Ob ein Whistleblower oder eine Whistleblowerin eine Rückmeldung nach einem Hinweis erhalten sollte, darf nicht spontan oder gar zufällig entschieden werden. Hierüber muss sich das Unternehmen oder die Dienststelle im Vorfeld Gedanken machen.
Die Frage, ob ein Whistleblower auf seinen Hinweis von der internen Meldestelle ein Feedback erhalten soll, ist nicht einfach zu beantworten. Es gibt gute Gründe, die dafürsprechen und ebenso gute Gründe, die dagegensprechen.
Ein Feedback kann natürlich nur erfolgen, wenn der Hinweis nicht anonym bei der internen Meldestelle abgegeben worden ist oder wenn die hinweisgebende Person den Hinweis anonym mittels eines webbasierten Systems mit Feedbackfunktion abgegeben hat.
Eine hinweisgebende Person erwartet eine Rückmeldung über die Konsequenzen, die aus dem Hinweis gezogen worden sind. Eine Rückmeldung durch die interne Meldestelle sollte daher die Regel sein. So sieht es auch das Hinweisgeberschutzgesetz vor.
Allerdings haben auch diejenigen Personen Rechte, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden. Dies kann dazu führen, dass eine Rückmeldung nicht erfolgen kann oder dass die Rückmeldung in einer Form erfolgt, die die Rechte dieser beiden Personengruppen angemessen berücksichtigt.
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Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Können Verbände ihre Mitgliedsunternehmen bei der Einrichtung und beim Betrieb der internen Meldestelle sinnvoll unterstützen?
Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten sind laut Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet eine interne Meldestelle einzurichten. Diese Meldestelle bietet einen offenkundigen Nutzen: Fehlverhalten in der Organisation wird früher erkannt. Somit kann früher gegengesteuert werden und potenzielle Schäden können verhindert oder zumindest minimiert werden. Andererseits gilt aber auch: Die Einrichtung und der Betrieb der internen Meldestelle kosten Zeit und Geld.
Daher ist es gut, dass der Gesetzgeber in § 14 des Hinweisgeberschutzgesetzes folgende Option eröffnet hat:
„Mehrere private Beschäftigungsgeber mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten können für die Entgegennahme von Meldungen und für die weiteren nach diesem Gesetz vorgesehenen Maßnahmen eine gemeinsame Stelle einrichten und betreiben. Die Pflicht, Maßnahmen zu ergreifen, um den Verstoß abzustellen, und die Pflicht zur Rückmeldung an die hinweisgebende Person verbleiben bei dem einzelnen Beschäftigungsgeber.“
Hierdurch wird es also möglich, dass sich mehrere Unternehmen mit weniger als je 250 beschäftigten Mitarbeitenden zusammentun und eine gemeinsame interne Meldestelle aufbauen und betreiben. Die technischen Voraussetzungen müssen also nur einmal geschaffen werden, was zu niedrigeren Kosten führen wird.
Die gemeinsame interne Meldestelle kann man sich konkret wie folgt vorstellen:
Es ist offensichtlich, dass durch eine gemeinsame interne Meldestelle Synergien geschaffen werden, die zu Kosteneinsparungen führen, die der Dienstleister an die Unternehmen weitergeben wird.
Aber was kann in diesem Zusammenhang die Rolle von Verbänden sein? Konkret gedacht werden kann hier an eine Initiative zur Einrichtung einer derartigen gemeinsamen internen Meldestelle für die Mitgliedsunternehmen des Verbandes. Die Unternehmen müssen dann nicht selbst zueinander finden, sondern der Verband kann seine Mitgliedsunternehmen ansprechen und fragen, ob sie sich an diesem Modell beteiligen wollen. Darüber hinaus kann der Verband mit dem Dienstleister auch einen Rahmenvertrag verhandeln, dem die interessierten Unternehmen dann nur noch beitreten müssen.
Verbände können auf diese Weise ohne viel Aufwand einen spürbaren Mehrwert für ihre Mitgliedsunternehmen schaffen. Für alle Beteiligten entsteht somit eine „Win-Win-Situation“.
