Ob ein Whistleblower oder eine Whistleblowerin eine Rückmeldung nach einem Hinweis erhalten sollte, darf nicht spontan oder gar zufällig entschieden werden. Hierüber muss sich das Unternehmen oder die Dienststelle im Vorfeld Gedanken machen.
Die Frage, ob ein Whistleblower auf seinen Hinweis von der internen Meldestelle ein Feedback erhalten soll, ist nicht einfach zu beantworten. Es gibt gute Gründe, die dafürsprechen und ebenso gute Gründe, die dagegensprechen.
Ein Feedback kann natürlich nur erfolgen, wenn der Hinweis nicht anonym bei der internen Meldestelle abgegeben worden ist oder wenn die hinweisgebende Person den Hinweis anonym mittels eines webbasierten Systems mit Feedbackfunktion abgegeben hat.
Eine hinweisgebende Person erwartet eine Rückmeldung über die Konsequenzen, die aus dem Hinweis gezogen worden sind. Eine Rückmeldung durch die interne Meldestelle sollte daher die Regel sein. So sieht es auch das Hinweisgeberschutzgesetz vor.
Allerdings haben auch diejenigen Personen Rechte, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden. Dies kann dazu führen, dass eine Rückmeldung nicht erfolgen kann oder dass die Rückmeldung in einer Form erfolgt, die die Rechte dieser beiden Personengruppen angemessen berücksichtigt.
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes, Spotify, YouTube oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.
Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
In den meisten Fällen haben Hinweisgeber keine Erfahrungen mit dem Prozess der Hinweisabgabe. Leicht können bei der Abgabe einer Meldung schwerwiegende Fehler gemacht werden, die sich mit Hilfe der nachfolgenden Tipps aus der Praxis vermeiden lassen.
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes, Spotify oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.
Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Bei einer internen Meldestelle geht über einen längeren Zeitraum kein Hinweis auf Fehlverhalten ein. Es ist also alles in bester Ordnung! Wirklich?
Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht für Organisationen mit mehr als 50 Beschäftigten die Einrichtung einer internen Meldestelle vor. Deren Hauptaufgabe ist es Hinweise auf Fehlverhalten im Unternehmen oder der Dienststelle entgegenzunehmen, nachfolgend zu verarbeiten und Gegenmaßnahmen zu initiieren. Dadurch soll Schaden für das Unternehmen verhindert oder zumindest minimiert werden. Aber woran kann es liegen, wenn nach Einrichtung der internen Meldestelle keine Hinweise eingehen? Das kann mehrere Gründe haben.
Wenn es kein Fehlverhalten gibt, wird auch nichts gemeldet, insofern ist das natürlich der Idealzustand. Aber je mehr Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen eine Organisation hat, desto wahrscheinlicher ist es schon rein statistisch, dass ein irgendwie geartetes Fehlverhalten auch tatsächlich vorkommt. In den meisten Fällen haben fehlende Meldungen daher andere Ursachen.
Nur wenn die Existenz und die Aufgabe der internen Meldestelle im Unternehmen oder der Dienststelle bekannt ist, können und werden auch Hinweise eingehen. Aus diesem Grund kommt der begleitenden internen Kommunikation bei der Einführung der internen Meldestelle eine nicht zu unterschätzende Bedeutung zu. Es ist einer der größten Fehler beim Aufbau von Meldestellen, umfangreich Ressourcen in die Diskussion und Festlegung technischer und personeller Aspekte zu investieren und anschließend die Begleitkommunikation zu vernachlässigen. Während in der Phase der Systemeinführung eine professionelle Kommunikationskampagne erforderlich ist, sind im weiteren Fortlauf nur noch einzelne, aber periodische Kommunikationsmaßnahmen notwendig. Zu denken ist hier zum Beispiel an einen Intranetbeitrag über die Anzahl eingegangener Meldungen.
