Person. Sie handelt ordnungswidrig, wenn sie wissentlich eine unrichtige Information offenlegt. Dies kann mit einer Geldbuße bis zu zwanzigtausend Euro geahndet werden. Wer in gutem Glauben handelt und eine Information offenlegt, die sich erst im Nachhinein als unrichtig herausstellt, handelt hingegen nicht ordnungswidrig.
Interessant ist, was nicht im Gesetz erwähnt ist. So gibt es keine Bußgeldvorschrift für eine wissentlich unrichtige Meldung an eine interne oder externe Meldestelle. Die Sanktionierung hierfür ist also Angelegenheit des Unternehmens bzw. der Dienststelle.
Die anderen vier Punkte betreffen das Unternehmen bzw. die Dienststelle.
Ordnungswidrig handelt, wer keine interne Meldestelle einrichtet oder keine interne Meldestelle betreibt. Dies kann mit einer Geldbuße bis zu zwanzigtausend Euro geahndet werden.
Ordnungswidrig handelt weiter, wer die Abgabe einer Meldung behindert oder versucht, die Abgabe einer Meldung zu behindern. Dies kann mit einer Geldbuße bis zu einhunderttausend Euro geahndet werden. Bei Sanktionierung einer juristischen Person oder Personenvereinigung beträgt die maximale Geldbuße für die Behinderung der Abgabe einer Meldung eine Million Euro.
Zudem handelt ordnungswidrig, wer Repressalien aufgrund einer abgegebenen Meldung ausübt oder androht. Wichtig in diesem Kontext ist, dass bereits der Versuch eine Repressalie zu ergreifen beziehungsweise anzudrohen, strafbar ist. Repressalien können beispielsweise in Form einer Kündigung, einer Versetzung oder einer Gehaltskürzung erfolgen. Die Geldbuße für diese Ordnungswidrigkeit kann in diesen Fällen bis zu einhunderttausend Euro betragen. Bei Sanktionierung einer juristischen Person oder Personenvereinigung beträgt die maximale Geldbuße für die Ausübung einer Repressalie eine Million Euro.
Eine Geldbuße wird auch dann verhängt, wenn ein Unternehmen oder eine Dienststelle die Vertraulichkeit nicht wahrt. Die Meldestellen haben lt. § 8 des Hinweisgeberschutzgesetzes die Vertraulichkeit der Identität folgender Personen zu wahren:
Geschieht das nicht, kann das mit einer Geldbuße bis zu einhunderttausend Euro geahndet werden. Bei Sanktionierung einer juristischen Person oder Personenvereinigung beträgt die maximale Geldbuße für die Nicht-Wahrung der Vertraulichkeit eine Million Euro.
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In diesem Beitrag stellen wir den Abschnitt 4 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) vor, in dem es um „Schutzmaßnahmen“ geht. Genauer gehen wir auf die Fragen ein: Wann wird eine Person durch das HinSchG geschützt? Welche Personenkreise werden umfasst? Kann die hinweisgebende Person Schadensersatz nach einer Repressalie verlangen? Gibt es nach einer Falschmeldung Schadensersatz?
Der Schutz durch das Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) setzt zunächst voraus, dass die Meldung an eine interne oder eine externe Meldestelle erstattet oder offengelegt worden ist. Außerdem muss die Information, die der Whistleblower abgegeben hat, zutreffend sein oder der Whistleblower muss dies zumindest angenommen haben. Der Whistleblower muss demnach in gutem Glauben gehandelt haben.
Die gemeldeten Verstöße müssen in den Anwendungsbereich des Gesetzes fallen. Die Anwendungsbereiche sind in § 2 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) erfasst. Es gilt generell für Verstöße, die strafbewehrt sind und für Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient. Darüber hinaus gilt es beispielsweise für Meldungen bezüglich des Datenschutzes, der Datensicherheit, des Steuerrechts und des Umweltschutzes. Nicht außer Acht zu lassen ist, dass die natürlichen Personen, die den Whistleblower bei einer Meldung oder Offenlegung im beruflichen Zusammenhang vertraulich unterstützen, ebenfalls geschützt sind.