Die Thematik „Hinweisgeberschutzgesetz und Verbände“ ist auch Gegenstand eines Interviews, das Stephan Rheinwald, Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH, dem Verbändereport gegeben hat. Sie finden unter diesem Link.
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Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Eine Person, welche mit der Aufgabe einer internen Meldestelle betraut ist, muss ein breites Kompetenzprofil mitbringen. Hierbei kann man unterscheiden zwischen juristischen Kenntnissen, Management-Know How und persönlichen Eigenschaften.
Zunächst einmal ist es unverzichtbar, umfassende Kenntnisse über das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) selbst zu haben. Nur so kann ein gesetzeskonformes Handeln sichergestellt werden.
Das Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) sieht in § 17 eine Stichhaltigkeitsprüfung der eingegangenen Meldungen vor. Hierfür sind zumindest rechtliche Grundkenntnisse von Nöten. Dies betrifft in vielen Unternehmen und Dienststellen insbesondere die Felder Anti-Korruption, Kartellrecht, Interessenkonflikte, Vergabe öffentlicher Aufträge, den Datenschutz und die Datensicherheit.
Auch der Betriebsrat spielt in Bezug auf die Einführung und den Betrieb des Hinweisgebersystems eine wichtige Rolle. Daher ist es notwendig sich mit dem Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) vertraut zu machen und zu verstehen, wann dem Betriebsrat ein Beteiligungsrecht zukommt.
Für einen erfolgreichen Aufbau und Betrieb einer Meldestelle ist ebenso ein gewisses Maß an Management-Know How erforderlich.
Die verantwortliche Person sollte erstens grundlegende finanzwirtschaftliche Kenntnisse haben. In vielen Fällen geht das gemeldete Fehlverhalten mit Finanztransaktionen einher, die im Buchhaltungssystem nachzuweisen sind. Dies nachzuvollziehen zu können ist bei der Stichhaltigkeitsprüfung äußerst hilfreich.
Darüber hinaus sind zweitens organisatorische Kenntnisse hilfreich. Einerseits erleichtern Kenntnisse über die Aufbau- und die Ablauforganisation des Unternehmens oder der Dienststelle die Stichhaltigkeitsprüfung eingegangener Meldungen. Andererseits muss die Meldestelle und der Hinweisabgabeprozess selbst konzipiert und nachfolgend effizient umgesetzt werden.
Unverzichtbar sind drittens fundierte Kenntnisse im Bereich interne Kommunikation. Die Existenz der Meldestelle muss im Unternehmen oder der Dienststelle bekannt sein, ansonsten können und werden keine Meldungen eingehen oder die Meldungen werden bei einer staatlich betriebenen externen Meldestelle abgegeben. Letzteres ist sicherlich nicht im Interesse des Unternehmens oder der Dienststelle.
Es gibt kaum eine Meldung, bei deren Aufarbeitung keine Konflikte im Unternehmen oder der Dienststelle auftreten. Insofern ist eine gewisse Konfliktfähigkeit eine Eigenschaft, die für eine mit den Aufgaben einer Meldestelle betrauten Person unverzichtbar ist.
Wesentlich ist auch eine gewisse Menschenkenntnis, vor allem im Kontakt mit der hinweisgebenden Person selbst als auch mit den von der Meldung betroffenen Personen.
Von grundlegender Bedeutung ist das Thema Verschwiegenheit. 4:10 Die verantwortliche Person hat dafür Sorge zu tragen, dass ein eingegangener Hinweis nicht an Dritte weitergegeben wird. Damit die Meldestelle wirksam und funktionstüchtig sein kann, ist es unerlässlich, dass die Identitäten aller von einer Meldung betroffenen Personen im Einklang mit dem Hinweisgeberschutzgesetz geschützt werden.
Weiter spielt auch die Zuverlässigkeit der betrauten Person eine relevante Rolle. Sie sollte bei nicht-anonymer Meldung mit der hinweisgebenden Person regelmäßig in Kontakt stehen und ihr das gesetzlich vorgeschriebene Feedback geben.
Schließlich ist das Beherrschen von Fremdsprachen insbesondere in international agierenden Organisationen für die Betreuung der Meldestelle von Vorteil.