Bei genauerer Betrachtung ist dies ebenfalls ein Kommunikationsthema. Hinweise über Fehlverhalten sind ein wichtiges Instrument, Probleme rechtzeitig erkennen und frühzeitig Gegenmaßnahmen einleiten zu können. Dass Meldungen im Unternehmen oder der Dienststelle positiv konnotiert sind und nicht negativ – etwa im Sinne von Anschwärzen – ist auch eine wichtige Aufgabe der Hinweisgeber-Kommunikation.
Eng damit verbunden ist die Tatsache, dass es Hinweis-fördernde Unternehmenskulturen gibt. Diese zeichnen sich insbesondere aus durch Transparenz, Lösungsorientierung und Fehlervermeidung. Die Vermittlung der Unternehmenskultur erfolgt sehr stark durch die oberste Führungseben der Organisation. Dem „Tone at the Top“, also den Aussagen der wichtigsten Führungskräfte über das Hinweisgebersystem kommt daher essenzielle Bedeutung zu. Nur wenn das System vom Top-Management öffentlich unterstützt wird, wird es auch genutzt werden.
Nur wenn die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen keine Repressalien wegen einer Hinweisabgabe zu fürchten haben, werden sie auch Meldungen abgeben. Daher muss das Unternehmen oder die Dienststelle unmissverständlich kommunizieren, dass ein gutgläubiger Hinweisgeber unter keinen Umständen Repressalien zu befürchten hat. Umgekehrt ist auch klar: sollte ein Hinweisgeber Repressalien erlitten haben und wird dies in der Organisation bekannt, wird es mit großer Wahrscheinlichkeit keine weiteren Hinweise mehr geben. Allein anonyme Hinweise sind dann noch denkbar.
Nur der Vollständigkeit halber sei dieser technische Aspekt für fehlende Hinweise genannt. Diese Probleme könne im Vergleich mit den anderen angesprochenen Aspekten in der Regel leicht behoben werden.
Um Meldungen über Fehlverhalten zu erhalten und danach geeignete Gegenmaßnahmen ergreifen zu können, bedarf es einiger Voraussetzungen: Das Hinweisgebersystem und sein Nutzen müssen durch geeignete Kommunikationsmaßnahmen bekannt sein, die Unternehmenskultur muss „richtig“ sein, es darf keine Angst vor Repressalien und keine technischen Probleme geben. Ist all dies gegeben, werden Meldungen bei der internen Meldestelle eingehen, wodurch mitunter gravierende Probleme frühzeitig erkannt und beseitigt werden können.
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes, Spotify, YouTube oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.
Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Im Hinweisgeberschutzgesetz sind eine Reihe von Ordnungswidrigkeiten aufgeführt, die mit Bußgeldern belegt werden. Ordnungswidrig handeln kann sowohl das Unternehmen bzw. die Dienststelle als auch die hinweisgebende Person.
Ordnungswidrig handelt, wer
2. eine Meldung oder die auf eine Meldung folgende Kommunikation zwischen hinweisgebender Person und Meldestelle behindert oder dies versucht. Dies kann mit einer Geldbuße bis zu fünfzigtausend Euro geahndet werden. Für juristische Personen gilt aber auch: Die Geldbuße soll den wirtschaftlichen Vorteil, den der Täter aus der Ordnungswidrigkeit gezogen hat, übersteigen. Reicht das gesetzliche Höchstmaß hierzu nicht aus, so kann es überschritten werden.
3. eine Repressalie gegen eine hinweisgebende Person ergreift oder dies versucht. Dies gilt ebenso für Repressalien gegen natürliche Personen, die die hinweisgebende Person bei einer internen oder externen Meldung oder einer Offenlegung im beruflichen Zusammenhang vertraulich unterstützen. Dies kann mit einer Geldbuße bis zu fünfzigtausend Euro geahndet werden. Für juristische Personen gilt auch hier: Die Geldbuße soll den wirtschaftlichen Vorteil, den der Täter aus der Ordnungswidrigkeit gezogen hat, übersteigen. Reicht das gesetzliche Höchstmaß hierzu nicht aus, so kann es überschritten werden.