Darüber hinaus erfasst das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) den Ausschluss der Verantwortlichkeit der hinweisgebenden Person. Hiernach ist ein Whistleblower grundsätzlich nicht für die Beschaffung von Informationen oder den Zugriff auf Informationen rechtlich verantwortlich zu machen, es sei denn, die hinweisgebende Person hat durch die Beschaffung als solche oder den Zugriff als solcher eine Straftat begangen. In diesem Fall schützt das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) den Whistleblower nicht. Auch muss die hinweisgebende Person hinreichenden Grund zur Annahme gehabt haben, dass die Weitergabe der Information erforderlich war, um einen Verstoß aufzudecken.
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) geht zudem genauer auf das Verbot ein, Repressalien zu ergreifen. Das gilt nicht nur für bereits ausgeübte Repressalien. Bereits die Androhung und der Versuch, Repressalien auszuüben, sind laut HinSchG gleichermaßen verboten. Erfährt der Whistleblower eine Benachteiligung, so hat der Urheber dieses Nachteils zu beweisen, dass die Benachteiligung nicht auf der Meldung oder der Offenlegung beruht. Man spricht von einer Beweislastumkehr. Der Schaden, der dem Whistleblower durch die Repressalie entsteht, muss ersetzt werden. Ein Anspruch auf Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder einen beruflichen Aufstieg durch eine ausgeübte oder versuchte Repressalie besteht jedoch nicht. Zusätzlich zum Schadensersatz stellt die Ausübung oder der Versuch einer Repressalie eine Ordnungswidrigkeit dar, die laut §40 des Gesetzes mit einem Bußgeld bis zu 100t € geahndet werden kann.
Weiter regelt das Hinweisgeberschutzgesetz den Schadensersatz nach einer Falschmeldung. Ein Whistleblower, der vorsätzlich oder grob fahrlässig eine falsche Meldung bei einer internen Meldestelle oder einer externen Meldestelle abgibt oder sie offenlegt, muss gemäß § 38 des HinSchG Schadensersatz leisten.
Vereinbarungen, die die o.a. Rechte hinweisgebender Personen einschränken, sind unwirksam.
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Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Das Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG), das aktuell in einem neuen Referentenentwurf vorliegt, befasst sich mit der Offenlegung von Informationen. Aber was ist das eigentlich und sind Personen, die Informationen offenlegen, auch durch das Gesetz geschützt?
Das Hinweisgeberschutzgesetzes unterscheidet drei Adressaten einer Meldung:
In § 3 des Hinweisgeberschutzgesetzes wird definiert, dass das Zugänglichmachen von Informationen über Verstöße gegenüber der Öffentlichkeit als „Offenlegung“ bezeichnet wird. Praktisch gesprochen handelt es sich um eine Offenlegung, wenn etwa Informationen an die Presse gegeben werden oder in Social-Media-Kanälen gepostet werden.
Auch wenn Informationen über Verstöße an die Öffentlichkeit gegeben werden, können die Schutzvoraussetzungen des Hinweisgeberschutzgesetzes erfüllt sein. Dies ist allerdings nur unter streng definierten Voraussetzungen der Fall.
Die wohl wichtigste Voraussetzung ist, dass die Meldung nicht sofort an die Öffentlichkeit gegeben wird, sondern vorab an eine externe Meldestelle. Und erst, wenn die hinweisgebende Person in der im Referentenentwurf genannten Frist von drei bzw. bei umfangreicher Bearbeitungsnotwendigkeit sechs Monaten keine Rückmeldung von der externen Meldestelle über das Ergreifen geeigneter Folgemaßnahmen erhalten hat oder keine geeigneten Folgemaßnahmen ergriffen worden sind, darf die Meldung offengelegt werden.
Offensichtlich beabsichtigt der Gesetzgeber mit dieser Regelung, dass Meldungen nicht spontan und unüberlegt an die Öffentlichkeit gegeben werden und der Betriebsfrieden möglicherweise unnötig empfindlich gestört wird. Vorgeschaltet ist also die externe Meldestelle des Bundes oder eines Bundeslandes, der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht oder des Bundeskartellamts, die die Stichhaltigkeit der eingegangene Meldung prüft und Folgemaßnahmen ergreift. Und wie gesagt: Erst wenn die externe Meldestelle ihren Aufgaben nicht nachkommt, darf die Meldung durch die hinweisgebende Person offengelegt werden; ansonsten ist sie durch das Hinweisgeberschutzgesetz nicht geschützt.