Die Wahrnehmung der Aufgaben einer Meldestelle erfordert ein breites Kompetenzprofil. Nicht umsonst sieht das Hinweisgeberschutzgesetz in § 15 vor, dass die mit den Aufgaben der internen Meldestelle betrauten Personen die notwendige Fachkunde aufweisen müssen. Alternativ zum Eigenbetrieb der internen Meldestelle kann diese auch von einem erfahrenen externen Dienstleister betrieben werden. Dies sieht das Gesetz explizit vor. Bei dieser wichtigen Entscheidung muss jedes Unternehmen und jede Dienststelle für sich den besten Weg finden.
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Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Die Einrichtung der internen Meldestelle und die damit verbundene Einrichtung eines Hinweisgebersystems darf nicht verstanden werden als ein rein technisch – organisatorischer Vorgang. Unabdingbar ist vielmehr eine professionelle begleitende interne Kommunikation im Unternehmen oder in der Dienststelle.
Laut Hinweisgeberschutzgesetz müssen Unternehmen und Dienststellen eine sogenannte interne Meldestelle einrichten. Damit bei dieser auch Hinweise auf Fehlverhalten eingehen, müssen die Beschäftigten des Unternehmens oder der Dienststelle wissen, dass ein Hinweisgebersystem zur Verfügung steht. Genau dies ist ein wesentliches Ziel der Kommunikationskampagne, die die Einrichtung der internen Meldestelle bzw. die Einführung des Hinweisgebersystems begleitet. Was genau ist dabei zu beachten und welche Inhalte müssen kommuniziert werden?
Zunächst muss entschieden werden, auf welchem internen Kommunikationsweg die Einführung des Hinweisgebersystems veröffentlicht werden soll. In Frage kommt hier z.B. ein Bericht im Intranet, eine Mail an die Beschäftigten, eine Präsentation in einer internen Veranstaltung oder die Nutzung eines internen Social-Media-Kanals. Denkbar und sinnvoll ist auch die gleichzeitige Nutzung mehrerer dieser Kanäle.
Wichtig ist, dass die Kommunikation zeitnah erfolgt und dass so viel Kommunikationsdruck aufgebaut wird, dass die Botschaft in die Köpfe der Beschäftigten des Unternehmens und der Dienststelle gelangt.
Der wichtigste Kommunikationsinhalt ist: „Es gibt die interne Meldestelle und das Hinweisgebersystem!“
Den Beschäftigten muss also vermittelt werden, dass es ein neues System gibt, mit dessen Hilfe Fehlverhalten im Unternehmen oder der Dienststelle an die interne Meldestelle gemeldet werden kann. Es ist offensichtlich, dass nur dann Hinweise eingehen werden, wenn die Existenz des Hinweisgebersystems bei den Beschäftigten bekannt ist.
Darüber hinaus muss kommuniziert werden, dass die Hinweisabgabe erwünscht ist. Sie wird nicht als Denunziantentum verstanden, sondern als Mittel, Fehlverhalten im Unternehmen oder der Dienststelle möglichst frühzeitig aufzudecken, mit geeigneten nachfolgenden Maßnahmen zu beenden und den Schaden zu minimieren.
Ein eng damit verbundener weiterer unverzichtbarer Kommunikationsinhalt ist der Hinweisgeberschutz. Es muss unmissverständlich deutlich gemacht werden, dass einem Hinweisgeber aus der nach bestem Wissen und Gewissen vorgenommenen Hinweisabgabe kein Schaden entstehen wird.
Vermittelt werden muss auch, dass Hinweise mit größtmöglicher Vertraulichkeit behandelt werden. Deutlich werden muss darüber hinaus, ob Hinweise auch in anonymisierter Form abgegeben werden können.
Weiter muss kommuniziert werden, wie die Hinweisabgabe rein technisch funktioniert. Dazu gehört beispielsweise die Information, wo im Intranet der Link zur Hinweisabgabe positioniert ist.
Wird die interne Meldestelle von einem externen Dienstleister betrieben – und das Hinweisgeberschutzgesetz sieht diese Möglichkeit ja explizit vor – müssen Hintergrundinformationen zum Dienstleister kommuniziert werden, damit die Beschäftigten Vertrauen zu ihm aufbauen können.