4. vorsätzlich oder leichtfertig die Vertraulichkeit nicht wahrt. Im Detail haben die Meldestellen die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person zu wahren, sofern die gemeldeten Informationen Verstöße betreffen, die in den Anwendungsbereich des Gesetzes fallen, oder die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass dies der Fall sei. Verstöße können mit einer Geldbuße bis zu fünfzigtausend Euro geahndet werden. Auch hier gilt für juristische Personen: Die Geldbuße soll den wirtschaftlichen Vorteil, den der Täter aus der Ordnungswidrigkeit gezogen hat, übersteigen. Reicht das gesetzliche Höchstmaß hierzu nicht aus, so kann es überschritten werden.
Ordnungswidrig handelt, wer
wissentlich eine unrichtige Information offenlegt. Zu verstehen ist hierunter nicht die Meldung an eine interne oder externe Meldestelle, sondern die Veröffentlichung einer unrichtigen Information, z.B. durch eine Meldung an die Presse. Dies kann mit einer Geldbuße bis zu zwanzigtausend Euro geahndet werden.
Insbesondere die Verhinderung von Meldungen, das Ergreifen von Repressalien und die Nicht-Wahrung der Vertraulichkeit sind mit hohen Bußgeldern versehen. Nicht nur unter unternehmenskulturellen Aspekten ist in diesen Themenfeldern Gesetzestreue dringend anzuraten.
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes, Spotify oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.
Podcast WHISTLEpedia – jetzt anhören
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes, Spotify, Youtube oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.
Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Können Verbände ihre Mitgliedsunternehmen bei der Einrichtung und beim Betrieb der internen Meldestelle sinnvoll unterstützen?
Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten sind laut Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet eine interne Meldestelle einzurichten. Diese Meldestelle bietet einen offenkundigen Nutzen: Fehlverhalten in der Organisation wird früher erkannt. Somit kann früher gegengesteuert werden und potenzielle Schäden können verhindert oder zumindest minimiert werden. Andererseits gilt aber auch: Die Einrichtung und der Betrieb der internen Meldestelle kosten Zeit und Geld.
Daher ist es gut, dass der Gesetzgeber in § 14 des Hinweisgeberschutzgesetzes folgende Option eröffnet hat:
„Mehrere private Beschäftigungsgeber mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten können für die Entgegennahme von Meldungen und für die weiteren nach diesem Gesetz vorgesehenen Maßnahmen eine gemeinsame Stelle einrichten und betreiben. Die Pflicht, Maßnahmen zu ergreifen, um den Verstoß abzustellen, und die Pflicht zur Rückmeldung an die hinweisgebende Person verbleiben bei dem einzelnen Beschäftigungsgeber.“
Hierdurch wird es also möglich, dass sich mehrere Unternehmen mit weniger als je 250 beschäftigten Mitarbeitenden zusammentun und eine gemeinsame interne Meldestelle aufbauen und betreiben. Die technischen Voraussetzungen müssen also nur einmal geschaffen werden, was zu niedrigeren Kosten führen wird.
Die gemeinsame interne Meldestelle kann man sich konkret wie folgt vorstellen:
Es ist offensichtlich, dass durch eine gemeinsame interne Meldestelle Synergien geschaffen werden, die zu Kosteneinsparungen führen, die der Dienstleister an die Unternehmen weitergeben wird.
Aber was kann in diesem Zusammenhang die Rolle von Verbänden sein? Konkret gedacht werden kann hier an eine Initiative zur Einrichtung einer derartigen gemeinsamen internen Meldestelle für die Mitgliedsunternehmen des Verbandes. Die Unternehmen müssen dann nicht selbst zueinander finden, sondern der Verband kann seine Mitgliedsunternehmen ansprechen und fragen, ob sie sich an diesem Modell beteiligen wollen. Darüber hinaus kann der Verband mit dem Dienstleister auch einen Rahmenvertrag verhandeln, dem die interessierten Unternehmen dann nur noch beitreten müssen.
Verbände können auf diese Weise ohne viel Aufwand einen spürbaren Mehrwert für ihre Mitgliedsunternehmen schaffen. Für alle Beteiligten entsteht somit eine „Win-Win-Situation“.