Bemerkenswert ist, dass es zur Erfüllung der Schutzvoraussetzungen nicht ausreicht, die Meldung vor der Offenlegung an die interne Meldestelle des Unternehmens oder der Dienststelle gegeben zu haben. Vor der Offenlegung soll erst eine neutrale dritte Partei eingeschaltet werden, die externe Meldestelle.
Von dieser Regel „Externe Meldestelle vor Offenlegung“ gibt es jedoch in §32 des Hinweisgeberschutzgesetzes drei Ausnahmen:
Fall 1 ist hier sicher von empirisch größerer Relevanz als die beiden anderen Fälle.
Zusammengefasst lässt sich also formulieren: Wenn nicht Gefahr im Verzug vorliegt, muss die Meldung zuerst an eine externe Meldestelle erstattet worden sein und diese hat innerhalb von drei bzw. sechs Monaten nicht reagiert bevor die Meldung an die Öffentlichkeit gegeben wird – ansonsten ist die hinweisgebende Person durch das Hinweisgeberschutzgesetz nicht geschützt.
Abschließend sei erwähnt, dass neben dieser speziellen Schutzvoraussetzung für die Offenlegung auch die allgemeinen Schutzvoraussetzungen nach § 33 HinSchG erfüllt sein müssen:
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In diesem Blogbeitrag stellen wir den Abschnitt 2.2 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) vor, in dem es um „Interne Meldungen“ geht.
Der neue Referentenentwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes sieht vor, dass Beschäftigungsgeber und Dienststellen mit mehr als 249 Beschäftigten eine interne Meldestelle einrichten müssen. Ab dem 17. Dezember 2023 sind auch Beschäftigungsgeber mit einer Beschäftigtenzahl zwischen 50 und 249 verpflichtet eine interne Meldestelle einzurichten. Jedoch gibt es auch Ausnahmen. Beispielsweise müssen Wertpapierdienstleistungsunternehmen, Datenbereitstellungsdienste und Börsenträger nach dem Hinweisgeberschutzgesetz eine interne Meldestelle einrichten, auch wenn sie weniger als 249 Beschäftigte haben. In diesen Spezialfällen gilt die Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle also unabhängig von der Beschäftigtenzahl.
Zu den Aufgaben einer Meldestelle gehört zum einen das Betreiben der Meldekanäle, über die die Meldungen abgegeben werden können. Zum anderen prüft die Meldestelle die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldungen. Sie kontrolliert demnach, ob eine Meldung begründet ist, ob also der eingegangene Hinweis hinreichend konkret und plausibel ist.
Nicht zu vergessen ist, dass zu den Aufgaben einer internen Meldestelle auch das Ergreifen von Folgemaßnahmen gehört. Als Folgemaßnahmen können interne Meldestellen insbesondere interne Untersuchungen bei dem Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle durchführen sowie betroffene Personen und Arbeitseinheiten kontaktieren. Eine mögliche Folgemaßnahme kann zudem das Abschließen des Verfahrens aus Mangel an Beweisen sein. Außerdem können die internen Meldestellen das Verfahren an eine zustände Behörde zwecks weiterer Untersuchungen abgeben.
Eine interne Meldestelle hat auch die Aufgabe, dass sie für Beschäftigte klar und leicht zugängliche Informationen über externe Meldeverfahren bereithält. Sie sorgt dafür, dass Beschäftigte auch über die externen Meldestellen, die beim Bund und bei den Ländern eingerichtet werden, informiert sind und über einschlägige Meldeverfahren von Organen, Einrichtungen oder sonstigen Stellen der Europäischen Union.
Die Organisation einer internen Meldestelle spielt eine bedeutende und zentrale Rolle. Wichtig ist, dass die internen Meldestelle sowohl vom Unternehmen selbst als auch von einem externen Dienstleister betrieben werden kann. Wenn das Unternehmen die interne Meldestelle selbst betreibt, dann werden ihre Aufgaben durch eine beim Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle beschäftigte Person oder durch eine interne Organisationseinheit übernommen.