Abschließend muss den Beschäftigten vermittelt werden, was nach der Hinweisabgabe passiert. Wichtig ist es deutlich zu machen, dass zutreffende Hinweise Konsequenzen nach sich ziehen. Dadurch wird vermittelt, dass es sich auch wirklich lohnt Hinweise abzugeben. Ebenso muss klar werden, wann und in welcher Form der Hinweisgeber ein Feedback erwarten kann.
Eine gut durchdachte und professionell umgesetzte Begleitkommunikation ist bei der Einrichtung der internen Meldestelle sowie eines Hinweisgebersystems unverzichtbar. Nur dann werden die Beschäftigten wissen, dass es ein derartiges System gibt, dass die Hinweisabgabe erwünscht ist, dass sie keinerlei Nachteile zu befürchten haben, wie die Hinweisabgabe konkret funktioniert und was sie schlussendlich als Feedback erwarten dürfen.
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Post by Stephan Rheinwald
Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Nach Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes müssen Beschäftigungsgeber mit mehr als 50 Beschäftigten eine interne Meldestelle einrichten. Aber was muss dabei konkret getan werden?
Hauptzielsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes ist die Verbesserung des Schutzniveaus hinweisgebender Personen. Hierzu sieht das Gesetz Schadensersatz und Bußgeldzahlungen vor für Repressalien, die gegen hinweisgebende Personen ausgeübt werden. Darüber hinaus wird in § 12 geregelt, dass Beschäftigungsgeber und Dienststellen verpflichtet sind bei sich eine Stelle für die Entgegennahme von Meldungen einzurichten und zu betreiben, eine sogenannte interne Meldestelle. An diese können sich Beschäftigte wenden, wenn sie einen Hinweis auf Fehlverhalten abgeben möchten.
Bei der Einrichtung der internen Meldestelle müssen in drei Bereichen Entscheidungen getroffen und nachfolgend umgesetzt werden:
Um einen sicheren und strukturierten Weg der Hinweisabgabe zu ermöglichen, sieht das Hinweisgeberschutzgesetz in § 16 die Einrichtung von internen Meldekanälen vor. Diese Meldekanäle sind so zu gestalten, dass nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständigen Personen Zugriff auf die eingegangenen Meldungen haben. Das ist eine wesentliche Voraussetzung, um Vertraulichkeit gewährleisten zu können.
Die Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher oder in Textform ermöglichen. Auf Ersuchen der hinweisgebenden Person ist für eine Meldung innerhalb einer angemessenen Zeit eine persönliche Zusammenkunft mit den für die Entgegennahme einer Meldung zuständigen Personen der internen Meldestelle zu ermöglichen.
Zusammengefasst lässt sich also sagen, dass sicherzustellen ist, dass Meldungen unter Wahrung der Vertraulichkeit persönlich, telefonisch, postalisch und in Textform, also z.B. per gesichertem Mailverkehr oder über ein webbasiertes Hinweisgebersystem abgegeben werden können. In einem ersten Schritt sind somit diese technischen Voraussetzungen zu implementieren.
Die über den internen Meldekanal eingehenden Meldungen müssen entgegengenommen und bearbeitet werden. Oft ist der Inhalt der Meldungen sensibel, da es um Fehlverhalten im Unternehmen oder der Dienststelle geht. Die mit den Aufgaben der internen Meldestelle betrauten Personen müssen daher besonders qualifiziert sein und Erfahrungen in den Gebieten Recht, Finanzen und Management aufweisen können. Persönliche Eigenschaften wie Zuverlässigkeit und Vertraulichkeit gehören ebenso zum notwendigen Kompetenzprofil.
Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht in § 14 ausdrücklich vor, dass ein Dritter mit den Aufgaben der internen Meldestelle betraut werden kann. Dies bietet sich an, wenn niemand in der Organisation vorhanden ist, der die erforderlichen Kapazitäten und die notwendige Fachkunde hat.