Die Thematik „Hinweisgeberschutzgesetz und Verbände“ ist auch Gegenstand eines Interviews, das Stephan Rheinwald, Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH, dem Verbändereport gegeben hat. Sie finden unter diesem Link.
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes, Spotify oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.
Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Die Einrichtung der internen Meldestelle und die damit verbundene Einrichtung eines Hinweisgebersystems darf nicht verstanden werden als ein rein technisch – organisatorischer Vorgang. Unabdingbar ist vielmehr eine professionelle begleitende interne Kommunikation im Unternehmen oder in der Dienststelle.
Laut Hinweisgeberschutzgesetz müssen Unternehmen und Dienststellen eine sogenannte interne Meldestelle einrichten. Damit bei dieser auch Hinweise auf Fehlverhalten eingehen, müssen die Beschäftigten des Unternehmens oder der Dienststelle wissen, dass ein Hinweisgebersystem zur Verfügung steht. Genau dies ist ein wesentliches Ziel der Kommunikationskampagne, die die Einrichtung der internen Meldestelle bzw. die Einführung des Hinweisgebersystems begleitet. Was genau ist dabei zu beachten und welche Inhalte müssen kommuniziert werden?
Zunächst muss entschieden werden, auf welchem internen Kommunikationsweg die Einführung des Hinweisgebersystems veröffentlicht werden soll. In Frage kommt hier z.B. ein Bericht im Intranet, eine Mail an die Beschäftigten, eine Präsentation in einer internen Veranstaltung oder die Nutzung eines internen Social-Media-Kanals. Denkbar und sinnvoll ist auch die gleichzeitige Nutzung mehrerer dieser Kanäle.
Wichtig ist, dass die Kommunikation zeitnah erfolgt und dass so viel Kommunikationsdruck aufgebaut wird, dass die Botschaft in die Köpfe der Beschäftigten des Unternehmens und der Dienststelle gelangt.
Der wichtigste Kommunikationsinhalt ist: „Es gibt die interne Meldestelle und das Hinweisgebersystem!“
Den Beschäftigten muss also vermittelt werden, dass es ein neues System gibt, mit dessen Hilfe Fehlverhalten im Unternehmen oder der Dienststelle an die interne Meldestelle gemeldet werden kann. Es ist offensichtlich, dass nur dann Hinweise eingehen werden, wenn die Existenz des Hinweisgebersystems bei den Beschäftigten bekannt ist.
Darüber hinaus muss kommuniziert werden, dass die Hinweisabgabe erwünscht ist. Sie wird nicht als Denunziantentum verstanden, sondern als Mittel, Fehlverhalten im Unternehmen oder der Dienststelle möglichst frühzeitig aufzudecken, mit geeigneten nachfolgenden Maßnahmen zu beenden und den Schaden zu minimieren.
Ein eng damit verbundener weiterer unverzichtbarer Kommunikationsinhalt ist der Hinweisgeberschutz. Es muss unmissverständlich deutlich gemacht werden, dass einem Hinweisgeber aus der nach bestem Wissen und Gewissen vorgenommenen Hinweisabgabe kein Schaden entstehen wird.
Vermittelt werden muss auch, dass Hinweise mit größtmöglicher Vertraulichkeit behandelt werden. Deutlich werden muss darüber hinaus, ob Hinweise auch in anonymisierter Form abgegeben werden können.
Weiter muss kommuniziert werden, wie die Hinweisabgabe rein technisch funktioniert. Dazu gehört beispielsweise die Information, wo im Intranet der Link zur Hinweisabgabe positioniert ist.
Wird die interne Meldestelle von einem externen Dienstleister betrieben – und das Hinweisgeberschutzgesetz sieht diese Möglichkeit ja explizit vor – müssen Hintergrundinformationen zum Dienstleister kommuniziert werden, damit die Beschäftigten Vertrauen zu ihm aufbauen können.
Abschließend muss den Beschäftigten vermittelt werden, was nach der Hinweisabgabe passiert. Wichtig ist es deutlich zu machen, dass zutreffende Hinweise Konsequenzen nach sich ziehen. Dadurch wird vermittelt, dass es sich auch wirklich lohnt Hinweise abzugeben. Ebenso muss klar werden, wann und in welcher Form der Hinweisgeber ein Feedback erwarten kann.