Einem Unternehmen steht jedoch auch die Option offen einen externen Dienstleister mit den Aufgaben der internen Meldestelle zu betrauen. Dies hat mehrere Vorteile: Zum einen befasst sich eine Meldestelle mit sehr sensiblen Themen, für die viel Wissen und Erfahrung erforderlich ist. Hier hat der externe Partner, dessen Hauptaufgabe ja der Umgang mit dieser Thematik ist, deutliche Vorteile. Zum anderen gibt es auch Fälle, in denen sich die hinweisgebende Person eher an einen Dritten wenden möchte als an eine Stelle im Unternehmen. Diese Personen können dann die von einem Dritten betriebene interne Meldestelle ansprechen und müssen sich nicht an die staatlich betriebene externe Meldestelle wenden.
Nicht zuletzt muss das Unternehmen oder die Dienststelle, sobald es die Aufgaben der internen Meldestelle selbst übernimmt, eine qualifizierte Person einsetzten. Diese muss grundsätzlich unabhängig sein, was nicht zwingend bedeutet, dass diese Person sich ausschließlich mit der Thematik der internen Meldestelle befassen muss. Sie darf aber keineswegs einem Interessenkonflikt ausgesetzt sein. Zu beachten ist, dass das Hinweisgeberschutzgesetz eine regelmäßige Schulung hinsichtlich der Aufgaben und Betreuung für die beauftragte Person vorsieht. Bei der Beauftragung eines externen Dienstleisters fällt diese Schulung selbstverständlich weg. Die Kosten, die für die Schulung der beauftragten Person entstehen, stellen auch einen nicht zu vernachlässigten Aspekt dar.
Die Betrauung eines Dritten mit den Aufgaben einer internen Meldestelle entbindet den betrauenden Beschäftigungsgeber jedoch nicht von der Pflicht, selbst geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um einen etwaigen Verstoß abzustellen.
Das Hinweisgeberschutzgesetz verwendet neben dem Begriff „Meldestelle“ auch das Wort „Meldekanal“. Diese Wörter hören sich zunächst sehr ähnlich an. Dahinter vergibt sich jedoch ein großer Unterschied: Grundsätzlich betreibt die interne Meldestelle den Meldekanal. Der Meldekanal beschreibt den technischen Weg, wie eine Meldung einer hinweisgebenden Person abgegeben werden kann. Dabei müssen interne Meldekanäle die Meldung in mündlicher oder in Textform ermöglichen. Zudem muss auf Ersuchen der hinweisgebenden Person eine persönliche Zusammenkunft mit der beauftragten Person der internen Meldestelle ermöglicht werden.
Die beauftragten Personen können den Meldekanal so gestalten, dass dieser auch natürlichen Personen offensteht, die im Rahmen ihrer Tätigkeit mit dem Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle in Kontakt stehen. Das bedeutet konkret, dass auch Lieferanten oder Kunden in diesem Falle die Möglichkeit haben, Meldungen abzugeben. Ob die interne Meldestelle für diesen Personenkreis offensteht, liegt aber weiterhin im Ermessen des Unternehmens oder der Dienststelle.
Es besteht keine Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen.
Besonders hervorzuheben im Kontext der Meldekanäle ist das Thema Vertraulichkeit. Um diese gewährleisten zu können, dürfen nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständigen sowie die sie bei der Erfüllung dieser Aufgabe unterstützenden Personen Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben.
Viele Unternehmen stehen, sobald die erste Meldung eingeht, vor der Frage, wie sie mit dieser Meldung umzugehen haben. Laut Hinweisgeberschutzgesetz muss spätestens nach 7 Tagen eine Eingangsbestätigung gesendet werden. Dies ist natürlich nur möglich, soweit die Meldung nicht anonym abgegeben worden ist. Die interne Meldestelle verfährt weiter, indem sie mit der hinweisgebenden Person Kontakt hält und die eingegangene interne Meldung einer Stichhaltigkeitsprüfung unterzieht. Es wird auch geprüft, ob der Hinweis einen Gesetzes oder Regelverstoß beinhaltet. Soweit erforderlich und möglich versucht die interne Meldestelle bei der hinweisgebenden Person weitere Informationen einzuholen. Anschließend müssen sachgerecht Folgemaßnahmen ergriffen werden. Zuletzt ist die interne Meldestelle dazu verpflichtet der hinweisgebenden Person innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldung zu geben. Die Rückmeldung muss die Folgemaßnahmen und die Gründe für das Ergreifen dieser Folgemaßnahmen beinhalten. Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person darf jedoch nur erfolgen, soweit dadurch Ermittlungen nicht berührt oder Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, nicht beeinträchtigt werden.
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes, Spotify, YouTube oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.
Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