Nach der Schaffung der technischen Voraussetzungen sind somit in einem zweiten Schritt die personellen Voraussetzungen für den Betrieb der internen Meldestelle zu schaffen. Geeignete beschäftigte Personen müssen ausgewählt und geschult werden oder die interne Meldestelle muss an einen erfahrenen Dienstleister ausgelagert werden.
Nach Implementierung der Technik und Auswahl und Schulung der mit den Aufgaben der internen Meldestelle betrauten Personen bzw. externen Dienstleister ist die Meldestelle eingerichtet. Aber es werden nur dann Meldungen eingehen, wenn die Existenz der internen Meldestelle im Unternehmen oder der Dienststelle auch bekannt ist.
Von nicht zu unterschätzender Bedeutung ist somit die Erstkommunikation zur Einrichtung der internen Meldestelle. Hierzu ist ein geeigneter Kommunikationsmix zu definieren, also z.B. eine Mail der Unternehmens- oder Dienststellenleitung an die Beschäftigten, ein Intranet-Beitrag oder eine geeignete interne Social-Media-Kommunikation. Ebenso wichtig ist die Folgekommunikation: Nur, wenn das Thema interne Meldestelle in geeigneter Form und in regelmäßigen Abständen genügend „Airtime“ bekommt, wird es in den Köpfen verankert und nur dann werden auch Meldungen eingehen.
Meldekanäle müssen technisch eingerichtet werden, Beschäftigte müssen geschult werden bzw. die interne Meldestelle muss an einen Dienstleister ausgelagert werden und die interne Meldestelle muss professionell im Unternehmen oder der Dienststelle kommuniziert werden. Das sind die drei wesentlichen Punkte, die bei der Einrichtung einer internen Meldestelle zu beachten und umzusetzen sind.
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Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen und Dienststellen haben oft nur eingeschränkte Erfahrungen mit den Themen interne Meldestelle, Hinweisgebersystem und Hinweisabgabe. Leicht können daher schwerwiegende Fehler gemacht werden, die sich mit Hilfe der nachfolgenden Tipps vermeiden lassen.
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Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist in Kraft getreten. Aber für wen gilt es eigentlich? Und für wen gilt es nicht? Was müssen Beschäftigungsgeber wissen und was hinweisgebende Personen? Und was muss bei der Errichtung einer Meldestelle beachtet werden?
Das Hinweisgeberschutzgesetz regelt im Kern zwei unterschiedliche Themenfelder: erstens die Verpflichtung zur Einrichtung einer Meldestelle und zweitens den Schutz hinweisgebender Personen. Die Frage, für wen das Gesetz gilt, muss für beide Bereiche, also erstens für die zur Einrichtung einer internen Meldestelle verpflichtete Organisation und zweitens für die hinweisgebende Person separat beantwortet werden. Beginnen wir mit dem ersten Themenfeld.
Laut Gesetz müssen Unternehmen und Dienststellen mit mehr als 50 Beschäftigten eine interne Meldestelle betreiben. Allerdings gibt es eine Übergangsregelung, nach der Beschäftigungsgeber mit bis zu 249 Beschäftigten die Meldestelle erst bis zum 17. Dezember 2023 einrichten müssen.
Mit anderen Worten: Beschäftigungsgeber mit 250 oder mehr Beschäftigten müssen bereits jetzt eine Meldestelle haben, ab 50 Beschäftigten ab dem 17.12.2023.
Wichtig ist in diesem Zusammenhang zu wissen, wer als Beschäftigter im Sinne des Gesetzes gilt. Dies findet sich in § 3 :
Alle diese Personengruppen müssen also bei der Ermittlung der Beschäftigtenzahl mit einbezogen werden.
Wenden wir uns nun dem zweiten Themenfeld zu, dem Schutz hinweisgebender Personen. Für wen gilt hier das HinSchG, bzw.
Bereits in § 1 des HinSchG steht, dass nur „natürliche Personen“, also keine Organisationen geschützt werden. Das ist nachvollziehbar, da bisher kein Fall bekannt ist, in dem eine Organisation einen Hinweis abgegeben hat und Repressalien erlitten hat. Der Schutz gilt für die hinweisgebende Person selbst, aber auch für die Personen, die in der Meldung beschuldigt werden oder auf andere Art von der Meldung betroffen sind. Zusätzlich sind nach § 34 HinSchG Personen geschützt, die die hinweisgebende Person bei der Meldung vertraulich unterstützt haben.