Eine gut durchdachte und professionell umgesetzte Begleitkommunikation ist bei der Einrichtung der internen Meldestelle sowie eines Hinweisgebersystems unverzichtbar. Nur dann werden die Beschäftigten wissen, dass es ein derartiges System gibt, dass die Hinweisabgabe erwünscht ist, dass sie keinerlei Nachteile zu befürchten haben, wie die Hinweisabgabe konkret funktioniert und was sie schlussendlich als Feedback erwarten dürfen.
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes, Spotify, YouTube oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.
Post by Stephan Rheinwald
Stephan Rheinwald ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH und der Compliance Officer Services GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Nach Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes müssen Beschäftigungsgeber mit mehr als 50 Beschäftigten eine interne Meldestelle einrichten. Aber was muss dabei konkret getan werden?
Hauptzielsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes ist die Verbesserung des Schutzniveaus hinweisgebender Personen. Hierzu sieht das Gesetz Schadensersatz und Bußgeldzahlungen vor für Repressalien, die gegen hinweisgebende Personen ausgeübt werden. Darüber hinaus wird in § 12 geregelt, dass Beschäftigungsgeber und Dienststellen verpflichtet sind bei sich eine Stelle für die Entgegennahme von Meldungen einzurichten und zu betreiben, eine sogenannte interne Meldestelle. An diese können sich Beschäftigte wenden, wenn sie einen Hinweis auf Fehlverhalten abgeben möchten.
Bei der Einrichtung der internen Meldestelle müssen in drei Bereichen Entscheidungen getroffen und nachfolgend umgesetzt werden:
Um einen sicheren und strukturierten Weg der Hinweisabgabe zu ermöglichen, sieht das Hinweisgeberschutzgesetz in § 16 die Einrichtung von internen Meldekanälen vor. Diese Meldekanäle sind so zu gestalten, dass nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständigen Personen Zugriff auf die eingegangenen Meldungen haben. Das ist eine wesentliche Voraussetzung, um Vertraulichkeit gewährleisten zu können.
Die Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher oder in Textform ermöglichen. Auf Ersuchen der hinweisgebenden Person ist für eine Meldung innerhalb einer angemessenen Zeit eine persönliche Zusammenkunft mit den für die Entgegennahme einer Meldung zuständigen Personen der internen Meldestelle zu ermöglichen.
Zusammengefasst lässt sich also sagen, dass sicherzustellen ist, dass Meldungen unter Wahrung der Vertraulichkeit persönlich, telefonisch, postalisch und in Textform, also z.B. per gesichertem Mailverkehr oder über ein webbasiertes Hinweisgebersystem abgegeben werden können. In einem ersten Schritt sind somit diese technischen Voraussetzungen zu implementieren.
Die über den internen Meldekanal eingehenden Meldungen müssen entgegengenommen und bearbeitet werden. Oft ist der Inhalt der Meldungen sensibel, da es um Fehlverhalten im Unternehmen oder der Dienststelle geht. Die mit den Aufgaben der internen Meldestelle betrauten Personen müssen daher besonders qualifiziert sein und Erfahrungen in den Gebieten Recht, Finanzen und Management aufweisen können. Persönliche Eigenschaften wie Zuverlässigkeit und Vertraulichkeit gehören ebenso zum notwendigen Kompetenzprofil.
Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht in § 14 ausdrücklich vor, dass ein Dritter mit den Aufgaben der internen Meldestelle betraut werden kann. Dies bietet sich an, wenn niemand in der Organisation vorhanden ist, der die erforderlichen Kapazitäten und die notwendige Fachkunde hat.
Nach der Schaffung der technischen Voraussetzungen sind somit in einem zweiten Schritt die personellen Voraussetzungen für den Betrieb der internen Meldestelle zu schaffen. Geeignete beschäftigte Personen müssen ausgewählt und geschult werden oder die interne Meldestelle muss an einen erfahrenen Dienstleister ausgelagert werden.
