Folgemaßnahmen im Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)

Beschäftigungsgeber mit mehr als 250 Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen müssen laut dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ab dem 17.12.2021 eine interne Meldestelle einrichten. Zusätzlich werden auf Bundes- und Landesebene externe Meldestellen eingerichtet. Eine der Aufgaben dieser Meldestellen ist es, bei Meldungen sogenannte Folgemaßnahmen zu ergreifen. Aber was ist das genau?

Der Referentenentwurf des HinSchG thematisiert an unterschiedlichen Stellen die zu ergreifenden Folgemaßnahmen:

• In § 18 die Folgemaßnahmen der internen Meldestelle und
• in § 28 die Folgemaßnahmen der externen Meldestelle.

Folgemaßnahmen der internen Meldestelle

• § 17 des Referentenentwurfes zum Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) regelt das Verfahren beim Eingang interner Meldungen. Die interne Meldestelle
• bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang der Meldung spätestens nach sieben Tagen,
• hält mit der hinweisgebenden Person Kontakt,
• prüft die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung,
• ersucht die hinweisgebende Person erforderlichenfalls um weitere Informationen und ergreift angemessene Folgemaßnahmen.
• § 18 befasst sich dann ausschließlich mit den Folgemaßnahmen. Dies können insbesondere sein
• interne Untersuchungen durchführen sowie betroffene Personen und Arbeitseinheiten kontaktieren; hier geht es also darum, nach der initialen Stichhaltigkeitsprüfung den Sachverhalt detailliert aufzuklären und die hierzu erforderlichen Informationen einzuholen,
• die hinweisgebende Person an andere zuständige Stellen verweisen; dies ist z.B. dann erforderlich, wenn Meldungen eingehen, die nicht in den sachlichen Anwendungsbereich des Gesetzes fallen,
• das Verfahren aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen abschließen; sollte sich also der Sachverhalt trotz interner Untersuchungen nicht aufklären lassen oder stellt sich heraus, dass der gemeldete Sachverhalt nicht zutreffend war, dann ist das Verfahren einzustellen,
• das Verfahren an eine zuständige Behörde zwecks weiterer Untersuchungen abgeben; dies ist sinnvoll, wenn der Sachverhalt im Rahmen interner Ermittlungen nicht aufzuklären ist, dies aber einer Behörde mit umfassenderen Ermittlungsbefugnissen gelingen könnte.

Interessant ist, was das Gesetz nicht unter Folgemaßnahmen versteht. Es sind dies Sanktionen und all die Maßnahmen, die implementiert werden müssen, damit sich ein ähnlich gelagerter Fall nicht in Kürze wiederholt. In der Praxis ist hier etwa zu denken an Kündigungen oder Schulungen. Dies sieht das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) offensichtlich nicht mehr in der Zuständigkeit der internen Meldestelle. Es muss dann aber klar geregelt sein, wer bzw. welche Abteilung hierfür verantwortlich ist. Der Anstoß hierzu kann aber prozessbedingt eigentlich nur von der internen Meldestelle kommen.

Folgemaßnahmen der externen Meldestelle

Drei der vier der in § 28 aufgeführten Folgemaßnahmen der externen Meldestelle sind identisch mit Folgemaßnahmen der internen Meldestelle:

• die hinweisgebende Person an andere zuständige Stellen verweisen,
• das Verfahren aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen abschließen und
• das Verfahren an eine zuständige Behörde zwecks weiterer Untersuchungen abgeben.

Die Folgemaßnahme „Interne Untersuchungen durchführen“ ist bei einer externen Meldestelle jedoch nicht umsetzbar. Sie wird wie folgt ersetzt:

• Die externe Meldestelle kann nach pflichtgemäßem Ermessen Auskünfte von den betroffenen natürlichen Personen, von dem betroffenen Beschäftigungsgeber oder der betroffenen Dienststelle, von dritten und von Behörden verlangen, soweit dies zur Überprüfung der Stichhaltigkeit erforderlich ist.
• Ergänzend wird geregelt, dass für die Beantwortung des Auskunftsverlangens eine angemessene Frist einzuräumen ist, dass im Einklang mit der Strafprozessordnung das Zeugnis- und das Auskunftsverweigerungsrecht gelten und dass auf Antrag eine finanzielle Entschädigung von Zeugen gezahlt werden kann.

Im Unterschied zur internen Meldestelle wird für die externe Meldestelle in § 30 des Referentenentwurfs zum Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) der Abschluss des Verfahrens geregelt:

• Weiterleitung an die jeweilige für Aufklärung, Verhütung und Verfolgung des Verstoßes zuständige Stelle, falls die externe Meldestelle nicht zuständig ist oder es ihr unmöglich ist, dem gemeldeten Verstoß weiter nachzugehen;
• bei Geringfügigkeit Einstellung des Verfahrens;
• dies ebenso, wenn keine neuen Tatsachen gemeldet werden.

Die hinweisgebende Person ist über den Ausgang des Verfahrens zu informieren.

Ähnlich wie bei der internen Meldestelle thematisiert das Gesetz auch bei der externen Meldestelle nicht detailliert, was zu tun ist, wenn ein Sachverhalt von der externen Meldestelle eigenständig aufgeklärt werden kann. Zu denken ist hier etwa an die Information der Beschäftigungsgeber, der betroffenen Personen oder ggfs. der Strafverfolgungsbehörden.

Zur Bedeutung von Folgemaßnahmen im Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)

In der Praxis kann die Bedeutung der Maßnahmen, die zur Sanktion des Fehlverhaltens oder zur Vermeidung künftigen Fehlverhaltens ergriffen werden, nicht überschätzt werden. Die Schäden aus Fehlverhalten für Finanzen und Reputation des Unternehmens oder der Dienststelle können groß sein. Daher sollte es zumindest das Ziel sein, aus den Fehlern zu lernen und durch angemessene Maßnahmen, wie z.B. Schulungen, neuen Regelungen bzw. Richtlinien und in schwerwiegenden Fällen auch personellen Maßnahmen künftiges Fehlverhalten zu verhindern oder doch zumindest deutlich zu erschweren.

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Post by Stephan Rheinwald

Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.