Für den Schutz der hinweisgebenden Person sind allerdings einige Voraussetzungen zu erfüllen. So muss der Inhalt der Meldung in den sachlichen Anwendungsbereich des Gesetzes fallen. Hierunter fallen z.B. alle Verstöße, die straf- oder bußgeldbewehrt sind. Auch muss der richtige Meldeweg eingehalten worden sein. Der Hinweis muss an eine interne oder eine externe Meldestelle abgegeben worden sein oder offengelegt worden sein. Das Gesetz befürwortet zwar die interne vor der externen Meldung, letztlich stehen dem Whistleblower allerdings beide Wege gleichberechtigt offen. Im Gegensatz dazu darf eine Offenlegung erst dann erfolgen, wenn eine externe Meldung erstattet worden ist und innerhalb der vorgesehenen Fristen keine Rückmeldung über das Ergreifen geeigneter Folgemaßnahmen an die hinweisgebende Person erfolgt ist.
Selbstverständlich müssen die gemeldeten Informationen auch zutreffend sein. Zumindest muss der Whistleblower zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme gehabt haben, dass die gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprechen.
Aus den oben dargestellten Sachverhalten lässt sich im Umkehrschluss somit ableiten, wer durch das HinSchG nicht geschützt wird:
Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht die Einrichtung einer internen Meldestelle vor. Werden Sie allen gesetzlichen Anforderungen gerecht und fordern Sie ein auf Ihr Unternehmen angepasstes individuelles Angebot an.
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Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), das am 16.12.2022 im Bundestag verabschiedet worden ist, müssen Beschäftigungsgeber mit mehr als 249 Beschäftigten mit Inkrafttreten des Gesetzes eine interne Meldestelle einrichten. Im Rahmen einer Übergangsregelung müssen Unternehmen und Dienststellen mit 50 bis 249 Beschäftigten die interne Meldestelle erst zum 17.12.2023 einrichten. Organisationen mit weniger als 50 Beschäftigten haben keine Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle. Die interne Meldestelle kann auch an einen externen Dienstleister ausgelagert werden. Welche Vor- und Nachteile hat eine Auslagerung?
Befassen wir uns zunächst mit den Aufgaben einer internen Meldestelle. Hierzu gehört zum einen das Betreiben der Meldekanäle, über die die Meldungen abgegeben werden können.
Zum anderen prüft die Meldestelle die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldungen. Sie kontrolliert demnach, ob eine Meldung begründet ist, ob also der eingegangene Hinweis hinreichend konkret und plausibel ist.
Ebenso bestätigt sie der hinweisgebenden Person nach spätestens sieben Tagen den Eingang der Meldung und ersucht diese erforderlichenfalls um weitere Informationen.
Nicht zu vergessen ist, dass zu den Aufgaben einer internen Meldestelle auch das Ergreifen von Folgemaßnahmen gehört. Als Folgemaßnahmen können interne Meldestellen insbesondere interne Untersuchungen bei dem Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle durchführen sowie betroffene Personen und Arbeitseinheiten kontaktieren. Eine mögliche Folgemaßnahme kann zudem das Abschließen des Verfahrens aus Mangel an Beweisen sein. Außerdem können die internen Meldestellen das Verfahren an eine zustände Behörde zwecks weiterer Untersuchungen abgeben.
Eine interne Meldestelle hat auch die Aufgabe, dass sie für Beschäftigte klar und leicht zugängliche Informationen über externe Meldeverfahren bereithält. Sie sorgt dafür, dass Beschäftigte auch über die externen Meldestellen, die beim Bund und bei den Ländern eingerichtet werden, informiert sind.
Auch wurde durch den Bundestag beschlossen, dass sich die Meldestellen mit anonymen Meldungen beschäftigen müssen. Dafür sollen die Meldestellen entsprechende Vorkehrungen treffen, um auch eine anonyme Kommunikation zwischen Hinweisgebenden und Meldestellen zu ermöglichen.