Nach Implementierung der Technik und Auswahl und Schulung der mit den Aufgaben der internen Meldestelle betrauten Personen bzw. externen Dienstleister ist die Meldestelle eingerichtet. Aber es werden nur dann Meldungen eingehen, wenn die Existenz der internen Meldestelle im Unternehmen oder der Dienststelle auch bekannt ist.
Von nicht zu unterschätzender Bedeutung ist somit die Erstkommunikation zur Einrichtung der internen Meldestelle. Hierzu ist ein geeigneter Kommunikationsmix zu definieren, also z.B. eine Mail der Unternehmens- oder Dienststellenleitung an die Beschäftigten, ein Intranet-Beitrag oder eine geeignete interne Social-Media-Kommunikation. Ebenso wichtig ist die Folgekommunikation: Nur, wenn das Thema interne Meldestelle in geeigneter Form und in regelmäßigen Abständen genügend „Airtime“ bekommt, wird es in den Köpfen verankert und nur dann werden auch Meldungen eingehen.
Meldekanäle müssen technisch eingerichtet werden, Beschäftigte müssen geschult werden bzw. die interne Meldestelle muss an einen Dienstleister ausgelagert werden und die interne Meldestelle muss professionell im Unternehmen oder der Dienststelle kommuniziert werden. Das sind die drei wesentlichen Punkte, die bei der Einrichtung einer internen Meldestelle zu beachten und umzusetzen sind.
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes, Spotify, YouTube oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.
Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen und Dienststellen haben oft nur eingeschränkte Erfahrungen mit den Themen interne Meldestelle, Hinweisgebersystem und Hinweisabgabe. Leicht können daher schwerwiegende Fehler gemacht werden, die sich mit Hilfe der nachfolgenden Tipps vermeiden lassen.
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes, Spotify, YouTube oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist in Kraft getreten. Aber für wen gilt es eigentlich? Und für wen gilt es nicht? Was müssen Beschäftigungsgeber wissen und was hinweisgebende Personen? Und was muss bei der Errichtung einer Meldestelle beachtet werden?
Das Hinweisgeberschutzgesetz regelt im Kern zwei unterschiedliche Themenfelder: erstens die Verpflichtung zur Einrichtung einer Meldestelle und zweitens den Schutz hinweisgebender Personen. Die Frage, für wen das Gesetz gilt, muss für beide Bereiche, also erstens für die zur Einrichtung einer internen Meldestelle verpflichtete Organisation und zweitens für die hinweisgebende Person separat beantwortet werden. Beginnen wir mit dem ersten Themenfeld.
Laut Gesetz müssen Unternehmen und Dienststellen mit mehr als 50 Beschäftigten eine interne Meldestelle betreiben. Allerdings gibt es eine Übergangsregelung, nach der Beschäftigungsgeber mit bis zu 249 Beschäftigten die Meldestelle erst bis zum 17. Dezember 2023 einrichten müssen.
Mit anderen Worten: Beschäftigungsgeber mit 250 oder mehr Beschäftigten müssen bereits jetzt eine Meldestelle haben, ab 50 Beschäftigten ab dem 17.12.2023.
Wichtig ist in diesem Zusammenhang zu wissen, wer als Beschäftigter im Sinne des Gesetzes gilt. Dies findet sich in § 3 :
Alle diese Personengruppen müssen also bei der Ermittlung der Beschäftigtenzahl mit einbezogen werden.
Wenden wir uns nun dem zweiten Themenfeld zu, dem Schutz hinweisgebender Personen. Für wen gilt hier das HinSchG, bzw.
Bereits in § 1 des HinSchG steht, dass nur „natürliche Personen“, also keine Organisationen geschützt werden. Das ist nachvollziehbar, da bisher kein Fall bekannt ist, in dem eine Organisation einen Hinweis abgegeben hat und Repressalien erlitten hat. Der Schutz gilt für die hinweisgebende Person selbst, aber auch für die Personen, die in der Meldung beschuldigt werden oder auf andere Art von der Meldung betroffen sind. Zusätzlich sind nach § 34 HinSchG Personen geschützt, die die hinweisgebende Person bei der Meldung vertraulich unterstützt haben.