Dafür sind ab dem Januar 2025 Meldekanäle vorzuhalten, welche die anonyme Kontaktaufnahme und die für die hinweisgebende Person anonyme Kommunikation zwischen hinweisgebender Person und interner Meldestelle ermöglichen. Dies kann etwa durch technische Vorrichtungen oder die Einschaltung einer Ombudsperson gewährleistet werden.
Laut §14 Hinweisgeberschutzgesetz kann die internen Meldestelle sowohl vom Unternehmen selbst als auch von einem externen Dienstleister betrieben werden kann. Wenn das Unternehmen die interne Meldestelle selbst betreibt, dann werden ihre Aufgaben durch eine beim Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle beschäftigte Person oder durch eine interne Organisationseinheit übernommen.
Einem Unternehmen steht jedoch auch die Option offen einen externen Dienstleister mit den Aufgaben der internen Meldestelle zu betrauen. Dies hat mehrere Vorteile:
Zum einen befasst sich eine Meldestelle mit sehr sensiblen Themen, für die z.B. bei der Stichhaltigkeitsprüfung und beim Ergreifen von Folgemaßnahmen viel Fachwissen und Erfahrung erforderlich ist. Hier hat der externe Partner, dessen Hauptaufgabe ja der Umgang mit dieser Thematik ist, deutliche Vorteile.
Zum anderen gibt es auch Fälle, in denen sich die hinweisgebende Person eher an einen Dritten wenden möchte als an eine Stelle im Unternehmen. Diese Personen können dann die von einem Dritten betriebene interne Meldestelle ansprechen und müssen sich nicht an eine staatlich betriebene externe Meldestelle oder gar die Öffentlichkeit wenden.
Nicht zuletzt muss das Unternehmen oder die Dienststelle, sobald es die Aufgaben der internen Meldestelle selbst übernimmt, laut §15 Hinweisgeberschutzgesetz eine qualifizierte Person einsetzten. Diese muss grundsätzlich unabhängig sein, was nicht zwingend bedeutet, dass diese Person sich ausschließlich mit der Thematik der internen Meldestelle befassen muss. Sie darf aber keineswegs einem Interessenkonflikt ausgesetzt sein. Zu beachten ist, dass das Qualifikationserfordernis eine regelmäßige Schulung hinsichtlich der Aufgaben und Betreuung für die beauftragte Person erfordert. Bei der Beauftragung eines externen Dienstleisters fällt diese Schulung selbstverständlich weg. Die Kosten, die für die Schulung der beauftragten Person entstehen, stellen auch einen nicht zu vernachlässigten Aspekt dar.
Die allermeisten Unternehmen kaufen den technischen Meldekanal bei einem spezialisierten Dienstleister zu. Der größere Kostenblock ist in der Regel aber das Personal, das sich mit den über den Meldekanal eingehenden Meldungen befasst. Wäre das Unternehmen gezwungen zum Betrieb der internen Meldestelle eine neue Person einzustellen, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass eine Fremdvergabe auch für die Meldungsbearbeitung kostengünstiger ist.
Falls jedoch ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin im Unternehmen beschäftigt ist, der bzw. die noch freie Kapazitäten hat, die Aufgaben der internen Meldestelle mitzuerledigen und auch die erforderlichen Kompetenzen hierzu hat, kann unter Kostenaspekten ein Eigenbetrieb sinnvoll sein. Berücksichtigt werden müssen aber, wie bereits erwähnt, die Schulungskosten.
Zu beachten ist auch, dass durch die Pflicht zur Ermöglichung einer anonymen Kommunikation mit der hinweisgebenden Person ab 2025 in jedem Fall eine geeignete technische Lösung vorzuhalten ist oder eine Auslagerung an eine Ombudsperson erforderlich ist.
Auf der Leistungserbringungsseite spricht die notwendige Erfahrung und Spezialisierung eher für eine Auslagerung des Betriebs der internen Meldestelle.
Kostenaspekte können je nach Personalsituation für oder gegen eine Auslagerung sprechen.
Die finale Entscheidung ist also im konkreten Einzelfall zu treffen. Spätestens ab 2025 spricht jedoch durch die Pflicht zur Ermöglichung anonymer Kommunikation vieles für die Beauftragung einer Ombudsperson.
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Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Viele Unternehmen und Dienststellen richten aktuell eine interne Meldestelle ein. Aber wieviel Hinweise sind eigentlich zu erwarten?
Über Fehlverhalten im eigenen Unternehmen wird – zum Teil verständlicherweise – nur ungern öffentlich gesprochen. Und auch die Anzahl der Hinweise auf Fehlverhalten ist kein Thema, das bei der Kommunikationsabteilung ganz oben auf der Agenda steht. Daher ist es schwer verlässliche Daten über die Anzahl der eingegangenen Hinweise zu bekommen.
In Praktikerkreisen ist man sich dieser Problematik wohl bewusst. Hier hat sich im Laufe der Zeit zumindest eine grobe Kennzahl etabliert. Dies ist die Kennzahl „Hinweise je 1.000-Mitarbeiter“, da die Mitarbeiterzahl der wichtigste Treiber für die Anzahl der Meldungen ist. Grob lässt sich sagen, dass je 1.000 Mitarbeiter zwei bis drei Hinweise im Jahr zu erwarten sind. Das ist immerhin eine Indikation, aber man muss zur Kenntnis nehmen, dass es weitere Einflussfaktoren gibt, z.B. die Branchenzugehörigkeit. Empirisch gesicherte Kenntnisse über diese weiteren Einflussfaktoren liegen allerdings nicht vor.
Bei aller Unschärfe ermöglicht die Kennzahl eine grobe Einschätzung, ob erstens im Unternehmen oder der Dienststelle aus den o.a. Gründen zu wenig Meldungen eingehen oder zweitens zu viele. Gehen zu wenige Meldungen ein, kann es daran liegen, dass die interne Meldestelle nicht ausreichend kommuniziert worden ist oder der Nutzen von Meldungen nicht verstanden worden ist. Gehen zu viele Meldungen ein, bedarf dies natürlich ebenfalls einer genaueren Analyse. Ursache hierfür kann ja ein überdurchschnittliches hohes Maß an Fehlverhalten sein.
Im Fachmagazin „Comply“ (2/2022) ist ein Interview zu lesen mit Benjamin Fischer, dem Leiter der Hinweisgeberstelle in der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin). Diese Stelle nimmt Hinweise zu möglichen Verstößen gegen Aufsichtsrecht entgegen, z.B. Geldwäsche oder unerlaubte Geschäfte.
Die Besonderheit der BaFin liegt natürlich darin, dass die meisten Hinweise dort nicht von eigenen Mitarbeitenden abgegeben werden, sondern von Externen. Insofern ist die oben aufgeführte Kennzahl hier ohne Aussagekraft.
Für die bei der BaFin eingehenden Meldungen nennt Benjamin Fischer konkrete Zahlen. Im Jahr 2020 sind 1.300 Hinweise eingegangen, im Jahr 2021 bereits 2.300. Das ist eine Steigerung um beachtliche 77%. Diese Tendenz ist auch längerfristig zu beobachten. Die Hinweisgeberstelle der BaFin hat ihre Tätigkeit Mitte 2016 aufgenommen. Im Jahr 2017 gab es rund 600 Hinweise mit durchgehend steigender Tendenz in allen Folgejahren bis 2021.
Eine wichtige Erkenntnis lässt sich aus dieser Entwicklung ableiten: Es bedarf einer gewissen Zeit bis eine neu eingeführte Meldestelle umfassend genutzt wird. Dies mag einerseits daran liegen, dass die Existenz der Meldestelle immer besser bekannt wird. Und andererseits braucht es Zeit, bis sich der Nutzen der Hinweisabgabe herumspricht. Dies ist immer dann der Fall, wenn „Success Stories“ kommuniziert werden mit der Botschaft: Hinweise haben uns geholfen, Fehlverhalten frühzeitig zu erkennen und durch geeignete Folgemaßnahmen Schaden zu verhindern oder zumindest zu begrenzen.
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