Für den Schutz der hinweisgebenden Person sind allerdings einige Voraussetzungen zu erfüllen. So muss der Inhalt der Meldung in den sachlichen Anwendungsbereich des Gesetzes fallen. Hierunter fallen z.B. alle Verstöße, die straf- oder bußgeldbewehrt sind. Auch muss der richtige Meldeweg eingehalten worden sein. Der Hinweis muss an eine interne oder eine externe Meldestelle abgegeben worden sein oder offengelegt worden sein. Das Gesetz befürwortet zwar die interne vor der externen Meldung, letztlich stehen dem Whistleblower allerdings beide Wege gleichberechtigt offen. Im Gegensatz dazu darf eine Offenlegung erst dann erfolgen, wenn eine externe Meldung erstattet worden ist und innerhalb der vorgesehenen Fristen keine Rückmeldung über das Ergreifen geeigneter Folgemaßnahmen an die hinweisgebende Person erfolgt ist.
Selbstverständlich müssen die gemeldeten Informationen auch zutreffend sein. Zumindest muss der Whistleblower zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme gehabt haben, dass die gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprechen.
Aus den oben dargestellten Sachverhalten lässt sich im Umkehrschluss somit ableiten, wer durch das HinSchG nicht geschützt wird:
Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht die Einrichtung einer internen Meldestelle vor. Werden Sie allen gesetzlichen Anforderungen gerecht und fordern Sie ein auf Ihr Unternehmen angepasstes individuelles Angebot an.
Wenn Sie sich über dieses Thema weiter informieren möchten, hören Sie gerne unseren Podcast WHISTLEpedia. Er ist bei iTunes, Spotify, Youtube oder direkt hier auf der Seite kostenlos hörbar.
Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
Das Hinweisgeberschutzgesetz ist die Umsetzung der europäischen Whistleblower-Richtlinie in Deutschland und ist am 02. Juli 2023 in Kraft getreten. Die Umsetzung hätte eigentlich bis zum 17.12.2021 in nationales Recht erfolgen sollen.
Zur Historie:
Ein entsprechender Bundestagsbeschluss vom Dezember 2022 hatte am 10. Februar 2023 nicht die erforderliche Zustimmung im Bundesrat erhalten. Das Gesetz konnte daher nicht in Kraft treten. Am 5. April hat sich die Bundesregierung dazu entschlossen, den Vermittlungsausschuss einzuberufen. Dieser hat am 9.5.2023 hierzu getagt und sich auf folgende Änderungen geeinigt:
Mit diesen Änderungen ist das Hinweisgeberschutzgesetz im Bundestag und im Bundesrat beschlossen worden. Auch der Bundespräsident hat das Gesetz unterzeichnet. Das Gesetz ist am 2. Juni 2023 im Bundesgesetzblatt verkündet worden und genau einen Monat später, am 2. Juli 2023, in Kraft getreten.
Aktueller Stand:
Ab dem 2. Juli 2023 sind Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden grundsätzlich verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten, an die sich Beschäftigte wenden können, um Informationen über Fehlverhalten zu melden. Für Finanzinstitute (z.B. Kredit-, Finanzdienstleistungs- und Wertpapierinstitute, Wertpapierdienstleistungsunternehmen, Börsenträger, Kapitalverwaltungsgesellschaften) gilt diese Pflicht unabhängig von der Mitarbeiterzahl. Für Unternehmen mit mehr als 49 Beschäftigten greift das Hinweisgeberschutzgesetz ab dem 17.12.2023. Ab Dezember 2023 droht Unternehmen, die keine interne Meldestelle eingerichtet haben, ein Bußgeld in Höhe von 20.000€.
Martin Walter ist Gesellschafter und Geschäftsführer der Hinweisgebersystem24 GmbH. Er schreibt diesen Blog für Einsteiger und Fortgeschrittene, die sich näher über Hinweisgebersysteme und interne Meldestellen informieren wollen.
